Текст книги "Эффективное делопроизводство"

Глава 15
Вид из офиса: Outlook

Организовать свое время, чтобы ничего не забыть; вести архив контактов, разделяя их по важности или другим критериям; быстро контактировать с сотрудниками; организовать официальную переписку – Microsoft Office решает все эти задачи благодаря программе Microsoft Outlook, входящей в состав пакета.

Назначение программы Outlook можно понять из названия, если перевести его с английского, – «вид, кругозор, перспектива». Действительно, эта небольшая по сравнению с другими служебная программа автоматизирует множество рутинных операций и действительно расширяет горизонты работника. Утвердившийся стереотип, что Outlook – это только почтовая программа, ошибочен и закрепился по причине распространенности облегченной версии Microsoft Outlook Express, входящей в состав операционной системы Windows.

Настоящий Outlook прошел изрядный эволюционный путь. Первоначально для офисных нужд предлагалась просто программа обмена – Microsoft Exchange, которая обеспечивала обмен сообщениями по локальной сети, причем под сообщениями понимались как письма, так и файлы общего вида. Обмен информацией – это, пожалуй, одна из главных составляющих офисной работы, но разработчики снабдили Outlook большим количеством дополнительных функций:

• почтовый клиент (удобная среда для обработки электронной почты);

• база данных для хранения электронных визиток;

• органайзер (компьютерный аналог ежедневника, а также интеллектуального будильника);

• средство для организации в офисе безбумажного документооборота.

В переводе с компьютерного жаргона это простая программа для приема и отправки электронной почты. Это нужная операция, поэтому программ такого рода множество. Однако Outlook – самая простая и удобная, что нетрудно доказать.

Во-первых, Outlook универсален: он позволяет организовать почту как внутри офиса (между компьютерами, соединенными локальной сетью), так и вне его (через Интернет).

Во-вторых, папки принятых, отосланных и готовых к отправке писем легко организуются, как и просто делаются архивация, сортировка, поиск по автору, дате или теме.

В-третьих, можно настроить программу на несколько ящиков на почтовых сервисах Интернета. При отправке и получении можно использовать любой из них, а также легко переключаться на ящик по умолчанию.

В Outlook легко писать, читать и контролировать. Внутренняя почта в офисе – это самый простой вид обмена. Не будем подробно останавливаться на нем, поскольку настройку внутренней почты обычно производит администратор офисной сети, да и пользовательский интерфейс внутренней почты идентичен внешней.

Для многих внешняя почта начинается с веб-интерфейса бесплатных почтовых сервисов, таких как tut.by, mail.ru, mail.by или hotmail.com. Веб-интерфейс дает возможность писать и читать письма, но это неудобно и дорого: вы все время находитесь в сети, то есть оплачиваете пребывание; зависите от надежности связи – бывает, она прерывается на середине вашего письма; контролируете свою почту, только когда вы находитесь в сети. Outlook переносит весь процесс на ваш компьютер. Теперь почта, черновики писем, отосланные и полученные письма хранятся на вашем компьютере и вы в любое время можете просмотреть всю корреспонденцию, отобрать нужное, удалить ненужное, сортировать, искать, группировать письма. При этом вы только на короткое время заходите в Интернет, чтобы обновить содержимое ящиков для входящих и отправленных писем.

В отличие от вышеописанных программ пакета Office, Microsoft Outlook 2007 сохранила общие признаки интерфейса предыдущих версий. Это касается строки меню и панели инструментов. Основные операции вызываются выполнением той или иной команды меню, а кнопки на панели инструментов только дублируют некоторые наиболее часто используемые команды (рис. 15.1).

Рис. 15.1. Окно программы Outlook

В видеоролике «Урок 15.1. Основы интерфейса Outlook 2007» продемонстрированы основные элементы интерфейса программы Outlook 2007.

