Текст книги "Бизнес – кассовый аппарат – налоговая. Советы и рекомендации практиков"

Раздел 4. А можно ли работать без кассового аппарата?

Многие из вас отдыхали за границей и, очевидно, с удивлением обращали внимание, что практически везде есть кассовый аппарат, даже в Тунисе или Египте. Так как же там, «за бугром», решается вопрос применения ККТ? Опыт применения ККТ в зарубежных странах различен.

Так законодательство Финляндии не обязывает предпринимателя применять ККТ и выдавать кассовые чеки. В Австрии не осуществляется постоянный контроль над сделками с использованием наличных денежных средств.

А вот в Швеции продавец обязан выдавать покупателю чек, а кассовый аппарат должен быть зарегистрирован в налоговом органе. Налоговики в Швеции могут проводить контрольные закупки и открытые проверки применения ККТ.

А как все эти дела происходят в нашей законопослушной стране?

Мы понимаем, что если работаем по безналичному расчету (т. е. наличных денег не принимаем), то, соответственно, кассовый аппарат и не нужен.

И если есть такая возможность, то работайте по безналичному расчету и вы избавите себя от многих серьезных проблем.

Все вопросы, касающиеся применения контрольно-кассовой техники, четко прописаны в законе 54-ФЗ от 22.05.2003 г. «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

И этот закон должен стать Вашей настольной книгой. Его знание и исполнение позволит Вам быть законопослушным предпринимателем и бизнесменом.

Но есть исключения для некоторых видов бизнеса, для которых кассовый аппарат абсолютно необязателен.

Можно производить наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники при:

√ продаже газет и журналов;

√ продаже ценных бумаг и лотерейных билетов;

√ обеспечении питанием учащихся общеобразовательных школ;

√ торговле на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков и т. п.;

√ разносной мелкорозничной торговле продовольственными и непродовольственными товарами;

√ торговле в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;

√ торговле из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;

√ приёме от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;

√ а также некоторых других специфических видах бизнеса (см. закон).

Если Ваш бизнес входит в эти сферы, то Вам здорово повезло – вам кассовый аппарат не нужен. А вот если Вас не оказалось в этом заветном списке, то необходимо детально и дотошно разобраться во всех хитросплетениях сложностей и проблем.

Ну а если в Вашем бизнесе присутствует и вышеуказанные позиции, и одновременно продажа других товаров и услуг, как быть? Приобретать кассовый аппарат или нет? Очевидно, чтобы понять всю сложность применения ККТ, Вам необходимо обращаться к грамотным консультантам, которые помогут Вам разобраться в данных непростых ситуациях.

Кстати, очень интересное наблюдение из практики. Достаточно большое количество бизнесменов, которые могут не применять ККТ в соответствии с законом 54-ФЗ, на самом деле в обязательном порядке приобретают кассовый аппарат, причем не один. Как вы думаете, для чего? Правильно! Прежде всего, для постоянного контроля и учета наличных денежных средств в своем бизнесе. При этом вы можете выбрать самый примитивный и простой кассовый аппарат, и контроль выручки вами будет обеспечен. Не зря же во многих странах Запада, несмотря на отсутствие требований в обязательном применении ККТ, собственник бизнеса в обязательном порядке приобретает или фискальный регистратор, или ККТ с компьютером, или обычный простой кассовый аппарат.

Раздел 5. Нюансы жизненного цикла ККТ

Чтобы более детально понять, где и как нужно правильно действовать, необходимо разобраться во всех нюансах действий с ККТ. Абсолютно на всех этапах – «от рождения до списания». Можно выделить следующие этапы применения ККТ в бизнесе:

1. Этап выбора ККТ;

2. Покупка ККТ. Заключение договора с обслуживающей организацией;

3. Ввод в эксплуатацию, программирование ККТ;

4. Комплексное обучение кассиров-операционистов (продавцов);

5. Регистрация ККТ в Инспекции ФНС;

6. Применение ККТ при приёме наличных денежных средств;

7. Разработка мероприятий по контролю и применению ККТ и обеспечению готовности к проверкам налоговой инспекцией.

