Текст книги "Чтобы читали и не ворчали"

Наше тело и мозг при улыбке работают в связке. Не столь важно, кто начинает первым.

С когнитивными и коммуникационными способностями дело обстоит похожим образом. Невозможно добиться прогресса в информировании руководства, не меняя мышления сотрудников. Требования к качеству материалов – это тот самый карандаш, зажатый зубами. Они просто вынуждают человека мыслить определенным образом, меняют его представление о смысле и сути своей работы. Они фактически диктуют ему новый подход к работе, прививая новую ключевую привычку – включать голову!

ЧТО ДАЛЬШЕ?

В следующих главах я расскажу вам о тех принципах, которым нужно следовать, чтобы стать лучшим поставщиком информации для вашего руководителя. Поверьте, это место еще не занято. J

Требования к качеству материалов – это тот самый карандаш, зажатый зубами. Они просто вынуждают человека мыслить определенным образом, меняют его представление о смысле и сути своей работы.

КОРОТКО О ГЛАВНОМ

◊ Издержки, связанные с информацией низкого качества, колоссальны. Слабая информационная культура нервирует руководителей, пожирает их энергию и время.

◊ Научиться профессионально подавать информацию – ваша обязанность, чем бы вы ни занимались. Немногие навыки столь же важны в современном бизнесе.

◊ Форма подачи информации часто определяет отклик людей и их последующее поведение. История с донорами, эсперимент со шрифтом и происшествие с колумбийским самолетом это подтверждают.

◊ Под влиянием интернета способы восприятия информации изменились. Люди больше не читают последовательно, они просеивают информацию в поисках того, что им интересно. Бизнес-коммуникаторы должны это учитывать, приспосабливаясь к новым реалиям.

◊ Коммуникация – ключевая особенность организаций. Поменяйте правила коммуникации, и вы заметите, как незапланированные улучшения начнут происходить в других сферах – отношении сотрудников к работе, дисциплине, внимании к деталям и способности приоритизировать.

Избавьтесь от мусора

ВОПРОСЫ, КОТОРЫЕ НЕ ОСТАНУТСЯ БЕЗ ОТВЕТА

• КАК СДЕЛАТЬ СООБЩЕНИЕ НА 30 % КОРОЧЕ БЕЗ ПОТЕРИ КАЧЕСТВА?

• ПОЧЕМУ «ЛИШНИЕ» СЛОВА НЕ ТОЛЬКО УДЛИНЯЮТ СООБЩЕНИЯ, НО И ОБЕСЦЕНИВАЮТ ИХ?

• КАКИЕ ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ УСТАНОВКИ МЕШАЮТ НАМ ПИСАТЬ КОРОТКО И ЯСНО?

• ПОЧЕМУ ТЕЛЕГРАФНЫЙ СТИЛЬ – ЭТО КРУТО?

• ЧТО ТАКОЕ «КЛАТТЕР» И КАК С НИМ БОРОТЬСЯ?

Этот отчет своими размерами защищает себя от риска быть прочитанным.

Черчилль

Ничего лишнего, только вода.

Слоган поставщика фильтров для воды

Несколько лет назад я участвовал в проекте внедрения бюджетного управления в крупном энергетическом холдинге. Мы проводили анализ текущего процесса и беседовали с людьми об их роли в бюджетном процессе. Я обсуждал очередной отчет с коллегами из финансового департамента:

– Вы расшифровку дебиторской задолженности делаете?

– Делаем.

– Отправляете в материнскую компанию?

– Да.

– Как часто?

– Каждый месяц.

Внезапно мой собеседник начинает широко улыбаться. На мой вопросительный взгляд он отвечает:

– Дело в том, что год назад мы поставили пароль на этот файл. Пока никто не спросил…

Не секрет, что в компаниях генерируются сотни бесполезных отчетов, которые никому давно не интересны. Бюрократия – суровая реальность крупных организаций. Но качество и размер подобных отчетов часто сами провоцируют такое к ним отношение.

