Текст книги "Как навести порядок в финансах компании: Практическое руководство для малого и среднего бизнеса"

Три столпа любого бизнеса. Три финансовых отчета

В любом бизнесе есть активы, обязательства, капитал, доходы, расходы и есть три отчета, в которых эти показатели можно отслеживать.

Мы подробно рассмотрим их далее в главе про управленческую отчетность.

Три финансовых отчета связаны между собой. Поэтому внедрение всех трех отчетов и позволяет говорить о внедрении системы финансово-управленческой отчетности. Системы, в которую уже встроен внутренний контроль.

Любая операция, которая происходила в бизнесе, всегда раскладывается по этим трем отчетам (метод двойной записи – см. ранее). И вы можете увидеть картинку вашего бизнеса: баланс, прибыль за период, отчет о деньгах. Дальше данные из этих отчетов детализируются в операционных и других отчетах.

Баланс отвечает на волнующий любого собственника бизнеса вопрос «где деньги?». В балансе на отчетную дату мы видим среди прочих показателей такие важные цифры, как:

• остаток денег (в активах);

• нераспределенную прибыль (в капитале);

• незавершенное производство (проекты) – в активах;

• задолженность (дебиторская – нам должны и кредиторская – мы должны).

В балансе есть показатель «деньги» в активах, при этом деньги – это остатки на счетах и в кассах. Откуда деньги пришли и куда деньги ушли в течение периода, мы видим в отчете о движении денег.

Компания заработала прибыль. В баланс она попадает как итог в статью «нераспределенная прибыль / непокрытый убыток». А как этот итог сформирован – какие доходы и расходы были у компании за период, – мы видим в отчете о прибыли и убытках.

В балансе есть статья «незавершенные проекты (незавершенное производство)» (у компаний в сфере услуг и производства), остаток по ней формируется следующим образом:

Затраты → Незавершенные проекты → Себестоимость (расходы).

Сначала компания несет затраты, формируя незавершенное производство (проекты). В балансе, когда проект завершен или продукция отгружена, эти затраты списываются в расход, в себестоимость (в отчете о прибылях). Остаток затрат – накопленная, но еще не списанная на расходы сумма.

В балансе мы видим разницу между оплатами и начислениями, то есть задолженность.

Пример

Поставщик работает по предоплате. Мы отправили поставщику бюджет на рекламу 200 000 руб. Движение денег – минус 200 000 руб., мы увидим эту сумму в отчете о движении денежных средств. При этом поставщик израсходовал за месяц 150 000. Мы увидим их как расходы на рекламу за месяц в отчете о прибылях и убытках. 50 000 еще осталось, где мы эту цифру увидим? В авансах, выданных поставщику, в активах.

В случаях с оплатой постфактум примеры следующие.

Компания сделала отгрузку продукции на сумму 100 000 руб., значит, клиент ей должен заплатить (дебиторская задолженность – 100 000 руб.). Когда клиент заплатил, деньги поступили, дебиторская задолженность погашена.

Компания воспользовалась услугами подрядчиков, подрядчики выполнили работы на сумму 70 000 руб. Компания должна оплатить их услуги (кредиторская задолженность – 70 000 руб.), компания оплатила, кредиторская задолженность погашена.

Задолженность бывает денежная и неденежная.

Когда мы должны денег или нам должны денег – это денежная задолженность (кредиторская или дебиторская).

Когда мы получили деньги и должны теперь выполнить обязательства – это тоже задолженность, но не денежная, а «авансы полученные».

Когда мы сделали предоплату, но услуги или товары еще не получили – нам поставщик или подрядчик должен, но не деньгами, а продукцией, товарами или услугами. Это неденежная задолженность, «авансы выданные».

В отчетности и в управлении финансами важно разделять эти виды задолженности.

Два способа учета доходов и расходов – кассовый и начисления

В какой момент (период) признавать в отчетности доходы и расходы? Когда считать, что компания заработала доход и понесла расход? Есть два общепринятых способа.

Пример

Аренда офиса оплачивается в начале квартала авансом за три месяца в сумме 300 000 руб. Выплату осуществили 10 января.

Ошибка многих предпринимателей заключается в том, что они считают свой финансовый результат кассовым методом. Этот метод, по сути, показывает, сколько у вас денег было на начало периода, сколько стало на конец, и не показывает, сколько вы заработали прибыли. Отсюда неочевидность кассовых разрывов и неготовность к ним.

Может сложиться ситуация, когда деньги в кассе на конец месяца есть, причем много, а прибыли за месяц нет (есть убыток). Это значит, что деньги, которые у вас сегодня в кассе, нужно потратить на погашение задолженности по услугам/работам/товарам, которые вы получили от поставщиков в текущем месяце.

