Текст книги "Дела в порядке. Правила личной эффективности"

Инесса Аленсон
Дела в порядке. Правила личной эффективности

Охраняется законом об авторском праве. Нарушение ограничений, накладываемых им на воспроизведение всей этой книги или любой ее части, включая оформление, преследуется в судебном порядке.

© ООО «Креатив Джоб», 2014

© Аленсон И., 2014

©Издательство AB Publishing, 2014

Предисловие

Успешный человек успешен во всем, не так ли? Мы всегда относимся с уважением к тому, кто добивается результатов в профессиональной деятельности, а особого восхищения заслуживают те, кому удается не в ущерб карьерному росту заниматься домашними делами, хобби, активным отдыхом и уделять время друзьям и близким. Но каким образом можно достичь успеха в работе и при этом не ограничить себя в личных интересах и свободном времени? Как не растратить все силы на пути к воплощению идей и при этом жить в удовольствие? Более того, как продолжить заниматься саморазвитием и самообразованием при постоянной нехватке времени? Как сделать свою жизнь легкой, а деятельность – продуктивной? Поверьте, если вы задумываетесь об этом, то вы уже на верном пути. Стоит лишь разобраться, что мешает стать успешным в делах именно вам.

Сталкиваясь с такими проблемами как невыполнение заданий в срок, постоянное откладывание дел на потом, что в дальнейшем приводит к низкой эффективности в работе, мы зачастую даже не пытаемся разобраться в их причинах. Возможно, в корне подобных проблем лежит изначально неверная постановка целей и отсутствие мотивации. Согласитесь, хорошо, когда то, чем вы занимаетесь в профессиональном плане полезно, интересно и важно. Но никакое занятие не принесет эффективных результатов, если человек не заинтересован в нем лично. Потому что, вкладывая время и личные ресурсы в работу, мы требуем отдачи, мы стремимся к достижению личных целей. А это значит, что необходимо разобраться в собственных желаниях, чтобы любое дело стало максимально эффективным лично для вас. Также в достижении поставленных целей большую роль играет и правильное распределение и использование времени, а одним из отрицательных факторов, влияющих на продуктивность работы, является преследующая современного человека прокрастинация.

Таким образом, осознание целей, расстановка приоритетов в своих намерениях, правильное распределение своего времени и личных ресурсов – вот те главные условия, которые составляют понятие личной эффективности. Увы, нет единого «золотого правила» для повышения личной эффективности, но, к счастью, существует ряд принципов, правил и инструментов, которые помогают справляться с трудностями в организации времени и дел.

Данная книга поможет вам разобраться в главных принципах личной эффективности, а также в вопросах мотивации и целеполагания. И самое главное, мы дадим вам действенные практические рекомендации для повышения продуктивности в работе и эффективные советы в вопросах тайм-менеджмента, саморазвития и самообразования – все необходимое для того, чтобы дела были всегда в порядке.

Личная эффективность – это достижение результатов и поставленных целей во всех сферах жизни. Важно, чтобы предлагаемые нами методы повышения личной эффективности впоследствии были использованы не только для успехов в карьере, но и в любых жизненных ситуациях. Ведь современный человек должен стремиться к эффективности во всем – и в работе, и в жизни.

Глава первая. Начни с себя

1.1. Куда приводят мечты. Мотивация

Одна из самых важных обязанностей перед самим собой – понять, что вы действительно любите делать. И прежде чем приступать к использованию реальных методов и инструментов повышения личной эффективности, необходимо внести ясность и решить для себя, чего именно вы хотите добиться в жизни. Ясность – главная составляющая индивидуальной продуктивности. Действительно, если человек четко знает свои цели, он, соответственно, предполагает шаги их достижения. Такому человеку гораздо проще и сделать серьезный выбор в определенные моменты жизни, и выполнять вдвое больше работы за меньшее время. Потому что у него есть цель, и он придерживается путей ее достижения. Путаница в мыслях, неопределенные мечты в голове – то, что в первую очередь мешает человеку получать реальные результаты и в профессии, и в повседневной жизни.

