Текст книги "Тайм-менеджмент для всех. сборник статей"

3. Составьте план действий

Пропишите подробно, как и за счет чего вы достигнете заданных целей. Чем больше шагов к цели, тем лучше. Если у вас несколько целей и несколько проектов, то по каждому должен быть список задач – то есть план. Пример: «Снизить себестоимость продукции, повысить качество, изменить дизайн, увеличить срок службы изделий». Потом каждую поставленную задачу дробим на более мелкие задачи. План – это пошаговое руководство достижения цели.

4. Проведите ревизию ваших текущих задач

Запишите ваши ежедневные и еженедельные задачи, а также чистое время, которое одни у вас занимают. Чтобы узнать это, лучше провести хронометраж. Затем сложите время, потраченное на каждую задачу, и сравните получившееся число с сорокачасовой рабочей неделей.

Если время ваших задач намного больше 40 часов, то вам нужно уменьшать количество задач, например, с помощью помощника или совершенствовать методы их выполнения. Вы реально много работаете! Но вынужден вас огорчить. Совсем не факт, что вы выполняете только то, что нужно, и выполняете правильно.

Если время ваших задач меньше 40 часов, то вы много отвлекаетесь на посторонние дела, и с этим тоже надо бороться. Вы много времени тратите на логистику, коммуникации и поглотители времени. То есть вы много передвигаетесь, болтаете и сидите в соцсетях. Спланируйте маршруты, используйте разговоры только при необходимости или как отдых, измените привычки. Это сложно, но при желании, все возможно.

5. Проверьте свои задачи

На соответствие должностным обязанностям. Если какая-то задача в них не входит, можно самостоятельно выбросить ее из своего расписания или вернуть хозяину, сотруднику, который отвечает за данный участок работы.

На соответствие целям. Если задача не соответствует целям, измените ее или выбросьте из списка дел с разрешения руководителя. Например, закупка автомобилей BMW для руководства завода «АвтоВАЗ» не соответствует заявленной цели.

6. Ограничьте поток входящих задач

Говорите «нет» всему, что не соответствует целям и должностным обязанностям. Если вы предприниматель, не начинайте новые проекты. Наведите порядок в старых. Все важные задачи у вас уже выписаны, ими и занимайтесь. Если вы работаете на «АвтоВАЗе» и вам предлагают начать строить дома, то сначала надо разобраться со всеми задачами, связанными с авто.

7. Планируйте предстоящий день

План удобнее всего составлять вечером, проведя обзор текущего дня. Вы видите – что выполнено, а что не выполнено. Вы можете перенести часть задач на следующий день или запланировать следующий шаг по проекту. Если же составлять план утром, то вам сначала придется вспомнить, чем закончился минувший день, а это не совсем удобно. Плюс, когда вы планируете день с вечера, мозг уже с вечера начинает работать над новыми задачами.

Запишите в ежедневник или планировщик все предстоящие события. События – это задачи, привязанные ко времени: встречи, собрания, обеды.

Запишите задачи, которые предстоит выполнить. Для этого посмотрите план на неделю.

Расставьте приоритеты: «А» – сделать необходимо, «В» – сделать желательно, «С» – сделать хотелось бы.

Выделите главные среди первоочередных дел по схеме: «А1», «А2», «А3». В категориях «В» и «С», приоритеты следует расставить тогда, когда подойдет черед этих задач.

Запишите, сколько времени предположительно займет каждая задача.

Решите, какие задачи можно делегировать своим подчиненным.

8. Делегируйте задачи

Отдайте часть задач подчиненным или фрилансерам. Для этого нужно знать принципы делегирования и практиковаться. Я, например, составил себе шаблон делегирования – для более легкого освоения этого навыка.

9. Концентрируйтесь на задаче

Начните выполнять свой план с задачи «А1». Выполняйте одну задачу в один момент времени. Не отвлекайтесь ни на что, кроме пожара и землетрясения. Всех посетителей просите подождать до окончания выполнения срочных дел. Очень хорошо для выработки навыка концентрации подходит метод «Помидора». В течение 25 минут вы выполняете какую-то задачу, потом отдыхаете пять минут – и затем новая «помидорка». А приучив свое окружение к «помидоркам», вы увеличите свою продуктивность в разы.

