Текст книги "Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей"

Думаем наперед

Такой способ уместно назвать противоположностью неэффективного подхода к тайм-менеджменту, характеризующегося фразой «если бы…». Очень часто люди оказываются в кризисных ситуациях, которые они запросто решили бы, если бы могли вернуть время назад. «Надо было сделать по-другому, надо было сделать раньше», – говорим мы, барахтаясь в беспорядочных мыслях о прошлом. Честно говоря, хотя иногда может происходить непредвиденное, порядок действий в случае таких обстоятельств сейчас предельно ясен. Уверенное преодоление кризисов экономит время – конечно, если единственной альтернативой является паника. Далее вы ознакомитесь с некоторыми комментариями по преодолению кризиса.

Не паникуйте

Независимо от причины и последствий любой кризисной ситуации, правило должно быть следующим: «Никогда не относитесь к кризису как к кризису». Паника стирает все привычные управленческие процессы, которые так необходимы в сложное время; возможно, даже в большей мере, чем обычно. Чтобы не поддаться панике, для начала нужно продумать системный подход (и приобрести привычку хотя бы помнить о нем). Слепые, бездумные действия редко обладают меткостью, необходимой для спасения ситуации, и может быть нанесен больший урон – и потрачено больше времени – и возникнет необходимость дальнейших действий второго этапа. Итак, правила таковы.

• Сохраняйте спокойствие и не паникуйте.

• Подумайте (не торопитесь, сконцентрируйтесь на проблеме и старайтесь соображать ясно).

• Рассмотрите полный спектр управленческих навыков, которые могут помочь разобраться в проблеме (это может подразумевать простую тактику, например делегирование некоторых простых действий, чтобы у вас было время для рассмотрения более сложных вопросов и радикальных решений, как, например, пересмотр политики компании).

• Составьте план действий (особенно важно, если есть какая-либо степень сложности).

• Рассмотрите контрольный аспект текущего плана действий (упрощенно создайте механизм, показывающий прогресс и сообщающий, когда кризис миновал).

Тогда продуманные действия могут систематически решить проблему, по крайней мере настолько, насколько это возможно – нельзя ведь вернуться в прошлое.

Наконец, нужно обратить внимание не только на извлеченные уроки (чтобы не допустить аналогичных бедствий), но и на все положительные моменты, которые произошли в результате всего инцидента.

Мыслите позитивно. Китайская идеограмма кризиса состоит из двух иероглифов: первый означает «серьезная опасность», второй – «возможность». Больше слов и не нужно. После этого вам нужно быть последовательными. Кризис может привести к стрессу и напряжению, и хотя это неотъемлемая часть многих профессий, важно уметь работать так, чтобы не допускать подобных проблем. Как сказал А. П. Чехов: «Любой идиот может столкнуться с кризисом – изматывает человека повседневная жизнь» [1]1
  Цитата не принадлежит А. П. Чехову. Впервые ее напечатали в учебнике «Традиции театра» под ред. Питера Бауланда и Уильяма Ингрэма, 1971 год. Авторы использовали данное выражение в предисловии к переводу на английский язык пьесы «Вишневый сад». – Прим. изд.


[Закрыть].

Если продумывать дела слишком поздно или небрежно (а зачастую и то, и другое), то в итоге приходится поспешно разбираться с ними в срочном порядке. Такой подход усложняет любую задачу, а положение дел усугубляется текущими повседневными обязанностями. Если вы приобретете привычку думать наперед, – ранее упомянутая система поможет вам сделать это, – тогда у вас будет гораздо больше шансов понять, когда действительно нужно действовать.

Некоторые считают, что «увидеть» картину будущей работы и задач – трудно. Неоценимую помощь в этом оказывает планирование или настенная диаграмма. Это позволит вам представить картину деятельности, и промежутки времени будут выглядеть намного понятнее на такой диаграмме, чем на страницах дневника. Диаграммы бывают всех форм и размеров: одни предназначены для планирования на год и, по сути, являются большими дневниками; другие нужны для конкретных задач; а некоторые могут помочь прорабатывать детали. Большие диаграммы продаются с различными наклейками, чтобы было удобно выделить важные моменты; можно приобрести магнитный планер и регулярно обновлять собственное расписание.