Может быть и обратная ситуация: денег нет, а прибыль есть. Это значит, что вы начислили за период доход (например, отгрузили товары, выполнили работы) и контрагенты должны вам оплатить сумму своей задолженности за ваши товары/работы/услуги.

Вывод! Прибыль ≠ Деньги в кассе. Нужно отслеживать оба показателя.

Для анализа показателя «деньги» используется отчет о движении денежных средств, для анализа показателя «финансовый результат» – отчет о прибылях и убытках.

Кассовый метод используют для упрощения учета, в основном для целей налогообложения. Так, например, считают налогооблагаемую базу компании, которые применяют упрощенную систему налогообложения. В том числе поэтому система и называется упрощенной. Все, что поступило на счет, – доход, вы платите процент с этого дохода (если объект налогообложения – доходы) или с разницы «доходы минус расходы» (поступления минус выплаты). Хотя суммы могут быть еще не заработаны (предоплаты от клиентов) и не израсходованы (предоплаты поставщикам).

Метод начисления используют при формировании управленческой и бухгалтерской отчетности.

Любой инвестор, любой банк прописывает во всех требованиях финансовой документации, что отчетность должна быть составлена методом начисления. Только имея такую отчетность, мы можем принимать какие-то управленческие решения. Что это значит? Это значит, что в компании формируется финансовый результат (прибыль или убыток) независимо от того, когда пришли или ушли деньги, а по мере совершения операций, которые приводят к появлению доходов и расходов.

Пример

Компания отгрузила товар (выполнила свои обязательства). Это значит, что выручку и прибыль от этой сделки вы получили, сформировали ее. Например, выручка 150 000, себестоимость 100 000, прибыль 50 000. Задолженность клиента 150 000. Условия расчетов – постоплата. Станет ли впоследствии выручка (доход) деньгами или нет, зависит от того, насколько хорошо вы умеете работать с дебиторской задолженностью. Пока вы ожидаете получения денежных средств – это дебиторская задолженность. Если в какой-то момент вы понимаете, что не получите деньги по сделке, тогда нужно списать дебиторскую задолженность на убытки в составе расходов. Убыток от списания активов составит 150 000 руб. (сумма дебиторской задолженности). То есть ранее вы признали прибыль 50 000, а через несколько месяцев признаете убыток 150 000. Это экономически разные операции. В вашем бизнесе не должна быть нормальной ситуация, когда вам не платят, когда вы прибыль заработали, вы ее сформировали, вы на нее имеете право, но вы ее не получили. Поэтому эти операции разделяют: отдельно формирование прибыли, а отдельно уже списание в убытки активов. Чтобы признать прибыль, не нужно ждать оплаты от клиента. Методом начисления прибыль должна быть признана в тот момент, когда ваша компания выполнила свои обязательства (операция произошла), хотя денег вы, возможно, еще не получили.

План – это план. Факт – это факт

Финансовые показатели бывают плановые и фактические. Фактические показатели (то есть посчитанные исходя из уже свершившихся операций) мы отражаем в управленческом учете и видим в управленческой фактической отчетности. Плановые показатели мы используем при планировании, видим их в финансовых планах и прогнозах, а потом в аналитических отчетах (сравнение плана и факта).

Если операция только планируется, ее еще нельзя отражать в фактических отчетах, это искажает отчетность.

Пример № 1

Предприниматель получил деньги от клиента в декабре. Отгружать товар будет в январе. Предприниматель уверен, что выполнит свои обязательства по отгрузке. Поэтому считает, что деньги, которые поступили в компанию в декабре, уже являются ее доходом. Так думать нельзя. Это планируемый доход, а не фактический. Пришедшие в декабре деньги – это поступившие предоплаты (то есть полученные авансы, обязательства перед клиентом). На складе остается товар, пока его не передали. В январе эти деньги станут доходом, а расходом – стоимость отгруженной продукции.

Ошибка – считать доход в декабре, пока товары на складе и не отгружены. Только в момент отгрузки возникает выручка от продажи, себестоимость реализации и прибыль.

Пример № 2

Компания подписала договор с клиентом, по которому предусмотрена предоплата 100 000 руб. и доплата 200 000 руб. При подписании договора ошибочно полагать, что задолженность клиента составляет 300 000 руб. На самом деле это не так.

При подписании договора клиент еще ничего не должен. Когда предоплата 100 000 руб. поступила на счет компании, компания стала должна клиенту 100 000 руб. Она взяла на себя обязательство отработать эту сумму. Это фактическое обязательство. А оставшиеся 200 000 руб. – это планируемые денежные поступления. Клиент их не должен, пока компания не выполнит свои обязательства.

