Текст книги "Саммари книги «Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время»"

Саммари книги «Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время»

У вас было ощущение, что в вечном стремлении «охватить всё» ваша жизнь становится похожа на безостановочный бег на длинную дистанцию? И слова Красной Королевы из сказки Льюиса Кэрролла: «Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!», – стали чуть ли не вашим внутренним кредо? Если да, то вы не одиноки. Ведь для большинства из нас именно в этом и есть суть продуктивности.

Но Майкл Хайятт – автор книги «Жизнь в расфокусе», топ-блогер с аудиторией 4 миллиона подписчиков и автор бестселлеров New York Times – развенчивает этот миф. Он показывает, что истинная продуктивность «заключается не в том, чтобы делать больше, а в том, чтобы делать правильные вещи». То есть с количества выполняемых дел переводится внимание на их качество, повысить которое значительно помогает умение фокусироваться.

Авторская методика концентрации внимания состоит из трех простых шагов, каждый из которых включает в себя по три действия:

• Шаг первый – Остановитесь: формулировка, оценка, восстановление;

• Шаг второй – Отрежьте ненужное: избавление, автоматизация, делегирование;

• Шаг третий – Действуйте: объединение, назначение, активация.

Шаг первый: остановитесь

Цель этого шага – понять, где мы находимся и чего хотим.

1. Формулировка. Решите, чего вы хотите

Для того чтобы говорить о повышении производительности, сначала нужно понять, для чего мы, собственно, хотим ее повысить? Для того чтобы успевать делать еще больше? Но ведь тогда работа никогда не закончится. Всегда будут появляться новые задачи, вопросы и т. д. Может быть, для успеха? Но что такое успех? Разве гонка за ним конечна?..

Свобода – вот настоящая цель продуктивности.

«Продуктивность должна освободить вас для достижения того, что вам кажется наиболее важным»

Но для того чтобы ее достичь, вам нужно научиться сосредотачиваться на по-настоящему важных вещах, другими словами – научиться расставлять приоритеты, а не распыляться на множество дел, ведь в попытках сделать всё в итоге мы не делаем ничего.

Мы зачастую забываем о прелести свободы, поскольку уже и не мыслим такими категориями: наша работа так близка к нашей жизни, что мы их практически перестаем разделять. Но так быть не должно.

«Мы должны сначала проектировать жизнь, а затем адаптировать работу к жизненным целям»

2. Оценка. Определите направление развития

В работе следует разделять понятия страсти и мастерства. Страсть – это всепоглощающая любовь к чему-то. Мастерство же – это превосходное владение чем-то, то, что вы умеете делать на отлично. Важно владеть и тем, и тем. И в этом может помочь особый инструмент – Компас свободы. Он также поможет выяснить, где вы находитесь прямо сейчас, и послужит руководством по продуктивности.

Четыре зоны продуктивности

Рассмотрим механику Компаса свободы. Представим себе график, где мастерство будет расположено по оси Х, а страсть – вверх по оси Y. Эти два критерия помогут вам определить и понять четыре различные зоны, в которых вы обычно работаете. Рассмотрим каждую из них в обратном порядке.

• Четвертая зона: Зона тяжелой работы

Эта зона состоит из той работы, где у вас нет ни страсти, ни мастерства. Часто сюда попадают такие рутинные дела, как проверка почты, бронирование билетов и т. д. Все эти безобидные действия на самом деле заставляют тратить много вашего времени и вашей энергии впустую.

• Третья зона: Зона незаинтересованности

Сюда входят вещи, в которых вы хорошо разбираетесь, но которыми не слишком увлечены. И они тоже очень тратят вашу энергию, так как к ним у вас нет страсти.

• Вторая зона: Зона отвлечения

В эту зону смело относим вещи, которые вы любите, но которые, к сожалению, не должны делать (например, когда менеджеру по проектам больше нравится делать всё самому, чем руководить). Эти действия не истощают вашу энергию, вы наслаждаетесь ими. Однако такие задачи могут незаметно трансформироваться в огромных пожирателей времени.

• Первая зона: Зона желаний

Зона желаний – это точка пересечения вашей страсти и мастерства. Здесь вы можете полностью раскрыться и внести значительный вклад не только в вашу работу, но в вашу семью, общество и, возможно, в мир.

