Текст книги "Самоменеджмент. Практическое руководство"

Тема 4
Таймсамоменеджмент

Время – самое дорогое достояние человека после его семьи и друзей. Время, потраченное с толком, приближает человека к самореализации его потенций и, следовательно, делает его счастливым… Воистину, тот, кто владеет своим временем, владеет своей судьбой. Однако большинство из нас, к сожалению, понимает это слишком поздно.

Доктор педагогических наук, профессор психологии В. И. Петрушин

Современных систем управления временем достаточно много. Стивен Кови, международный бизнес-тренер и автор нескольких трудов по лайф-менеджменту, разделил все методики тайм-менеджмента на четыре поколения:

Первое сконцентрировано на составлении перечней и памяток.

Второе – на составлении планов и подготовке к их реализации.

Третье – на составлении планов, расстановке акцентов и контроле их выполнения.

Четвертое – основано на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

По мнению Стивена Кови, первые три методики давно не актуальны, хотя, как показывает практика, они все еще активно используются.

Грамотно распределять свое времени – не такая уж сложная задача, как кажется на первый взгляд. Основными принципами организации времени являются:

✓ планирование времени;

✓ последовательное решение задач;

✓ мотивация на совершение дел;

✓ правильный отдых.

Поговорим о каждом принципе подробнее.

Планирование. Составление плана на день (неделю, месяц или другие периоды) – это занятие, которое займет всего несколько минут, а в итоге сэкономит массу времени. План не должен быть слишком жестким. Включайте в каждый период два-три важных дела, а промежутки между ними заполняйте делами второстепенной важности. Начинать лучше с самых важных дел; последовательность всегда можно откорректировать.

Решение задач. Для любой задачи есть свои пути решения. Тренинг по тайм-менеджменту, как правило, включает их отработку не только в теории, но и на практике. Например, почти все трудные дела можно условно разделить на две группы: «слоны» и «лягушки». «Слоны» – большие дела, требующие много времени. «Лягушки» – не слишком приятные занятия, которые хочется отложить на потом. Как с ними справляться? «Слона» проще разрезать на кусочки, распределить по кусочку на каждый день и «съедать» его. За «лягушек» нужно браться в первую очередь, чтобы остальное время было свободно для приятных дел.

Мотивация. Чтобы легче перейти от теории к практике, вам нужно мотивировать себя. За каждым выполненным делом должна следовать приятная награда – чашка вкусного чая, несколько страниц любимой книги или прогулка на свежем воздухе.

И, наконец, отдых. Правильный отдых – залог того, что ваш организм будет полностью восстанавливаться, а вы с удвоенными силами сможете браться за решение задач. Как организовать свое время и отдыхать правильно? Главное, полностью переключаться от одного занятия к другому. Это означает, что после напряженного физического труда нужно расслабиться и ничего не делать. После умственной работы – заняться физической, сделать разминку или просто прогуляться по улице.

Перемена деятельности должна сопровождаться сменой обстановки. И, разумеется, отдых нужно устраивать регулярно. Пусть он займет всего пять минут в течение каждого часа. Но зато этого времени вполне хватит на то, чтобы дать себе небольшую передышку и освежить мысли.

Истинно велик тот человек, который сумел овладеть своим временем.

(Гесиод)

Самодиагностика

Тест «Мое рабочее время»

Инструкция: С помощью следующей анкеты проанализируйте свой рабочий стиль и по наибольшему количеству ответов «нет» определите, в каких сферах вы теряете время.

Вопросы:

I. Потери времени при постановке цели.

1. Имею ли я систематический обзор задач, которые возникают в сфере моей деятельности?

2. Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия?

3. Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел?

4. Занимаюсь ли я слишком многими различными делами?

5. Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей?

6. Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки?

II. Потери времени при планировании.

1. Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимое для выполнения предстоящих дел?

2. Готов ли я к возможным трудностям при выполнении работы?

3. Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов и помех?

4. Принимаю ли надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы?

5. Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или служебных командировок?

6. Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени?

III. Потери времени при выработке решений.

1. Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней?

2. Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности?

3. Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)?

4. Трачу ли я слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или совещания, которые не имеют серьезного значения?

5. Уделяю ли я слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям?

6. Отвожу ли я слишком много времени чисто рутинным занятиям?

7. Занимаюсь ли я при выполнении какой-либо задачи слишком многими деталями при том, что знаю о более важных для меня вещах?

8. Веду ли я слишком долгие частые разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел?

IV. Потери времени из-за плохой организации работы.

1. Работаю ли я слишком долго над одной проблемой так, что отдача часто становится все меньше?

2. Располагаю ли я сотрудниками или помощниками, которым я мог бы перепоручить выполнение соответствующей задачи?

3. Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому?

4. Завален ли постоянно бумагами мой письменный стол?

5. Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона, формуляры, опросные листы и т. п.)?

6. Занимают ли меня вопросы систематического упрощения труда в моей сфере деятельности?

7. Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности?

V. Потери времени в самом начале работы.

1. Планирую ли я уже накануне вечером свой предстоящий рабочий день?

2. Болтаю ли я с коллегами или секретарем, прежде чем приступить к работе?

3. Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами?

4. Прочитываю ли я в начале дня газеты?

5. Требуется ли мне в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?

6. Начинаю ли я каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать?

7. Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой активности?

8. Часто ли я откладываю важные дела?

9. Занимаюсь ли трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?

10. Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца?

VI. Потери времени при составлении распорядка дня.

1. Знаю ли я свой трудовой ритм и график продуктивности?

2. Знаю ли я, когда я более производителен – утром или вечером?

3. Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности?

4. Планирую ли я благоприятное время для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои производительные способности?

5. Занимаюсь ли я в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами или неважными проблемами?

6. Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности?

7. «Пробегаю» ли я сначала печатную информацию, чтобы схватить главную мысль и потом ближе ознакомиться с важными местами?

8. Заканчиваю ли я телефонный разговор, непосредственную беседу или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным?

9. Проверяю ли я цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени?

10. Проверяю ли я свою корреспонденцию простыми или детализированными набросками?

11. Избегаю ли я заметок, которые могут пригодиться лишь в случае самых невероятных событий?

12. Использую ли я формуляры для рутинной работы?

Практикум

Задачи:

✓ Познакомиться с принципами и правилами планирования времени.

✓ Научиться составлять план рабочего дня, учитывая затраты времени.

✓ Проанализировать эффективность использования времени.

✓ Научиться устранять «поглотителей времени».

Поучительная история

В процессе проведения занятий по управлению временем инструктор достал из-под стола банку с широким горлышком. Он поставил ее на стол рядом с блюдом, на котором лежали камни величиной с кулак. «Как вы думаете, сколько камней мы сможем поместить в эту банку?» – спросил он. После того, как были высказаны предположения, он сказал: «Ладно, давайте проверим». Он положил один камень в банку… затем еще один… затем еще. Банка заполнилась. Затем он спросил: «Заполнена ли эта банка?» Все посмотрели на камни и ответили: «Да». Тогда он снова наклонился под стол и вынул ведро гравия. Затем он насыпал в банку немного гравия, встряхнул ее, и гравий заполнил все те маленькие промежутки, которые остались между огромными камнями. Он ухмыльнулся и снова спросил: «Заполнена ли эта банка?» В этот раз группа уже внимательнее отнеслась к его действиям. «Вероятно, нет» – ответили они. «Отлично!» – сказал он. И снова нагнулся под стол и вынул ведро песка. Он стал засыпать песок в банку и таким образом заполнил все те мелкие промежутки, которые не заполнили камни и гравий. И снова он посмотрел на группу и спросил: «Заполнена ли эта банка?» «Нет!» – закричала группа. Он ответил: «Отлично!» и взял кувшин воды и начал заливать его в банку. Он смог налить в нее где-то около четверти кувшина. Затем он сказал: «Отлично. Так в чем же суть?»

