Текст книги "Управление проектами. Быстрый старт"

Глава 2. Развитие навыков управления проектами

Менеджеры проектов талантливы во многих областях. Для достижения успеха в области управления проектами нужно овладеть различными навыками. Большинство из навыков и умений, которые мы обсудим в этой главе, могут понадобиться в любой другой профессии. (Навыки, необходимые только для управления проектами, мы рассмотрим в следующих главах.)

Самым главным навыком для успешного управления проектом является коммуникабельность (способность к взаимодействию). В данной главе мы рассмотрим непреходящее значение эффективного взаимодействия[5]5
  В русскоязычной литературе иногда используется термин «коммуникации». Однако семантическое поле термина «коммуникации» в русском языке очень широкое и в нашем случае точнее будет использовать термин «взаимодействие» – прим. ред.


[Закрыть], и эта сфера деятельности станет основой всех тем, обсуждаемых в настоящей книге. Второе по значимости место в успешной карьере менеджера проектов занимают организационные навыки. Они включают такие понятия, как использование методов управления временем, определение приоритетов, управление информацией.

В конце этой главы вы встанете на твердую почву навыков управления для осуществления своего следующего проекта.

В этой главе:

Навыки общего управления;

Организационные технологии;

Навыки и стили взаимодействия;

Обмен информацией;

Активное выслушивание.

Обо всем понемногу

Применение технологии управления проектами к отдельным проектам предполагает использование уникального набора навыков и умений. Данная книга поможет вам развить некоторые из этих навыков либо, как минимум, раскроет их, с тем чтобы вы могли изучить и даже попрактиковать те, с которыми вы еще не знакомы. Прочитав эту книгу, вы должны осознать сущность жизнедеятельности менеджера проектов и произвести определенную самооценку: насколько вы готовы сделать решительный шаг.

Если вы любите работать с людьми на всех уровнях организации, выполнять разнообразные действия, управлять результатами и контролировать их, решать проблемы, вам непременно понравится мир управления проектами. Это совершенно разноплановый род деятельности, поскольку двух одинаковых проектов не бывает. Можно применять одну технологию, но продукт, заинтересованные лица, компания и даже страна, где вы работаете, всегда разные.

Часто организации делают ошибку, назначая своих ведущих специалистов руководителями проектов. Логика такого решения заключается в том, что если сотрудник является превосходным программистом, инженером или исследователем, то он автоматически станет профессиональным менеджером проекта. Это далеко не всегда так. Квалифицированный программист может обладать врожденными способностями для управления проектами, но я часто наблюдал прямо противоположные ситуации. Опытные специалисты-техники, назначенные менеджерами проектов, идут ко дну. Однако такое не должно произойти с вами. После тщательного изучения технологии управления проектами и некоторой практики ваши проекты будут проходить «на ура».

Управление проектами дает возможность получить знания и накопить потенциальный опыт во многих областях. Как менеджер проекта вы не обязаны быть экспертом в области своего текущего проекта, так как ваша основная квалификация – управление проектом. Однако большинство работодателей предпочитают кандидатов, которые имеют некоторый опыт или знания в данной области. Нет необходимости обладать экспертными знаниями по каждому аспекту данной области, но хотя бы какая-то общая осведомленность определенно даст серьезное преимущество перед другими кандидатами. Если проект осуществляется в совершенно новой, только что появившейся сфере, имейте в виду, что вам будут помогать технические эксперты, которые предоставят конкретную информацию, необходимую для текущего проекта. Они дадут детальные сведения по мероприятиям, необходимым для составления проектного плана, и обеспечат общую оценку таких мероприятий.

Самые важные навыки менеджера проекта – профессиональное мастерство устного и письменного общения (взаимодействия), изрядные организационные навыки, опыт общего руководства, включая бюджетирование и создание коллектива, умение вести переговоры и решать проблемы, искусство обращения с людьми. Управление проектами – это не просто один набор определенных навыков или один способ решения задачи. Это знание понемногу обо всем. Менеджеров проектов называют «миля в ширину, дюйм в глубину». Это выражение характеризует обширность набора навыков, которые потребуются для успешного руководства следующим проектом.

Менеджеры проектов представляют собой милю в ширину и дюйм в глубину, т. е. они обладают навыками в самом широком спектре дисциплин общего менеджмента.