• Зона Х: Зона развития

У этой зоны нет какого-либо определенного места на сетке. Она представляет собой те действия, которые всё еще находятся за пределами вашей Зоны желаний, но позволяют вам потенциально двигаться к ней (например, повышение квалификации в той области, где у вас высокая страсть).

Вращение всей этой сетки страсти и мастерства и создает ваш Компас свободы, где истинный север вашей продуктивности – Зона желаний. Чем больше вы будете уделять внимания именно этой зоне, тем более продуктивными вы будете. Как обычный компас может спасти вашу жизнь, если вы заблудились, так и Компас свободы может провести вас через джунгли бессмысленной, непродуктивной работы.

ЗАДАНИЕ: Возьмите лист бумаги, разделите его на четыре колонки: «Задачи», «Исключить», «Автоматизировать» и «Делегировать». Пока заполните первую, перечислив все свои обычные задачи и действия и оценив каждый пункт по страсти и мастерству. Затем определите, к какой зоне относится каждая задача, и перенесите их в свой Компас свободы.

3. Восстановление. Оживите свой ум и тело

Время фиксировано (его у всех одинаково, как бы иногда ни хотелось верить в обратное), а вот ваша энергия – нет. Она заканчивается, но это возобновляемый ресурс. И с помощью таких простых практик, как хороший сон, питательная еда, движение, общение, игра, размышления и отключения от всего – свою энергию всегда можно держать в тонусе, управлять ею.

Шаг второй. Отрежьте ненужное

Удивительно, но то, чего вы не делаете, так же важно для вашей продуктивности, как и то, что вы делаете.

4. Избавление. Устройте разминку своим «нет»-мышцам

Чтобы не взваливать на себя непосильную ношу обязательств, важно научиться говорить «нет». При этом придется научиться отказываться не только от откровенно плохих идей, но и даже от множества хороших, но не ведущих вас к вашему истинному северу. Постарайтесь осознать, что охватить всё невозможно, поэтому на каждое «да» приходится одно «нет», и наоборот. Мы постоянно должны делать выбор и принимать последствия своих решения. Смотрите на это как на садоводство. Хороший садовник не позволяет растениям расти как попало и превращаться в дикие, он постоянно подрезает их, отсекая мертвые или больные участки.

Первый инструмент для «обрезки» всего ненужного в нашем списке дел – это составление другого списка, списка «не-дел». Сюда пойдет всё, что не относится к вашей главной цели, то, что вас только отвлекает. Поверьте, как только вы составите такой список, вы удивитесь, насколько свободнее станет ваш день, месяц, год. Как только вы начнете говорить «нет» деятельности, находящейся за пределами вашей Зоны желаний, вы сможете сказать «да» свободному времени, которое в наше время очень сильно недооценивается. При этом именно после хорошего отдыха у нас рождаются лучшие идеи.

ЗАДАНИЕ: Для начала возьмите свой лист со списком дел и определите, какие вещи вы можете занести в раздел «Избавиться». А затем составьте собственный список «не-дел», включив сюда задачи, которые вы никогда не будете делать.

5. Автоматизация. Удалите себя из уравнения

Автоматизация позволит вам поставить многие задачи из вашей Зоны тяжелой работы и незаинтересованности на автопилот.

Автоматизация самого себя

Процесс самоавтоматизации включает в себя внедрение рутинных занятий, ритуалов и привычек, которые помогут вам легче и эффективнее следовать своим высшим приоритетам. Цель всех ритуалов состоит в том, чтобы не изобретать велосипед каждый раз, не тратить время и энергию при столкновении с одними и теми же ситуациями.

Лучше всего использовать четыре основных ритуала: утро, вечер, начало рабочего дня и завершение рабочего дня.

При этом ритуалы утра и вечера (например, кофе, чтение, дневник) и начала и завершения рабочего дня (например, проверка почты, чатов, заполнение планера) могут совпадать. Когда мы знаем, что даже почте, соцсетям отведено определенное время в течение рабочего дня, это помогает не растягивать данные действия на весь день и более того – не заниматься ими после работы!

Автоматизация при помощи шаблонов

Итак, автоматизация – это качественное решение проблемы один раз, а затем перевод этого решения на автопилот.

