Текст книги "Искусство управления IT-проектами"

Управление программами и проектами в Microsoft

В конце 80-х годов компания Microsoft решала непростую проблему увязывания инженерных работ с маркетинговыми и бизнес-задачами каждого подразделения (кто-то может сказать, что Microsoft и многие другие компании до сих пор не могут решить эту проблему). Некий мудрец по имени Джейб Блюменталь (Jabe Blumenthal) додумался до того, что должна быть специальная должность, и ее исполнитель будет занят выполнением этих двух функций, одновременно играя роль лидера и координатора. Он должен был работать над проектом с первого дня планирования и до последнего дня тестирования. На такую должность следовало бы взять того, кто достаточно хорошо разбирается в программировании, чтобы снискать уважение программистов, но это также должен быть человек, не обделенный талантами и имеющий заинтересованность в более широком участии в создании конечного продукта.

Чтобы работать в этой роли, этот сотрудник должен иметь склонность к такой разносторонней деятельности, как составление технических условий, обсуждение маркетинговых планов, составление календарных планов, управление командами, осуществление стратегического планирования, выполнение классификации ошибок и дефектов, поддержание командного духа, а также выполнение ряда других необходимых функций, которыми кроме него больше некому как следует заняться. Эта новая роль в компании Microsoft получила название руководителя проектов. В его непосредственное подчинение попадали не все специалисты команды, но руководителю проектов давались существенные полномочия по руководству и управлению проектом. (В теории управления это примерно соответствует идее матричной организации управления,[5]5
  Хорошее описание как матричного, так и других типов организации можно найти в книге Стивена Силбигера (Steven A. Silbiger) «The Ten-Day MBA» (William Morrow and Company, 1993) на с. 139–145. Впрочем, эту информацию можно найти практически в любой книге, посвященной теории управления.


[Закрыть] при которой существуют две линии структуры подчиненности специалистов: одна основана на функциях специалиста, а другая – на конкретном проекте. Таким образом, программист или тестировщик может иметь двойную подчиненность: основную, в соответствии со своей функциональной ролью, и второстепенную, но не менее серьезную, в соответствии с проектом, над котором он работает.)

Джейб сыграл эту роль в разработке продукта под названием Multiplan (который впоследствии перерос в Microsoft Excel), и опыт оказался удачным. В результате улучшились процессы проектирования и разработки, а заодно улучшилась и координация усилий с бизнес-командой, и настроение в коридорах Microsoft существенно повысилось. Постепенно, после множества совещаний и собраний большинство команд компании приняли эту роль. Чтобы вы ни говорили плохого или хорошего о появившихся в результате этого программных продуктах, но идея все-таки была стоящей. Определив роль для рядового универсала, причем не в качестве какого-то мальчика на побегушках или лакея, а в качестве лидера и ведущего команды, компания Microsoft навсегда изменила динамику работы команд разработчиков. Именно в этой роли руководителя проектов я выступал большую часть периода своей работы в этой компании, работая с командами, создававшими помимо всего прочего, Internet Explorer, MSN и Windows. Со временем я даже стал руководить командами руководителей проектов.

На сегодняшний день я не слышал, чтобы многие компании преуспели в переопределении и ввели какие-то особые формы управления проектами. Я много общался с представителями разных фирм, занимающихся веб-разработкой и разработкой программного обеспечения, но всего лишь несколько раз слышал о наличии у них похожей должности (обычно речь шла о сотрудниках, которые решали инженерные или деловые вопросы или, в редких случаях, – вопросы проектирования). Многие компании в организации работ использовали командную структуру, но лишь немногие определяли роли, в которых заведомо пересекались инженерная и деловая соподчиненности. Сейчас в Microsoft работают более 5000 руководителей программ (всего в этой компании более 80 000 человек), и хотя сам смысл идеи был несколько размыт и искажен, ее основное содержание можно найти во многих командах компании.

