Текст книги "Настольная книга администратора АХО"

Следующее в строке меню – это меню Правка, общее для всех программных продуктов Microsoft Office, однако у меню MS Excel есть свои отличия. В этом меню команды тоже разделены на группы. В первую группу попадают команды, позволяющие отменять некоторое количество последних действий пользователя и возвращать их после отмены (Отменить и Повторить соответственно). Во второй группе находятся функции, общие для всех без исключения программ пакета Microsoft Office: Вырезать, Копировать, Вставить. Первая команда вырезает содержимое выбранной ячейки, но не удаляет, оставляя пользователю возможность вставить его соответствующей командой в другую ячейку. Команда Копировать копирует содержимое ячейки, чтобы его можно вставить в одну или несколько других ячеек, но не вырезает его из выбранной ячейки; команда Вставить вставляет в выбранную ячейку информацию, находящуюся в буфере обмена, например, скопированную или вырезанную из другой ячейки электронной таблицы. Третья группа данного меню специфична и доступна только в MS Excel, так как включает в себя команды, имеющие смысл только для работы с электронными таблицами. В третью группу входят команды, позволяющие копировать содержимое левой верхней ячейки выделенной области на всю область в направлении, заданном пользователем (Заполнить); очистить ячейки в выбранной области, удалив из них информацию, гиперссылки, примечания, форматирование или сразу всё (Очистить), удалить какие-либо ячейки или сразу строку или столбец (Удалить…), а также удалить, скопировать или переместить весь лист электронной таблицы (Удалить лист и Переместить/Скопировать лист соответственно). Последняя, четвёртая группа меню Правка представляет собой команды, связанные с поиском и заменой текста, позволяющие найти некоторый отрывок текста, заменить его на какой-либо другой или перейти к нему: Найти, Заменить, Перейти.

Меню Вид содержит команды, способные изменять внешний вид рабочего окна MS Excel и сделать его более удобным для пользователя. Первая группа команд в этом меню позволяет пользователю выбрать, какую форму будет иметь документ: обычную форму или с разметкой страниц (Обычный или Разметка страниц соответственно). Вторая группа даёт возможность выбрать те компоненты рабочего окна, которые должны в нём показываться. Ставя и убирая флажки напротив названий компонентов рабочего окна, пользователь включает и выключает отображение компонентов. Третья группа включает в себя всего две команды: Масштаб и Во весь экран. Первая функция позволяет пользователю менять масштаб изображения электронной таблицы. Вторая заполняет электронной таблицей весь экран, убирая остальные элементы рабочего экрана.

В меню Вставка находится гораздо больше команд, специфичных именно для программного продукта MS Excel. Практически вся первая группа команд этого меню направлена на работу с электронной таблицей: добавление ячеек (Ячейки), строк (Строки), столбцов (Столбцы), новых листов активной книги Ms Excel (Лист); также в первую группу входят команды вставки диаграмм (Диаграмма) и символов (Символ). Во вторую группу входят команды Разрыв страницы (вставляет на листе разрыв страницы в месте положения курсора), Функция (вставляет функцию в выделенную ячейку электронной таблицы), Имя (набор функций, управляющих наименованием строк и столбцов электронной таблицы и выделенных диапазонов ячеек) и Примечание (вставляет в выделенную ячейку примечание); управлять примечанием можно также с помощью панели инструментов Рецензирование. Третья группа команд меню Вставка даёт пользователю возможность вставить в книгу MS Excel рисунок, например, из какого-либо графического файла или из коллекции MS Office (Рисунок), вставить диаграмму нестандартного вида (Схематическая диаграмма), объект из какого-либо другого программного продукта (Объект) или гиперссылку (Гиперссылка).