Не последнюю роль в раздувании объема документов играет информационный мусор – попросту информация, не добавляющая ценности. Если не следить за информационными «сорняками», они бурно разрастаются в плодородной почве ваших презентаций, писем и отчетов. По разным оценкам, на «сорняки» приходится около 30 % контента, который создается в компаниях.

30 % – слишком абстрактная цифра, чтобы вызывать какие-либо эмоции. Много это или мало? Представьте себе типичного менеджера, который в среднем обрабатывает 600 страниц информации в месяц. Из этих шестисот 200 столь же информативны, как книга на незнакомом языке. И тем не менее руководители ежедневно тратят свое время на чтение подобной «литературы».

В ТЕМУ

Эту книгу лучше использовать не только как «учебник», но и как «задачник». Я рекомендую все разбираемые примеры сначала прорабатывать самим, пытаться найти ответ самостоятельно, и только затем смотреть на предлагаемое решение. Так вы лучше усвоите материал, и пользы от книги будет больше.

Что такое информационный мусор, проще всего объяснить на примере. Взгляните на предложение ниже.

В последние годы крупные российские компании существенно сократили сроки подготовки консолидированной финансовой отчетности в соответствии с МСФО, что может быть использовано как инструмент, помогающий укрепить доверие инвесторов к компании, в том числе за счет более быстрой публикации финансовых результатов на рынке.

Этот отрывок взят из коммерческого предложения одной консалтинговой компании. Консультанты пытаются продать проект по «быстрому закрытию», то есть сокращению сроков подготовки финансовой отчетности. Коммерческое предложение – достаточно важный документ и перед отправкой тщательно вычитывается. Но даже в этой окончательной редакции полно информационного мусора, проще говоря, лишних слов.

Ниже я выделил «мусор» цветом:

В последние годы крупные российские компании существенно сократили сроки подготовки консолидированной финансовой отчетности в соответствии с МСФО, что может быть использовано как инструмент, помогающий укрепить доверие инвесторов к компании, в том числе за счет более быстрой публикации финансовых результатов на рынке.

Посмотрим теперь на каждый мусорный элемент в отдельности:

• В последние годы – слишком общая конструкция, которая не добавляет реальной информации читателю. В зависимости от контекста может означать 50 лет, 20 лет или 3 года. Никакого способа определить, какой именно временной горизонт скрывается за этой уклончивой формулировкой, нет.

• Существенно – похожая проблема. Слово, которое никак не способствует пониманию реальной картины. «Существенно» – это сколько? 10, 20, 30 дней? Не имея точных данных, трудно делать какие-то выводы и примерять подобное утверждение к опыту своей организации.

• В соответствии с МСФО – слишком тяжеловесно, то же самое можно сказать проще. Например – «по МСФО».

• Что может быть использовано как инструмент, помогающий – опять тяжело. Подобные громоздкие конструкции обычно порождаются желанием звучать умнее или другими причинами психологического характера, о которых мы еще поговорим. Почти всегда их можно упростить без потерь для читателя.

• К компании – дублирование информации. Из контекста и так понятно, что в этом предложении речь идет о доверии к компании, а не к кому-то/чему-то еще. Нехитрым преобразованием предложения от этого слова можно избавиться.

• В том числе – чистый «мусор», смысл использования этого оборота в данном предложении непонятен.

• Более – лишнее слово, можно обойтись без него.

• На рынке – тавтология: финансовые результаты нигде, кроме как «на рынке», опубликовать невозможно.

Переботанная версия выглядит так:

Крупные российские компании сократили сроки подготовки консолидированной финансовой отчетности по МСФО, укрепив доверие инвесторов за счет быстрой публикации финансовых результатов.

Заметьте, после того как мы очистили предложение от информационного мусора, оно стало вдвое короче, но при этом совершенно не пострадало информационно. Наоборот, смысл фразы кристаллизировался, поскольку теперь не приходится тратить внимание на мусорные элементы.