8. Выполнение технической поддержки, замена марок-пломб;

9. Стыковка ККТ с компьютером (при необходимости) и т. п.;

10. Ежегодная замена электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ) и средств визуального контроля (СВК);

11. Ремонт ККТ (в случае необходимости);

12. Снятие с учёта в ИФНС;

13. Списание и утилизация.

Естественно, как Вы уже поняли из вышеизложенного, и здесь на каждом этапе жизненного цикла ККТ Вас подстерегают различного рода вопросы и проблемы. Все их нужно знать и, как мы уже отмечали, что это – в Ваших силах. Рассмотрим, какого рода проблемы могут у Вас еще возникнуть.

И, естественно, они возникают тогда, когда:

– Вы и Ваши сотрудники не изучили закон 54-ФЗ;

– когда отнеслись к выбору обслуживающей организации несерьезно;

– не направили кассира-операциониста (продавца-кассира) на комплексное обучение (отличие комплексного обучения кассира-операциониста от простого обучения, «как нажимать кнопки», – объясним далее в следующих разделах);

– не разработали у себя необходимый комплект документаций, приказов, инструкций и т. д.;

– не изучили особенности действий руководителя и кассира-операциониста при проведении проверок;

– на фирме отсутствует «Инструкция и методические рекомендации» по ведению форм строгой отчетности КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-6, КМ-8, КМ-9;

– у Вас отсутствует «Методика действий руководящего состава и сотрудников при проведении проверок»;

– закончился договор на техническую поддержку;

– у кассира отсутствует удостоверение об обучении работе на ККТ и др.

Однако, есть «волшебные таблетки», которые могут предотвратить подобного рода «заболевания». Мы все прекрасно понимаем, что лучше предотвратить болезнь, чем ее лечить.

Поэтому по опыту применения ККТ успешными бизнесменами Вам необходимо обязательно приобрести соответствующую документацию и провести комплекс мероприятий для подготовки к внезапным налоговым проверкам.

Как видим, жизненный цикл применения ККТ в абсолютно любом бизнесе достаточно продолжителен и непрост. И необходимо понимать и знать Ваши обязанности и что конкретно Вы должны делать на каждом этапе, чтобы любители взыскания штрафов не смогли к Вам придраться ни на йоту.

Раздел 6. Этап выбора и покупки ККТ

Выбор конкретной модели ККТ целесообразно производить совместно со специалистом обслуживающей организации.

Более того, мы рекомендуем приобретать ККТ именно в ЦТО, особенно избегая покупки с рук. Поскольку применение и техническая поддержка ККТ будет осуществляться в тесном взаимодействии с ЦТО, логично прислушаться к рекомендациям их специалистов.

Мы рекомендуем при выборе ККТ в обязательном порядке обратить внимание на следующие вопросы:

√ Обязательно убедитесь, что выбираемый Вами аппарат включен в Государственный реестр;

√ При работе в крупных магазинах Вам, очевидно, понадобится так называемая активная системная ККТ или фискальный регистратор. Они могут работать в связке с компьютером и имеют широкий диапазон операций;

√ Если у Вас Интернет-магазин, то приобретайте небольшой портативный кассовый аппарат. Самые популярные модели весят не более 1 килограмма, но к недостаткам их работы можно отнести жесткую клавиатуру и невозможность аннулировать ошибочно пробитый чек;

√ Обратите внимание, позволяет ли кассовый аппарат подключать периферийные устройства. Возможность подключение к ККТ сканера штрих-кодов, электронных весов и устройства считывания платежных карт позволят сократить время обслуживания и сделать работу торгового предприятия более комфортной;

√ При выборе ККТ обязательно необходимо учесть, где будет работать Ваш аппарат: в помещении или на улице. Потребуется ли денежный ящик и аккумулятор, если возможны перебои с электричеством. Рекомендуем обязательно запастись дополнительным источником питания.

