Текст книги "Управление проектами. Быстрый старт"

Управление проектами в XXI веке

Существуют ли какие-то различия между управлением проектами в XXI веке и сто лет назад? Я лично особой разницы не наблюдаю. Сегодня проекты управляются теми же методами, как и во времена строительства Ноева ковчега или средневековых замков. В современном мире, по сравнению с нашими древними коллегами, имеется гораздо больше инструментов, включая компьютеры и программные продукты для планирования, но я уверен, что основные процессы ничуть не изменились.

Управление проектами в Древнем мире происходило примерно следующим образом: какой-нибудь обладатель лишнего времени и денег замышлял проект. Утверждать проект не было необходимости, поскольку заказчиком чаще всего был правитель страны, с которым спорить не приходилось. Далее для управления и контроля реализации проекта нанимался (или «призывался») эксперт, которому по окончании работ отрубали голову. Сегодня, к счастью, менеджеров проекта не казнят, иначе эта тема не представляла бы для нас с вами такого интереса. Но я все-таки убежден, что основные процессы были такими же, как сегодня. Разрабатывалась идея, составлялся план, выполнялись работы, и проект завершался.

Даже повторяя некоторые процессы, которые применяли наши древние коллеги, мы называем их по-другому. Институт управления проектами (Project Management Institute – PMI) ведет активную деятельность по разработке универсальных стандартов, рекомендаций и терминологии управления проектами, которые можно использовать в любой промышленной области. Стандартизация названий процессов и деталей проектов дает возможность всем участникам одинаково воспринимать рабочую тему. Если вы сообщаете о проблемах с расписанием ресурсов (scheduling resources for tasks), мне становится сразу понятно, о чем идет речь и на каком этапе процесса управления вы находитесь.

Заинтересованное лицо (stakeholder) – любое лицо, имеющее личную заинтересованность в проекте.

Формула успеха проекта проста, она не менялась с самого зарождения проектных работ. Успешные проекты удовлетворяют или превышают ожидания заинтересованных лиц. Заинтересованным лицом может оказаться кто угодно, от короля или королевы, издавших указ о реализации проекта, до потребителя, оплачивающего выполнение проектных работ. Как менеджер проекта вы тоже являетесь заинтересованным лицом, наряду с руководителями отделов, членами проектной группы, поставщиками, потребителями и т. д. Заинтересованные лица играют в проекте разные роли. Эту тему мы обсудим в главе 3 «Инициация проекта».

Вернемся к нашему конфетному проекту. Появляется начальник и выдает какие-то высокопоставленные идеи по поводу проекта и внешнего вида конечного продукта. Вы аккуратно записываете каждое слово. Пока он говорит, в вашей голове начинается мыслительный процесс. Вдруг он произносит нечто невероятное: «Вам предоставляются неограниченный бюджет и любые необходимые сроки, чтобы обязательно выполнить этот проект и запустить производство. Качество большого значения не имеет. Нас не особенно беспокоит, что подумает о новых конфетах потребитель. Просто сделайте этот проект. Нам нужно, чтобы конфеты высыпались с конвейерной линии».

Ограничение – любое действие или обстоятельство, ограничивающее действия проектной группы.

Пришлось перечитывать, чтобы поверить в это? Знаю, что вы подумали, и вы правы. Все это больше похоже на второсортную научную фантастику. Каждое заявление начальника в его неправдоподобном монологе называется «ограничение». Ни один менеджер проектов никогда не работал в таких условиях. Любой проект имеет свои ограничения.

Еще не так давно опытные менеджеры проектов пропагандировали единственную в своем роде доктрину управления проектами в условиях трех главных ограничений, известных как «тройное ограничение». Оно налагалось на время, ресурсы и качество. Однако, исходя из определения (все, что ограничивает или диктует действия проектной группы), можно догадаться, что на самом деле существует гораздо более трех ограничений. Три указанных ограничения плюс удовлетворение потребителей оказывают наибольшее воздействие на результаты проекта, и именно поэтому им уделяется особое внимание. Рассмотрим каждое из них более подробно.

Время

Большинство проектов имеют определенный срок завершения. Если проект предполагает строительство нового торгового центра, который необходимо открыть до начала праздничного сезона покупок, можно утверждать, что этот проект ограничен в сроках. Сроки определяют способ осуществления и график проектных операций.

Заинтересованные лица или, может быть, заказчик проекта назначили срок открытия центра на 1 октября. Вы тщательно разрабатываете расписание проекта и представляете план, согласно которому проектные работы будут завершены в указанный срок. Учтите, что временные рамки, которые предполагают составление графика работ, могут создать некоторые интересные проблемы. Если по графику на определенном этапе работ запланирована бригада дорожных рабочих и в этот самый момент она не появляется, вы сталкиваетесь с дилеммой. В следующих главах, когда мы подробно коснемся вопросов расписания проекта, я дам вам некоторые рекомендации по разрешению подобных дилемм.

