Текст книги "Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие"

Давайте начнем

Для начала давайте дадим определение понятию «управление временем». Будем считать, что «время» – это события, которые следуют друг за другом 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Иначе говоря, мы просыпаемся утром, проживаем серию событий в течение суток и всю жизнь повторяем эту схему день за днем. Многие вещи мы можем предугадать, едва проснувшись. Мы специально отвели на них время и отметили в наших ежедневниках.

Другие события представляют собой обычные рутинные привычки: почистить зубы, принять витамины, поцеловать детей перед уходом на работу. Эти действия не требуют дополнительного планирования.

Нет необходимости планировать ваши рутинные занятия, если речь о действительно хороших привычках и вам не нужны напоминания.

Также существуют вещи, которыми мы хотим заняться или знаем, что должны, – например регулярно делать зарядку или почитать детям на ночь, – но на это у нас не хватает времени.

Вот мой вам совет: начните сегодняшний день с того, что запланируете именно эти события так же, как если бы это был медицинский осмотр или деловая встреча. Да, сегодня! Планируйте ваши жизненные приоритеты. Однажды я использовал ежедневник, чтобы не забыть пить больше воды и звонить маме каждое воскресенье. Я смог отказаться от планирования этих действий, когда они превратились в естественные и рутинные привычки.

Существует еще одна категория событий: вещи, о которых мы не можем знать заранее, потому что их нельзя предсказать и нам остается лишь реагировать на них. Далее я расскажу вам, как позаботиться о том, чтобы у вас было время решать такие проблемы, и как это лучше делать.

Теперь давайте рассмотрим другую часть словосочетания «управление временем». Управление – это акт контроля. Другими словами, необходимо контролировать все те проблемы, которые нам предстоит решить. Если, например, вы управляете рестораном, ваша задача – держать его под контролем. Это означает, что, когда прибывают клиенты, на парковке нет мусора, окружающий пейзаж радует взор, ваши сотрудники вежливо приветствуют гостей и сразу же усаживают их за столики, официант подходит в нужный момент и прекрасно разбирается в меню и винной карте. Это означает, что блюда появляются на столах гостей без задержки, аппетитно выглядят и восхитительны на вкус. Это означает, что в ресторане все сияет, музыка играет не слишком громко, а свет не бьет в глаза, все прекрасно работает и находится в исправности. Это означает, что выполняются все требования по безопасности труда, а блюда готовятся из полезных и качественных продуктов. Это означает, что ваши сотрудники отлично подготовлены. Под вашим руководством они постоянно растут и развиваются как профессионалы, чувствуя свою причастность к общему делу. Их успехи не остаются незамеченными и поощряются. В коллективе царит дух взаимоуважения. Это означает, что, когда клиенты заканчивают обед, чек появляется незамедлительно, а когда они покидают ваш ресторан, обслуживающий персонал сердечно прощается с ними. Сделайте для посетителей все, и они обязательно вернутся.

Ресторан, который я только что описал, находится под контролем. Но, как знает любой, кто когда-либо управлял успешным бизнесом в той или иной сфере, высокий уровень обслуживания может быть достигнут только в том случае, если все в организации, начиная от вложенных средств до морального духа работников, контролируют высокоорганизованные лидеры. Это требует жесткой системы проверок, высочайшего уровня профессиональной подготовки персонала и беспрестанного отслеживания результатов работы.

Управление жизнью требует такого же уровня ответственности. Мы все хорошо знаем, что происходит, когда теряется контроль над ситуацией. Это может быть и плохая театральная постановка; и бюрократическая неразбериха в большой компании; и химчистка, в которой потеряли вашу рубашку; и собрание, на котором все спорят и не могут прийти к единому решению; или семья, которая не в состоянии собрать детей и прибывает на игру через час после ее начала. Если что-то выходит из-под контроля, то это случается из-за проблем в системе управления и менеджмента. Лидер может быть как исполнительным директором, так и спортивным тренером, владельцем небольшого бизнеса или партнером. Но если дело касается вашей личной жизни, то лидером становитесь вы. Поэтому не теряйте контроль.

Теперь, когда мы выяснили, что такое «время» и «управление», возникает вопрос, какое определение мы можем дать понятию «управление временем». Все очень просто.

Управление временем – это контроль над всеми событиями в вашей жизни.