ПРЕДСТАВЬТЕ СЕБЕ ТИПИЧНОГО МЕНЕДЖЕРА, КОТОРЫЙ В СРЕДНЕМ ОБРАБАТЫВАЕТ 60 °CТРАНИЦ ИНФОРМАЦИИ В МЕСЯЦ. ИЗ ЭТИХ ШЕСТИСОТ 20 °CТОЛЬ ЖЕ ИНФОРМАТИВНЫ, КАК КНИГА НА НЕЗНАКОМОМ ЯЗЫКЕ.

Дом на продажу

Перед тем как двигаться дальше, хотелось бы сделать одно замечание. Анализ, который мы с вами проделали в предыдущей главе, – по существу, работа литературного редактора. Она, безусловно, отнимает время и требует дополнительных усилий. При этом сложнее всего вам будет в самом начале, пока навык не использовать мусорные слова не станет автоматическим. Резонный вопрос – ради чего делать эту дополнительную работу? Оправдывает ли цель средства?

По моему мнению, более чем оправдывает. Дело не только в экономии времени читателя на работу с вашими письмами (просто за счет сокращения их размеров). Гораздо важнее качественное отличие «замусоренного» контента от «незамусоренного» – второй вызывает гораздо больше доверия и характеризует вас как профессионала. Обилие «мусора» всегда возбуждает подозрения, что вы имеете дело с дилетантом, который не ценит ваше время и не может отличить важное от второстепенного, практическое от спекулятивного.

Слова – это сила, но пустые слова – это слабость. Очередной эксперимент продемонстрирует это со всей убедительностью.

Ученые из университета Висконсин проанализировали рекламные объявления о продаже домов. Их интересовало, встречалось ли конкретное слово в рекламном объявлении и как это повлияло на результат. Для каждого объявления было известно, продали ли дом, и если да, то по какой цене. В результате удалось построить регрессионную модель, которая предсказывала влияние конкретной характеристики в объявлении на стоимость недвижимости при прочих равных условиях (метраж, район и т. п.).

Все характеристики естественным образом разделились на две группы – те, которые повышают стоимость дома, и те, что ее снижают. Проверим вашу интуицию – ниже приведены 10 слов/фраз, взятых из объявлений о продаже домов. Пять из них повышают стоимость дома, а другие пять – снижают. Попробуйте догадаться, как работает каждое из них:

Фантастический

Гранит

Просторный

Ультрасовременный

Лучше не найдете!

Резьба

Очаровательный

Кленовое дерево

Великолепные окрестности

Изысканный

Теперь смотрим правильные ответы:

Чем принципиально отличаются между собой две группы? «Хорошая» группа – это преимущественно конкретные, проверяемые характеристики (резьба, гранит, кленовое дерево), добавляющие дому статусности, а значит, и ценности. «Плохая» группа – это общие эпитеты рекламного характера, точный смысл которых непонятен и может варьироваться в широких пределах в зависимости от честности и фантазии продавца. Слова из первой группы практичны и осязаемы, и покупатель ценит это. Вторая группа – это набор дежурных штампов, и реакция покупателя соответствующая.

Эффективные бизнес-коммуникаторы знают, что топ-менеджеры реагируют на информацию схожим образом – они не терпят общих мест и ценят конкретику. Сообщение, полное штампов, мусорных элементов, просто не вызывает доверия – и это главная причина от них избавляться.

«Какой-то»

Аналогичным образом руководители реагируют на слова-паразиты. Мой фаворит – «какой-то». Верьте мне – чем чаще сотрудник употребляет это слово, тем хуже он разбирается в предмете, о котором говорит. «Мы возьмем какой-то тип сотрудников, предложим для них какой-нибудь процесс и представим его на согласование руководству. Формат презентации определим позднее – постараемся использовать какой-нибудь существующий шаблон». Подобные пассажи, к сожалению, не редкость.

