Текст книги "Настольная книга администратора АХО"

Нередко при работе с документами MS Excel бывает полезной функция ДНЕЙ360, действие которой заключается в вычислении количества дней между двумя указанными датами (среднее расхождение в 5 дней за год достигается по той причине, что данная функция считает год состоящим из 12 месяцев по 30 дней в каждом). Для составления смет и ведения баз данных и архивов нередко оказываются крайне полезными и даже необходимыми функции из категории Финансовые. Функции АПЛ и АСЧ данной категории выполняют одно и то же действие – находят и выводят в качестве значения функции величину амортизации актива за один конкретный период, однако функция АПЛ выполняет подсчёты линейным методом, а функция АСЧ – методом суммы годовых чисел. Функция ДДОБ выполняет то же действие, но уже методом двойного уменьшения остатка, а функция ФУО – методом фиксированного уменьшения остатка. Функция ПРОЦПЛАТ вычисляет количество процентов, выплачиваемых за определённый инвестиционный период. Функция СТАВКА выводит в качестве своего значения величину процентной ставки по аннуитету за один определённый период. Вообще данная категория функций MS Excel отличается от других не только подбором функций, необходимых для облегчения работы с финансовыми документами, но и большим количеством функций, выполняющих одни и те же операции различными методами, например вычисление приведённой стоимости инвестиций (ПС и ЧПС). Из функций категории Статистическая MS Excel наиболее часто используемыми являются функции: ДИСП (оценивает дисперсию по выборку и выводит соответствующее значение; если среди оцениваемых значений встречаются логические или текстовые, то они игнорируются); КВПИРСОН (подсчитывает значение квадрата коэффициента корреляции Пирсона по данным точкам и выводит его); КОВАР (вычисляет и выводит ковариацию – среднее значение попарных произведений отклонений); КОРРЕЛ (выводит подсчитанный коэффициент корреляции между двумя заданными множествами данных); ЛИНЕЙН (выводит параметры линейного приближения, найденные по методу наименьших квадратов); МАКС (выводит в ячейку максимальное из некоторого списка аргументов значение; при сравнении значений аргументов ячейки с логическими и текстовыми значениями игнорируются); МИН (выводит в ячейку минимальное из некоторого списка аргументов значение; при сравнении значений аргументов ячейки с логическими и текстовыми значениями игнорируются); НАИБОЛЬШИЙ (выводит в качестве значения функции n-ое наибольшее значение из значений указанного множества данных, например второе наибольшее значение); НАИМЕНЬШИЙ (выводит в качестве значения функции n-ое наименьшее значение из значений указанного множества данных, например второе наименьшее значение); НАКЛОН (выводимым в ячейку значением данной функции является значение наклона линии линейной регрессии); ПЕРСЕНТИЛЬ (выдаёт пользователю n-ую перцентиль для значений указанного диапазона); ПИРСОН (выводит коэффициент корреляции Пирсона); ПРЕДСКАЗ (выводит в ячейку значение линейного тренда); РАНГ (выводит ранг числа, т. е. его порядковый номер, в указанном списке чисел – данная функция работает с ссылками); СРЗНАЧ (выводит в ячейку значение среднего арифметического для значений указанных ячеек электронной таблицы); СРОТКЛ (возвращает в качестве значения функции среднее абсолютных значений отклонений точек данных от вычисленного среднего значения); СЧЕТ (выводит в ячейку количество чисел в указанном пользователем списке аргументов); СЧЕТЕСЛИ (в указанном диапазоне подсчитывает количество непустых ячеек, значения которых удовлетворяют определённым критериям); СЧИТАТЬПУСТОТЫ (находит и выводит в ячейку количество пустых ячеек в указанном диапазоне); ТЕНДЕНЦИЯ (в соответствии с линейной аппроксимацией находит значения по методу наименьших квадратов и выводит их в ячейку электронной таблицы).