Контроль неконтролируемого

Большинство людей не согласятся с этим определением, так как считают, что мы не можем управлять многими событиями, которые происходят независимо от нас, сами по себе. В какой-то степени это верно, но тем не менее вы и правда способны контролировать происходящее гораздо лучше, чем вам кажется.

Как добиться высокого уровня контроля:

1. Окружайте себя выдающимися людьми.

2. Тренируйте и учите.

3. Ставьте четкие цели для себя и для других.

4. Предугадывайте и практикуйтесь.

5. Оставляйте пустые места в вашем ежедневнике.

6. Сделайте это сейчас!

Вот несколько советов, которые помогут вам достичь высокого уровня контроля

1. Окружайте себя выдающимися людьми. Некоторые справляются с неожиданными событиями лучше, чем другие. Если вы управляете организацией или возглавляете команду, всегда нанимайте и продвигайте выдающихся людей. Это одна из самых главных ваших обязанностей как лидера или менеджера.

Выбирайте опытных сотрудников, которые относятся к работе с энтузиазмом и уверены в своих силах. Вы будете потрясены, когда узнаете, как много компаний терпят неудачу из-за того, что нанимают неподходящих людей. Ситуация становится еще хуже, если работодатели не предпринимают никаких действий, когда их сотрудники не справляются с поставленными задачами.

Когда я работал в Disney, у нас не было времени на то, чтобы контролировать 40 000 сотрудников, неспособных справиться со своими обязанностями. И разумеется, мы не нанимали людей, ориентируясь на инстинктивные предпочтения: наши посетители заслуживают того, чтобы получать удовольствие от каждой секунды пребывания в парке. Вам следует рассуждать так же. Чтобы достичь совершенства, нам пришлось разработать особый систематический подход к проблеме набора кадров. Сэкономьте свое время и посетите сайт www.HireAuthority.com. Мы вместе с моим партнером, Кэролом Куинном, представим вашему вниманию лучшие способы проводить интервью с кандидатами. Здесь вы так же сможете приобрести навыки, которые позволят вам выбирать только самых достойных работников. Этот сайт откроет вам глаза на процесс найма на работу.

Эта тема также детально рассматривается в правиле № 9 в моей книге «Все для клиента. 39 правил незабываемого сервиса».

2. Тренируйте и учите. После того как вы наняли выдающихся людей, тщательно тренируйте и учите их всем аспектам деятельности компании, включая ваши основные ценности, философию, приоритеты и цель. В таком случае, если что-нибудь произойдет, они смогут принять правильное решение и в ваше отсутствие. Даже великие люди иногда ошибаются, если они плохо подготовлены и не владеют необходимыми навыками и знаниями. Не забывайте о других важных аспектах подготовки персонала. Тестирование позволит удостовериться в том, что сотрудники усвоили программу обучения. Следите за порядком и дисциплиной – это поможет участникам команды правильно взаимодействовать и доводить работу до конца, а также обеспечит подотчетность.

3. Ставьте четкие цели для себя и для других. Родители должны давать детям конкретные задачи. Если вы не можете на 100 % ясно и однозначно разъяснить ребенку, вашей команде или вашим сотрудникам, что от них требуется, то рискуете сильно разочароваться в результатах. Но в том случае, если поставленная цель предельно понятна, они всегда будут знать, к чему стремиться, несмотря на проблемы и непредвиденные обстоятельства, которые могут встретиться у них на пути.

Выражайте свои мысли четко. Не оставляйте места для лазеек. Не давайте повода вашим сотрудникам сказать: «Я не понял, что вы имели в виду», «Я не знал, когда вам это понадобится» или «Я думал, что вы подразумевали что-то другое».

4. Предугадывайте и практикуйтесь. Думайте о тех вещах, которые могут произойти. Проводите тренинги по преодолению непредвиденных обстоятельств. Заранее обдумайте каждый вероятный поворот событий – это позволит вам спланировать свои действия на случай, если эти события реально произойдут. Кроме того, вы сможете принять меры, которые не дадут делу обернуться наихудшим образом.

Например, в Disney World мы понимали, что мощнейшие ураганы постоянно угрожают Центральной Флориде, поэтому заранее планировали наши действия на такой случай. Мы предусмотрели все. Мы проводили тренинги с обслуживающим персоналом, и все необходимые средства защиты всегда были наготове. Ураган нельзя остановить, но от нас требовалось сделать все возможное, чтобы к нему подготовиться и сократить вероятность жертв и разрушений.

