Текст книги "Презентации. Публичные выступления"

Глава 4
Психологическая подготовка к презентации

Даже самый лучший план не спасет вас от провала, если вы предварительно не подготовитесь к выступлению психологически. Для этого следует заранее проанализировать свое внутреннее состояние (ощущения, мысли и эмоции) на нескольких этапах:

1. за 2–3 дня до презентации;

2. перед самым началом презентации (за 15–30 минут);

3. в начале презентации;

4. в середине презентации;

5. в конце презентации.

Давайте рассмотрим все этапы подробно.

Начнем с вашего состояния за пару дней до выступления и непосредственно перед ним.

Его можно оценить по следующей шкале:

Теперь сами постарайтесь расставить оценки в таблице вашего состояния, приведенной ниже:

Теперь непосредственно о самой презентации. Как мы обычно чувствуем себя в течение выступления?

Итак, как максимально облегчить себе прохождение всех этапов презентации? Для этого существуют специальные упражнения. Рассмотрим их по отдельности.

Этап 1: за 2–3 дня до презентации. Подготовку стоит поделить на три стадии.

«Воображение». Удобно устройтесь на диване, расслабьтесь и представьте свою презентацию… в виде фильма. Как будто бы она проходит на максимально высоком уровне. Сначала надо четко представить свою цель. Что вы хотите получить в итоге? Донести определенную информацию? Мотивировать слушателей на определенные действия? Понравиться им? Или что-то еще? Вновь прокручивая «фильм», постарайтесь ответить себе на максимальное количество вопросов. Кто вы для аудитории? Эксперт? Шоумен? Аналитик, рассказывающий об определенной проблеме? Или просто яркий, интересный человек, владеющий определенной информацией?

Прокрутите этот фильм в голове от начала до конца до 10 раз. Представьте, что уже перед тем, как выйти на сцену, вы испытываете радость, подъем, вам все интересно. Вот презентация начинается – и вы как бы со стороны видите самые яркие моменты выступления: любопытную информацию, анекдоты, притчи, собственные оригинальные ответы, интересную подачу темы. Если вам что-то не понравится – скорректируйте этот момент прямо в «фильме» и вновь прокрутите «кино», которое должно стать еще качественнее.

«Практика». На этой стадии подойдите к делу с практической точки зрения, как специалист. Составьте конкретный план действий: как говорить, в каком ритме двигаться по сцене, какие жесты использовать, какими должны быть громкость и тон голоса, где делать паузы, а где – говорить очень эмоционально и без пауз.

«Критика». Теперь постарайтесь взглянуть на свое выступление глазами аудитории, со стороны зала. Что в нем может не понравиться? Что кажется чересчур вульгарным, или пресным, или непонятным, или формализованным, или расплывчатым, или будничным, скучным? Глядя на презентацию с точки зрения зрителей, постарайтесь изменить не вполне удавшиеся моменты.

Пройдя этот этап, вновь возвращайтесь на первую ступень, где вы, словно сценарист, сочиняете свой фильм. На второй ступени, вы монтируете его как режиссер. А на третьем – добавляете последние штрихи и шлифуете то, что получилось.

Сколько раз необходимо вновь и вновь повторять пройденное? Пока у вас не возникнет чувство облегчения, пока не станет совершенно просто и ясно, что и как нужно делать.

Тогда останется лишь доработать все технически. Возьмите бумагу и карандаш и поминутно распишите весь свой сценарий, фиксируя внимание на том, что и как вы говорите, и как выглядите (позы, движения, одежда, выражение лица и т. п.).

При необходимости, подготовившись, поработайте с зеркалом. Ведь выступление необходимо проговорить вслух, обращаясь к воображаемому собеседнику – а эту роль превосходно может сыграть ваше отражение. Так вы сможете поработать и над своей мимикой, жестами или улыбкой – в начале, в середине и в конце презентации. Стоит также записать свой голос на диктофон и внимательно прослушать запись. Идеальный вариант: чтобы кто-то другой записал вас на видеокамеру. Так вы сможете посмотреть на свое лицо, как вы двигаетесь, как стоите, какие ракурсы лучше использовать и т. п. Для тех, кто решил, что никогда не будет, как дурак, разговаривать сам с собой в зеркале, существует другой прием. Следует постоянно проговаривать выступление мысленно: в транспорте, перед сном, во время уборки квартиры и т. п. Этот способ помогает выработать способность не терять нить изложения, даже если приходится переключать внимание на другие дела и на других людей. Тогда и на презентации вас будет трудно сбить с толку неожиданным вопросом, чьей-то глупой выходкой и т. п.