Прошел месяц. Компания выполнила работу и подписала с клиентом акт выполненных работ на сумму 300 000 руб. (вся сумма по договору). В этот момент в отчетности появляется задолженность клиента (дебиторская задолженность) – сколько клиент должен доплатить. 200 000 руб. – фактическая дебиторская задолженность.

И эти же 200 000 руб. – планируемое поступление денег. Как только деньги придут, они станут фактическим поступлением денег.

Ошибка, если компания сразу включает в состав фактической задолженности клиента 300 000 руб. (всю цену договора). Клиент становится должен, когда вы выполнили работы. Пока вы их не выполнили, это плановый показатель поступления денег и дохода по договору, а фактический показатель – это те деньги, которые вы получили авансом, при этом вы ему должны оказать услуги, и только потом он вам должен их оплатить.

Итоги главы 2

• Финансы компании – это корпоративные финансы. Финансы владельца – это его личные финансы. Нужно планировать их, учитывать и управлять ими раздельно, чтобы понимать результаты деятельности компании. Все взаиморасчеты между владельцами и компанией – это взаиморасчеты двух хозяйствующих субъектов, владелец и компания – это не одно целое.

• Финансы компании – это просто.

• Три базовых отчета: баланс, деньги, прибыль.

• Пять элементов любого бизнеса – активы, обязательства, капитал, доходы, расходы. Деньги – это только один из активов.

• Балансовое равенство (активы = пассивы) и двойная запись.

• Четыре типа хозяйственных операций.

• Два метода учета доходов и расходов (кассовый и начисления).

• Плановые и фактические показатели (плановые – в планах, фактические – в отчетах).

• Правила и практика учета и формирования отчетности существуют уже не одно столетие, и все компании ими успешно пользуются. Не нужно придумывать их заново.

Глава 3
Финансовый факт. Система управленческой отчетности

Управленческая отчетность. Трехуровневая пирамида

Финансовые результаты деятельности компании можно найти в ее бухгалтерской и управленческой отчетности. Управленческая отчетность – это результат управленческого учета (учета операций, которые происходят в компании).

Управленческий учет отличается от бухгалтерского и налогового учета тем, что отражает реальную картину событий, происходящих в бизнесе, и поэтому дает пользователям информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Что значит учитывать операции?

Это значит фиксировать их в регистрах учета и отображать в отчетности. На начальном этапе вы можете фиксировать их в блокноте, в MS Excel, в автоматизированной системе, установить простейшую программу для учета.

Когда в компании внедрен учет, все, что там происходит, фиксируется в цифрах и с необходимой детализацией, которую вы задали. Все. Не выборочно, не по какому-то участку или бизнес-процессу, а все, что происходит в компании.

Управленческая отчетность – это инструмент, который позволяет в любую минуту знать реальное состояние дел в компании, быстро реагировать на изменение ситуации, принимать обоснованные управленческие решения, объективно оценивать свой бизнес.

Информация, содержащаяся в управленческой отчетности, является коммерческой тайной компании.

Под системой финансово-управленческой отчетности мы понимаем отчеты нескольких уровней.

1. Уровень финансовых отчетов – верхний уровень

Отчетность на данном уровне – это три главные финансовые формы, которые показывают финансовое состояние компании.

Управленческий баланс, управленческий отчет о прибыли и убытках, управленческий отчет о движении денежных средств. Это типовые, стандартные формы, которые повсеместно используются компаниями всех масштабов и отраслей для презентации своего финансового состояния и финансовых результатов внешнему миру и для управленческих внутренних целей.

Пользователи отчетности этого уровня: владельцы компании и топ-менеджеры, которые принимают управленческие решения на основе финансовых показателей компании.

Так как формы типовые, берем их за основу, убираем неприменимые строки и показатели, добавляем нужные, отражающие вашу специфику, детализируем под ваш бизнес.

Финансовые отчеты – вишенка на торте вашей системы финансово-управленческой отчетности.

2. Уровень операционных отчетов – второй уровень

Показатели, присутствующие в отчетности на верхнем уровне, на уровне операционных отчетов представлены более детально, и могут быть добавлены статистические, нефинансовые показатели.

Топ-менеджеры могут посмотреть в отчеты второго уровня или не смотреть туда. Но если у владельцев и/или топ-менеджеров есть какие-то вопросы, они должны иметь возможность увидеть, из чего эти показатели сложились.