Точно так же моя жена Присцилла и я готовимся к тому, что на наш дом может обрушиться торнадо. Мы даже знаем, в какую комнату бежать, если у нас останется всего 20 секунд, чтобы добраться в безопасное место. Мы понимаем, что в тот момент, когда нас настигнет торнадо, у нас не будет времени принимать решение.

Разговор с семьей о том, что надо делать в случае пожара, – неплохой пример предусмотрительности. А вот еще один: установить защитное ограждение вокруг бассейна и научить детей плавать. По мере того как они растут, вам с вашей супругой или супругом придется подумать, какую политику выработать в отношении таких сложных вопросов, как употребление наркотиков и секс. Пройти курсы первой медицинской помощи – еще один прекрасный способ обезопасить себя и окружающих людей. Поддерживать дистанцию во время движения по дороге и планировать финансы, чтобы продолжить образование или выйти на пенсию, тоже означает предвидеть события.

Если вы бизнес-лидер, то вы можете предугадывать возможные потребности и запросы ваших будущих клиентов. Тогда вы справитесь со всеми непредвиденными обстоятельствами. Кроме того, важно постоянно проводить тренинги и выработать операционные инструкции для персонала. В таком случае вам удастся избежать жалоб по поводу того, что ваше заведение открывается позже, чем было указано в рекламе, что туалеты грязные или что ваши сотрудники обмениваются текстовыми сообщениями вместо того, чтобы заниматься клиентами.

Я часто сравниваю работу в бизнесе с театральной постановкой. Если вы хотите быть готовы, когда поднимется занавес, вам нужно написать подробный сценарий, предусмотрев все случайности, а потом позаботиться о том, чтобы и вы, и ваша труппа тщательно отрепетировали роли. Только в этом случае вы можете быть уверены, что контролируете неконтролируемое. Вы найдете прекрасный совет по этому поводу в правиле № 10 в моей книге «Все для клиента».

5. Оставляйте пустые места в вашем ежедневнике. Возможно, что, когда произойдет нечто непредвиденное, вам нужнее всего окажется время, которому и посвящена эта книга. Вы уже убедились, насколько я верю в необходимость планировать все значимое в жизни. И все же вы не должны расписывать каждую минуту, иначе у вас не будет необходимой свободы действий, если что-то произойдет. Поэтому я всегда оставляю ничем не занятые отрезки времени в моем ежедневном плане. Эти пробелы дают мне возможность маневра в случае чрезвычайных обстоятельств: кризиса или, наоборот, благоприятной возможности. Если не происходит ничего непредвиденного, я использую высвободившееся время, чтобы заняться другими делами, которые значатся в моем ежедневнике.

6. Сделайте это сейчас! Надеюсь, вы уже начинаете понимать, что система планирования имеет первостепенное значение в нашей жизни. Но тем не менее я должен сказать вот что: «Вам придется сделать много дел, которые не попали в ваш ежедневник». Вы можете столкнуться с проблемой или решением, которые нельзя предвидеть, и вам необходимо будет действовать, хотите вы того или нет. Поэтому я собираюсь поделиться с вами одной простой техникой, которую узнал 35 лет назад, а теперь она вошла у меня в привычку. Она называется «Сделай это сейчас!». Когда я знаю, что мне нужно что-то совершить, и особенно, если я не хочу этого, я вспоминаю фразу: «Сделай это сейчас!» И делаю. Прямо сейчас!

Кстати, есть одна вещь, которую вам необходимо сделать прямо сейчас, прежде чем вы перейдете ко второй главе. Вы должны подумать, как вы на данный момент используете ваше время, как вы должны его использовать и на что вам следует перестать его тратить.

Задайте себе эти вопросы:

1. Я действительно получаю пользу от всего, на что трачу время?

2. Поможет ли то, на что я расходую время, достичь моих целей и воплотить мечты в жизнь? (Учтите, что за разницу между ночными кошмарами и мечтами вы отвечаете сами!)

3. К выполнению какого из всех обязательств, которые я взял на себя, я должен приступить в первую очередь?

4. Над чем я должен начать работать сейчас, что окупится через 1 год, 5, 10, 20 или даже 40 лет?