Меню Формат – самое маленькое из содержащихся в строке меню MS Excel, однако этот факт вовсе не уменьшает значимости этого меню. Первая группа команд меню Формат позволяет форматировать электронную таблицу, и в её число входят: различные настройки форматов ячеек электронной таблицы (Ячейки…), команды, позволяющие настроить форматирование строк и столбцов электронной таблицы и целых листов книг MS Excel (Строка, Столбец и Лист соответственно). Вторая группа команд даёт возможность пользователю использовать различные стили (в MS Excel существует понятие «автоформат» – предустановленный в программном продукте набор параметров форматирования, который можно применить как к выделенному диапазону ячеек электронной таблицы, так и к сводной таблице). Формат и автоматический формат имеют большое значение при создании документов в программном продукте MS Excel, поэтому мы ещё вернёмся к более детальному рассмотрению команд и настроек этого меню.

Меню Сервис содержит множество средств анализа и настроек этого процесса, и по этой причине его можно назвать одним из самых важных меню программного продукта MS Excel. В первую группу команд этого меню входят команды, связанные с проверкой наличия в документе ошибок, как связанных со структурой электронной таблицы, так и орфографических и пунктуационных. Это команды, позволяющие начать проверку орфографии на активном листе книги MS Excel (Орфография) или проверку всего листа на наличие ошибок в структуре таблицы, формулах или форматировании ячеек (Проверка наличия ошибок…). Следующая группа команд объединяется принципом настройки защиты файлов и доступа к ним и содержит команды, позволяющие пользователю настроить параметры совместной работы с файлом в сети (Совместная работа), установить защиту файла (Защита), разрешить нескольким другим пользователям использовать этот документ одновременно (Доступ…). Следующая, третья группа – это группа команд анализа; в неё входят команды Подбор параметра, Сценарии… и Зависимости формул, необходимые для создания и настройки электронных таблиц со сложной структурой. Наконец, последняя четвертая группа команд меню Сервис даёт пользователю возможность управлять параметрами. О части доступных в этой группе настроек более подробно уже говорилось выше (команда Параметры); также команды этой группы позволяют пользователю работать с макросами (Макрос), управлять доступными в MS Excel надстройками (Надстройки), изменять настраиваемые меню и панели инструментов (Настройки) и менять параметры автоматической замены текста (Параметры автозамены).

Следующее меню в строке меню – это Данные, по сути своей являющееся основным для MS Excel, так как данный программный продукт создавался для работы с данными. Первая группа команд в меню Данные необходима для обработки данных и содержит следующие команды: Сортировка… (позволяет отсортировать данные в выделенном диапазоне ячеек электронной таблицы по принципу, наиболее удобному для пользователя); Фильтр (находит и выводит на экран те элементы из выделенного диапазона ячеек, которые удовлетворяют заданным пользователем условиям); Форма… (команда открывает диалоговое окно, в котором в некоторых случаях бывает более удобно для пользователя работать с данными: просматривать их, изменять, удалять, добавлять новые или выполнять поиск); Итоги… (вычислят полные итоговые или промежуточные значения для выбранных пользователем столбцов электронной таблицы, после чего автоматически создаёт в соседнем с выбранным столбце и на левых полях, за названиями строк таблицы, электронную структуру выделенного пользователем диапазона); Проверка… (позволяет запустить процедуру ограничения вводимых данных путём определения допустимых типов данных и значений ячеек. В диалоговом окне, вызываемом этой командой, можно задать предельные значения всех вводимых данных. Команда Текст по столбцам… из второй группы меню Данные вызывает диалоговое окно Мастер текстов, призванное преобразовать выделенный пользователем текст в таблицу. Команда Группа и структура из той же группы меню необходима для структурирования данного рабочего файла MS Excel. Команды Консолидация… и Таблица подстановки… необходимы для работы с массивами данных и будут подробнее рассмотрены позднее. Команда Сводная таблица…, по своему смыслу не входящая ни в одну из групп меню Данные, запускает Мастер сводных таблиц и диаграмм, позволяющий пользователю создать сводную таблицу или сводную диаграмму со сводной таблицей.

Меню Окно содержит команды, позволяющие работать с окнами в MS Excel (например, контролировать расположение и отображение окон). Практически все команды этого меню интуитивно понятны (например, команда Закрыть закрывает активное окно). Остановимся более подробно на команде Закрепить области: если выделить курсором некоторый диапазон ячеек электронной таблицы и выполнить эту команду, выделенная область станет восприниматься программой как заголовок и, как следствие, показываться на экране постоянно, независимо от движения полос прокрутки (если выделить только одну ячейку, то будет закреплена область, расположенная слева и сверху от неё). Эта команда особенно удобна тогда, когда в таблице используются большие заголовки, либо тогда, когда электронная таблица объёмна сама по себе, а прокрутка вниз либо вправо лишает пользователя возможности видеть заголовки.

