Текст книги "1С:Предприятие. Зарплата и кадры. Секреты работы"

В справочнике «План счетов» содержится фрагмент плана счетов предприятия, имеющий отношение к расчетам с персоналом по оплате труда. Справочник «План счетов» используется при описании проводок в справочнике «Шаблоны проводок».

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из меню Справочники пункт План счетов группы Бухучет зарплаты (рис. 2.79).

Рис. 2.79. Диалоговое окно справочника «План счетов»

Существует три способа редактирования справочника «План счетов».

✓ В случае экспорта проводок в типовые конфигурации системы программ "1С: Предприятие" справочник "План счетов" заполняется автоматически при загрузке данных об аналитическом учете из соответствующей типовой конфигурации (пункт Обмен данными меню Сервис). При этом справочник открывается только для просмотра и не доступен для редактирования;

✓ В случае экспорта в другие бухгалтерские программы вы можете расширить этот справочник как новыми счетами, так и субсчетами существующих счетов, а также заданием дополнительного уровня аналитики (субконто);

✓ Заполнить справочник автоматически согласно заданной в конфигурации схеме нажатием кнопки Заполнить по умолчанию.

Существует комбинированный способ редактирования справочника «План счетов». Если установить значение константы «Программа бухучета» – «Другая программа бухучета в хозрасчетной организации», справочник становится доступным для редактирования. Перед выгрузкой проводок необходимо снова установить константу в значение «1С: Бухгалтерия 7.7», редакция 4.2. Следует помнить при этом, что в данном случае план счетов должен совпадать с тем планом счетов, который настроен в программе «1С: Бухгалтерия 7.7», редакция 4.2.

После нажатия кнопки Новая строка или выбора в меню Действия пункта Новый на экране появится диалоговое окно с описанием счета (рис. 2.80).

Рис. 2.80. Диалоговое окно План счетов

Реквизит Код счета заполняется по предложенному шаблону: код счета, код субсчета, код субсчета субсчета. Реквизиты Субконто 1, Субконто 2, Субконто 3 задают субконто всех трех уровней и вводятся выбором из справочника «Виды субконто». Рассмотрим пример, когда пользователю необходимо задать аналитику затрат на заработную плату по подразделениям. Для этого необходимо выбрать в Субконто 2 из справочника «Виды субконто» вид «Подразделения».

Справочник «Шаблоны проводок» содержит список шаблонов проводок, используемых при распределении начисленной заработной платы по счетам. Значениями из справочника «Шаблоны проводок» заполняются соответствующие реквизиты справочников «Сотрудники», «Подразделения» и «Виды расчетов». Эти значения также запрашиваются во многих документах.

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из меню Справочники пункт Шаблоны проводок группы Бухучет зарплаты (рис. 2.81).

Рис. 2.81. Диалоговое окно справочника «Шаблоны проводок»

Рис. 2.82. Диалоговое окно Шаблоны проводок

После нажатия кнопки Новая строка или выбора в меню Действия пункта Новый на экране появится диалоговое окно с описанием шаблона (рис. 2.82). Каждый шаблон проводки представляет собой корреспонденцию счетов с указанными элементами аналитики, если счета этого требуют.

Все реквизиты диалогового окна разделены на две группы: Дебет и Кредит. В зависимости от выбранного из плана счетов значения реквизита Счет пользователю предлагаются реквизиты соответствующей группы Субконто № 1 и Субконто № 2, которые задаются выбором из справочника «Виды субконто».

В примере из раздела «План счетов» была добавлена аналитика второго уровня для подразделений. Чтобы формировались проводки с заданной аналитикой, необходимо задать для каждого подразделения шаблон проводки с соответствующим значением субконто второго уровня.

В справочнике перечислены используемые при формировании проводок виды субконто (разрезы аналитического учета). При формировании проводок по результатам расчета заработной платы для одной из типовых конфигураций фирмы «1С» виды (разрезы) используемой аналитики загружаются из соответствующей бухгалтерской конфигурации в соответствии с используемым в ней планом счетов. При этом справочник открывается только для просмотра и не доступен для редактирования. При загрузке проводок в другие бухгалтерские программы предусмотрена возможность использования следующих разрезов аналитического учета:

✓ по сотрудникам;

✓ по подразделениям;

✓ произвольные разрезы аналитического учета по объектам затрат.

