Текст книги "Просто Космос. Практикум по Agile-жизни, наполненной смыслом и энергией"

Награда за успех

Существует не очень приличная, но весьма точная фраза, объясняющая то, как можно мотивировать себя и окружающих: «Есть два способа мотивации: морковка спереди и морковка сзади».

Обе морковки хороши по-своему. Морковка сзади – это когда мы двигаемся вперед, опасаясь негативных последствий. Дедлайн – один из вариантов такой мотивации. Избегая чувства вины от невыполненных обещаний, данных себе и окружающим, мы прекращаем плевать в потолок и беремся за дело.

Морковка спереди, напротив, – позитивная мотивация. Мы обещаем себе награду за успех, и желание заполучить ее мотивирует на великие свершения.

Комбинация двух морковок работает на ура. Синергетический эффект получается десятикратный.

Награда, как и цели, должна быть конкретной. Потратьте пять-десять минут, чтобы детально описать вашу вкусную «морковку».

Последние пару лет я стараюсь не тратить «морковки» на накопление барахла. Вместо вещей я дарю себе впечатления. Типичный пример моей «морковки» – это поездка на выходные с друзьями за город на природу. Но здесь выбор за вами: наградой может быть и заветная пара туфелек, и очередной очень нужный гаджет. Главное – чтобы «морковка» была желанной.

Упражнение «Выбираем “морковки”»

Ключевой навык успешного человека

Когда люди узнают, что я в 14 лет уже училась в университете, а в 23 года занималась развитием бизнеса в аэрокосмической компании, нередко наблюдаю следующую реакцию.

• Вариант № 1. Врет она все. Нечего ее слушать.

• Вариант № 2. Она гений. У нее мозг особенный. Нечего ее слушать.

Слово «врет» я обычно даже не комментирую. Раз вру, так вру:-). Но вторая реакция меня весьма огорчает. Потому что я не гений. Не вундеркинд. Я не кокетничаю сейчас. Я училась и работала с гениями и знаю, что это такое. Это не мой случай.

Есть немало исследований факторов, которые влияют на успех в учебе, карьере, науке, спорте, отношениях, наконец. Способности определяют не более 30 % успеха. 30 %, Карл!

Что влияет больше всего? Упертость! Жизнь – это не стометровка. Это марафон. Вперед на длинной дистанции выходят не самые способные, а те, кто готов двигаться дальше, несмотря на неудачи и «сложившиеся обстоятельства».

Я не самая талантливая. Я просто очень упертая. Я не сдаюсь. Набиваю шишки, учусь на них и лечу (бегу/ползу) дальше.

Упертость – это не то же самое, что упрямство. Упрямство в моем понимании – это продолжать бездумно биться головой о стену, чтобы попасть в соседнюю комнату, когда здравый смысл подсказывает, что стена тверже головы. Упертость – это когда, набив шишку, вы не сдаетесь и решаете поискать дверь, окно или на крайний случай динамит.

Упертость можно и нужно тренировать. Чем больше ею пользуешься, тем она выносливее. Каждый раз, когда вы превозмогаете свое «не хочу», она становится сильнее. Только так. Каждый день. Даже когда «муза не пришла» и дела хочется перенести на завтра. Шаг за шагом. Падение за падением. Спринт за спринтом.

Глава 3. Рецепт продуктивного дня

К каждому дню я отношусь как к мини-спринту. Когда есть приоритеты и структура, проще бороться с неизбежным хаосом. Для меня повседневное планирование – это не способ загнать себя в рамки. Напротив, это возможность не участвовать в бесконечной гонке и в комфортном ритме заниматься тем, что важно, а не первым, что попалось под руку.

Чем полезны и чем опасны todo-листы

Все входящие задачи стараюсь как можно быстрее «выгрузить» из рабочей памяти. Я фиксирую все входящие дела в todo-листе – от имейлов коллег (срочно подготовить отчет для инвесторов), просьб друзей (определиться с планами на майские) до бытовых мелочей (закончились мешки для мусора).

