Текст книги "Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы"

Влияние юмора на «мягкие навыки»

Юмор улучшает все мягкие навыки менеджмента проектов (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Юмор и мягкие навыки

Общение

Люди обращают больше внимания на остроумных докладчиков, а юмор улучшает восприятие информации. Я (Бусеро) два года занимался проектом за пределами своего города, моя команда состояла из 150 человек. Каждый понедельник, когда мы приезжали на территорию клиента, кто-то из членов моей команды говорил: «О, Альфонсо, сегодня понедельник. До пятницы так далеко…» Я отвечал: «Не волнуйтесь. Сейчас девять утра, и скоро у нас будет завтрак… после завтрака мы поработаем пару часов и пойдем на ланч, а после ланча уже почти вторник». Люди смеялись над этим ответом, и я понимал, что шутка им нравится. В шуточной форме я признавал, что они вправе сетовать, но в то же время предлагал другую точку зрения. Юмор может сделать ваше заявление более убедительным, но им можно и злоупотреблять, чтобы затуманить смысл своих слов.

Управление командой

Использование юмора на этапе сплочения команды – это ненавязчивый способ проверить силу отношений. К тому же это что-то вроде страховки на случай негативной реакции. Положительный отклик на шутку поощряет других членов команды также шутить, ускоряя процесс социализации. Юмор облегчает общую интерпретацию событий, подчеркивает понимание между членами команды и создает ощущение равенства. Шутка может запустить цепочку остроумных замечаний о ситуации, подарив участникам ощущение единства и товарищества в команде.

Юмор в нужное время в нужном месте способен улучшить отношения между членами команды, если он не унизительный и не непристойный. Неподходящие шутки могут навредить команде проекта. Людям покажется, что их критикуют и изолируют.

Спонтанное использование юмора может служить индикатором личного или организационного благополучия. Юмор помогает снизить тревожность и страх в критических ситуациях; он сигналит о противоречиях и нестыковках. Спонтанный юмор подскажет, что возникла двусмысленная ситуация; неожиданные смешные ответы укажут на пробелы в понимании. Самые смешные шутки появляются в самые неожиданные моменты. Я (Инглунд) дал себе слово обращать внимание на такие спонтанные комичные ситуации и не жалеть времени, чтобы насладиться ими. Это значит, что в серьезной работе нужно делать перерывы и не упускать возможности посмеяться. Такие эпизоды очень легко не заметить, закопавшись в работе, поэтому я стараюсь выделять их, чтобы усилить сплоченность команды.

Лидерство

Одно исследование показало, что юмор положительно сказывается на индивидуальной и командной производительности. Хорошие лидеры часто не столько шутят сами, сколько поощряют остроумие других.

Лидеры, которые шутят сами, ориентированы на задачу. Лидеры, которые поощряют чужой юмор, ориентированы на отношения. Однако порой плохие лидеры пытаются маскировать свою некомпетентность юмором.

Лидеры способны заложить фундамент корпоративной культуры, в которой поощряется и ожидается веселое настроение. Один лидер корпоративного офиса управления проектами повесил буквы Б, В и П над повесткой дня совещаний с подчиненными. В начале каждой встречи он повторяет: «Мы собрались, чтобы Быть продуктивными, Внести свой вклад и Повеселиться».

Разрешение конфликтов

Юмор можно по-разному использовать с целью разрешения конфликтов; зависит это от вашего стиля работы с конфликтами.

• Уклонение от конфликта. Юмор помогает совладать с собой, снижает эмоциональное вовлечение людей в ситуацию, изменяет доминирующую точку зрения на нее. Он также дает возможность перевести стрелки в случае критики.

• Противодействие конфликту. Такой юмор, в основном в форме метафор, раскрывает различные точки зрения на ситуацию, предлагая более широкий набор альтернатив разрешения конфликта.

• Сглаживание конфликта. С помощью юмора можно представить ситуацию в положительном свете, отмечая моменты, которые позволяют напомнить об общих интересах.

• Смягчение конфликта. Юмор поможет сделать сообщение менее резким и выразить мысли, которые, если изложить их откровенно, оскорбят или расстроят остальных.

• Преодоление конфликта. Юмор бывает враждебным и агрессивным. Облеченное в форму шутки агрессивное сообщение выглядит менее рискованным и оскорбительным, но смысл шутки от этого не меняется.