Все возможные операции собраны в меню, названия которых почти стандартны: Файл, Правка, Вид, Переход, Сервис, Действия, Справка. В каждом меню сведены соответствующие операции, наиболее популярные дублируются на панели инструментов, расположенной под строкой меню. Эту панель можно настроить самостоятельно, но, как правило, достаточно набора, который установлен по умолчанию: Создать (новое письмо), Распечатать, Удалить, Ответить, Ответить всем (кто связан с этим письмом), Переслать, Отправить/Получить.

Основное окно программы, конечно, отличается от рабочего окна Word или Excel, поскольку существенно отличаются функции Outlook. Рабочее окно состоит из двух-трех полей: слева – схема всех доступных папок и функций Outlook, в том числе Почта, Календарь, Контакты, Задачи.

Правая, большая часть рабочего окна отображает содержимое текущей папки с письмами, например исходящими или отправленными. В свою очередь, это окно можно разбить пополам, чтобы содержимое письма сразу отображалось на экране при перемещении курсора по списку писем (рис. 15.2).

Рис. 15.2. Текст полученного письма в правой части окна

Все части рабочего окна можно изменять по размеру – достаточно подвести указатель мыши к границе и, когда он примет вид противоположно направленных стрелок, переместить границу при нажатой кнопке. Письма отображаются с указанием адреса (отправителя для Входящих или получателя для Отправленных), темы письма, даты и размера. Ширину поля отображения также можно менять – нужно вывести курсор на поле заголовка, подвести к границе и, когда он примет вид разнонаправленных стрелок, двигать. Содержимое папки можно сортировать по любому параметру – адресу, теме, дате, размеру, как в восходящем, так и в нисходящем порядке. Для этого достаточно дважды щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем поле заголовка: письма будут сортироваться поочередно, то в восходящем, то в нисходящем порядке, а как именно – вы поймете по форме треугольника, который при сортировке появляется в заголовке поля сортировки. Например, вы сортируете по размеру в нисходящем порядке – верхние строки занимают самые большие письма, ниже – все меньшие, и треугольник в поле Размер расположен вершиной вниз. Письма удобно сортировать по дате получения, от самой поздней и далее в историю (треугольник в заголовке Получено изображен вершиной вниз).

Непрочитанные письма выделяются жирным шрифтом и значком заклеенного конверта, прочитанные – знаком раскрытого конверта и обычным шрифтом. Если вы прочитали письмо, но намереваетесь вернуться к нему позднее, его можно снова пометить как непрочитанное – достаточно подвести к нему указатель мыши, нажать ее правую кнопку и в появившемся контекстном меню выбрать Пометить как непрочтенное. Это контекстное меню позволяет также выполнить другие нужные операции – Ответить или Удалить.

Прежде чем пользоваться почтовым клиентом, его необходимо настроить, то есть привязать к определенному почтовому сервису Интернета. Если вы пользуетесь корпоративной почтой, то есть внешнюю почту вам предоставил провайдер, то настраивать Outlook не нужно – это централизованно сделает системный администратор. Для случая самостоятельной работы, то есть когда в качестве внешней почты используется бесплатный (или платный) почтовый сервис Интернета, придется потрудиться. Ничего сложного в настройке почтового клиента Outlook нет. Правда, встречаются малопонятные термины вроде POP3 или SMTP, но если выполнять инструкции пошагово, то вникать в их смысл необязательно.

В видеоролике «Урок 15.2. Настройка Outlook 2007» продемонстрирована настройка программы Outlook 2007.

В меню Сервис выберите Настройка учетных записей и далее следуйте указаниям Мастера настройки учетных записей. В появившемся окне Мастера настройки учетных записей выберите вкладку Электронная почта, после чего нажмите кнопку Создать. Укажите тип сервера – вам нужен POP3 – и нажмите кнопку Далее. В следующее окно внимательно впишите установки электронной почты (рис. 15.3).