Никто не ждет от вас, что вы будете знать все. Но способность изъясняться «чисто конкретно», честно обозначать границы своего знания – важный навык, который укрепит доверие к вам как поставщику информации. Вы будете звучать гораздо практичнее и нацеленнее, если приучите себя не употреблять слова-паразиты как в письменной, так и в устной речи.

Проблема, естественно, не исчерпывается словечком «какой-то». Есть еще много слов-паразитов, но я хочу отдельно упомянуть субъективные оценки («вполне», «существенно», «более того»), которые мы так любим давать. Слова, возможно, и красивые, но кроме нас никто не может знать, что за ними скрывается. Так что старайтесь их не использовать.

Учимся у телеграмм и билбордов

Телеграфный стиль до предела насыщает сообщение информацией. Телеграммы, где за каждое слово, каждый знак приходилось платить, создавали сильный стимул к тому, чтобы лаконично излагать свои мысли. Современные средства коммуникации не накладывают подобных ограничений, хотя определенная дисциплина была бы не лишней.

Вспомните, ранее я советовал вам воспринимать ваш отчет как сайт, на который ваш руководитель зашел случайно. Есть еще один прием, который научит вас смотреть глазами руководителя. Представьте, что ваш слайд – это билборд, мимо которого начальник проносится на машине. Каждый из нас верит, что он остановится, чтобы внимательно изучить наше «творчество», и мы полируем формулировки, сверяем цифры и уточняем данные. В реальности он в лучшем случае бегло просмотрит нашу работу, зацепившись за то, что покажется ему заслуживающим внимания. Поэтому для него крайне важны четкий, недвусмысленный месседж, понятная структура и отсутствие видимых противоречий.

Слова – это сила, но пустые слова – это слабость.

Если слайд – это билборд, то письмо – это телеграмма. Представьте, что за каждый дополнительный знак у вас вычтут деньги из зарплаты. И держите эту мысль в голове, когда пишете руководителю.

Классификация мусора

Подавляющее большинство мусорных конструкций относится к одной из четырех категорий. Знать эти категории в лицо – значит уметь отлавливать мусор в зародыше.

Повторения. Это слова, которые дублируют информацию, уже имеющуюся в сообщении. Наиболее популярный тип мусора, указывающий на низкую культуру работы с информацией. Повторы обычно проскальзывают в сообщении, подготовленном наспех. Я заметил, что к повторениям наиболее склонны специалисты, работающие в таких сферах, как маркетинг и реклама, – видимо, им кажется, что повторы усиливают их аргументацию и помогают донести смысл до читателя. На практике эффективность таких приемов крайне ограничена.

Примеры: «планирование и бюджетирование», «новые, уникальные подходы», «метрики, индикаторы и прочие показатели».

Представьте, что ваш слайд – это билборд, мимо которого начальник проносится на машине.

Капитан очевидность. К этому типу относятся слова, которые ничего не добавляют к сути сообщения, поскольку то, что они выражают, и так понятно из контекста. В деловой переписке часто можно встретить ничего не выражающие штампы, которые люди употребляют по привычке или потому, что они им нравятся. Эффект от них сугубо отрицательный – утяжеление сообщения и размывание смысла.

Примеры: «в определенный промежуток времени», «на рынке», «в компании».

Громоздкие конструкции. Ими переполнены отчеты, регламенты и письма людей, которые хотят казаться умнее, чем есть на самом деле. Часто такими конструкциями злоупотребляют те, кто стремится к абсолютной точности из-за склада характера либо из-за страха быть обвиненными в некомпетентности. Громоздкие конструкции – неотъемлемый элемент бюрократического уклада, и чем глубже организация погрязла в бюрократии, тем больше будет в ее документах подобного мусора. Тяжеловесные конструкции, как правило, идут рука об руку с профессиональным жаргоном, поскольку решают одну и ту же задачу – продемонстрировать экспертное преимущество автора перед читателем и добиться того, чтобы читатель мало что понял в сообщении.