Еще на этапе подготовки к выступлению запишите к себе блокнот и выучите наизусть следующую фразу: «Все, что происходит в аудитории, является выражением интереса слушателей. Это касается и вопросов, и возражений, и выкриков, и других реакций». Научитесь приему инкорпорации: используйте все незапланированные события, чью-то эмоциональную реакцию, провокацию или некорректность для подтверждения собственных идей.

Как-то, во время выступления одного из ораторов, рассказывавшего о продаже пищевых добавок, на сцену вырвался некто «из народа», и принялся гневно обличать «американскую отраву» и сетевой маркетинг. Выступающий не испугался и дал ему спокойно договорить до конца. После чего со счастливой улыбкой произнес:

– А ведь это здорово! Здорово, что, несмотря на все обманы, с которыми мы сталкивались, несмотря на весь негативный опыт, есть еще люди, неравнодушные к судьбе окружающих! Мы готовы бороться за качество своей жизни. Здорово, что теперь мы точно знаем, чего хотим избежать и готовы отстаивать свои позиции. Я вот тоже, по глупости, несколько лет назад вложил деньги в «Чару». Знаете, как обидно было их терять? Именно поэтому, позднее я так тщательно выбирал компанию и остановился на той, о которой рассказываю сейчас. И нам нужны такие люди, готовые отстаивать свои убеждения, неравнодушные, с активной жизненной позицией! Спасибо за ваше выступление. Надеюсь, после сегодняшней презентации и последующих, более детальных встреч, у вас естественным образом рассеются все сомнения.

Дополнительные советы:

● Есть смысл заранее накидать возможные вопросы и возражения (самому придумывать для себя вопросы и самому же на них отвечать);

● Прокручивайте в голове не один, а два-три сценария выступления. Не стоит зацикливаться на одном варианте. Попробуйте придумать, как по-разному можно обыграть один и тот же момент;

● Четко выясните, чего хочет и ожидает от вас аудитория. Поговорите с теми, кто проводил подобные презентации или участвовал в них. Да и сами вспомните, как вы раньше работали с такими слушателями.

● Расставьте акценты в зависимости от того, какая информация людям нужнее, что они любят, чего не знают и т. п. Важно учесть все характеристики аудитории. Старая она или молодая? Кого там больше: мужчин или женщин? Это специалисты или неспециалисты? Позитивно или негативно они относятся к теме презентации?

Этап 2: за 15–30 минут до презентации.

Вы уже наверняка отшлифовали свою «речевку». Но пробежаться по ней глазами еще разок не мешает. Только запомните: пытаться что-то выучить перед самым выступлением – бесполезно!

Вместо этого надо размять тело: поделать физические упражнения, потанцевать, а спортсмен может выполнить и пару приемчиков из борьбы или бокса. В разминке нуждается и язык: пошутите и поболтайте со своей группой поддержки. Можно поиграть с ней в вопросы-ответы, готовясь к выступлению. Нет ничего хуже, чем выходить на сцену после того, как перед этим 15 минут сидел на месте и молчал. Но когда тело и язык размяты, проводить презентацию легко. С помощью шуток вы поднимете себе настроение – и все будет нипочем!

Этап 3: Начало презентации.

Выйдя на сцену, выдержите паузу, не начинайте говорить сразу же. Быстро вспомните всю «домашнюю работу». И сразу «включайте» правильный голосовой режим, отработанные до мелочей жесты – все четко по сценарию. Не забывайте контролировать громкость голоса и высоту его звучания, а также вовремя делать паузы. Используйте все запланированные голосовые приемы и движения.

Этап 4: Середина презентации.

Если вначале удалось настроиться на хорошую волну – так держать! Продолжайте работать четко по плану. Не давайте сбивать себя вопросами или уводить в сторону пространными рассуждениями. Если чувствуете, что из-за вопросов теряете темп, а времени катастрофически не хватает – попросите слушателей задать вам все вопросы в конце выступления.

Что делать, если не все идет как хотелось бы? И аудиторию интересуют совсем другие темы? В этом случае можно ненадолго отклониться от «основного курса». Но обязательно укажите на это отклонение и как можно скорее возвращайтесь к основному сценарию. Если аудитория у вас большая – импровизировать опасно. Бывают, что вам задают один и тот же вопрос 2–3 человека. Спросите аудиторию, интересна ли ей поднятая тема. Скажут «да» – займитесь ею. Если большинство промолчит, вернитесь к начальной стратегии поведения.

