Текст книги "Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть"

Расписание защищает от хаоса и прихоти.

Энни Диллард (р. 1945), лауреат Пулитцеровской премии по документальной литературе 1975 года

Если прежде вы никогда не пользовались услугами полиграфических предприятий, цена и затраты времени на пусконаладочные работы вас изумят.

Допустим, что печать полноцветных логотипов на 20 футболках будет стоить 310 долларов и на выполнение заказа потребуется неделя. Какими будут затраты времени и денег на печать трех точно таких же футболок?

310 долларов и одна неделя.

Как такое может быть? Очень просто: затраты на приладку печатной машины не меняются. Ей требуется то же самое количество материалов для подготовки печатной формы (150 долларов) и столько же усилий человека, который ее обслуживает (100 долларов). Как ни крути, процесс приладки сократить не получится. Таким образом, на эту работу, пусть и незначительную, требуется выделить столько же времени, сколько и на любую другую, т. е. отвести на выполнение заказа неделю. Неэкономичный тираж съедает оставшуюся часть суммы: 3 доллара за штуку при печати 20 футболок = 20 долларов за штуку при изготовлении трех футболок.

Следовательно, чтобы сэкономить деньги и время, следует дождаться более крупного заказа: этот подход называется группировкой, серийным производством или пакетированием. Группировка – еще один способ решить проблему отвлекающих, но необходимых потребителей времени, мелких повторяющихся задач, которые отнимают время от выполнения наиболее важных дел.

Если проверять почту и выписывать счета на оплату пять раз в неделю, каждая выписка счета займет у вас 30 минут, всего вы ответите на 20 писем. Если же выполнять ту же задачу раз в неделю, она отнимет всего 60 минут, вы ответите на 20 писем, в два захода по полчаса. Люди выбирают первый подход из страха перед экстренными ситуациями. Но, во-первых, экстренные ситуации случаются редко. А во-вторых, при наличии системы срочного оповещения вы вряд ли пропустите крайний срок, следовательно, обойдетесь малой кровью.

Затраты времени на подготовку неизбежны для всех задач, какими бы масштабными или мелкими они ни были. Зачастую эти затраты оказываются одинаковыми и для одной, и для сотни единиц продукции. При этом психологическое «переключение передачи», необходимое для возвращения к основной задаче, выполнить которую вам помешали, может отнять до 45 минут. Такие прерывания и помехи отнимают более четверти каждого рабочего дня продолжительностью с девяти до пяти (28 %)[20]20
  The Cost of Not Paying Attention: How Interruptions Impact Knowledge Worker Productivity, Jonathan B. Spira, Joshua B. Feintuch, Basex, 2005.


[Закрыть].

Это справедливо для всех повторяющихся задач, именно по этой причине мы уже решили проверять почту и голосовые сообщения дважды в день, в заранее выбранное время (в промежутки между которым сообщения накапливаются).

Последние три года я проверяю почту не чаще раза в неделю, а иногда не заглядываю в ящик по четыре недели кряду. И ничего непоправимого не случилось, устранение проблем обошлось дешевле, чем в 300 долларов. Такая группировка задач сэкономила мне сотни часов лишнего труда. А сколько стоит ваше время?

Рассмотрим гипотетический пример:

1) 20 долларов в час – столько вам платят или во столько вы оцениваете свой труд. Так обстоит дело, к примеру, если в год вы зарабатываете 40 тыс. долларов и отдыхаете две недели: 40 000: 2000 (40 часов в неделю × 50) = 20 долларов в час. Оцените свой часовой доход, отбросив последние три нуля цифры, которой выражается ваш годовой доход, и разделите остаток пополам (например, при 50 000 в год – 25 долларов в час);

2) подсчитаем, сколько времени вы сэкономите, сгруппировав подобные задачи и выполняя их в несколько заходов, а затем определим, сколько вы заработаете, умножив количество отработанных часов на почасовой тариф (в данном случае – 20 долларов):

раз в неделю – 10 часов = 200 долларов;

раз в две недели – 20 часов = 400 долларов;

раз в месяц – 40 часов = 800 долларов;

3) проанализируем частоту группировки, приведенную выше, и определим, какие затраты понадобятся на устранение проблем, возникших за этот период. Если затраты не превышают приведенные выше суммы, выполнять сгруппированные задачи можно еще реже.

Например: если я проверяю почту раз в неделю и в среднем теряю в неделю две сделки, лишаясь 80 долларов прибыли, я буду продолжать проверять почту раз в неделю – потому что если вычесть из 200 долларов (за 10 часов) 80 долларов прибыли, все равно остается 120 долларов. Не говоря уже о том, что у меня высвобождается время на выполнение других, более важных задач. Если подсчитать финансовую и эмоциональную выгоду от выполнения всего одной важной задачи (например, «окучивания» крупного клиента или завершения путешествия, меняющего всю жизнь), ценность группировки значительно превысит почасовую экономию.

Если устранение проблем обходится дороже и превышает сэкономленную сумму, следует вернуться к предыдущей частоте группировки. В этом случае я стал бы проверять почту не один, а два раза в неделю (но не ежедневно) и попытался построить работу так, чтобы опять проверять ее только один раз. Незачем брать усердием там, где можно взять умом. Когда я понял, как редко возникают по-настоящему серьезные ситуации, я принялся группировать и личные, и деловые задачи. В 2007 году у меня были сгруппированы следующие дела: проверка электронной почты (по понедельникам, в 10:00), телефонные звонки (полностью исключены), стирка (раз в две недели, по воскресеньям, в 22:00), работа с кредитками и счетами (почти со всех платежи снимают автоматически, но я все-таки подвожу баланс раз в неделю, по понедельникам, после проверки почты), силовые тренировки (раз в четыре дня по 30 минут) и т. д.

Основная цель – наделить сотрудников полномочиями, обеспечить их всех информацией о происходящем, чтобы они с легкостью могли побить свои прошлые достижения.

Билл Гейтс (р. 1955), основатель компании Microsoft, самый богатый человек в мире

Нехватка полномочий налицо, когда нет возможности завершить задачу, не имея предварительного разрешения или из-за отсутствия полного доступа к информации. Она возникает в результате оперативного управления, которое осуществляете вы сами или в которое вы оказываетесь вовлеченным. В любом случае проблема отнимает ваше время.

Цель работника – получить полный доступ к необходимой информации и право принимать решения по максимально широкому спектру вопросов. Цель предпринимателя – предоставить наемным работникам или подрядчикам максимум информации и полномочий, необходимых для принятия решений.

Служба поддержки клиентов нередко сталкивается с проблемой нехватки полномочий. Пример из истории компании BrainQUICKEN показывает, насколько легко могут решаться даже самые серьезные проблемы.

В 2002 году я нанял специалистов со стороны отслеживать выполнение заказов и возврат товара, но вопросы, связанные с производством, по-прежнему решал сам. И что же? Я получал более 200 писем в день, с девяти до пяти отвечал на них, не отрываясь от компьютера, а объем продаж вырос всего на 10 % в неделю! Пришлось отказаться от дополнительной рекламы и ограничить поставки: даже незначительное увеличение объемов работы с клиентами стало бы для меня последней каплей. Такая модель не подлежала наращиванию. Запомните это слово, оно нам еще пригодится. Наращивание оказалось невозможным потому, что в процессе обмена информацией и принятия решений нашлось одно узкое место – я.

В чем загвоздка? Основная масса писем, которые падали ко мне в ящик, не относилась к производству: просто служба работы с клиентами спрашивала разрешения на различные действия:

«Клиент пишет, что товар ему не привезли. Что нам делать?»

«У клиента проблемы с таможней. Можно ли переслать ему товар на американский адрес?»

«Чтобы обставить конкурентов, клиент хочет получить товар через два дня. Можем ли мы организовать срочную доставку и, если да, сколько за нее просить?»

И так без конца. Ситуаций было так много и они оказались настолько разнообразными, что писать инструкцию по каждой было бы нелепо, к тому же у меня не хватило бы времени и опыта.

К счастью, нехватку опыта быстро компенсировали нанятые мной специалисты по работе с клиентами. Я разослал им всем единственное письмо, и мощный поток из 200 писем в день мгновенно превратился в ручеек из 20 писем в неделю.

«Всем привет!

Сообщаю о введении новой приоритетной политики.

Клиент должен остаться доволен. Если устранение проблемы обходится дешевле 100 долларов, проанализируйте ситауцию и устраните ее самостоятельно.

Это официальное письменное разрешение. Отныне всем операторам службы по работе с клиентами предписывается решать все проблемы стоимостью менее 100 долларов самостоятельно, не обращаясь ко мне. Я для вас уже не заказчик: мои клиенты – ваши клиенты. Не спрашивайте у меня разрешений. Поступайте так, как сочтете нужным, коррективы будем вносить по ходу дела.

Благодарю за внимание,

Тим»

При ближайшем рассмотрении выяснилось, что более 90 % всех проблем, приводивших к отправлению писем, решались с затратами, не превышающими 20 долларов. В течение четырех недель я регулярно проверял, как операторы справляются с процессом независимого принятия решений, затем перешел на ежемесячные проверки и, наконец, на ежеквартальные.

Удивительно, как быстро вырастает IQ у людей, стоит возложить на них ответственность и заявить, что ты им доверяешь. Первый же месяц такой работы обошелся бы мне на 200 долларов дороже, если бы я по-прежнему занимался текучкой сам. Но я рискнул и сэкономил более 100 часов личного времени за один месяц, клиентов начали обслуживать быстрее, возврат товара не превышал 3 % (в среднем по отрасли – 10–15 %), нанятые мной специалисты не донимали меня вопросами. Все это привело к быстрому росту моего бизнеса, увеличению размеров прибыли и всеобщему удовлетворению.

Люди сообразительнее, чем кажется на первый взгляд. Дайте им шанс показать себя.

Если вы наемный работник, каждый шаг которого жестко контролируют, поговорите с боссом по душам и объясните, что хотите работать продуктивнее и не отвлекать его по пустякам. «Не хочется постоянно отрывать вас от работы, я же знаю, у вас есть дела поважнее моих. Я тут почитал кое-что и подумал, что мог бы повысить производительность. У вас не найдется свободной минуты?»

Перед этим разговором разработайте ряд правил, как в предыдущем примере, чтобы работать автономно и реже обращаться к начальству за разрешениями. Пусть на первых порах босс оценивает результаты ваших решений раз в день или раз в неделю. Предложите неделю испытательного срока и закончите объяснения фразой: «Я не прочь попробовать. Может, введем новые порядки хотя бы на неделю?» Или моей любимой фразой: «По-моему, разумно. А вы как думаете?» После таких слов мало кто решится назвать ваше предложение чушью.

Постарайтесь осознать, что начальник – это контролер, а не надсмотрщик за рабами. Приобретите репутацию человека, который неуклонно стремится к улучшениям и ставит под сомнение правильность устоявшихся порядков, и люди перестанут отмахиваться от ваших предложений, особенно если они обещают рост производительности труда.

Если вы дотошный до мелочей предприниматель, поймите одно: даже если вы умеете делать что-либо лучше всех в мире, это еще не значит, что все подобные дела вы обязаны брать на себя. Дайте подчиненным полномочия и возможность работать, не отвлекая вас.

Мораль такова: мы получаем только те права, которые отстаиваем.

Пусть ваши права приносят вам пользу – ограничьте расход своего времени, заставьте окружающих точнее формулировать запросы и не отнимать у вас время попусту, научитесь группировать простые задачи так, чтобы не отвлекаться от наиболее важных. Никому не позволяйте препятствовать вашей работе. Научитесь сосредоточиваться на главном, и вы найдете свой стиль жизни.

Мораль такова: мы получаем только те права, которые отстаиваем.

В следующем разделе, «Автоматизация», мы поговорим о том, как НБ делают деньги, не прибегая к оперативному управлению, и устраняют самое значительное из оставшихся препятствий – самих себя.

Все думают, что быть незаурядным талантом весело.

Они просто не знают, как трудно уживаться в одном мире с кретинами.

Калвин, герой комиксов «Калвин и Хоббс»

Винить кретинов за то, что они вам мешают, – все равно что винить клоунов за то, что они пугают детей (что они могут поделать?). Такова их натура. Что греха таить, я сам порой создавал (а если говорить начистоту – и до сих пор создаю) препятствия словно из воздуха. Если у нас с вами есть что-то общее, значит, мы оба время от времени ведем себя как кретины. Научитесь распознавать холостой ход и не допускать его.

Сделать это очень просто, достаточно установить ряд правил и следовать им. Ваша задача – не позволить себе распыляться на мелочи и футболить всех, кто попытается отвлечь вас от главного.

Эта глава отличается от предыдущих детальной пошаговой инструкцией, проиллюстрированной примерами. Таким образом, раздел «Вопросы и задания» будет не тренировкой, а подведением итогов. Подробности решают все: перечитайте главу целиком, чтобы не упустить ни одной детали.

Краткое содержание этой главы.

1. Создайте систему заслонов, ограничивающих вашу доступность по телефону и электронной почте, старайтесь избегать лишних контактов.

Обратитесь к примерам автоответов на электронные письма и звонки, изучите различные методы уклонения. Приучите себя начинать разговор не со слов «как дела?», а «чем могу помочь?». Говорите по существу, решительно отсекайте все лирические отступления. Сосредоточьте внимание на немедленных действиях, выработайте тактику пресечения любых попыток отвлечь вас от работы.

По возможности избегайте встреч и собраний:

• заменяйте встречи перепиской по электронной почте с целью решения проблем;

• научитесь убеждать (например, взяв на вооружение метод «питомец на пробу»).

Если собрание или встреча неизбежны, помните следующие правила:

• являться на них следует с четким списком задач;

• планировать время конца или уходить раньше окончания собрания.

2. Группируйте дела, чтобы сократить затраты на подготовку и высвободить время на достижение своих заветных мечтаний.

Какие дела можно упорядочить методом группировки? Иными словами, выполнение каких задач (поход в прачечную, магазин, проверка почты, выписка счетов, подготовка отчетов по продажам и т. д.) можно вписать в конкретное время – ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно, чтобы не раскачиваться на качелях бесконечно.

3. Введите или предложите ввести правила, расширяющие полномочия, и рекомендации с периодической проверкой результатов.

Избавьтесь от узких мест в процессе принятия решений, где цена ошибки будет ничтожно мала. Если вы наемный работник, поверьте в себя и потребуйте большей степени независимости. Составьте список практических «правил», предложите их боссу, удивите его импровизированной презентацией. Не забывайте про метод «питомец на пробу»; объясните, что от недельного эксперимента вреда не будет.

Если вы предприниматель или руководитель, дайте подчиненным шанс проявить себя. Вероятность необратимых или разорительных последствий минимальна, а экономия времени гарантирована. Помните: истинная величина выгоды зависит только от того, как вы ее используете. А для этого вам потребуется время.

Устранение отвлекающей бумажной работы, общее хранилище

Evernote (www.evernote.com)

Вероятно, это наиболее впечатляющий инструмент из всех найденных за последний год – с ним меня познакомил один из самых продуктивных технологов мира. Evernote устранил из моей жизни более 90 % бумаг, избавил меня от необходимости создавать в браузерах уйму закладок, которые бесконечно отвлекали меня. Этот инструмент способен избавить от хлама весь ваш офис за один – три часа.

С Evernote вы легко сможете собирать информацию из любых источников, пользуясь теми средствами, которые есть под рукой, и держать ее в организованном виде (читай: без труда находить то, что нужно), откуда бы она ни поступала. Я пользуюсь этим инструментом, чтобы:

• фотографировать все, что мне может понадобиться вспомнить или найти позднее: визитные карточки, рукописные записки, винные этикетки, счета, записи на доске в процессе совещаний и многое другое. Evernote распознает текст на всех этих снимках автоматически, поэтому можно проводить по нему поиск (!) с iPhone, ноутбука, из Сети. Всего один пример: я могу сохранить и найти информацию с любой визитки за считаные секунды (часто я сохраняю ее с помощью встроенной в Mac камеры iSight) – вместо того чтобы часами вносить ее в списки контактов или рыться в почтовой программе, если вдруг потеряю номер телефона. Уму непостижимо, сколько времени это экономит;

• сканировать все документы, статьи в прессе и пр., что в противном случае осело бы в папках компьютера или на моем столе. Я пользуюсь мини-сканером Mac Fujitsu ScanSnap (http://bit.ly/scansnapmac), лучшим, какой только смог найти: он сканирует все, что понадобится, непосредственно в Evernote за секунды, по нажатию одной кнопки;

• делать снимки сайтов, сохранять текст и ссылки, чтобы затем читать их вне сети, во время поездок или дальнейших исследований. Избавьтесь от беспорядочных меток, списков избранного, открытых закладок.

Заслон от нежелательных звонков

GrandCentral (www.grandcentral.com) и YouMail (www.youmail.com)

В мире, где наш физический адрес меняется чаще, чем номер мобильника (и адрес электронной почты), общеизвестность этого номера или его попадание в недобрые руки равносильны катастрофе. Зайдите на сайт GrandCentral и получите номер с выбранным вами кодом района – с него звонки будут перенаправляться на ваш телефон или телефоны. Теперь я даю номер, полученный на сайте GrandCentral, всем, кроме родных и близких друзей. Вот лишь некоторые преимущества этого решения:

• занесите любой входящий номер в список нежелательных, и звонящий будет слышать «номер не обслуживается» при попытке дозвониться вам;

• настройте голосовую почту специально для некоторых звонящих (супруга, босса, коллеги, клиента и т. п.), прослушивайте сообщения при записи, чтобы «снять трубку», если сообщение стоит прервать. Можно также записывать разговоры;

• пользуйтесь кодами других районов, чтобы помешать частным лицам и компаниям находить ваши адреса и пользоваться ими в корыстных целях;

• введите запрет на звонки в определенные часы, в это время звонки будут направляться прямо на голосовую почту;

• предусмотрите пересылку голосовых сообщений на свой мобильник в виде sms (текстовых сообщений).

Другая служба, YouMail, записывает голосовые сообщения и отправляет их на ваш телефон в виде текстовых сообщений. Вам звонят, а вы застряли на затяжном совещании? Не беда: отвечайте на голосовые сообщения эсэмэсками во время совещания, чтобы после него не тратить времени на ответные звонки.

Быстрое достижение договоренности – без утомительной переписки

Мало что отнимает столько времени, как достижение договоренностей в электронной переписке. Участник А: «Может, во вторник, в 15:00?» Участник Б: «Я смогу». Участник В: «У меня совещание. Может, лучше в четверг?» Участник Г: «У меня телефонная конференция. Может, лучше в 10:00 в пятницу?» Следующие инструменты помогут достигать договоренностей без лишнего труда и не тратить на них больше времени, чем на работу.

Doodle (www.doddle.com)

Это лучший инструмент из всех, какие я видел: с его помощью можно согласовывать действия сразу со множеством людей, не вступая в избыточную переписку по электронной почте. Создайте опрос по предложенным вариантам за 30 секунд, а затем отправьте ссылку всем приглашенным. Через несколько часов вы будете знать самое удобное для всех заинтересованных сторон время.

TimeDriver (www.timedriver.com)

Помогите коллегам и клиентам планировать свое время в зависимости от вашей доступности, о которой можно узнать благодаря взаимодействию с Outlook или Google Calendar. Дополняйте электронные письма кнопкой «запланировать сейчас» (schedule now), и вам больше не придется никому объяснять, когда вы сможете позвонить или прийти на встречу. Пусть люди сами видят, когда у вас есть время, и делают выбор.

Выбор наилучшего времени для группировки почты

Xobni (www.xobni.com/special)

Xobni – inbox наоборот – бесплатная программа, аналог стероидных добавок для Outlook. Она предлагает много функций, но к данной главе в первую очередь относится ее возможность выявлять «горячие точки», или периоды времени, когда письма от ваших самых важных корреспондентов приходят скопом, с наибольшей частотой. Эти «горячие точки» – периоды группировки, позволяющие удовлетворять ожидания важных корреспондентов (клиентов, начальства и т. п.) даже в режиме проверки почты всего три раза в день. Кроме того, программа автоматически заполняет список контактов, собирая телефонные номера, адреса и проч. из отдельных писем, содержащихся в ящике.

Электронная переписка без провалов в «черную дыру» почты

Не приближайтесь к «черной дыре» электронной почты в неурочные часы, даже если боитесь что-то забыть. Пользуйтесь следующими услугами, а основное внимание уделяйте завершению важного проекта или просто воскресному отдыху.

Jott (www.jott.com)

Записывайте мысли, создавайте списки дел и готовьте напоминания для бесплатных телефонных звонков. Эта служба запишет ваше сообщение (на 15–20 секунд) и перешлет его по электронной почте кому угодно, в том числе и вам, или на ваш календарь в Google для автоматического внесения в расписание. Jott также позволяет оставлять ссылки на голосовые сообщения в Twitter (www.twitter.com), Facebook (www.facebook.com) и на других сайтах, личное посещение которых способно отнять у вас несколько часов.

Copytalk (www.copytalk.com)

Продиктуйте любое сообщение продолжительностью не более

4 минут, и в течение нескольких часов вы получите его запись по электронной почте. Прекрасный инструмент для «мозгового штурма», его точность поразительна.

Интернет под запретом

Freedom (http://www.ibiblio.org/fred/freedom/)

Freedom – бесплатное приложение, отключающее работу компьютера Apple в Сети на 1–480 минут (до 8 часов) за один раз. Freedom освободит вас от отвлекающих моментов Интернета и поможет сосредоточиться на выполнении работы.

Freedom – это вынужденная свобода, отключить приложение до истечения указанного времени можно только методом перезагрузки компьютера. Неудобства, связанные с перезагрузкой, означают, что вы вряд ли смошенничаете, зато будете работать продуктивнее. Поэкспериментируйте с этим программным обеспечением, поначалу включая его ненадолго (на 30–60 минут).