Список объектов затрат формируется пользователем в соответствии с потребностями бухгалтерского учета. Способ задания режима редактирования справочников "План счетов", "Виды субконто" и "Значения субконто" был рассмотрен в разделе "План счетов" данной главы.

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из меню Справочники пункт Виды субконто группы Бухучет зарплаты (рис. 2.83).

Элементы справочника редактируются прямо в диалоговом окне справочника. Для ввода в поля элемента справочника достаточно дважды щелкнуть мышью в нужной ячейке. Для редактирования подчиненного справочника "Значения субконто" необходимо нажать кнопку Открыть подчиненный справочник на панели инструментов диалогового окна.

Рис. 2.83. Диалоговое окно справочника «Виды субконто»

Все значения субконто (объекты аналитики) хранятся и редактируются в справочнике «Значения субконто». Он подчинен справочнику «Виды субконто», т. е. в диалоговом окне справочника отображаются только значения того вида субконто, на котором находится указатель в справочнике «Виды субконто». Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из меню Справочники пункт Значения субконто группы Бухучет зарплаты. Если в момент выбора данного пункта справочник «Виды субконто» закрыт, он предлагается пользователю для выбора вида субконто, одновременно открывается справочник «Значения субконто» для того вида субконто, который находится первым в списке (рис. 2.84).

Для выбора вида субконто необходимо активизировать диалоговое окно справочника «Виды субконто» щелчком мыши на панели открытых окон в нижней части окна программы. Аналогичным образом можно вернуться в диалоговое окно справочника «Значения субконто».

В случае настройки обмена данными с типовыми конфигурациями системы программ «1С: Предприятие» справочник заполняется автоматически при выполнении загрузки данных об аналитическом учете из соответствующей типовой конфигурации (пункт Обмен данными меню Сервис). При этом справочник открывается только для просмотра и не доступен для редактирования. При загрузке проводок в другие бухгалтерские программы список объектов аналитического учета формируется пользователем в соответствии с потребностями бухгалтерского учета. Способ задания режима редактирования справочников «План счетов», «Виды субконто» и «Значения субконто» был рассмотрен в разд. «План счетов» данной главы.

Рис. 2.84. Расположение диалоговых окон справочников при выборе справочника «Виды субконто»

Рис. 2.85. Диалоговое окно справочника «Значения субконто»

Элементы справочника редактируются прямо в диалоговом окне справочника. Для ввода в поля элемента справочника достаточно дважды щелкнуть мышью в нужной ячейке. Для редактирования справочника-владельца «Виды субконто» необходимо нажать кнопку Открыть справочник-владелец на панели инструментов диалогового окна (рис. 2.85).

В справочнике «Виды расчетов» на вкладке ЕСН и страховые взносы задан не все виды отчислений, задать же новый вид отчисления в данном справочнике нет возможности. Для решения проблемы предназначен справочник «Дополнительные проводки» (рис. 2.86).

Рис. 2.86. Диалоговое окно справочника «Дополнительные проводки»

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из меню Справочники пункт Дополнительные проводки группы Бухучет зарплаты.

После нажатия кнопки Новая строка или выбора в меню Действия пункта Новый на экране появится диалоговое окно Дополнительные проводки (рис. 2.87).

При заполнении данного диалогового окна следует помнить, что после нажатия кнопки База появляется диалоговое окно для задания видов расчетов, с которых и будет исчисляться отчисление согласно заданному реквизиту Процент от расчетной базы (рис. 2.88).

Рис. 2.87. Диалоговое окно Дополнительные проводки

Рис. 2.88. Диалоговое окно Редактирование расчетной базы

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из меню Справочники, пункт Контрагенты (рис. 2.89). Справочник содержит список получателей алиментов и сумм зарплаты, перечисляемой по заявлениям сотрудников в банки.

Рис. 2.89. Диалоговое окно справочника «Контрагенты»

После нажатия кнопки Новая строка или выбора в меню Действия пункта Новый на экране появится диалоговое окно Контрагенты (рис. 2.90).

Реквизит Адрес заполняется в диалоговом окне Ввод адреса (см. рис. 2.69).