Этап 5: Конец презентации.

Нередко ближе к завершению презентации выступающих начинает «нести», и они чересчур затягивают выступление. Так быть не должно! Контролируйте время: наденьте на руку часы или поставьте их перед собой. А в голове у вас должна быть четкая и вразумительная заключительная фраза: призыв, предложение, афоризм или анекдот. Завершение выступления должно быть ярким, как фейерверк! И значительным, как последняя нота в органном концерте…

В конце можно отвести некоторое время на вопросы из зала. Так вы сразу поймете, интересно было людям вас слушать или нет. К тому же, вопросы слушателей – это ваш дополнительный шанс. Бывает, лектор выступает скучно, говорит банальности. Но потом живо и интересно отвечает на вопросы, и ему все прощается. Поэтому постарайтесь продемонстрировать свою интуицию, быструю реакцию, остроумие и оригинальность. Попросите, чтобы вопросы вам задавали в письменном виде, посылая записочки – это даст простор для маневра.

И последнее: заранее позаботьтесь о группе поддержки. Как минимум, одного-двух человек можно посадить в переднем ряду. Зачем это нужно?

● Они помогут приносить, уносить, убирать или ставить необходимые предметы, если понадобится.

● Они будут вовремя аплодировать и улыбаться.

● Они смогут задать нужный вам вопрос.

● Они вовремя осадят тех, кто попытается помешать ходу презентации (лучше, чтобы зрителей «ставили на место» не вы сами, а ваши друзья и союзники). Например, помощники смогут остановить чересчур разошедшегося зрителя, попросив его не мешать выступающему.

Глава 5
Как написать презентацию?

Да-да, вы не ослышались. Полная запись текста выступления необходима – ничего нельзя оставлять на волю случая. Однако это не значит, что можно успокоиться и во время презентации читать по бумажке. Лучшие презентаторы всегда ведут себя естественно. Они разговаривают с аудиторией, словно с добрым знакомым. Они дружелюбны, остроумны, постоянно импровизируют – какой уж тут фиксированный текст. Но не все так просто, как кажется на первый взгляд. Несколько моментов не позволяют сделать презентацию сплошной импровизацией:

● Слайды, диаграммы и другие визуальные средства. Они демонстрируются в определенном порядке – а значит, текст жестко к ним привязан. Даже самая лучшая импровизация в этом случае не пройдет.

● Временные рамки. Ведущему необходимо уложиться в определенный отрезок времени. Без детального сценария можно упустить важные моменты, а то и попросту выбиться из «расписания».

● Логика выступления. Все необходимые пункты надо заранее выстроить по степени важности и расположить так, чтобы они были понятны аудитории. Без четкого плана не обойтись.

Но, повторяем еще раз: чтение по бумажке недопустимо. Точно также не следует «отбарабанивать» заранее заученный текст. И то, и другое – одинаково оскорбительно для аудитории. Раз уж люди нашли время к вам прийти, извольте использовать индивидуальный подход, работать с обратной связью. Разумеется, чем аудитория больше, тем скорее вам простят «вызубренное» выступление. Но на презентации редко приходит больше ста человек…

Что же делать? Составлять письменный вариант презентации или нет? Разумеется, составлять. Вот только написать его надо… разговорным языком! Разница между тем, как мы пишем и как говорим – огромная. Нельзя просто сесть за стол и написать свою речь, следует сделать так, чтобы она звучала естественно. Продумайте и проработайте каждую деталь. Постарайтесь, чтобы презентация казалась спонтанной, не отдавала газетным текстом или литературщиной. Разумеется, не следует низводить выступление до уровня бытовой болтовни или вставлять в него жаргонные словечки. Настоящий мастер сумеет продемонстрировать свою эрудицию без заумных слов и канцелярита. Чтобы лучше понять разницу между разговорным и письменным языком, воспользуйтесь примерами из следующей таблицы:

Презентация на разговорном языке порой может быть не совсем верна грамматически. Но ваша цель – не идеальная грамматика, а доходчивая и образная речь. Порой можно использовать слэнг, порой заменять «официальное» третье лицо на второе или первое. А в целом стоит следовать нескольким несложным правилам:

● Избегайте абстрактных слов. Даже небольшое их количество «убивает» любую презентацию. Нормальный человек не станет использовать в дружеской беседе выражения типа «адекватный», «коммуникация», «вытекающий отсюда» и т. п. Говорите простым и понятным языком – и слушатели к вам потянутся. Их радуют конкретные определения, слова «точно», «именно» и т. п.

