Текст книги "Библия фасилитатора: модель, технологии, инструменты"

Моему отцу, Якову Ивановичу, посвящаю эту книгу

Вместо предисловия

Я не верю, что по книгам можно научиться фасилитировать.

Эту книгу я написала не для того, чтобы объяснить, что такое фасилитация, и предложить попробовать её в деле, и относится она не к популярной, а к профессиональной литературе.

Я адресую эту книгу практикующим и профессиональным фасилитаторам, которые уже знакомы с инструментами фасилитации, но хотели бы привести свои знания в этой области в систему, а управление рабочими встречами перевести на новый качественный уровень.

В книге изложена моя авторская модель структуры рабочей встречи «Путь к результату». В главах последовательно раскрываются все этапы рабочей встречи – от её открытия до завершения.

Двигаясь от этапа к этапу, легко проследить, как они связаны между собой, как результат одного этапа становится отправной точкой следующего, и как это приводит в итоге к запланированному результату всей встречи.

Внутри каждого этапа подробно изложена пошаговая технология процесса обсуждения, благодаря которой фасилитатор может реально «рулить» встречей, поскольку в каждый момент времени знает, куда ведёт группу.

В конце каждой главы есть резюме с ключевыми идеями, контрольные вопросы и ошибки, которые можно допустить на рассмотренном этапе рабочей встречи, а в завершение вы увидите пример дизайна реальной рабочей встречи, построенного на основе описанной в книге модели «Путь к результату».

А теперь моя благодарность тем, без которых эта книга никогда бы не увидела свет.

Прежде всего хочу сказать огромное спасибо моей семье, моему мужу, дочери и родным. Спасибо, что любите меня такой, какая я есть! Это даёт мне силы делать то, что не получается само собой. Я тоже люблю вас безмерно!

Спасибо моей команде «Школы фасилитации», которая верит мне и верит в меня! Кристина Тишина, Аня Иванова, Даша Евтюхова, Юля Соловьёва, Лена Бараненко, Марина Ничипоренко, Ира Тренкеншу – каждая из вас сделала свой вклад, чтобы фасилитацию узнали и полюбили тысячи людей в нашей стране. «Путь к результату» мы создавали вместе! Спасибо за сотрудничество!

Спасибо Пепе Нумми за то, что открыл мне чудо фасилитации и что много лет «держал за руку»!

Спасибо моим дорогим клиентам за то, что многого хотели от меня и от фасилитации! Это лучший путь созидания нового!

Глава 1
Модель «Путь к результату»
Системный подход к управлению рабочими встречами

Каждый из нас хоть раз в жизни слышал, а может и сам произносил, фразу «Меня не интересует процесс, меня интересует результат». Но результат не берётся из ниоткуда. Результат – это сухой остаток процесса.

Обычно люди не думают о ходе рабочей встречи как о процессе.

Часто, собирая рабочую встречу, чтобы решить проблемный вопрос, руководители считают, что достаточно собрать умных людей – и они найдут умное решение, другими словами, достаточно управлять только содержанием обсуждения. Но часто такие обсуждения превращаются в монологи или «базары». И это закономерно, потому что никто не взял на себя труд управления процессом обсуждения.

В таких случаях участники легко теряют фокус обсуждения, ходят по кругу, теряя время и силы, и путь к результату становится далеко не самым прямым и эффективным.

Рабочие встречи могут быть управляемыми и неуправляемыми.

Отличие первых от вторых заключается в том, что на встрече всегда есть ведущий, который компетентно «рулит» процессом обсуждения, чтобы в итоге встречи группа пришла к результату.

Маловероятно, что общение завершится результативно, если никто не будет управлять обсуждением. Кто-то обязательно должен «сесть за руль» и сосредоточиться на том, как группа продвигается к результату встречи. Но есть важное условие: этот «кто-то» должен уметь «рулить»!

Большинство тех, кто берётся вести рабочие встречи, делают это интуитивно, без специальных знаний и подготовки.

Это немного похоже на то, как если бы вы сели управлять автомобилем, только понаблюдав за другими водителями, или вспомнили бы, как держались за руль, сидя на коленях у отца, или просто почитали книжки о вождении.

Всем известно, что никто не обладает навыками вождения автомобиля от рождения и что этому обязательно нужно учиться, иначе не получится вести машину уверенно и с удовольствием!