Рис. 15.3. Ввод сведений об учетной записи

Информация о пользователе вносится в два поля: в верхнем пишите что угодно (лучше всего – ваше имя или название вашей организации), в нижнем – точный адрес почтового сервиса, где у вас уже заведен ящик, например [email protected].

Далее в полях Пароль и Проверка пароля следует указать пароль доступа к вашему почтовому ящику. В обоих полях нужно ввести один и тот же пароль. В случае несовпадения паролей программа предложит повторить ввод.

После ввода этих данных снова нажмите кнопку Далее. Вы попадете в следующее окно Мастера настройки, в котором программа самостоятельно соединится с почтовым сервером и будет искать указанную учетную запись.

Если по каким-либо причинам автоматический поиск учетной записи не дал результатов, следует настроить параметры учетной записи вручную. Для этого нужно вернуться в первое окно Мастера настройки и установить флажок Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов, после чего нажать кнопку Далее.

В появившемся окне Мастера настройки следует установить переключатель в положение Электронная почта Интернета, после чего нажать кнопку Далее. Откроется следующее окно Мастера, где нужно указать не только имя пользователя, адрес электронной почты и пароль, но и адреса серверов входящей и исходящей почты (рис. 15.4). Эти данные вы можете узнать в договоре на предоставление услуг Интернета (если почтовый ящик вам предоставляет провайдер) или на сайте, на котором вы зарегистрировали бесплатный почтовый ящик, в рубрике Помощь или Часто задаваемые вопросы. Например, для учетной записи, зарегистрированной на сервисе www.mail.ru, сервер входящей почты будет pop.mail.ru, а сервер исходящей – smtp.mail.ru.

Рис. 15.4. Ввод данных об учетной записи и сервере вручную

После ввода данных нажмите кнопку Далее – вы увидите окно с поздравлениями. Нажмите кнопку Готово и закройте окно Мастера настройки. Программа готова к приему и отправке электронной почты.

Таким же образом при необходимости в Outlook можно зарегистрировать несколько почтовых ящиков.

Outlook помогает написать письмо: нажмите кнопку Создать, введите адреса получателей (тех, с кем вы контактируете часто, можно выбрать из адресной книги – далее будет рассказано, как ее формировать). Укажите тему письма – это необязательно, но желательно, так как удобно для получателя. Далее введите текст письма, при необходимости добавьте файлы (иллюстрации или тексты), отметьте важность – не торопитесь, вы ведь находитесь вне сети (рис. 15.5).

Рис. 15.5. Окно, в котором создается новое письмо

В видеоролике «Урок 15.3. Создание нового письма» показано, как создать новое письмо в программе Outlook 2007.

Обратите внимание, что окно, в котором вы создаете письмо, похоже на окно программы Word (знакомые лента, Кнопка «Office», панель быстрого доступа). Здесь же можно проверить орфографию текста, отформатировать текст, вставить иллюстрации и т. д.

Затем нажмите кнопку Отправить (вверху слева). Не думайте, что ваше письмо ушло. Оно только приготовилось к отправке, а чтобы оно было действительно отослано, вам необходимо подключиться к Интернету. Для этого не нужно проходить процедуру подключения, запуска браузера и т. д. Вы просто нажимаете кнопку Отправить или сочетание клавиш Ctrl+Enter. Появляется окно подключения, где вы подтверждаете свое намерение, и дальше все происходит автоматически: устанавливается связь с Интернетом, Outlook подключается к почтовым серверам, проверяет пароль и содержимое ящика на вашем адресе (или нескольких адресов, которые можно установить аналогично описанному выше), скачивает новые письма, отправляет написанные и, выполнив все необходимое, отключается от сети.

Ваша причастность к делу – бизнесу или делопроизводству – означает, что вам необходимо поддерживать большое количество деловых контактов. Единого рецепта организации этого нет. Есть вариант визитницы: деловой человек не обходится без бизнес-карточки; поместив визитку в альбом, ее можно просмотреть в нужный момент. Однако это неудобно, если количество ваших контактов исчисляется сотнями или даже тысячами. По примеру визитницы, но в электронном виде, а значит, намного эффективнее, в Outlook организована база данных контактов.