Смысл этого списка в том, чтобы перенести информацию из мозга на внешний носитель. В противном случае задача будет постоянно мельтешить в сознании и отвлекать.

На этом польза списка дел, по моему убеждению, заканчивается. Если вы попытаетесь использовать его как инструмент ежедневного планирования, возникнут две проблемы (уверена, вы с ними сталкивались).

• Задач много, поэтому непонятно с чего начать. Мозг инстинктивно стремится к оптимизации ресурсов (проще говоря, к лени), поэтому порекомендует начать с самого простого дела (скорее всего, малозначимого).

• Неясно, сколько задач мы в реальности можем выполнить. Списки дел не учитывают временные ограничения. Чтобы оценить свои возможности, задачи нужно планировать в календаре, блокируя время, необходимое для их реализации.

Разбейте задачи на «помидоры»

Все задачи я разбиваю на 25-минутные интервалы («помидоры») с обязательным пятиминутным перерывом. После четырех блоков следует получасовой отдых. Эта техника называется «помодоро» (pomodoro – это помидор по-итальянски). Несмотря на кажущуюся простоту, она очень эффективна.

Во-первых, тикающий таймер с обратным отсчетом создает весьма ощутимое давление дедлайна, которое, как я уже упоминала, отлично мотивирует. Первый закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Если на подготовку отчета у вас есть целый день, вы будете делать его целый день. Если же вы ограничите время выполнения задачи одним или несколькими «помидорами», то, стремясь уложиться в дедлайн, будете гораздо эффективнее.

Во-вторых, любые отвлечения во время 25-минутного рабочего блока (друг написал сообщение, очень хочется ответить) можно легко отложить до ближайшего перерыва. Когда же перед вами огромный проект, который требует несколько часов (или дней) для реализации, то прокрастинация одолеет вас в два счета.

В-третьих, психологически гораздо проще работать с задачами удобоваримого размера. Если вам нужно съесть слона, сначала нарежьте его на кусочки. Кстати, этот процесс поможет четко сформулировать задачу и подойти к ней более системно.

Предположим, вы едете на крупную конференцию, где выступаете с презентацией и проводите ряд встреч с потенциальными клиентами. Если в вашем календаре появится задача на 10 часов «Подготовиться к конференции», то к этому «слону» будет страшно подступиться. Я предпочитаю разбивать большую задачу на 25-минутные блоки (цифра в левой колонке обозначает количество «помидоров», необходимых на ее выполнение).

Потратив пять – десять минут на такое детальное планирование, вы снизите порог входа для работы над крупными проектами, которые перестанут выглядеть устрашающе. Кроме того, вы сможете более точно оценить время и ресурсы, необходимые для их реализации, что сделает процесс более предсказуемым и более комфортным.

Разбив задачи из списка дел на «помидоры», забронируйте на них время в календаре. Это очень важный этап. В большинстве случаев мы вносим в календарь только встречи и дедлайны, а не саму работу. В итоге приоритетным задачам время достается в последнюю очередь.

Мой типичный рабочий день состоит из десяти задач-«помидоров» (пять до ланча и пять после) и четырех «помидоров» «буферноговремени». Это помогает избежать хаоса, когда что-то идет не по плану или возникают незапланированные дела.

Научитесь говорить «нет»

Современный мир полон возможностей. Это, конечно, здорово. Мы можем реализовать свой потенциал как никогда раньше. Но у любой возможности есть обратная сторона: чем больше вариантов действий, тем сложнее сделать выбор.

Каждое утро мы открываем электронную почту, и на нас, как из ящика Пандоры, вываливаются десятки дел, большая часть которых требует нашего немедленного внимания. Мы в панике бросаемся их выполнять, захлебываясь в нескончаемом потоке псевдосрочных и псевдоважных задач.

Удовольствия от такой жизни мало, да и пользы в бездумном «добивании целей» ненамного больше. Мы вроде как заняты весь день, а если вечером спросить себя: «Что важное я сегодня сделал?» – то и ответить нечего. Беготни много, а толку никакого. Думаю, всем это знакомо.