В зависимости от объёма продаж в Вашем бизнесе нужно определить, нужен ли аппарат, в котором предусмотрена возможность сопряжения с компьютером и сканером для учета движения товаров и автоматизации расчетов.

Также при выборе модели ККТ надо обращать внимание на надежность ККТ, ремонтопригодность, недорогие и недефицитные запасные части, возможность быстрого и простого вывода из сбойного состояния, а также на функциональные возможности: набор сервисных функций, удобство для работы кассира, скорость печати.

Рассмотрим некоторые ККТ, которые мы рекомендуем предпринимателям для применения в своем бизнесе. Данный небольшой перечень составлен на основании нашего 19-летнего опыта как применения ККТ, так и обслуживания, и ремонта в качестве ЦТО. Итак:

1. Для торговой палатки, павильона или контейнера приобретайте малогабаритный кассовый аппарат типа ЭЛВЕС-МИКРО-К.

2. Для большого магазина со многими отделами вполне подойдет стационарный аппарат с денежным ящиком и набором различных сервисных функций АМС-100К.

3. Для ведения учёта товара в магазине и на складе необходимо применять фискальные регистраторы, работающие в составе компьютерно-кассовых систем (ККС), к примеру, такие, как ШТРИХ-ФР-К.

4. В сфере услуг: парикмахерские, услуги ксерокопирования, станции технического обслуживания автомобилей могут применять такие ККТ, как Штрих-Мини – К.

Как Вы уже поняли, в государственном реестре имеется большое количество зарегистрированных кассовых аппаратов. И для правильного выбора кассового аппарат, который бы соответствовал по применению Вашему бизнесу, Вам необходимо просто выбрать очень приличную обслуживающую организацию. А как это делать, мы Вам расскажем чуть позже.

А на данном этапе мы вам рекомендуем обратиться в сервисные организации. В частности, нас ни разу не подвели специалисты опытных фирм, сайты которых мы указываем: www.alfakkm.ru, www.servis-kkm.ru, www.akkord-kkm.ru, www.zapadkkm.ru.

Раздел 7. Конструкция и режимы работы ККТ

Для того чтобы дальше детально рассматривать все вопросы и нюансы, связанные с применением ККТ, необходимо рассмотреть некоторые фундаментальные основы, касающиеся конструкции и режимов работы контрольно-кассовой техники.

Итак, основными составными частями ККТ являются: блок управления, блок питания, блок индикации, клавиатура, печатающее устройство, блок фискальной памяти, ЭКЛЗ. Мы не будем вам приводить их описание и назначение. Все это вы легко увидите в «Руководстве (инструкции) по эксплуатации», которые придаются к каждому кассовому аппарату.

Необходимо также знать, что ККТ имеет несколько режимов работы:

√ Регистрация продаж

√ Программирование

√ Снятие показаний

√ «Гашение»

√ Сервисный режим

√ Режим налогового инспектора

В каждом из вышеуказанных режимов выполняются определенные, соответствующие только данному режиму функции. Более детально они описаны в «Инструкции по эксплуатации» и для каждого типа ККТ являются индивидуальными.

Также необходимо знать и понимать отдельные специальные термины, которые используются при применении и обслуживании ККТ:

√ Секция (отдел) – отдел магазина, по которому оформляется покупка √ Счетчик итогов – область данных оперативной памяти ККТ, где регистрируются суммы продаж по секциям, за смену, общая сумма главного итога √ «X-отчет» – отчет на чековой ленте о продажах, при снятии которого не происходит перевод счетчиков на нули (в современной ККТ при снятии X-отчета информация о продажах, находящихся в оперативной памяти, не стирается)

√ «Z-отчет» – отчет на чековой ленте о продажах при изъятии денег из ККМ, при котором происходит перевод секционных и сменных счетчиков на нули.