10. Отдыхайте

Каждый час останавливайте работу на десять минут. Наш организм цикличен: нагрузка-разгрузка, сон-бодрствование, работа-отдых. Если его перегрузить, можно получить растяжение или переутомление. А это снизит производительность. Лучший отдых – это смена деятельности. Долго сидели – пройдитесь. Работали за компьютером – поговорите. А лучше всего послушайте музыку, погуляйте или поспите.

11. Улучшайте процессы

Вы ежедневно выполняете одинаковые задачи. Выберите такую, над которой вы работаете чаще всего. Опишите ее: для чего она нужна, как она продвигает вас к цели. Затем опишите ее, как процесс: из каких шагов она состоит, какие ресурсы или инструменты нужны, какие знания или инструкции необходимо иметь, что получается на выходе, сколько времени она занимает в сумме, и сколько занимает каждый этап в отдельности. Упростите задачу. Например, удалите один из шагов, не влияющих на качество, начните использовать другие инструменты или ресурсы, выберите другое время для выполнения задачи. Запишите и сохраните эту инструкцию. Затем опишите и измените все часто встречающиеся и продолжительные процессы, которые имеются в вашей работе. Для чего это нужно?

Во-первых, вы сократите продолжительность каждого процесса. Потому что в любом процессе, который не описан, есть лишние операции или потери времени между операциями.

Во-вторых, вы с легкостью сможете делегировать любой процесс. Когда вы разобрали работу по косточкам, объяснить, как ее выполнить, и проконтролировать результат, не составит труда.

В-третьих, вам легче будет планировать день, поскольку вы знаете, сколько времени занимает каждая задача. Не предполагаете, а именно знаете.

12. Держите голову пустой

Голова нужна, чтобы думать, а не помнить. Всю поступающую информацию переносите на бумагу или в компьютер, по возможности, сразу обрабатывайте и принимайте решение. Все задачи также записывайте и держите записи в одном месте, желательно – на виду у всех. Зачеркивайте выполненные задачи. Для чего? Чтобы окружающим было видно, что еще вам предстоит сделать. Чтобы вы видели собственный прогресс.

Еще один способ держать голову пустой – чек-лист. Выпишите все ежедневные повторяющиеся задачи и отмечайте выполнение каждой, чтобы не держать их в голове. Выполнил – вычеркнул. Например: проверить почту, провести планерку, составить акты, тренировать дыхание, убрать на столе.

13. Держите стол чистым

Любая лишняя скрепка отвлекает внимание и рождает такую череду мыслей, что после взгляда на нее, можно очнуться только через час, думая в это время о строении атома или спаривании ежей. Уберите со стола все, кроме необходимого. Одна ручка, один карандаш. Любая лишняя деталь будет напоминать о чем-то и отвлекать.

14. Верните себе любовь к работе

Для этого обратимся к методу потока Михайя Чиксентмихайи. Попробуйте сделать из работы игру. Для этого нужно:

Поставить цели. Спросите себя, каких карьерных или профессиональных высот вы хотите достичь. Выполните задание «колесо успеха», но только для отдельного сектора: «работа». В одном из исследований ученые установили: люди, записавшие то, как бы они улучшили работу, начинают чувствовать себя заметно увереннее.

Упростить или усложнить задачи. Нас останавливают как сложные, так и простые задачи. Первых мы боимся. Вторые вгоняют нас в тоску. Сложную задачу нужно разбить на части. Для простой нужно придумать новые правила. Установите время выполнения запланированных дел и попытайтесь в него уложиться.

Совершенствовать навыки. Спросите себя, какие навыки вам нужны, чтобы быстрее закончить самый длительный процесс. Потратьте время, чтобы улучшить этот навык, и вы в будущем сэкономите больше времени.

Концентрироваться на процессе. Получать удовольствие от процесса невозможно, если вы не вовлечены в него полностью.

Получать обратную связь. Обратной связью будут выполненные и вычеркнутые пункты плана.

Вывод

Только твердость в желании изменить ситуацию и комплексный подход помогут чудесному превращению вас из белки в колесе в хозяина жизни.

Ментальные ловушки

Когда-то давным-давно мне порекомендовали книгу Андре Кукла «Ментальные ловушки». Она была прочитана за одну ночь и борьба с ментальными ловушками началась. Сколько она длилась сказать сложно, может быть месяц, может быть год, но отпечаток свой оставила. Я до сих пор помню некоторые ловушки и пытаюсь с ними бороться. Иногда.

