Текст книги "Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове"

Четвертая неделя
Верните себе рабочее пространство

На этой неделе вы можете:

• Разобраться с офисной мебелью.

• Завершить организацию своего физического пространства.

Необходимое время: от 30 до 90 минут (в зависимости от размера кабинета и количества мебели в нем).

Месяц подходит к концу, и сейчас очень важно завершить запланированную работу. Если не навести порядок во всем кабинете, хаос незаметно вползет обратно и вновь захватит власть. Итак, принимаемся за последнее задание февраля.

Надеюсь, к этому моменту поверхность вашего стола очищена, а содержимое ящиков сведено к минимуму. Теперь настало время заняться мебелью, стенами и полом. Вы готовы к стильному завершению этого месяца?

Взгляните на ситуацию честно. Вот несколько предметов, на которые я предлагаю обратить особое внимание.

Стол

Не слишком ли он мал или велик? Если вы работаете в крупной компании, нельзя ли попросить стол более подходящего размера?

Что творится под столом? Надеялись, что я не спрошу об этом? Попробую угадать. Там стоит коробка с различными предметами, которые вы не забрали домой, с которыми не можете расстаться или просто не знаете, что делать? Пора принять решение. Коробки с хламом у вас под столом говорят не в вашу пользу. Похоже, страх мешает вам изменить свою жизнь.

Стул

Он должен хорошо поддерживать поясницу. Когда часами работаешь за компьютером, это критически важно. Вам ведь не хочется заполучить туннельный синдром, растяжение шеи и быструю утомляемость глаз? Ваше тело – ценный дар. Обращайтесь с ним бережно!

Если ваша компания обеспечивает сотрудников лишь стандартными стульями, помните, что подушки на сиденье, под спину позволят сделать рабочее место более эргономичным. С их помощью можно трансформировать свой стул! Если вы невысокого роста, заведите подставку для ног, чтобы ослабить давление на спину.

У вашего стула есть колесики? А есть ли под ним пластиковый коврик, который позволяет легко выезжать из-за стола? Если вы делаете это с трудом, день будет тянуться дольше, а удовольствия от работы вы получите гораздо меньше. Подобные мелкие неприятности способны вызвать целый поток негативных эмоций, который может вылиться, к примеру, на вашего коллегу.

Компьютер

Проверьте, под правильным ли углом (таким, что позволяет избежать растяжения мышц шеи и утомления глаз) стоит ваш монитор? Эргономична ли ваша клавиатура? К такого рода клавиатурам надо некоторое время привыкать, зато они спасут от растяжения мышц запястья.

Стулья для посетителей

Мне часто приходится сталкиваться с проблемой избыточного числа стульев для гостей в офисах. Если ваше рабочее пространство не слишком обширно, приносите стул, только когда он нужен, а затем уносите. Лишние же стулья верните. Если стул превратился в полку для ненужных вещей, скорее избавьтесь от него.

Полки и книжные шкафы

Нужны ли вам полки, шкаф, стойка для принтера и факса? Или пора избавиться от этих предметов? Есть ли в компании человек, который занимается подобными вопросами? Узнайте и сделайте все в соответствии с правилами своей компании.

Стены

В плане по улучшению офиса отдельным пунктом должны быть стены. Если на них ничего не повесить, будет создаваться ощущение, что вы только что въехали и пока не имеете к пространству никакого отношения. Что говорят правила вашего офиса? Если стены положено оставлять голыми, есть ли у вас на столе место для личных предметов? Часто один-два предмета помогают нам индивидуализировать пространство, поставить на нем своего рода личную печать. Если вы любите, чтобы рядом с вами были семейные фотографии, можно воспользоваться цифровой рамкой – одно такое устройство заменяет любое количество обычных рамок с фотографиями, которые, возможно, стоят сейчас в вашем кабинете.

С другой стороны, если увешать весь кабинет плакатами и фотографиями, это будет угнетающе действовать на психику. Эти предметы вам дороги? Тогда оставьте минимальное их количество на работе, а остальное заберите домой. И ежемесячно (или, если угодно, реже) меняйте «экспозицию».

Помните: чем меньше декоративных элементов на стенах и вообще в кабинете, тем лучше. Цель – создать обстановку, лишь напоминающую домашнюю, а не воспроизводящую ее до мелочей! Приглядитесь к кабинетам коллег, которых уважаете, и следуйте корпоративной культуре.

