Текст книги "Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе"

2. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Грамотное ведение делопроизводства организации, предприятия немыслимо без качественно составленной сводной номенклатуры дел. Номенклатура дел кадровой службы является составной ее частью или разделом. Естественно, что в номенклатуре дел кадровой службы должны учитываться не только общие требования к ее составлению, но и специфика данного направления деятельности предприятия в целом.

Номенклатура дел службы управления персоналом – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы управления персоналом, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел службы управления персоналом является частью сводной номенклатуры дел организации и составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в кадровой службе.

Номенклатура дел службы управления персоналом выполняет следующие задачи:

• распределение исполненных документов в дела;

• систематизация дел;

• закрепление индексов дел;

• установление сроков хранения дел;

• служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов на уничтожение дел;

• является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения и схемой справочной картотеки (при ее наличии) на исполненные документы.

В соответствии с требованиями подраздела 3.4. Основных правил работы архивов организаций (решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., далее – Основные правила) номенклатура дел кадровой службы формируется в виде таблицы.

В первой графе ее указывается индекс дела; во второй – заголовок дела; в третьей – количество дел; в четвертой – срок хранения дела и номер статьи перечня; в пятой графе – примечания.

В соответствии с требованиями Основных правил в начале номенклатуры структурного подразделения указываются организационно-распорядительные документы.

Если в делопроизводстве предприятия образуются законодательные, нормативные и другие руководящие документы, поступающие из вышестоящих организаций, их необходимо выделить в самом начале номенклатуры. В соответствии с Типовым перечнем необходимо сразу предусмотреть их разделение: законы, протоколы, приказы и т. п., указанные в ст. 1 «б», 5 «а» – «д», 6 «а», и аналогичные документы, если они не слишком большого объема. Их можно объединить в одно дело, так как срок хранения данного дела – «до минования надобности». Но можно формировать и раздельно (по видам, рассматриваемым вопросам и т. п.).

Следует отметить и необходимость учета в номенклатуре только тех документов, которые были присланы именно конкретному предприятию официально (прошли регистрацию в соответствующей службе предприятия). Если предприятие частное и не имеет вышестоящей организации, руководящие документы вышестоящих организаций у него не образуются. И тогда номенклатура дел начинается с внутренних руководящих документов.

Внутренние руководящие документы могут формироваться по аналогии с руководящими документами вышестоящих организаций. Кадровая служба предприятия обычно не разрабатывает большого количества внутренних руководящих документов, поэтому они если и поступают в нее, то только в виде копий и формируются в отдельное дело. Отдельным делом можно расположить копии учредительных документов предприятия, необходимых кадровой службе для выполнения решений, входящих в ее компетенцию, отдельным делом – приказы генерального директора по основной деятельности. В то же время самой службой управления персоналом могут разрабатываться и отдельные документы по организационным вопросам, входящим в ее компетенцию (положение о премировании, положение о работе с резервом и т. п.). Такие документы будут относиться к категории дел постоянного хранения и должны вестись отдельно.

После внутренних руководящих документов обычно располагаются документы по личному составу: приказы по личному составу, личные дела, личные карточки работников и т. п.

Для личных дел работников указывается единый (групповой) заголовок. Исключение составляет личное дело руководителя предприятия, а также «личные дела членов руководящих, исполнительных контрольных органов…; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания», отнесенные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее – Типовой перечень) к категории дел постоянного хранения (ст. 337а). Личные дела, указанные в данном подп. «а» приведенной статьи, в номенклатуре дел указываются перед личными делами остальных работников.

Ведение личных дел для должностных лиц, не являющихся госслужащими, не обязательно. Но ведение личных карточек работников обязательно. Карточки вносятся в номенклатуру дел кадровой службы отдельным заголовком.

При отсутствии на предприятии личных дел работников отдельным делом в номенклатуре следует указать трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, заключаемые с работниками в процессе их трудовой деятельности.

Отдельным делом в номенклатуру дел кадровой службы вносятся подлинные личные документы: трудовые книжки и иные возможные личные документы работников.