Юмор – палка о двух концах. С его помощью можно как разрядить напряжение и таким образом облегчить взаимодействие, так и помешать попыткам углубить уровень взаимодействия или затронуть чувствительные темы. Не позволять конфликтам выходить на свет может быть опасно, но в целом юмор вряд ли позволит скрыть или подавить конфликтную ситуацию.

Устранение неисправностей и принятие решений

Остроумные стимулы положительно влияют на процесс решения проблем и креативность. Юмор снижает напряжение и повышает оригинальность мышления. Но все-таки возможен и негативный эффект в отношении восприятия риска. Люди иногда недооценивают угрозу, если она представлена в юмористическом ключе.

Управление стрессом

В современном деловом мире многие страдают от стресса. Одних пугают крайние сроки, которые устанавливает начальство, или люди, которые прибегают к давлению, чтобы сдать работу в срок. Другие пытаются совместить свою профессиональную и личную жизнь. В итоге нагрузка растет, что может привести к срыву или выгоранию, профессиональному или личному.

Юмор, а значит, и смех помогают снизить негативный эффект стресса, дают сознанию возможность переключиться, что позволяет людям почувствовать себя более спокойными и менее эмоциональными. Юмор уменьшает враждебность, снимает напряжение и поднимает боевой дух.

В настоящее время приходит понимание пагубного влияния стресса на достижение успеха. В некоторых организациях предусмотрены возможности отдыха и восстановления на рабочем месте с целью снижения стресса, но это подчас дорого. Важно учитывать стресс в рабочей обстановке и вовремя понять, сколько средств будет потрачено на борьбу с ним. Поощряя сотрудников оставаться позитивными и смеяться на работе, компании могут сократить стресс и уменьшить его негативные эффекты.

Далее приведено «Исследование юмора», из которого можно больше узнать о том, как юмор воздействует на стресс.

Мотивация

Юмор может возродить в человеке надежду. Он вселяет веру в собственные силы, когда человек сталкивается с проблемами или стрессовыми событиями, а также помогает сконцентрироваться на позитивном мышлении, а не на провалах и проблемах. Юмор поощряет открыто осмысливать происходящее, позволяет генерировать новые идеи и преодолевать трудности, таким образом повышая мотивацию.

В проекте, который я (Бусеро) вел в Испании для оператора связи, я заметил, что на ежемесячных совещаниях заказчик постоянно концентрировался на проблемах. Проект не двигался из-за повышенной критичности заказчика и его негативного настроя. Я решил принять меры и на очередной ежемесячной встрече попросил сделать перерыв. Я предложил всем выпить кофе и рассказал несколько злободневных анекдотов. Очень скоро все уже смеялись. От негативного отношения люди перешли к спокойствию, расслабились и начали думать об альтернативных решениях проблем и задач. «Минута юмора» не всегда работает, но в той ситуации она мне очень помогла.

Один менеджер программ, с которым я (Инглунд) работал, всегда шутил на совещаниях команды программы. Обычно – в целях безопасности – мишенью оказывался он сам. Он мог начать письмо с чего-то типа: «Итак, ваш покорный слуга опять опростоволосился». Одна женщина – менеджер проекта сказала мне, что всегда с интересом ждала его отчетов и передавала их спонсору, которому тоже нравилось их читать. Сочетая доклад о ходе работ с шутками, автор мотивировал людей уделять больше внимания программе. К тому же менеджер программ раскрывал в письмах свой комический талант, который в противном случае мог бы пропасть даром.

Переговоры

Юмор повышает симпатию к рассказчику, а люди, которые нравятся другим, потенциально способны сильнее на них влиять. Юмор также несколько снижает значимость предмета переговоров, что порой приводит к большим уступкам стороны, которую просят о компромиссе.

Влияние юмора на профессиональные навыки

Профессиональными навыками нужно овладевать, а затем применять их. Если включить юмор в курс профессионального обучения, учиться станет легче. Так, юмор в материалах лекций усиливает внимание слушателей, повышает их способность находить связи и несостыковки между концепциями и запоминать информацию. Юмор полезен при самостоятельном обучении, потому что он привлекает внимание читателя. Если вы подходите к применению профессиональных навыков с юмором, то можно сместить фокус с конкретной методологии на то, как она используется. Остроумие особенно полезно при знакомстве с новыми методологиями.