Понимание счастья и успеха у людей отличается друг от друга и базируется оно обычно на тех ценностях, которые человек считает важными лично для себя. Человек, у которого есть конкретная и досягаемая мечта и, самое главное, если он к ней стремится, зачастую готов пожертвовать минутными удовольствиями ради намного большего вознаграждения в будущем. И вы наверняка замечали, что те, кто живет сегодняшним днем, довольствуется малым и не имеет планов на будущее, неудачлив в плане карьеры. Такие люди убегают от тяжелой работы, снимают напряжение при помощи праздных занятий, а в это время другие стремятся к постоянной деятельности. И кто в итоге станет успешным?

Есть еще одна простая истина: если вы способны целиком посвятить себя одной задаче, максимально сосредоточившись на ней, то вы на пути к успеху и большим достижениям. Главное условие – нужно действовать. Важно поверить, что можно одновременно быть успешным в работе и при этом продолжать обогащать свой внутренний мир. И то внутреннее эмоциональное состояние, которое побуждает человека к действию, и есть мотивация.

Для мотивации нужен стимул. Если вы сможете осознать важность возможного результата, если вы способны осмыслить то положительное влияние, которое окажет на ваше будущее какое-либо действие или работа, то вам будет легче взяться за дело и довести его до конца. Конечно, сложно порой взять и сразу начать действовать. Но согласитесь, одна мысль о том, что у сложной работы, которую вы никак не хотите начинать, есть завершение и результат, которого вам так хочется достичь, сможет побороть это нежелание. И если существенные и несущественные дела зачастую могут отнимать одинаковое количество времени, то при завершении более важного и сложного мы чувствуем удовлетворение гораздо больше, чем от выполнения мелких заданий. Люди, которые работают продуктивно, продолжают повышать свою эффективность благодаря выбору наиболее сложных задач. И в результате чувствуют себя более счастливыми. Именно возможность выбора определяет ваш успех и в работе, и в жизни. Есть один замечательный способ для определения своих истинных желаний – постоянно взвешивайте все за и против, все возможные последствия своего поведения, любого своего выбора или решения.

1.2. Мотивируем себя на успех

Чтобы хорошо, а главное, эффективно работать, нужен правильный эмоциональный настрой. Но сохранять в себе бодрость духа, когда над вами повис огромный список дел, кажется невозможным, а постоянно поддерживать позитивное настроение сложно, тем более, если вы терпите неудачи.

Положительные и отрицательные эмоции определяем только мы сами. Важно суметь правильно интерпретировать происходящее в жизни, старайтесь оптимистично смотреть в будущее. Только вы сами можете контролировать свое настроение. Научитесь спокойно реагировать на негатив окружающих, положительно воспринимайте слова и действия людей, а также возникающие трудные ситуации. Никому никогда не жалуйтесь на свои проблемы. Не позволяйте неудачам брать над вами верх. Но как, спросите вы, это возможно?

Секрет кроется в самооценке и в управлении внутренним диалогом. Полюбите себя и разговаривайте с собой. Продолжайте себя убеждать, что вы успешны, до тех пор, пока сами не поверите и не начнете вести себя как человек с высокой степенью работоспособности. С другой стороны, одними внутренними диалогами себе не поможешь. Но с помощью этой книги вы узнаете основные механизмы планирования времени и другие инструменты для повышения личной эффективности, что поможет вам подкрепить правильную мотивацию действиями.

Профессор Ма́ртин Се́лигман исследовал около двадцати лет явление оптимизма. И пришел к выводу, что оптимизму, как способствующему личностному росту и успеху качеству, можно научиться. Теория профессора гласит, что оптимисту присущи четыре формы поведения, которым можно обучить любого. Во-первых, оптимисты всегда во всем ищут хорошее или полезное. Во-вторых, из неудач они извлекают ценные знания и опыт. В-третьих, оптимист всегда будет стараться найти решение любой проблемы. И в-четвертых, оптимистично настроенный человек постоянно думает о своих целях и, самое важное, говорит о них.