Офисная доска

Нет ли рядом с вашим столом доски, увешанной старыми меморандумами и записками? Приведите ее в порядок. Вообще-то правильно пользоваться ею – настоящее искусство, потому что по способности собирать всякий мусор доска вполне может соперничать с дверцами холодильников.

Корзина для мусора

Соответствует ли корзина объему вашего рабочего пространства? Не слишком ли она велика?

Свет

Тип освещения, используемого на рабочем месте, определяет способность концентрироваться, ясно мыслить и продуктивно работать. Но об этом часто забывают. Один из моих любимых клиентов – офис-менеджер Стив, за последние 15 лет работавший в нескольких риелторских компаниях, – подтверждает, что свет крайне важен. Флуоресцентные лампы, светящие с потолка, могут раздражать глаза, поэтому Стив пользуется лампой настольной. Разумеется, это актуально только в том случае, если ваша компания разрешает сотрудникам приносить на работу личные электроприборы. И, конечно, у вас на столе должно быть место для такой лампы.

Вещи вашего предшественника

Если бывший хозяин вашего рабочего места оставил после себя папки и файлы, не стесняйтесь – просмотрите их. И если захотите – смело ими пользуйтесь. Возможно, эти материалы помогут вам глубже вникнуть в работу. А когда вникнете – без сожаления выбрасывайте папки, которые больше не нужны. И, кстати, не забудьте избавиться от личных вещей предшественника. Знали бы вы, сколько у меня клиентов, чье рабочее пространство наполняют вещи людей, которые никогда за ними не вернутся.

Факсы, копиры, сканеры, принтеры и бумага обычно располагаются в центре офиса. Каждый раз, когда нужно отправить факс, скопировать документ или взять распечатку, сотрудникам такого офиса приходится вставать из-за стола. А почему бы эти дела не объединить и не выделить для них специальное время, чтобы не скакать весь день туда-сюда? Помните: меньше шагов – больше времени!

А если сложилось так, что и какие-то из этих устройств, и бумага стоят у вас на столе, задумайтесь: нельзя ли их куда-нибудь переставить? К примеру, принтер можно поместить на отдельную стойку. И туда же отправить факс. А сканер – вы действительно так часто им пользуетесь, что он обязательно должен быть под рукой? Кстати, я недавно приобрела многофункциональное устройство, совмещающее в себе и факс, и сканер, и принтер. Такой аппарат позволяет сэкономить и деньги, и место.

Держать под рукой большое количество бумаги тоже неразумно. Если рядом с вами лежит больше двух пачек – существует риск, что вы отнимаете место у более важных вещей. Не лучше ли вернуть излишек бумаги на склад или оборудовать в офисе специальное место для расходных материалов? Такое место может радовать глаз – как холодильник, набитый продуктами. Если же вы работаете дома, купите недорогой шкаф и поставьте его в чулан (если, конечно, у вас он есть).

Подавляющее большинство людей, открыв пачку офисной бумаги, так и оставляет ее в упаковке. Но есть другой вариант: снять обертку и положить бумагу в специальный поддон. Запасную же бумагу можно хранить в только что назначенном на эту должность шкафу для расходных материалов или в тумбе стола.

Есть ли у вас шредер? Если в вашей компании не принято уничтожать бумаги, попробуйте убедить руководство в том, что это необходимо. Идеальный вариант – общий, закрывающийся на замок ящик в центре офиса. Именно так все чаще и чаще поступают в большинстве компаний по продаже недвижимости, в которых я бываю. Этот ящик периодически опустошает профессиональная шрединговая компания. Такая практика позволяет офисам избавиться от тонн бумаги, не тратя на это времени. Рост производительности труда обычно покрывает затраты на услуги шрединговой компании. И не забывайте о факторе безопасности – он и вовсе бесценен.

Свои занятия я обычно начинаю со следующей фразы: «У меня две новости: одна – хорошая, другая – плохая. Хорошая заключается в том, что каждый из вас уже организован. Более того, у каждого есть система. И вы подчиняетесь этой системе так, как подчиняются своей вере религиозные фанатики». Аудитория смотрит на меня широко раскрытыми глазами. Я почти слышу, что они думают: «Ну нет, Реджина, вот тут ты ошибаешься!» Не ошибаюсь. И вот вам плохая новость: одни системы порождают хаос, другие создают рабочую атмосферу.