Примеры: «обеспечение выполнения бизнес-процесса», «дорожная карта процесса разработки, валидации, имплементации и постимплементационного сопровождения ключевых операционных метрик в разрезе основных производственных процессов компании».

Режим сказочника. Это злоупотребление описательными конструкциями, которые в силу своей неопределенности и расплывчатости не несут практического смысла. Речь не о том, что подобные конструкции плохи сами по себе, – в повседневном общении и беллетристике они могут быть уместны, но в бизнес-коммуникации их лучше заменять на более конкретные и осязаемые.

Примеры: «существенно», «в последнее время», «по мнению многих экспертов».

Попрактикуемся

Найдите мусорные слова и объясните, почему это мусор. Поиск облегчается, если вспомнить основные типы мусорных конструкций и искать их аналоги в предложении.

1. Из отчета международной консалтинговой компании

Исходный отрывок:

При выборе решений по сокращению сроков закрытия и подготовки управленческой отчетности для целей внедрения необходимо принимать во внимание оценки объемов требуемых человеческих и временных ресурсов, необходимых для их реализации в заданный промежуток времени.

Сбор мусора:

При выборе решений по сокращению сроков закрытия и подготовки управленческой отчетности для целей внедрения необходимо принимать во внимание оценки объемов требуемых человеческих и временных ресурсов, необходимых для их реализации в заданный промежуток времени.

Классификация мусора:

для целей внедрения (капитан очевидность) – и так понятно, что решения анализируются для целей внедрения; нет необходимости дополнительно об этом упоминать.

необходимо принимать во внимание оценки объемов (громоздкая конструкция) – то же самое можно сказать проще (см. переработанный вариант).

НЕ СТОИТ ПИСАТЬ СВОИМ ПАРТНЕРАМ И РУКОВОДИТЕЛЯМ ПИСЬМА В СТИЛЕ «В НЕКОТОРОМ ЦАРСТВЕ, В НЕКОТОРОМ ГОСУДАРСТВЕ».

требуемых (повторение) – лишнее слово, дублирует слово «необходимых».

в заданный промежуток времени (капитан очевидность) – не добавляет информации, любая инициатива всегда реализуется «в заданный промежуток времени».

Очищенный вариант:

При выборе решений по сокращению сроков закрытия и подготовки управленческой отчетности следует оценить человеческие и временные ресурсы, необходимые для реализации этих решений.

2. С сайта страховой группы «Ромашка» (название изменено)

Исходный отрывок:

Страховая группа «Ромашка» – надежный партнер для каждого. Вот уже 22 года мы помогаем клиентам достигать поставленных целей и гарантируем финансовую защиту в различных жизненных ситуациях. СГ «Ромашка» – это очень высокий рейтинг надежности A+, лидерство на страховом рынке, доверие со стороны миллионов людей и сотен тысяч предприятий страны.

Сбор мусора:

Страховая группа «Ромашка» – надежный партнер для каждого. Вот уже 22 года мы помогаем клиентам достигать поставленных целей и гарантируем финансовую защиту в различных жизненных ситуациях. СГ «Ромашка» – это очень высокий рейтинг надежности A+, лидерство на страховом рынке, доверие со стороны миллионов людей и сотен тысяч предприятий страны.

Классификация мусора:

Общее замечание – на этом примере особенно хорошо видно, как большое количество мусорных слов и штампов снижает качество контента, «простит» его. В официальных источниках информации это особенно бросается в глаза, поскольку к качеству материалов, которые там публикуются, всегда предъявляются повышенные требования.

для каждого (капитан очевидность) – пустая конструкция, не добавляет ценности.

вот уже (громоздкая конструкция) – разговорный оборот, характерный скорее для повседневного общения, чем для текста на сайте.

