Текст книги "Бизнес на автопилоте. Как собственнику отойти от дел и не потерять свой бизнес"

Как из-за личного участия в бизнесе на складе застряла партия китайских кондиционеров

История Андрея Меркулова

Вы наверняка слышали о том, какой в 2010 г. был спрос на кондиционеры из-за аномальной жары. Люди стояли в очередях и переплачивали за срочную установку кондиционеров, а бригады занимались монтажом практически круглосуточно.

А потом кондиционеры вообще пропали с прилавков, и даже зимой этот товар пользовался высоким спросом, так как люди заранее готовились к следующему жаркому лету.

Мы решили, что просто обязаны принять участие в удовлетворении этого спроса.

Когда мы обратились в оптовую компанию ранней весной 2011 г., то с удивлением обнаружили, что все уже распродано, а ближайшие поставки кондиционеров планируются только на июль и только при 100 %-ной предоплате.

Мы даже стали всерьез рассматривать вопрос самостоятельной закупки кондиционеров из Китая. В результате плотной работы с оптовыми поставщиками мы все-таки нашли хорошее предложение, а в это время цены на кондиционеры начали расти на 1000 руб. в неделю.

Нужно было срочно действовать, и план был простым:

1. Делаем сайт и продвигаем его на первые позиции в регионе по слову «кондиционеры Липецк» и другим похожим словам.

2. Закупаем партию кондиционеров на 1 млн руб.

3. Закупаем инструмент и нанимаем монтажную бригаду.

4. Принимаем отдельного менеджера и прописываем в книге продаж технологию работы с клиентами по телефону и на замере.

5. Параллельно рассматриваем возможность стать оптовым поставщиком кондиционеров в Центральном Черноземье, самостоятельно доставляя их пароходами из Китая.

6. Дополнительно даем рекламу в газеты из расчета 100 000 руб. в месяц.

Решение было простым.

Нужен был посещаемый и продающий сайт, так как в Интернете конкуренция в несколько раз ниже, чем газетах, поэтому мы сможем долгое время сохранять нормальную маржу, как это происходит в нашем базовом бизнесе. Основная масса демпингующих – это вольные монтажники, у которых нет сайта, но зато они конкурируют в бесплатных газетах.

Кстати говоря, с монтажными бригадами тоже были проблемы, их не хватало, и многие из них страдали звездной болезнью, требуя заоблачной оплаты за свою «уникальную квалификацию». Этот вопрос мы тоже решили, обучив своего специалиста, который впоследствии занимался поиском монтажников и подменял их в случае очередного «приступа звездности».

Итак, кондиционеры приехали на склад, был закуплен инструмент и расходные материалы для монтажа, вышла реклама во всех бесплатных еженедельниках и на радио.

Менеджер в офисе был обучен и работал строго по книге продаж и для клиента выступал в роли опытного эксперта, так как знал ответы на все возможные вопросы по технологии установки и выбору кондиционеров, а также отлично парировал любые возражения.

Настало время зарабатывать деньги, НО!

Кондиционеры приехали не только к нам. С небольшой задержкой их получили десятки компаний в нашем городе, а спрос в рознице уже не был таким безумным, как в предыдущем году. Пошла волна демпинга.

Тогда в компании «Квадрат» никто, кроме меня, не занимался созданием сайтов и никто не знал, как это делать. У меня не хватило времени на то, чтобы создать продающий и посещаемый сайт, а заказывать простую визитку не было смысла.

Нам ничего не оставалось, как пойти по самому простому пути – начать работать в самой дешевой нише, собирать звонки с бесплатных газет и пытаться уговорить клиента, который до нас уже обзвонил 5 компаний и знает марки, цены и необходимую мощность кондиционера для своей квартиры.

С того момента прошел год, сайт по кондиционерам так и не появился, партия нераспроданных кондиционеров лежит на складе, а направление заморожено.

Настало время учиться на своих ошибках.

Осенью 2011 г. возникло несколько новых и перспективных проектов, я сделал выводы из своей предыдущей ошибки, и процесс запуска нового бизнеса был значительно улучшен:

Урок 1. В первый раз создание книги продаж «с нуля» заняло у нас более трех месяцев. Поэтому мы подготовили типовые шаблоны и получили конструктор для быстрого описания технологии продаж в любом из наших будущих бизнес-проектов.

Мы провели практический тренинг «Быстрая книга продаж чужими руками» прежде всего для себя, и теперь у нас есть возможность передать эту работу своему сотруднику, а не писать самим инструкции для продажников.