5. Какую работу я выполнил вчера таким образом, что к ней придется вернуться еще раз и переделать?

Глава вторая
Это ваше время… и ваша жизнь!

Любишь ли ты жизнь? Тогда не теряй времени, ибо время – ткань, из которой состоит жизнь.

Бенджамин Франклин

Теперь, когда вы стали задумываться над тем, как используете время, вы сможете научиться тому, что позволит вам получать больше удовлетворения от каждого дня и в конечном счете сделает вас счастливее. В этой главе я постараюсь объяснить вам в деталях, как сделать вашу жизнь более организованной и упорядоченной.

Повседневная рутина необходима. Поэтому операционные инструкции, проверки, ежедневный распорядок, нормы и правила являются неотъемлемым аспектом деятельности любой успешной организации. В качестве примера можно привести такие компании, как Marriott и Disney. Как часто вы подчеркиваете значимость всех этих мер в вашей организации? Учтите, что она может стать успешной только в том случае, если вы справитесь с беспорядочностью и отсутствием последовательности в работе.

Теперь давайте предположим, что вы и ваши коллеги не только понимаете всю важность перечисленных выше процедур, но и действительно используете их. Система ежедневного планирования сделает вашу работу еще более продуктивной и эффективной и позволит вам справляться со всеми делами в строго отведенные сроки. Как раз этому я и постараюсь вас научить. Могу заверить, что вы не пожалеете о потраченном времени. Время – это как раз то, чему посвящена эта книга.

Совершенна ли эта система? Нет, не совершенна! Однако она не так уж и плоха, и, следуя ей, вы продвинетесь дальше, чем многие люди на этой планете. Большинство из них не имеют ни малейшего понятия, над чем и когда им работать, и очень немногие используют систему, чтобы справиться с важными делами.

Знать, что надо делать, и действительно делать – две абсолютно разные вещи. Моя мысль может показаться вам банальной. Но вы будете удивлены, узнав, как много людей живет так, будто это вовсе не очевидно. Они знают, что должны делать, но у них нет системы, заведенного порядка или режима дня, которые помогли бы им справиться со всеми делами, особенно с теми, которые окупятся лишь через какое-то время. Многие из нас надеются, желают и молятся, чтобы все само собой наладилось. Но, к сожалению, мы слишком хорошо знаем, что большинство надежд не оправдывается, желания не сбываются, а молитвы остаются без ответа. Нам необходимы хороший план и эффективные действия. Я советую вам записать ваши три самых главных желания, основные надежды и все, за что вы молитесь. Потом посмотрите, поможет ли система, с которой вы скоро познакомитесь, исполнить ваши мечты.

Вы пока сомневаетесь, стоит ли переходить на системный способ управления временем? Вам нужны еще доказательства, чтобы вы захотели овладеть этой наукой? Подумайте о следующем: как вы чувствуете себя в конце дня, когда вам надо было сделать 10 дел, а вы закончили только несколько, а то и ни одного? Не очень хорошо, правда? А как вы будете себя чувствовать, если и дальше изо дня в день, из недели в неделю не сможете справляться с важными делами? В вопросе нет никакой уловки. Ответ прост. У вас начнется депрессия, вам станет плохо, вы будете страдать. А как мы знаем из медицинских исследований, такие переживания очень опасны для здоровья.

Теперь задумайтесь: как вы чувствовали себя в тот день, когда вам надо было многое сделать и вы справились со всеми задачами? Когда вы завершили все, что хотели? И опять в этом вопросе нет подвоха. Вы чувствовали себя великолепно, правда? Вы чувствовали себя счастливыми. Вы чувствовали себя уверенно. И что, возможно, самое главное, вы чувствовали себя готовыми сделать еще больше.

Система жизненно необходима

Я уверен, вам приходилось бывать на собраниях, где менеджер говорил что-то подобное: «Мне нужен один доброволец, который возьмется за этот проект. Вам понадобится один день в неделю в течение нескольких месяцев. Ну, так кто же?» В этот момент в переговорной воцаряется тишина, сотрудники смотрят в пол, потому что не хотят, чтобы их заметили.

Может даже показаться, что слышно, как каждый из них молится, чтобы проект достался кому-нибудь другому. Поэтому многие люди, особенно студенты, предпочитают не занимать первый ряд, чтобы начальник (учитель) не заметил их.