В этом прекрасно помогают шаблоны. Если вы знаете, что какая-то вещь понадобится вам более одного или двух раз, создайте шаблон. Например, в работе очень выручают шаблоны ответов на электронные письма, на сообщения в чатах, при создании презентаций.

Автоматизация процессов

Автоматизация процессов представляет собой письменный, простой в исполнении набор инструкций для выполнения. И ярким примером такого набора инструкций в работе является руководство к действию.

При создании такого руководства важно детальное внимание на всё, максимально подробная запись каждого шага. А после – обязательно тестирование и подключение остальных членов команды (убедитесь, что созданное вами руководство находится в доступе у ваших коллег).

Техническая автоматизация

Важно быть открытым к различным приложениям, ведь некоторые из них могут действительно облегчить нашу жизнь. Но при выборе приложений важно понять, какие действия у вас занимают больше всего времени. Вы много работаете с почтой? Тогда присмотритесь к программным обеспечениям по фильтрации писем, которые способны автоматически сортировать ваши письма по установленным критериям. Ваша работа связана с текстами? Тогда вам подойдут приложения по форматированию текста, вы также можете настроить комбинации клавиш для определенных действий для того, чтобы можно было сделать текст курсивным, жирным и т. д.

ЗАДАНИЕ: Придумайте свои ритуалы утра, вечера, начала и завершения рабочего дня. Вернитесь к списку задач и подумайте, какие из них вы можете автоматизировать (перенесите их в соответствующую колонку).

6. Делегирование. Клонируйте себя – или еще что-то получше

После того как вы устраните и автоматизируете как можно больше задач, у вас остается короткий список критических задач, которые кто-то должен выполнить. И этот «кто-то» – вовсе не обязательно вы.

«Вы не можете купить счастье, но вы можете выкупить свое время, избавившись от задач, которые считаете стрессовыми или неприятными, а это и есть то же самое счастье»

Порой отдать какую-ту часть работы другим сложно, особенно когда хочется всё контролировать или если вы слишком ответственны за результат, в конце концов – «хочешь сделать дело хорошо, сделай его сам». Но это ложное убеждение.

Что именно можно делегировать? На самом деле всё, начиная с задач Зоны тяжелой работы и заканчивая задачами Зоны желаний, если задач всё равно больше, чем вы можете выполнить. При этом не нужно испытывать чувство вины, передавая кому-то работу, которая вам не нравится. Просто выберите человека, для которого ваша нежеланная работа будет очень желанной, который приступит к ней со всей страстью.

Но при делегировании недостаточно описать конечный результат, которого вы хотите достичь, вам также нужно указать, сколько полномочий и автономии вы предоставляете человеку. Для этого нужно различать уровни делегирования.

Пять уровней делегирования:

1. Первый уровень

Человек делает именно то, о чем вы его просили, – ни больше, ни меньше.

Подходит для новых сотрудников начального уровня, подрядчиков или виртуальных помощников.

2. Второй уровень

Вы желаете, чтобы человек, которому вы делегируете задачу, изучил или исследовал тему и отчитался перед вами.

Подходит для использования в любое время, когда вы не готовы принять решение и нуждаетесь в ком-то, кто бы собрал информацию для вас.

3. Третий уровень

Вы предоставляете человеку больше возможностей для работы и участия в процессе решения проблем, но при этом оставляете окончательное решение за собой.

Отличный вариант для делегирования полномочий будущим лидерам, которых вы наставляете.

4. Четвертый уровень

Вы хотите, чтобы человек оценил варианты, принял решение самостоятельно, привел решение в исполнение и только после проинформировал вас о факте совершенной операции.

Подходит для работы с растущими лидерами, а также полезен для заданий, которые не являются критически важными и для которых у вас нет сильных предпочтений относительно результата (например, покупка рождественских подарков для ваших клиентов).

5. Пятый уровень

Вы фактически передаете весь проект или задачу кому-то другому и полностью перекладываете на него ответственность за принятие решения. Вы клонируете себя. Именно здесь происходит магия делегирования.

Идеально подходит для тех случаев, когда вы полностью доверяете человеку или если это задание, которое нужно выполнить, но вам действительно всё равно, как оно будет выполнено (например, просьба к директору по оборудованию заменить мебель в комнате отдыха компании).