Урок 2. Я больше не хотел делать черновую работу по созданию и продвижению сайтов, поэтому был запущен проект http://webturbina.ru, одна из задач которого состояла в том, чтобы упростить и ускорить процесс привлечения клиентов через Интернет, которые готовы платить больше, чем клиенты, пришедшие по рекламе из бесплатных газет.

В результате на конференции «Прибыльный оконный бизнес – 2012» я продемонстрировал кейс, где показал, как за 12 часов мы смогли полностью настроить продающий сайт и привести на него клиентов.

Ежемесячные затраты на рекламу этого проекта составили 10 000 руб., первоначальные расходы – около 15 000, а прибыль с учетом средних показателей конверсии отдела продаж – 100 000 руб. ЕЖЕМЕСЯЧНО.

Урок 3. До того как вложить деньги в очередной бизнес, мы тестируем нишу с помощью простого мини-сайта и оцениваем отклик и возможности продаж. После того как пойдут первые заказы, начнутся и основные инвестиции в товар, оборудование и техническую организацию.

Система, которая позволяет получать прибыль без вашего участия.

Совсем недавно мы провели два тренинга, в которых пошагово отразили свой опыт в форме простой системы, гарантирующей:

• стабильную очередь качественных клиентов из Интернета;

• хорошую конверсию менеджера, высокий процент закрытия на продажи (доля переговоров, завершившихся продажей) и высокую прибыль за счет качественно проработанной технологии обучения сотрудников с улицы и продаж чужими руками.

Новые проекты, созданные по этой технологии, окупаются КРАЙНЕ БЫСТРО. Инвестиции в проект www.webturbina.ru, в оборудование, обучение сотрудников и сайт окупились уже на третьей неделе существования проекта.

Поэтому, если у вас до сих пор нет своего сайта и не прописана на бумаге технология продаж, подумайте, не связано ли это с тем количеством денег, которые вы зарабатываете сегодня.

Хватит уже жаловаться, что сейчас не сезон и что нормальных людей, способных продавать, сегодня отыскать крайне сложно.

Найдите себе клиентов столько, сколько вам нужно, начните, наконец, УЧИТЬ НОРМАЛЬНО своих продажников и поставьте обучение на поток, чтобы оно шло без ВАС!

Мы подготовили вам подарок – два обучающих бесплатных видеокурса:

• «5 страниц вашей книги продаж»[4]4
  http://guruopta.ru/freecource-5-gotovih-stranic-knigi-prodazh.


[Закрыть];

• «Как самостоятельно найти клиентов в Интернете всего за 5 простых шагов»[5]5
  http://webturbina.ru/freecource-5shagovvinternete.


[Закрыть].

К сожалению, во многих случаях технология продаж, зафиксированная на бумаге, и интернет-сайт не появятся никогда, а владельцы бизнеса, скорее всего, будут вынуждены закрыть свое предприятие и найти себе другую работу.

Пример «увольнения» владельца бизнеса по продаже молочных коктейлей и фастфуда

Пример Андрея Меркулова

Приведу еще один пример освобождения от бизнес-зависимости. Я начинал с продажи выпечки и молочных коктейлей в торгово-развлекательном центре.

У меня работали два продавца, которые каждый день помимо непосредственных продаж вели отчеты, заказывали коктейли, выпечку, полуфабрикаты и осуществляли взаиморасчеты с поставщиками. Фактически это была простая денежная машина, которая приносила мне в сезон от 20 000 до 40 000 руб. в месяц.

В этой схеме было одно узкое место: мне приходилось раз в неделю закупать в небольшом количестве различные расходные материалы: трубочки, стаканы, кофе, ложки, салфетки и т. д.

Объем закупок был небольшим, и я не мог просить поставщиков организовать доставку, кроме того, все приобреталось в различных местах. С другой стороны, выручки и объема работ было недостаточно, чтобы найти отдельного человека на закупки и поставить все на полный автопилот.

Решение оказалось простым: я нашел человека на сдельную работу, научил его и показал, что и где покупать и в дальнейшем платил ему 500 руб. за поездку в магазин, а продавцам сказал, чтобы они раз в неделю формировали заявку и вызывали закупщика.

Фактически за 2000 руб. в месяц удалось решить проблему, связанную с необходимостью мотаться по городу, отменять свои планы и зависеть от бизнеса.

Бизнес, связанный с питанием, довольно сложный. Для того чтобы у вас все получилось, необходимо иметь призвание, суметь обеспечить стабильный поток посетителей и создать сеть торговых точек.