И вдруг кто-то поднимает руку и говорит: «Я возьму проект. Я могу это сделать». Кто же наш смельчак? Скорее всего, самый занятой человек в комнате. Вот что еще я могу сказать о нем: он не только сильно загружен работой, но скоро вы его здесь не увидите. Почему? Потому что его повысят или другая компания, увидев восходящую звезду, предложит ему работу.

Этим человеком должны быть вы.

То, что я описал, происходит не только в коммерческих организациях, но и на собраниях жильцов, в храмах, в волонтерских группах, то есть везде, где люди совместно пытаются достичь определенной цели. Именно те, кто и так очень занят, поднимают руки и берут на себя еще больше обязательств, пока другие удивляются, как это им удается. Я объясню вам как. У них есть система. Сознают они это или нет, но они владеют упорядоченным методом работы. Они понимают, что могут включить в эту систему еще многое. Они никогда не говорят: «Я очень занят», или «У меня нет времени», или «Мы не можем это сделать, потому что все наши средства уже распределены».

Наличие системы – ваш пропуск в мир успешных людей. Как говорят руководители Southwest Airlines: «Существует лучший способ посадить самолет. Давайте так и сделаем».

Я смог убедить вас?

Я хотел бы отметить еще один плюс организационной системы. Подумайте о колоссальных дополнительных преимуществах. Когда вы сможете делать больше, награда будет не только материальной, но и умственной, и духовной. Вы начнете понимать, что способны достичь всего. Это чувство поднимет вашу самооценку и уверенность в себе, и в результате ваша деятельность и удовлетворение собой перейдут на более высокий уровень. Это уже будет «добродетельный круг»: чем выше ваши самооценка и уверенность в себе, тем лучше вы справляетесь с обязанностями и достигаете больших результатов, что, в свою очередь, опять ведет к росту вашей самооценки и уверенности в себе.

Все под контролем

Вопрос о том, что мы можем или не можем контролировать, имеет большое значение для управления временем. Вот краткий ответ.

Одни события мы можем контролировать, другие – нет. Например, нам неподвластны погода, война, экономика. Когда дело касается обстоятельств, не поддающихся контролю, нам приходится к ним адаптироваться.

Также существуют события, которые мы не можем остановить, но можем к ним подготовиться и тем самым хотя бы частично их контролировать. Как я уже говорил ранее, чтобы это сделать, необходимо окружить себя знающими людьми, стараться предсказать возможный сценарий развития этих событий, постоянно тренироваться и совершенствовать умение преодолевать неожиданные ситуации, находиться в хорошей физической и психической форме и т. д.

Существуют также вещи, которые мы можем контролировать, но предпочитаем не делать этого. Сюда можно отнести, например, здоровье, лишний вес, возможность учиться, пенсионные накопления, дружеские и интимные отношения. Вы сами можете продолжить этот список.

Следующая категория: вещи, про которые мы только думаем, что способны их контролировать. Типичный пример – пытаться изменить других людей. Женатые пары могут подтвердить, что обычно все старания превратить слабости партнера в сильные стороны или из интроверта сделать экстраверта обречены на провал. В течение первой половины нашего брака я пытался изменить Присциллу, чтобы она стала больше похожа на меня. Я хотел, чтобы она, так же как и я, вела ежедневник. Но жена сказала, что он ей не нужен. Если ей понадобится что-нибудь сделать, то она запишет это в мой ежедневник. Я хотел, чтобы у нее в шкафу был такой же порядок, как и у меня. Она попросила меня держаться от ее шкафа подальше. Только какое-то время спустя я наконец понял очень простую вещь: она – Присцилла, а я – Ли и из нас двоих я могу контролировать только себя. Из всего этого я вынес очень важный урок: когда я перестроил Ли, то, к моему удивлению, Присцилла тоже изменилась в лучшую сторону.

И наконец, существуют вещи, которые мы можем контролировать и знаем это. Так бывает, когда мы берем на себя ответственность за свою жизнь, за сбережения, взаимоотношения с окружающими, здоровье и т. д., в том числе за наше время.

Поэтому давайте перестанем напрасно тратить время и расстраиваться без повода. Забудьте о тех вещах, которые вы не в силах контролировать. Определите те аспекты жизни, которыми вы можете управлять, сконцентрируйтесь на них, и вы достигнете больших результатов.