Категория функций «Математические» MS Excel содержит в себе довольно большое количество различных математических функций. Из них наиболее часто используются в работе с данными следующие: «ОКРВВЕРХ» (округляет указанное число до ближайшего большего по модулю целого числа либо до ближайшего целого кратного указанному числу); «ОКРВНИЗ» (округляет указанное число до ближайшего меньшего по модулю целого число либо до ближайшего целого кратного указанному числу); «ОКРУГЛ» (производит округление выбранного числа до указанного числа десятичных разрядов); «ОКРУГЛВВЕРХ» (округляет указанное число до ближайшего большего по модулю целого числа; от функции, упомянутой выше, эта отличается тем, что не может округлить число до ближайшего кратного ему); «ОКРУГЛВНИЗ» (округляет указанное число до ближайшего меньшего по модулю целого числа). Эти функции необходимы для придания наиболее приемлемого вида любому числу из электронной таблицы (например, для округления до сотых долей иррационального числа, выводимого в ячейку в экспоненциальной форме, чтобы оно приняло тот же вид, что и другие данные из той же области). Также из категории «математических» функций нередко оказываются полезными при работе с MS Excel следующие функции: «ЗНАК» (выводит в качестве своего значения числа, означающее знак числа, содержащегося в указанной ячейке: «0» – значение указанной ячейки равно нулю, «–1» – в указанной ячейке содержится отрицательное число; «1» – в указанной ячейке содержится положительное число); «КОРЕНЬ» (выводит значение квадратного корня величины, содержащейся в указанной ячейке); «ОСТАТ» (выдает в качестве значения функции остаток от целочисленного деления числа на указанный делитель); «ОТБР» (фактически производит процедуру округления указанного числа путем «отбрасывания» его дробной части – остается только целая часть); «РИМСКОЕ» (функция преобразует арабские числа ячейки с каким-либо числовым форматом в римские, меняя формат ячейки на текстовый); «СТЕПЕНЬ» (возводит число в указанную степень и выводит результат в качестве значения функции); «ФАКТР» (выводит в качестве своего значения факториал указанного числа). Однако наиболее важными и часто используемыми функциями категории «математических» функций являются «СУММ» (функция суммирует численные значения указанных ячеек и выводит полученный результат), «СУММЕСЛИ» (функция суммирует только те из указанных ячеек, которые удовлетворяют заданным пользователем критериям) и «ПРОИЗВЕД» (выполняет умножение численных значений указанных ячеек электронной таблицы). Собственно, при знании основных функций и возможностей программного продукта Microsoft Office Excel ведение складов, поддержка баз данных и составление смет в данной программе не составляют труда. В сущности, например, для составления смет в MS Excel необходимо лишь уметь выбирать правильные форматы для ячеек электронной таблицы, выполнять суммирование и, пользуясь функциями типа «ОКРУГЛ» или «ОТБР», придавать удобный вид численным результатам (разумеется, также для оформления сметы могут понадобиться и многие другие, в том числе специальные, возможности MS Excel, однако основная часть данного документа требует для оформления только базовых знаний в рассматриваемом программном продукте). Ведение баз данных – более трудоемкий процесс, так как подразумевает и длительный процесс внесения данных в базу, и контроль над соответствием информации, содержащейся в базе данных, действительности, и периодическое составление отчетов (например, по перемещению продукции, хранящейся на складе), и многое другое. Поэтому при работе с базами данных в MS Excel требуются гораздо большее количество функций, доступных в программе, а также специальные возможности MS Excel (в особенности доступные в меню «Данные» строки меню). Как правило, наиболее часто при работе с базами данных используются команды «Сортировка» (например, для расположения в алфавитном порядке названий единиц продукции, хранящейся на складе, для облегчения процесса поиска и систематизации информации) и «Фильтр» (данная команда помогает быстро выделить из информации, хранящейся в базе данных, необходимую: например, из списка единиц продукции выбрать те, что были привезены на склад в некоторый промежуток времени или стоимость которых колеблется в некотором заданном диапазоне, либо объединить несколько критериев поиска). Без использования этих команд быстро найти необходимую информацию в объемной базе данных практически невозможно (обычная команда «Найти» позволяет производить поиск по тексту только одной из ячеек электронной таблицы за раз, тогда как команда «Фильтр» производит поиск сразу по нескольким критериям). Также при работе с базами данных следует подчеркнуть важность функций типа «СУММЕСЛИ» и (реже) «СУММ» (и их разновидностей, специализированных под работу именно с базами данных), так как иногда необходимо не просто найти какую-либо информацию, а, например, сразу вывести суммарную стоимость нескольких единиц продукции, хранящейся на складе. Другими словами, при работе с базами данных особенно важную роль начинают играть систематизация данных (особенно когда речь идет об очень обширных базах данных) и возможность быстро найти и использовать необходимую информацию. Программный продукт Microsoft Office Excel дает пользователю возможность быстро выполнять все необходимые операции при работе с базами данных.