Рис. 2.90. Диалоговое окно Контрагенты, вкладка Основные

Реквизит Субконто заполняется выбором из справочника «Значения субконто» в два этапа:

1. Выбор вида субконто в справочнике "Виды субконто" (рис. 2.91).

Рис. 2.91. Диалоговое окно справочника «Виды субконто»

2. Выбор значения субконто из подчиненного выбранному виду субконто справочника «Значения субконто» (рис. 2.92).

Рис. 2.91. Диалоговое окно справочника «Виды субконто»

Данный реквизит задает аналитику в бухгалтерском учете при выгрузке проводок. На вкладке Расчетный счет задаются банковские реквизиты получателя (рис. 2.93).

Рис. 2.93. Диалоговое окно Контрагенты, вкладка Расчетный счет

Глава 3
Настройка

В главе 2 были рассмотрены описатели объектов учета и аналитики, влияние этих описателей на формирование расчетов заработной платы и организацию персонифицированного учета, но этого недостаточно для полного задания учета на предприятии. В этой главе будут рассмотрены дополнительные описатели, которые также участвуют в формировании расчетов и первичных документов. Как и справочники, эти настройки необходимо заполнить в первую очередь.

Рис. 3.1. Первая вкладка диалогового окна Настройки конфигурации

Настройки

Настройка параметров учета вызывается выбором пункта Настройки меню Сервис. Обработка предназначена для редактирования основных данных об организации, элементов учетной политики в области расчетов зарплаты, а также ставок налогов, пособий, коэффициентов компенсационных выплат и пр. Диалоговое окно имеет несколько вкладок (рис. 3.1):

✓ Предприятия;

✓ Зарплата и бухучет;

✓ Ставки;

✓ Налоги;

✓ Дополнительно.

На вкладке Предприятие вводятся данные о предприятии: его название, адрес, телефон, ИНН, логотип предприятия, руководитель предприятия, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, кассир. Реквизиты Генеральный директор и Главный бухгалтер задаются выбором из справочника «Сотрудники». Заполнение реквизитов Адрес организации и Адрес ИМНС производится в диалоговом окне Ввод адреса (рис. 2.69).

На вкладке Зарплата и бухучет выбирается программа бухучета, с которой в дальнейшем будет проводиться обмен данными, устанавливается шаблон проводки по умолчанию, основной график работы и среднемесячное количество рабочих дней при 40-, 36-, 30-, 24-часовой рабочей неделе (рис. 3.2).

Реквизит Проводка по умолчанию задается выбором из справочника «Шаблоны проводок», реквизит Основной график задается выбором из справочника «Графики работы».

Реквизит Округление выплат по умолчанию задается выбором варианта округления из списка:

✓ "Без округления";

✓ "С округлением до 10 коп.";

✓ "С округлением до 1 руб.";

✓ "С округлением до 5 руб.";

✓ "С округлением до 10 руб.".

Переключатель Считать месячную премию задает режим расчета месячной премии, если таковая задана.

Рис. 3.2. Диалоговое окно Настройки конфигурации, вкладка Зарплата и бухучет

Рис. 3.3. Диалоговое окно справочника «ЕТС»

Реквизиты РК утв. Местными властями и РК утв. Правительством РФ задают районный коэффициент. После нажатия кнопки ЕТС (единая тарифная сетка) пользователю предлагается для просмотра справочник "ЕТС" (рис. 3.3).

Аналогично после нажатия кнопки Тарифные разряды пользователю предлагается для редактирования справочник «Тарифные разряды». На вкладке Ставки вводятся различные пособия, коэффициенты компенсационных выплат, размер минимальной месячной оплаты труда, используемые при расчете заработной платы (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Диалоговое окно Настройки конфигурации, вкладка Ставки

На вкладке Налоги вводятся различные ставки для исчисления налога на доходы физических лиц и единого социального налога (рис. 3.5). После нажатия кнопки Единый социальный налог пользователю предлагается диалоговое окно обработки Ставки единого социального налога (рис. 3.6).

Переключатель Фонды устанавливает вид фонда, ставки которого предлагаются для редактирования. Для изменения значения предела необходимо дважды щелкнуть мышью в нужной ячейке. Появится диалоговое окно Предел для ввода значения предела (рис. 3.7).