поставленных (капитан очевидность) – разве цели бывают какими-то другими, кроме «поставленных»?

в различных жизненных ситуациях (режим сказочника) – никакой конкретики, общие слова, ноль байт дополнительной информации.

очень высокий (повторение) – разве A+ не означает «очень высокий»? Для тех, кто это понимает, достаточно написать A+, а тем, кто не понимает, – все равно.

со стороны (громоздкая конструкция) – очень «кривая» формулировка, оборот можно убрать без потери смысла.

страны (капитан очевидность) – и так понятно, что предприятия и люди находятся «в стране».

Очищенный вариант:

Страховая группа «Ромашка» – надежный партнер. 22 года мы помогаем клиентам в достижении целей, гарантируя финансовую защиту. СГ «Ромашка» – это рейтинг надежности A+, лидерство на страховом рынке, доверие миллионов людей и сотен тысяч предприятий.

Обратите внимание, что в этом случае основная ценность уборки мусора – не в сокращении объема. Скорректированный вариант звучит гораздо профессиональнее и убедительнее.

Источники мусора – наши комплексы

Чтобы искоренить мусор, нужно понимать, откуда он берется. Как правило, причины его появления лежат в психологической плоскости. Мусор редко появляется случайно, часто он решает важную для автора задачу.

• Позволяет казаться умнее. Все вы, наверное, читали многостраничные трактаты экспертов, юристов и консультантов, напичканные профессиональным жаргоном, громоздкими конструкциями и заковыристыми оборотами. Для экспертов характерно желание казаться умнее, и они этого добиваются, делая свои сообщения сложными для восприятия. Часто эта сложность не продиктована реальными обстоятельствами, а нужна, чтобы вызвать у читателя комплекс неполноценности и, соответственно, пиетет перед автором. Этот феномен подробно описан в статьях, высмеивающих «дорогих» управленческих консультантов, а выражения «конкурентное смещение стратегического фокуса» и «обеспечение выполнения операционных метрик бизнес-процесса в период трансформационного воздействия» – типичные его проявления.

• Снимает ответственность. Многословность – часто следствие желания снять с себя ответственность, если что-то пойдет не так. Обложив каждое утверждение словечками типа «потенциальный», «вероятный» и «при прочих равных условиях», автор отчаянно пытается намекнуть, что знания его ограничены, а реальность изменчива и непредсказуема. Поэтому всякое его утверждение, обещание или оценка – в известной степени условность, крайне чувствительная к изменениям внешней среды и справедливая лишь в специальных, почти лабораторных условиях.

В ТЕМУ

«На наш взгляд, существует значительная вероятность возникновения потенциальных убытков».

• Помогает не думать. Использование штампов экономит время и умственные усилия при создании сообщения, но существенно увеличивает его размер и осложняет восприятие. Повторы и тяжеловесные конструкции – чаще всего следствие нежелания приложить дополнительные усилия, чтобы донести свою мысль наиболее эффективным и удобным для читателя способом.

Визуальный мусор

Разумеется, концепция «информационного мусора» применима не только к тексту, но и к визуальной коммуникации. Избыточные, не добавляющие ценности визуальные элементы сплошь и рядом встречаются в презентациях и отчетах. Эффект, который они создают, нам уже хорошо знаком – перегруженность, запутанность сообщения, а также общее впечатление неряшливости и непрофессионализма.

Избыточный акцент

В визуальном сообщении вспомогательные элементы не должны отвлекать внимание от данных. Избыточный акцент на второстепенных деталях – это ошибка.

На верхнем графике справа сетка (gridlines, «гриды») очень активна и борется за наше внимание наравне с линиями трендов. Цветовое выделение линий трендов намекает, что они все-таки важнее, но не решает конфликт окончательно.