Глава 3. Нормативная база

3.1. Постановления и распоряжения руководства

Практически каждому сотруднику при выполнении его профессиональной деятельности постоянно приходится сталкиваться с различными постановлениями и распоряжениями руководства организации-работодателя, которые могут касаться самых различных сторон жизни и деятельности сотрудника: от изменения его распорядка работы или должностных обязанностей или «повседневных» указаний (обычно показывающих, на что следует обратить особое внимание при выполнении должностных обязанностей) до масштабных реорганизаций структуры организации-работодателя. Считается, что каждому сотруднику необходимо в точности выполнять все приказы руководства организации-работодателя, так как в большинстве случае сотруднику приходится нести ответственность за невыполнение этих приказов. Так, Трудовой кодекс предусматривает пять видов мер дисциплинарного взыскания, применяемых по отношению к сотруднику в случае невыполнения должностных обязанностей (в которые в большинстве случаев включается обязанность выполнять все приказы и распоряжения руководства организации): замечание, выговор, предупреждение о неполном должностном соответствии, освобождение от занимаемой должности, увольнение.

Соответственно, чтобы избежать дисциплинарного взыскания, сотрудник должен достаточно внимания уделять тем пунктам должностной инструкции и трудового контракта, в которых определяется обязанность сотрудника подчиняться приказам и распоряжениям руководства: может быть указано либо подчинению всем без исключения распоряжениям руководства, либо подчинение только по какому-либо ряду вопросов.

Однако нередко имеют место ситуации, когда приказы, распоряжения и постановления руководства организации-работодателя неправомочны и так или иначе нарушают права сотрудника: например, незаконно расширяют обязанности сотрудника без его согласия и без увеличения заработной платы либо дискриминируют его по национальному, половому или другим признакам. Многие современные люди, которых возмущают ущемляющие их права приказы руководства, обладают «привычкой» терпеть произвол руководства организации-работодателя. Разумеется, такой подход крайне нежелателен, и не только потому, что беспрекословность сотрудника не даёт ему возможности воспользоваться предусмотренной действующим законодательством Российской Федерации системой защиты прав работников; пока очень многие сотрудники самых различных организаций не желают тратить своё время и нервы на борьбу за собственные права, десятки недобросовестных работодателей пользуются таким нелогичным поведением и образом мыслей своих подчинённых. Между тем действующее законодательство РФ предусматривает целую систему трудовых гарантий (защиты прав) для работников.

