Текст книги "Тайм-менеджмент для всех. сборник статей"

Тайм-менеджмент для всех
сборник статей
Максим Денисов

© Максим Денисов, 2016

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Анонс

Знание vs. Действие

Что выбрать путь теоретика или путь практика? Есть третий, более успешный, путь. Хотите узнать какой?

Три инструмента тайм-менеджмента, которых я не понимал

Статья о том как дневник хронометраж и чек-лист помогают в управлении своим временем.

Комплексный метод борьбы с перегрузкой на работе

Из этой статьи вы узнаете:

почему задачи копятся как снежный ком?

как планировать свой день, когда задач много и они поступают и поступают?

как успевать больше за то же время?

для чего нужно резервировать час рабочего времени?

почему планировать следующий день лучше с вечера, а не утром?

Ментальные ловушки

Ментальные ловушки – это особенности нашего мировосприятия, которые затрачивают наше время или нашу энергию, но не создают пользы. Как от них избавиться? Несколько советов из личного опыта вы найдёте в этой статье.

Жизнь быстрее – год короче или мой первый 12-ти недельный год

Чем ближе горизонт планирования, тем быстрее обратная связь. Это и другие преимущества планирования на 12 недель выявленные на собственно опыте.

Привычки. Хорошо это или плохо

Положительные привычки – хорошо, отрицательные привычки – плохо. Так ли всё просто?

Из статьи вы узнаете как обзавестись привычкой и зачем.

Тайм-менеджмент: как решить основные проблемы целедостижения

Как я исправил 8 ошибок в поведении, которые мешают достигать собственных целей.

Не для галочки: как чек-лист помогает решать задачи точно и в срок

Чек-лист помогает освободить голову от лишних мыслей. Это простой и наглядный инструмент, который на удивление редко используется для повышения эффективности.

Предлагаю это исправить и научиться составлять чек-листы.

Пять приложений для android, меняющих жизнь к лучшему

Пятёрка приложений, которыми я пользуюсь каждый день и вам рекомендую.

Десять ошибок руководителя при делегировании полномочий

Делегирование задач – сложный управленческий инструмент при использовании которого многие допускают ошибки.

Батарейка планирования

Простой и наглядный инструмент планирования. Получивший много положительных отзывов.

Почему управлять вниманием важнее, чем временем

Время по отношению к личной эффективности необоснованно считается ресурсом. То, что многие годы считалось аксиомой, оказалось недоказанной теоремой.

Предлагаю изменить парадигму и управлять не временем, а вниманием.

Знание vs. Действие

Недавно, в блоге я писал заметку про лавину инсайтов, которая накрыла меня во время короткой передышки после упорной работы. Вот один из них.

Предисловие

В 28 лет (5 лет назад) я осознал, что моих знаний для руководства персоналом не хватает. Обычно такое случается, когда лучшего работника повышают до мастера, но меня назначили мастером за пять лет до этого. А не хватало знаний, потому что их просто не было. А не было их, потому что до 28 лет я плыл по течению. А плыл по течению, потому что всё и так легко давалось. И вот приплыл. Вспоминается методика «пять почему» для поиска коренных причин проблемы. Но статья не о том почему я рос балбесом, а о том как я перестал им быть, и для этого мне понадобилось 5 лет. Целых пять лет. Теперь я знаю, как это можно было сделать быстрее. Но увы время не вернёшь вспять.

В тот момент я начал читать книги, слушать аудиокниги, смотреть тренинги. Среди авторов были Кови, Аллен, Архангельский, Трейси, Адизес, Рысев, Деревицкий, Иванова, Тарасов, Парабеллум, Мрочковский и многие другие. Как вы поняли направления были разные: саморазвитие, мотивация, продажи, менеджмент.

Некоторые методики я применял и применяю до сих пор, но большая часть легла мёртвым грузом знаний. Эти знания не давали ничего. Да, я знал как надо. Да, я видел, что другие делают неправильно, но это мне никак не помогало в карьере, а скорее мешало, я видел что вокруг неграмотные управленцы, а иногда даже давал это понять. Поумничать я всегда любил.

Со временем я стал читать всё больше и больше, получил дополнительное образование, в надежде, что диплом МВА будет что-то значить, но увы.