● Используйте короткие слова и короткие предложения. Известно, что длинноты крайне тяжело воспринимаются на слух. Так зачем заставлять аудиторию напрягаться? Краткие фразы она выслушает с куда большим интересом.

● Используйте активный залог чаще пассивного.

● Избегайте технических терминов, если не уверены, что аудитория с ними знакома.

● Используйте те же выражения, что и в обычном разговоре. Никогда не используйте жаргон.

● Подстегивайте интерес к фактам. Для этого стоит воспользоваться риторическими вопросами. Усваивать информацию, когда мы действительно хотим ее усвоить легче, чем когда ее преподносят на тарелочке.

● Используйте примеры и аналогии. Удачно подобранная метафора сэкономит вам немало дорогих слайдов или времени, необходимого на объяснения. Важно только, чтобы параллель была ясна, лаконична и вписывалась в формат презентации.

– Такой компьютер похож на нерадивого мужа. Работает медленно и неэффективно, памяти вечно не хватает – и к тому же он постоянно требует специального ухода.

При написании «разговорной» презентации важно учесть еще один момент. Письменный текст мы можем читать в том темпе, который нам удобен: делая паузы, раздумывая над словами и т. п. Устную речь приходится воспринимать с ходу. Ваши слушатели не могут вернуться в начало предложения или сразу перепрыгнуть в конец. Не могут они и остановить ведущего или заставить его говорить медленнее. Вот почему ясность и доступность разговорного текста особенно важна. Следует представить всю информацию так, чтобы она усваивалась сразу и без труда.

Глава 6
Использование визуальных средств

Без иллюстраций презентация превратится в занудный монолог. Недаром говорят, что одна картинка лучше тысячи слов. Слайды и другие визуальные «помощники» позволяют быстрее (и куда эффектнее!) обрисовать предмет презентации. К тому же, картинки запоминаются легче, чем слова. Однако если у вас уже заготовлен набор изображений, следующих в определенном порядке, придется смириться с тем, что композиция выступления определена заранее. Импровизировать в таких условиях крайне сложно. Отклоняться от заданной последовательности придется на свой страх и риск…

Какими иллюстрациями может воспользоваться презентатор? Самыми разными. Можно использовать:

● плакаты (Постарайтесь, чтобы изображение было простым и отчетливым. Лучше всего иллюстрировать смешными картинками-схемами абстрактные понятия. И не забывайте убирать ненужный плакат, закончив определенный кусок презентации, иначе аудитория вместо того, чтобы слушать вас, будет рассматривать картинку!)

● слайды (Power Point и т. п.);

● схемы;

● белую доску;

● диапроектор и простой проектор;

● сборные визуальные средства (магнитные и булавочные доски и т. п.);

● отдельные предметы (демонстрационные модели);

● действующие модели;

● магнитофоны;

● видеоматериалы.

В процессе подготовки визуальных пособий, стоит лишний раз спросить себя: нужны они или нет. Казалось бы, ответ очевиден. Но не все так просто.

«Волшебные» слайды, картинки и иже с ними обладают рядом недостатков. Их довольно сложно создавать, и подготовка требует много времени. Нередко они только запутывают слушателей и отвлекают их от главного (а также лишают ведущего возможности импровизировать). Слайды обойдутся вам недешево, а их неудачное использование способно сорвать все выступление.

Запомните золотое правило: если вы не уверены, нужны ли вам вообще визуальные средства во время презентации – не включайте их туда. Серия картинок с абстрактным набором слов вроде «Подготовка. Планирование. Производительность. Прогресс» смотрится просто смешно. У ведущего есть язык, и все написанное на экране он и так может сказать вслух. Слайды и другие картинки должны показывать, а не рассказывать.

С чувством и толком подобранные слайды помогут вам:

● Быстро и доходчиво изобразить вещи, которые сложно передать словами.

● Сэкономить время.

● Вызвать интерес аудитории.

● Разнообразить презентацию и усилить ее воздействие.

● Заставить слушателей надолго запомнить вашу презентацию.

Повторим еще раз: важно, чтобы изображения во время презентации были запоминающимися. Выберите рисунок, который особенно важен и к которому вы будете обращаться не раз – и постарайтесь, чтобы он «застрял» в головах у зрителей.

На них лучше помещать основные формулы, схемы, важные правила и т. п. Презентатору же после «зачитывания» текста, можно в дополнение рассказать какую-нибудь шутку, притчу, смешной случай или еще как-то «украсить» данную часть выступления.