Так, например, если организация-работодатель так или иначе дискриминирует сотрудника (различают дискриминацию по половому, национальному, возрастному, квалификационному и медицинскому признакам), ему следует обратиться к юристу по трудовыми отношениям, чтобы специалист мог разобраться в сложившейся ситуации (обращаться к юристу рекомендуют при первых же проявлениях такого нежелательного отношения к сотруднику). Также в случае нарушений прав работника последний может обратиться в инспекцию по труду – государственное учреждение, подведомственное министерству социальных дел. Инспекция по труду производит контроль над выполнением в производственной среде всех действующих правовых актов, которые регулируют вопросы безопасности труда, гигиены и трудовые взаимоотношения. Если сотрудникам приходится использовать личные средства защиты, то инспекция по труду также контролирует их безопасность и защитные свойства. Инспекция по труду проводит расследования несчастных случаев, произошедших на производстве, и принимает профилактические меры, чтобы избежать подобных происшествий в дальнейшем (инспекция занимается расследованием не только несчастных случаев, приведших к смертельному исходу, но и несчастных случаев, приведших к различным тяжёлым последствиям, и профессиональных заболеваний и их причин); по несчастным случаям ведётся статистика, которая впоследствии анализируется инспекцией по труду. В обязанности инспекции по труду входит также ведение надзора над использованием генетически изменённых организмов в закрытых средах в рамках, предусмотренных действующим законодательством. Инспекция по труду может проводить административные расследования и разрешать индивидуальные споры в вопросах, касающихся труда. Соответственно, в инспекцию по труду работник может обратиться по любому вопросу из тех, рассмотрение которых входит в обязанности данного учреждения. В случае необходимости инспекция по труду может применять государственное принуждение в пределах и на основаниях, установленных действующим законодательством.

Действующий Трудовой кодекс предусматривает не только постоянную работу инспекции по труду. Действие кодекса распространяется на все без исключения организации, действующие на территории РФ, независимо от организационно-правовой структуры этих организаций и их формы собственности. Трудовой кодекс устанавливает для каждого сотрудника любой организации 40-часовую рабочую неделю, 28-дневный оплачиваемый отпуск ежегодно, еженедельно – выходные дни, протяжённостью, как минимум, 42 часа, пособие по болезни, которое выплачивается в установленном размере и т. д. Соответственно, если руководство организации-работодателя требует от своего сотрудника более чем восьмичасовый рабочий день, отказывает в отпуске установленной длительности или выплачивает пособие по болезни меньшего размера, чем это установлено действующим трудовым законодательством, то каждый сотрудник вправе обжаловать действия и решения руководства организации-работодателя в соответствующих инстанциях.

Если же руководство организации-работодателя задерживает выплату заработной платы сотрудникам более чем на пятнадцать дней, то сотрудники, согласно действующему трудовому законодательству, имеют право, письменно уведомив об этом работодателя, приостановить свою должностную деятельность. Выйти на работу сотрудники обязаны на следующий день после того, как представитель руководства организации-работодателя в письменной форме сообщит им о своей готовности произвести выплату заработной платы. Причём для подобных действиям сотрудникам не нужна поддержка каких-либо профсоюзов, а организация-работодатель не имеет права подвергать их дисциплинарному взысканию. Более того, независимо от степени своей вины в задержке выплаты заработной платы, работодатель обязан выплатить сотрудникам денежную компенсацию. Собственно, действующее трудовое законодательство относит несвоевременную выплату заработной платы или выплату её в размерах, меньших положенной, к принудительному труду, запрещённому в пределах Российской Федерации.

Также действующее трудовое законодательство определяет минимальный размер денежной компенсации, которую должна выплатить организация-работодатель при увольнении руководителя (по решению собственника имущества организации или специально уполномоченного органа) без каких-либо его виновных действий; минимальный размер такой компенсации составляет трёхкратный средний размер месячной заработной платы руководителя.