Меню Справка, последнее в строке меню, создано разработчиками программного продукта исключительно для удобства пользователя и облегчения процесса получения необходимой информации по каким-либо вопросам. В этом меню особое внимание необходимо уделить двум командам: Показать помощника (Помощник в пакете Microsoft Office – это небольшое анимированное изображение забавного зверька, человека или канцелярской принадлежности, предлагающее пользователю советы касательно каждого его действия в MS Excel; это практически необходимо для тех, кто только учится работе с данным программным продуктом, и может быть полезно для тех, кто уже владеет азами обращения с MS Excel) и Справка: Microsoft Excel. Команда Справка: Microsoft Excel удобна тем, что совмещает в себе два варианта получения информации пользователем. Пользователь может задать поиск в соответствующей строке, чтобы затем выбрать необходимую ему информацию из статей, найденных по введённым им ключевым словам, либо самостоятельно открыть раздел, соответствующий интересующему его вопросу, и прочитать полную по нему информацию.

Теперь рассмотрим две основные панели инструментов, которые по умолчанию включены в MS Excel: панели Стандартная и Форматирование. Выбор разработчиков, сделавших именно эти две панели основными, не случаен: именно операции и функции, доступные для выполнения через нажатия на кнопки этих панелей инструментов, являются основными в работе с MS Excel. Разумеется, всеми этими функциями можно воспользоваться и через выпадающие меню строки меню, однако наличие панелей инструментов на рабочем экране значительно сокращает время, которое пользователь тратит, например, на сохранение документа, отмену последнего действия или запуск процедуры проверки орфографии в документе, и это серьёзно упрощает работу с программным продуктом.

Панель инструментов Стандартная действительно содержит в себе стандартные функции для работы с файлами и данными. Функциональные кнопки на панели разделены на блоки, объединённые по тому же принципу, что и группы команд в выпадающих меню строки меню. В первый блок из пяти кнопок попадают наиболее часто используемые, по мнению разработчиков программы, функции: создание нового файла (в данном случае новой книги MS Excel – иконка изображает чистый белый лист бумаги с загнутым уголком), открытие уже созданного файла (иконка: открывающаяся жёлтая папка для бумаг), сохранение активного документа (иконка: дискета), управление правами над активным документом (иконка: чистый лист бумаги с запрещающим знаком) и отправка активного документа письмом посредством программного продукта MS Outlook Express (иконка: письмо с конвертом). Во втором блоке находятся кнопки, управляющие печатью текущего документа: Печать (иконка: принтер, выдающий лист бумаги с текстом) и Предварительный просмотр страницы (иконка: лист бумаги под лупой). В третьем блоке находится единственная функция Правописание (иконка: галочка, над который написаны первые три буквы английского алфавита), при нажатии на кнопку начинается проверка орфографии и пунктуации в тексте документа. В этот же блок могут входить дополнительно загружаемые функциональные кнопки, например кнопка Справочные материалы, загружающая в рабочем окне MS Excel толковый словарь русского языка. В следующем блоке находятся кнопки, функции которых относятся к правке текста: Вырезать текст (иконка: ножницы), Копировать текст (иконка: два одинаковых листа бумаги с текстом), Вставить текст (иконка: портфель с листом бумаги на первом плане), формат по образцу (позволяет копировать формат выбранной ячейки в другие ячейки электронной таблицы; иконка: кисть для рисования). В пятый блок панели входят только две функциональные кнопки: Отменить (отменяет одно или несколько последних действий; иконка: закруглённая стрелка, направленная влево) и Вернуть (возвращает отменённое действие; иконка: закруглённая стрелка, направленная вправо). Шестой блок включает в себя практически только те функции, которые свойственны лишь для программного продукта MS Excel и не встречаются больше ни в одной программе из пакета MS Office: Добавить гиперссылку (единственная в этом блоке команда, свойственная и другим программным продуктам MS Office; иконка: три соединённых звена цепи на фоне земного шара), Автосумма (иконка: большая греческая буква «эпсилон», знак математического суммирования), Сортировать по возрастанию (иконка: написанные в столбик буквы «А» и «Я» и стрелка, направленная вниз), Сортировать по убыванию (иконка: написанные в столбик буквы «Я» и «А» и стрелка, направленная вниз). Наконец, в последнем, седьмом блоке, собраны не менее важные, но уже не сгруппированные по какому-либо общему признаку команды: Мастер диаграмм (иконка: объёмная столбчатая диаграмма), Рисование (нажатие на эту кнопку включает и выключает панель команду Рисование; иконка: набор геометрических фигур), Масштаб (позволяет менять масштаб изображения электронной таблицы, но не меняет размера самой таблицы; имеет вид поля списка) и Справка: Microsoft Excel (иконка: круг со знаком вопроса внутри). Без дополнительных настроек к этой панели могут быть добавлены следующие кнопки: Сводная таблица (иконка: таблица с заголовками сверху и слева), Примечание (иконка: папка для бумаг с выглядывающим жёлтым ярлыком), Автофильтр (иконка: фильтрующая воронка с математическим знаком «равно»).