Эпизоды из видеофильмов во время презентаций нередко оказывают неплохой эффект. Если все сделать грамотно, пятиминутный просмотр способен заменить полчаса скучной лекции. Нужно лишь соблюдать несколько правил:

● Фрагмент должен быть коротким, эмоционально насыщенным и четеок соответствовать теме презентации.

● Не забудьте о речевой «подводке», ведь люди видят лишь эпизод, не зная сюжета фильма.

● Не забудьте о четких комментариях, ведь люди не всегда понимают, для чего нужен тот или иной фрагмент. Стоит время от времени нажимать на «стоп», фиксируя внимание аудитории на том или ином моменте.

Однако злоупотреблять видео не стоит: презентация – не кино, а вы – не киномеханик.

Я в своей тренерской работе использую видеоматериалы уже в течение нескольких лет. Их можно поделить на три группы, причем каждый из таких инструментов решает свои задачи:

● Нарезка из фильмов. Позволяет наглядно продемонстрировать то, о чем, в противном случае, пришлось бы разглагольствовать 10–15 минут (и без гарантии, что аудитория, в итоге, поймет хоть что-то). Талантливая игра актеров и профессиональная работа режиссера за 3–4 минуты позволят зрителям распознать суть ваших идей. Давно известно, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Однако следует заранее сделать определенное предисловие, пояснив зрителям, что и почему они будут смотреть. Да и фильмы для нарезки выбрать не просто: западные нередко вызывают критику и отторжение (мол, это не наша культура), советские тоже воспринимаются не всеми (это же другая эпоха!).

● Демонстрационные сюжеты, снятые на прошлых тренингах по теме (если они достаточно эмоциональны и информационно сжаты). Они позволяют показать, как объяснялся материал или продемонстрировать группе задание. Сюда входят различные игры, дискуссии, «словесные дуэли», варианты проведения продаж и переговоров и т. п. Здесь особенно хороша наглядность: вот она, наша культура, «наши люди». Однако такие сюжеты не могут тягаться с кинематографическими по яркости и художественности. Показывать их приходится дольше, а это растягивает время тренинга. Однако, в целом, люди реагируют на них не хуже, чем на «нарезку»: поскольку видят там таких же зрителей, как и они сами, сидящих в зале или в учебной комнате.

● Видеозапись, снятая непосредственно на данном тренинге. Снимать можно игры, диалоги, обсуждения и т. п. – чтобы затем прокрутить их на экране со своими комментариями. Здесь вовлеченность зрителей еще больше: ведь они видят на экране себя-любимых, здесь и сейчас. Такая съемка может стать хорошим инструментом для проведения эффективного тренинга, поскольку обеспечивает наглядную обратную связь.

Разумеется, все вышеприведенные средства следует использовать в зависимости от цели презентации, размеров аудитории и общей обстановке в зале. Важно только обратить внимание на определенные технические проблемы.

И нарезка из фильмов, и записи с прошлых тренингов должны быть хорошего качества. Под «хорошей» записью подразумевается использование крупных планов, разноплановая съемка и демонстрация всего процесса целиком. Если съемка ведется непосредственно в зале, необходима приличная камера и хотя бы относительно профессиональный оператор. Позаботьтесь и о качественном видеопроекторе.

Помните, что если даже у вас в запасе есть яркие и драматичные эпизоды с тренингов, при использовании плохой камеры и блеклого видеопроектора (или просто чрезмерной освещенности зала) весь эффект пропадет. От техники, и в самом деле, зависит очень многое.

Подумайте и о возможных проблемах со звуком. У ноутбука или видеокамеры просто не хватит мощности, чтобы «работать» на всю аудиторию. Придется запастись специальной аудиосистемой, чтобы звуковое сопровождение было слышно и на самом дальнем ряду.

Сегодня можно найти массу видео с «джентльменским набором» тренера: деловыми играми, посвященными продажам, переговорам, проведению совещаний и т. п. Казалось бы, такое видео – вещь чрезвычайно полезная. Однако подобная запись полностью ориентирована на ведущего того самого тренинга, где эпизоды и снимались. Во время «фильма» этот тренер регулярно делает комментарии, произносит вступительное и заключительное слово. Если вы станете демонстрировать такое поведение «своей» аудитории, может возникнуть диссонанс: особенно, если ваша энергетика, ваш стиль и концепция тренинга не совпадают с предложенной на видео. Тут следует проявлять осторожность…