Ресурсы

Для выполнения плана любого проекта требуются ресурсы. Ресурсы могут включать людей, оборудование, материалы, деньги. Бюджет проекта также является ограничением, поскольку он лимитирует возможности группы получать ресурсы для выполнения проектных операций. В результате бюджетные ограничения сокращают содержание проекта. То есть некоторые результаты проекта, запланированные заказчиком, могут быть исключены из-за того, что бюджет не позволяет тратить дополнительных ресурсов на достижение таких результатов.

Бюджетные ограничения не должны быть сюрпризом для менеджера проекта. В процессе Планирования разрабатывается план ресурсов. У вас будет возможность обсудить его с заинтересованными лицами и определить, какие бюджетные или проектные доработки могут потребоваться в данном случае.

Качество

Качество является последним фактором тройного ограничения, но ни в коем случае не менее важным из всех. Качество гарантирует соответствие продукта требованиям и характеристикам, определенным в процессе планирования.

Проект торгового центра имеет множество ограничений по качеству. Например, существуют промышленные, государственные и местные постановления, которые необходимо соблюдать при строительстве. Для конструкции здания может потребоваться особая облицовка фасада, выходящего на улицу, или мраморные полы для входов в здание и особая плитка для других помещений и т. д.

Замеры и контроль качества гарантируют соблюдение перечисленных выше требований. Эти операции также обеспечивают соответствие проекта первоначальным требованиям.

Удовлетворение потребителей

Потребители являются основной причиной коммерческого существования компаний. Даже если каждый из нас может под присягой привести пример, опровергающий данную установку, потребители и их удовлетворенность товарами и услугами компании все равно остаются ключом к процветанию. Это относится и к управлению проектами. Время, бюджет и качество можно контролировать по плану, но вернуть неудовлетворенного потребителя невозможно.

Некоторые считают, что при хорошем качестве, т. е. выполнении требований проекта в соответствии с характеристиками продукта, и своевременной поставке товара или услуги в рамках бюджета потребитель не может остаться неудовлетворенным.

Я бы прокомментировала это утверждение с двух точек зрения. Во-первых, существуют проблемы взаимодействия и, во-вторых, проблемы построения межличностных отношений. Эти вопросы тесно взаимосвязаны. Если менеджер проекта отворачивается от потребителя из-за отсутствия коммуникационных навыков или неумения общаться с людьми, потребители не будут довольны проектом. Им может понравиться сам продукт, но не процесс реализации проекта. При более глубоком анализе этого вопроса выясняется, что потребительская неудовлетворенность (если во всех остальных отношениях они принимают товар) происходит из-за коммуникационных проблем и противоречий межличностных отношений. Мы посвятили этой теме целый раздел нашей книги. Постарайтесь усовершенствовать и развить эти навыки.

Жонглирование

Управление проектом в условиях тройного ограничения иногда больше похоже на жонглирование. Какую-то минуту все мячики находятся в воздухе, но вот один из них падает и закатывается в угол. Однако, как правило, ограничения предполагают определенный компромисс. Если главным ограничением является бюджет, тогда сроки и качество могут рассматриваться более гибко. Если определяющим моментом являются сроки, в таком случае для своевременного завершения проекта увеличивается бюджет. Все мячи можно одновременно удерживать в воздухе и управлять результатами проекта при условии понимания сути ограничений и их последствий. Ограничения существуют в каждом проекте, но они не должны препятствовать выполнению проектных работ.

Важным шагом на ранних этапах развития проекта является определение приоритетности ограничений. Например, зная, что сроки представляют собой основной объект внимания, вопросы бюджета и качества можно решать по мере их возникновения.

Но иногда выделить основное ограничение бывает непросто. Вот пример: начальник передал вам новый проект модернизации сети компании. Требуется до 1 ноября преобразовать сеть компании в соответствии с последними технологиями, при этом бюджет ни на цент не должен превышать 150 000 долл. США. Как в этой ситуации определить приоритетное ограничение? На первый взгляд, это невозможно. Проект в равной степени ограничен и бюджетом, и сроками. Тогда задайте начальнику вопрос: «Если бы перед вами стоял выбор – завершить проект к 1 ноября или остаться в рамках бюджета, что бы вы предпочли?» Если начальник выбирает бюджет, это говорит о том, что финансовый вопрос имеет преимущественное значение. Значит ли это, что сроки можно не соблюдать? Нет, это значит, что в случае возникновения каких-либо проблем начальника можно убедить более гибко подойти к решению вопроса сроков, так как вы понимаете, что бюджет в любом случае останется неизменным.