При стыковке ККТ с программным обеспечением обязательно нужно знать, что применяемый пакет прикладных программ, который используется совместно с POS-терминалом, подлежит обязательной сертификации и внесению в Госреестр. Для каждой сферы применения ККТ, например, торговля, отели и рестораны, торговля нефтепродуктами, применяется конкретно программное обеспечение.

Поэтому вам необходимо при приобретении и установке программного обеспечения обязательно разобраться, допущена ли ваша программа для применения на вашей ККТ. Если это вдруг не так, то опять же вас ждут проблемы, нервотрепка, штрафы, остановка деятельности фирмы. Изучайте и контролируйте!

Раздел 8. Регистрация кассового аппарата в налоговой инспекции

Рассмотрим дальше некоторые этапы жизненного цикла ККТ. Так, при вводе в эксплуатацию ККТ производится программирование и подготовка кассовой техники к эксплуатации, завершающиеся проверкой фискального признака на кассовом чеке.

Для того чтобы зарегистрировать кассовый аппарат, необходимо в обязательном порядке заключить договор на техническую поддержку.

В техническую поддержку входят:

√ работа и услуги по вводу в эксплуатацию;

√ проверка исправности, ремонт;

√ техническое обслуживание;

√ вывод из эксплуатации ККТ.

При вводе в эксплуатацию и проверке исправности наносится марка-пломба, средство визуального контроля (СВК) и заполняется паспорт ККТ. Марка-пломба — это защищенная от подделки полиграфическая продукция, позволяющая выявить факт вскрытия корпуса ККТ. Паспорт ККТ — это документ, в котором содержатся сведения о ККТ и выполненных работах (услугах по технической поддержке ККТ).

СВК — это знак сервисного обслуживания, который подтверждает, что кассовый аппарат обеспечен технической поддержкой ЦТО или Поставщика ККТ.

В соответствии с законом организации и ИП, применяющие ККТ, обязаны:

√ осуществлять регистрацию применяемой ККТ в налоговых органах;

√ производить при регистрации ККТ ввод в фискальную память информации;

√ производить замену накопителей фискальной памяти (ЭКЛЗ) с участием представителей налоговых органов;

√ предоставлять налоговому органу при регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации ККТ и замене фискальной памяти: паспорт ККТ, договор о ее технической поддержке и фискальные данные, записанные в фискальную память;

√ осуществлять перерегистрацию ККТ в случае изменения сведений, внесенных в книгу учета ККТ и карточку регистрации.

В процессе активизации фискальной памяти специалист ЦТО в режиме налогового инспектора вводит ИНН, регистрационный номер, если необходимо, – номер ККТ. В дальнейшем при формировании чека ККТ эти данные берутся из фискальной памяти. Таким образом, исключается использование ККТ другими организациями.

Для осуществления технической поддержки, естественно, нужно обратиться в сервисные центры. Телефоны ведущих сервисных центров г. Москвы и Московской области мы вам предоставляем: (499)155-79-51; (495) 452-43-43; (495)771-13-64, (495)593-17-07. Работа специалистов данных сервисных центров проверена временем и качество не вызывает сомнений.

При регистрации ККТ в Инспекции ФНС вносится запись о ККТ и ее пользователе в книгу учета, присваивается регистрационный номер и выдается карточка регистрации ККТ, также регистрируется журнал кассира-операциониста.

Об обучении кассиров-операционистов мы вам расскажем несколько ниже, поскольку это – отдельный значительный и важный вопрос.

На самом деле обязанностей при применении ККТ гораздо больше. Регистрация ККТ для ИП полностью идентична регистрации для предприятий. Если ИП имеет несколько торговых точек в разных районах, то он на каждую точку устанавливает ККТ, регистрирует ее и заводит журнал кассира-операциониста.

Карточка регистрации должна находиться у кассира-операциониста на месте установки ККТ вместе с журналом кассира-операциониста.