Пользователи отчетности второго уровня – руководители направлений. Это инструмент для тех руководителей отделов продаж, производства, маркетинга, закупок и др., кто отвечает за свои бизнес-процессы и показатели эффективности этих процессов.

Для отчетов второго уровня регламентированных форм нет.

Операционные отчеты – это отчет по продажам, отчет по производству, отчет по проектам, отчет по сотрудникам и др. Структуру и формат отчетов задает сама компания в зависимости от того, как организованы и выстроены бизнес-процессы, какие показатели ключевые и что хотят видеть лица, ответственные за эти процессы.

Чтобы разработать формы операционных отчетов, мы идем от бизнес-процессов, раскладываем ваш бизнес на цепочки бизнес-процесса.

Бизнес-процесс – последовательность шагов (действий) для выполнения поставленной цели, которые выполняются сотрудниками или автоматизированными системами организации.

Например, поступил входящий звонок в компанию. Кто должен взять трубку? Допустим, менеджер отдела продаж. Что он делает? Консультирует. Следующий шаг какой?

Каждый бизнес-процесс может быть расписан от начала до конца.

На каждом шаге процесса понятно, какие необходимо отслеживать и собирать показатели. Исходя из перечня необходимых для управленческих целей показателей формируется структура соответствующего операционного отчета.

Например, в главных финансовых формах есть показатель «расходы на рекламу» (в отчете о прибылях и убытках), а детально нам интересно посмотреть отчет по рекламе. Вот на втором уровне отчетов мы детально раскладываем расходы на рекламу по бизнес-процессу, в котором они формировались (например, от воронки продаж в разрезе каналов рекламы).

Так, в отчетность верхнего уровня попадает показатель «расходы на рекламу», но, чтобы понять, как этот показатель сформировался (и в дальнейшем управлять этим), нужно посчитать воронку продаж до самого верха, начиная от трафика.

Аналогично любую статью, которая есть у вас в отчетах верхнего уровня, можно дальше детализировать в операционных отчетах, расширив их не только финансовыми, но и статистическими и нефинансовыми показателями (при необходимости).

3. Уровень сквозных аналитических отчетов – третий уровень

В основе отчетов этого уровня – конечная аналитика. Руководителям интересно видеть сквозные результаты и показатели в разрезе аналитики: сотрудник, проект, клиент, поставщик и пр. Сотрудникам тоже интересно видеть свои результаты – и количественные, и качественные.

Отчет руководителя по продажам, отчет отдела продаж можно дальше детализировать до отчета по каждому конкретному сотруднику. Отчет по проектам производства можно детализировать по каждому конкретному проекту. По проектам можно собрать показатели: количество и лояльность клиентов, выручка, затраты, сроки выполнения и т. д.

Сложив все отчеты менеджеров по продажам, мы получим отчет более высокого уровня, по отделу продаж в целом. А из этого отчета мы получим такие показатели, как выручка, себестоимость, прибыль и еще ряд других: расходы на менеджеров и т. д.

Так создается структура системы, где все элементы связаны, отсутствует дублирование и избыточность информации для пользователей конкретного уровня.

Структурность

Отчетность – это система. Система отчетности повторяет организационную схему компании. При иерархической системе вверху находится топ-менеджер, далее линейные руководители, далее линейные сотрудники. У каждого уровня информации свои пользователи, цели, детализация.

Каждая цифра, то есть каждый отчет, который вы внедряете, должен быть встроен в каркас этой системы. Вы задаете эту структуру один раз и далее все нововведения и детализации увязываете с ней.

Достаточность

Отчетность не должна быть избыточной. Хороший отчет – это отчет на одну страницу. Генеральному директору достаточно видеть три главных отчета (баланс, деньги, прибыль), каждый по странице, – этого достаточно для понимания ситуации и управления бизнесом на верхнем уровне.

Ценность

Отчетностью нужно пользоваться. Отчетность в компании должны ждать. Ее должны хотеть увидеть и использовать для выводов, решений. Тогда в ней есть смысл. Иначе – нет.

Достоверность/Правдивость

Отчетность должна быть достоверной во всех существенных аспектах. Когда руководитель говорит, что он не верит цифрам в отчетности, – значит, он не может их использовать, значит, отчетности нет.

Своевременность

Отчетность должна быть своевременной. Можно сколь угодно долго составлять детальный отчет, но какой в нем смысл, если он нужен был «вчера» для принятия решений.

Если у собственника несколько юридических лиц, как это влияет на систему отчетности?

Когда бизнес состоит из нескольких компаний, менеджеру нужно изучать и анализировать сводную консолидированную отчетность по всем компаниям, по группе юридических лиц, поскольку если группа составляется из нескольких юрлиц, то все они создаются под определенные цели.