Так и в фасилитации. Интуиция, здравый смысл, примеры коллег, собственный опыт и неотразимая харизма не заменят вам современных технологий управления рабочими встречами. Со знанием этих технологий тоже не рождаются, их нужно специально осваивать.

Возможно ли на любой рабочей встрече выстроить процесс обсуждения так, чтобы все участники были вовлечены, но при этом динамично продвигались и на выходе дали самый лучший результат, на который только способны?

Да, возможно, но для этого нужно посмотреть на рабочую встречу системно, определить все части этого механизма, понимать, как они связаны между собой, разобраться, как они «тикают» и… почему ломаются.

Системный подход к управлению рабочими встречами

Системный подход подразумевает взгляд на рабочую встречу как на целостное явление с видением его составляющих и пониманием того, как можно управлять ими, чтобы получить нужный результат.

Чтобы говорить о системе, нужно дать определение её ключевым понятиям.

Фасилитация берёт за основу латинское слово со значением «облегчать, помогать, способствовать».

• Фасилитировать – значит управлять процессом группового обсуждения и этим помогать участникам двигаться к запланированному результату рабочей встречи.

• Рабочая встреча – это коллективное обсуждение вопросов, направленных на выполнение бизнес-целей и достижения результата, ради которого и собрались участники.

• Модель управления рабочей встречей – это цепочка основных этапов рабочей встречи и их связь между собой. Модель даёт понимание сути алгоритма продвижения к результату рабочей встречи.

• Технология управления обсуждением – это пошаговый алгоритм управления обсуждением внутри каждого этапа от входа до выхода.

• Инструмент фасилитации – последовательность действий, рассчитанных по времени и обеспеченных всей необходимой подготовкой, для реализации конкретных технологических шагов на конкретной рабочей встрече.

• Ведущий встречи – человек, который знает структуру рабочей встречи, планирует основные этапы обсуждения и берёт на себя управление процессом во время обсуждения, чтобы каждый участник смог сделать максимальный вклад, а вся группа достигла максимального результата.

Знание сути каждого из этих понятий и их взаимосвязи лежат в основе системного подхода к пониманию основ планирования, реализации и анализа рабочих встреч.

Освоить системный подход к управлению рабочими встречами вне конкретной модели рабочей встречи, на основе только технологий и инструментов представляется крайне затруднительным.

Поэтому в основе подхода «Школы фасилитации» лежит модель «Путь к результату».

Модель «Путь к результату»

Моде́ль (лат. modulus – «мера, аналог, образец») по определению, данному в Википедии, есть абстрактное представление реальности в какой-либо форме (например, в математической, физической, графической и пр.), предназначенное для представления определённых аспектов этой реальности и позволяющее получить ответы на изучаемые вопросы.

• Модель рабочей встречи «Путь к результату» – это структура рабочей встречи, представляющая собой цепочку последовательных этапов обсуждения, технологичное управление каждым из которых приведёт к запланированному результату.

Модель «Путь к результату» стала итогом развития ряда идей из области фасилитации, соединённых с принципиально новым взглядом на структуру рабочей встречи как на бизнес-процесс. Она создавалась профессиональными фасилитаторами компании «Школа фасилитации» и совершенствуется уже на протяжении почти полутора десятилетий.

Все программы обучения «Школы фасилитации» для руководителей и профессионалов в области HR и проектного менеджмента создаются и развиваются на основе этой модели.

Знание модели «Путь к результату» даёт возможность ведущему встречи построить процесс управления взаимодействием участников на каждом этапе обсуждения с помощью специальных технологий и инструментов и за счёт этого обеспечить вовлечение и максимальный вклад каждого в запланированный результат встречи.

Этапы рабочей встречи:

1-й этап – открытие рабочей встречи.

2-й этап – общее понимание контекста и сути вопроса обсуждения.

3-й этап – поиск решений по «горячим» вопросам.

4-й этап – планирование действий для реализации найденных решений.

5-й этап – закрытие рабочей встречи.

Используя модель «Путь к результату», вы сможете:

1. Чётко сформулировать результат, который участники рабочей встречи должны сделать вместе.

2. Спланировать процесс взаимодействия участников обсуждения таким образом, чтобы путь продвижения к результату стал пошаговым, а значит, прозрачным и управляемым.