Рис. 3.5. Диалоговое окно Настройки конфигурации, вкладка Налоги

Рис. 3.6. Диалоговое окно Ставки единого социального налога

Рис. 3.7. Диалоговое окно Предел

Для изменения значения ставки необходимо дважды щелкнуть мышью в нужной ячейке. Появится диалоговое окно Процент для ввода значения предела (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Диалоговое окно Процент

После нажатия кнопки Страховые взносы в ПФР появится диалоговое окно обработки Ставки страховых взносов в ПФР (рис. 3.9).

Рис. 3.9. Диалоговое окно Ставки страховых взносов в ПФР

В группе Часть пенсии устанавливает вид части пенсии, ставки которой предлагаются для редактирования. Для изменения значения предела необходимо дважды щелкнуть мышью в нужной ячейке. Появится диалоговое окно Предел для ввода значения предела (см. рис. 3.7).

Для изменения значения ставки необходимо дважды щелкнуть мышью в нужной ячейке, после чего появится диалоговое окно Процент для ввода значения предела (рис. 3.8).

На вкладке Дополнительно выбирается полнота использования функциональных возможностей конфигурации (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Диалоговое окно Настройки конфигурации, вкладка Дополнительно

Пользователю необходимо установить признак того режима, возможности которого ему необходимо использовать.

Настройка параметров системы

В предыдущем разделе мы рассмотрели ряд параметров, которые влияют на интерфейс программных диалогов и расчетов. Аналогичные параметры задаются в диалоговом окне Настройка параметров системы. Форма диалога представлена в виде блокнота из нескольких страниц и вызывается из меню Сервис командой Параметры. В этом разделе мы рассмотрим только существенные параметры, которые регулируют выборки, задают умолчания для отчетов и т. д.

Диалоговое окно содержит десять вкладок (рис. 3.11):

✓ Общие;

✓ Текст;

✓ Интерфейс;

✓ Журналы;

✓ Оперативный учет;

✓ Расчет;

✓ Бухгалтерия;

✓ Операция;

✓ Бухгалтерские итоги;

✓ Монитор.

Рис. 3.11. Диалоговое окно Настройка параметров системы, вкладка Общие

На вкладке Общие параметр Рабочая дата задает автоподстановку даты при создании новых документов, а также дату записи в историю изменений периодических реквизитов При запуске системы «1С: Предприятие» рабочая дата считывается из системных часов компьютера. Если пользователю необходимо ввести ряд документов задним числом, то удобно сразу изменить рабочую дату на нужный день.

Справа от поля ввода рабочей даты устанавливается режим смены рабочей даты в полночь. При установленном по умолчанию режиме в полночь будет предложено установить новую рабочую дату, если до этого рабочая дата соответствовала текущей рабочей дате компьютера. Можно выбрать режим, при котором смена рабочей даты будет выполняться автоматически (без запроса). Также можно выбрать режим, при котором рабочая дата в полночь меняться не будет.

Параметр Год начала рабочего столетия задается в случае представления даты в формате двух последних цифр года. Даты после указанного года будут относиться к следующему столетию. Например, если задан 1940 год, то дата 01.01.42 интерпретируется как 1 января 1942 года, а дата 01.01.39 – как 1 января 2039 года. Параметр Число цифр года в представлении даты задает формат ввода даты с двумя последними цифрами года или с полным представлением года.

Параметр Использовать формульный калькулятор задает вид калькулятора, который будет вызываться нажатием комбинации клавиш <Ctrl>+<F2>. При выключенной опции вызывается числовой калькулятор (рис. 3.12), при включенной – формульный (рис. 3.13).

Рис. 3.12. Числовой вид калькулятора

Рис. 3.13. Формульный вид калькулятора

Параметр Отключить разделители триад в числах позволяет отключить разделение разрядов чисел – тысяч, миллионов, миллиардов и т. д.

Параметр Режим открытия объектов устанавливает режим, в котором будут открываться документы или элементы справочников двойным щелчком мыши или при нажатии клавиши <Enter>. Если выбран режим «Редактирование», то объект будет открываться с возможностью изменения и блокироваться от изменений другими пользователями. Другие пользователи системы смогут открыть этот объект только для просмотра. Если выбран режим «Просмотр», то объекты будут открываться только для просмотра и блокироваться не будут.