Какой бы способ вы ни выбрали, главное – выработать привычку думать наперед и успевать выполнять текущие ежедневные задачи. Прогнозирование проблем и выявление возможностей могут реально изменить вашу работу в краткосрочной перспективе.

Тратьте время, чтобы его сэкономить

Какими бы способами вы ни пытались продолжать работать организованно – а их много, – мы разделим их на две категории: простые в реализации, занимающие всего мгновение, и способы, которым потребуется некоторое время, чтобы укорениться и приносить плоды. Если вы ограничитесь первыми, то никогда не сможете максимизировать эффективность управления временем. Возвратимся к более раннему примеру: мы рассматривали мышление «быстрее сделать это самому». В краткосрочной перспективе это чувство часто правильно. Вам и правда быстрее сделать это самостоятельно, однако это верно лишь в момент, когда что-то происходит.

Достаточно сказать, что это то, что должно стать своего рода рефлексом. Каждый раз, когда вы понимаете, что предпринимаете действия, основанные на этой предпосылке, остановитесь и подумайте, правильно ли вы поступаете. Может быть, лучше выработать долгосрочную стратегию, которая принесет больше пользы? Чем чаще вы будете применять такую стратегию, тем больше времени сэкономите и тем больше сможете сделать. Это механизм самоусиления. Стоит задуматься. Постарайтесь не попасть в эту ловушку, стремитесь к тому, чтобы сэкономить больше времени в будущем. Этот более продуманный подход логически ведет к следующей теме.

Выделяем время на размышления

В конце учебного фильма «Время думать» главный герой, руководитель, который научился эффективнее управлять своим временем, сидит в своем офисе. Его коллега появляется в приемной и проходит мимо секретарши на встречу с главным героем. Секретарша останавливает его, говорит, что руководитель занят, и предлагает ему записаться на прием. Он переводит взгляд с нее на руководителя, сидящего в своем кабинете (видном за стеклянной перегородкой), и говорит: «Но он же ничего не делает…», на что секретарша тут же отвечает: «Он думает. Итак, вы хотите увидеть его сегодня днем или…». В этом есть смысл.

Будет верным отметить, что чем выше вы поднимаетесь по иерархической лестнице организации, тем больше времени вы должны тратить на обдумывание, планирование и принятие решений и меньше – на другие дела. Верно и то, что обдумывание, планирование и генерация идей – это самые важные обязанности в этой работе.

На что будет тяжелее всего выкроить достаточное количество времени? На размышление. Это однозначно сложнее всего. Будьте уверены: многие профессии требуют определенной степени творчества, и это важно как для небольшого изменения подхода или системы, так и для более радикального развития. Моя работа в тренингах выявила, что очень сложно подходить творчески к работе, если ты находишься под давлением. Предоставление себе больше времени на то, чтобы думать творчески как в одиночку, так и в команде, может быть важным открытием, которое подарит вам тайм-менеджмент. Вернитесь к анализу своего времени или даже лучше – к журналу времени (если вы еще не завели журнал, обязательно это сделайте). Есть ли в вашем плане нужное время на размышление, или же оно вытесняется другими более насущными делами? Я предлагал ранее использовать разбивку времени и ориентировочную схему для написания задач. Поставьте в приоритет цель выделить достаточное количество времени для размышления и проследите, чтобы это решение не привело к ненужным проблемам на работе. Если не работать над вашими целями, то можно потерять весь прогресс.

Будьте готовы сказать «нет»

Это основной принцип, и для его осуществления требуется решимость, поэтому лучше иметь его в виду во время чтения этой книги. Каждому нужно признать, что он не может делать все. Это нужно понимать буквально, потому что в любой работе, которая имеет какой-то инновационный или творческий характер, может быть почти бесконечное количество дел. Многие могут часами перечислять свои многочисленные дела, не все одинаково важные, но заслуживающие места в их ежедневнике. Даже если ваша работа не такая, вы должны признать, что не сможете делать все, когда захотите. Как с точки зрения количества, так и с точки зрения приоритета некоторым делам вам придется сказать «нет». Здесь стоит задуматься не столько о том, что именно вы вычеркиваете из своего списка, сколько о том, кому вы говорите «нет». Например, вам, возможно, придется отказать следующим лицам.