Ограничения, помимо трех основных, могут принимать и другие формы. Группа руководства может дать указания, ограничивающие деятельность проектной группы. Технологические требования могут предписывать использование в конкретном проекте определенного оборудования. Действия проектной группы могут определяться постановлениями правительства. Важно знать эти ограничения и соответственным образом учитывать их при планировании, оценке и контроле проектных операций. Ограничения составляют один из разделов журнала проекта.

И не забывайте продолжать обсуждение условий и статуса ограничений с куратором. Мы вернемся к этому вопросу на этапе планирования проекта.

Что делать дальше?

Получив определенный опыт в области управления проектами, возможно, вы решите официально подтвердить профессиональный статус менеджера проектов получением последипломного свидетельства или профессиональной сертификации. Многие предприниматели понимают значимость управления проектами и сертификации, поэтому при приеме на работу они требуют предъявления каких-либо документов, свидетельствующих о профессиональном уровне кандидата.

Сейчас многие высшие учебные заведения предлагают программы сертификации в области управления проектов. Как и все учебные программы, они включают набор курсов, некоторые из которых предусматривают наличие определенного количества часов практического стажа в данной области и различные экзамены. Такие программы (даже несколько курсов) станут прекрасным дополнением любого резюме. Тех, кто серьезно настроен на получение официального статуса, скорее всего, заинтересует именно сертификация. Но, может быть, вам это не подходит, тогда лучше всего выбрать несколько профессиональных курсов. Но в любом случае большинство факультативных программ вузов признаются представителями Института управления проектами (PMI), поэтому вам предоставляется возможность богатого выбора.

Профессиональная сертификация Института управления проектам (РМР – Progect Management Professional) пользуется наибольшим авторитетом в этой области. Если вы настроены на серьезную карьеру в области управления проектами, я настоятельно рекомендую получить степень РМР. Сертификат РМР гарантирует потенциальным работодателям и потребителям наличие у вас твердых знаний теории и практики управления проектами и навыков практической реализации этих знаний. Степень РМР открывает новые пути карьерного роста и убеждает работодателей и потребителей в том, что вы освоили все необходимые дисциплины и процессы управления проектами.

Помимо РМР, существуют другие сертификаты, которым также стоит уделить внимание. CompTIA Project+ представляет собой сертификат, который можно получить отдельно или в дополнение к РМР.

Институт управления проектами был основан в 1969 году с целью разработки единых стандартов практики управления проектами для всех областей. Институт успешно достиг своих целей, определив стандарты технологии управления проектами, принятые во всем мире. Все процессы и технологии сформулированы в «Руководстве к своду знаний по управлению проектами» (PMBOKGuide). Также предлагается огромное количество учебников и книг, в которых подробно описываются технологии Института управления проектами. Возможно, вы захотите ознакомиться с ними, прочитав эту книгу. Как уже упоминалось, данная книга написана на основе методов и процессов, определенных PMI, так как они являются стандартами в этой области.

Для сдачи экзамена на степень РМР требуется заполнить и подать заявку. Кандидат может отправить заявку в режиме он-лайн по адресу www.pmi.org (для России – www.pmi.ru – прим. перев.). Помимо этого, кандидат должен соответствовать определенным требованиям. Необходимо представить документальное свидетельство о прохождении не менее 35 ч очного обучения в области управления проектами. Пройденная программа обучения может включать семинары, профессиональные мастер-классы, курсы в вузе, учебные тренинги. В заявке необходимо указать названия и даты прохождения курсов, а также количество часов обучения по заявленному предмету.

Кандидат также должен иметь определенное количество часов практической работы в области управления проектами. На момент публикации этой книги Институт установил требование 4500 ч практического опыта при наличии высшего образования со степенью не ниже бакалавра. При наличии диплома о полном среднем образовании требуется представить документальное подтверждение 7500 ч практического опыта управления проектами. Для получения форм, необходимых для удостоверения опыта работы, посетите сайт Института управления проектами.

Экзамен на степень РМР проводится в центрах тестирования, расположенных в крупных городах по всей стране. Адрес ближайшего центра можно узнать у представителей Института или на Web-сайте. В центре тестирования вы должны предъявить удостоверение личности и сдать на хранение все личные вещи. В экзаменационную аудиторию не разрешается проносить ничего. Центр тестирования предоставляет калькулятор, карандаш, бумагу для черновика. Итоги экзамена подводятся сразу после его завершения, так что результаты можно узнать прямо на месте. На решение 200 экзаменационных вопросов, отобранных случайно и относящихся к пяти группам процессов (инициация, планирование, выполнение, мониторинг и контроль, завершение), а также к области с названием «Профессиональная ответственность», отводится 4 ч. Для успешной сдачи экзамена необходимо набрать не менее 70 баллов. Все вопросы, оставшиеся без ответа, засчитываются как неверные ответы, поэтому лучше отвечать наугад, даже если вы не знаете правильного решения.