Эта история является благотворным напоминанием о том, что камни – самые важные задачи, должны идти сначала, потому что иначе доступное временное пространство будет заполнено менее важными делами. Другими словами, время руководителя должно быть распределено на задачи, которые имеют самую большую ценность для него, и второстепенные задачи, которые можно выполнять в остальное время (Р. Дилтс, Э. Диринг, Дж. Рассел).

Задание 1

Познакомьтесь с принципами и правилами планирования времени, разработанными ведущим экспертом по тайм-менеджменту в Европе Л. Зайвертом.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать своих целей, вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую, связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справиться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований.

Основное правило планирования времени гласит:

✓ Запланированная активность должна составлять 60 %.

✓ Непредвиденная активность – 20 %.

✓ Спонтанная активность – 20 % рабочего времени.

✓ Составляйте план лишь на определенную часть рабочего времени, лучше всего на 60 %.

Правило 1. Фиксация результатов вместо действий.

Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия. Например, вместо: «позвонить т. Соколову» лучше: «согласовать с т. Соколовым программу для ЭВМ». Таким образом, ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение определенной цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что вам спонтанно приходит на ум.

Правило 2. Установление временных норм.

Задавайте точные временные границы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Если вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.

Правило 3. Определение срока исполнения.

Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом вы приучаете себя к самодисциплине, избегайте нерешительности, промедления и откладывания дел. Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа: «Как можно скорее». Что это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: «Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! А я жду уже третий день!». Заключайте конкретные соглашения относительно срока окончания работ! Спрашивайте или говорите, к какому сроку задание должно быть выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой стороны. Если ваши предложения не совпадают, вы можете прийти к другому, более реалистичному соглашению.

Правило 4. Установление приоритетов (степени важности).

Точно определяйте, какому делу какого рода приоритеты вы отдаете.

Правило 5. Избавление от «тирании» спешности.

Учитесь отличать важные дела от спешных. Самое срочное дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному, только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.

Правило 6. Делегирование (перепоручение) дел.

С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить.

Правило 7. Учет «поглотителей времени» и резервов времени.

Оставляйте определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел и старайтесь сократить количество и объем «помех» («поглотителей») вашего времени.

Правило 8. Планируйте свободное время.

Планируйте и используйте с толком свое свободное время, которое уходит на поездки и ожидания (например, для проработки материалов или концептуальных размышлений).

Правило 9. Отводите время для планирования и творчества.

Резервируйте определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, позаботьтесь о том, чтобы восполнить потери на следующей неделе.

Теперь запишите на листке бумаги все то, что вы хотите и должны сделать завтра:

✓ задачи из списка дел из недельного и месячного плана;

✓ невыполненное накануне;

✓ добавившиеся дела;

✓ периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «план дня»:

В – визиты, совещания;

Д – делегирование дел;

К – контроль;

П – в процессе, в деле;

ПК – поездки, командировки;

ПР – письменная работа, деловые письма, диктовка;

С – секретарь;

Т – телефонные разговоры;

Ч – процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким образом список заданий на день может выглядеть примерно следующим образом:

ПК – продавец «ВАЗ» (подержанные автомобили);

В – т. Митин (программа ЭВМ);

В – т. Мальков (экспертная оценка);

П – проект изучения рынка;

Т – т. Шмыков (статистика сбыта);

ПР – т. Горелов (письмо);

Ч – специальный журнал для менеджеров;

Т – т. Соколов (нехватка персонала);

Т – Карась (вечерняя пробежка).

Распределите спланированные на день дела по их приоритетности.

Проставьте против каждого задания приблизительное время его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время, например как в табл. 7.

Таблица 7. Примерный план дня

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если вы исходите из 8-часового рабочего дня, то запланированное время должно составить примерно пять часов.

Если вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Сократите время, отведенное на выполнение заданий дня, до пяти часов. Перепроверьте скалькулированную потребность во времени и уменьшите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом мыслить реалистично. Рассмотрите каждое дело с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.

В окончательном (отредактированном) варианте план дня в нашем примере будет выглядеть как в табл. 8.