Основополагающим профессиональным навыком менеджера проекта является навык взаимодействия. Он включает искусство устного общения и мастерство письменной взаимодействия. Менеджер проекта осуществляет функцию основного взаимодействия по нему. Он ведет переговоры с заинтересованными лицами, членами проектной группы, клиентами, поставщиками, высшим руководством и т. д. Он также составляет текущие отчеты, кипы проектной документации, отчеты по конкретным вопросам, электронные письма и т. п. Чем легче проходит взаимодействие, тем эффективнее развивается проект. Значит ли это, что по ходу дела не будет возникать никаких проблем и конфронтация с заинтересованными лицами или членами проектной группы исключена? Конечно нет! Но это значит, что каждый будет знать, что от него хотят, каждый в любой момент будет понимать статус проекта и с уверенностью предполагать, что ожидать в дальнейшем.

Предоставление нужной информации нужным людям в нужный момент является одним из определяющих факторов успеха проекта. Следуя этому правилу, невозможно переборщить взаимодействия.

Во второй части этой главы мы более подробно рассмотрим удачные и неудачные методы взаимодействия и многие другие навыки общения.

«Куда я дел ключи?» Вы когда-нибудь задавали себе этот вопрос, выбегая из дома на работу или на важную встречу? Я сталкивалась с этой проблемой постоянно, пока не прибила рядом со входом в гараж крючок, куда стала вешать ключи, приходя домой. Этот незначительный пример наглядно демонстрирует, как организационные навыки помогают в управлении проектами. Если каждое утро тратить время на поиск ключей, что-то остается несделанным (например, вы не успеете проскочить час-пик). Это также относится и к проектной работе. Если постоянно терять время на поиск нужных документов, пачками разбросанных по всему офису, или полдня тратить на второстепенные вопросы и электронную почту, работа идет вхолостую, а драгоценное время можно было бы провести, решая более существенные вопросы.

Так как же регулировать всю эту проектную информацию и выделять важные сообщения и проблемы в течение дня? Некоторые основные организационные методы дадут вам нужное направление мыслей. Помните, в главе 1 «Строительство фундамента» мы обсуждали различные способы сбора информации с использованием журнала проекта или интранета компании? Это и есть один из организационных методов, который можно непосредственно применять для любой проектной документации. Осуществление всей канцелярско-бумажной работы в одном месте почти автоматически организует проектную деятельность (конечно, при условии, что вся информация действительно будет размещена в журнале или в соответствующих папках на сервере). В последующих главах мы поработаем с журналом проекта, включая его содержание и способы внесения информации. Этот метод, конечно, упорядочит проектную документацию, но что делать с распределением времени и всеми этими электронными сообщениями, голосовой почтой (автоответчиком), постоянными вмешательствами извне? Я перечислил всего лишь несколько проблем, возникающих по ходу дела.

Организация работы – тема, охватывающая многие аспекты, включая планирование времени, определение приоритетов и информацию. Рассмотрим некоторые методы работы в каждой из областей.

Сколько раз в конце дня вы удивлялись: «На что ушло время?» Вы смотрите на часы: 17:15, но чувствуете, что не сделали практически ничего. Если для вас такая ситуация типична, это означает, что день управляет вами, а не наоборот, как должно быть.

Каждый из нас получает только 24 ч для выполнения задач на данный день. Однако некоторым за этот срок удается сделать в два раза больше работы, чем всем остальным. Но в их распоряжении не больше времени, чем у других. Как им это удается? Они добиваются этого при помощи правильного распределения времени. Распределение времени – это процесс контроля приоритетов в течение определенного периода. Звучит достаточно банально, но это так и есть. Все начинается со сверки календаря и составления списка дел на каждый день. Уже только эти два действия могут значительно снизить возможность выхода рабочего дня из-под контроля. Я обнаружила, что список дел на текущий день помогает мне определить приоритеты и дела, которым стоит уделить особое внимание.

В продаже имеются несколько инструментов организации времени. Как минимум они включают календарь, список дел, ежедневник, список контактов. Эти органайзеры можно приобрести в печатном или электронном формате. Я предпочитаю электронные версии, которые позволяют не только держать список деловых встреч, текущих дел и контактов в одном месте, но и постоянно иметь при себе последний вариант текущего отчета по проекту, важную проектную информацию, подробно разработанный план проекта. Если на встрече по другой теме у кого-то возникнет вопрос по проекту, вся последняя информация у меня под рукой.