3. Определить роли и задачи ключевых участников рабочей встречи – инициатора / заказчика встречи, носителей ключевой экспертизы, со-модераторов.

Уникальность модели «Путь к результату» заключается в том, что она:

– Является универсальной. Любую рабочую встречу можно поделить на пять этапов, будь она длинная и короткая, оперативная или стратегическая, с большим или малым количеством участников.

Эта модель позволяет любую задачу на рабочей встрече решать, следуя алгоритму пяти шагов, который может гибко меняться в зависимости от особенностей задачи, количества и состава участников, продолжительности и пр.

– Обеспечивает надёжный контроль за процессом обсуждения. Зная цель, процесс, результат каждого этапа, ведущий сопровождает группу шаг за шагом, отдавая себе отчёт в любой момент времени, на каком этапе обсуждения группа находится и в какую точку идёт. Фасилитатор также делает этот процесс прозрачным. Участники понимают, что и зачем они делают, что станет результатом их обсуждения на каждом этапе.

Модель становится надёжным инструментом контроля за процессом взаимодействия участников на каждой стадии обсуждения, включая тайминг.

– Является прикладной. Опыт проведения десятков сессий по этой модели подтвердил её прикладной характер – уже больше 12 лет, развивая и совершенствуя её, удаётся решать самые разные запросы бизнеса из разных отраслей. Рабочие встречи неизменно получаются управляемыми и результативными!

Если кратко резюмировать суть модели управления рабочей встречей «Путь к результату», то можно сказать, что она основана на жёсткой схеме технологии процесса, дающей контроль за обсуждением, и на гибкой настройке этой схемы через подбор наиболее подходящих инструментов для каждого шага технологии, исходя из конкретной задачи, времени встречи и особенностей состава участников.

Этапы рабочей встречи

1. Каждый этап имеет структуру «Цель – Процесс – Результат», которая определяет ключевые задачи в начале этапа, конкретизирует результат на выходе и помогает с помощью подходящих инструментов выстраивать процесс продвижения от цели к результату внутри этапа.

2. Этапы связаны между собой и реализуются последовательно – выход из предыдущего этапа является входом в следующий.

3. 2-й, 3-й и 4-й этапы являются универсальной структурой обсуждения любого вопроса: для решения проблемной задачи сначала нужно построить общее понимание поля ключевых аспектов обсуждения и рейтинга «горячих» вопросов, которые нужно решить, чтобы достичь запланированного результата (контентного результата встречи).

Этап «ОТКРЫТИЕ РАБОЧЕЙ ВСТРЕЧИ»

Цель

На входе в этап открытия рабочей встречи ведущий должен решить две задачи:

1. «Привести людей в комнату», что значит сделать для них понятными цель встречи («на выполнение какой бизнес-цели работает эта встреча»), результат на выходе рабочей встречи («что должны сделать вместе»), программу («как будем работать»).

2. Присоединить цели участников к целям рабочей встречи («зачем это мне»).

Процесс

Технология процесса включает в себя четыре шага:

1-й шаг – приветствие,

2-й шаг – представление цели встречи,

3-й шаг – программа / повестка встречи,

4-й шаг – присоединение целей участников.

Каждый шаг может быть реализован с применением различных инструментов.

Результат

1. Каждый участник встречи понимает, ради чего все собрались и как будут работать, он нашёл для себя смысл участия в этом обсуждении и готов начинать!

2. Результат на выходе из этапа открытия становится входом в следующий этап рабочей встречи – «Построение общего понимания».

Инструменты

Для 1-го шага («Приветствие»): «История», «Цитата», «Актуальное событие», «Отсылка к разговору», «Шутка», «Ролик», «Видеообращение» и другие.

Для 2-го («Цель») и 3-го («Программа») шагов: фиксация до начала встречи в «Приглашении на рабочую встречу» или «Протоколе рабочей встречи», во время встречи – на слайде или флипчарте.

Для 4-го шага («Присоединение целей участников»): Check-in, «Три комментария», WoW, Grape cocktail.

Также можно использовать инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора: техники организации групповой работы» (2018): «Несуществующее животное», «Суп из букв», «Ай да Пушкин», «LEGO фарш», Rotten tomatoes, «Полуумные мысли», «Мой день – мои правила» и другие.

Этап «ОБЩЕЕ ПОНИМАНИЕ»

Цель

На входе в этап «Построение общего понимания» ведущий рабочей встречи должен решить две задачи:

1. Построить понимание контекста и сути вопроса обсуждения у всех участников. Расширить горизонт понимания сути и контекста вопроса обсуждения.

2. Построить понимание / определить список «горячих» вопросов, решения которых нужно найти.

Процесс

Технология процесса благодаря разнообразным инструментам может выстраиваться многовариантно, но для корректного процесса принципиально важно определиться:

1. Ради решения каких «горячих» вопросов собрались вместе участники встречи и какую информацию они должны понять / узнать о сути и контексте этих вопросов, прежде чем начнут искать их решения?

2. Что должны сделать участники встречи с этой информацией и списком «горячих» вопросов – только понять или ещё и дополнить, а может, и вовсе собрать их как пазлы?

Технология процесса включает в себя четыре шага:

1-й шаг – фокусировка,

2-й шаг – вводные / презентация,

3-й шаг – обсуждение ключевых идей и / или формирование вопросов,

4-й шаг – обратная связь и / или ответы на вопросы.

Каждый из шагов может быть реализован с применением различных инструментов.

Результат

1. Участники расширили горизонты своего понимания сути и контекста вопроса обсуждения.

2. Участники поняли актуальность и суть «горячих» вопросов, решения которых нужно искать вместе на текущей рабочей встрече.

Результат на выходе из этапа «Построение общего понимания» становится входом в следующую стадию рабочей встречи – «Поиск решений».

Инструменты

Для реализации технологии могут быть использованы различные сочетания инструментов: «Четыре вопроса», MeWeUs, «Три корзины», Black box, а также инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора»: Criba, «#хочувсезнать», «Бифштекс из слона», «Чекап», «Верю – не верю», «История вопроса», «Миксмэп» и другие.

Этап «ПОИСК РЕШЕНИЙ»

Цель

1. Найти максимум решений для каждого «горячего» вопроса, круг которых был определён либо разъяснён на предыдущем этапе.

2. Отобрать по заданным критериям из всех предложенных решений самые подходящие.

Процесс

Технология процесса включает в себя четыре шага:

1-й шаг – список «горячих» вопросов и структура поиска решений,

2-й шаг – генерация и развитие идей,

3-й шаг – отбор по критериям и формирование финального списка идей,

4-й шаг – представление результатов.

На выбор инструментов реализации технологии влияет количество заявленных «горячих» вопросов, а также то, чья экспертиза необходима для определения путей решения каждой задачи – всех без исключения или только части присутствующих.

Результат

1. На выходе из этапа для каждого «горячего» вопроса есть список решений, реализация которых решит проблемную задачу.

2. Результат на выходе из этапа «Поиск решений» становится входом в следующий этап рабочей встречи – «План действий».

Инструменты

World café, Ideologue, Open space, Bus stop, Table of elements, а также инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора»: «Три крейзи раунда», «Групповой фрирайтинг», «Нарисуй решение», «Магическое „Если бы…”», «Когнитивное кафе», «Слепое прослушивание», «Аукцион» и другие.

Этап «ПЛАН ДЕЙСТВИЙ»

Цель

На входе в этап «План действий» задача звучит так:

1. Составить для каждого найденного решения план шагов, которые обеспечат внедрение в жизнь этих решений.

2. Определить ответственных и сроки реализации каждого решения.

Процесс

На выбор инструментов реализации технологии процесса влияет горизонт планирования, а также глубина проработки.

Технология процесса включает в себя три шага:

1-й шаг – представление горизонта планирования и глубины проработки решений,

2-й шаг – определение действий, сроков и ответственных для каждого решения,

3-й шаг – представление / согласование планов.

Каждый из шагов может быть реализован с применением различных инструментов.

Результат

1. Для каждого решения есть конкретный набор действий, которые его реализуют. Понятны сроки и ответственные.

2. Результат на выходе из этапа «Планирование действий» становится входом в следующий этап рабочей встречи – «Закрытие рабочей встречи».