Панель инструментов Форматирование в Microsoft Office Excel снабжена командами, касающимися не только форматирования текста, но и командами, настраивающими формат ячеек электронной таблицы. Эта панель, как и панель Стандартная, способна сохранить много времени пользователя, избавив его от необходимости переходить по нескольким каскадам выпадающих меню в поисках необходимой настройки, – многие операции, связанные с форматированием, можно выполнить, всего лишь нажав на соответствующую кнопку на панели. Подобно панели Стандартная, панель Форматирование также разбита на блоки. В первый блок входят всего два элемента: выбор шрифта текста (по умолчанию стоит шрифт, указанный в Параметрах меню Сервис; имеет вид поля списка) и выбор его размера (имеет вид поля списка). Во втором блоке расположены кнопки, настраивающие видоизменение шрифта: Полужирный (если до нажатия кнопки был выделен некоторый кусок текста, после нажатия его шрифт становится полужирным, если же текст выделен не был, то после нажатия кнопки полужирным будет тот текст, который будет написан пользователем от местоположения курсора в момент нажатия; иконка: написанная полужирным шрифтом буква «Ж»), Курсив (механизм действия команды аналогичен полужирному видоизменению шрифта; иконка: написанная курсивом буква «К»), Подчёркнутый (механизм действия команды аналогичен полужирному видоизменению шрифта; иконка: подчёркнутая буква «Ч»). В третьем блоке собраны кнопки, функции которых направлены на изменение привязки текста внутри ячейки электронной таблицы: По левому краю (привязывает текст к левой границе ячейки электронной таблицы MS Excel; иконка: столбик текста, привязанный к левому краю), По центру (привязывает текст к центру ячейки электронной таблицы; иконка: столбик текста, привязанный по центру), По правому краю (привязывает текст к правой границе ячейки электронной таблицы; иконка: столбик текста, привязанный к правому краю), Объединить и поместить в центре (объединяет выделенный диапазон ячеек в одну; если в выделенном диапазоне было единственное значение только в одной ячейке, то помещает это значение в центр, если в диапазоне было несколько значений, то верхние ячейки имеют преимущество над нижними, левые – над правыми, т. е. если значения были у всех ячеек, то в центр будет помещено значение из левой верхней; иконка: некий объект в центре четырёх объединённых ячеек электронной таблицы). Четвёртый блок меню Форматирование содержит кнопки, объединённые по принципу форматирования ячеек электронной таблицы MS Excel. В этот блок входят следующие параметры форматирования: Денежный формат (нажатие на кнопку переводит выделенные ячейки в денежный формат; иконка: бумажная банкнота и несколько монет), Процентный формат (нажатие на кнопку переводит выделенные ячейки в процентный формат; иконка: математический символ процента – «%»), Формат с разделителями (нажатие на кнопку переводит выделенные ячейки в формат с разделителями; иконка: три последовательно записанных нуля), а также операции: Увеличить разрядность (увеличивает количество нулей после запятой в формате ячейки; иконка: «,0», переходящий в «,00»), Уменьшить разрядность (уменьшает количество нулей после запятой в формате ячейки; иконка: «,00», переходящий в «,00»). В пятый блок функциональных кнопок панели инструментов Форматирование входят команды, позволяющие изменить отступ текста от левой границы ячейки электронной таблицы: Уменьшить отступ (уменьшает отступ от левой границы ячейки; иконка: фрагмент текста, движущийся влево) и Увеличить отступ (увеличивает отступ от левой границы ячейки; иконка: фрагмент текста, движущийся вправо). Регулируя отступ текста в ячейках таблицы, необходимо