• Коллегам по работе. Здесь можно говорить о самых различных просьбах и, например, о взаимовыручающих услугах, но главное – не дать этому процессу выйти из-под контроля. Если будете часто отказывать, то и вам не будут помогать, и вы потеряете время. Если же беспрекословно соглашаться помогать, вас будут воспринимать как добряка, и вам придется выполнять и свою работу, и чужую. Поэтому выделим ключевые моменты – это баланс и время; вы не обязаны мгновенно все выполнять.

• Подчиненным. Они не могут говорить вам, что делать, однако им может понадобиться поддержка, и это нельзя упускать из виду.

• Собственному боссу. Работа с ненасытным боссом, который ожидает, что все будет сделано мгновенно, только потому что он или она – босс, может разрушить лучшие намерения тайм-менеджмента. Возможно, миссия убедить вашего босса в необоснованности нагрузки падет на ваши плечи.

Поэтому, прежде чем согласиться на даже потенциально привлекательные дела, вам нужно тщательно подумать и отказаться от некоторых предложений. Но это не все. Порой труднее всего бывает отказать самому себе. Причин согласиться на что-то может быть много: вы не хотите обидеть других или же вы готовы попробовать все что угодно, а может, вы не думаете о том, как изменения повлияют на рабочий процесс, и так далее. У всех нас есть свои слабые места в этом плане, и мы должны остерегаться своих собственных склонностей, когда они уводят нас от приоритетов. Будьте твердыми в общении с другими. Сказать «нет» – это фундаментальная экономия времени. Чарльз Сперджен хорошо выразился: «Учитесь говорить “нет”; это принесет вам больше пользы в жизни, чем умение читать на латыни».

Быть или не быть (идеальным)

Большинство людей хотят достичь успеха на работе, которая им небезразлична (если бы вы не были в этой категории, вы, вероятно, не взяли бы эту книгу в руки). Но я отвлекся – и отнимаю ваше время! Некоторые люди идут дальше и превращаются в перфекционистов. Такое бывает, но я не одобряю такой сомнительный подход к работе. Однако существует дихотомия, хорошо обозначенная в цитате Роберта Хайнлайна, который сказал (возможно, в отчаянии): «Им не нужно качественно, им нужно в среду». Дело в том, что для достижения совершенства требуется время, и в любом случае совершенство не всегда может быть строго необходимым. Возможно, все должно быть сделано тщательно, скрупулезно, в полном объеме, но нам не нужно тратить время на то, чтобы довести до совершенства каждую мельчайшую деталь. Особенно трудно перфекционистам от природы, в какой-то мере эта черта присуща многим, однако очень важно соблюдать баланс. Главное – соблюдать баланс между качеством – стандартом, на который нужно ориентироваться, ценой и затрачиваемым временем. Этот баланс нужно осознанно поддерживать.

Всегда придется идти на уступки, и зачастую это сложно. Часто приходится идти на настоящий компромисс. Здесь ключевым фактором часто является стоимость. Было бы легко добиться желаемого качества продукта, если бы цена не имела такого значения. В большинстве профессий бюджетные соображения ставятся в приоритет. Будет полезным применить такой образ мышления и реалистично оценить, что для вас важно, а что просто желаемо. При этом необходимо учитывать ключевой фактор: значительные (а иногда и самые большие) затраты – это ваше время.

Некоторым это не будет ничего стоить. Например, бухгалтеры или консультанты будут взимать повременную оплату на протяжении рабочего процесса, и на них подобные затраты отражаются. В организации речь идет не только о том, чтобы разделить свою зарплату на почасовую оплату; вы должны позволить себе многие другие расходы, связанные с вашим пребыванием там. Факторы будут включать в себя как расходы на ваше устройство в компанию, не считая заработную плату (пособия, отчисления в пенсионный фонд и так далее), так и аренду и содержание вашего офисного помещения, включая оборудование (множество пунктов: от секретаря, если он у вас есть, до компьютера и IT-поддержки).

Такой расчет определенно стоит сделать; итоговые цифры могут вас удивить, и это станет полезным ориентиром при рассмотрении многих моментов в управлении своим временем: стоит ли вам отправиться в путешествие, провести или посетить встречу и так далее. Позвольте мне повторить: убедитесь во что бы то ни стало, что все, что должно быть сделано для достижения совершенства, делается таким образом, чтобы достичь именно этого. В противном случае убедитесь, что вы всегда помните о балансе между качеством, стоимостью и временем. Если вы будете выполнять дела по установленным стандартам, без переусердствования над деталями, которые в некоторых случаях не являются необходимыми или желательными, то вы, несомненно, сэкономите время.

Работайте не больше, а умнее

Увеличение количества рабочих часов не будет решением для повышения продуктивности в вашей работе. Это утверждение может показаться противоречивым. Конечно, если поработать дольше, то и результатов должно быть больше? Да, конечно, прямой ответ будет утвердительным. Дело, однако, в том, что всему есть пределы. У всех нас 24-часовой день (если нет существ, интересующихся тайм-менеджментом, на альфе Центавра). Это неизменно, и количество времени, которым мы располагаем, ограничено.

Наверное, одно из правил жизни состоит в том, что если работа интересная, то ограничиваться нормированным рабочим днем не приходится; именно поэтому это и интересно, но я сейчас не об этом. В конце концов, вы получаете то, что вкладываете, и усердная работа должна иметь значительные результаты.

Но в нашем случае большинству людей необходимо установить другой баланс – между работой, домом, внешними интересами и обязательствами. Если вы переусердствуете в работе, другие сферы – а они все важны – пострадают. Более того, ущерб, если он нанесен, коварен. Вы можете не осознавать трудности, пока не станет слишком поздно и не начнут возникать реальные проблемы.

Ответ заключается в стремлении найти баланс; действительно, вы можете установить для себя некоторые правила, обозначив определенное количество часов для работы, путешествий и остальных дел. Кроме того, если вы работаете руководителями, помните, что работоспособность команды, которую вы контролируете, намного больше, чем ваша, поэтому всегда имеет смысл принимать во внимание мнение команды, а не ограничиваться собственным. И, наконец, если подолгу работать, то сотрудники могут вас неправильно понять, и вы в их глазах будете выглядеть неэффективными, что противоположно вашему желанию. Сверхурочная работа будет необходима в некоторых случаях, например, чтобы завершить конкретный проект, однако если злоупотреблять такими методами, то можно потерять в качестве и столкнуться с рисками, на фоне которых работать по-умному кажется куда более удачным вариантом. Об этом стоит задуматься (но не до поздней ночи!) и выстроить сбалансированный режим рабочего времени.

Примечание. Следующие две идеи о сверхурочной работе до сих пор актуальны. Во-первых, культура организации может выйти из-под контроля, когда людям начинает казаться, что они должны работать все больше и больше, чтобы их считали хорошими. Это может снизить продуктивность, и в конечном итоге подобные действия скажутся на семейной жизни работников (и их мотивации) и даже на здоровье, что определенно плохо. Руководители должны следить за этим. Во-вторых, поступают жалобы из-за того, что некоторым приходится работать в транспорте по дороге в офис (хотя некоторым удается это делать, только если в вагоне будет свободное место), и нужно не просто проверять и отвечать на электронные письма, но и выполнять более сложные задачи, и, следовательно, это должно оплачиваться. Хотя это может быть полезной возможностью использовать «мертвое» время. Но опять же, это должно быть сделано таким образом, чтобы отражать разумный баланс, и руководители должны следить за общим количеством отработанных часов.

Поощряйте себя

Последняя идея в этой главе может мотивировать вас к лучшему тайм-менеджменту и гарантировать, что вы будете помнить о нем во время работы. Уже было сказано, что тайм-менеджмент – это не просто, что он требует согласованных усилий, поэтому вам нужно мотивировать себя и обозначить для себя реальные причины. Вам нужно нечто большее, чем просто победоносно разобрать кипу бумаг на столе. В любом случае даже самому эффективному человеку может быть некогда это делать, и хотя наши способы достижения целей и их результат в некотором роде являются достаточным вознаграждением, хотелось бы, что мы сами могли видеть свой личный прогресс в тайм-менеджменте.

Таким образом, имеет смысл установить себе конкретные цели в тайм-менеджменте и связать их с желаемым результатом; дать себе личное удовлетворение, чтобы вы хорошо понимали, что, если вы справитесь с этим, вам будет по плечу что угодно. Такие награды могут казаться незначительными и личными (они не должны иметь большого смысла для кого-либо еще). С примером будет понятнее.

Возьмем, например, мою работу над книгой. Задумав и согласовав проект, а это требует определенного времени, я разделил работу на несколько этапов: изучение и планирование того, что будет содержать книга, ее структурирование (определение разделов и последовательности глав), собственно написание и окончательное редактирование перед отправкой рукописи в издательство. Открыв для себя портативные компьютеры, я с удовольствием работаю с текстами, когда путешествую, а во время путешествий выпадает очень много времени, которое можно провести с пользой – во время полета и многих других видов деятельности. Этап изучения и планирования трудно выполнять вне рабочего кабинета, так как мне нужно слишком много документов и места. Поэтому если я вовремя закончу планирование, то я могу начать писать во время путешествия. То есть завершение начальной работы вовремя, чтобы успеть к поездке, становится личной целью, и наградой является то, что в путешествии у меня будет посильная задача. Для кого-то это может показаться несущественным, но это важно для меня, и именно это имеет значение.

Если вы сможете думать о работе в таком ключе и обещать себе какую-то награду, – а еще лучше несколько, – то ваше внимание будет оставаться сосредоточенным на пользе тайм-менеджмента. Одним из основных результатов хорошего тайм-менеджмента является способность успевать завершать те проекты, которые в противном случае пришлось бы отложить, отменить или пропустить. Сделайте любимые дела своей наградой, проработайте то, что необходимо в других областях, для достижения этого, и у вас будет гораздо больше шансов достичь того, чего вы хотите.

Поддерживаем благие намерения

Все рассмотренное до сих пор поможет вам проработать хорошую основу для освоения мастерства управления временем. В частности, это поможет вам принять правильные установки с точки зрения общего подхода к вашей работе и с точки зрения конкретных областей деятельности. Мы приближаемся к цели, работая над своим отношением, однако мы еще не разобрали, как применять эти принципы и техники. В реальной жизни благие намерения оставляют вас в определенные моменты, и на смену им приходит целесообразность – или паника! Будет легче выработать привычку помнить об этом, чем соглашаться выполнить чьи-то просьбы. Постоянно отклонять большое количество просьб может быть непросто. Некоторые люди перед тем, как согласиться выполнить какую-либо нежелательную просьбу, считают от одного до десяти, и это им действительно помогает. Вместо того чтобы спешить выпалить «да», они могут дать взвешенный ответ, который может помочь избежать лишних забот. Конечно, это не универсальный способ. Однако если он поможет вам отказать кому-то в чем-либо, то он будет полезен, и вы сможете пользоваться им в любых областях. Организовав себя и свою работу, вы все будете делать эффективнее. В следующей главе мы обратимся к различным способам наведения порядка в хаосе реальности.

Резюме

• Достичь прогресса будет легче, если вы будете следить за тем, как работаете сейчас.

• Постановка четких целей и «планирование к планированию» является основой хорошего тайм-менеджмента.

• Успех – в деталях.

• Принцип накопления: мы видим улучшение после применения первого метода, после второго – более явное улучшение, такие принципы ведут к приобретению хороших привычек, которые поддерживают процесс максимизации эффективности.