Инструменты

«Три смелых шага», Road map, Scrum board, Role negotiations, а также инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора»: «Тетрис-план», «Кто? Где? Когда?», «Открытка со смыслом», Advenskalender, «Чеклист-план», «Эквалайзер», «Таск-охота» и другие.

Этап «ЗАКРЫТИЕ РАБОЧЕЙ ВСТРЕЧИ»

Цель

Этап закрытия имеет на входе две задачи:

1. Подвести итоги совместной работы.

2. Получить обратную связь от участников.

Процесс

Технология включает в себя два шага:

1-й шаг – итоги от руководителя / инициатора встречи,

2-й шаг – обратная связь от участников.

Результат

Каждый участник встречи понимает, что удалось и что не удалось сделать вместе, что будет дальше с результатами встречи.

Инструменты

Check-out, «3 комментария», WoW, Grape cocktail и другие, а также инструменты из книги К. Тишиной «45 инструментов фасилитатора»: «Футболка с лозунгом», «Лети-лети, самолёт», «Лимерик», «Проводы на обложке», «Эмодзи», «Тату», «Кричалка» и другие.

Какие ещё модели управления рабочими встречами существуют?

Не претендуя на всеобъемлющую информацию, назову несколько технологий, которые я отношу к моделям управления рабочими встречами: это Dynamic Facilitation, Open Space, Future Search, Appreciative Inquiry. Я отношу их к моделям на том основании, что каждая из них имеет свою структуру, в которую встроены различные инструменты, ведущие к запланированному результату.

Особо хочу отметить, что сами авторы не называли свои детища моделями для управления рабочими встречами. Так, Джим Раф, автор DF, называет её методом, Харрисон Оуэн, создавший Open Space, говорит о «Технологии открытого пространства», Дэвид Куперрайдер считает Appreciative Inquiry «философией и методологией», а Future Search многие фасилитаторы определяют как конференцию по планированию будущего.

Все разночтения в определениях лишний раз подтверждают вывод, что фасилитация как область знаний ещё только формируется не только в России, но и за рубежом.

Модель «Путь к результату»: главное

1. Фасилитаторами не рождаются – фасилитаторами становятся.

Интуиция, здравый смысл, примеры коллег, собственный опыт и неотразимая харизма не заменят современных технологий управления рабочими встречами.

Со знанием этих технологий не рождаются, их нужно специально осваивать!

2. Думай глобально, действуй локально.

Чтобы подготовить и провести результативную встречу, недостаточно знать World café. Нужен системный подход, который подразумевает взгляд на рабочую встречу как на целостное явление с видением его составляющих и пониманием того, как можно управлять ими, чтобы получить нужный результат.

Понимание сути ключевых составляющих рабочей встречи и взаимосвязей между ними дают надёжный фундамент для планирования, реализации и анализа рабочих встреч.

Освоить системный подход к управлению рабочими встречами вне конкретной модели рабочей встречи представляется крайне затруднительным.

Поэтому в основе подхода «Школы фасилитации» лежит модель «Путь к результату».

3. «Путь к результату» – российская модель структуры рабочей встречи, разработанная в «Школе фасилитации».

Это структура рабочей встречи, представляющая собой цепочку последовательных этапов обсуждения, технологичное управление каждым из которых приведёт к запланированному результату.

Каждый этап структурирован в единой схеме «Цель – Процесс – Результат».

Это значит, что каждый этап может быть рассмотрен как звено единого бизнес-процесса, имеющего вход, выход и ряд последовательных шагов между ними. Именно эта простая схема позволяет фасилитатору контролировать процесс движения от входа до выхода этапа и делать прозрачным процесс обсуждения для участников.

Чтобы схема не превратилась в прокрустово ложе, она должна учитывать особенность решаемой бизнес задачи, работать для разного количества и состава участников и количество времени на рабочую встречу. Обеспечить это возможно, если использовать подходящие инструменты фасилитации. Разнообразие инструментов и их сочетание между собой дают огромное количество вариантов.

Если кратко резюмировать суть модели управления рабочей встречей «Путь к результату», то можно сказать, что она основана на жёсткой схеме технологии процесса, дающей контроль за обсуждением, и на гибкой настройке этой схемы через подбор наиболее подходящих инструментов для каждого шага технологии, исходя из конкретной задачи, времени встречи и особенностей состава участников. И всё это ради конкретного и оптимального результата встречи!