Параметр Режим удаления объектов определяет сквозной контроль удаляемых объектов. Если установлен режим «Пометка на удаление», то для данного пользователя включен режим контроля ссылочной целостности, при котором вместо непосредственного удаления объектов (например, нажатием клавиши <Del>) используется пометка на удаление.

Помеченный на удаление объект обозначается знаком . Непосредственное удаление объектов в этом случае будет выполняться в специальном режиме «Удаление помеченных объектов». Если установлен режим «Непосредственное удаление», удаление объектов будет происходить необратимо.

Использование режима непосредственного удаления объектов может привести к неразрешимым проблемам. Например, удаление подразделения из справочника «Подразделения» после того, как на него ссылается элемент справочника «Сотрудники», приведет к тому, что сотрудник «выпадет» из соответствующих ведомостей. Во избежание появления ошибок учета рекомендуется устанавливать режим удаления объектов в значение «Пометка на удаление».

Параметр Режим удаления объектов доступен для изменения, только когда в свойствах текущей конфигурации включен режим «Разрешить непосредственное удаление объектов».

На вкладке Журналы задается режим работы с журналами. В программе употребляется термин «интервал видимости журнала», который означает промежуток времени, за который будут отобраны документы в журнал, т. е. в журнал войдут только документы, датированные в этом промежутке. Это вовсе не означает, что остальные документы исчезнут безвозвратно, они появятся при изменении интервала видимости. Интервал видимости журналов задается двумя параметрами Начало интервала и Конец интервала (рис. 3.14). Для задания интервала видимости необходимо установить переключатель на выбранном варианте, чтобы около него был признак .

Задание интервала видимости конкретными датами недостаточно, необходимо установить переключатель рядом с каждой датой.

Параметр Один журнал подчиненных документов устанавливает вариант работы с журналом подчиненных документов. Если признак установлен, для просмотра документов, подчиненных данному документу, будет использоваться один журнал подчиненных документов. Информация в этом журнале будет обновляться каждый раз при выборе нового документа в журнале документов. Если признак выключен, для каждого документа можно открыть индивидуальный журнал со списком подчиненных документов.

Рис. 3.14. Диалоговое окно Настройка параметров системы, вкладка Журналы

Параметр При открытии журнала переходить в конец определяет режим установки на самый поздний документ при открытии журнала.

Параметр Переходить в журнале на записанный документ определяет режим установки курсора в журналах на записанный документ:

Параметр Переходить в журнале на записанный документ задает один из трех режимов:

✓ Переходить в текущем журнале – после записи документа курсор автоматически будет установлен на записанный документ в том журнале, который был активным в момент открытия формы документа;

✓ Переходить во всех открытых журнала – после записи документа курсор автоматически будет установлен на записанный документ во всех открытых журналах, в которых могут выводиться документы данного вида;

✓ Не переходить– после записи документа положение курсора в журналах изменяться не будет.

На вкладке Бухгалтерские итоги задается автоподстановка в диалоги формирования бухгалтерских отчетов. Бухгалтеру, как правило, для оперативной работы необходимо получать отчеты за определенный период. Этот период задается в бухгалтерских итогах (рис. 3.15).

Рис. 3.15. Диалоговое окно Настройка параметров системы, вкладка Бухгалтерские итоги

Вкладка Расчет содержит параметры настройки режимов работы с журналами расчетов (рис. 3.16).

Параметр Вывод задает вариант выборки записей в журнале расчетов из списка:

✓ Авто;

✓ Все объекты;

✓ Один объект;

✓ Один документ.

Рекомендуется выбирать вариант Авто. В этом режиме журнал будет открываться в режиме, в котором пользователь закрыл его в последний раз.

Параметр Глубина архива задает вариант выборки записей в журнале расчетов не только за текущий период расчета заработной платы, но и за предыдущие периоды. Пользователю предлагается выбор продолжительности предыдущего периода в списке:

✓ Авто;

✓ Неделя;

✓ Месяц;

✓ Квартал;

✓ Год;

✓ Произвольно.

Рис. 3.16. Диалоговое окно Настройка параметров системы, вкладка Расчет

Рекомендуется выбирать вариант Месяц. Данный вариант задает стандартный период, в котором чаще всего работают пользователи.