Если вы серьезно намереваетесь сдавать экзамен на степень РМР, для подготовки к нему я рекомендую изучить еще одну книгу Sybex под названием РМР: Project Management Professional Study Guide (РМР: руководство по профессиональному изучению управления проектами) (автором которой является ваш покорный слуга). В ней приведены сотни примеров экзаменационных вопросов, множество практических примеров, которые помогут применить полученные знания, а также в конце каждой главы производится анализ конкретных случаев из практики управления проектами, при котором используются процессы, рассмотренные в книге.

PMI предъявляет несколько требований к кандидатам на сертификацию. Вся последняя информация находится на сайте Института.

Даже если вы не собираетесь сдавать экзамен, подумайте о том, чтобы зарегистрировать свое членство в PMI в местном отделении организации. (Для этого не нужно получение сертификата РМР.) На сегодня в PMI состоит более 86 000 членов из 125 стран. Местные отделения имеются во всех крупных городах США. Чтобы найти ближайшее к вам отделение, посетите сайт PMI по адресу www.pmi.org (в России – www.pmi.ru – прим. перев.). Я настоятельно рекомендую наладить контакт с вашим местным филиалом. У вас появится возможность поделиться опытом с другими менеджерами, получить новые навыки, изучить последние технологии. PMI прилагает много усилий, чтобы поддерживать стандарты и пропагандировать этические нормы. Институт предлагает различные издания, курсы, семинары и многое другое, чтобы обучать новых менеджеров проектов и пополнять знания опытных профессионалов.

Организация CompTIA специализируется на сертификации базовых знаний и практики в области информационных технологий (IT). Она не проводит тестирования по каким-либо конкретным брендам оборудования или программного обеспечения (за исключением тестов по Linux). Вместо этого проводится экзамен по базовым знаниям этих тем. (Может быть, вы слышали о тесте на получение сертификации CompTIA А+, связанной с базовыми знаниями компьютерного оборудования.)

Недавно CompTIA отказалась от специализации на информационных технологиях. Экзаменационные тесты Project+ по базовым знаниям и практике управления проектами основаны на методике PMI. Это идеальное испытание для новичков. Можете обдумать возможность сдачи этих тестов в целях ознакомления с сертификационным тестированием, так как программа Project+ не предъявляет таких высоких требований, как экзамен РМР.

CompTIA не предъявляет никаких особых требований к кандидатам, кроме твердых знаний технологии и терминологии PMI. За более подробной информацией обращайтесь на сайт организации по адресу www.comptia.com.

В подготовке к экзамену Project+ вам поможет книга Sybex под названием CompTIA Project+ Study Guide (Учебное руководство по CompTIA Project Plus).

Существует множество учебных программ в области управления проектами. Многие организации предлагают целый набор услуг, от сертификации до степени магистра. Их можно выбирать в зависимости от степени личной заинтересованности. Обратитесь в местные высшие учебные заведения и университеты. Если вам не хочется садиться за парту, поищите он-лайновые курсы в Интернете. Вас приятно удивит количество предложений в этом формате.

Необходимые термины

Процесс завершения (Closing process)

Совместное размещение (collocation)

Ограничения (constraints)

Потребитель (customer)

Процесс выполнения (Executing process)

Функциональные организации (Functional organizations)

Эстафетная передача (handoff)

Процесс инициации (Initiation process)

Матричные организации (matrix organizations)

Процесс мониторинга и контроля (Monitoring and Control process)

Процесс планирования (Planning process)

Жизненный цикл проекта (project life cycle)

Управление проектами (project management)

Институт управления проектами (Project Management Institute – PMI)

Проектно-ориентированные организации (projecticized organizations)

Заинтересованные лица (stakeholders)

Вопросы для повторения

1. Что такое управление проектами?

2. В чем состоит преимущество проектно-ориентированных организаций?

3. Перечислите пять групп процессов управления проектами.

4. Назовите три задачи, которые необходимо выполнить в ходе процесса планирования.

5. Назовите три задачи, которые необходимо выполнить в ходе процесса выполнения.

6. Какой процесс управления проектами игнорируется чаще всего?

7. Перечислите минимум три критерия проекта.

8. Сформулируйте определение ограничения.

9. Перечислите три составляющие тройного ограничения. 10. Что значит степень РМР?