В подавляющем большинстве случаев сетка на графике не нужна. Исторически сетка пришла к нам с инженерной бумаги – там в ней был смысл, поскольку она помогала определить точное значение координат для любой точки графика. В современных условиях главная ценность графика – его выразительность, способность дать общее представление о трендах, не погружаясь в детали. Это инструмент представления данных руководителям высокого уровня, которых больше интересует big picture, чем конкретные значения. Поэтому сетку на графике использовать не нужно.

Сетка отвлекает

Убрали сетку, стало лучше

Похожая ситуация возникает при использовании таблиц. В них тоже есть вспомогательный элемент – та же сетка, которую нужно приглушать, чтобы она не отвлекала от данных. Графики и таблицы делаются ради данных, которые они транслируют. Все остальное должно отходить на второй план.

Сетка слишком активна

Сетка поддерживает структуру, и не более того

Так ли это важно?

Некоторым читателям может показаться, что мы ударились в спекуляции и пренебрегаем практическим смыслом. В конце концов, так ли существенно, есть ли сетка в таблице и насколько она активна. Данные одни и те же, и прочитать их можно в любом случае. Если разница в восприятии и присутствует, то она пренебрежимо мала, разве нет? Стоит ли тратить время на пустые «украшательства»?

Вспомните историю с объявлениями о продаже дома – наличие мусорных, пустых слов в объявлении не только отнимает время, но и сказывается на восприятии контента и доверии к автору. Аналогично мусорные визуальные элементы не только затрудняют восприятие, но и делают «картинку» неряшливой, подрывая репутацию того, кто ее делал.

Не забывайте, что ваша табличка – лишь один из многих документов, которые получает руководитель. Он обрабатывает десятки, иногда сотни ей подобных. Убогий дизайн одного объекта, затрудняющий восприятие информации, – может, и не большая беда. Но недостаточный уровень культуры работы с информацией во всей организации, порождающий сотни некачественных документов, – это серьезная проблема для руководителя.

Опять дублирование!

Дублирование информации характерно не только для писем. Этим же грешат слайды презентаций.

В чем главный посыл этого слайда? В том, что есть три главных фактора, определяющих «цели и задачи создания ИТ ОЦО»: затраты, производительность и качество услуг. Об этом на слайде говорится дважды: первый раз – в треугольнике, второй раз – внутри прямоугольника. Один из элементов является лишним и может быть устранен без потери смысла.

Кстати, «цели и задачи» – еще один устойчивый штамп, содержащий дублирование. Просто «цели» имеет тот же смысл и вдвое короче.

Здесь автор явно пытался сделать акцент на HR-подразделениях Единого Центра Обслуживания (ЕЦО). Однако акцент получился избыточным – пунктирная рамка плюс выделение цветом. Нужно использовать что-то одно, иначе слайд визуально перегружен.

Причины появления повторов на слайдах те же, что и в письмах:

• недостаточное внимание к качеству контента,

• автоматическое использование штампов и шаблонов,

• неуверенность в том, что удалось донести до читателя главную мысль.

Но есть и еще одна причина, характерная именно для презентаций. Формат требует заполнить слайд, чтобы он не выглядел пустым. Часто бывает, что весь смысл слайда можно выразить одним предложением, но такой слайд может не понравиться руководителю. Поэтому старательный подчиненный наполняет его мусорным контентом, создавая иллюзию глубокой проработки вопроса.

Клаттер

Термин «клаттер» пришел из рекламной индустрии – так называют высокий уровень рекламного шума. Чем выше клаттер – тем более «перегружен эфир». Соответственно, тем сложнее выделиться в потоке сообщений и получить частичку внимания потенциального клиента.

В бизнес-коммуникации клаттер – это перегруженное сообщение. Небрежное отношение к текстовому и визуальному мусору вызывает клаттер. Клаттер, информационное месиво, – это очень плохо, и вы поймете почему, взглянув на следующую страницу.