Организация-работодатель также не может просто так, по своему усмотрению издать указ, изменяющие перечень обязанностей сотрудника в должностной инструкции. Предположим, руководитель организации дополняет должностную инструкцию какого-либо сотрудника, считая при этом, что он только уточнил какой-либо пункт прежней должностной инструкции, то есть в юридическом плане в условиях заключённого трудового договора, по его мнению, ничего не меняется. Однако сотрудник воспринимает «уточнения» руководителя как дополнительный объём работ, поэтому требует либо повышения заработной платы с учётом увеличения обязательного объёма работ, либо введения новой штатной единицы, на плечи которой и будут возложены новые обязанности. В этом случае работодатель не сможет внести изменения в должностную инструкцию сотрудника, если результаты нормирования труда этого конкретного сотрудника не подтвердят, что его загрузка является недостаточной (согласно с типовыми или научно-обоснованными нормами труда). В противном случае изменения в должностную инструкцию сотрудника могут быть внесены работодателем лишь в том случае, если в его трудовой процесс будут внедрены специальные средства механизации и автоматизации. Причём, даже если результаты нормирования позволят работодателю вносить изменения в должностную инструкцию сотрудника, по правилам, установленным Трудовым кодексом Российской Федерации, он должен будет выполнить в установленном порядке следующие действия:

1. учесть мнение уполномоченного представительного органа работников организации (если такой орган существует);

2. не менее чем за два месяца до введения новых условий труда уведомить о них сотрудников, которых коснутся эти изменения;

3. сотрудников, не желающих исполнять возложенные на них новые обязанности, перевести на любую другую, более подходящую им работу либо прекратить с ними трудовые отношение в случае отсутствия таковой работы.

4. заключить новые соглашения с теми сотрудниками, которые согласятся работать при изменённых условиях труда.

Итак, в должностной инструкции и трудовом контракте сотрудника должно быть указано, обязан ли он выполнять приказы и распоряжения руководства организации-работодателя (возможно также уточнение, по каким именно вопросам данный сотрудник обязан выполнять все распоряжения руководства, а по каким – нет). Неисполнение приказов, положений и распоряжений руководства грозит подчинённому мерами дисциплинарного взыскания (от замечания до увольнения). Однако, если приказы или распоряжения руководства организации так или иначе ущемляют права работника, сотрудник организации вправе обжаловать решения и действия работодателя в соответствующих инстанциях (например, в инспекции по труду). Кроме того, руководитель организации-работодателя не вправе по своему усмотрению путём издания приказов вносить какие-либо изменения в должностные инструкции сотрудников без проведения специальных мероприятий по нормированию труда сотрудника.

3.2. Нормативные документы

В современном мире руководство всех без исключения компаний высоко ценит сотрудников за их профессионализм. Разумеется, это понятие включает в себя совершенно различные профессиональные качества для сотрудников, занимающих различные должности в различных компаниях, однако есть и некоторые характеристики, общие для определения профессионализма сотрудника, занимающего любого должность: точность, аккуратность, ответственность, пунктуальность, способность быстро реагировать на какие-либо сложные ситуации и т. д. Среди перечисленных качеств стоит выделить точность – сейчас это качество особенно ценится работодателями в компаниях любых размеров. Более того, точность просто необходима при работе с любыми документами, так как все они имеют вполне определенную форму, которой следует придерживаться при создании и оформлении каждого документа, будь то отчеты, планы, распоряжения, уставы, справки, объяснительные записки, доверенности или свидетельства. Работа администратора административно-хозяйственного отдела в этом плане не является исключением – ему тоже приходится сталкиваться с множеством нормативных документов, поэтому для него является очень важным умение правильно оформлять документы, с которыми ему приходится иметь дело во время работы.