Однако необходимо помнить правило из главы 1: инструмент полезен только тогда, когда им умеешь пользоваться. Запишитесь на специальные курсы, чтобы извлечь максимум выгоды из вашего органайзера.

Используйте единый инструмент для организации всех встреч, дел и контактов. Разместите деловую и личную информацию не в двух органайзерах, а в одном, чтобы при планировании не возникало накладок.

Главное правило этой главы – использовать только один инструмент! Одна моя знакомая менеджер одновременно пользовалась тремя органайзерами. Это сводило ее с ума, потому что она никогда не знала, где ей нужно быть в следующий момент. Один органайзер предназначался только для встреч, дел и заметок по определенному проекту. Другой – для общих задач управления компанией (контрольный вопрос: в организации какого типа она работает?). А третий она использовала только для личных дел! Можно только вообразить, что происходило, когда наступала ее очередь забирать детей с тренировки по футболу (дело, записанное в органайзере номер три), а ей нужно было бежать на собрание по проекту, назначенное на это же время (записано в органайзере номер один). Фиксируйте все встречи и дела в одном органайзере. Если вы пользуетесь электронным инструментом, таким как Microsoft Outlook, при желании личные дела можно маркировать отдельно, и они будут скрыты от посторонних глаз.

Существует множество курсов и книг по распределению и планированию времени. Я лично советую вам пройти курс по управлению временем, даже если вы считаете, что прекрасно справляетесь с этим вопросом. Там вы непременно получите полезные рекомендации и советы, которые повысят вашу профессиональную квалификацию.

Распределение времени в соответствии с важностью и срочностью задачи, которую необходимо решить, поможет сосредоточиться на нужных вопросах. Большинство приоритетов распределяются по четырем зонам. Я называю их пожарная зона, зона планирования, зона простоя, зона поиска новой работы. Рассмотрим каждую из них подробнее.

Пожарная зона

Пожар должен быть ликвидирован немедленно, иначе проблема только усугубится. Нужно отложить остальные дела и сосредоточить все усилия на решении неожиданных проблем. Чаще всего в этой зоне возникают аварийные ситуации, незапланированные риски, коммерческие или служебные помехи. Как правило, менеджеры стараются максимально сократить свое пребывание в этой зоне, так как она съедает все время понапрасну. Этого можно добиться, дольше оставаясь в зоне планирования.

Зона планирования

Каждый новый день добавляет новые задачи к тем, которые не удалось выполнить вчера. Несколько минут, потраченных каждое утро на определение неотложных дел и составление списка их приоритетности, помогут задать тон целого дня. Чтобы определить приоритеты, задайте себе вопрос: «Что сегодня нужно сделать обязательно?» По возможности, поручите дела, которые не требуют вашего личного участия, другим членам проектной группы. Планирование позволяет осуществлять контроль над собой. Эту зону лучше рассматривать не как пожарную, а как антисейсмическую: важно создать надежную структуру, но, к счастью, эта структура в данный момент не находится под прямой угрозой. Если уделять планированию особое внимание, вы вряд ли окажетесь в пожарной зоне. Также важно постоянно пересматривать список дел и приоритетов. То, что сегодня казалось жизненно важным и неотложным, с течением времени может переместиться в самый конец списка.

Зона простоя

Сигнал воздушной тревоги выключается, но реальный кризис не наступил. В этой зоне существуют необязательные собрания, незначительные электронные письма и голосовые сообщения, почтовый «мусор», случайные посетители, заглянувшие поделиться впечатлениями о поездке на Гавайи, и т. д. Будьте дисциплинированны и нажмите клавишу Delete. Ведь вы не обязаны читать каждое письмо, пришедшее на ваш адрес. Скажите вашему коллеге, что вы мечтаете услышать рассказ о Гавайях, но только в обеденный перерыв или после работы, когда вы сможете уделить все свое внимание его истории и фотографиям. Старайтесь находиться подальше от этой зоны, потому что она реально убивает время, а дело стоит на месте.

Зона поиска новой работы

Никаких сигналов тревоги не выключается, никаких кризисов не происходит, нет никаких причин тратить время на планирование времени. Черт, нет никаких причин вообще делать что-либо! Можно представить, что включает эта зона: игра в кости, прогулки по Интернету, демонстрация фотографий поездки на Гавайи всем коллегам, посторонняя документация, ненужная электронная почта и т. д. Если вы часто оказываетесь в этой зоне, пора задать себе несколько трудных вопросов: действительно ли вам нравится эта работа? Имеет ли она смысл и результат или это просто трата времени? Завсегдатаям этой зоны пора заняться поиском новых возможностей самореализации.

