Текст книги "Функциональный менеджмент. Как из хаоса создать порядок, преодолеть неопределенность и добиться успеха"

2.2. Зачем нужны организации?

Теперь, когда у нас есть определение организации и мы знаем, от чего зависит баланс интересов, важно найти ответы на следующие вопросы: что означает появление каждого нового продукта? зачем люди создают новые организации? почему не всем организациям суждена долгая жизнь?

История развития человечества связана с поиском новых возможностей и созданием лучших условий для комфортного и безопасного проживания. В этом смысл прогресса. Поэтому рождение каждой идеи и каждого продукта – это попытка найти новый способ реализации интересов людей, новую возможность для удовлетворения человеческих потребностей.

Человеку может прийти в голову некая идея. Он может обдумывать ее, пока она не обретет какую-то форму в его сознании. Он может рассказывать о ней другим людям, убеждая себя и их в ценности этой идеи. Но, когда дело доходит до реализации, чаще всего становится ясно, что практически невозможно сделать это одному. Необходимы усилия целой организации.

Каждый новый продукт подразумевает наличие потенциальных интересов различных групп (1, 2, 3 и 4) и возможность баланса этих интересов. Иными словами, создание нового продукта в рамках действующей организации означает для ее владельцев формирование нового баланса интересов с новой группой потенциальных потребителей. А также с теми, кто может участвовать в создании, производстве и продаже продукта в качестве менеджеров, специалистов и производственного персонала. Так рождается новая «четверка» заинтересованных сторон: владельцы организации, менеджеры, персонал, а также потребители, которым предназначается новый продукт.

Нередко возникает ситуация, когда реализация новой идеи (создание нового продукта) невозможна или нецелесообразна в рамках уже существующей организации. В таких случаях создается новая организация.

Каждый новый продукт ориентирован на удовлетворение конкретных потребительских интересов. Это значит, что он обладает набором качественных характеристик, который способен реализовать определенные потребительские интересы. Каждый набор характеристик обеспечивается соответствующим уровнем сложности и технологичности производства. Чем сложнее процесс и выше уровень применяемых технологий, тем сложнее структура производственных и межличностных отношений, личных и групповых интересов в организации. Следовательно, тем сложнее для группы 1 создание баланса интересов с группами 2 и 3.

В качестве примера давайте рассмотрим Интернет. Сама идея таких услуг несет в себе огромную ценность – она направлена на удовлетворение интеллектуальных интересов миллионов людей. Реализация идеи стала возможной благодаря созданию высокотехнологичных ресурсов, в том числе постоянно совершенствующихся компьютерных программ. В этом немалая заслуга высококлассных менеджеров, специалистов и производственного персонала. Но главная заслуга все же принадлежит авторам идеи, которые смогли интегрировать (объединить и сбалансировать) свои интересы с интересами потребителей, менеджеров, специалистов и производственного персонала.

Среди организаций – производителей товаров и услуг, ежедневными потребителями которых все мы являемся, есть немало таких, чей возраст насчитывает десятки и даже сотни лет. Это значит, что на протяжении столь долгого времени, предлагая потребителям все новые и новые продукты, они смогли по каждому из них создать и поддерживать баланс интересов всех четырех групп.

Неумолимая статистика свидетельствует о слишком большом числе неудач при создании и выводе на рынок новых продуктов. Причем количество неудачных попыток значительно превышает число побед. Причина – отсутствие или потеря баланса интересов. Как правило, баланс интересов отсутствует или теряется, когда у потребителей не возникает или пропадает интерес к качественным характеристикам продукта. Или когда цена продукта воспринимается, как не соответствующая предложенному качеству. Отсутствие потребительского интереса делает бессмысленным предложение и производство такого продукта.

Все жители нашей планеты являются членами самой большой организации на земле, которая называется человечеством. Наша жизнь на этой планете – самый большой процесс. Все, что делает каждый из нас – действия в рамках этого глобального процесса. Процессы всех организаций – государств, компаний, политических партий, футбольных команд или музыкальных групп – все это лишь подпроцессы одного большого процесса. В рамках этого глобального процесса каждый житель планеты относительно каждого земного продукта выступает в роли члена одной или более групп (из тех четырех, о которых шла речь).