Вы забиваете всяким хламом ящики стола? Это и есть ваша система! Я хочу, чтобы вы заменили ее новой, в соответствии с которой будете абсолютно осознанно класть вещи на место, а не бросать их где попало.

Вот несколько советов, которые помогут сохранить проделанную вами работу по организации офисного пространства:

• Если вы закончили работу с каким-либо инструментом, немедленно положите его на место.

• В конце каждого рабочего дня наводите порядок на столе. Вернувшись утром на работу, вы ощутите спокойствие и осознаете, что полностью владеете ситуацией. А это повысит производительность.

• Если почувствуете, что теряете контроль над ситуацией, взгляните на свое рабочее пространство со стороны. Возможно, на столе оказалось слишком много ненужных предметов? Как только вы наведете порядок, душевное спокойствие вернется.

Поддерживайте порядок, а не хаос. Затраты по времени одинаковы, так что выбор за вами. У всех системы время от времени соскальзывают в хаос. Не паникуйте по этому поводу. Возможно, вы были слишком заняты работой. Прелесть системы, при которой все вещи находятся на своих местах, в том и состоит, что порядок в рабочем пространстве наводится в считаные минуты. В этом месяце вы решили, где что должно лежать у вас в кабинете. Теперь остается только воссоздавать разработанную вами же систему.

Работа, выполненная вами в феврале, – это фундамент будущих перемен. В марте вы создадите систему важнейших документов, которая станет основным элементом вашего рабочего пространства. Неделя, а вместе с ней и месяц подошли к концу. Пора задуматься о том, чем вознаградить себя за успехи в труде!

Февраль: краткое изложение

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Посмотрите на свой рабочий кабинет со стороны, чтобы понять, что вам необходимо и чего вы хотите от этого пространства.

ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ

Вы узнаете о Волшебной формуле, которая преобразует хаос в порядок. Начнем с ящиков стола.

ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ

Расчищаем завалы на рабочем столе, чтобы вы могли наслаждаться чистотой и порядком.

ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ

Выявляем все предметы, которыми вы пользуетесь редко, пользовались в прошлом или вообще никогда не пользовались (от офисных досок до сканеров), и избавляемся от них.

Март. Остановите бумажный поток

Советую вам не тратить время зря, ибо оно стремительно, как стрела, и неудержимо, как река.

Юн-Мин. Пять домов дзен

Рабочее пространство во многом напоминает человеческое тело. Это то, что все видят. Но если есть наружная сторона, значит, есть и внутренняя. Внутренняя сторона кабинета – мир папок, шкафов и ящиков стола, ваш метод работы с документами. На прошлой неделе вы занимались организацией стола и отложили некоторые бумаги. Теперь мы найдем для них дом.

Бумага порабощает нас по трем главным причинам. Самая распространенная из них – наша неспособность сразу принять решение. Мне доводилось учить организованности топ-менеджеров, которые боялись сделать ошибку и потому хранили все, что только можно. Ирония судьбы в том, что «хранить» – это ведь тоже решение. Благодаря ему вы теряете ценное пространство, чувствуете себя неуютно в собственном кабинете, ничего не можете найти. Хаос мешает вам думать. Любое задание изнуряет и вызывает чувство вины. Потерянные документы вызывают депрессию. Но можно ведь работать и по-другому.

Вторая причина накопления бумаги – отсутствие логичной системы ее обработки. Вам нужна система хранения входящих документов до того момента, когда они понадобятся. Создать эту систему быстро не удастся, но зато ее преимущества очевидны.

Вы экономите время. Его больше не придется тратить на поиск документов.

У вас появляется больше пространства. После расчистки завалов наконец-то можно использовать поверхность стола в соответствии с ее предназначением – для работы.

Возрастает производительность труда. Когда лишняя бумага исчезнет, вы обнаружите, что мысли стали стройнее. Беспорядок создает некое подобие шума, и, когда он стихает, есть возможность направить все силы на решение стоящих перед вами задач.

Вы экономите деньги и ресурсы. Теперь нет нужды распечатывать все новые и новые копии документов просто потому, что вы каждый раз не можете их найти. Деревья скажут вам спасибо.