Спустя четыре года я начал писать статьи, так сказать делиться знанием. Потому что оно сварилось в котелке и во-первых, на выходе получились совсем другие блюда, а во-вторых, их было так много, что они уже не умещались и лезли отовсюду. «Горшочек не вари!» Часть статей опубликовали на «e-xecutive», часть на «Жить интересно», остальное в блоге.

И вот, спустя пять лет, на тренинге Андрея Парабеллума «Как научиться учиться» я получил урок, который должен был получить пять лет назад (хотя не исключено, что я только созрел для него).

Сформулировать его можно так: «Знание без действия – бесполезно!»

Самое обидное – я всегда утверждал и доказывал то, что теория должна ложиться на практику, а в ВУЗах учат неправильно, отправляя на практику на последнем курсе.

То есть понимая, что накопление знаний затея бесполезная я продолжал их копить. Единственное объяснение такому глупому поведению – это недостаток знаний в организме.

Оглядываясь по сторонам, я вижу что не одинок в своей глупости и вокруг полно людей, накапливающих информацию, которая никак и никогда им не пригодится.

Но есть ещё и обратная сторона медали.

Помимо теоретиков существует огромное количество практиков, которые всё постигают методом проб и ошибок. Они немного успешнее теоретиков, так как делать всегда лучше, чем знать. Ты можешь получить нужный результат с 10-ой или с 100-ой попытки. Но без попыток ты не получишь результата вообще.

Ещё один аргумент в пользу практиков – это огромное количество теоретиков вокруг, которые всегда рады помочь советом.

Но всё же это не лучший путь к успеху. Успеха достигают те, «кто стоит на ребре», кто совмещает теорию и практику.

Движение успешных людей наверх всегда идёт по разному, но траектория примерно одинаковая.

Сначала появляются знания и сразу за знаниями первые шаги. Потом, когда знаний не хватает небольшая остановка для того, чтобы накопить знания и снова движение. Иногда накопление происходит в пути – глядя по сторонам, иногда попадается мудрый попутчик, а иногда даже приходится вернуться назад за нужными знаниями.

Так вот по поводу инсайта.

Мне пришла в голову идея выражения этого понимания в графическом виде. И всё встало на свои места. Пазл сложился.

Квадрат «Знание-Действие»

Путь 1. Путь практика. Действие без знания. Метод проб и ошибок. Он приводит к успеху, но локальному.

Путь 2. Путь теоретика. Мой путь. Знание без действия. Это путь в никуда. Я назвал верхний левый квадрат «Диоген», но чаще это Васисуалий Лоханкин.

Путь 3. Путь к успеху. Действие+знание. Они могут обгонять друг друга на виражах, но на прямой идут рука об руку.

Поняв этот принцип движения к успеху я решил пересмотреть план на год и в этом году у меня будет больше действий. Пора сделать разворот на 90 градусов.

А какой дорогой идёте вы?

Три инструмента тайм-менеджмента, проверенные на себе

Вы хотите стать успешнее? Эффективнее? Успевать больше? 80% – ответят «да», 15% – еще не повзрослели, а 5% – уже успешны, эффективны и все успевают. Три года назад я повзрослел и начал читать книги по тайм-менеджменту, личной эффективности, самомотивации и т. д., и т. п. Я читал, пробовал различные методики, смотрел семинары и тренинги, применял полученные знания, снова читал. За три года все знания и умения начали приобретать ясные контуры, и сейчас появляется что-то похожее на систему. Но статья о другом.

В каждой второй книге говорилось о чек-листах, или о дневнике, или о хронометрировании, или обо всем сразу. Но, до недавнего времени, я не понимал, для чего это нужно. Все эти инструменты отнимают время и ничего не дают взамен. Пока не решил опробовать их на себе. В результате я сделал три открытия, которыми хочу поделиться.

1. Дневник

Многие в детстве вели дневник, но не я. А зачем? Это же пустая трата времени. Это 5—10 минут, которые можно потратить на что-то интересное – книга, телевизор, друзья. С возрастом взгляды не изменились. Дневник – это пустая трата времени. Но авторы книг по тайм-менеджменту не могут все разом ошибаться. Нужно попробовать.