помнить, что, достигнув правой границы ячейки электронной таблицы, текст далеко не сразу переведётся на следующую строку – в MS Excel перевод текста на следующую строку производится только тогда, когда полностью заполняется строка ввода в строке формул рабочего окна программы. Поэтому, выставляя слишком большой отступ от левого края ячейки, можно добиться того, что текст вообще станет не виден при заданном размере этой ячейки. В последнем, шестом блоке функциональных кнопок этой панели находятся настройки внешнего вида электронной таблицы MS Excel. У каждой из этих кнопок сразу несколько функций, так как они является одновременно и простыми кнопками, и полями списка. Первая такая многофункциональная кнопка в шестом блоке даёт возможность выделить более ярко границы электронной ячейки (причём сделать более яркой можно как только верхнюю или, например, правую границу, так и произвольный их набор). В поле списка этой кнопки можно выбрать любую из уже заготовленных границ либо выбрать команду Нарисовать границы. После активации этой команды курсор мыши принимает форму карандаша; границы можно рисовать только по уже существующим границам ячеек электронной таблицы, однако функция самостоятельного рисования границ даёт пользователю гораздо больше возможностей, чем выбор из уже существующих типов границ. При активации команды Нарисовать границы в рабочем окне автоматически появляется новая панель инструментов – Граница, функциональные кнопки которой позволяют: выбрать рисование по одной границе либо сразу разметку блоков ячеек (сеткой), стереть границу, выбрать произвольный тип линии границы либо тип «нет линии» и выбрать цвет линий. Иконка многофункциональной кнопки Границы зависит от выбранного пользователем типа границ из заданных по умолчанию; как правило, это изображение четырёх ячеек электронной таблицы с какими-либо границами. Следующая многофункциональная кнопка панели Форматирование даёт возможность выбора цвета заливки выделенной ячейки (или диапазона ячеек) электронной таблицы. Чтобы залить выделенную ячейку каким-либо цветом, сначала нужно выбрать наиболее удобный цвет из предложенных в списке этой кнопки, а затем просто нажать на эту кнопку (не на стрелку поля списка). Иконка кнопки Цвет заливки также зависит от цвета, выбранного пользователем, и обычно имеет вид ведёрка с краской выбранного цвета. Последняя кнопка панели Форматирование позволяет выбрать цвет шрифта для одной или нескольких выделенных ячеек электронной таблицы; эту многофункциональную кнопку нужно использовать аналогично кнопке Цвет заливки, т. е. сначала в поле списка выбрать цвет, а затем использовать выбранную настройки на выделенные ячейки электронной таблицы. В панель инструментов Форматирование можно добавить следующие кнопки: Автоформат (автоматический формат ячейки; у этой кнопки нет иконки, её заменяет название кнопки), Формат ячеек (очень удобная команда, позволяющая войти в диалоговое окно выбора формата ячейки и быстро настроить все необходимые параметры ячейки; иконка: рука, указывающая на лист с текстом), Увеличить размер шрифта (увеличивает на единицу размер шрифта в одной или нескольких выделенных ячейках; иконка: буква «А» с маленькой стрелочкой вверх), Уменьшить размер шрифта (уменьшает на единицу размер шрифта в одной или нескольких выделенных ячейках; иконка: буква «А» с маленькой стрелочкой вниз), Направление текста (позволяет выбрать, слева направо или справа налево будет идти набор текста в электронной таблице; иконка: печатный символ и стрелка влево либо вправо в зависимости от выбранного направления текста), Лист справа налево (зеркально отображает электронную таблицу; иконка: лист бумаги со стрелкой влево).

Для большего удобства работы с программным продуктом MS Excel необходимо уметь обращаться с панелями инструментов. Помимо включения и выключения уже существующих панелей инструментов и добавления и удаления кнопок, MS Excel также даёт возможность свободного перемещения панелей по рабочему экрану и создания и настройки собственных панелей инструментов, наиболее удобных и необходимых для конкретного пользователя. Как уже говорилось выше, панели инструментов можно переносить по рабочему экрану, просто взяв панель, нажав и удерживая левую кнопку мыши при наведённом на левый край панели курсоре, и переместив её в наиболее удобную позицию. Панели инструментов могут располагаться как горизонтально (над электронной таблицей, под электронной таблицей либо на самой электронной таблице), так и вертикально (слева от электронной таблицы или справа от неё). Вид панели может изменяться в зависимости от того, где она находится. Так, панель инструментов, расположенная на электронной таблице, принимает вид окна: у неё появляется собственный заголовок (оформленный соответствующе всем остальным окнам в данной версии операционной системы Windows) в строке заголовков и крестик в верхнем правом углу, позволяющий убрать панель инструментов с рабочего окна, не пользуясь выпадающими меню. Направленная вниз стрелка, нажатие на которую вызывало собственное меню данной панели инструментов, перемещает на строку заголовков и занимает позицию слева от закрывающего окно крестика. Расположенная вертикально панель инструментов принимает примерно тот же вид, что и панель, расположенная горизонтально над или под электронной таблицей, но стрелка меняет своё направление и становится стрелкой вправо, расположенной в нижней части вертикальной панели инструментов. В программном продукте MS Excel довольно просто включаются и выключаются панели инструментов, поэтому, если какая-либо панель не востребована в работе или просто неудобна и так или иначе мешает работе пользователя, её можно выключить и не включать до тех пор, пока она не понадобится. Диалоговое окно Настройка, необходимое для настройки различных параметров панелей инструментов и создания новых панелей, может быть вызвано разными способами: из команды Настройка… выпадающего меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши по любой из панелей инструментов; из команды Настройка… меню Сервис строки меню; из команды Настройка… подменю Панели инструментов меню Вид строки меню. В диалоговом окне Настройка есть 3 вкладки: Панели инструментов, Команды и Параметры. На вкладке Параметры можно настроить внешний вид панелей инструментов: разрешить или запретить показ панелей Стандартная и Форматирование в две строки, всегда показывать только полные меню и, если эта настройка не выбрана, показывать полное меню после короткой задержки курсора мыши над панелью; также можно включить показ крупных значков (все кнопки панелей инструментов вместе с иконками увеличиваются в несколько раз – это может помочь найти необходимую кнопку и нажать её курсором мыши), отображение названий шрифтов тем же шрифтом (на панели Форматирование в поле списка Шрифт – это удобно при выборе приемлемого шрифта, так как настройка позволяет сразу увидеть, что данный шрифт из себя представляет), отображение подсказок при наведении курсора на кнопки панелей инструментов после короткой задержки (включенная функция при короткой задержке курсора над кнопкой панели инструментов выводит на рабочий экран название кнопки и иногда установленное значение параметра). Кроме того, на вкладке Параметры можно настроить эффект при выводе меню. Вкладка Команды представляет собой многофункциональное диалоговое окно, поделённое на две части: в списке слева перечислены категории доступных в MS Excel команд, в списке справа – команды, относящиеся к выбранной пользователем категории. Данное окно даёт пользователю возможность выбрать любую команду и перенести её на любую из включенных панелей инструментов в качестве новой кнопки, причём добавить эту кнопку можно в любое место выбранной для расширения панели инструментов. Команда Упорядочить команды из этой же вкладки позволяют пользователю менять порядок команд, удалять, переименовывать и добавлять команды и разбивать их на группы в любых меню строки меню рабочего окна MS Excel и в любых панелях инструментов данного программного продукта. Эта команда может быть чрезвычайно полезной для пользователя MS Excel, так как позволяет ему изменить программу, сделав её максимально удобной для себя. Наконец, вкладка Панели инструментов позволяет включать и выключать панели инструментов в рабочем окне (вплоть до строки меню), а также создавать новые панели инструментов, переименовывать и удалять их в случае необходимости. Выбрав название для новой панели инструментов, пользователь должен перейти на вкладку Команды и перенести на новую панель все необходимые ему функции, так как только что созданная новая панель инструментов не имеет ни одной кнопки.