Независимо от того, что написано в моей визитке или каким сведениям от Microsoft вы верите, а каким нет, мои ежедневные функции сводились к функциям руководителя проектов. Проще говоря, это означало, что именно я нес по мере сил ответственность за успешную реализацию проекта и за всех его участников. Во всех главах данной книги описываются основные задачи, связанные с этой деятельностью, от исходного планирования (главы 3 и 4) до составления технических условий (глава 7) и процесса принятия решений (глава 8) и заканчивая руководством разработкой продукта и его выпуском (главы 14 и 15).

В качестве основы этих навыков выступают соответствующие отношения и индивидуальные черты характера. Не осознав этого, любой человек, возглавляющий проект или руководящий этим проектом, попадет в весьма неблагоприятное состояние.

Взвешенность при руководстве проектами

Подобрать хороших руководителей проектов довольно трудно, поскольку они должны уметь придерживаться взвешенных подходов. Том Питерс (Tom Peters) в своей статье «Pursuing the Perfect Project Manager»[6]6
  Опубликована по адресу http://www.tompeters.com/col_entries.php?note=005297&year=1991.


[Закрыть] называет конфликтующие подходы парадоксами, или дилеммами. Вполне подходящее название, поскольку разные ситуации требуют разного поведения. Значит, руководитель проектов должен не только осознавать эту особенность своей работы, но и выработать инстинкт на поведение, соответствующее конкретно складывающейся обстановке. Это наводит на мысль, что руководство проектами является искусством, требующим проявления интуиции, рассудительности и опыта эффективного использования этих качеств. Следующий список дилемм составлен по материалам статьи Питерса.

Проявление эгоизма – Альтруизм. Благодаря той степени ответственности, которая возложена на руководителей проектов, они часто получают огромное личное удовлетворение от своей работы. Понятно, что они вкладывают в свое дело всю душу, и для многих из них именно эта эмоциональная связь позволяет поддерживать напряжение, необходимое для эффективной работы. В то же время руководителям проектов не следует ставить собственные интересы выше интересов проекта. Они должны быть готовы передать решение важных и увлекательных задач и разделить лавры со всей командой. Эгоизм, конечно, может служить подпиткой, но хороший руководитель проектов должен понять, когда он мешает работе.

Навязывание своей воли – Доверительные отношения. Иногда самым важным является четкое проявление власти и быстрая реакция. Руководитель проектов должен быть достаточно самоуверен и упрям, чтобы контролировать ситуацию и заставить команду совершать определенные действия. Тем не менее основная его задача состоит в том, чтобы избегать экстремальных ситуаций. При хорошо управляемом проекте должна быть создана среда, в которой можно было бы доверить работу и рассчитывать на эффективное сотрудничество.

Терпимость к неопределенности – Стремление к завершенности. Начальная стадия проекта характеризуется высокой открытостью и изменчивостью, где неизвестное в значительной степени перевешивает известное. В главах 5 и 6 будет показано, что управляемая неопределенность является основой для появления хороших идей, и руководитель проекта должен с ней считаться, если она не поддается управлению. Но в другие периоды, особенно на поздних этапах проекта, на первый план выходят дисциплинированность и точность. Нужно проявить определенную мудрость, чтобы понять, когда следует стремиться к завершенности, а когда вполне устроит приблизительное, принятое на скорую руку решение (см. раздел «Поиск и оценка вариантов» в главе 8).

Устное – Письменное общение. Несмотря на ту центральную роль, которую приобрела электронная почта в деятельности большинства организаций, занимающихся разработкой программного обеспечения, для руководства проектами особую важность приобретает искусство устного общения. Без совещаний, переговоров, кулуарных обсуждений и мозговых атак обойтись невозможно, и руководитель проекта должен быть на высоте как в восприятии, так и в пропаганде идей в процессе устного общения. Чем больше организация или масштабнее проект, тем большую важность приобретает искусство письменного общения. Независимо от своих личных предпочтений, руководитель проекта должен понимать, когда эффективнее будет устное, а когда – письменное общение.