Несколько лет назад я поняла, что для того, чтобы добиваться важных целей, нужно научиться говорить громкое и четкое «нет» второстепенным задачам. Звучит просто и вполне логично, но, по моим наблюдениям, это весьма редкий навык.

Я всю жизнь была отличницей. Для меня четверка – это что-то за гранью добра и зла, потеря потерь. Когда я основала свой первый стартап, все еще училась в университете. Если прежде у меня было время на то, чтобы ходить на лекции и вовремя сдавать курсовые, то с началом предпринимательской карьеры на меня свалился миллион новых задач, к которым я была совсем не готова.

Изменились и мои приоритеты (успех компании был куда важнее очередного красного диплома), но смириться с провалом в учебе оказалось непросто. Я жертвовала сном и отдыхом, чтобы успеть все. Я была вымотана, срывалась на окружающих, плохо соображала, отчего страдали и компания, и учеба.

Впервые в жизни поняла, что нельзя все успеть. Как бы я ни старалась, у меня не получится переделать все дела. Звучит смешно, конечно, но для меня это стало неожиданностью. Прежде мне удавалось впихнуть в расписание «еще немножко», а потом «еще чуть-чуть». Но тут я достигла предела, и пришлось сделать выбор. Так я получила первую тройку в семестре, зато в том же месяце привлекла первые инвестиции в компанию.

Это стало для меня отличным уроком того, как, отказавшись от части дел (проиграв на одном фронте), можно в итоге оказаться победителем.

ВЫ СМОЖЕТЕ ДОСТИГНУТЬ ЧЕГО УГОДНО, КОГДА ПЕРЕСТАНЕТЕ ДЕЛАТЬ ВСЕ ПОДРЯД

Приведу еще один забавный пример. Когда знаменитый американский психолог венгерского происхождения с непроизносимой фамилией, автор книги «Поток» Михай Чиксентмихайи, отправил несколько десятков писем ведущим предпринимателям и руководителям крупных корпораций с приглашением на интервью, многие из них не ответили. Питер Друкер, один из «отцов менеджмента» и бизнес-гениев XX века, написал следующее:

«Я НАДЕЮСЬ, ВЫ НЕ СОЧТЕТЕ МЕНЯ САМОНАДЕЯННЫМ ИЛИ ГРУБЫМ, ЕСЛИ Я СКАЖУ, ЧТО ОДИН ИЗ СЕКРЕТОВ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ – ОЧЕНЬ БОЛЬШАЯ МУСОРНАЯ КОРЗИНА, В КОТОРУЮ ОТПРАВЛЯЮТСЯ ВСЕ ПРИГЛАШЕНИЯ, ПОДОБНЫЕ ВАШЕМУ»[4]4
  Цит. по: МакКеон Г. Эссенциализм Путь к простоте. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014.


[Закрыть]

Рекомендую завести большую корзину для мусора. Полезная штука.

Итак, не все йогурты одинаково полезны (об этом, кстати, мы поговорим в главе о восстановлении энергии), не у всех задач одинаковая ценность. Из бесконечного списка задач (которые теперь разбиты на удобоваримые блоки) нужно вычленить главное.

Принцип Парето гласит: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата». В контексте личного планирования это значит: правильно выбрав две задачи из списка в десять дел, можно получить значительную часть полного результата, которого вы бы добились, переделав все десять.

ВООБЩЕ ОДИН ИЗ ВАЖНЕЙШИХ УРОКОВ, КОТОРЫЕ Я ВЫУЧИЛА В ПОСЛЕДНИЕ НЕСКОЛЬКО ЛЕТ, ЗАКЛЮЧАЕТСЯ В ТОМ, ЧТО ПРОДУКТИВНОСТЬ НАПРЯМУЮ СВЯЗАНА НЕ С ТЕМ, ЧТО ДЕЛАТЬ, А С ТЕМ, ЧЕГО НЕ ДЕЛАТЬ

Желание увильнуть от ненужных дел – это не лень. Напротив, это признак того, что вы умеете преодолевать эмоциональный дискомфорт от необходимости говорить «нет» себе и другим. Большинство боится честно признаться, что задачи, которые они ставят перед собой, абсолютно ни к чему не ведут. Многие просто пытаются забить время и чувствовать себя «деловой колбасой».