В последние несколько месяцев я стал часто натыкаться на рекомендации данной книги и решил прочитать её снова. Должен отметить, что это первая книга в жизни, которую я читаю повторно.

В этой статье я хочу поделиться с вами своим пониманием ментальных ловушек, способами борьбы с ними и удивлением от того насколько время меняет взгляд на вещи.

Что такое ментальные ловушки?

Ментальные ловушки это особенности нашего поведения, при которых КПД (коэффициент полезного действия, КПД= Полезная работа/Затраченная энергия.) стремится к нулю, то есть затраченная энергия превосходит полезную работу.

Какие существуют ментальные ловушки?

Упорство.

Амплификация

Фиксация

Реверсия

Опережение

Противление

Затягивание

Разделение

Ускорение

Регулирование

Формулирование

Начнём разбирать по порядку.

Упорство

Упорство – это продолжение работы, когда результат уже не важен.

Пример: вас попросили сказать речь на встрече и вы её готовите, но в это время позвонили и сказали, что встреча отменяется, но вы упорствуете и продолжаете репетировать речь.

Работа после звонка не несёт пользы, но время расходует.

Вспоминается, как в книге Сергея Лукъяненко офицер рассказывал, что их, учащихся военного училища приводили в кинотеатр и, не дав досмотреть фильм по тревоге поднимали и выводили из зала.

Скорее всего, в них воспитывали рефлекторное восприятие тревоги, но против упорства это тоже хороший приём. Если нам не нравится фильм мы продолжаем упорствовать и досматриваем его, убеждая себя что деньги потрачены, но стоимость потраченного времени выше стоимости билета.

Упорство чаще всего это привычный образ действий, не приносящий своей первоначальной пользы. Как частный случай – удовольствие без удовольствия. Вам раньше нравилось ухаживать за цветами, а теперь нет, но вы упорствуете и продолжаете их поливать и протирать от пыли.

После первого прочтения «Ментальных ловушек» я стал меньше упорствовать. Уже не досматриваю плохие фильмы и откладываю неинтересные книги.

Средство борьбы с упорством – это понимание того, что вы делаете и для чего, понимание цели вашего действия и ценности вашего времени.

Амплификация

Амплификация – это преувеличение, усиление – использование большего количества ресурсов, чем требуется.

Пример: вам необходимо было проанализировать 5 поставщиков, а вы проанализировали 10. Для чего? Чтобы быть уверенными чуть больше? Нужно тогда проанализировать ещё 10 поставщиков. А потом ещё 10. Никогда нельзя быть убеждённым в чём-то на 100%, всегда будут некоторые сомнения.

Работа по анализу шестого и последующих поставщиков – это трата лишних ресурсов. Пользы от второй пятёрки меньше, а времени затрачено столько же. Здесь можно вспомнить и закон Парето и закон убывания предельной полезности.

Амплификация рождается из неуверенности в том, что результат достигнут и как следствие постоянные проверки: «Я полил цветы? Нужно проверить».

Я бы назвал эту ловушку – ловушка перфекциониста.

Для борьбы с неуверенностью в достижении результата необходимо результат измерить количественно, а достижение фиксировать письменно в чек-листе или ежедневнике.

Фиксация

Фиксация – это состояние бездействия в ожидании чего-то.

Пример: наш виртуальный собеседник начал писать ответное сообщение, и мы замерли в ожидании «что же он нам напишет» – зафиксировались. 10 секунд, 20 секунд, минута. Вот собеседник остановился, и мы собрались отойти, но он снова начал печатать.

Полезной работы нет, но ресурсы потребляются. Фиксация – чистая потеря времени.

На мой взгляд, это самая распространённая ловушка. Мы фиксируемся постоянно, мы ждём звонка, ждём встречи, ждём такси и в этот момент бездействуем.

Это одна из двух ловушек, борьба с которыми не прекращалась с момента первого прочтения книги. И все эти годы я попадался и попадаюсь до сих пор, но поймав себя на бездействии, мгновенно освобождаюсь.

Как бороться с фиксацией?

Во-первых, нужно стать ловцом своих мыслей. Когда вы бездействуете, но «гоняете» мысли об ожидаемом событие – вы строите мост из будущего в настоящее и рассчитываете, что будущее придёт раньше по этому мосту. Поймайте эти мысли! Выйдите из ступора.

Во-вторых, когда вы поймали мысли о будущем, начните жить настоящим. Посмотрите что вокруг вас, почитайте, сделайте давно откладываемый звонок – заполните паузу. Начните строить мост с другой стороны – из настоящего в будущее.