Сначала были редкие попытки, раз неделю, раз в месяц, потом пару дней подряд, потом снова перерыв. Помогло несчастье. Травма ноги и две недели я вел дневник каждый день и втянулся. И уже полтора месяца ежедневно делаю записи. И один раз их перечитывал и резюмировал месяц. Сначала это были длинные описания того, что я делал, куда ходил и что делали другие, потом записи стали короче и содержали события, которые вызвали эмоции. Сейчас понимание того, что нужно записывать, выкристаллизовалось. Я записываю только яркие события: начинания, свершения, эмоциональные всплески, новое и удивительное, а также мысли, которые кажутся новыми и удивительными. Дневник показывает, что меня удивляло и восхищало, а значит, кем я был, каким я был. Это нужно для того, чтобы понимать кем я стал.

Открытие первое. Дневник заставляет иначе проживать день.

Рациональное объяснение. Если в дневнике мусор, то и жизнь мусор. Чтобы записать удивительное, нужно найти удивительное или создать самому. Когда ведешь дневник, думаешь не что делал, а что сделал, не что прочитал, а чему научился, не что сказал, а к чему это привело.

Иррациональное объяснение. Вы смотрели фильм «Секрет»? Посмотрите. Он говорит о фокусировке на цели. Можно как угодно относиться к этому фильму, но фокусировка работает без нашего участия.

Одно время я долго играл в дозор и энкаунтер (активные городские игры). Цель этих игр – используя подсказки, найти небольшую черную метку в ночном городе. Со временем, на любую черную метку голова поворачивалась автоматически. Даже днем, даже в офисе. Это пример бесполезной фокусировки.

А вот пример полезной. Как-то раз я подумал о том, что было бы неплохо, нарисовать обложку для книги и вспомнил про знакомого художника, который мне уже помогал. В этот же день я встретил его в супермаркете.

Когда мы ведем дневник, мы записываем самое важное для нас. И мозг рано или поздно начинает подсознательно фокусироваться на этом.

Начните дневник.

2. Чек-лист

Что такое чек лист? Это памятка. Формуляр, в котором необходимо отметить выполненные или невыполненные задачи, время выполнения и ответственного. В туалетах торговых центров висят чек-листы, в которых работники клининговых служб делают отметки о проведенных уборках. То есть это инструмент, закрепляющий положительные привычки и дающий обратную связь.

На производстве чек-листы заполняются на рабочих местах. Например. «Не должно быть граблей», «Должна быть лопата», Вилы должны стоять острием вниз» Если так и есть, то напротив каждой записи ставится отметка.

Я никогда не вел чек-листы. Зачем? Это пустая трата времени, не дающая ничего взамен. У меня есть органайзер, в котором ежедневные задачи тоже прописаны. Сделать 200 отжиманий, прочитать двадцать страниц, ответить на письма, выпить шесть стаканов воды. Тот же самый чек-лист. Думал я.

Но иногда, по разным причинам, отжиманий делаю не 200, а 100, читаю не двадцать, а всего пять страниц и на следующий день эту разницу не покрываю. А задачу отмечаю как выполненную, иначе она будет висеть в планировщике и мешать. Но это лишает меня обратной связи. Как часто я не полностью выполняю задачи? В какие дни? Может быть, есть закономерность? Недавно я прочитал статью про чек листы и прозрел.

Открытие второе. Чек-лист развивает очень важное умение – умение давать и держать обещания.

Ежедневные задачи – это обещания данные себе. Это дела, которые мы считаем необходимым сделать, чтобы улучшить свою жизнь.

Чек-лист показывает, как часто мы их нарушаем. На основании этого нужно выяснять причины. Возможно, мы обещаем себе слишком много и не можем выполнить. Возможно, мы просто не держим слово. Возможно, есть какие-то факторы, которые мы не учли, когда давали себе обещание. Когда причина выяснена, нужно внести корректировку. Со временем, обещания станут более приближены к возможностям, и появится реальный взгляд на вещи. Но это долгий путь. Я до сих пор обещаю больше, чем способен сделать. И себе, и другим.

Заполняйте и анализируйте чек-листы.