Отказавшись от бесполезных задач, вы освободите силы и время на значимые дела. Вместо того чтобы оптимизировать каждую минуту, пытаясь впихнуть максимум в свое расписание, выбросите из него все ненужное и в спокойном ритме занимайтесь только самым главным.

При выборе приоритетных задач на день я нередко задаю себе вопрос: «Если бы завтра утром мне срочно предстояло уехать куда-то на месяц, какие дела я бы постаралась выполнить до отъезда?». Такое простое упражнение помогает понять, что важно не только сию минуту, но и в более длительной перспективе (в данном случае в ближайший месяц), и вынуждает отбросить второстепенные дела, а часть задач делегировать.

Упражнение «Проследите, куда уходит ваше время»

Многозадачность приятна, но непродуктивна

С точки зрения эволюции постоянное переключение внимания – весьма полезная штука. Если бы наш доисторический предок долго, с упоением, не отвлекаясь ни на что вокруг, занимался наскальной живописью, местные саблезубые тигры или добрые соседи съели бы его в ближайший вечер. Мультизадачность и умение сканировать пространство на предмет потенциальных угроз помогали нашим предкам выживать.

В БИЗНЕСЕ И КАРЬЕРЕ МНОГОЗАДАЧНОСТЬ НЕ СПОСОБСТВУЕТ ВЫЖИВАНИЮ

Десятки исследований показывают, что переключение между задачами требует времени и усилий и, даже если мы сами этого не замечаем, страдает и скорость, и качество работы.

Интересно, но многим мультизадачность приятна. Я, например, прыгая между делами, чувствую себя классно. Кажется, что я суперэффективна и вообще звезда. Удивительного в этом нет: при переключении с задачи на задачу мы стимулируем выработку дофамина, который поощряет нас за поведение, способствующее выживанию. Только, как мы уже выяснили, выживание «тогда» и «сейчас» – это две большие разницы.

Поэтому, даже если вы считаете себя отличным мастером-многостаночником, вы, вероятно, заблуждаетесь. Мозг так не работает. В реальности вы тратите больше сил и времени, делаете работу менее качественно и рискуете совершить больше ошибок. Зато с ощущением «деловой колбасы». Что важнее – решать вам.

Приоритетные задачи в первой половине дня

Интересный факт: слово priority появилось в английском языке в XV веке и не имело формы множественного числа в течение пяти столетий. Приоритет по определению может быть только один.

Есть классная фраза, которая принадлежит Джиму Коллинзу, автору книги «От хорошего к великому»[5]5
  Коллинз Дж. От хорошего к великому. Почему одни компании совершают прорыв, а другие нет. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2018.


[Закрыть]:

«ЕСЛИ У ВАС БОЛЬШЕ ТРЕХ ПРИОРИТЕТОВ, ТО У ВАС НЕТ ПРИОРИТЕТОВ»

Каждый день я спрашиваю себя: что нужно сделать в первую очередь, чтобы знать, что день прошел не зря? Какие задачи приближают к реализации моих целей?

Результатом такого мини-брейнсторма становятся три приоритетные задачи дня. Этим делам я уделяю первые три часа рабочего дня (до обеда), когда уровень энергии и концентрации на максимуме.

Наша способность принимать решения и логически мыслить «прыгает» в течение дня. Ряд исследований показывает, что разница в работе мозга между самым высокопродуктивным временем дня и самым низкопродуктивным примерно такая же, как если бы вы выпили два-три бокала вина.

Для подавляющего большинства самые эффективные часы – это время через два – четыре часа после пробуждения. Если вы встали в 7:00, то пик продуктивности приходится на 9:00–11:00. Нередко это суперценное время бездарно расходуется на рутинную проверку почты и зависание в соцсетях.

Кстати, по статистике, 15:00 – это самое опасное время для принятия важных решений. Анестезиологи допускают в три раза (!) больше фатальных ошибок во второй половине дня, а количество автокатастроф, связанных с усталостью и невнимательностью водителя, самое высокое не в час пик утром или после работы, а в период с 14:00 до 16:00. Повод задуматься.

Это правило касается жаворонков. Если вы сова, то ваш пик продуктивности приходится на послеобеденное время. Но! Убедитесь, что вы настоящая сова, а не жаворонок с проблемами. Совиный ритм – результат серьезных гормональных нарушений, обычно встречающихся в пожилом возрасте. В реальности сов среди нас единицы. Остальные – невыспавшиеся жаворонки. Для таких замученных птиц продуктивного времени просто нет. Без качественного сна все в равной степени зомби – что с утра, что вечером.

Поэкспериментируйте, найдите свое продуктивное время и планируйте все приоритетные задачи, требующие концентрации и ясного мышления. Я блокирую эти часы в своем календаре, чтобы не назначать звонки, встречи и другие малозначимые дела на это бесценное время.

Сбалансированный день: четыре блока по четыре часа

Я разбиваю свой будний день на четыре блока по четыре часа. Каждый блок состоит из трех «полезных» часов и часа условного безделья. Два блока – для рабочих задач, один – для личного развития, один – для отношений.

Вот как это выглядит у меня.

Конечно, такой распорядок вряд ли удастся соблюдать каждый будний день. В моем случае, например, командировки вносят серьезные коррективы в расписание.

Тем не менее общая структура помогает поддерживать баланс между карьерой, личным развитием и формированием крепких отношений.

Составьте расписание вашей идеальной недели. Внесите в него все регулярные дела. Например:

• по вторникам и четвергам с 20:00 до 21:00 занимаюсь пилатесом;

• по понедельникам с 10:00 до 10:30 составляю план рабочих встреч с командой;

• по субботам в 20:00 созваниваюсь с родителями.

Не забудьте включить в ваш график время для отдыха и «бесполезных» занятий. Запланируйте полчаса на ничегонеделание в Facebook, Instagram, просмотр сериалов. Так будет значительно легче придерживаться «продуктивной диеты» и не «срываться» на соцсети в течение рабочего дня.

Выполнение этого задания займет не больше 15–20 минут (обычно я формирую расписание раз в спринт), но поможет расставить границы между работой и отдыхом, заложить фундамент структуры, на основании которой будет проще принимать решения, что и когда делать. Кроме того, исследования показывают, что ощущение контроля над расписанием – это фактор номер один для того, чтобы избежать выгорания. Попробуйте!

Упражнение «Составьте план идеальной недели»

Идеальное окончание рабочего дня

Как сегодняшний рабочий день закончишь, так завтрашний и проведешь!

Перед тем как уйти с работы (даже если нахожусь в командировке в другом городе или работая из дома), я в последний раз за день проверяю электронную почту и составляю план на завтра.

Что входит в этот план.

• Три приоритетные задачи (время на них выделено в календаре!).

• Список второстепенных задач.

• Расписание встреч (полезно накануне отправить письмо-подтверждение всем участникам со временем и местом встречи).

Такой простой ритуал занимает буквально 15 минут, но эффект от него о-го-го.

На следующее утро будет приятно начинать работу, потому что вы заранее знаете, чего ожидать от этого дня. Чем меньше неожиданностей, тем больше достижений.

Кроме того, такой подход отделяет рабочее время от личного, помогает переключиться на режим «отдых» после напряженного дня.

Мифы трудоголизма

Мы живем в мире, где слово «трудоголизм» стало синонимом целеустремленности и успеха.

Нередко в Кремниевой долине слышу нечто вроде: «Я на прошлой неделе проработал 110 часов! Не ел ничего, кроме чипсов и пиццы с колой, спал по три часа в сутки!». И все это обычно произносится с гордостью в голосе. Вот я герой! Вот какая у меня сила воли!

В моем понимании это не сила воли. Это глупость и неумение обозначать приоритеты. Мы не роботы. Десятки исследований доказывают, что после 55 часов работы в неделю продуктивность стремительно падает. Разницы между результатами 70-часовой рабочей недели и 55-часовой просто нет. Напротив, в долгосрочной перспективе недостаток отдыха и качественного сна приведет к тому, что вы начнете делать ошибки, которые будут стоить компании серьезных денег.

Буквально несколько недель такого насилия над собой, и ваши творческие способности, возможность концентрироваться и решать комплексные задачи, а также налаживать контакт с людьми резко пойдут ко дну. Это зачем?

Вы никому ничего не докажете, ночуя в офисе. Сфокусируйтесь на главном. Определите круг по-настоящему важных задач и сделайте их очень хорошо.

Нужно быть комфортно загруженным, а не загнанным. Самые успешные (и счастливые!) люди всегда при деле, но никуда не торопятся и не издеваются над собой. Гораздо лучше демонстрировать реальные результаты работы: классные идеи, подписанные контракты, разработанные продукты, а не просиженные штаны.

Воскресный check-in

Каждое воскресенье я завариваю чашку душистого чая и подвожу итоги прошедшей недели.

Первым делом оцениваю свой прогресс в достижении ключевых задач спринта, кратко (в два-три предложения) отвечая на три вопроса:

• Каких результатов удалось добиться?

• В чем возникли сложности, что я могу улучшить на следующей неделе?

• Чему новому я научилась?

Четкие критерии измерения, писал Питер Друкер[6]6
  Друкер П. Практика менеджмента. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015.


[Закрыть], помогают нам ставить цели и оценивать, насколько мы к ним продвинулись. Нашему мозгу важно получать обратную связь и видеть результаты усилий. Четкое осознание прогресса, пожалуй, один из самых сильных мотиваторов.

Далее я просматриваю список задач и электронную почту и решаю, на чем сфокусироваться в ближайшие семь дней.

Важно убедиться, что большая часть этих дел помогает продвинуться в достижении целей спринта. Все отобранные входящие задачи вношу в календарь.

Последний этап – спланировать отдых. Об этом многие забывают, поэтому время на него выделяется по остаточному принципу. Такой подход значительно портит качество жизни.

По статистике, самый грустный день недели не понедельник, а воскресенье, точнее, вечер воскресенья. Сколько раз ваши выходные были потрачены на бесцельное «втыкание» в телефон или телевизор и утомительное ничегонеделание? Вот-вот.

Исследования психологов (да и мой личный опыт) показывают, что безделье не приносит удовлетворения. Напротив, оно изматывает, и потом очень жалко потраченного времени. Так в довесок к отсутствию отдыха вы получаете чувство вины.

Качественный отдых, который заряжает физически и эмоционально, нередко требует подготовки. Если заранее не предупредить друзей, что в выходные вы их ждете в гости, то в последний момент вряд ли удастся всех собрать. Многие запоминающиеся активности (путешествия, походы в театры и музеи) нужно планировать заранее, поэтому без подготовки никуда.

У ПЛАНИРОВАНИЯ ОТДЫХА ЕСТЬ ВАЖНОЕ ПРЕИМУЩЕСТВО: ПРЕДВКУШЕНИЕ ПРЕДСТОЯЩИХ ЯРКИХ ПРИКЛЮЧЕНИЙ ДЕЛАЕТ НАС СЧАСТЛИВЕЕ В ТЕЧЕНИЕ ВСЕЙ НЕДЕЛИ

Обычно по воскресеньям я провожу полчаса за моим ежедневником. Подвожу результаты прошедшей недели, планирую следующую. Это простое упражнение помогает обрисовать четкую картинку всех дел на неделю и дает возможность взять максимум пользы и удовольствия из последующих 168 часов.