Чтобы полностью исключить себя из этого бизнеса, вам придется найти управляющего на второй и третий уровень текучки, который будет заниматься оперативным управлением торговыми точками, кадрами, финансами и развитием бизнеса.

Как «уволиться из бизнеса», связанного со сложными услугами

К сложным услугам можно отнести компании, которые занимаются проектной работой, к примеру внедрением 1С-решений, разработкой программного обеспечения, услугами по ремонту, строительными работами.

Между поступлением оплаты и окончательным выполнением всех обязательств может пройти довольно много времени. Плюс к этому велик риск некачественного исполнения и увеличения расходов в процессе работы.

Прописывать подробный процесс, а фактически типовой проект – занятие довольно муторное и сложное. Лучшее, что вы сможете сделать в этом случае – найти умного человека, который ненавидит продажи и маркетинг, но разбирается во всех мелочах и деталях ремонта и отделки.

На втором этапе будет необходимо в рамках вашего бизнеса организовать систему обучения исполнителей и жестко контролировать качество работ.

Кому противопоказано «увольняться»?

Не стоит встраивать удаленное управление и делегировать всю работу, если бизнес находится на начальном этапе. Такое решение сильно затормозит новый проект.

У вас могут быть ежедневные отчеты в Facebook, система управления проектами, встроенные точки неуводимости бизнеса, регламенты работы, сайт и клиенты, но для эффективной работы квалификации новых сотрудников просто не хватит.

Их необходимо учить и мотивировать на работу, а на это требуется время и присутствие в офисе вас или вашего обученного помощника.

С чего начать освобождение своего личного времени?

Давайте еще раз более подробно разберем план для устранения текучки в малом бизнесе. Некоторые пункты будут меняться, но наша задача – показать последовательность ключевых решений, которые вы можете адаптировать под себя и свое «увольнение из бизнеса»:

1. Найдите «умного технаря», который будет за вас решать все вопросы, связанные с исполнением заказов, с рекламациями и производством. Рассмотрите возможность передачи на аутсорсинг процесса производства и выполнения заказов.

2. Передайте общение с клиентами менеджеру по продажам, при необходимости увеличьте количество входящих обращений и инвестиции в рекламу, так как эффективность работы с клиентами в первое время снизится.

3. Наймите персонального помощника. Уделите особое внимание отбору потенциальных кандидатов, планированию его задач и программе первоначального обучения.

4. Выделите линейного менеджера, который будет обеспечивать интенсивность работ, учет продаж, а также отслеживать соблюдение технологии продаж в ваше отсутствие. Первое время его роль может играть персональный помощник.

5. Наладьте стабильный поток клиентских обращений, запустите сайт, добавьте новые каналы сбыта, создайте свои каналы рекламы и т. д.

6. Делегируйте поиск, адаптацию и обучение новых сотрудников. Самостоятельно проводите только собеседования, а подготовку собеседований и адаптацию людей передайте помощнику.

7. Найдите и научите менеджера по рекламе. Обеспечьте ежедневную интенсивность работы по привлечению клиентов (продвижение сайта, call-центр, СМИ, прямой маркетинг, «сарафанное радио» и т. д.).

Дальнейшие действия сильно зависят от конкретной ситуации и от характера вашего бизнеса. В персональном консалтинге, как правило, удается решить вопрос с «увольнением собственника» в течение первых трех месяцев.

Выстраивание системы в бизнесе

Структура компании

Рисуем структуру «как есть»

На этом этапе вы должны хорошенько продумать эффективную структуру компании. Иными словами, фактически создать проект своего будущего бизнеса.

Но для начала нужно нарисовать структуру компании, какая она есть на данный момент. Обозначьте существующие отделы и функции ваших сотрудников.

Затем необходимо продумать, какие роли дополнительно можно поручить существующим сотрудникам. Один и тот же человек может выполнять несколько ролей. Например, специалист по работе с клиентами в маленькой фирме может выполнять еще и функции офис-менеджера либо менеджера по логистике. Менеджер по продажам – отвечать за рекламу (т. е. одновременно исполнять роль менеджера по рекламе), директор – взять на себя еще роль главного бухгалтера и т. д.

Рисуем структуру «как надо»

В качестве примера приведем оргструктуру «Финанс Консалтинг» (на начало 2012 г.), где расписаны все роли наших сотрудников (рис. 7). Как видите, в нашей компании есть люди, выполняющие несколько функций. Например, Владимир, руководитель клиентского отдела, отвечает еще и за логистику, точнее за взаимодействие с аутсорсинговой компанией, которая занимается нашей логистикой.