3. Хронометраж

Что такое хронометраж? Хронометраж – это фиксирование времени, которое потребовалось на выполнение задачи. Я никогда не понимал, для чего это нужно. Но все-таки заставил себя и начал. Три недели я записывал, что я делаю, и сколько времени на каждую задачу уходит. Установил программу на компьютер, которая записывала, что я делаю и сколько по времени. О, Боже! Как это скучно!

Это действительно скучно, но вы можете все изменить. Оберните хронометраж в игровую форму. Вы Доктор Джекилл. Вы не знаете, что творит мистер Хайд в ваше «отсутствие». Записывайте все, что он делает и сколько времени на это тратит. Проявите немного терпения, и вы узнаете, что же за человек этот мистер Хайд.

Но результат все-таки был. Я ужаснулся, увидев, сколько времени тратится впустую, якобы на отдых. И сейчас это непроизводительное время постепенно уменьшается.

Открытие третье. Хронометраж не только отсеивает мусорные дела, но и помогает определить оптимальную последовательность остальных.

Объяснение. Хронометраж – это, прежде всего, анализ. Когда мы анализируем что-то, раскладывая на составляющие, мы можем синтезировать нечто новое с теми же функциями, но с экономией ресурсов. Подобно системе бережливого производства – найдите то, что не несет ценности для клиента (для вас) и удалите это из производственной цепи.

Я ежедневно принимаю душ, и экономия в этом процессе одной минуты, за год сэкономит мне шесть часов. Это интимные подробности, но открытие для меня было настолько ярким, что приличия отступают.

Сначала я намыливаю голову, смываю шампунь, потом я намыливаю тело, смываю гель. Логичен вопрос: можно ли смывать и шампунь и гель одновременно? Конечно можно, если сначала намылить тело, а потом голову и смыть все сразу. Минута сэкономлена!!!

Это не хронометраж, но его последствия. Когда ты видишь, сколько времени имеется в наличие, сколько расходуется и на что – начинаешь экономить каждую минуту. Минута час бережет.

Хронометрируйте. Сэкономьте себе пару дней для отдыха.

Комплексный метод борьбы с перегрузками на работе

Перегрузки на работе чаще всего вызваны комплексом проблем организации времени. Поэтому бороться с ними нужно, используя комплексный подход. Эта беда похожа на Лернейскую гидру, которую невозможно победить, не отрубив все ее головы. Зато, когда вы это сделаете и решите все сопутствующие проблемы, вы почувствуете себя Гераклом.

Из-за чего возникают перегрузки?

Перегрузка – это ощущение незавершенности, слабости и неудовлетворенности выполненными за день задачами. Это ощущение возникает, когда вы весь день что-то делали, а в конце дня увидели, что не приблизились к цели, а даже отдалились от нее. Вы устали и натерли мозоли, но чувствуете, что топтались на месте. Чтобы этого ощущения не было, достаточно соблюдать три банальных правила жизни:

Получать удовольствие от пути.

Много и правильно ходить. Правильно – это значит в удобной обуви, одежде, с удобным рюкзаком и еще в хорошей компании.

Отмечать пройденный путь.

Обозначим основную проблему. На первый взгляд, это лавина задач, сметающая все ваши планы. Но проблема не в количестве задач. Их у всех много. Проблем на самом деле целый набор. И у каждого этот набор свой.

Каковы причины лавинообразного роста задач?

1) Отсутствие целей и планов. Есть ли у вас рабочие цели и планы в работе (или у вашего отдела и фирмы, если вы кем-то управляете)? Записаны они, или вы их держите в голове? Знает ли о ваших целях и планах ваше окружение? Или вы каждому сотруднику переставляете ноги, чтобы он шел в направлении к цели.

2) Не установлены приоритеты. Эту проблему узнать просто: вы сначала выполняете простые и неважные задачи, якобы, чтобы втянуться в работу. Второй вариант: у вас есть план на день, но что и когда вы будете выполнять, в нем не обозначено.

3) Неэффективное выполнение задач. Это самая большая группа проблем. Что включает она?

Вы долго не можете начать работу – прокрастинация.

Вы часто работаете из последних сил – отсутствие отдыха.

Вы каждый раз изобретаете велосипед – нет описания процессов.

Вы постоянно переключаетесь – нет концентрации.

Вы постоянно переделываете и уточняете – нет описания процессов и концентрации.