Стремление к сложности – Борьба за простоту. Многие люди пали жертвами сложности. Когда они сталкиваются со сложными организационными или инженерными задачами, они тонут в мелких деталях и забывают об общем представлении. Есть и такие люди, которые не признают сложности и принимают плохие решения, поскольку полностью не осознают всех тонкостей происходящего. Взвешенность в данном случае заключается в определении, какое представление проекта наиболее полезно для понимания текущей проблемы или принятия решения, и в умении свободно переключаться между разными представлениями или одновременно держать их в голове (не боясь, что она взорвется). Руководители проектов должны стимулировать команду на борьбу за простоту в их работе, без лишних упрощений там, где нужен хороший, надежный код.

Беспокойство – Терпеливость. Большую часть времени руководитель проектов должен проявлять требовательность, заставляя подчиненных работать рационально и сосредоточенно. Но иногда беспокойство вредит проекту. Некоторые политические, межведомственные или бюрократические действия неизбежно влекут за собой потери времени – люди должны присутствовать в аудитории или привлекаться к селекторному совещанию, и они должны проявлять терпение. Поэтому относитесь к этому по возможности спокойно и философски. Руководители проектов должны развивать в себе чутье, подсказывающее, когда следует надавить, а когда лучше пустить некоторые процессы на самотек.

Храбрость – Осторожность. Одним из самых больших заблуждений, присущих почти всем культурам, состоит в том, что храбрым людям якобы не присуще чувство страха. На самом деле это не так. Храбрые люди чувствуют страх и все-таки принимают решение действовать. Руководитель проектов должен иметь здравое отношение ко всему, что идет не должным образом, и признавать возможность такого развития событий. Но он также должен соответствовать такому отношению и обладать мужеством, необходимым для преодоления больших трудностей.

Уверенность – Скептицизм. Нет ничего более вдохновляющего команду, чем уважаемый всеми лидер, уверенный в том, что он делает. Для руководителя проектов важно быть уверенным в своей работе и понимать истинную ценность тех целей, которые должны быть достигнуты. В то же время не лишним будет и здравый скептицизм (но не цинизм) относительно состояния дел и способов их ведения. Кто-то должен выражать сомнения и задавать вопросы, высказывать предположения и высвечивать сложности. В противовес этому нужно решительно задавать встречные вопросы и оспаривать чьи-то предположения, не разрушая веру команды в то, чем она занята.

Как отмечает Питерс в своей статье, найти людей, способных проявить все виды этих подходов, удается крайне редко, но еще реже попадаются люди, способные сохранять их тонкий баланс. Многие ошибки, допускаемые любым руководителем проектов, связаны с просчетами в сбалансированном применении одной или нескольких из этих пар противоположных действий. Тем не менее каждый может добиться успехов в улучшении своих собственных возможностей в сбалансированном проявлении этих действий. Поэтому, хотя я и не собираюсь снова особо фокусировать ваше внимание на этом списке дилемм (хотя пару раз он еще будет упомянут), на него все же стоило сослаться. Внимательное изучение этого списка противоположных, но необходимых действий поможет, немного отступив назад, пересмотреть свои действия и вызвавшие их причины и принять более благоразумные решения.

Давление и распри

Новички в руководстве проектами боятся того, что для успеха требуется внесение изменений. Новые проекты создаются с целью изменить мир путем модификаций, какой-либо созидательной или разрушительной деятельности. Поддержание status quo, если только это не является по какой-нибудь странной причине явной целью, не является успешным результатом. Мир постоянно изменяется, поэтому если веб-сайт или другой проект сегодня уже не так хорош, каким был год назад, значит, он отстал от жизни из-за неправильно сформулированных задач или просчетов при разработке.

Трудно проигнорировать скрытое давление на руководителей проектов, подразумеваемое при таких обстоятельствах, поскольку оно исходит из их сферы деятельности. Не стоит топтаться на месте, нужно улучшать продукт. Всегда найдется новый способ мышления, новая тема для изучения и практического применения, новый процесс, с которым работа пойдет веселее или эффективнее. Возможно, это больше относится к руководству, чем к управлению, но разница между этими двумя понятиями едва уловима. Как бы вы ни старались их разделить, хорошее управление требует применения навыков руководства, а хорошее руководство – навыков управления. Любой человек, имеющий отношение к управлению проектом, в той или иной степени будет отвечать за обе эти составляющие, независимо от того, как это соответствует его обязанностям согласно штатному расписанию.