Также отдельными делами формируются протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; квалификационные требования; документы (представления, ходатайства, характеристики и т. п.) о награждении, присвоении званий, присуждении премий и документы о выдаче дубликатов документов к государственным наградам (заявления, справки).

В качестве справочного аппарата в номенклатуру дел вносятся книги и (или) указатели к приказам по личному составу, книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников, личных дел, личных карточек, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

После документов по личному составу в номенклатуре перечисляется переписка: о приеме, распределении, перемещении, учете кадров (ст. 334); о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников; переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий (срок хранения 5 лет ЭПК); о потребности в работниках, об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок и т. п. (5 лет). Встречается и переписка с меньшим сроком хранения.

Документы по учету и бронированию военнообязанных также необходимо внести в номенклатуру дел отдельной группой: отчеты и переписка. Если отчет оформляется как самостоятельный документ, его необходимо указать отдельным делом. Если отчет направляется сопроводительным письмом, то ввиду одинакового срока хранения допускается формировать его в деле с перепиской по данному вопросу (ст. 353), как и списки военнообязанных (ст. 350), объединив группу таких документов под общим названием раздела с расшифровкой по видам документов.

Остальные документы номенклатуры дел кадровой службы – это документы оперативного характера и имеющие минимальный срок хранения (1 год): документы лиц, не принятых на работу, график предоставления отпусков, график проведения аттестации, установления квалификации и т. п.

В конце номенклатуры дел кадровой службы целесообразно указать саму номенклатуру дел, оформив ее в соответствии с приложением 8 Основных правил, подписав ее у руководителя кадровой службы и лица, ответственного за архив предприятия, и в установленном порядке согласовав с экспертной комиссией кадровой службы предприятия (при ее наличии).

Ниже приведена примерная номенклатура дел службы управления персоналом предприятия, соответствующая Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ «Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам на государственное хранение».

При составлении номенклатуры дел службы управления персоналом следует руководствоваться уставом или положением об организации, положением о службе УП, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Росархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел службы кадров за предыдущие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Примерная номенклатура дел службы управления персоналом предприятия¹

Индекс

дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во ед. хр.

Срок хранения дела и номера статей по перечню

Примечание

Организация управления кадрами

08-01

Документы (законы, указы, распоряжения, постановления и др.) высших органов государственной власти и управления. Копии

До минования надобности (ДМН), ст. 1

Относящиеся к деятельности организации – пост., ст. 1

08-02

Приказы (распоряжения) руководителя организации о приеме, переводе, увольнении работников

75 лет ЭПК, ст. 6 (б)

08-03

Приказы (распоряжения) руководителей организации о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников

5 лет, ст. 6 (б)

08-04

Приказы (распоряжения) руководителей организации по административно-хозяйственной деятельности

5 лет, ст. 6 (в)

08-05

Приказы руководителя организации по основной деятельности. Копии

ДМН, ст. 6 (а)

08-06

Штатное расписание организации (утвержденное)

Постоянно, ст. 32 (а)

08-07

Положение о кадровом органе и должностные инструкции сотрудников

Постоянно, ст. 16, 35

08-08

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Постоянно, ст. 333

08-09

Резерв

08-10

Резерв

Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

08-11

Переписка о приеме, распределении перемещении, учете кадров

5 лет ЭПК, ст. 334

08-12

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5 лет, ст. 335

08-13

Записки, заменяющие приказы по личному составу

75 лет ЭПК, ст. 336

08-14

Записки, заменяющие приказы по личному составу о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках

5 лет, ст. 336

08-15

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания

Постоянно, ст. 337 (а)

08-16

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) работников

75 лет ЭПК, ст. 337

08-17

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел

75 лет ЭПК, ст. 338

08-18

Личные карточки работников (в том числе временных работников)

75 лет ЭПК, ст. 339

08-19

Характеристики работников, не имеющих личных дел

75 лет ЭПК, ст. 340

08-20

Документы (заявления, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу

1 год, ст. 341

08-21

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования, ст. 342

08-22

Невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

Не менее 50 лет, ст. 342

08-23

Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 лет, ст. 343

08-24

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности

Постоянно, ст. 344

08-25

Документы (выписки из протокола, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