Применение данных категорий для распределения дел по мере их возникновения поможет определить очередность решения вопросов: какие требуют немедленного внимания, а какие могут подождать. Процесс часто происходит следующим образом: наиболее важные и срочные дела решаются в первую очередь – нужно тушить пожар. Однако тот, кто слишком часто попадает в режим пожаротушения, скорее всего, уделяет недостаточно внимания планированию, либо проект вышел из-под контроля и требует принятия немедленных и радикальных мер. Например, настал момент пересмотра масштаба и цели проекта или его полного закрытия. Постарайтесь не попадать в эту зону, сконцентрировав все внимание на зоне планирования. Выделите в своем расписании время для планирования и составления ежедневного списка текущих дел. Проведя первую половину дня в зоне планирования, вы в результате сэкономите огромное количество времени.

Старайтесь избегать пожарной зоны, используя соответствующие методы планирования.

Основные факторы пустой траты времени находятся в зоне простоя и зоне поиска новой работы. Старайтесь максимально ограничивать время, которое уходит у вас на события, происходящие или не происходящие в этих зонах, тогда у вас останется больше возможностей для планирования и, при необходимости, тушения пожара.

Эти зоны можно использовать для принятия решений о планировании действий по проекту, методах решения проектных задач, а также о том, на какие письма и телефонные звонки следует ответить в первую очередь, какие собрания посетить и т. д. Если дело неважное или бессмысленное, не тратьте на него драгоценного времени.

Сознаюсь: я информационный наркоман. Я обожаю узнавать новые вещи и откапывать все факты. Но всегда важно уметь определить важную информацию, чтобы отделить полезное от не очень полезного. Если не уметь управлять потоком, вы утонете в море ненужных деталей.

Сегодня мы подвергаемся информационной бомбардировке. Избыток информации обрушивается на нас в основном в двух формах: электронная и голосовая почта. Ниже я дам несколько советов о том, как справляться с этим потоком.

Информация поступает из различных источников, а проекты имеют тенденцию быстро накапливать ее. Одна лишь электронная почта может наполнить одну-две комнаты папками-скоросшивателями. Нужно ли распечатывать все письма и архивировать их в журнале проекта? Это зависит от многих факторов. Решение принимается на основе личных предпочтений, наряду с приоритетностью и значением электронной почты. Если именно электронная почта является потенциальным источником основных проблем для всего коллектива или имеет отношение к задержкам поставок либо может доказать, что функциональный руководитель не особо настроен на сотрудничество, я бы посоветовала сохранять распечатки писем для справок.

Рассматривайте каждую единицу информации только один раз и сразу же обработайте ее соответствующим образом – удалите, пошлите ответ или сложите ее в архив.

На мой взгляд, один из лучших советов в отношении управления информацией – это идея однократной обработки каждой единицы информации, будь это электронное или голосовое сообщение, межофисная или обычная почта. Когда я впервые узнала об этом, данный совет касался только обычной почты и межофисных меморандумов, так как электронной и голосовой почты тогда не существовало. Да уж, это многое говорит о моем возрасте. Но вскоре я понял, что этот принцип имеет отношение к любой информации или корреспонденции, попадающей на рабочий стол, – обычная почта, электронные и голосовые сообщения и т. д. Прочитав электронное письмо, обработайте его. Если нужно сохранить, переместите его в соответствующую папку. Если нужно распечатать – распечатайте и положите в скоросшиватель. Если письмо не имеет отношения к проекту или бесполезно, сотрите его. Аналогично поступайте с печатной корреспонденцией на бумаге. Прочитайте ее один раз, затем обработайте соответствующим образом.

Электронная почта – уникальный инструмент, обладающий многими полезными функциями, которые можно использовать в следующих проектах. Большинство систем электронной почты позволяют создавать личные папки. Я рекомендую создать отдельную папку для конкретного проекта, может быть, даже с серией нижележащих папок внутри для хранения электронной корреспонденции из различных источников, например для переписки с поставщиками, членами проектной группы, потребителями и т. д. Используйте функциональные возможности системы электронной почты для обработки всего объема получаемых электронных сообщений. Например, можно задать критерии, по которым важные письма будут автоматически перемещаться в особую папку, а «макулатура» – удаляться. Создание правил фильтрации «макулатуры» и немедленное перемещение ее в мусорную корзину сэкономит огромное количество времени. У вас не будет соблазна открыть письмо только потому, что оно попало в ваш ящик, а также не придется тратить время на удаление такого письма вручную.