Но возвращаясь к вопросу о давлении, я хочу сказать, что повидал на своем веку немало управленцев, самоустраняющихся от решения вопросов руководства (например, в те моменты, когда команда или проект нуждается в ком-то, кто должен принять решение) и занимающих позицию стороннего наблюдателя, вместо того чтобы оказать помощь или принять непосредственное участие в принятии решений. Если чье-либо занятие заключается лишь в констатации фактов и в наблюдении за всем со стороны, то его место, скорее всего, в бухгалтерии. Когда номинальный руководитель неоднократно в ответ на оказываемое на него давление избегает брать «быка за рога», он не руководит, а прячется от руководства. Не выдерживающие стороннего давления руководители проектов стараются раствориться на его задворках, где от них есть хоть какой-нибудь толк.

Некоторые руководители проектов прибегают к количественной оценке того, что в оценке не нуждается. Испытывая сомнения насчет своих дальнейших действий или опасаясь решения самых насущных вопросов, они тратят время на какие-нибудь второстепенные занятия. И по мере роста пропасти между руководителем и проектом, все больше внимания уделяется составлению ненужных диаграмм, таблиц, табелей и отчетов. Вполне возможно, что в какой-то момент времени руководитель проекта начинает верить в то, что эти данные и процесс их обработки – это и есть проект. Его внимание концентрируется на менее значимых вещах, с которыми проще работать (на электронных таблицах или отчетах), а не на чем-то более важном, с чем приходится сталкиваться в процессе работы (связанном с программированием или с календарным планом работ). Может выработаться убеждение, что достаточно лишь следовать определенным процедурам улучшения работы и правильно проставлять табельные данные, чтобы успех проекту был обеспечен (или, если быть более циничным, чтобы любой просчет, который может произойти, не мог быть технически отнесен на счет такого руководителя).

Чтобы свести к минимуму возможность подобного конфуза, хорошие руководители проектов остерегаются строго определять границы той работы, которой им хочется заниматься, и той, которой не хочется. Они избегают проведения яркой желтой черты между целями руководства проектом и целями самого проекта. Склонность к работе с табелями предполагает наличие вполне определенного процесса с гарантированным конкретным результатом, что абсолютно нереально. В реальности существуют лишь три вещи: цель, объем работ и группа людей. Помочь таким людям в организации работ сможет четкое распределение ролей (см. главу 9), но само по себе распределение ролей не является целью. Ведение табеля может содействовать организации работ по достижению поставленной цели, но само по себе и оно целью не является. Наибольшим просчетом в управлении считается подмена понятий процесса и целей. Мне ли этого не знать, я сам был грешен.

Несколько лет назад, трудясь над проектом Internet Explorer 4.0, я руководил разработкой нескольких сложных компонентов пользовательского интерфейса, и поскольку в ту пору это был мой самый высокий пост, я ощущал весьма значительное давление обстоятельств. В ответ у меня выработалось убеждение, что умение заполнять контрольные документы защитит меня от провала. Контроль хода работ над проектом действительно нужен, но тут я зашел слишком далеко. Для многостороннего представления данных я построил сложную электронную таблицу, а в моем офисе висела огромная классная доска, пестревшая таблицами и сводками (и я собирался повесить еще несколько таких досок).

Мой босс не препятствовал этому увлечению, поскольку дела шли неплохо, но только до тех пор, пока не заметил, что я трачу больше времени на заполнение контрольных документов, чем на работу с командой, после чего выбросил большой красный флаг (в качестве предупреждения). Однажды он пришел ко мне в офис и стал свидетелем комедии с заполнением многочисленных контрольных документов и таблиц, усеивающих все плоские поверхности моего кабинета, после чего он усадил меня на стул, закрыл входную дверь и сказал: «Скотт, все это, конечно, хорошо, но твой проект – это твоя команда. Ты должен управлять командой, а не перекладывать бумажки. Хорошо, если они помогают тебе справиться с командой. Но если ты и дальше будешь продолжать в том же духе, то скоро, чтобы справиться с бумажками, ты обратишься за помощью к команде».