Опережение

Опережение – это слишком раннее начало работы, в случае, когда небольшое ожидание отменит или сократит часть работы.

Пример: вы подготовили отчёт и решив, что в следующем месяце он будет таким же, сделали и на следующий месяц, но за месяц ситуация изменилась и его нужно переделывать полностью.

Ресурсы потрачены, а полезная работа стала бесполезной.

Для меня это больная тема. Я постоянно заглядываю в будущее. Во время обеда меня так и тянет заглянуть в ежедневник и узнать – чем я буду заниматься после обеда, но за время обеда ситуация может измениться и необходимо будет перекроить план. Когда появляется идея – тут же спешу её воплощать не уточнив насколько она важна.

Решение этой проблемы довольно простое – выполнять за раз только одно дело согласно приоритета. Если появляется новая информация, то пересматривать приоритет.

Как определить пора начинать или нет? Знания и умения вам в помощь. Как определить пора подсекать рыбу или ещё рано? С помощью опыта, полученного за долгие неудачные попытки.

Реверсия

Реверсия – это обращение к прошлому. Изменить мы ничего не можем, но раз за разом прокручиваем ситуацию и ищем оптимальное решение.

Пример: «Как жаль, что я разбил то блюдце! Если бы мне не помешали я бы не потерял равновесия…» Чашку не вернуть, но время на бесполезные мысли можно сэкономить.

Работа бесполезная, ещё и ресурсы потребляются.

Не так давно у меня был конфликт с коллегой. Я весь вечер «реверсировал» и «опережал» – думал, что я сделал не правильно, как нужно было поступить, и что я буду делать на следующий день, как себя вести. Когда я осознал, что это реверс и опережение, я решил отпустить ситуацию, которая уже произошла и не лезть в будущее, но не получалось. Наступив сразу в два капкана вырваться не удавалось. Тогда я решил проанализировать ситуацию, сделать выводы и забыть. И это помогло. Я сделал вывод «Чтобы избежать подобных ситуаций – действовать по инструкции, а для этого нужно хорошо знать инструкции». Этот вывод близок к ловушке опережения (конфликт может не произойти, а подготовка к нему уже начата), но ей не является, как не является опережением соблюдение техники безопасности.

Бороться с реверсией можно следующим образом:

Остановиться, проанализировать ситуацию принять решение и забыть. Иначе мысли о прошлом будут как цунами – накатывать снова и снова. Принять решение и забыть. «В этот раз я сделал неправильно то-то и то-то». Не нужно проецировать эту ситуацию в будущее («В следующий раз в подобной ситуации я…» или «Чтобы не допустить подобной ситуации мне нужно…») это будет ловушкой опережения. Такой ситуации больше никогда не будет.

Противление

Противление – это продолжение выполнения текущей задачи, когда появилась новая информация и приоритет изменился.

Пример: Вы что-то делаете, но захотели в туалет и терпите пока не закончите это делать, а потом бежите в туалет и роняете вазу – это наказание за противление.

Работа всё ещё полезная, но польза снизилась и КПД соответственно тоже.

Это вторая ловушка, которую я стал обходить после первого прочтения книги. Когда ребёнок просит есть, а я читаю книгу прерваться придётся всё равно, и не важно сколько страниц я прочитаю до, а сколько после.

Решение также довольно просто – при появлении новой информации нужно оценить как она влияет на текущее дело. Либо она меняет его приоритет и оно становится менее важным. Либо другое становится более важным. Либо новое дело небольшое и его всё равно нужно будет вклинить в текущее. В этих случаях противится не следует.

Затягивание

Затягивание – откладывание задачи или вклинивание перед важной задачей десятка не важных.

Не путать с прокастинацией! При затягивании не хватает импульса для начала выполнения задачи, когда нужно просто встать и пойти выбросить мусор. Прокастинация – это страх начала новой, неприятной или объёмной задачи.

Пример: перед звонком родителям проверка почты. Как будто разговаривать мы предполагаем несколько часов к ряду.

Помимо полезной работы выполняется масса бесполезной.

После первого прочтения я продолжил попадать в ловушку затягивания. Возможна это была защитная реакция на ловушку опережения. В противовес частым опережениям, мозг начал затягивать. Теперь, поняв что затягиваю, я усилием воли заставляю себя действовать и попадаю в ловушку регулирования.

В идеале бороться с затягиванием не нужно. Поймав себя за руку вы скорее всего начнёте действовать. Если нет то поступайте так как я. Против лома нет приёма.

Разделение

Разделение – выполнение двух задач одновременно.

Пример: Чтение книги за просмотром телевизора или разговор с приятелем и обдумывание планов на день.

Работа дублируется и за счёт этого увеличивается время, либо работа выполняется не должным образом и теряет свою ценность.

Поясню. Если вы читаете книгу и смотрите телевизор, вы постоянно отвлекаетесь и теряете мысль. Чтобы снова её поймать вам приходится перечитывать один и тот же абзац снова и снова. Когда вы разговариваете и одновременно думаете о чём то личном – вы не улавливаете контекст разговора и теряете много информации, а следовательно и ценность разговора.

Первое прочтение книги меня ничему не научило. Только спустя несколько лет я начал понимать всю бесперспективность разделения, раз за разом убеждаясь, что многозадачность это миф.

Решение элементарное – одна задача за один раз. «Любой порядок приоритетов лучше смешанного потока мыслей.»

Ускорение

Ускорение – это слишком быстрое выполнение задачи без необходимости.

Пример: быстро сделать уроки, чтобы поиграть с друзьями; быстро сделать работу, чтобы погрузиться в интернет и т. д.

Экономия ресурсов чаще всего в итоге оборачивается их перерасходом. А польза от работы исчезает в ноль.

Что считать пользой от просмотра фильма? Например, удовольствие. Если вы получили удовольствие при просмотре, значит работу по просмотру фильма можно считать полезной. А получите ли вы удовольствие если будете смотреть фильм в ускоренном режиме? Вероятно, нет.

Я себя поймал на том, что ускоряюсь при чтении книг. Хочется поскорее закончить и начать новую. Но смысла в этом ускорении нет. Во-первых, удовольствие от чтения снижается, а во-вторых, важные детали могут быть упущены.

Жить настоящим – единственное решение проблемы ускорения. Понимание цели и видение результата задачи. Проще говоря, поймав себя на ускорении нужно задать вопрос: «А есть ли смысл?»

Регулирование

Регулирование – это сознательный контроль бессознательных действий.

Пример: вы проголодались и думаете: «нужно поесть», зачесалось ухо и вы думаете: «нужно почесать»

Работа по контролю за рефлексами бесполезная она не несёт ценности. (Согласно Кукла)

Но в данном случае я с автором не согласен. Регулирование – единственная ловушка, от которой я не стал избавляться. На контроль за импульсами мы тратим много времени и энергии, а цель этих затрат – спокойная жизнь в современном обществе с законом, моралью и этикетом.

Подсознание спрашивает у сознания: «можно мне сходить в туалет» – сознание анализирует ситуацию и разрешает или не разрешает.

Формулирование

Формулирование – это ловушка выражения эмоций и чувств словами. Мы пытаемся проговорить вслух всё что видим, слышим и чувствуем. Публичное формулирование – частный случай, при котором всё что мы испытываем стараемся донести до публики.

Пример: «Ах, какая прекрасная музыка!» «Мне предстоит трудная работа», «Какой прекрасный закат, нужно сфотографировать и опубликовать в инстаграм»

 
«Какой чудесный день
Какой чудесный пень
Какой чудесный я
И песенка моя, ля-ля-ля!»
 

Работа бесполезна, а ресурсы небольшие, но расходуются.

Книга «Ментальные ловушки» произвела на меня большое впечатление и я рассказывал о ней друзьям и знакомым, попав сам в метальную ловушку публичного формулирования.

Чтобы не попадать в ловушку формулирования нужно научиться получать удовольствие от настоящего момента, а не от момента пересказа собеседнику. А для этого достаточно понять, что он не чувствует тоже что и вы, у него другой взгляд, другое воспитание, другие события происходили с ним.

Мы рассмотрели 11 ловушек.

1. Упорство.

2. Амплификация

3. Фиксация

4. Реверсия

5. Опережение

6. Противление

7. Затягивание

8. Разделение

9. Ускорение

10. Регулирование

11. Формулирование

Примеры я старался брать из жизни. Способы борьбы с ловушками я брал из личного опыта. Андре Кукла предлагает единственный способ борьбы с ловушками – слежение за собственными мыслями с последующей заменой регулирующего поведения естественными импульсами. Я с этим утверждением не согласен.