Недопустимо, если в карточке регистрации указан один адрес места установки ККМ, а она установлена по другому адресу. Не разрешается использование ККМ, снятых с учета, незарегистрированных или исключенных из Госреестра. Если это случится, Вас ждет суровая кара.

Раздел 9. Почему ККТ могут не зарегистрировать

Перед регистрацией ККТ нужно разобраться, что и как вы должны делать. Прежде всего, вы должны получить в налоговой инспекции следующую информацию:

– часы и дни приема инспектора по регистрации ККТ;

– перечень документов и необходимых требований конкретно в вашей налоговой службе;

– порядок регистрации (предварительная запись или «живая» очередь).

В настоящее время для регистрации ККТ в налоговых органах, где предприятие состоит на учете, требуются следующие документы:

√ заявление по установленной форме;

√ свидетельство о регистрации предприятия (или ИП);

√ копия и оригинал (для сверки) свидетельства о постановке на учёт в ФНС;

√ копия и оригинал (для сверки) договора с ЦТО;

√ заполненный представителем ЦТО паспорт (формуляр) ККТ;

√ копия и оригинал (для сверки) паспорт версии ККМ;

√ журнал кассира – операциониста по форме № КМ-4 – он должен быть с пронумерованными страницами, прошнурован и заверен печатью организации;

√ журнал вызова специалиста ЦТО по форме № КМ-8 с наклеенными корешками марок-пломб и отметкой представителя ЦТО.

Отказ в регистрации ККТ может произойти в следующих случаях:

√ документы для регистрации представлены не в полном объеме;

√ документы оформлены ненадлежащим образом;

√ документы не соответствуют данным дела организации, хранящегося в налоговом органе;

√ ККТ не соответствует техническим требованиям, отсутствует или повреждена марка-пломба или СВК;

√ на чеке неразборчиво или не полностью печатаются реквизиты организации;

√ на ККТ применяются прикладные программы, не допущенные к использованию с конкретной моделью ККТ.

Поэтому будьте бдительны, чтобы не было повторных заходов в налоговую инспекцию при регистрации вашего кассового аппарата.

Кроме того, при перерегистрации ККТ в последнее время многие налоговые инспекции требуют копии последнего баланса с отметкой налогового инспектора.

Также если вы регистрируете ККТ, бывшую ранее в эксплуатации, то в налоговых органах наверняка потребуют от вас копию «старой» регистрационной карточки ККТ. Налоговики проверят, есть ли на ней отметка налогового органа о снятии аппарата с учета.

После проверки достоверности данных, указанных в заявлении пользователя ККТ, налоговый орган совместно с представителем ЦТО производит регистрацию и фискализацию ККТ установленным порядком.

Раздел 10. Техническая поддержка кассовых аппаратов

Согласно действующему законодательству в настоящее время обслуживанием кассовых аппаратов могут заниматься только лицензированные сервисные центры. Поэтому, обратившись в ЦТО, первым делом проверьте наличие данного факта.

Далее ЦТО будет Вам помогать на всех этапах жизненного цикла вашего кассового аппарата в Вашем бизнесе.

Представители ЦТО не только заключат договор на техническую поддержку, проверят исправность ККТ, заполнят необходимую документацию, но и обязательно будут присутствовать при фискализации кассового аппарата в налоговой инспекции.

Техническая поддержка ККТ – серьезный ответственный процесс. Поэтому к выбору ЦТО необходимо отнестись очень серьезно.

Напомним, что в техническую поддержку входят:

√ работа и услуги по вводу в эксплуатацию;

√ проверка исправности, ремонт;

√ техническое обслуживание;

√ вывод из эксплуатации ККТ.