Вариант 1 – менеджмент смотрит только консолидированную (сводную) отчетность.

Вариант 2 – менеджеры изучают консолидированную отчетность плюс индивидуальную по каждой компании. Это необходимо, когда одна компания – центр прибыли, другая – центр затрат. Одна отвечает за бизнес-процесс, например продажи, другая – за инвестиционный проект.

Пример

Одна компания в группе продала товар другой, в отчетности одной компании это будет продажа, в другой – закупка. А с точки зрения собственника, деньги и товары переместились внутри группы из одной компании в другую, ничего не поменялось.

Если одна компания выдала заем другой компании и в отчетности первой компании это выданный заем, в отчетности второй компании – полученный заем, то в сводной отчетности эти строки взаимозачитываются, так как деньги остались внутри бизнеса.

Важно! Чтобы можно было составить сводную отчетность, в группе должна быть принята одинаковая структура отчетности и единые правила учета операции для всех компаний. Тогда процесс подготовки не составит труда. Иначе на пересчет показателей для приведения их «к одному знаменателю» (единой учетной базе) потребуются дополнительные ресурсы.

Финансовые отчеты и ключевые финансовые показатели

Управленческий баланс

По-другому – отчет о финансовом состоянии либо отчет о финансовом положении, по-английски balance sheet.

Этот отчет – фотография вашего бизнеса, датированная конкретным числом. Составляется на конкретную (отчетную) дату – как правило, на начало или конец месяца. Показывает, какие в компании есть активы, обязательства, чему равен капитал.

Для чего используется баланс?

1. Чтобы ответить на вопрос «где деньги?» (на счетах, в товаре, в задолженности и пр.).

2. Чтобы посмотреть итоги и остатки, узнать, сколько у вас товаров сейчас на складах, сколько составных средств, сколько у вас обязательств и перед кем.

3. Чтобы посчитать важные финансовые коэффициенты, по которым судят о платежеспособности и финансовом состоянии компании: ликвидность, финансовую устойчивость, оборачиваемость и др.

4. Чтобы определить балансовую стоимость бизнеса.

Форма – такая же, как и у бухгалтерского баланса. Но показатели будут отличаться от бухгалтерских и по составу, и по цифрам.

Отчет – это три группы показателей, одинаковые для любого бизнеса: активы, обязательства, капитал. Статьи верхнего уровня внутри этих групп тоже одинаковы во всех бизнесах. Далее при необходимости – детализация и группировка конкретных статей отчетности уже под ваш бизнес.

Все, что происходит в бизнесе, влияет на картинку вашего бизнеса, на ваш баланс. Как вы помните, в бизнесе есть активы и пассивы. Активы – это имущество компании (материальное и нематериальное).

Пассивы – источники, за счет которых сформировались наши активы[6]6
  Для тех, кто увлекается Р. Кийосаки: не путайте с его трактовкой пассивов. – Прим. авт.


[Закрыть], заемные средства (обязательства) или собственные (капитал). Это есть в любом бизнесе, в любом проекте. Активы и пассивы всегда равны.

Капитал – это то, что остается в бизнесе, если из всех активов вычесть все обязательства. По капиталу вы можете определить балансовую стоимость бизнеса. Капитал – это текущее фактическое состояние вашего бизнеса.

Что нужно знать/помнить руководителю про баланс

1. В любом бизнесе есть баланс.

2. Балансовое равенство: активы = пассивы. Всегда.

3. В активах должно быть отображено то, что принадлежит компании, в обязательствах – то, что должна компания.

4. Хороший баланс:

растет валюта баланса (сумма активов);

оборотные (краткосрочные) активы превышают необоротные (долгосрочные);

собственный капитал больше заемного;

темпы прироста дебиторской задолженности и кредиторской задолженности примерно одинаковы, или кредиторская растет немного быстрее.

У вас в компании формируется управленческий баланс (да/нет)?

Для чего руководителю нужен управленческий баланс (как вы поняли)?

Задача финансистам: составить управленческий баланс на выбранную дату и формировать его далее.

Как составить управленческий баланс, если раньше вы его не составляли.

• Вариант 1. Восстановить учет с момента основания компании. Разнести все операции по статьям баланса. Получить отчет на текущую дату.

• Вариант 2. Выбрать дату (начало месяца или квартала). Сделать инвентаризацию – срез, зафиксировать все показатели.

В дальнейшем в учете должна фиксироваться каждая операция, которую совершает компания. Тогда на каждую следующую отчетную дату вы будете иметь актуальные показатели финансового состояния и наблюдать их в динамике.