Мы советуем вам равняться на оптимистов: мечтайте, ставьте цели, уверенно говорите о них с самим собой. Так вы сумеете развить в себе решительность и энергию, которую сможете направить на достижение успешных результатов.

Глава вторая. Ставим цели

Прежде чем перейти к постановке конкретных целей и раскрытию принципов личной эффективности, рассмотрим одну практическую формулу, которая поможет разобраться в своих желаниях и целях. Известный психолог Зиг Зи́глар создал простую схему «Быть-делать-иметь», при помощи которой можно ответить себе на отнюдь не простые вопросы.

Возьмите лист бумаги и нарисуйте три столбца, дав им названия «быть», «делать» и «иметь». В правую колонку запишите все то, о чем вы мечтаете и хотите иметь: дом, путешествия, высокая зарплата, здоровье, образование. Посередине запишите все то, что необходимо выполнить, для того, чтобы достичь желаемого. И самое непростое решение. Подумайте, кем же вы должны быть, чтобы получить то, что так вам необходимо, и запишите в левую колонку. Перечислите те черты характера, которые, как вы считаете, нужно проявить на пути к вашим целям. Возможно, вы сможете выяснить, чего вам хочется в жизни, и вы попытаетесь продумать пути достижения этих целей.

2.1. Факторы торможения

Почему случается так, что мы не достигаем поставленных задач и целей? На самом деле существует всего три фактора торможения на пути к реализации цели. Разобравшись в них, вы сможете прийти к правильной постановке цели и достигнете максимума личной эффективности.

Во-первых, спросите себя: «Могу ли я достичь поставленной цели?» Если вы не можете самому себе четко и уверенно ответить «да», то проблема кроется в отсутствии личной уверенности. Вы просто-напросто не верите в то, что можете достичь цели. Вы находитесь в диалоге с самим собой: «Я не смогу, а значит не стоит и пытаться». Таким образом, вы либо откладываете дело на потом, либо вообще отказываетесь от его выполнения, объясняя это тем, что это вам не по силам. Итак, первая причина – неуверенность в достижении цели.

Второй причиной может оказаться тот факт, что на самом деле поставленная вами цель не является вашим честным и искренним желанием. Оказавшись под влиянием других людей или сложившихся стереотипов успешности, активно пропагандируемых в средствах массовой информации и Интернетом, мы зачастую ставим такие цели, которых в глубине души совершенно не желаем достигать. Таким образом, вторая причина – неверно выбранная цель.

Третий фактор торможения – это незнание путей и способов достижения результатов. То, что случается с большинством. Мы не можем правильно определить последовательность шагов и действий на пути к цели. Проблема отсутствия четкого плана может сильно помешать достичь желаемого результата, зачастую отдаляя цель на столько, что она превращается в что-то несбыточное – далекую мечту, которая может так и остаться всего лишь мечтой.

2.2. Эффективные советы в постановке и достижении целей

Разобраться в том, чего вы хотите добиться в жизни, действительно сложно. Приведенные ниже советы мы предлагаем вам для того, чтобы вы смогли при помощи них перейти от неопределенности мысленных образов к более реальному планированию своей деятельности.

1. Искреннее желание – это самая сильная мотивация, которой по силам преодоление страха, единственного серьезного препятствия к четкому определению целей. Каждое наше решение основывается на эмоциях – желании или же страхе. Сильная эмоция всегда подавляет слабую. Поэтому постарайтесь вызвать в себе желание, по-настоящему сильное и искреннее. Задавая себе цель, для начала следует четко ее осознавать, продумывая сопутствующие ей подробности и детали.

2. Если ваша цель чересчур сложна и трудна в достижении, то из-за ее отдаленности вы будете двигаться к ней очень медленно и долго, что может привести к потере уверенности. Ставьте цели, которые вам по силам на данном этапе жизни, особенно это касается целей в начале самостоятельной жизни или в начале карьерного пути.

3. Визуализируйте свою цель – запишите ее. Или подойдите к этому творчески – создайте коллаж или рисунок, посвященной вашей цели. Превращая цель во что-то осязаемое, пусть и на бумаге, мы даем ей жизнь, а себе – четкую установку на дальнейшие действия.