Итак, вы нарисовали схему, отражающую существующую оргструктуру вашей компании, и указали роли, которых у вас пока нет, но хотелось бы иметь. Например, у вас пока нет менеджера по рекламе, но вы планируете ввести эту должность, поэтому и указали ее на схеме оргструктуры, т. е. определили «как надо».

Старайтесь разделять серьезные роли. Нежелательно, чтобы один человек исполнял несколько разных ролей: идеальный вариант для эффективного конвейера с низкими требованиями к персоналу – дробить сложные позиции на несколько более простых.

Например, у меня (Николая) есть менеджеры по работе с клиентами. Раньше они и звонили клиентам, и выставляли счета, занимались и проверкой оплаты, и постпродажной работой, и открытием доступов, и отправкой продукции и т. д.

Этот комплекс работ мы раздробили на две позиции: менеджера по работе с клиентами и финансового менеджера. Задача упрощается, требования значительно снижаются, теперь мы можем нанимать людей отдельно на каждую позицию. Одновременно снижаются и риски – ранее увольнение хотя бы одного человека оголяло сразу несколько участков работы. Сейчас «затыкать дыры» намного проще.

Возвращаемся к примеру с McDonald’s – безумная текучесть кадров, но эта удивительная система работает как часы. Здесь каждый человек выполняет строго определенные узкими рамками обязанности: кто-то делает гамбургеры, кто-то жарит картошку-фри. Естественно, этому несложно научиться, поэтому работник должен соответствовать минимальным требованиям, в то время как шеф-повар в классическом ресторане должен уметь готовить разные блюда, т. е. требования к нему высоки.

Вывод: стремитесь разбивать «сложные» позиции на несколько простых, снижая требования к квалификации персонала.

Схема движения ресурсов в компании

Желательно указать на схеме и различные перемещения в компании:

• товаров – товарооборот;

• документов – документооборот;

• денег – финансовый оборот.

Таким образом, очень простая схема отражает всю суть работы компании.

Существуют классические методологии построения оргструктуры компании с помощью сложных функциональных моделей. Структура в этом случае прописывается профессиональными аудиторами в огромных томах.

А простую схему вы можете нарисовать самостоятельно. Такая схема будет описывать основные моменты вашего небольшого бизнеса. Как правило, для реальной работы этого более чем достаточно.

Найм и обучение персонала

Любые ключевые должности, которые требуют постоянной занятости, должны дублироваться. Например, менеджер по работе с клиентами или менеджер по продажам не должен быть один.

Пока у вас нет средств для найма достаточного числа сотрудников, вам придется самому замещать отсутствующих, заболевших, уволившихся и т. д. Но как только деньги появятся, необходимо срочно начинать дублировать ключевые позиции. Если денежные средства позволяют, нанимайте как можно больше людей.

Возьмите на работу двоих претендентов на одну должность, а через месяц увольте того, кто слабее.

Если между сотрудниками возникнет конкуренция, оба начнут работать лучше.

Для быстрого обучения новых сотрудников вам следует написать подробные инструкции для каждой должности, с помощью которых люди могут освоить свои обязанности за пару дней.

Великолепным инструментом является видеоинструкция[6]6
  Примеры видеоинструкций см.: ultrasales.ru/salesmanager.


[Закрыть]. Вместо многократного объяснения на словах сделайте видео, рассказывающее о том, например, как правильно заполнять базу данных. Такие инструкции легко делаются с помощью программы Camtasia Studio – вы на экране показываете и объясняете какую-то схему, и все происходит на экране и записывается на видео.

Рис. 7. Оргструктура компании «Финанс Консалтинг» (с указанием, какие роли исполняют сотрудники)[7]7
  Рисунок в лучшем разрешении см.: ultrasales.ru/free/orgstructure.jpeg..


[Закрыть]

Итак, вам надо сделать следующее.

1. Выявить необходимые позиции – понять, каких сотрудников вам не хватает.

2. Определить приоритеты – установить, каких специалистов надо взять на работу в первую очередь.

3. Нарисовать схему процесса, в котором будет участвовать новый сотрудник, и создать инструкции для каждой позиции (хотя бы упрощенные).

4. Написать подробные инструкции по работе в каждой ключевой точке отдельно – например, вы знаете, что больше всего проблем возникает при ответах на вопросы клиентов по e-mail. Пропишите этот блок работы особенно тщательно.

5. Нанять нужных вам людей.