Вообще любые нормативные документы можно разделить на несколько видов по принципу избранного метода фиксации информации: письменные документы (на сегодняшний день этот метод все еще остается самым популярным), графические (этот метод фактически держит «второе место» по популярности, так как к нему относятся чертежи, графики, диаграммы, схемы, часто встречающиеся и в качестве самостоятельных документов, и в качестве частей документов, более наглядно демонстрирующих, например, различные процессы, происходящие в компании) и разнообразные фотодокументы, видео– и аудиодокументы. Такой вариант фиксирования информации, как сохранение ее в форматах фото, аудио либо видео, стал популярным сравнительно недавно – примерно тогда же, когда новые технологии сделали едва ли не самым удобным хранилищем для информации цифровые носители. Такое принципиальное изменение в самом подходе к фиксированию и хранению информации, соответственно, повлекло за собой и изменение видов существующих нормативных документов: хотя в общем вид, например, нормативных видеодокументов не описывается так же строго, как вид письменных документов (где важную роль играют даже размеры шрифта и отступы от левой и правой границ), стилистика видеодокументов, их оформление (включая и звуковое сопровождение) и даже длительность видеофайлов имеют большое значение. Однако, несмотря на многочисленные преимущества новых, цифровых способов фиксирования информации (например, в занимаемом объеме – диск с большим количеством текстовой информации занимает в несколько десятков раз меньше места, чем кипа бумаги с той же информацией), на сегодняшний день основным носителем информации официально считается бумага. Сам по себе письменный метод фиксирования и хранения информации можно разделить на два основных подвида: рукописные и машинописные документы. Разумеется, каждый из этих подвидов может быть разделен и далее, но в данном случае нет принципиальной важности, был ли, например, письменный машинописный документ распечатан на принтере персонального компьютера или распечатан и размножен на профессиональном типографском оборудовании. Также документы могут быть разделены на внутреннюю для компании корреспонденцию и внешнюю (внешняя также может быть разделена на входящую и исходящую), на простые и сложные документы (в зависимости от количества рассматриваемых в них вопросов: простые рассматривают только один какой-либо конкретный вопрос, сложные – несколько), на открытые документы и с ограниченным доступом (т. е. фактически на несекретные и секретные соответственно, причем секретные документы могут иметь различную степень секретности), на срочные и несрочные, на подлинные и подложные (собственно, создание таковых документов уголовно наказуемо), а подлинные документы – на действительные и недействительные (если их действие было отменено из-за истечения срока действия или действием какого-либо другого документа). Однако, каким бы срочным, секретным или сложным ни был документ, письменный метод фиксирования информации в любом нормативном документе требует наиболее точного оформления из всех методов, поэтому ему следует уделить особое внимание.

Нормативные документы также могут быть разделены по принципу степени унификации: на примерные, типовые, трафаретные, «анкетные» и индивидуальные. Каждый из таких видов нормативных документов должен оформляться соответственно своим назначению и степени унификации, так как по форме они принципиально различаются: Примерные документы представляют собой некоторую ориентировочную форму, по аналогии с которой должны составляться и оформляться другие документы. Типовые документы рассчитаны на употребление в случае, если ряд каких-либо процессов и явлений является однородным, однотипным (например, к таким документам можно отнести правила внутреннего распорядка компании). Трафаретные документы представляют собой заранее подготовленный текст, аналогичный тексту других письменных документов, но с оставленными пробелами, куда при окончательном оформлении документа требуется вписать все изменяющиеся данные (например, личные данные и характеристики каких-либо лиц, даты, предмет соглашения договора, денежные суммы и т. д.). «Анкетные» документы по форме могут быть сравнимы с трафаретными, однако в трафаретных документах есть пробелы в уже заготовленном напечатанном тексте, тогда как «анкетные» представляют собой фактически разделенный на две части лист бумаги, где в левой части располагается некоторая постоянная информация (или какие-либо вопросы), а в правой части – свободное пространство, оставленное для внесения способной изменяться информации (или ответов на вопросы левой части). Индивидуальные документы предназначены для изложения каких-либо исключительных, специфических процессов и явлений; такие документы, как правило, носят разовый характер, поэтому смысла в составлении примерных или трафаретных документов на этот случай нет.