Следует добавить, что очень многие команды совершенно не обязательно запускать из каскадов выпадающих меню. В MS Excel есть так называемая система горячих клавиш, т. е. сочетаний клавиш клавиатуры, при одновременном нажатии которых запускается та или иная команда. Так, например, продвинутые пользователи MS Excel не тратят время на запуск команды Сохранить из меню Файл или путём нажатия на кнопку с дискетой на панели инструментов Стандартная – эту операцию легко можно сделать, зажав одновременно клавиши «Shift» и «F12» (обычно обозначается как «Shift + F12»). Если же нажать только клавишу «F12», произойдёт запуск команды Сохранить как… Полный список горячих клавиш программного продукта MS Excel можно посмотреть в разделе Сочетания клавиш Справки (меню Справка строки меню, команда Справка: Microsoft Office Excel).

В Microsoft Office Excel есть ещё один управляющий элемент – это контекстные меню – выпадающие меню, появляющиеся при нажатии правой кнопки мыши, когда курсор находится в той или иной области рабочего экрана. Обычно в такие меню собраны самые основные и востребованные функции, которые часто бывают необходимы пользователю для быстрой работы (их неудобно долго искать в меню и настройках). Так, контекстное меню, появляющееся, если нажать правую кнопку мыши, когда курсор расположен на электронной таблице MS Excel, включает в себя основные команды для работы с текстом и ячейками таблицы: Вырезать, Копировать, Вставить, Специальная вставка (позволяет выбрать между вставкой обычного текста и вставкой текста в формате Unicode); Добавить ячейки, Удалить (позволяет удалять как одну или несколько ячеек, так и сразу целые строки и столбцы, Очистить содержимое; Добавить примечание; Формат ячеек, Выбрать из раскрывающегося списка, Добавить контрольное значение, Создать список (создаёт поле списка в выделенной пользователем ячейке электронной таблицы), Гиперссылка. Контекстное меню, вызываемое для нумерации строк электронной таблицы, содержит примерно тот же список команд, однако с добавлением ещё нескольких особенных: Высота строки (настройка соответствующего параметра), Скрыть (скрывает выбранные строки) и Отобразить (снова отображает скрытые строки); кроме того, в этом контекстном меню иначе работает команда Удалить: она сразу удаляет выделенные строки, удалить какие-либо конкретные ячейки из этого меню нельзя. Контекстное меню, вызываемое для нумерации столбцов, отличается от выше описанного лишь параметром Ширина столбца, позволяющим соответственно изменять ширину столбца по усмотрению пользователя; команда Удалить удаляет только выделенные столбцы; все остальные команды этого контекстного меню идентичны командам из меню для нумерации строк электронной таблицы. Контекстное меню для ярлыков различных листов одной книги MS Excel существенно отличается по содержанию от перечисленных выше; оно содержит следующие команды: Добавить (добавить можно не только новый лист, но и диаграмму либо макрос), Удалить (удаляет выбранный лист книги), Переименовать (позволяет пользователю изменить наименование выбранного листа), Переместить/скопировать (позволяет пользователю произвольно перемещать по порядку листы одной книги относительно друг друга либо копировать листы из одной книги в другую), Выделить все листы (выделяет все листы; необходимо, например, для одновременно удаления всех листов книги или для одновременного копирования их в другую книгу MS Excel), Цвет ярлычка (позволяет выбрать цвет ярлыка из стандартного списка), Исходный текст.