75 лет ЭПК, ст. 345

08-26

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности

3 года, ст. 346

08-27

Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей

3 года, ст. 347

08-28

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет

15 лет, ст. 348

08-29

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет при отсутствии приказов

50 лет, ст. 348

08-30

Список (штатно-списочный состав) работников

Постоянно, ст. 349

08-31

Списки членов руководящих и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Постоянно, ст. 350 (а, б, в)

08-32

Списки работников

75 лет, ст. 350 (г)

08-33

Списки работников, прошедших аттестацию

5 лет, ст. 350 (д)

08-34

Списки военнообязанных

3 года, ст. 350 (е)

08-35

Списки кандидатов на выдвижение по должности

5 лет, ст. 350 (ж)

08-36

Списки работников, получающих персональные ставки, оклады

10 лет, ст. 350 (з)

08-37

Списки работников, получающих персональные ставки, оклады при отсутствии лицевых счетов

50 лет, ст. 350 (з)

08-38

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 года, ст. 351

08-39

Переписка об оформлении командировок

5 лет, ст. 352

08-40

Переписка об оформлении командировочных документов для заграничных командировок

10 лет ЭПК, ст. 352

08-41

Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных

3 года, ст. 353

08-42

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

5 лет, ст. 354

08-43

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок при отсутствии приказов

50 лет ЭПК, ст. 354

08-44

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5 лет, ст. 355

08-45

Графики предоставления отпусков

1 год, ст. 356

08-46

Карточки, указатели к приказам по личному составу

75 лет, ст. 357

08-47

Книги, журналы, карточки учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников

75 лет, ст. 358 (а)

08-48

Книги, журналы, карточки учета работников, направленных в командировки

5 лет, ст. 358 (б)

08-49

Книги (журналы, карточки) учета военнообязанных (после увольнения)

3 года, ст. 358 (в)

08-50

Книги, журналы, карточки учета отпусков

3 года, ст. 358 (г)

08-51

Книги, журналы, карточки учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений

75 лет, ст. 358 (д)

08-52

Книги, журналы, карточки выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

50 лет, ст. 358 (е)

08-53

Книги, журналы, карточки выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

3 года, ст. 358 (ж)

08-54

Книги, журналы, карточки выдачи командировочных удостоверений

5 лет, ст. 358 (з)

08-55

Резерв

08-56

Резерв

Установление квалификации работников

08-57

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий

15 лет ЭПК, ст. 359

08-58

Документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) к протоколам заседаний аттестационных, квалификационных комиссий

5 лет, ст. 360

08-59

Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении

5 лет, ст. 361

08-60

Квалификационные требования к работникам организации

Постоянно, ст. 362

08-61

Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников

До замены новыми, ст. 363

08-62

Списки членов аттестационных, квалификационных комиссий

5 лет, ст. 364

08-63

Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации

5 лет, ст. 365

08-64

Переписка об аттестации и установлении квалификации

5 лет, ст. 366

08-65

Графики проведения аттестации, установления квалификации

1 год, ст. 367

08-66

Резерв

Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников

08-67

Документы (доклады, справки, расчеты, докладные записки) о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации

5 лет ЭПК, ст. 368

08-68

Переписка о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников организации

5 лет ЭПК, ст. 369

08-69

Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые), разработанные в организации

Постоянно, ст. 370

08-70

Примерные образовательные программы других организаций

ДМН, ст. 370

08-71

Учебные планы (программы), разработанные в организации

Постоянно, ст. 371

08-72

Учебные планы (программы) других организаций

ДМН, ст. 371

08-73

Учебно-методические пособия организации

Постоянно, ст. 372 (а)

08-74

Учебно-методические пособия других организаций

ДМН, ст. 372 (б)

08-75

Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных пособий, планов, программ