Таблица 8. Итоговый план дня

Задание 2

Проанализируйте один день из вашей трудовой деятельности. Составьте подробную опись всех дел, которые вы совершали в течение рабочего дня. Занесите информацию в табл. 9.

Таблица 9. Анализ видов деятельности и расхода времени

Проводите немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе ваша инвентаризации времени будет бесполезна).

Не ограничивайтесь существенным, фиксируйте все виды деятельности.

Поначалу не заполняйте колонки, обозначенные буквами А, Б, В и Г. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.

Заносите в таблицу также все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и незаявленных посетителей, время, потраченное на ожидание и т. п. (табл. 10).

Таблица 10. Анализ помех

Фиксируйте все, что отрывает вас от дел, используя условные обозначения:

Н – начальник;

Ко – коллега;

П – подчиненный;

С – секретарь;

Кл – клиент;

Пос – поставщик;

Сем – семья;

Пр – прочие.

При заполнении таблицы помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда вы сами нарушаете ход своего трудового распорядка (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как вам внезапно пришло в голову, что вы срочно должны позвонить товарищу Н!).

Задание 3

Обработайте полученные данные рабочей табл. 9; дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим категориям:

✓ Категория А. Была ли работа необходимой? (Да, нет.)

✓ Категория Б. Были ли оправданы затраты времени? (Да, нет.)

✓ Категория В. Было ли целесообразным выполнение работы? (Да, нет.)

✓ Категория Г. Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (Да, нет.)

Внесите необходимые обозначения в табл. 9.

Проанализируйте количество бесполезно потраченного времени.

Затем обработайте данные табл. 10.

Попытайтесь определить факторы, отвлекающие вас, и причины «помех». Ответьте на следующие вопросы:

✓ Какие «помехи» по вашей оценке являются наиболее дорогостоящими?

✓ Какие телефонные звонки оказались бесполезными?

✓ Какие посещения были ненужными?

✓ Какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?

Задание 4

Просмотрите список распространенных «поглотителей» («ловушек») времени, отметьте те, которые характерны вашему стилю работы:

✓ Нечеткая постановка цели.

✓ Отсутствие приоритета в делах.

✓ Попытка слишком много сделать за один раз.

✓ Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения.

✓ Плохое планирование трудового дня.

✓ Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

✓ Чрезмерное чтение.

✓ Неэффективная система досье.

✓ Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

✓ Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

✓ Недостатки кооперации или разделения труда.

✓ Отрывающие от дел телефонные звонки.

✓ Незапланированные посетители.

✓ Неспособность сказать «нет».

✓ Неполная, запоздалая информация.

✓ Отсутствие самодисциплины.

✓ Неумение довести дело до конца.

✓ Отвлечение.

✓ Затяжные совещания.

✓ Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

✓ Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

✓ Болтовня на частные темы.

✓ Излишняя коммуникабельность.

✓ Чрезмерность деловых записей.

✓ Синдром «откладывания».

✓ Желание знать все факты.

✓ Длительные ожидания (например, условленной встречи).

✓ Спешка, нетерпение.

✓ Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

✓ Недостаточный контроль перепорученных дел.

Разработайте способы избавления от этих «поглотителей», приемлемые для вас лично.

Задание 5

Произведите расчет необходимых временных затрат для совершения различных дел в течение суток по следующим блокам:

✓ поддержание жизнеспособности (питание, сон и т. д.) – поставьте количество необходимых часов в сутки;

✓ вспомогательное время (подготовка рабочего места, покупки, уборка и пр.) – поставьте количество необходимых часов в сутки;

✓ рабочее время (может быть рассредоточено в сутках) – поставьте количество необходимых часов в сутки;

✓ приобретение жизненного опыта (чтение, нерабочее общение, посещение музеев, концертов, кинотеатров) – поставьте количество необходимых часов в сутки.