ЗАДАНИЕ: Посмотрите на свой список задач снова и решите, какие из них и кому вы можете делегировать (перенесите их в соответствующую колонку).

Шаг третий. Действуйте

7. Объединение: Спланируйте свою Идеальную неделю

Как уже говорилось выше, заниматься сразу несколькими делами – значит, не заниматься ничем. Секрет в том, чтобы за раз делать лишь одно дело.

Эту идею идеально воплощает батчинг, или пакетная обработка – процесс объединения похожих задач вместе и выполнения их «за один присест» (например, та же проверка почты в начале рабочего дня и в конце).

Но батчинг можно применять и к конкретным дням. К примеру, оставлять для собраний только пятницы или записывать целый сезон подкастов за пару дней, а не на протяжении всего месяца. Это уже мегабатчинг. Ведь порой подготовка к задаче занимает чуть ли не больше времени, чем само ее выполнение. Поэтому чем готовиться к каждому совещанию на протяжении всей недели, лучше подготовиться ко всем сразу в определенный день.

Мегабатчинг позволяет сосредотачиваться в течение длительного периода времени на одном проекте или виде деятельности, благодаря чему закончить работу можно в разы быстрее.

При этом время полезно разделять на три широкие категории деятельности: Передний план, задний план и Вне сцены (так как мир – это сцена).

Передний план

Работа актера заключается в его актерской игре, он исполняет эту роль на сцене для всеобщего обозрения.

Так и в любой работе передний план – это задачи, для выполнения которых вас нанимают и за которые вам платят. Если вы юрист, это могут быть встречи с клиентами, выступления в суде или переговоры по контракту.

Задачи Переднего плана позволят вам выполнить свое рабочее призвание, если у вас есть значительное совпадение между вашей деятельностью на Переднем плане и вашей Зоной желаний.

Задний план

Работа актера проходит не только на сцене. Именно работа за кулисами, на заднем плане, позволяет ему выходить на сцену и блистать.

Задний план включает в себя три этапа деятельности, о которых мы уже говорили выше: устранение, автоматизацию и делегирование.

Кроме этого, в задачи этого плана обычно входит координация (например, различные рабочие встречи), подготовка к задачам Переднего плана, техническое обслуживание (важно, чтобы всё было в исправности) и время для личного и командного развития (обучение новым навыкам). Именно задачи Заднего плана делают возможной работу на Переднем плане.

Вне сцены

Это когда вы отдыхаете, восстанавливаете силы. Актер не живет на сцене, он там работает. И вы тоже не можете жить и не должны жить только своей работой.

Планируем вашу идеальную неделю

Теперь, когда мы знаем, что существуют три категории активности – Передний план, Задний план и Вне сцены, – давайте воспользуемся всей мощью Мегабатчинга с помощью инструмента под названием «Идеальная неделя». Этот инструмент позволяет вам спланировать свое время так, как вы хотите его провести.

Это как планирование бюджета – только вы планируете не как будете тратить ваши деньги, а как будете тратить время.

Откройте любой календарь или начертите его на листе бумаги.

Сначала мы рассмотрим уровни задач, темы, а затем отдельные виды деятельности.

Уровни задач

Первый шаг состоит в том, чтобы распределить ваши еженедельные задачи на уровни. Решите на каждый день, будете ли вы выполнять задания Переднего плана, Заднего плана или Вне сцены. К примеру, понедельник и пятницу можно выделить для работы Заднего плана, а вторник, среду и четверг оставить для задач Переднего плана. А для времени для Вне сцены, т. е. для отдыха, идеально подойдут суббота и воскресенье.

Темы

Затем необходимо указать, какие виды деятельности вы будете осуществлять в отдельные дни в течение определенных блоков времени. Не думайте об отдельных действиях или задачах прямо сейчас, просто представьте их в виде широких тем. Самый простой способ начать – это подумать над утром, рабочим днем и вечером. Я следую этому подходу и использую три темы для своего времени: время для себя утром, работа днем и восстановление вечером. При этом помните, установление ограничений на продолжительность рабочего дня является основой продуктивности, не поддавайтесь искушению растянуть работу на весь день в желании сделать больше.