Итак, вместо того чтобы замыкаться на процессах и методиках, руководители проекта должны концентрировать свое внимание на своих командах. Безусловно, в их работе можно использовать простые системы планирования или управления, но они должны соответствовать сложности проекта и рабочей культуре команды. Если точнее, то планирование и контроль должны содействовать команде в достижении целей проекта, а не препятствовать этому. Я уверен, что пока руководитель проекта обращает на это внимание и пользуется доверием команды, недостаток любых процессов, отчетов, контрольных документов или других необходимых руководству проектом механизмов почувствуется еще до того, как проблемы, которые могут быть решены с их помощью, приобретут серьезные очертания.

В главе 10 мы узнаем, что книжные предписания или указания руководителя на создание какого-то продукта или сам факт, что предписываемая методика использовалась в прошлом месяце или году, не являются основанием для того, что все это применялось и сегодня. Все команды и проекты отличаются друг от друга, поэтому существуют весьма веские основания, чтобы подвергнуть сомнениям все прежние положения. Причина консерватизма в применяемых методах и процессах кроется в том, что излишества в данном вопросе могут превратиться в снежную лавину, увлекающую за собой команду в вязкую западню сложных проектов, как об этом говорится в книге Фрэда Брукса (Fred Brooks) «The Mythical Man-Month». Когда от процессов требуется управление процессами, трудно понять, где осуществляется реальная работа. Именно руководителю команды или проекта чаще всего предоставляется великолепная возможность управлять командой без бюрократических излишеств или наоборот послать ее на полной скорости в нескончаемый водоворот различных процедур и заседаний.

Нужная степень вовлеченности

Все руководители, от верхушки пятисот наиболее крупный компаний и до тренеров спортивных команд, склонны себя перегружать, вникая во все, что только можно. Они знают, что достигли своего потенциального «потолка» и чрезмерная вовлеченность во все события – это один из удобных (хотя и порочных) способов попытаться компенсировать это обстоятельство. Этим частично объясняется бесконечная мелочная опека, поскольку самым легким приемом для слабого руководителя является властное давление на подчиненных (сопровождаемое в критических ситуациях обвинениями подчиненных в некомпетентности, что, якобы, и потребовало столь пристального к ним внимания). Неуверенные руководители противятся тому факту, что, выражаясь терминами индустриальной революции, они не включены в технологическую линию. Они ничего не производят собственноручно, поэтому их деятельность не следует приравнивать к работе непосредственных производителей продукции.

Руководителей не нанимают для того, чтобы они проделывали простую работу, ожидаемую от рабочего или программиста. Вместо этого руководители и управляющие нанимаются для повышения отдачи от всех, кто их окружает. Методы их деятельности отличаются от работы на производственном конвейере. Но поскольку многие руководители – это бывшие программисты, выдвинутые на руководящую должность из производственной сферы, шансы на то, что они лучше справляются с созданием программного кода, чем с руководством и управлением людьми, которые этот код пишут, остаются довольно-таки высокими.

Как и в истории с тренером бейсбольной команды, предполагается, что присутствие руководителя вносит в окружающую среду нечто иное, чем личный вклад другого специалиста. Порой это достигается путем улаживания спорных ситуаций или ограждения команды от политических проблем. В иные моменты это выражается в предоставлении хорошо проработанных высокоуровневых планов или в выискивании мудрых путей обхода неожиданных препятствий. Поскольку такой вид вклада труднее с чем-то соизмерить, многие руководители проектов сражаются с неопределенностью, которая возникает вокруг их роли в общем процессе. Руководителям проще попасть под огонь критики и труднее от него укрыться. Преуспеть и почувствовать удовлетворение от своей работы руководителю команды поможет сочетание убежденности, уверенности в себе и осознание правоты своих действий.