4. Составьте список всех возможных преимуществ вашей цели и побед, которые могут случиться на пути к ее достижению.

5. Чем яснее и правдивее ваше мнение о своем исходном положении, тем более рациональными будут установленные вами временны́е рамки и пути направления движения. Также установите предельные сроки для всех этапов. Если срок вашей главной цели три года, то разбейте цель на подцели, а те, в свою очередь, на еще одни промежуточные цели. Определив краткосрочные цели, вы сможете день за днем двигаться к намеченным результатам. Старайтесь все записывать.

2.3. Целеполагание от Брайана́ Тре́йси

Исследования показывают, что всего лишь около пяти процентов людей способны в письменном виде четко изложить свои цели. И именно они добиваются результатов более высоких, чем их коллеги.

Брайан Трейси в своих известных книгах по прикладной психологии рекомендует взять листок и ручку и ответить на вопросы, которые приведут вас к постановке личных целей. Давайте рассмотрим этот действительно эффективный, проверенный многими людьми и временем способ целеполагания.

Ответьте на следующие вопросы:

Какова моя самая главная цель в жизни?

Цель, которая способна оказать положительное влияние на мою жизнь?

Какие препятствия мешают мне достичь цели?

Какие навыки необходимы мне для реализации моих планов?

Какие три шага я могу предпринять уже сейчас для достижения цели?

В том числе Брайан Трейси разработал методику для достижения целей, всего семь шагов на пути к ее реализации. Простота методов ничуть не умаляет их эффективности:

Первый шаг. Нужно решить, что именно требуется от вас. Вы можете самостоятельно прийти к решению или вместе с вашим начальником. Попросите вашего непосредственного руководителя обсудить с вами задачи и цели вашей работы, так вам станет гораздо понятнее, что от вас требуют и в каком порядке.

Второй шаг. Необходимо все записать. Пытаясь сформулировать задачу на бумаге, вы придаете ей материальные качества. Когда мы держим цель в голове, она кажется чем-то вроде фантазии, а если целей много и они не имеют отображения перед глазами, то происходит путаница, которая может привести к множеству ошибок и в итоге будет выбрано неправильное направление.

Третий шаг. Установите временны́е рамки. А также постарайтесь поэтапно распределить время сроков исполнения. Та задача, у которой не определен срок, имеет мало шансов на благоприятное завершение. Вы будете нерационально использовать время и можете даже не успеть выполнить задание.

Четвертый шаг. Определите нужные ресурсы и запишите все средства, которые вы планируете задействовать, на бумагу. Как только вы будете вспоминать еще о каком-либо нужном инструменте, сразу добавляйте его в список. Перечень необходимых средств и действий также даст вам более обозримую картину того, что вам предстоит выполнить.

Пятый шаг. По сути, перед вами уже не список, а план действий. На данном этапе вам нужно расставить приоритеты и последовательность выполнения тех ли иных пунктов. Попробуйте визуализировать ход действий с помощью схемы, в которой работа будет разбита на отдельные части, чтобы вам было проще ее выполнить. Ясно изложенная цель и план действий на бумаге сделают результат наиболее продуктивным, а достижения будут гораздо выигрышнее, чем у тех, кто пытался держать все в голове.

Шестой шаг. Начинайте действовать. Начать можно с чего угодно, главное – энергично приступить к выполнению. Действие – первый шаг к достижению цели и успеху.

Седьмой шаг. Выработайте систему – выполняйте работу каждый день. Верным помощником будет график работ, в котором необходимо отражать свою деятельность. Нужно все время двигаться вперед, заниматься самодисциплиной и самообразованием.

2.4. Расставляем приоритеты

Чтобы работа двигалась быстрее, а эффективность при этом возрастала, нужно уметь правильно расставлять приоритеты в задачах. Лучше потратить большое количество умственных усилий на планирование хода действий, чтобы в дальнейшем наиболее важные дела продвигались быстрее и легче. Естественно, больше вероятности сразу приступить к работе будет тогда, когда вы уверены в значимости и ценности предстоящих дел.