Убедитесь, что ваши шутки имеют отношение к материалу курса. Менеджер проектов и программ Ремко Мейснер заметил: «Юмор позволяет менеджерам проектов говорить клиентам то, чего говорить не следовало бы, но сказать нужно. Однако помните, что юмор нужно использовать в строго отмеренных дозах и в избранных ситуациях. Однажды я попытался развеселить группу банкиров после очень успешного совещания руководства проекта: “Господа, кажется, за прошедшие 45 минут мы разрешили все наши проблемы. Как же нам теперь быть?” Они посмотрели на меня с недоумением, не оценив шутку. Она смутила их, и эффект от нашего успеха оказался смазанным».

Исследование юмора

В прошлом юмор не был предметом серьезных исследований, но за последние два десятка лет психологи и социологи подошли к изучению остроумия более строго и систематически. Исследование влияния юмора на работу, в том числе в группах, пока только началось. По утверждениям ученых, смех полезен для здоровья – начиная с того, что он укрепляет иммунную систему, и заканчивая тем, что снижает тягу к перееданию и повышает болевой порог. Существует даже новейшее терапевтическое направление, которое называют терапией юмора, где смех используют, чтобы помогать людям быстрее выздоравливать. Вот как юмор помогает бороться со стрессом.

• Гормоны. Смех уменьшает уровень гормонов стресса, таких как кортизол, эпинефрин (адреналин), дофамин и гормон роста. Он также повышает уровень улучшающих здоровье гормонов – эндорфинов и нейромедиаторов. Смех увеличивает число клеток, вырабатывающих антитела, и улучшает эффективность T-лимфоцитов. Все это приводит к укреплению иммунной системы, а также к сокращению физических последствий стресса.

• Физическое расслабление. Приходилось ли вам чувствовать себя так, словно вы разрыдаетесь, если не засмеетесь? Приходилось ли испытывать ощущение очищения после того, как вы от души посмеялись? Смех дает сбросить с себя тяжесть и физически, и эмоционально.

• Тренировка «изнутри». Хороший смех «от живота» тренирует диафрагму, мышцы пресса и даже плечи, благодаря чему мышцы расслабляются. Он даже является хорошей тренировкой сердечной мышцы.

• Отвлечение внимания. Смех имеет огромные преимущества по сравнению с другими способами отвлечься, потому что выводит нас из состояния злости, вины, стресса и других негативных эмоций. Он расслабляет, готовя нас к тому, чтобы мыслить ясно и действовать рационально.

• Социальные преимущества смеха. Смех объединяет. Он заразителен, поэтому, добавив смех в свою жизнь, вы поможете людям вокруг вас смеяться чаще и воспользоваться преимуществами хорошего настроения. Подняв настроение людей вокруг себя, вы сократите их уровень стресса и, возможно, улучшите качество вашего взаимодействия с ними, что снизит ваш уровень стресса еще больше.

Думайте по-новому

Менеджеры проекта должны знать, как чувствует себя команда и каждый ее член. Если что-то не в порядке, важно действовать так, чтобы сохранить динамику работы и не дать людям потерять мотивацию. Юмор поможет увидеть вещи в новом, возможно, неожиданном свете, это влечет за собой новые идеи или обсуждения, а стало быть, превосходные результаты.

Мы все хотим не только хорошо и усердно работать, но и получать удовольствие от работы. Жизнь такова, что мы проводим все больше и больше времени с коллегами, поэтому очень важно делиться с ними хорошим настроением. Помните об этом, и вы достигнете вершин.

Сталкиваясь со стрессовой или затруднительной ситуацией, скажите себе: «Я могу посмотреть на это с другой стороны». В прошедшие годы я (Инглунд) не раз произносил эту фразу, и она изменила мою жизнь. Когда кто-то резко меня критикует, вместо того чтобы спорить, я говорю себе: «Я могу подумать об этом по-другому, – а затем отвечаю: «Спасибо, вы сделали мой день». Когда кто-то сказал Альфонсо, что у него ничего не получится, он ответил: «Я тоже вас люблю».

Перепалки редко приносят пользу. А вот остроумный, неожиданный и позитивный ответ обезоруживает противников. В таких ситуациях тот, кто первым выходит из себя, проигрывает. Со мной (Инглунд) этим поделился один мудрый менеджер после того, как у меня сдали нервы. (В этот момент мне точно нужно было думать по-новому: я начал искать новую работу.)