На слайде справа есть все, чего на слайдах быть не должно: и небрежный дизайн, и контринтуитивная визуализация, и назойливая сетка, и тяжеловесные названия с бесконечными повторениями. Но главный минус – это общий эффект клаттера, перегрузки, вызывающий отторжение и нежелание разбираться в тех самых деталях, ради которых слайд и создавался.

Сделайте мне красиво

Одна моя хорошая знакомая подготовила эффектную презентацию по итогам своего проекта и отправила ее руководителю. Каково же было ее разочарование, когда руководитель решила перестраховаться и попросила ее привести слайды в соответствие с общекорпоративным форматом и убрать излишнюю «красоту».

Я сам оказывался в подобной ситуации, когда делал свои презентации в соответствии с советами гуру презентаций. Случалось, что я не только не встречал понимания руководства, но и чувствовал недоверие, как если бы я нарушил некий неписаный закон.

У руководителей есть несколько веских причин не любить броскую подачу:

• Яркие презентации хорошо работают, если подкреплены речью докладчика, но не как самостоятельный инструмент.

• Яркая презентация – это всегда вызов корпоративной культуре представления информации, отклонение от нормы. Как и любое отклонение, освоение нового формата требует времени и сил, даже если он лучше старого.

• Эффектная презентация, насыщенная трудоемкими визуальными решениями, всегда порождает вопрос – не слишком ли много времени сотрудник потратил на «украшательство»? Может быть, имело смысл сделать материал попроще, но вдвое быстрее?

• И наконец, на фоне вашей работы презентации самого руководителя смотрятся чересчур тускло. Не всем это понравится.

Автор слайда на следующей странице сделал ставку на броское визуальное решение и проиграл. Слайд не только небесспорен с эстетической точки зрения, но и совершенно непонятен без дополнительных пояснений.

Помните: то, что уместно на конкурсе презентаций или в соцсети, часто не встречает понимания в бизнес-контексте. Компании могут сильно отличаться по степени неприятия броских форм коммуникации и терпимости к нарушениям корпоративных стандартов. Многое будет зависеть и от характера и предпочтений вашего непосредственного руководителя. Но в большинстве случаев, когда дело доходит до эстетической составляющей, полезно проявлять умеренность.

Не стоит совсем отказываться от визуальных решений и ярких идей, но лучше всего «вплетать» их в общекорпоративный стиль (за счет правильного выбора цветов, например). И самое главное – не позволяйте «эстетике» доминировать над сутью и отвлекать читателя от важной информации на слайде. Помните известное правило пользования общественным транспортом – не отвлекайте водителя во время движения!

Умные люди о пользе краткости

Идея, что короткое сообщение лучше длинного, не нова. Во все времена у нее были талантливые приверженцы и популяризаторы.

Эрнест Хэмингуэй и принцип айсберга

Эрнест Хэмингуэй выработал собственный стиль, резко отличавшийся от литературных канонов и норм своего времени. Его рубленая, почти документальная манера привлекала внимание читателей и идеально соотносилась с мотивами и тематикой произведений.

Сам Хэмингуэй приписывал свой успех особому литературному методу, который он называл принципом айсберга. Вот как говорил об этом сам писатель:

«Я всегда старался писать по принципу айсберга. На каждую видимую часть семь восьмых его находится под водой. Все, что вы знаете, вы можете опустить, и это только укрепит ваш айсберг. Это его невидимая часть. Если писатель опускает что-то, потому что он не знает, в истории появляется дыра».

Чем-то напоминает работу с информационным мусором, только Хэмингуэй трактует его более широко. Принцип айсберга – хороший инструмент, который порождает четкие, фокусные сообщения. Подробнее поговорим об этом в следующей главе.

Уильям Оккам и его бритва

Уильям Оккам (или Уильям Оккамский) – английский философ и логик эпохи Средневековья. Ввел в научный обиход и продвигал методологический принцип, позднее названный бритвой Оккама. Краткая формулировка этого принципа звучит так: «Не умножайте сущности без необходимости». Сам Оккам писал об этом так: