Текст книги "Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей"

Настаивайте на качестве

Качество всегда было и будет важным, но в настоящее время оно приобретает новый окрас, когда значимость контроля качества возвышают до «тотального контроля качества». Это неплохо, поскольку все, что подчеркивает столь важный аспект корпоративной эффективности, – это к лучшему.

Взгляните на это в более локальном масштабе. Возьмем ваш офис, ваш отдел. Хорошо ли справляются работники? Вы вполне можете ответить «Конечно», но откуда вы на самом деле знаете? Спросите: есть ли достаточные стандарты производительности? Нацелены ли вы на достижение конкретных уровней во всех видах деятельности? И так далее.

Например, в банках есть следующие указания в сфере обслуживания клиента: в очереди должно находиться не более трех клиентов, каждого клиента нужно приветствовать, а также использовать его имя в конце транзакции, перед тем как он уйдет. Возможно, это мелочи, но именно их совокупность обеспечивает стандарт обслуживания клиентов, который банк намерен предоставить. Такие стандарты разработаны не просто для того, чтобы определить, что должно произойти, а для того, чтобы была уверенность в том, что обслуживание проходит на должном уровне. Если вы считаете, что банки – плохой пример, я согласен!

Возможно, вы заметили (из вашего собственного журнала времени?), сколько времени иногда тратится на то, чтобы разобраться в том, что пошло не так. И это необязательно предполагает полный крах, мы можем говорить даже о небольшом отставании от идеала. Рассмотрим пример банков еще раз. Если клиентам придется долго ждать в очереди, некоторые из них могут возмутиться из-за этого, сотрудник банка извинится и, возможно, объяснит ситуацию, и транзакция будет продолжена, как правило, без дальнейших проблем. Но это займет немного больше времени, чем заняло бы в противном случае, что важно для работников и, не в последнюю очередь для других клиентов, время ожидания которых увеличивается.

Это простой пример, но подобную аналогию можно провести и в вашем офисе. Если вы и ваша команда будете работать по стандартам и если вы будете знать, что для этого требуется, то сможете сэкономить время, во-первых, потому что задачи будут выполняться эффективно, во-вторых, меньше времени будет теряться из-за отступлений от принятых стандартов качества.

Качество – замечательный спутник хорошего тайм-менеджмента. Вам нужно продумать стандарты вашей работы и, если необходимо, изучить их глубже. Кроме того, если в вашей организации предпринимаются шаги, чтобы установить контроль качества, обязательно поддержите эти начинания. Значительные ресурсы, как деньги, так и время, уйдут на адаптацию к системе контроля, однако результаты будут стоить того. Такие инициативы позволят сэкономить время. «Работай правильно, и времени уйдет меньше» – это хороший общий принцип, который можно применить ко многим областям работы. Качество экономит время.

Действие или инвестиции

Некоторые люди не справляются с тайм-менеджментом, потому что они бездействуют. Конечно, большинство из тех, кто интересуется тайм-менеджментом, заняты работой, но они не успевают выполнить все задачи и выполнить их тщательно и вовремя. И то, что больше всего игнорируется, – это инвестиционное время; это время, которое требуется сейчас для обеспечения улучшений или результатов в будущем: планирование, анализ и другие подобные мероприятия, необходимые для достижения прогресса в любой области.

Баланс в жизни поможет создать категоризация дел в ежедневнике: как вы планируете каждую категорию (мы уже говорили о том, что дневник и список дел должны быть оформлены таким образом, чтобы вы видели, какого рода задачи вам предстоит выполнить).

Таким образом, план покажет, предстоит ли общаться с людьми (встречи, собрания и так далее) или нужно выполнить определенные задачи (и являются ли они действиями или инвестициями). Также нужно выделить время для непредвиденных событий. Все это будет зафиксировано в вашем плане в дневнике с отрывными листами, и при необходимости вы сможете переиграть эти планы. В конце концов, планирование времени должно вам помогать в работе, а не ограничивать.

Если вас устраивает то, сколько вы тратите времени на действия и инвестиции времени, то вам будет проще достигнуть нужного баланса, пользуясь техниками тайм-менеджмента для создания желаемого рабочего паттерна. Тайм-менеджмент должен рассматриваться как личный инструмент, нацеленный на то, чтобы вам помочь, а не стандартный подход, который вы должны принять, чтобы быть эффективным.

Работа с секретарем

Большинство руководителей организовывают рабочий процесс таким образом, что в личных секретарях просто нет необходимости. Однако если у вас все же есть секретарь, то убедитесь в следующем:

• что выбрали хорошего;

• что вам удобно работать вместе;

• что вы регулярно общаетесь и понимаете друг друга, а также знаете, кто чем занят;

• что вы эффективно делегируете полномочия (это связано с вопросом управления персоналом, рассмотренным в главе 8).

Используйте систему предварительной регистрации документов

Этот пункт можно было бы написать в главе про работу с документами, но он настолько полезен, что заслуживает того, чтобы поговорить об этом отдельно. Наверное, лучше начать с проблемы, которую он решает. Можно одновременно заниматься многими делами, и некоторые из них предполагают наличие документов – единичных бумаг или же целой серии корреспонденции. Многие из них не подразумевают немедленных действий. Обычно они хранятся в ящике для бумаг и письменной корреспонденции, находящейся на рассмотрении. В результате вы тратите много времени либо на то, чтобы найти нужные документы в огромной кипе, либо на то, чтобы думать о том, что с ними делать. Характер некоторых материалов усугубляет проблему. Например, что-то предпринять по поводу некоторых документов можно только после того, как будут ясны показатели работы за месяц. Поэтому пересматривать этот документ в течение всего месяца будет бесполезной тратой времени, все равно нельзя ничего предпринять. Кроме того, вряд ли вы запомните цифры, если будете постоянно просматривать документ.

Если эта проблема – ваш случай, то вам необходимо обзавестись такой системой для бумаг и письменной корреспонденции, тогда вы сможете найти необходимые документы в нужный момент. Вам нужен так называемый файл подсказки. Это означает, что вы кладете туда документ и решаете, когда нужно будет его изучить. Можно это делать как в конкретное время (когда поступают показатели работы за месяц), так и в любое другое. Затем вы просто пишете на нем дату, когда вам нужно будет его изучить и кладете в стопку аналогичных файлов, расположенных в хронологическом порядке. Затем забудьте о нем. Не тратьте больше времени даже на размышления об этом. Вам это не нужно, просто регулярно проверяйте, нужно ли вам что-то сделать в назначенные даты. Тогда вы уже решите, нужно ли решать какие-то дела сейчас, или их можно отложить на какое-то время.

Несколько оговорок: можно ограничить общее количество документов (или расположить их в алфавитном порядке), потому что что-то может произойти, и вам, возможно, придется браться за дело раньше, чем вы думали, тогда нужно будет достать нужный документ и рассмотреть его ранее той даты, которую вы первоначально установили. Во-вторых, можно зафиксировать рассмотрение документов в назначенный день в своем дневнике (в частности, если у вас нет помощника). Это такая простая, но отличная идея, и все, кого я знаю, успешно ее применяют. Если вы еще не пользуетесь этой системой, почему бы не попробовать? Ее внедрение не займет много времени.

Пользуйтесь чек-листами

Сколько раз в неделю вам приходится делать паузу и думать о том, как выполнить очередную рутинную задачу? Или может, вы что-то делаете неправильно или что-то упускаете? Даже если вам нужно выполнить всего несколько задач, чек-листы сэкономят вам время, предотвратят эти паузы для размышлений и, что самое важное, избавят вас от необходимости делать это снова. Рассмотрим пример. Многие компании имеют форму, которая заполняется при получении запроса на продажу. Заполнение такой формы не только фиксирует информацию и служит подсказкой к дальнейшим действиям, но и может стать контрольным списком, напоминанием о необходимости сделать, например, следующее:

• проверить должность и имя запрашивающего;

• спросить, как человек узнал о компании или продукте;

• уточнить номер счета;

• проверить, что вы получили кредитные реквизиты и другую необходимую информацию.

Многие такие рутинные задачи не всегда можно предугадать; разговор с клиентом может завести куда угодно, и можно легко забыть задать некоторые вопросы, которые считаются менее важными или опциональными. Так что чек-листы действительно помогают. Это может быть либо форма (например, форма запроса клиента), которая станет чек-листом по мере ее заполнения, или же просто заметка о том, что должно быть сделано. Возможно, вы сами захотите сделать чек-листы для себя и своей компании, некоторые просто создают форму из инструкций компании, которая будет восприниматься как «очередная напоминалка», которую стоит сохранить. Многие чек-листы существуют только на экранах компьютеров.

Также можно сделать себе заметки по тем делам, в которых вам может понадобиться помощь специалиста. Например, если вы не дружите с цифрами, не потеряйте чек-лист, касающийся процедуры возмещения расходов. Это может просто помочь вам отслеживать, сколько денег вы потратили и сколько вам должны возместить, или по крайней мере, избежать гнева бухгалтера, чьи просьбы вы игнорировали, – и сэкономить вам некоторое время.

Помните: этот вид документации явно полезен для записи информации, а перечисленные пункты в чек-листе будут служить вам напоминанием о необходимых действиях. Такие чек-листы можно приобрести в любых магазинах или же их можно сделать самостоятельно и более персонализированно.

Направление техник на конкретные результаты

Все техники, упомянутые в этой главе, и не только, без сомнения, помогут вам распоряжаться временем эффективнее; мы также можем целиться на конкретные результаты. Все, что вы делаете в рамках тайм-менеджмента, призвано влиять на эффективность, результативность и продуктивность; чтобы достичь результатов, которые требует ваша работа, вы будете делать больше и лучше, чем раньше. Но кое-чему можно научиться на пути к этим целям, и эти бонусы полезны сами по себе. Если вы будете о них помнить, то вам будет легче применить эти методы, необходимые для организации и упрощения работы. Такие преимущества включают в себя следующее:

• наличие четкого плана, понимания того, что должно быть сделано, – первый шаг к успешному выполнению задач в вашем списке. Такая ясность поможет вам понять, насколько тщательно нужно будет готовиться, и это отразится на достижении результатов;

• наличие четкой связи между тем, что нужно сделать, и общими целями – хороший способ не сбиться с назначенного пути;

• вы будете более организованными (например, перестанете тратить время на поиски вещей);

• вы будете легче запоминать нужную информацию (вовсе не все нужно держать в голове, многие моменты легко автоматизировать);

• вам будет проще определять приоритеты и сосредоточиться на главном;

• вы будете тратить меньше времени на ненужные дела;

• вы будете принимать более удачные решения о том, как нужно выполнить те или иные задачи (и более удачные бизнес-решения в целом);

• вам будет легче координировать задачи (параллельное выполнение определенных задач будет экономить вам время);

• вам будет проще справляться с отвлекающими факторами и вынужденными перерывами и предотвращать их;

• вы выработаете привычку быть самодисциплинированными в вопросах времени, и действовать последовательно будет легче;

• вы отлично сможете справляться с неожиданными и нештатными ситуациями в любой работе.

Все эти бонусы полезны, хотя некоторые в определенный момент или на определенном этапе могут быть более полезными для вас, чем другие. Вам стоит понять, какой из перечисленных пунктов вам нужен больше всего, для этого нужно тратить меньше времени на неважные вещи, например, можно сократить количество встреч, которые вы посещаете. Или вы можете принять методы, которые будут иметь именно то воздействие, которое вы хотите. Это не означает, что все перечисленные выше факторы не оказывают хорошего общего влияния на производительность. Они влияют на них. Но они дают дополнительное и более личное преимущество. Вы достигнете большего и получите большее удовлетворение от достигнутых результатов. Кроме того, у вас может быть больше времени, чтобы развивать то, что вы делаете и как вы это делаете, и мотивировать себя и своих сотрудников, все это потенциально способно улучшить вашу жизнь. Также они избавят вас от забот, которые создают ощущение, что работа – это «вкалывание» (не одно и то же, что «усердная работа»). По моему опыту, последнее почти всегда является предпосылкой успеха. Вряд ли вам нужны задачи, кажущиеся невозможными для выполнения, когда небольшая организация сможет гарантировать, что все пройдет гладко. Этот список преимуществ является как подходящим резюме для этого раздела, так и предварительным для всего последующего. Если вы будете учитывать эти и другие преимущества, они могут привести к реальным конкретным переменам с четкой нацеленностью на результат.

Перерыв… Сделайте перерыв

И еще: тайм-менеджмент – это… э-э… производительность… и э-э… эффективность. Итак… это… это…

Извините, мне пришлось сделать небольшой перерыв. Я пошел за чашкой чая (если честно, уже за второй; уж больно вкусный чай). Это заняло три или четыре минуты, но я не думаю, что это замедлило написание этой книги. На самом деле, как раз в эти три-четыре минуты я в большей части определил, как оформить свои мысли. После продолжительной и интенсивной работы большинство людей теряют концентрацию, я это ощущаю, в частности, когда пишу. Перерывы, которые нужно время от времени устраивать, вовсе не тормозят вас, наоборот, они помогают. Вы возвращаетесь к своему столу, и ваша голова проясняется; вы чувствуете себя свежим и оживленным, и, потянувшись, можете возвращаться к работе с новым рвением.

Особенно это относится к неразрешимым задачам. Иногда можно часами ломать голову и ни к чему не прийти. После перерыва, когда вы вернетесь к вашей задаче, она может показаться достаточно простой – или хотя бы чуть проще – и в результате вы, опять же, сэкономите время. Иногда можно просто встать и потянуться или сделать чашку чая (без регулярной подпитки чаем я вообще ничего не могу делать). Или же можно устроить продолжительный перерыв, например, вы можете пойти на обед пораньше, хотя планировали это сделать через час, или же можно пойти прогуляться. Так делал мой коллега, с кем я раньше работал в одном офисе. Офис располагался напротив парка, и коллега выходил туда прогуляться на 10 минут. Это было его «время на размышление», возможно, даже не связанное с работой. Да, это был перерыв, однако это продуктивное времяпровождение. Может быть, вам и не нужно приостанавливать работу, а стоит просто сменить род деятельности.

В любом случае гораздо продуктивнее будет сделать перерыв, чем напряженно выполнять трудную задачу, когда концентрация ослаблена. Опять же, перерывы нужно организовывать сознательно, и это может послужить вам хорошей привычкой, если не доводить ее до крайности.

Возможно, есть о чем подумать. Запомните высказывание Дага Клинга – «научитесь делать паузы… иначе упустите все самое ценное». Сделайте перерыв всего на пару минут. Как раз поэкспериментируете. А что я? Я пойду перекушу, прежде чем даже подумаю о том, чтобы писать дальше; это будет более продуктивным в долгосрочной перспективе.

Резюме

• В этой главе мы выяснили, что успех тайм-менеджмента заключается в деталях; ничего не упустите, существует много техник, которые могут помочь.

• Принцип инвестирования времени для того, чтобы сэкономить его, очень важен и полезен.

• Позвольте вашему прогрессу мотивировать вас и вдохновлять на дальнейшие успехи.

04
Борьба с пустой тратой времени

Нет ничего более раздражающего, чем… Нет ничего менее отвлекающего…

Нет ничего более раздражающего, чем когда тебя прерывают. Ну разве что когда тебя прерывают беспричинно – более одного раза. И, как вы заметили, это случилось со мной – дважды. Нас может прерывать что угодно. В основном нас прерывают люди: находящиеся рядом с вами, может быть, те, кто постоянно вам звонит, или же чьи-то крики с улицы. Сюда также относятся чрезвычайные ситуации, пожарные учения, сбои в работе компьютера, походы к архивному шкафу, прием доставок, обед, кофе и то, что можно деликатно назвать перерывами на отдых; все это занимает время, причем обычно больше, чем нужно.

В предыдущей главе было рекомендовано четкое и позитивное планирование, и все же (это было затронуто), как бы разумно это ни звучало, как бы сильно вы ни хотели составить план и следовать ему, иногда кажется, что весь мир сговорился против вас. Я помню, что где-то читал опрос, в котором говорилось, что среднее время, которое менеджер тратит на работу без помех, составляет менее 15 минут. Многие это легко подтвердят. Прерывания и другие отвлечения, отнимающие много времени, повсюду. Вы либо падаете под их тяжестью, отчаиваетесь и полагаете, что они неизбежны и ничего не поделать, чтобы их сократить, либо вы переходите в наступление. Это вполне может быть самым очевидным примером необходимости не позволять лучшему быть врагом хорошего, потому что вас всегда что-то да будет отвлекать. Но вы можете уменьшить это число; и если вы хотите быть эффективными в тайм-менеджменте и пожинать плоды своих трудов, то это необходимо.

Если бы вы работали в герметически закрытой комнате, изолированной от внешнего мира, если бы вам не нужно было общаться с людьми и отвечать на их звонки, то, конечно же, вы успели бы сделать больше дел. Но среда была бы слишком стерильной, и вы во многих отношениях были бы менее творческими и менее эффективными, потому что то, что вы делаете в бизнесе, черпает силу из различных взаимодействий и стимулов вокруг вас. И в любом случае стерильная среда – это просто не вариант. Поэтому нам нужно не просто полностью отрезать себя от внешнего мира или избежать закономерных прерываний в работе, которые могут вам даже как-то помочь. Смысл в том, чтобы свести к минимуму потери реального времени и заменить некоторые из них более эффективными во времени способами достижения того, что мы хотим.

Мастер-прокрастинатор?

Итак, мы начнем с рассмотрения трех важных аспектов одного из величайших мастеров-прокрастинаторов, который, безусловно, возглавляет список причин потери времени, – вас. Это та самая естественная особенность человека, с которой нужно бороться (правильное слово, я думаю), потому что нас то и дело завлекают некоторые виды деятельности, которые крадут наше время.

1. Не откладывайте то, что вам кажется трудным. Потерять время можно в следующих двух случаях. Сначала откладывается принятие решения, затем реализация, и из-за этого теряется время. Давайте возьмем впечатляющий пример. Представьте, что вы управляете группой людей и один подчиненный плохо справляется с работой. Вам нужно что-то предпринять, и здесь есть только три варианта:

• смириться с этим (что не рекомендуется);

• обучить или убедить человека действовать более эффективно;

• уволить плохого исполнителя (или иным образом убрать его).

Причины плохих показателей работы нужно изучать, что может быть трудной задачей, поэтому возникает соблазн отложить ее – и время теряется. Или вы решаете, что вам нужно обучить этого подчиненного, и вы откладываете это – а время теряется. Или вы решите, что это безнадежный случай и увольнение – единственный выход. Но никому не нравится увольнять сотрудников. Это сложно, поэтому вы откладываете это дело, чтобы попытаться придумать наиболее безболезненный способ (такого не существует). И на протяжении всего процесса в голову постоянно приходит мысль, что «может быть, все наладится». Такое мышление очень распространено, и вы, наверное, можете приравнять его ко многим сложным задачам, с которыми вам придется столкнуться.

Очень жаль, что тяжелые задания не становятся проще, если отложить их решение. Хуже того, бывает и так, что не очень сложные задачи становятся почти невыполнимыми как раз из-за того, что за них не взялись вовремя. Подумайте еще раз о вышеупомянутом сценарии. Чего вам будут стоить низкие показатели работы, если вы все запустите? Какова будет расплата? Другими словами, как еще это повлияет на ситуацию? Например, если плохой работник – продавец, то потери можно рассчитать по несостоявшимся продажам. В зависимости от деятельности можно упомянуть и более дорогостоящие потери в долгосрочной перспективе: например, потерю деловой репутации в глазах клиента.

Так что не откладывайте дела, которые вам кажутся трудными, какими бы они ни были, большими или маленькими. Конечно, нельзя недооценивать обдумывание, анализ и проверку, но как только вы будете в состоянии принять решение, или предпринять действия, или и то, и другое, не стоит медлить. Следите за своими склонностями; контролируя их, вы можете сэкономить значительное время и не допустить непоправимого.

2. Не откладывайте то, что вам не нравится. Есть разница между тем, что вам кажется трудным, и тем, что вам просто не нравится. Результаты уклонения от выполнения таких заданий очень похожи на те, которые были описаны выше, и я не буду приводить похожий пример, мотив поведения здесь в другом, хотя он и не менее мощный. Причин не любить что-то делать целое множество: задача может быть связана с какой-то нелюбимой деятельностью (например, посещение регионального филиала компании, куда неудобно добираться и где придется провести весь день) или, чаще всего, неприязнь незначительна – это просто рутина. Пожалуй, вот почему у администрации так часто возникают непогашенные долги. Это же скучно, и есть другие дела, и… ну, вам знакомо это чувство.

Единственный выход из этой ситуации – это самодисциплина и сознательное усилие в планировании своих действий, чтобы не упустить такие вещи из виду и чтобы это, в свою очередь, не приводило к худшим проблемам. Такие дела можно выделять различными способами – это будет психологической подсказкой. Поэкспериментируйте, чтобы проверить, есть ли в этом смысл.

Если вам эти моменты кажутся незначительными и вы не верите, что это сказывается на общей картине, то упражнения, связанные с вашим журналом времени, скорее всего, подтвердят опасность. Опять же, все выглядит просто, но правильный подход может сэкономить стоящее количество времени.

3. Остерегайтесь своих любимых задач. Потенциально это отнимает даже больше времени, чем откладывание нелюбимых или трудных задач. Многие люди тратят непропорционально много времени на то, что им нравится делать больше всего, – и на то, что у них лучше всего получается. Это совершенно естественно, и тому служат разные причины. Важно, что акцентирование внимания на том, что вам нравится, приносит наибольшее удовлетворение работой. Это прекрасно, если вы получаете радость от того, чем вам нужно заниматься, но опасность заключается в том, что вы можете слишком скрупулезно отнестись к делу, прорабатывая все детали, вкладывая больше времени и иногда пытаясь достигнуть совершенства, которое здесь просто не нужно.

Иногда тому могут быть и более зловещие причины. Например:

• вы задерживаетесь на определенной задаче, чтобы дать себе повод отложить или избежать выполнения других задач (которые потруднее), утешая себя, что сейчас вы слишком заняты, чтобы с ним разбираться;

• вы переживаете из-за делегирования (мы снова возвращаемся к этому) и беспокоитесь, что задача непосильна остальным, поэтому вы продолжаете выполнять ее самостоятельно и принимаете нерациональные решения;

• вас привлекают условия какой-либо очевидно неприоритетной задачи, которая подразумевает, например, посещение нового интересного города. Вы выбираете это вместо того, чтобы заниматься действительно приоритетным делом;

• вам нравится концентрироваться на каком-то аспекте задания, например, вас привлекает перспектива часами обрабатывать графическое изображение информации в презентации, хотя результат был бы таким же, если бы вы сделали что-то попроще;

• вы не знаете, как справляться с некоторыми задачами, и оправдываете срыв сроков и неуместное делегирование необходимостью завершить привычные для вас дела.

Это и многое другое может привести к проблемам. Поддаться этим причинам очень легко, мы все к этому склонны, и в какой-то степени мы все это делаем, и поэтому нам нужно быть настороже. Обычно это происходит, потому что мы этого даже не осознаем. Решение состоит в том, чтобы честно предугадывать появление таких задач, когда вы просматриваете свой обычный рабочий план. А еще лучше попробуйте найти примеры, где вы можете попасться в эту ловушку, и убедитесь, что не допустите этого. Из всех советов этой книги я бы точно поставил этот в топ советов по сбережению времени. Не игнорируйте их – очень легко сказать «я этого не делаю». Проверьте и посмотрите, сколько времени вы можете сэкономить. И кто знает, может быть, некоторые из дополнительных задач, которые вы успеете сделать в вырученное время, станут завтрашними любимыми задачами.

Самопроизвольные перерывы также отнимают на удивление много времени. Понимание этого – это одно из открытий, которые делаются благодаря ведению личного дневника времени. Эти моменты очень трудно проследить и важно предотвратить их до того, как они вовлекут участие других людей. Это важно, читайте далее.