5 лет ЭПК, ст. 373

08-76

Переписка об организации курсов повышения квалификации работников

3 года, ст. 374

08-77

Договоры об обучении

5 лет, ст. 375

После истечения срока действия договора

08-78

Графики работы курсов повышения квалификации

3 года, ст. 376

08-79

Журналы учебных занятий курсов повышения квалификации

1 год, ст. 377

08-80

Ведомости учета часов работы преподавателей

1 год, ст. 378

08-81

Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов (после замены новыми)

3 года, ст. 379

После

замены

новыми

08-82

Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий

1 год, ст. 380

08-83

Документы (представления, списки, характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам

5 лет, ст. 381

08-84

Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей курсов повышения квалификации, профессионального обучения (после окончания обучения)

5 лет, ст. 382

После

окончания

обучения

08-85

Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации, профессионального обучения

5 лет, ст. 383

08-86

Резерв

Награждение

08-87

Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий награждающей организации

Постоянно, ст. 384 (а)

08-88

Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий в других организациях

75 лет ЭПК, ст. 384

08-89

Документы о представлении к званию «Ветеран труда»

30 лет ЭПК, ст. 384

08-90

Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним, подготовленные в награждающих организациях

Постоянно, ст. 385 (а)

08-91

Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним, подготовленные в других организациях

75 лет ЭПК, ст. 385 (б)

08-92

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий

5 лет ЭПК, ст. 386

08-93

Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению по месту разработки и утверждения

Постоянно, ст. 387 (а)

08-94

Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению в других организациях

До замены новыми, ст. 387 (б)

Отчетность

08-95

Отчеты о командировках

5 лет ЭПК, ст. 45

08-96

Отчеты о наличии, движении, комплектовании, использовании работников

5 лет ЭПК, ст. 262

08-97

Отчеты о реорганизации, переименовании организации

Постоянно, ст. 137

08-98

Отчеты об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 года, ст. 351

08-99

Резерв

08-100

Номенклатура дел службы управления персоналом

Постоянно, ст. 67

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Для определения численности персонала, необходимого для организации и ведения номенклатуры дел в службе управления персоналом, используют Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, разработанные Центральным бюро нормативов по труду при Всероссийском центре производительности Минтруда России и Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Роскомархива. В том числе в указанном документе определены затраты времени на работы по составлению и ведению номенклатур дел (табл. 5). Исполнители – заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед.

Таблица 5

Затраты времени на работы по составлению и ведению номенклатур дел

Наименование

работы

Содержание работы

Единица измерения объема работы

Норматив времени, ч

1. Составление и ведение номенклатуры дел кадровой службы

Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, функций кадровой службы, особенностей делопроизводства в ней, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, составление, систематизация заголовков дел, визирование руководителем кадровой службы и других структурных подразделений, контроль за правильностью формирования дел

Количество позиций в номенклатуре дел: до 10 11–25 26—50 51–75 76—100

11,00

24.80

46.80 66,00 82,50

2. Составление и ведение номенклатуры дел организации

Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, номенклатур дел структурных подразделений, функции организации, особенности делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, разработка классификационной схемы номенклатуры дел, унификация, общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов, не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений, составление номенклатуры дел (с оглавлением, предисловием, списком сокращений), рассмотрение на заседании ЭК организации, согласование с архивным учреждением, оформление и утверждение номенклатуры дел; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение уточнений в номенклатуру дел, составление номенклатуры дел, передача итоговых сведений в информационно-поисковую систему и ведомственный архив по установленной форме

Количество позиций в номенклатуре дел: 101–200 201—300 301–400 401—500 501–600 601—700 701–800 801—900 901—1000 1001–1100 1101 – 1200 1201–1300 1301 – 1400 1401 – 1500

230.00

270.00

264.00

296.00

398.00

360.00

384.00

416.00

448.00

480.00

504.00

536.00

568.00

3. Автоматизированное ведение номенклатуры дел организации

Включение компьютера, вызов на дисплей формата в соответствии с программой, ввод данных об изменениях в номенклатуре дел; выключение компьютера

Количество позиций в номенклатуре дел: до 100 до 200

28,00

40,00