С этой точки зрения деятельность всех организаций включает:

• поддержание и развитие существующего баланса интересов по каждому продукту;

• создание нового баланса интересов для каждого нового продукта.

Пример 1. Граждане демократического государства являются членами группы 1 – совладельцами гражданских прав, включая право избирать, быть избранным, а также право совместного владения национальным достоянием. Депутаты парламента и местных выборных органов – членами группы 2 (менеджерами, избираемыми на срок). Кабинет министров и все местные исполнительные органы относятся к группе 3 (специалисты и производственный персонал). А в группу 4 входят все люди, пользующиеся благами данного государства, т. е. сами граждане.

Пример 2. В новой семье молодожены, как правило, являются членами практически всех четырех групп – они владельцы, менеджеры, персонал и потребители семейных благ. Когда рождаются дети, членов группы 4 становится больше. Дети, безусловно, сразу становятся потребителями благ семьи. Когда они подрастают, число членов группы 3 увеличивается. Часть домашних забот (функций) они берут на себя. Взрослея, дети участвуют в принятии решений по важным семейным вопросам, попадая тем самым в группу 2. Проходит время, и выросшие дети заводят свои семьи, становятся членами группы 1 в новой семье. И все начинается заново.

Пример 3. С помощью Интернета и других СМИ люди в разных точках нашей планеты получают массу информации о потребительских свойствах новых продуктов, кем-либо и где-либо производимых. Эти продукты сегодня практически доступны всем. И существует множество организаций, чьи владельцы и менеджеры живут и работают на одном континенте, производство ведут на другом, а потребителями готовой продукции являются жители не только этих двух континентов, но и всех остальных. Такие организации создают и поддерживают баланс интересов трансконтинентального масштаба.

Пример 4. Правомерен вопрос: почему мы считаем, что в процессах каждой организации присутствуют интересы только четырех групп: владельцев, менеджеров, персонала и потребителей? Почему отсутствуют интересы поставщиков, подрядчиков и государства? Попробуйте самостоятельно ответить на этот вопрос.

2.3. Виды организаций

Выше мы пришли к выводу, что деятельность всех организаций включает:

• поддержание и развитие существующего баланса интересов по каждому продукту;

• создание нового баланса интересов для каждого нового продукта.

Используя это утверждение, рассмотрим существующие виды организаций.

К данному виду организаций мы будем относить те, что создаются лишь для производства и продажи ограниченного числа продуктов в ограниченном количестве, а затем прекращают свое существование.

Все продукты проектной организации чаще всего ориентированы только на одну группу потребителей C (customers). Поэтому в проектных организациях, как правило, имеет место только одна система (четверка) заинтересованных групп {O, M, S, C}, где O (owners) – владельцы, M (managers) – менеджеры, S (staff) – персонал, а C (customers) – потребители. Она остается неизменной от создания до ликвидации организации.

Пример 1. У крупной энергетической компании возникла необходимость строительства каскада из трех гидроэлектростанций в пойме реки. Для реализации проекта компания может создать проектную организацию, которая после завершения строительства и передачи станций заказчику прекратит свое существование.

Пример 2. Казахстан выиграл право на проведение в Астане международной выставки «ЭКСПО-2017». Для организации подготовительной работы и проведения выставки в республике создано специальное государственное предприятие, которое после окончания выставки прекратит свое существование.

Линейными будем называть организации, производящие линейку отличных друг от друга продуктов. Каждый продукт имеет свою группу потребителей C, поэтому линейная организация имеет такое же количество балансов интересов, что и число продуктов:

{O, M, S, C₁}, {O, M, S, C₂}, …, {O, M, S, C_m},

где m – число продуктов организации.

Производство различных продуктов в линейной организации осуществляет один и тот же персонал на одном и том же оборудовании с использованием одних и тех же исходных материалов. Продукты одной линейки имеют «родственные» потребительские свойства. Поэтому группы потребителей C₁, C₂, …, C_m не имеют значительных отличий по своим потребительским интересам и очень близки друг к другу по составу.

Пример 1. Молокоперерабатывающий комбинат, закупающий сырое молоко у фермеров и производящий линейку молочных изделий: молоко, сметану, сливки, творог, кефир.

Пример 2. Мебельная фабрика, производящая товары из натурального дерева для детей и детских учреждений: шкафы для одежды, кровати, столы, стулья, книжные полки и тумбочки.

К этому виду относятся организации, в которых владельцы и менеджеры для производства различных линеек продуктов используют различные исходные материалы, разное оборудование и, следовательно, разные составы специалистов и производственного персонала. Иными словами, такая организация имеет несколько производств, каждое из которых выпускает свою линейку продуктов и имеет свой персонал:

Каждая линейка продуктов такой организации образует одну строку матрицы балансов, причем каждая строка матрицы имеет свою длину:

В первой строке матрицы показаны все балансы интересов по i продуктам первого производства. Все продукты первой линейки изготовлены персоналом S1.

Во второй строке матрицы показаны все балансы интересов по k продуктам второго производства. Все продукты второй линейки изготовлены персоналом S2.

В n-й строке матрицы показаны все балансы интересов по m продуктам n-го производства. Все продукты n-й линейки изготовлены персоналом Sn.

Пример 1. Организация на трех разных предприятиях производит три линейки строительных материалов. На первом предприятии – железобетонные изделия (блоки фундамента, потолочные перекрытия, лестничные проемы и т. д.). На втором выпускают изделия из металлопластика (окна, двери, витражи). На третьем – сухие строительные смеси (алебастр, шпатлевку, затирку).

Пример 2. Химический комбинат состоит из трех производств. На первом предприятии идет добыча фосфорной руды (первый продукт), причем часть руды подвергается первичной переработке для получения фосфорной муки (второй продукт). На втором предприятии из фосфорной руды получают желтый фосфор (первый продукт), из желтого фосфора – фосфорную кислоту (второй продукт), а из кислоты – триполифосфат натрия (третий продукт). На третьем предприятии из фосфорной муки производятся фосфорные удобрения (аммофос, суперфосфат, нитроаммофоска).

Организация, обладающая несколькими матрицами балансов, является многоуровневой. Каждая матрица такой организации составляет один из уровней и управляется отдельной группой менеджеров:

M₁ – группа менеджеров первой матрицы продуктов;

M₂ – группа менеджеров второй матрицы продуктов;

M₃ – группа менеджеров третьей матрицы продуктов.

Такая организация будет иметь многоуровневый вид всех балансов интересов по каждому продукту организации:

Пример. Организация, владеющая тремя матричными организациями: в строительной, химической и пищевой отраслях.

2.4. Результативность и эффективность организации

Прежде чем приступить к дальнейшим рассуждениям об организации, давайте остановимся на значениях слов «результативность» и «эффективность» применительно к одному из ее продуктов.

Результативность показывает, какое количество продукта было куплено потребителями в отчетном периоде и по какой цене.

Эффективность демонстрирует, насколько велика разница между выручкой от продаж и фактическими затратами на производство и продажу продукта в отчетном периоде.

Другими словами, обеспечивать результативность – значит делать что надо, а обеспечивать эффективность – делать как надо.

Знаменитый американский экономист и теоретик менеджмента XX в. Питер Друкер предложил следующее определение: эффективность означает делать вещи правильно; результативность – делать правильные вещи.

Если говорить об эффективности и результативности применительно к описанной выше молочной ферме, то результативностью будет являться выручка от продажи молочного продукта данной фермы. А эффективностью – разница между полученной выручкой от продажи молочной продукции и всеми затратами, понесенными при производстве и продаже этих продуктов.

Соотношение между результативностью и эффективностью наглядно демонстрирует рис. 9. Самая большая замкнутая линия, охватывающая все четыре группы, является зоной результативности. Как видим, каждая группа оказывает свое воздействие на результативность организации, причем интересы потребителей здесь являются ключевыми.

Слева замкнутой линией очерчена зона отношений между владельцами и менеджерами организации. В рамках этих отношений создается и поддерживается эффективность организации, которую мы будем называть эффективностью «сверху вниз». В этой зоне каждое решение имеет слишком высокую цену. Принятие ошибочных решений, как правило, влечет остановку производства, замену менеджеров и ключевых специалистов, изменение технологического регламента, смену одних производственных циклов и фаз другими. Иными словами, любая ошибка в этой зоне ведет к большой потере эффективности организации. Поэтому все ключевые решения, оказывающие воздействие на эффективность, принимаются сначала на уровне производственных циклов, затем на уровне фаз и лишь потом на уровне операций.

Рис. 9. Зоны результативности и эффективности

Справа выделена зона отношений между менеджерами, персоналом и потребителями продукта. В рамках этих отношений создается и поддерживается так называемая эффективность «снизу вверх». Здесь управленческие решения имеют цену среднего и низкого порядка. Принятие ошибочных решений может повлечь списание бракованной партии продукта, выход из строя оборудования, временную остановку производства и т. д. Это, конечно, может оказать негативное влияние на эффективность организации, но не самое значимое.

В обеих зонах эффективности присутствуют интересы всех четырех групп, но интересы владельцев играют ключевую роль.

В процессах создания и реализации продуктов организации ее владельцы выполняют функции интеграции и предпринимательства, а менеджеры – функцию управления.

Более подробно функции, исполняемые в процессах создания и реализации продуктов организации, мы рассмотрим в следующих главах.

Примечание. Эффективность без результативности невозможна. А вот результативность без эффективности вполне может быть.

Глава 3
Функциональная модель организации

3.1. Что такое функциональная модель организации?

Прежде чем продолжить знакомство с организацией, ее строением и особенностями функционирования, представим в виде логической схемы все изложенные выше размышления о возникновении организации, эффективности и результативности каждого ее продукта и всей организации в целом (рис. 10).

Как показано на схеме, действия каждого человека направлены на реализацию его интересов (потребностей) в рамках его функциональной модели. Есть действия, которые он может совершить самостоятельно, и есть те, которые без помощи других людей совершить невозможно. Необходимость групповых действий приводит к созданию организации.

Организация осуществляет процессы в соответствии с групповыми интересами ее владельцев и возможностями ее функциональной модели. В рамках процессов создаются продукты. По каждому из продуктов интересы владельцев образуют баланс с интересами менеджеров, персонала и потребителей {O, M, S, C}.

Каждый продукт имеет свою результативность и эффективность, которые вместе образуют результативность и эффективность организации.

«Белым пятном» в данной схеме пока остается функциональная модель организации.

По тому, как человек выполняет свою работу, что думает и говорит, какие совершает поступки на службе, в обществе и дома, мы получаем представление о нем, о его индивидуальных особенностях, способностях и возможностях. Иными словами, на основе информации частного (локального) характера мы можем делать обобщающие заключения (выводы).

По рекламе, информации в прессе, по отзывам родственников, друзей и знакомых о потребительской ценности, качестве и цене продукта мы формируем наши представления об организации, которая произвела тот или иной продукт. Отмечаем ее особенности, способности и возможности. И в этом случае имеет место движение от частного к общему.

Рис. 10. Схема организации, ее результативность и эффективность

Рис. 11. Функциональная модель организации

Функциональная модель организации предназначена для выполнения обратной задачи. Состояние ее элементов создает качественное и количественное представление о функциональном потенциале организации, ее особенностях, характеристиках и возможностях. Такая модель формирует системное представление о том, какие процессы могут быть осуществимы организацией, какие продукты она может производить и продавать, какую результативность и эффективность обеспечивать.

Функциональная модель организации (ФМО) – это система элементов, которая качественно и количественно характеризует потенциальные возможности организации и дает упрощенное представление о ее реальном устройстве (рис. 11).

Ниже мы рассмотрим следующие вопросы:

• что собой представляет каждый из шести элементов ФМО;

• из каких этапов состоит процесс создания и реализации продукта;

• какое воздействие элементы функциональной модели оказывают на результативность и эффективность выпускаемого продукта;

• какие функции обеспечивают исполнение этапов создания и реализации продуктов;

• кто является основными носителями функций в организации.

3.2. Элемент 1: ценности

Ценности – основной элемент функциональной модели организации, поскольку любая ее деятельность берет начало и протекает в соответствии с ориентацией, которую задают ценности. Они выступают в роли главного «штурмана» организации в огромном пространстве человеческих интересов и потребностей, а также в многообразии всевозможных способов и средств их удовлетворения. Попробуем в этом убедиться.

Мы уже знаем, что первым элементом функциональной модели человека являются убеждения и интересы. Человек, как правило, не предпринимает действий, противоречащих его убеждениям. Вместе с тем действия, совместимые с его убеждениями, будут выполнены, если они содействуют реализации его интересов. И наоборот, человек выполняет только те действия, которые содействуют реализации его интересов. Но при этом они должны быть совместимы с его убеждениями.

Следовательно, несколько человек могут быть совладельцами одной организации, если деятельность организации не противоречит убеждениям каждого из них, а реализация интересов организации способствует реализации их собственных интересов. Получается, люди могут быть совладельцами организации, если их убеждения пересекаются – имеют что-то общее, а реализации интересов каждого будет способствовать реализация общих интересов.

Отличием ценностей от убеждений является их неподверженность изменениям. Проще говоря, у человека на смену одним убеждениям со временем могут прийти другие. Тогда как ценности остаются неизменными на протяжении долгих лет или же всей жизни. Другими словами, ценности – это «набравшие прочность» человеческие убеждения.

Итак, предположим, несколько человек собираются создать организацию. Пусть каждый из них является носителем своих убеждений. Допустим, что какая-то часть их убеждений является общей, т. е. их убеждения пересекаются.

Например, у группы людей, желающих создать компанию в сфере строительства жилой недвижимости, могут быть следующие общие убеждения:

• каждый человек имеет право на достойное жилье;

• люди имеют право выбирать жилье в соответствии с их интересами, потребностями и материальными возможностями;

• все строящееся жилье должно строго соответствовать строительным нормам и правилам;

• квартиры должны быть функциональными, светлыми, просторными, с высокими потолками и большими окнами;

• подъезды в домах должны иметь широкие лестничные площадки, мусоропровод, грузовой и пассажирский лифты;

• конструкция дома должна быть сейсмостойкой и выдерживать нагрузки в 9 баллов по шкале Рихтера;

• внешние стены, потолок, пол, окна и двери должны обеспечивать прохладу в жаркую погоду и сохранять тепло в холодную;

• строящиеся дома не должны причинять вред окружающей среде и должны быть максимально энергоэффективными;

• новые дома должны гармонично вписываться в архитектурный ансамбль района застройки, иметь благоустроенную территорию, удобные подъездные пути, личную и гостевую парковку для автомобилей;

• районы необходимо строить со всей необходимой инфраструктурой: школы, детские сады, поликлиники, торгово-развлекательные центры, рестораны, кафе, кинотеатры, стадионы и т. д.;

• люди, привлекаемые на работу в компанию, обладают личными интересами, для реализации которых они должны иметь благоприятные условия работы и получать достойное вознаграждение за свой труд;

• групповые и личные интересы владельцев компании могут быть реализованы при условии реализации интересов покупателей жилья, менеджеров, инженеров и рядовых сотрудников компании.

Убеждения, общие для большинства, обычно менее подвержены изменениям в будущем, чем собственные убеждения человека. Причем вероятность того, что общие убеждения изменятся, имеет обратную зависимость от числа людей, которые их разделяют. Иными словами, чем больше людей разделяют определенные убеждения, тем меньше вероятность того, что они изменятся.

Вместе с тем собственные убеждения каждого человека, отличные от других, не пропадают. Они продолжают влиять на его поведение и время от времени «вступать в контакт» с несхожими убеждениями других людей. И тут возможен один из двух сценариев развития событий:

• несхожие убеждения будут доминировать над схожими общими убеждениями, что приведет к разрыву отношений;

• общие убеждения будут доминировать над несхожими убеждениями людей и со временем могут стать системой общих ценностей всей группы.

Теперь введем следующее определение:

Система ценностей – это не противоречащие друг другу убеждения, отражающие специфику реальной жизненной практики конкретной группы людей.