Соответственно, при выборе обслуживающей организации вам необходимо ориентироваться на:

– умение менеджеров и диспетчеров отвечать на поставленные вопросы;

– соблюдение сотрудниками дресс-кода;

– наличие обширной линейки продаваемых ККТ;

– наличие всех необходимых методических материалов;

– анализ и проверку качественного содержания его сайта;

– способность обучения кассира-операциониста;

– а самое главное, – на наличие современной ремонтной базы и умелых сервисных инженеров.

Вряд ли Вы будете довольны, если ремонт внезапно отказавшей ККТ очень «хороший мастер» начнёт делать только завтра. День простоя сегодня и полдня завтра выливаются в убыток на круглую сумму. А кто его компенсирует? Поэтому будьте бдительны!

Не нужно искать сверхдешевых «Кулибиных» или «свободных художников», которые берут с вас непонятно почему маленькие деньги и в итоге могут Вас подвести в любой момент.

Помните: скупой платит дважды!!! Вы из своего жизненного опыта знаете: качественное дешевым не бывает. А хорошее качество и оперативность всегда стоят соответствующих денег.

А давайте просто порассуждаем. Ежемесячное обслуживание вашего кассового аппарата, который является практически счетчиком ваших доходов и учетом данных для начисления налогов, равнозначно стоимости максимум двух-трех бизнес-ланчей в месяц. Много это или мало? Мы думаем, что нет смысла рассуждать дальше на эту тему. Не нужно быть «жмотами». Просто посчитайте цену простоя ККТ в течение хотя бы одного дня. Одновременно прикиньте, какая сумма штрафов может быть начислена вам при применении неисправной ККТ. Не забывайте при этом об обязательных элементах нервотрепки и стрессов. Повторяем: скупой платит дважды. Но в данной ситуации потери превышают стоимость обслуживания в сотни раз!!!

Также вы сразу вспомните плюсы и минусы Вашего ЦТО в процессе этапа замены ЭКЛЗ. Знайте, что эксплуатация ККТ с ЭКЛЗ имеет следующие особенности:

√ временной ресурс – 13 месяцев, то есть в первый день 14-го месяца ККТ блокируется. Убытки гарантированы!

√ использованные ЭКЛЗ должны храниться у вас не менее 5 лет. Подумайте о сейфе для их хранения;

√ по окончании 10 месяцев после активизации ЭКЛЗ при закрытии каждой смены ККТ выдает предупреждение: «ЭКЛЗ заполняется».

Шибко «умные» предприниматели после предупреждения считают: «Ага, у меня еще 3 месяца до замены ЭКЛЗ». Впоследствии в течение этих 3-х месяцев забывают об этом, и в самый неподходящий момент ККТ блокируется.

По статистике, в эту ловушку попадает не менее 20–25 % пользователей ККТ.

По «закону бутерброда» ККТ блокируется или в пятницу, или в праздники. И у вас наступают веселые 3–5 дней, когда вам необходимо Ваш бизнес временно приостановить. Помните об этом!

Кстати, стоит подумать и о том, чтобы иметь запасную ККТ с другим сроком «жизни» ЭКЛЗ. А ведь действительно на вашем автомобиле есть запасное колесо на случай «а вдруг». Так почему же не должно быть такого «запасного колеса» для вашей ККТ и в итоге для вашего бизнеса? Очевидно, что стоимость такого «запасного колеса» в десятки, а то и сотни раз меньше, чем упущенная выгода при простоях ККТ.

А если у вас кассовый аппарат без ЭКЛЗ? Как быть? И в данном случае мы рекомендуем иметь запасной кассовый аппарат. Ну действительно, давайте опять посчитаем: затраты на кассовый аппарат – 15–20 тыс., а потери, которые могут возникнуть при неисправности кассового аппарата, равны как минимум прибыли за 1–2 рабочих дня простоя вашей торговой точки. А если вдруг вы «налетели» на штраф, то – от 40 до 200 тыс. рублей штрафных санкций вам обеспечено. А, может быть, и больше. Об этом мы расскажем далее. Так что не экономьте на покупке запасного кассового аппарата!!!