Позвольте себе развлечься. Иногда лучший ответ в затруднительном положении – это смех. Отважные лидеры проектов обладают чувством юмора, они способны посмеяться над собой и своими проблемами даже в самые тяжелые времена. А это помогает процветать. Отважные лидеры проектов находят комичное в трагичном. Они способны веселиться, даже если пришла непростая пора. Они знают, что смех поднимает моральный дух, когда вы подавлены. Люди без чувства юмора, которые относятся ко всему слишком серьезно, куда скорее потонут в болоте отчаяния и потащат за собой остальных.

Мы хотим поделиться с вами тремя анекдотами и вытекающими из них «уроками». Надеемся, что они помогут вам разрешать проблемы менеджмента проектов.

Для начала вспомним первый анекдот из главы 1.

Один ворон целыми днями неподвижно сидел на дереве. Маленький кролик спросил его: «Можно я тоже буду, как ты, весь день сидеть и ничего не делать?» – «Конечно, – ответил ворон. – Почему бы и нет?» Кролик уселся под деревом. Мимо бежала лиса, увидела кролика, схватила его и съела.

Урок 1. Чтобы проводить весь день, ничего не делая по проекту, вы должны находиться очень, очень высоко в организационной иерархии.

Как-то раз индюк сказал быку: «Я хотел бы взлететь вон на то дерево, но у меня нет сил». – «Попробуй есть мой навоз, – ответил бык. – Он питательный». Индюк съел немного навоза, и ему хватило сил, чтобы долететь до первой ветки дерева.

На следующий день он забрался на вторую ветку. А через две недели с гордостью взлетел на вершину дерева. И тогда пришел фермер… и пристрелил его.

Урок 2. Дерьмо может попасть на вершину, но не сможет на ней удержаться.

Птичка летела на юг, чтобы перезимовать. Было так холодно, что она замерзла и упала на землю. Пока она лежала на земле, мимо шла корова и нагадила прямо на нее. Птичке стало так тепло! Она была так счастлива, что начала петь.

Услышав птичьи трели, пришла кошка. Она увидела птицу в навозной лепешке, вытащила ее и съела.

Урок 3. Не всякий, кто поливает тебя дерьмом, – твой враг. Не всякий, кто вытаскивает тебя из грязи, – друг. А если ты по шею в дерьме, лучше помалкивай.

Немного о мировоззрении

Несколько лет назад мой (Бусеро) отец заболел. Ему диагностировали рак легких. В то же время я устроился в многонациональную компанию менеджером проекта. Я не мог отказаться от работы, потому что у меня была семья, и мне следовало двигаться вперед как профессионалу. Я старался проводить с отцом каждые выходные, иногда вместо сна (он страдал бессонницей). В оставшуюся неделю занимался проектом вдали от дома (450 километров). Мой отец всегда улыбался, когда я встречал его в выходные, и всегда поощрял меня продолжать работать над проектом. Я хорошо помню его слова: «Когда ты молод, то должен летать и учиться, сосредоточиться на людях и быть внимательным к деталям. Ты сможешь добиться статуса профессионала». Я никогда не забуду его слова. Он любил рассказывать байки и анекдоты и передал мне этот дар.

Казалось, он не замечает, что умирает. Когда он умер, я осознал, что он берег меня. Он всегда думал о хорошем и улыбался, когда я приходил. Всю жизнь буду помнить эти дни, когда я разговаривал с отцом, и то, как он помогал мне справляться со стрессом. Я знал, что он с каждым шагом приближается к смерти, но он никогда не жаловался. Он умер, улыбаясь и любя людей, он был примером для всей семьи.

Я не раз сталкивался со стрессовыми ситуациями в проектах, но большинство из них кажутся незначительными, когда я вспоминаю о том, как мой отец боролся со своей болезнью. Первое, о чем я напоминаю себе, – это то, сколько хорошего в жизни, и нужно улыбаться и никогда не сдаваться. Такое отношение к жизни делает меня счастливее и приносит счастье команде. Сегодня отличный день, чтобы улыбаться немного чаще.

Краткие выводы

В этой главе мы ратовали за разумное использование юмора и веселья. Набор инструментов менеджера проектов будет более совершенным, если в нем присутствует юмор.