Правила и критерии – очень полезный инструмент, позволяющий легко распределять сообщения по соответствующим папкам, менять цвет входящих сообщений (я, например, пометил всю корреспонденцию начальника красным цветом, чтобы ничего не упустить) или удалять то, что вас не интересует. К сожалению, невозможно установить критерии, которые могли бы подсказывать, как и когда нужно отвечать. Это вы должны решать самостоятельно, на основании самого письма, личности его автора и содержания.

Можно в течение дня выделить время для чтения электронной почты и рассылки ответов. Иногда вполне достаточно проверять почту каждые два часа, а в промежутке заниматься другими производственными вопросами. Но хочу предупредить: это довольно сложно. Если вы похожи на меня, то, увидев уведомление «новое письмо», вы тут же бросаетесь к почтовому ящику. А это и есть пустая трата времени, потому что отвлекает от основного дела, над которым вы работали в данный момент (например, проектный план или график). Вы оставляете дело, идете читать сообщение, запутываетесь в лабиринте собственных мыслей, отвечаете, потом, может быть, переживаете полученную корреспонденцию и забываете то, чем занимались, и ход своей мысли до того, как стали читать письмо. Попробуйте, может, планомерная проверка почты каждые два часа или в любой другой промежуток времени окажется эффективной для вас.

Голосовая почта

Голосовая почта – еще один потенциальный пожиратель времени. Простого способа фильтрации входящих сообщений не существует, но можно применять некоторые принципы, которые мы уже обсудили. Прослушайте сообщение один раз и отреагируйте на него. Перезвоните, передайте сообщение или удалите его.

Оставляя голосовые сообщения, говорите четко и медленно и возьмите за правило дважды повторять номер своего телефона. Адресата всегда раздражает необходимость несколько раз прослушивать сообщение, чтобы уловить координаты звонившего.

Несколько лет назадудруга я перенял еще одно полезное правило. Часто, когда я дома занимаюсь какими-то личными делами (да, представьте себе, иметь личную жизнь за рамками текущего проекта просто необходимо), мне в голову приходят идеи, касающиеся моего проекта, которые я хотел бы запомнить. Может быть, нужно совершить важный звонок или встретиться с кем-то из проектной группы. Позвоните себе на работу и оставьте сообщение о том, что бы вы хотели сделать завтра. (Только не спрашивайте себя, как дела, как поживаешь, и все будет путем.) Т-с-с, тихо, не говорите никому, но я пользуюсь этим способом и на работе, когда вспоминаю о чем-то, что нужно сделать дома. Я звоню домой и оставляю сообщение на автоответчике.

Пользуйтесь голосовой почтой как полезным инструментом напоминания. Оставляйте себе сообщения, когда вспоминаете о чем-то важном, что вы не хотели бы забыть.

Всякая всячина

Мы уже обсуждали идею журнала проекта. Это прекрасный инструмент организации управления проектом. Еще один полезный инструмент – контрольный список. Таблица контрольного списка, приведенная в главе 1, включает большинство вопросов, которые вносятся в журнал проекта и могут быть использованы для обеспечения выполнения всех необходимых текущих операций.

Это может показаться шаблонной практикой, но именно такая практика упорядочивает работу всех участников. Назначьте определенное время для текущих производственных собраний, например каждый первый и третий четверг в 10 утра. Также запланируйте собрания проектной группы на соответствующее время. Посетив такие собрания один-два раза, участники уже будут знать, что от них требуется и какую информацию они должны представить на таких собраниях, и придут подготовленными.

Я являюсь сторонником теории управления информацией Альберта Эйнштейна. Он любил повторять что-то вроде «Зачем запоминать, если я могу найти информацию в книге?» Где-то я слышал, что он не помнил даже собственного номера телефона, потому что всегда мог посмотреть его в телефонном справочнике. Это, конечно, перебор, но, в принципе, зачем запоминать то, что можно записать на бумаге или на электронном носителе? Возьмите за правило везде носить с собой органайзер, чтобы кратко записывать идеи или напоминания, когда они приходят в голову. Если при вас нет органайзера, оставьте себе сообщение на автоответчике.