Конкретные занятия

Теперь можно определить отдельные виды деятельности, которые будут попадать под эти темы. Например, если понедельник и пятница отведены для выполнения задач Заднего плана, то сюда можно внести встречи.

Но при планировании не полагайте, что вы сможете работать совсем без перерывов. Для этого важно знать свои биоритмы, более и менее активные часы. Тогда последние можно использовать для короткого дневного сна – всё равно работать в это время у вас не получится, но вы потратите его на восстановление.

После составления Идеальной недели поделитесь ею с коллегами и близкими, чтобы все были в курсе, когда вы доступны, когда – нет.

ЗАДАНИЕ: Спланируйте свою Идеальную неделю!

8. Назначение. Определите приоритеты каждой задачи

Ключевой навык продуктивности состоит в умении определять, какие задачи вы будете выполнять и когда, а не пытаться выполнить всё и сразу. Проведем аналогию с самолетами: если авиадиспетчеры будут пытаться посадить все самолеты одновременно, это вызовет лишь столкновения в воздухе и ничего больше.

«Хитрость заключается в том, чтобы систематически решать, что заслуживает вашего внимания сейчас, что заслуживает вашего внимания позже, а что вообще не заслуживает вашего внимания»

Создайте свою неделю: еженедельный анонс

Шаг 1: Перечислите свои самые большие победы.

Перечислите свои главные достижения за последнюю неделю. Сосредоточение на победах порождает чувство благодарности.

Шаг 2: Вспомните и проанализируйте прошлую неделю.

Ваша цель здесь – ответить на три основных вопроса:

1. Как далеко вы продвинулись в своих основных задачах с предыдущей недели?

2. Что работает, а что нет?

3. Что вы будете продолжать, начинать или прекращать делать и что улучшать, основываясь на том, что вы только что определили?

Шаг 3: Просмотрите свои списки задач и заметки

За неделю наши списки и заметки накапливаются. Важно подвергать их быстрой проверке, чтобы они не вышли из-под контроля (как еженедельная уборка или регулярная прополка сорняков). Сперва взгляните на отложенные задачи, их все еще можно отложить или пора выполнить? Затем просмотрите свои делегированные задачи. Всё ли там в порядке? Также пролистайте свои заметки за неделю. Это могут быть комментарии к вашему дню, наблюдения на собраниях, идеи на будущее и т. д.

Шаг 4: Отмечайте ваши цели, проекты, события, встречи и дедлайны

Важно постоянно помнить о своих главных целях, поддерживать свои внутренние мотивы. Поэтому периодически пересматривайте свои проекты, чтобы понимать, что нужно делегировать, а у чего – повышать приоритет.

Шаг 5: Определите свою Большую тройку

Здесь нужно определить три самые главные вещи на предстоящую неделю.

Для этого можно использовать матрицу приоритетов Эйзенхауэра, популяризированную Стивеном Кови. Это простая сетка, разделенная на четыре квадранта, в которых горизонтальная ось соответствует срочности, а вертикальная – важности:

• Квадрант 1 – важные и срочные задачи;

• Квадрант 2 – важные, но несрочные задачи;

• Квадрант 3 – задачи, время которых поджимает и которые важны, но для других, а не для вас;

• Квадрант 4 – задачи, которые не являются для вас ни срочными, ни важными, но почему-то продолжают попадать в ваш планер.

Также определяйте свою ежедневную Большую тройку, опираясь на еженедельную Большую тройку. Короткий список дел спасает от подавленности перед нескончаемыми задачами, которые вы не в состоянии выполнить, и так вы с большей вероятностью к концу дня выполните все дела из вашего списка, что послужит дополнительному всплеску дофамина. Тем более, следуя этой модели, вы каждый день будете работать только над важными задачами.

Шаг 6: Планируйте свое время для восстановления

Здесь можно обратиться к семи видам отдыха, описанным выше, и задать себе вопросы: в какие рестораны я хотел бы сходить на этой неделе? какие фильмы посмотреть? кого увидеть?

И важно: когда вы на работе, будьте на работе, а когда вы дома – будьте дома.

«Работайте усердно, играйте усердно, но разделяйте деятельность, потому что это ставит границу»

ЗАДАНИЕ: Создайте свою собственную Идеальную неделю.