В видеоролике «Урок 15.4. Контакты» продемонстрированы создание нового контакта и настройка контактов в программе Outlook 2007.

Такую базу можно вести и в Word, и в Excel, но в Outlook она значительно удобнее. Здесь все предусмотрено – готовые шаблоны, автоматически поддерживаемые необходимые взаимосвязи, автоматизированные рутинные операции. Здесь понятно, что и куда вписывать (рис. 15.6). Каждая запись базы данных контактов представляется в виде наглядной бизнес-карточки. При желании данные можно детализировать, добавляя данные о днях рождения, семейных праздниках, именах членов семьи, сотрудников, начальников, подчиненных и даже никнеймах (псевдонимах в Интернете). Запись в Контактах может также содержать фотографию. Записи могут группироваться по категориям – бизнес, поставщики, покупатели, VIP-клиенты, личные контакты и т. д.

Рис. 15.6. Карточка для заполнения сведений о контакте

Записи в базе контактов сортируются как по русскому алфавиту, так и по английскому – легко найти нужного человека и получить известную о нем информацию. Записи представлены в привычном виде визитной карточки, что также удобно.

Заполнять базу контактов можно как вручную, так и на основе полученного e-mail. Для этого достаточно установить указатель на адрес отправителя в полученном письме, нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Добавить в контакты Outlook. При этом в карточку занесутся только известные данные, то есть адрес электронной почты и имя. Все остальные поля нужно заполнить вручную.

Эта рутинная операция чаще всего и тормозит ведение баз данных по контактам. К сожалению, Outlook не изменит этого положения: он в состоянии только управлять данными, а вводить их придется вам. Правда, не все так безнадежно: существуют системы считывания информации на основе OCR – оптического распознавания с помощью сканера. Такие системы считывают бизнес-карточки и распределяют данные по полям собственной базы данных. Впоследствии такую базу можно импортировать в Outlook. В этом еще одно важное преимущество Outlook: он поддерживает множество форматов, доступ к которым возможен путем операций импорта и экспорта из меню Файл. Делается это легко и удобно – достаточно следовать подсказкам, выбрав соответствующую операцию.

Операция Архив применяется для архивации как баз данных, так и содержимого почтовых ящиков в Outlook. Данные легко переносятся с одного компьютера на другой и сохраняются на случай сбоев в работе компьютера. Кроме того, архивация освобождает папки для корреспонденции – с ними будет значительно легче работать, когда устаревшая корреспонденция переместится в архив (если ее нельзя удалить по некоторым соображениям).

Любимый деловой подарок – это календарь. По стенам развешиваются календари-постеры или квартальные на пружинках, на столах расставляются перекидные и календари-домики, в портмоне и записных книжках хранятся карманные календарики. Все это – вчерашний и даже позавчерашний день. В компьютере, в Outlook, помещается удобный электронный календарь – с расписанием, перечнем заданий, напоминаниями, сроками их контроля и исполнения.

В видеоролике «Урок 15.5. Органайзер» продемонстрирована настройка органайзера в программе Outlook 2007.

Доступ к этой функции простой – выберите Календарь на панели в левой части окна программы. Откроется страница ежедневника и две (или три, четыре – как настроите) таблицы текущего и следующего месяцев (дней, недель) (рис. 15.7). Под ними расположен список активных задач. Это имитация страницы привычного бумажного ежедневника, но с существенным отличием: электронный ежедневник интерактивен, поэтому может выполнять множество задач, недоступных другим органайзерам.

Рис. 15.7. Интерфейс Календаря

Особенность календаря Outlook в том, что он может связываться с вашими коллегами или партнерами по электронной почте и согласовывать ваши задания. Например, вы назначаете совещание. Для этого в нужной строке нужного дня щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите задание (рис. 15.8).

Рис. 15.8. Выбор задачи

В появившемся окне введите текст задания, время исполнения, режимы напоминания (программа может напоминать о задании) (рис. 15.9).

Рис. 15.9. Здесь указывается тема, место и суть задачи

В этом же окне можно перейти в режим планирования, где составить подробное расписание дел буквально по минутам.

Аналогично назначаются встречи, корпоративные события (например, праздничные вечеринки) и т. д. Важно не злоупотреблять расписаниями других сотрудников, чтобы их жизнь не превратилась в сплошное напоминание, особенно учитывая, что каждое такое событие может быть помечено как периодическое и повторяться ежемесячно, еженедельно или даже ежедневно (это уже как вы сами определите).

Впрочем, если вас донимают подобные напоминания коллег, вы можете закрыть доступ к своему расписанию. Такую же защиту может применить любой сотрудник, который пользуется органайзером Outlook.

Вид органайзера легко меняется: это может быть страница из ежедневника, или пять таблиц, обозначающих дни рабочей недели (переключатель в положении Показывать рабочую неделю), или схема семидневной недели (переключатель в положении Показывать полную неделю) (рис. 15.10).

Рис. 15.10. Созданная вами задача отображается в календаре

Невероятное количество документов, которые нужно составить, прочитать, зарегистрировать и обработать, даже в небольшом офисе способно привести в отчаяние, поэтому с появлением персональных компьютеров предпринимались многочисленные попытки переложить рутину на машину. Полное решение этой задачи требует, как правило, изрядных расходов – как на программы, так и на обучение. Outlook предлагает если не полное, то простое и дешевое решение.

Суть безбумажного документооборота заключается в том, чтобы документы, составленные в электронной форме, исполняли свои функции без распечатывания. Скорость обращения и обработки электронных документов в разы выше, чем бумажных, и эффективность офисного труда, соответственно, тоже.

Outlook удобно использовать для безбумажного документооборота потому, что это хорошая транспортная система, доставляющая служебные записки, докладные, рапорты и прочую документацию быстро и точно. Вместо того чтобы обойти пять кабинетов, дожидаясь у каждого, когда нужный человек освободится, достаточно послать одно электронное письмо, которое прочитают все, кому оно адресовано. Подобный обмен незаменим для всех видов информационного взаимодействия, в том числе и обмена иллюстрациями или многостраничными руководствами, которые прикрепляются к письму в виде отдельного файла.

Еще одно важное свойство Outlook – возможность создавать новые папки и определять доступ к ним. Можно завести общедоступную папку для жалоб и предложений, папку с инструкциями только для чтения или папку приказов, доступ к которой возможен в зависимости от полномочий пользователя. Общие папки лучше создавать на сервере, который обеспечивает функционирование офисной сети и никогда не выключается.

Условие для функционирования такой системы безбумажного документооборота одно: все сотрудники должны использовать Outlook. Однако именно из-за лени и недостатка дисциплины преимущества безбумажного делопроизводства чаще всего оказываются недоступными: представьте, вы послали важную служебную записку, а тот, от кого зависит решение, просто забыл включить компьютер.

Нельзя сказать, что выше было описано все, что необходимо знать для работы с программой Microsoft Outlook. Вы ознакомились только с ее основными возможностями. Далее благодаря дружественному, интуитивному интерфейсу осваивать новые операции и возможности можно и должно самостоятельно. При создании программы был соблюден краеугольный принцип всех сложных устройств и программ, так называемая защита от дурака, то есть что бы вы ни делали, повредить себе вы не сможете.

В заключение следует отметить, что самое главное в этой программе – это не многообразие функций. Любые сервисные приложения только направляют усилия офисного работника. Outlook не избавит вас от необходимости думать, анализировать и принимать решения. Зато он существенно уменьшит беспорядок на столе и в мыслях. Собственно, для этого он и придуман, и его следует освоить.