Наконец, третья причина появления бумажного водопада может заключаться в том, что вы попросту слишком устаете и разобраться с ним нет сил. Если вы недосыпаете, не успеваете сделать утреннюю зарядку и неправильно питаетесь, ваш мозг недополучает энергию и ясность мысли теряется. Газировка, чипсы и четыре часа сна в сутки – такой режим не способствует продуктивной работе. Адекватный отдых и здоровый рацион – ключевые факторы, определяющие способность быстро принимать решения.

Нередко, проработав с клиентом четыре часа, я замечаю, что его глаза начинают стекленеть. Из человека словно выпускают воздух, он больше не в состоянии принять здравое решение. Лечится это так: прогуляйтесь и съешьте что-нибудь. Когда у меня в крови снижается сахар, толку от меня тоже никакого. Позаботьтесь о себе: вам ведь еще нужно успеть насладиться успехом, который принесет возросшая эффективность работы!

В этом месяце вы делаете шаг на новую территорию – обретаете контроль над внутренней стороной рабочего пространства.

Искусство принятия решений

Да, принятие решений – это своего рода искусство, важнейший навык, эдакий пропуск в мир свободы и высокой производительности труда.

Как-то я работала с практикующим врачом, который остался у меня в памяти как лучший ученик из тех, что пытались освоить навык, о котором мы говорим. Когда принялись за работу, я предупредила, что будем разбираться с каждым листком бумаги в отдельности. Наш врач взял со стола первый попавшийся листок, уверенно заявил, что он ему не нужен, и… положил обратно. «Если этот листок не нужен, зачем его хранить?» – осторожно поинтересовалась я. Доктор был сбит с толку. «А что же мне еще делать с этой бумажкой?» – спросил он. «Например, выбросьте ее», – ответила я.

Он побелел, сглотнул слюну и… бросил листок в мусорное ведро.

На его лице было написано: «А что, если я ошибаюсь? Вдруг окажется, что он все-таки нужен?» Но к концу дня уже выбрасывал бумаги как одержимый. Мы заполнили ненужными документами, занимавшими место в его кабинете, несколько больших мешков. У моего клиента началась, как я это называю, организационная лихорадка. Когда вы заболеете ею, поймете, о чем идет речь. И ваши коллеги тоже. Вы начнете выносить из кабинета горы мусора, а они станут спрашивать: «Господи, да где же ты все это хранил?» А вы будете думать: «Главное – не где, а зачем?!»

Принимать решения со временем станет все легче.

Домашняя и рабочая привычка недели: скажите «нет»

Ежедневно хотя бы раз говорите «нет». Делать это можно по-разному. Вот несколько примеров.

Пришло электронное письмо, тема которого вас не интересует? Скажите ему «нет» и нажмите клавишу Delete.

Получили спам? В корзину его, причем немедленно, не открывая и не читая всю эту чушь, до которой вам нет никакого дела.

Пришла голосовая почта от кого-то, кто, как вам известно, любит поговорить по телефону? Напишите вежливое электронное письмо, вместо того чтобы перезванивать. Скажите «нет» тем, кто тратит ваше время попусту.

Жизнь предоставит вам немало возможностей сказать «нет» – от звонков, на которые лучше не отвечать, до приглашений выпить пива после работы, которые лучше не принимать. Возможно, вы обнаружите, что нажать клавишу Delete гораздо легче, чем сказать кому-то «нет», потому что в последнем случае ваш желудок почему-то скручивается узлом.

И не забывайте тренироваться дома. «Нет, Джонни, в это время ты уже должен лежать в кровати». «Нет, Мэри, я не разрешаю тебе идти на вечеринку, ты все еще наказана». «Извини, дорогой, но в выходные мне нужно разработать новую систему документооборота, так что придется тебе навестить родителей без меня». Возможностей тренироваться, как я уже сказала, будет множество.

Первая неделя
Бумажная могила

На этой неделе вы можете:

• Навести порядок в материалах для чтения и архивах.

Необходимое время: по меньшей мере 120 минут (в зависимости от ситуации может понадобиться дополнительное время).

На этой неделе мы запрыгиваем на подножку поезда под названием «Прими решение». Поначалу, отъезжая от станции, вы будете двигаться медленно, но, стоит набрать скорость, – и вас уже ничто не остановит. К концу этой недели в вашей картотеке освободится место. А аккуратная картотека – один из главных факторов успеха.

Давайте попробуем воспринимать рабочее место как живой организм. Как вы думаете, может ли он максимально раскрыть свой потенциал, если каждый его уголок, каждая щелочка стонут под весом ненужной бумаги, журналов, газет, устройств и так далее?

Попытаемся усмирить бумажный поток.

Организуйте свое чтение

Сколько вы получаете газет, журналов и прочей печатной продукции? Будьте честны с собой: вы действительно все это читаете? Благие намерения лишают вас рабочего пространства, но пора взглянуть в лицо реальности.

ЛУЧШЕЕ – ВРАГ ХОРОШЕГО

У меня была клиентка по имени Кассандра, и у нее в кабинете стояло невероятное количество картотечных ящиков – я столько в жизни не видела. Вообразите мое удивление, когда она сказала мне, что они забиты и в них больше ничего не влезает. Именно поэтому материалы текущих проектов она была вынуждена складировать на полу. Я не поленилась открыть каждый ящик и убедилась в том, что Кассандра не преувеличивала. Я спросила, что за документы лежат в ящиках, и ответ меня шокировал: оказалось, что все эти бумаги связаны с предыдущими проектами Кассандры. Иначе говоря, законченные проекты в ее кабинете занимали почетное место, а текущие сиротливо ютились на полу. Мы перебрали бумаги во всех ящиках и создали архив. Затем разработали новую систему и рассортировали ее текущие проекты. Теперь в них можно было добавлять новый материал, и она в любой момент легко могла найти нужный документ. Кассандра запомнилась мне благодаря примеру перегруженного офисного документооборота. Моя мама любила повторять: одни говорят, другие делают. Вы можете часами рассуждать о делах, которые вам нужно сделать, но, если сразу не выделить текущим проектам место, в котором они могли бы развиваться, будет очень сложно довести работу до конца.

Не забывайте, что подписку вообще-то можно отменить. Если вам непременно нужно будет прочитать какую-либо статью, купите журнал или одолжите у коллеги.

Есть ли у компании библиотека? Есть ли у вас возможность ежемесячно просматривать издания на ресепшен? Если вы видите статью, которая нужна вам как воздух, просто воспользуйтесь копиром.

Подписываться на издания можно и в Интернете. Создайте закладку «Чтение» в браузере, а в ней – подпапки по категориям изданий, на которые хотели бы подписаться. И в каждой сделайте закладки для отдельного издания. Вот пример того, как могут располагаться издания в вашем компьютере. Классификацию бумажных изданий вполне можно построить по модели электронных – это сэкономит время.

Хранение изданий

Выберите способ аккуратного хранения необходимых вам изданий. К примеру, в продаже можно найти бесчисленное множество газетниц. Лично я предпочитаю акриловые, а вы выберите ту, что будет соответствовать дизайну вашего офиса.

Детали офисного интерьера должны сочетаться. Покупая контейнеры, постарайтесь выбрать однотипные, в противном случае вы создадите у себя в кабинете визуальный хаос.

Для контейнеров нужно будет выделить место на полке – например, в книжном шкафу. Только не ставьте их на пол. Когда журналы стоят на виду, вы в любой момент можете взять один из них, не рискуя свалить гигантскую стопку. Если журналы лежат стопками, они бесполезны. Вообще, стопки – это неправильно!

Разложите номера в хронологическом порядке и решите, сколько из них вы хотите оставить. Идеальный вариант – номера за два месяца. Когда приходит свежий номер, выбрасывайте самый старый, даже если не прочитали его.

Если вы получаете информационные бюллетени и они вам действительно пригодятся, помещайте их в скоросшиватель. Для них тоже понадобится полка. Не забудьте наклеить на скоросшиватель ярлык, чтобы с первого взгляда понимать, что находится внутри. И, разумеется, решите, сколько времени вы собираетесь хранить каждый бюллетень.

Файлы, скоросшиватели и папки необходимо регулярно чистить, иначе они раздуваются, их становится трудно хранить, а что-то найти в них – еще труднее. Я все время задаю клиентам вопросы о природе заброшенных картотек и раздутых папок. «Ой, да, эту систему я начал использовать, а потом стало не до нее», – отвечают мне. Есть ли противоядие? Да – постоянно поддерживать порядок.

Вы должны все держать в порядке: машину, собственное тело, лужайку перед домом и – правильно! – офисную картотеку.

Порядок – это не неприятная рабочая обязанность. Это часть вашей жизни.