Разновидности нормативных документов, разделенные по принципу степени унификации, имеют несколько отличную форму составления и оформления (например, индивидуальный и трафаретный документы, составленные для одного и того же случая, будут отличаться тем, что, например, индивидуальный документ будет оформлен специального для какого-то человека, и в таком документе будут значиться его личные данные, тогда как в трафаретный они просто будут вписаны в специально оставленные пробелы в тексте), однако одни и те же требования по оформлению. Так, существует государственный стандарт для форматов потребительской бумаги (ГОСТ 9327 – 60), устанавливающий в качестве основного формата – формат А, бумагу вполне определенного качества. Форматный ряд А имеет 14 различных размеров, обозначаемых числами от 0 до 13 (в порядке убывания). Исходный формат А0 имеет площадь, примерно равную 1 м², при размерах листа 842 × 1189 мм. Форматы А1, А2 и последующие получаются путем уменьшения большей стороны прямоугольника предыдущего формата (число, стоящее рядом с «А», означает число таких делений пополам). Для правильного оформления деловых документов используют бумагу форматов А3, А4 и А5, причем формат А3 (размер – 297 × 420 мм) – для различных схем, диаграмм, графиков и других графических приложений либо больших таблиц, А4 и А5 – для всех остальных документов (причем формат А5 чаще используется для писем, объяснительных и докладных записок и подобного, тогда как для более строгих и официальных документов – «стандартный» формат А4). ГОСТ 6.38–90 определяет четкое оформление деловых документов. Нумерация листов многостраничных документов производится в верхнем поле листа так, чтобы расстояние от номера до обреза листа было не менее 10 мм. Первые страницы не нумеруются. Если текст печатается с обеих сторон каждого листа, то нечетными числами нумеруют лицевые стороны листов, тогда как четными – оборотные стороны. Номер страницы должен писаться арабскими цифрами, причем какие-либо знаки препинания (точки, запятые, тире и т. д.) и слова или сокращения (например, «страница», «стр.», «с.» и т. д.) для грамотного оформления считаются недопустимыми. Поля деловых документов должны иметь следующие размеры: левое поле – не менее 20 мм (так как это поле обычно используется для подшивки документов в папки на хранение), правое – не менее 8 мм, верхнее – не менее 10 мм (на этом поле производится нумерация страниц многостраничных документов), нижнее – не менее 8 мм. Если печать производится сразу на обеих сторонах листа бумаги, то размеры правого и левого полей для обратной стороны листа следует поменять местами, так как, если смотреть с обратной стороны листа, то поле для подшивки документа окажется справа. Размеры полей для документов, представляющих собой какие-либо научные работы (курсовые, дипломные работы, кандидатские и докторские диссертации, рефераты, доклады и т. д.), либо для документов на типографское издание отличаются от деловых в большую сторону: левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Поля документа и «зона» для закрепления его в папке относятся к так называемому служебному полю документа, тогда как всего зон в каждом документе должно быть три: служебное поле документа, рабочее поле и поле для печати углового штампа. Поле, в котором размещается угловой штамп, обычно располагается в верхнем углу листа или просто в верхней части расположенного продольно листа. К рабочему полю документа относится все остальное его пространство. В служебном поле документа размещаются следующие реквизиты (наличие всех перечисленных реквизитов в каждом документе необязательно): отметка о контроле (ставится на полях документа обычно руководителем компании и выглядит либо как полное слово «Контроль», либо как сокращение «К.» – это значит, что секретарь или какие-либо другое ответственное лицо должны проконтролировать выполнение указа или резолюции или выполнение плана), отметка о выполнении документа (обычно ставится в левом нижнем углу первой страницы документы – под реквизитом «Исполнитель документа», если такой реквизит есть; реквизит «отметка о выполнении документа» должен включать в себя индекс дела, краткие сведении о его выполнении, дату и подпись исполнителя), отметка о сохранении данных на цифровой носитель информации (данный реквизит проставляется в нижнем поле последней страницы документа; данный реквизит должен состоять из собственно записи, сообщающей о сохранении, подписи ответственного за это действие лица с указанием даты сохранения данных), отметка о поступлении (реквизит размещается в нижней правой части первой страницы документы и должен включать в себя: наименование организации (чаще сокращенное), дату поступления, индекс самого входящего документа). В поле размещения углового штампа по правилам оформления деловых документов должны размещаться следующие реквизиты: