Текст книги "Развитие бизнеса: первые три года работы"

ГЛАВА 3
Усложнение и увеличение информации. Ее обработка, распределение, анализ и хранение

В работе над этой главой мной во многом использовалась информация из работы «Обзор ERP-систем», составленной в Институте инноватики Санкт-Петербургского государственного политехнического университета Синельниковым А. Н. под руководством д. т. н., профессора Колосовой О. В. в 2007 г., за что им большое спасибо.

Как только вы начнете свою деятельность, количество информации и различных бумаг будет расти лавинообразно. Сразу появятся протоколы собраний, учредительные документы, информационные письма. Будут добавляться образцы договоров и сами договоры, приказы и еще много разных бумажек. Частично распределение, систематизация и хранение документов были рассмотрены в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика» в главе «Документооборот». Там дано деление документации на входящую и исходящую, распределение по типам. В целом можно отталкиваться от этой системы, она доказала свою жизнеспособность и выполнимость. Но сейчас речь пойдет не только об этом. Самое главное, что в организации необходимо с самого начала прививать персоналу (а иногда и себе) культуру работы с информацией. Необходимо, чтобы люди начали воспринимать слово «информация» не просто как запись на листочке, а как гораздо более емкое понятие. Это жизненно необходимо, учитывая, что количество информации вокруг нас будет только увеличиваться.

Начну с простейшего – с листочков. У многих людей есть привычка писать на листочках, причем на первых попавшихся. Боритесь нещадно. Никаких листочков на рабочем месте быть не должно. Точнее, никакие записи на листочках недопустимы. Не знаю как вы, а мне хватило пары раз, когда я терял этот маленький листок и попадал в крайне неприятные ситуации. После этого я искоренил подобного рода практику навсегда.

Технология работы следующая: все записи делаются в какой-либо тетради. Только после этого информация может быть перенесена на листок и передана другому лицу. Только так. У вас никогда не бывало, что вы, не найдя полученный клочок бумаги, перезванивали коллеге и просили: «Я там листок твой потерял, напиши снова»? А в ответ слышали, что все, все было на этом листочке и нигде больше не записано. Да и у вас, наверное, так переспрашивали. Так вот, все записи сначала делаются в тетрадь и лишь потом переносятся в другое место. Если понадобится, найти можно все. День начинается с записи даты: ее лучше делать цветной ручкой одного и того же цвета. Тогда легче искать записи в тетради, меньше путаницы в выделениях маркером или другой цветной ручкой. По окончании тетради она проверяется от корки до корки, все необходимое выписывается в новую тетрадь (у меня необходимое обычно занимает 2–3 листа), а старая или уничтожается, или хранится еще какое-либо время. Квартала два, больше нет смысла.

Почему тетрадь, а не ежедневник? У них разное предназначение. Ежедневник служит для планирования дел и анализа их выполнения, в тетрадь же заносится все подряд. Телефонные звонки, значимые и незначимые, различные номера и просьбы, фамилии и названия. Все подряд. При необходимости запись переносится в ежедневник.

Встречался мне другой вариант работы – с листочками. Один мой сотрудник все писал на листочках, и далее он их подкалывал на вертикальное шило. Кто помнит, такие стояли у контролеров в различных учреждениях. Отдаешь, к примеру, пропуск, а он его накалывает. Листочки у этого сотрудника не терялись. В конце дня он их перебирал, лишнее уничтожал. Тоже вариант работы, но мне не нравится. Проблема для меня состоит в том, что не всегда возможно определить, какая именно информация может понадобиться спустя неделю или месяц. Иной раз приходится искать запись полугодовой давности. Убедить сотрудника, что с тетрадью работать правильнее, мне не удалось, пришлось просто приказать. Как видите, возможны различные схемы, но есть лишь один правильный вариант, все остальное – искажение и провокации. Боритесь нещадно.

О листочках хватит, они лишь малая часть проблемы работы с информацией. В культуру работы с информацией входит и обращение с документами. Все документы должны сразу подшиваться в нужную папку. Причем лучше всего прописать инструкцией по всей организации, где какие оригиналы хранятся, куда какие документы сдаются. Получили договор на оплату – куда его девать? А что делать, если кому-то нужна копия? Что делать с паспортами на продукцию и сертификатами? Как отслеживается оплата по договорам или выставленным счетам? На эти вопросы должен быть ответ.

Особое внимание следует уделить электронным системам организации документооборота. При этом, с моей точки зрения, данные бухгалтерской программы также входят в электронный документооборот. Нежелательно разделять информацию на базу данных бухгалтерии и базу данных по покупателям (клиентам). С этой точки зрения гораздо удобнее и правильнее организованы электронные системы, использующие единую базу данных для всех блоков, принятых в организации.

Прежде чем перейти к описанию блоков, нужно небольшое пояснение. Под отгрузками в вашем бизнесе мы подразумеваем отгрузки не только товаров, но также и услуг. То есть, если вы оказываете какие-либо услуги, и мы говорим, что вы произвели отгрузку, – это значит, что услуга вами оказана. При этом деньги за нее еще могли и не поступить (отсрочка платежа). Кроме этого, различают товары и материалы. Товары – то, что покупается либо производится на продажу, материалы – то, что куплено для собственного использования либо для переработки. Производство – процессы, происходящие в вашей организации и связанные с основной деятельностью предприятия. Производство есть везде. В промышленной сфере производят что-либо вещественное, в торговле и сфере услуг – нематериальное – услуги. Чаще всего под производством рассматривают только материальную сферу, но в данной работе мы будем трактовать это понятие несколько шире.

Переходим к информационным блокам. Чаще всего основные информационные блоки в организации следующие:

• Данные на клиентов – включают в себя контактную информацию, характеристику клиента по утвержденным в вашей организации (сфере деятельности) параметрам, результаты контактов, последующие действия (бездействия). При этом сами клиенты ранжируются по потенциалу, размеру, виду деятельности, ну и еще как-нибудь.

• Данные на покупателей. Покупатели – это те же самые клиенты, только совершившие покупку. Ко всей перечисленной ранее информации добавляются еще и данные на отгрузки (оказанные услуги), сделанные заявки. Информация этого блока значительно пересекается с блоком бухгалтерии и маркетинга. Здесь продавцы и маркетологи получают данные для анализа по запросам и отгрузками, а бухгалтерия проводит необходимые действия с документами. Все при деле.

• Документооборот. Здесь представлены различные договоры с контрагентами. В них входят договоры на то, что вы покупаете для собственных нужд, на перепродажу, переработку, договоры на оказание вам различных услуг, работ, договоры на ваши отгрузки, оказываемые вами услуги и выполняемые работы и пр. Часть данных документов относится к покупателям, часть к поставщикам, остальное – документы на различные услуги, товары и материалы. Сюда же входят реестры писем исходящих и входящих, доверенностей, приказов, акты выполненных работ, отгрузок. Здесь же могут находиться ценники (прайс-листы).

• Складской блок. В нем отражается движение товаров и материалов. Обычно здесь же находятся справочники по товарам. Если вы не являетесь торгующей организацией и специализируетесь на оказании услуг, например, юридических, то данный блок будет в столь малом, усеченном виде, что им можно пренебречь. НО! Очень многим организациям, оказывающим услуги, такой блок жизненно необходим. Например, клининг (уборки). Для них в этом блоке есть вся информация по расходным материалам (тряпки, губки, скребки, растворы и пр.). Расход материалов у них очень интенсивный, денег уходит много, все данные по приходам и расходам необходимо вводить в программу – тогда можно контролировать затраты и производить анализ по использованию и долговечности.

• Данные на сотрудников вашей организации. Этот блок обычно называют «Кадры». Здесь анкетная информация на сотрудника, расчеты отпусков, трудовые договоры, назначения.

• Бухгалтерская информация. Здесь есть и пересекающаяся с другими блоками информация, входящая в первичные документы – данные на приходы и отгрузки, информация об отработанных сотрудниками днях для расчета зарплаты (отпускных, декретных, больничных), хозяйственные договоры и договоры подряда, счета на предоплату. Здесь же находится информация о клиентах (покупателях), но в несколько ином виде, чем в первом разделе – только реквизиты заказчика, включающие в себя наименование, адрес, банковские реквизиты, ИНН, ОКВЭД, ФИО директора и главного бухгалтера, контактный телефон. Остальное для бухгалтеров – информационный мусор. Перечисленные данные и документы не относятся исключительно к бухгалтерии либо не обязательно возникают в бухгалтерии. В том числе и относящиеся к типовым операциям документы: счета на предоплату, накладные, счета-фактуры. Их могут оформлять сотрудники (продавцы) на отпуске товара. А вот кассовые ордера, платежные поручения (платежки) – уже прерогатива бухгалтеров. Кроме этого, есть сугубо специфические документы и формы, которые остальным сотрудниками не нужны. Сюда попадут всевозможные оборотные ведомости, акты сверок, главная книга, книга покупок и книга продаж, журнал хозяйственных операций, балансы.

• Управление производством. Сюда входит планирование производственных процессов, движение материалов и товаров в производстве, задания на производство, учет рабочего времени в производственных процессах, планирование и закупки материалов для производства.

• Управление финансами. Это финансовый и часто еще и управленческий учет (управление себестоимостью).

Могут быть еще блоки – бюджетирование, управление проектами, основные фонды, маркетинг и менеджмент и пр. Часть этих блоков может быть объединена, разукрупнена, есть варианты. Но вышеперечисленные – наиболее крупные и, на мой взгляд, наиболее употребимые.

С точки зрения коммерческой организации в первую очередь вам необходимо хранить данные на всех контрагентов. К ним относятся покупатели вашей продукции, потенциальные клиенты, поставщики товаров и услуг, различные отработанные контакты, государственные органы. Среди потенциальных клиентов есть те, кто уже готов купить вашу продукцию (услугу), кто раздумывает, кто может оказаться в числе потенциальных покупателей, и те, кто никогда к вам не обратится, ну или вероятность их обращения крайне мала. Кроме того, есть данные на конкурентов, какая-либо аналитика, данные на государственные органы и должностные либо физические лица, косвенно влияющие на вашу деятельность. Например, информация о профильных управлениях администраций городов, областей, руководителях ассоциаций и пр. Все это необходимо хранить и систематизировать. У вас должны быть полные данные, требуемые для восстановления истории по контрагенту, необходимые ссылки, фамилии и телефоны. При таком изобилии надо выработать хорошую систему систематизации и хранения бумажных образцов и внедрить электронную базу данных. С электронными системами все достаточно неоднозначно и сложно. С одной стороны, есть достаточно большой выбор систем, с другой – обычно все заканчивается внедрением 1С в «кусочном» варианте. Вообще-то 1С далеко не самая лучшая программа, но иногда ей нет альтернативы, а бóльшая часть людей не желает кропотливо разбираться в имеющихся программных продуктах. Когда это происходит в малых удаленных от центра городах, поселках, деревнях, я такой подход понимаю и даже одобряю. По внедрению и обслуживанию альтернативы нет. Но в крупных центрах вслед за всеми бездумно внедрять 1С – проявление лени и слабости. Слабости, потому что бухгалтеры чаще всего знакомы с 1С и сопротивляются переменам. В результате руководитель идет у них на поводу. Лени – ну здесь без комментариев. Краткий обзор параметров выбора электронных систем был дан в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика» в главе 11 «Выбор программного обеспечения». В небольшой организации с небольшим документооборотом можно обойтись бумажными носителями.

Рассмотрим пример движения документов:

1. Допустим, подписан договор поставки. В нем отражены условия поставки, ассортимент, цены, дата, суммы, штрафные санкции (еще раз напоминаю, что услуги мы тоже включаем в понятие «поставки» и «отгрузки»). Есть оригинал договора.

2. Предположим, что по вашей схеме движения документов оригинал договора должен находиться в папке «Договоры выставляемые (исходящие, выполняемые, на услуги, как хотите называйте)», и хранится она у бухгалтера.

3. При этом договор должен быть зарегистрирован в каком-либо реестре как подписанный.

4. Все лица, имеющие отношение к договору (не все подряд, а именно эти), должны знать, где этот реестр находится, и иметь к нему доступ. К примеру, он может храниться прямо в папке «Договоры» или у ответственного исполнителя, бухгалтера, секретаря, у вас. Решайте сами в зависимости от размеров организации и вашей логики документооборота.

5. Далее по этому договору должны быть получены деньги и произведена отгрузка, либо должна быть выполнена отгрузка, а после, в оговоренный срок, поступят деньги. Это тоже должно где-то отражаться.

6. При этом непосредственному исполнителю по договору необходим дубликат договора для контроля ситуации. Вы должны быть уверены, что он точно получит копию договора и информацию о поступлении денег, а бухгалтер – сведения об осуществлении отгрузки по договору.

7. Когда все по договору выполнено – отгрузка полностью проведена, деньги получены, решены спорные вопросы, – договор считается закрытым. Об этом делается еще одна пометка в реестре, чтобы не отвлекаться на него в дальнейшем.

Простейшая ситуация, а сколько необходимо действий! Иначе будут сбои, которые ведут к потерям и, в конечном счете, к убыткам.

Еще раз повторю: в ситуации, когда документов не очень много, можно работать с бумажными копиями документов и бумажными реестрами. Реестр может быть простым, на обычном листе. Примерно так же может выглядеть реестр по письмам входящим и исходящим.

Обязательно, в форме краткой инструкции, устанавливается цветовая маркировка по каждому полю. Например, подписанный договор – поле выделяется желтым, отгруженный – синим, приход денег – зеленым, а выполненный договор – красным. Делается в соответствующую графу запись шариковой ручкой и закрашивается маркером – очень упрощает работу.

Цветовое деление существенно облегчает работу с документами и экономит время. Желательно однотипные документы хранить в регистраторах одного и того же цвета. Договоры на отгрузку в синем, на поставку – в зеленом, накладные в красном, отчет кассира в черном и т. д. Можно помечать документы по разным фирмам разными цветами. Настоятельно рекомендую подписывать полки на стеллажах. Регистраторы подписываются только отпечатанными машинным способом табличками в одном и том же стиле. Смешение и изменение шрифтов, размеров, цветов недопустимо. Подобные мелочи существенно экономят время и нервы. Недопустимо тратить более 10–15 секунд на поиск какой-либо папки.

Приведенная система вполне работоспособна. Она проста, наглядна, не требует вложений и обучения персонала. Пока она не станет тормозом вашего развития, менять ее не обязательно. Для организаций, изначально ориентированных на большое количество заказчиков, проработку электронного документооборота затягивать не следует.

Если вы работаете с учетом НДС, то в реестре должен быть заведенный порядок по внесению сумм с учетом НДС или без учета НДС. Менять порядок нельзя. Лучше заводить суммы без НДС, и все в вашей организации, и вы в первую очередь, должны оперировать с суммами отгрузок без НДС. Я об этом уже упоминал в первой книге и буду периодически возвращаться к этой теме. НДС – это налог, деньги государства. Осталось что-то у вас – хорошо, но не раздувайте искусственно ваш оборот на 18 %. Знать и учитывать НДС необходимо, так как, возможно, получать и платить вы будете с учетом НДС, но в свои достижения его не включайте. Как считается НДС, было рассмотрено в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика».

При электронном документообороте рассмотренная нами схема имела бы следующие отличия:

1. Допустим, подписан договор поставки. В нем отражены условия поставки, ассортимент, цены, дата, суммы, штрафные санкции (еще раз напоминаю, что услуги мы тоже включаем в понятие «поставки» и «отгрузки»). Есть оригинал договора.

2. Предположим, что по вашей схеме движения документов оригинал договора должен находиться в папке «Договоры выставляемые (исходящие, выполняемые, на услуги, как хотите называйте)» и хранится она у бухгалтера.

3. При этом договор должен быть зарегистрирован в каком-либо реестре как подписанный. До этого места все происходит так же, как и с бумажным реестром. Теперь появилось первое отличие – регистрацию проводим в электронном реестре.

4. Далее по этому договору должны быть получены деньги, либо должна быть выполнена отгрузка, а после, в оговоренный срок, поступят деньги. Это тоже должно где-то отражаться. Запись делается в электронном реестре.

5. При этом непосредственному исполнителю по договору необходим дубликат договора для контроля ситуации. Вы должны быть уверены, что он точно получит копию договора и информацию о поступлении денег, а бухгалтер – сведения об осуществлении отгрузки по договору. Дубликат доступен в отсканированном виде в графическом формате (не текстовом!) и защищен от редактирования. Бухгалтер отражает поступление денег по договору. Внесение в реестр происходит автоматически по связи с бухгалтерским блоком либо вручную.

6. Когда по договору все выполнено – отгрузка полностью проведена, деньги получены, решены спорные вопросы, – договор считается закрытым. Об этом делается еще одна пометка в реестре, чтобы больше не отвлекаться на этот договор.

Доступ к реестру регламентируется, точно так же вводится цветовое обозначение по разделам.

С самого начала работы организации имеет смысл ограничивать бумажное делопроизводство, лучше переходить на безбумажные электронные формы. В самом простом варианте различные распоряжения и указания можно отправлять по внутренней электронной почте с применением специализированных программ, таких как LanTalk PRO, WinPopup, WinMessenger. В них автоматически создается электронный реестр обращений и отметки о получении. Даже если сотрудник не просмотрел сообщение сразу, он прочитает его позже. Письма и заявки никуда не теряются. Но такие программы – палка о двух концах. Вы тоже будете нести ответственность перед подчиненными: если вам от них приходят запросы, письма, то игнорировать или забыть их не удастся. Подобная система дисциплинирует всех.

Оптимальным вариантом является, конечно, ERP-система, или система управления предприятием. Именно такие системы решают проблему комплексно и позволяют уйти от «кусочной» автоматизации. Головной болью многих фирм становится «кусочная» автоматизация, когда бухгалтерия работает со своим блоком, отдел продаж со своим (обычно на базе Microsoft Exel или Microsoft Access), маркетинг с третьим, склад с четвертым. В дополнение к этому, если направлений в организации несколько, то каждый отдел продаж или продавец работает со своим блоком. Отличная мозаика, потрясающе неэффективная, особенно в долгосрочном плане. Берите сразу комплексное решение либо решение, сочетаемое с какой-либо хорошей системой. В крайнем случае ставьте Microsoft Access для всех пользователей с синхронизацией и архивированием данных. Самые продвинутые, с наибольшим количеством возможностей и (вероятно) с наилучшей поддержкой – это западные системы SAP, Oracl и семейства Microsoft Business Solution – Axapta и Navision. Существуют давно, «детскими» болезнями не страдают. Но они настолько дороги и сложны, что нам обсуждать их не имеет смысла. В нашей стране позволить себе такие системы могут немногие, время на них тратить не будем. Есть смысл рассматривать российские разработки. Их достаточно много. Это программные продукты «Компас», «Монолит SQL», «Бухта», БОСС, БЭСТ, «Галактика», «Парус», 1С, в конце концов, и еще многие другие. Выбор есть. Основная проблема существенной части наших программных продуктов в том, что созданы они программистами, а не пользователями. Следовательно, они не всегда интуитивно понятны и информативны, ориентированы не на пользователей, а на системных администраторов. Но в целом наши производители выпускают свои разработки давно, имеют достаточный опыт по внедрению, и в основном их произведения выглядят очень достойно. Каждый производитель ведет непрерывную работу над улучшением своего продукта, и это идет на пользу. Все программы имеют необходимые блоки. Распределение информации по блокам и ее взаимоувязка происходят у всех по-разному, и каждый формирует свою единую картину. Разбирайтесь, здесь у меня свои пристрастия, в том числе географические, а у вас могут оказаться свои. У большинства разработчиков есть решения как для крупного, так и для малого бизнеса. Достаточно часто решение для малого бизнеса представляет собой урезанный вариант большой программы – хорошее и оправданное решение. На всякий случай поинтересуйтесь, насколько малая программа может быть увязана с большой, чем они отличаются и как происходит переход от работы в «урезанном» варианте к работе в большой системе с сохранением имеющейся базы данных.

У многих разработчиков блок работы с клиентами выделен отдельно и называется CRM-блоком. В некоторых случаях можно достаточно долго работать с заказчиками только на этом блоке – экономия средств существенная. Часто возможна увязка работы блоков одной программы с блоками другой. Например, бухгалтерия работает с 1С, а CRM-блок – в другой программе. Взаимосвязь осуществляется так, что данные не конфликтуют и не дублируются. Но автоматически этого добиться нельзя, необходимо внедрение.

Что еще, кроме единого информационного пространства организации, вы получаете с внедрением такой системы? Тот самый безбумажный документооборот. Я лично видел пример такой работы (внедрить пока не успел). Все оригиналы в организации фиксируются, сканируются, хранятся в утвержденном отделе.

Копия доступна только в электронном виде. Так как отсканирована она в формате изображения, а не текста, то внести изменения невозможно, только просмотреть. В результате всем, кому необходимо, документ доступен и нигде не болтаются копии. Организация производственная и цикл по договорам достаточно длинный, при этом все исполнители, этапы и действия отражены в электронном реестре, более подробном и информативном, чем бумажный. Все распоряжения, указания, приказы, назначения проходят по информационному блоку со своим реестром. Информация в любом случае дойдет до адресата. Мне очень понравилось. Здесь многое зависит от возможностей сервера и надежности хранения информации, иначе из-за какого-либо сбоя теряете все данные по фирме.

Единое информационное пространство позволяет решить очень важную проблему – получение сводной картины по состоянию дел в организации в режиме реального времени. Ваше программное обеспечение должно позволять выводить отчет о работе на текущий момент времени либо на любую прошедшую дату. Данные могут быть обо всем – финансах, отгрузках, состоянию дел по договорам отгрузки, поставки, производству. Это могут быть отдельные отчеты по каждому виду работ либо сводные отчеты. Кроме того, если в вашей структуре есть или планируется несколько организаций, например одна на опт, другая на розницу, система должна выдавать сводный отчет по всем вашим фирмам. В этом случае вы существенно экономите время и, что еще более важно, получаете неискаженную исполнителями картину о состоянии дел. Такую функцию, реализованную в большинстве электронных систем, сейчас активно продвигает 1С: 8.0.

Должен отметить, что процесс внедрения любой информационной системы непрост и недешев. Чем больше и сложнее организация, тем больше времени необходимо на предварительную подготовку. Она включает в себя описание всех имеющихся бизнес-процессов, информационных связей внутри организации, предполагаемого развития. На основе полученной информации составляется техническое задание, и только после этого имеющийся типовой продукт подгоняется под требования вашего предприятия. Затем обычно полученная версия ставится на несколько рабочих мест, производится тестирование и отладка имеющихся нестыковок. Как только в целом система становится работоспособной, ее необходимо одномоментно запускать во всей организации. Категорически недопустима работа одновременно в старой системе (системах) и в новой, не доводите сотрудников до шизофрении. В организации со сложной, давно сложившейся структурой весь процесс от принятия решения до полноценной работы в новой системе может занимать до двух лет. Денег уходит очень много. Поэтому, если удастся с самого начала уйти от «кусочной» автоматизации, это позволит в дальнейшем сэкономить массу времени, нервов, своих и сотрудников, денег и повысит конкурентоспособность организации.

Некоторые руководители идут по пути написания индивидуальных программ, предназначенных для их предприятия. С моей точки зрения, это не самый лучший путь. Исхожу из того, что по своей структуре и выполняемым действиям практически все организации однотипны. Их можно достаточно уверенно систематизировать по видам деятельности, производства и т. п. Следовательно, и решения достаточно часто подходят типовые. Их необходимо правильно подобрать и адаптировать, но они проверенные, профессиональные и имеют большие возможности. Программы, написанные самостоятельно одним человеком, обычно имеют ограниченные возможности и недостаточно проработанный интерфейс. Кроме того, структуру программы представляет всего один человек, а ее необходимо развивать, приводить в соответствие с изменениями законодательства, модернизировать. Такой путь обычно подходит для уникальных организаций с большими возможностями (читай «с собственным штатом программистов»). Чаще всего это какие-либо крупные производства и государственные структуры. Но я не стану утверждать, что ставить собственные программы не следует – это исключительно мой взгляд на данную проблему.

Любая информация, бумажная либо электронная, должна иметь регламентируемый доступ. Ставить степень секретности в обычной бизнес-структуре, не занимающейся разработкой чего-либо очень уникального, не имеет смысла. Скорее, это приведет к осознанию безопасником предприятия (главой службы безопасности) своей особой значимости и облегчит работу проверяющим органам. Для персонала это обычно создает дополнительный соблазн, чтобы залезть и узнать. Нет, все делается на обычном регламентировании доступа. Есть в бухгалтерии бухгалтерские документы – вот только бухгалтера их и смотрят. Есть в отделе продаж данные на покупателей с указанием результатов контактов, так нечего бухгалтерам в них залезать. Кому-то что-то понадобилось дополнительно – подошел и попросил. Обращаю ваше внимание, что спрятать информацию от сотрудников невозможно. Кроме этого, каждый менеджер, уходя, все равно унесет с собой свою базу данных по клиентам хотя бы в голове, а опытный – в письменной форме. Поэтому вы должны иметь собственный вариант базы по клиентам и поставщикам и построить работу так, чтобы заказчики работали с вашей организацией, а не с каким-либо конкретным сотрудником. С самыми крупными и значимыми контрагентами поддерживайте контакт лично, независимо от того, кто ведет данного партнера. По моему опыту, это позволяет свести к минимуму потери от ухода сотрудников.

Самый простой и эффективный способ регламентирования доступа – все та же должностная инструкция. Если вы прописали в ней с какими документами (копиями и оригиналами) работает тот или иной отдел, где какие документы хранятся, кто какие документы прописывает, то акцент на секретность не понадобится. Все и так понятно – есть бумага, с ней и работаете. Выяснилось, что к ней необходимо еще что-то – следует внести соответствующие изменения в инструкцию.

Обращаю ваше внимание, что руководитель организации не имеет права самоустраняться от процесса организации и становления документооборота. Особое внимание необходимо уделить выбору и внедрению электронной системы управления предприятием. Даже самая распространенная система 1С требует подготовки и внедрения. Все организации как люди – похожи, но нет двух одинаковых. Самоустраняться от такого сложного, дорогого и имеющего огромное долгосрочное значение для работы организации процесса директору нельзя. Неудачные внедрения составляют примерно половину всех попыток. Главная причина в том, что руководство организации не участвует в работе – отдает подчиненным указания и самоустраняется. Наблюдать со стороны и получать необходимый результат в данном случае не удастся. Вы должны быть внутри процесса, только тогда попытка будет успешной. Только потом среди причин неудач с большим отрывом идут нехватка денег, ошибки и пр.

Резюмируем:

• В первый год работы организации количество информации растет лавинообразно.

• Необходимо сразу внедрять стандарты работы с информацией и прививать сотрудникам (и себе) правильные привычки.

• Все документы должны быть систематизированы и разложены по своим папкам.

• Необходимо вести реестры основных документов.

• Правила документооборота необходимо утвердить инструкцией.

• При небольшом количестве документов можно обойтись бумажным документооборотом и реестрами.

• Переход на электронные системы требует хорошей проработки и подготовки.

• Техническое задание составляется, исходя из того, что электронная система должна обеспечить функционирование организации на несколько лет (5-7 минимум).

• Кроме 1С существует множество хороших разработок российских и зарубежных производителей. Российские программы не хуже, но гораздо дешевле.

• Правильно выбранная и правильно внедренная на этапе становления организации электронная система управления предприятием позволит в дальнейшем существенно сэкономить деньги и время.

• В обычной бизнес-структуре нет смысла вводить какие-либо требования и регламенты секретности. Эффективнее разграничить доступ к информации.