Вы делаете некоторые задачи медленнее, чем возможно – нет развития.

Вы делаете все сами – нет делегирования.

Вы постоянно отвлекаетесь – поглотители времени.

Вы долго ищете необходимый документ – мусор.

4) Задач реально больше, чем вы можете выполнить. Здесь проблемы зачастую глубже, чем неумение составлять план на день. Это обычно страхи и неуверенность. Они возникают из-за того, что вы не можете сказать «нет» руководителю, коллегам или друзьям. Из-за того, что вы не уверены в своей компетентности и боитесь потерять работу или поддержку. Вас постоянно отвлекают не потому, что вы незаменимы, а потому, что вы безотказны. Вы проводите на работе все вечера, потому что у вас заниженная самооценка, и вы пытаетесь самоутвердиться за счет работы. В любом случае проблемы больше психологические.

5) Вы не любите свою работу. Эта проблема вобрала в себя все остальные. Вы берете на себя много задач, чтобы удержаться на нелюбимой работе, вы не ставите цели и не составляете планы. Вы не расставляете приоритеты, вы прокрастинируете, вы постоянно отвлекаетесь.

Вот из-за этих пяти блоков проблем задачи копятся, как снежный ком, и накрывают нас с головой, так что мы не видим даже, в каком направлении копать.

Как все изменить?

Мы описали, что у нас есть. Теперь предлагаю нарисовать картину, чего мы хотим достичь.

Вы приходите в офис и уточняете план на день. Потом вы начинаете выполнять задачи, согласно приоритетам. Затем вы разбираете почту, уже предварительно прореженную вашим помощником. Потом планерка: задачи записаны, ответственные назначены, сроки определены, протокол подписан и разослан. Новые задачи анализируются на соответствие целям и приоритету, и ставятся в план на текущий день (взамен менее важных), либо на будущий.

Небольшой отдых и снова к выполнению задач. Обед. Отдых. Встреча. Блок звонков. Отдых. Обзор текущих задач, контроль исполнения. Проверка почты. Все запланированное на день выполнено. Отдых. Стратегический блок: планы на будущее, оценка своих компетенций и компетенций сотрудников: как расти, куда расти. Анализ дня и план на следующий день. Дом. Хобби. Семья. Отдых.

Как же приблизиться к этому идеалу? Нужно совершить четырнадцать шагов, руководствуясь несколькими главными правилами:

Сначала делать, а потом думать: «А поможет ли?».

Не переходить к следующему шагу, пока не выполнен предыдущий.

Не сомневаться в своих силах.

Лучше сделать плохо, чем не сделать хорошо.

1. Выделите один час в день для внедрения изменений

Если вы хотите что-то изменить, нужно менять, а для этого нужно зарезервировать время. В начале рабочего дня или в конце, неважно. Главное, всегда в одно время, и все должны это знать. Это время вы будете тратить на анализ, планирование, постановку целей, описание процессов, разбор мусора и т. д. Поставьте табличку на стол: «Не беспокоить с 9.00 до 10.00! Идет учет!». Зарезервируйте этот час в ежедневнике или планировщике.

Все хотят изменений и улучшений, но никто не хочет прикладывать усилий. Золотая рыбка и старик Хоттабыч в одном лице это – вы.

2. Уточните свои цели, ценности и принципы

Знаете ли вы цели своей организации и своего отдела? Что вы должны сделать в течение года, чтобы этих целей достичь? Запишите их и повесьте на видное место. Теперь, получая каждую новую задачу, проверяйте ее на соответствие целям. Заодно уточните принципы и ценности и повесьте рядом с целями. Что это вообще такое?

Ценности. То, что ценно для вашей организации: клиенты, коллектив, творчество, качество.

Цели. Это то, к чему вы стремитесь. Пример: «Мы хотим, чтобы каждый россиянин к 2020 году пересел на автомобили производства АО «АвтоВАЗ».

Принципы. То, как вы делаете свою работу. Пример: «Не принимай брак. Не делай брак. Не передавай брак». Это ориентиры, которые помогают быстро принимать решения в спорных вопросах. «Сознаться, что сделал бракованную деталь или сдать ее, сделав вид, что не заметил брака?».