Чтобы привести в соответствие наличное время и дела, необходимо в течение нескольких дней (7–10) делать «фотографию» своего времени. Для этого разделите лист бумаги на 24 части, имитируя час суток, и каждый час – на четыре части, отметьте все дела в соответствующих «окошках времени», оставляя пропуски при их отсутствии. При этом соблюдайте два условия: 1) делайте пометки сразу, не откладывая на потом, иначе через несколько часов ваши «проколы» во времени забудутся и будет казаться, что ваша работа шла по плану; 2) никому не показывайте свои записи, даже близким и друзьям.

Каждый вечер проводите анализ «фотографии» дня. Это займет 10–15 минут. Выявляйте утечки времени, их причины и в дальнейшем старайтесь устранять и то, и другое. Эта работа также позволит вам определить вашу индивидуальную производительность в различных видах деятельности.

Задание 6

Если вам систематически не хватает времени, попробуйте ответить на следующие вопросы и обратите внимание на рекомендации, предложенные членом Российской академии естествознания, специалистом по менеджменту А. П. Исаевым.

1. Есть ли у вас в каждый момент времени ближайшая цель, к которой вы стремитесь? Составляйте на каждый день список дел, требующих непременного завершения, и список заданий, которые выполнить желательно. Подготавливайте также перечни дел на неделю, месяц. Это поможет лучше распределять время.

2. Учитываете ли вы приоритеты дел? В списке заданий на день упорядочивайте их по важности. Делать это желательно накануне.

3. Находится ли у вас хотя бы час времени для творческой работы? Используйте для этого «время без телефона» (см. вопрос 16) и утренние часы.

4. Чувствуете ли вы, который час? Попробуйте провести эксперимент: попытайтесь один рабочий и один выходной день в неделе обойтись без часов. Вы удивитесь, насколько неверно вы угадываете время. Постарайтесь затем ежедневно определять, который сейчас час. Каждый день расходуйте одно и то же время на рутинную работу. Увидите сами, как день ото дня станут улучшаться ваши оценки времени.

5. Даете ли вы своим коллегам возможность проявить себя? Больше доверяя им, вы повысите их удовлетворенность трудом и высвободите свое время.

6. Делегируете ли вы рутинную работу? Подробно проанализируйте свои ежедневные занятия. Какие из них мог бы выполнять менее квалифицированный работник?

7. Удается ли вам делегировать мелкие разовые задания? Существует много дел, которые совсем не обязательно выполнять самостоятельно. Уточните, не подменяете ли вы канцелярию, скажем, отправляя письма.

8. Делегируете ли вы не только задания и права, но и связанную с ними ответственность? Только передав ответственность, вы можете быть спокойны за то, что работа будет выполнена.

9. Допускаете ли вы «обратное делегирование»? Если вы уже передали задания, права и ответственность, старайтесь не вступать в детальные обсуждения с сотрудниками, стремящимися в ходе делегированной деятельности воспользоваться вашей помощью.

10. Есть ли у вас прямые источники информации? Данные, проходящие много этапов, как правило, неполны, неточны или устаревают. Проконтролируйте, по каким каналам поступает к вам информация. Если большое количество этапов неизбежно, то лучше запрашивать письменный отчет у первого лица (из первоисточника).

11. Умеете ли вы говорить «нет»? Нужно быть готовым дать любому из подчиненных задание, передать ответственность, но слишком много передавать тоже нельзя, иначе уйма времени уйдет на объяснения и согласование действий. Заблаговременно сказанное «нет» той и другой крайности в работе сэкономит время.

12. Выдерживаете ли вы сроки выполнения намеченных дел? Если в этом вы дисциплинированны, подобное умение улучшит ваш собственный распорядок дня. Точность – еще одно средство экономии времени.

13. Готовы ли вы к необычным ситуациям? Разработайте заранее «план боя» для критических случаев, которые можно предвидеть. Потерянное из-за неверных решений время обычно не удается наверстать. От хорошего руководителя ждут, что он будет способен управлять и в чрезвычайных обстоятельствах.

14. Делаете ли вы заметки для внутреннего пользования кратко и лишь в неизбежных случаях? Проверьте все свои подборки, дела, списки, записи, предназначенные для внутреннего пользования. Нужны ли они вообще? Нельзя ли передать хотя бы их часть компетентным подчиненным? А те, которые должны вести вы сами, нельзя ли формулировать короче, точнее?

15. Реагируете ли вы на все спокойно и рассудительно? Внезапные импульсивные реакции, как правило, отбирают много времени. Их нельзя отождествлять с быстротой реакции. Меры, принятые под влиянием импульса, обычно приходится отменять. Должный самоконтроль необходим и для экономии времени.

16. Позволяете ли вы телефонным звонкам прерывать ваши дела и тем самым нарушать ваш деловой ритм? Установите, в какой час рабочего дня вам меньше всего звонят. Назовите этот час «временем без телефона». Зафиксируйте вопросы, по которым секретарь может отвечать самостоятельно.

17. Кто составляет вам распорядок дня? Проверьте, в какой мере это монополия вашего секретаря. Хорошо, чтобы он(а) занимался этим не один(а).

18. Заходят ли коллеги в ваш кабинет в любое время? Постоянно открытые двери стимулируют сотрудников к встречам и без особой надобности. Установите время посещений, и увидите, насколько быстрее станут решаться поставленные задачи.

19. Принимаете ли вы ежедневно тех, кого не вызывали? Здесь нужны четкие распоряжения. Принимать посетителей без вызова необходимо лишь по важным вопросам и в порядке исключения. Но все исключения должны лишь подтверждать единожды установленное правило.

20. Много ли времени занимают у вас совещания? Действительно ли они эффективны? Не забывайте, что чрезмерное увлечение совещаниями ведет к значительным потерям времени.

21. Удается ли вам четко отдавать распоряжения? Выражайте свои мысли максимально четко и кратко, сообщайте только точные сведения и указания.

22. Работаете ли вы сразу по многим направлениям, начинаете ли несколько дел сразу? Помните о важном принципе: прежде чем приступать к новому делу, следует завершить предыдущее.

23. Напоминает ли ваш рабочий стол «поле боя»? Наведите порядок, важные и постоянно нужные таблицы и сводки должны быть всегда под рукой. Просмотрите, что можно убрать со стола. Быстрее найти требующийся документ помогут цветные полоски, скрепки и т. д.

24. Часто ли вы откладываете важные дела? Если вы привыкнете регулярно вести список приоритетов (см. вопрос 2), отсрочки у вас станут реже. Особо выделите работы, которые нужно выполнять немедленно.

25. Не говорите ли вы излишне медленно? Спросите об этом людей, с кем вас связывают близкие личные отношения. Медленная и монотонная речь усыпляет, снижает внимание и вам требуется больше времени, чтобы ввести собеседника в курс дела. Доказано, что в некоторых случаях энергичная речь предпочтительна. Однако следите и за тем, чтобы она не превратилась в скороговорку.

26. Педантичны ли вы? Скрупулезность вызывает раздражение. Достижение идеального состояния дел требует столько усилий и затрат времени, что они вряд ли окупятся. Нужна разумная мера, середина. Переборщить здесь – все равно, что не доделать работу до конца или выполнить ее плохо.

27. Насколько вы нетерпеливы? Спешка и нервозность тоже увеличивают потери времени. Если вы постоянно ощущаете нетерпение, поставьте перед собой цель научиться расслабляться. Аутотренинг, а иногда и просто желание перестать торопиться приносят хорошие результаты.

28. Много ли вы читаете? Усвоив методику быстрого чтения, вы повысите свои возможности в получении информации в несколько раз. Но параллельно постарайтесь отсекать менее важные для вас источники информации и сосредоточиться на главном.

29. Чувствуете ли вы себя специалистом по всем вопросам? Не стремитесь быть им. Советуйтесь с профессионалами, а свои усилия сосредоточьте на управленческих задачах: вашим сотрудникам это будет приятно, да и у вас высвободится больше времени.

30. Как вы относитесь к работе? Лишь позитивное отношение к своему делу помогает успевать всюду. Кто работает увлеченно, тот работает быстрее. Это одно из наиболее эффективных средств решения проблемы нехватки времени.