Нам кажется, что и жизнь в целом, и проекты в частности идут лучше и вы достигнете большего, когда люди вокруг выполняют свою работу с удовольствием. Юмор и веселье дарят множество преимуществ. Они повышают здоровье, как личное, так и организационное. Юмор привлекает внимание людей и помогает им запоминать информацию. Он укрепляет связи между людьми, помогает разрешать конфликты, сокращает стресс, увеличивает мотивацию и облегчает ход переговоров. Когда ведете свою команду к цели, ищите дорогу, где есть место юмору, который позволит облегчить вашу ношу. Люди захотят работать друг с другом и с вами, если поймут, что эта работа не исключает веселье.

Глава 3. Личные качества

Но да не устрашит тебя величие: одни рождаются великими, другие достигают величия, к третьим оно нисходит.

Уильям Шекспир. Двенадцатая ночь

(Перевод Э. Л. Линецкой)

«Молекула» квалифицированного менеджера проектов

Менеджеры проектов очень востребованны, и мы убеждены, что этот спрос будет только расти, потому что возрастает необходимость в эффективных технологах. Хорошими менеджерами проектов становятся, а не рождаются. Это особенная порода людей, которым требуется полный набор навыков. В этой главе мы рассмотрим личные навыки – жизненно важные компетенции, необходимые при работе с коллегами, членами команды, руководством, клиентами и другими. Квалифицированный менеджер проекта обладает определенными талантами, позицией и навыками налаживания связей, позволяющими ему взаимодействовать с другими людьми и добиваться результатов.

Мы считаем, что квалифицированные менеджеры проектов – это люди, которые хотят находиться на своем месте. Они развивают свои навыки через опыт, практику и образование. Они становятся лучше каждый раз, когда успешно завершают проект. Они обучаются новым техникам и применяют их. Они учатся на своем опыте, иногда непростом, который делает их лучшими менеджерами и лидерами.

Как мотивировать и поддерживать людей

Менеджер проекта должен мотивировать и поддерживать людей: члены команды ожидают, что он решит их проблемы и поможет преодолеть препятствия, возникающие как внутри команды, так и за ее пределами. Существует множество способов, с помощью которых менеджеры проектов могут помочь членам команды сохранять мотивацию.

• Подавать пример. Члены команды внимательно следят за тем, что делает менеджер проекта, поэтому он должен быть честным, прямым, откровенным и разбираться во всем, что касается проекта и отношений с его людьми. Хороший менеджер знает, когда нужно усердно работать, а когда можно веселиться, и этот подход заразителен. Я (Бусеро) управлял многими проектами за пределами моего города, покидая дом на всю рабочую неделю. Мне нужно было общаться с людьми позитивно, хотя самому бывало нелегко. Но я считал, что должен подавать хороший пример.

• Демонстрировать позитивное отношение. Менеджерам проектов нужно всегда иметь позитивный настрой, даже если на пути проекта возникают серьезные сложности, проблемы или препятствия. Негативное отношение подрывает уверенность и усугубляет ситуацию.

• Четко определять свои ожидания. Менеджерам следует ясно обозначить, что требуется от членов команды. Важно изложить свое видение письменно и получить согласие от каждого конкретного члена команды. Это поможет избежать проблем в будущем, особенно если кто-нибудь заявит: «Это не моя работа». В начале каждого проекта указывайте, какую производительность ожидаете от его участников.

• Быть внимательным. Менеджмент проектов – изнурительная работа, которая требует обладания множеством навыков на многих уровнях. Но самое главное – будьте отзывчивы, уважайте людей и уделяйте им время и внимание, которого они заслуживают. Пусть люди понимают, что их усилия ценятся и потому работа, которую они выполняют, важна. Письмо, личный комплимент или электронное сообщение с благодарностью способны на многое.

• Быть прямым. Люди уважают честных, открытых руководителей проектов, которые готовы встретиться с любыми трудностями. Никогда не скрывайте проблемы, никогда не пытайтесь уйти от признания того, что они существуют. Если решение окажется неподвластно команде или менеджеру проекта, то обратитесь к руководству. Никогда не давайте обещаний, которые вы неспособны выполнить. Наше любимое правило – «Недообещать, но перевыполнить».

Со временем, общаясь с отдельными людьми и командами, квалифицированный менеджер проектов набирается опыта. Это поэтапный процесс, и он не выстлан лепестками роз, но и непреодолимым не является. Позитивное отношение на этом пути особенно важно.