Правило 80/20. Одно из самых полезных правил в управлении делами и временем, а в особенности в расстановке задач по приоритетности, – правило «80/20» или «принцип Паре́то», названный так в честь экономиста, который сформулировал этот закон в 1895 году. Итальянский ученый отмечал, что социум сам по себе, естественным образом, делится на две группы: «элита» составляет 20 процентов, включающая в себя влиятельных и богатых людей, а остальные 80 процентов составляет «масса». Позднее было обнаружено, что экономическая деятельность людей работает также по этому принципу: 20 процентов усилий приносят 80 процентов результата. То есть 20 процентов клиентов принесут 80 процентов выручки. Таким образом, два пункта из десяти могут стоить в пять или десять раз больше, чем оставшиеся.

Как это правило мы можем использовать в расстановке приоритетов? Все очень просто. Бывает такое, что есть 10 заданий и все они требуют одинакового количества времени на выполнение. Но всегда будет одно, два или три, которое будет ценнее по сравнению с другими. Это то самое задание, которое нужно брать на выполнение первым. К сожалению, именно такие, требующие больше всего затрат личных ресурсов или времени, или того и другого, задания всегда откладываются на потом. И вместо него загружают себя мелкими задачками, которые малоце́нны с точки зрения общего результата.

Нужно понять, что самые существенные задачи одновременно и самые трудные. Но вкладывая силы в первую очередь в выполнение таких дел, мы сможем получить отдачу. Научитесь противостоять соблазну начать с простых, из тех самых восьмидесяти процентов, задач.

Метод ABCDE. Сила этого метода в легкости его применения. Его можно использовать изо дня в день, для планирования задач на день, недели и месяцы.

Итак, все очень просто. Возьмите список дел (правила составления реально работающего списка дел вы найдете в Главе четвертой). Перед тем как начать выполнение первого пункта, следует поставить напротив него букву A, B, C, D или E. Эти буквы обозначают степень важности дела.

«A» – «очень важное дело». Это то задание, которое обязательно надо выполнить: встреча с важным клиентом, годовой отчет по работе или ваше выступление на совещании. Обычно это дело, невыполнение которого приведет к серьезным негативным последствиям; с другой стороны, если вы его выполните на «отлично», то наметятся положительные сдвиги в дальнейшем. В списке может быть несколько пунктов А, постарайтесь среди них выбрать «очень-очень важное дело» и помечайте их соответственно А1, А2 и так далее.

«В» – «желательное дело». Естественно, вы не можете приступить к выполнению дел под буквой «В», пока остаются невыполненные под буквой «А». Это те дела, которые вам надо было бы сделать, но последствия от их выполнения или невыполнения не сильно отразятся на вас: проверка электронной почты, ответы на звонки и письма.

«С» – эти дела не связаны непосредственно с вашей работой, это те дела, которые не будут иметь последствий для вашего карьерного роста: перерыв на обед, уборка рабочего места, звонки личного характера.

«D» – те дела, которые можно перепоручить. Чем больше у вас дел, помеченных этой буквой, тем лучше для вас. Вы сможете бросить все силы на выполнение дел с буковкой «А».

«Е» – обычно эта буква нужна при пересмотре планов, когда появляются в силу новых обстоятельств дела более важные и сложные. В таком случае все дела под этой буквой смело вычеркиваются.

Так работают два самых популярных метода «80/20» и «ABCDE». Есть еще несколько советов, которых мы вам советуем придерживаться в вопросах расстановки приоритетов.

Во-первых, не жалейте времени на то, чтобы разобраться со своими целями и приоритетами. Важно, чтобы поставленные задачи не завели вас в тупик. Всегда тщательно продумывайте, приведут ли запланированные действия и порядок их выполнения в направлении чего-то, что будет иметь для вас ценность.

Во-вторых, не жалейте времени, потраченного на выполнение заданий высокого приоритета.

В-третьих, запомните, что самое главное в расстановке приоритетов – это ваша способность делать выбор. Все зависит только от вас.