Текст книги "Пять ролей руководителя. Правила и приемы успешного менеджера"

6. Донесение ценностей и видения компании сотрудникам

У каждого предприятия есть свои ценности и миссия. Однако зачастую они известны только руководству, а подчиненные не имеют о них ни малейшего представления. А есть и такие компании, где стратегия и вовсе отсутствует. При этом очевидно, что ценности и миссия должны быть ориентиром и придавать смысл не только работе начальства, но и работе рядовых сотрудников. Ведь каждый человек рано или поздно задается вопросом: «Зачем я, собственно, делаю то, что делаю?» И если на него не находится ответа, то возникает недоумение: «А почему тогда я должен работать на этом предприятии?»

В 21-м столетии работников очень волнует цель своей деятельности, они хотят знать, на что ежедневно тратят восемь часов своей жизни, – речь здесь идет в основном о поколении миллениалов.

Для укрепления командного духа ясная и понятная миссия предприятия невероятно важна.

Определить ценности и миссию предприятия

Если у фирмы есть концепция миссии – отлично! Если нет – вам следует разработать ее всем руководящим составом. Это гарантирует, что компания будет развиваться в заданном направлении. Возможно, вам знакома такая цитата:

Когда корабль не знает, в какой порт направляется, никакой ветер не будет попутным.

Так можно сказать и о предприятии: если нет ясной цели, то максимизация прибыли однажды станет единственной точкой опоры компании, что ведет к краху бизнеса.

Предлагаю небольшое испытание для вас: допустим, вы руководитель европейского подразделения booking.com. Каким мог бы быть ваш девиз? Запишите одно-два предложения. Только после этого прочитайте следующий абзац.

Безусловно, девизом могли бы стать следующие слова: «У нас вы найдете лучшие/подходящие отели». Но более точным было бы такое определение цели: «Наша миссия – помочь людям открыть для себя мир». Это не только очень удачное обращение к клиентам, но и отличная мотивация для сотрудников, поскольку они являются частью организации, которая помогает людям найти оптимальные возможности для путешествий.

В идеале концепция миссии должна быть проста и понятна всем сотрудникам. Здесь уместен пример руководителя компании Amazon Джеффа Безоса. Его девиз очень лаконичен и звучит так: «Низкие цены, быстрая доставка, огромный выбор». Все гениальное просто. Оно остается вне времени и веяний технического прогресса. Неважно, как будет выглядеть мир через тридцать лет, люди по-прежнему будут стремиться покупать по самым выгодным ценам, искать быструю доставку и выбирать продавца с широким ассортиментом товаров.

Подавать сотрудникам пример

Чтобы персонал верил в ценности и миссию предприятия, необходимо претворять их в повседневной жизни, особенно это касается поведения руководителей. Прекрасный тому пример – случай в компании Google в 2017 году. Один из сотрудников заявил, что женщины от природы менее приспособлены к работе в технической области. В итоге его уволили, так как он неуважительно отнесся не только к основополагающим ценностям фирмы, но и назвал женщин некомпетентными. Руководство не замяло эту ситуацию и уволило работника.

Тем самым компания Google поддержала женщин, работающих в сфере ИТ, и продемонстрировала свою позицию всему миру.

Аналогичным образом должно быть и с культурой общения: кто выступает за открытость и искренность, но не выносит критики, вряд ли станет хорошим примером заявленных ценностей. И если сотрудник может обосновать или доказать свою идею, то, несомненно, стоит признать его правоту и похвалить. В американских компаниях часто говорят о так называемой power of proof[3]3
  Pover of proof (англ.) — cила доказательства (прим. пер.)


[Закрыть]: кто лучше обоснует, тот и прав.

Очевидно: если начальник пропагандирует трезвость, а сам пьет вино, то доверия к его словам не будет.

Неважно, какие ценности и миссию вы провозгласили, – слова не должны расходиться с делом.

Закрепление ценностей

Мало дать определение миссии и воплотить ценности в жизнь. Любой хороший начальник будет вступать в диалог со своими сотрудниками, обсуждать ценности и миссию, приводить примеры достижения целей предприятия, организовывать тренинги и коллективные мероприятия, в центре внимания которых будет стратегия фирмы. Также в беседе с соискателем нужно обращать внимание на то, чтобы тот не только был компетентен, но и придерживался близких вашей организации ориентиров. А кроме того, придется уволить или наказать работников, не уважающих ваши корпоративные ценности и миссию, как поступил Google.

В компании Trivago[4]4
  Trivago – немецкая компания, основная деятельность которой – сравнение цен на отели, их поиск, а также бронирование (прим. ред.)


[Закрыть] царит культура открытого общения. Это означает, что руководство реагирует на любое обращение или мнение сотрудника. Каждый работник знает, что его выслушают. Это лучше всего закрепит культуру открытого общения. Корпоративные мероприятия, конечно, тоже помогают, но интеграция ценностей в повседневную рабочую жизнь – самый действенный способ.

Упражнение 6: Собственный девиз

Сформулируйте девиз для своей фирмы. Поищите вдохновения в интернете. И даже если у компании уже есть слоган, придумайте ценности и задачи для вашего подразделения. Запишите их и после этого решите, какие шаги можно предпринять, чтобы ваши сотрудники узнали и приняли их.

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

Глава II
Эффективный менеджер: техники повышения продуктивности и организация рабочего времени

Краткое содержание главы:

1. Матрица Эйзенхауэра

2. Черный список дел

3. Метод «Альпы»

4. Принцип Парето

5. Формула SMART

6. Фитнес для тела

7. Ловушка согласия

8. Тайм-блокинг

9. Техника «нарезания салями»

10. Дневник времени

Руководителю приходится выполнять больше задач, чем рядовому специалисту.

Ваш успех зависит от того, насколько умело вы распределяете дела и организуете свое рабочее время.

Я всегда прошу моих клиентов показать расписание своей обычной недели в ежедневнике, когда мы переходим к теме продуктивности и эффективности. При этом снова и снова замечаю, что не шеф управляет своим рабочим днем, а наоборот.

Типичный пример – слишком плотный график, в котором нет времени на осмысление стратегии, отсутствуют интервалы для так называемой «интенсивной работы» (когда необходима высокая концентрация и нет отвлекающих факторов). Нередко в расписаниях нет ясности даже в расстановке собственных приоритетов.

Все это удивительно, потому что руководители, с которыми я работаю, владеют приемами повышения эффективности, но они не могут применить их в жизни. Чтобы помочь вам успевать сделать больше за меньшее время, представляю десять лучших техник для увеличения продуктивности и способы их интеграции в рабочий день.

1. Матрица Эйзенхауэра

Это один из лучших методов повышения эффективности. Его разбирают на многих семинарах по тайм-менеджменту, но почему-то о нем мгновенно забывают. Давайте немного освежим эти знания. Принцип Эйзенхауэра основан на различении четырех типов задач:

Схема выглядит довольно простой, но дьявол, как всегда, кроется в деталях. Сначала зададимся вопросом, что именно считать «важным»? Здесь вам, разумеется, придется самостоятельно – или вместе с коллегами или собственным начальством – определить (и в этом вам поможет девиз компании!), какие задачи наиболее важны для вашей фирмы или подразделения.

Предположим, главная цель на текущий момент для вас – привлечь как можно больше новых клиентов. Исходя из этого, вам необходимо будет планировать весь свой рабочий день. Неважно, будь то холодные или горячие звонки или обучение членов вашей команды продажам – все ваши действия должны быть подчинены достижению этой цели.

В реальности добиться этого не так-то просто. На вас обрушиваются десятки электронных писем, вас атакуют телефонные звонки, приходят коллеги, которые донимают вас своими вопросами и предложениями.

Пока вы изо всех сил пытаетесь сосредоточиться на действительно важной задаче, вам постоянно приходится отвлекаться на разные мелочи, из которых и складывается ваш рабочий день.

С отвлекающими факторами, которые существенно снижают производительность, связан так называемый эффект полотна пилы. После устранения помехи нам требуется некоторое время, чтобы снова сосредоточиться на решаемой задаче, а это приводит к ненужным потерям ценных ресурсов.

Графически этот феномен можно представить так:

Выходом из подобной ситуации станут фазы «высокой концентрации», то есть защищенный временной интервал, когда вам никто не может помешать. Никаких писем, никаких разговоров с коллегами, никаких звонков. Именно для задач из категорий А и В такие островки глубокого погружения в работу без помех имеют важнейшее значение.

Большим подспорьем для руководителя может стать и правило 90/90/1 Робина Шармы. Оно гласит, что на протяжении 90 дней первые 90 минут своего рабочего дня следует посвящать одному важному делу, не отвлекаясь ни на что.

Почему 90 дней? Потому что нам требуется определенное время, чтобы сформировать привычку. По истечении этого срока вы будете делать это автоматически, то есть в начале рабочего дня будете приниматься за самую важную задачу.

Почему 90 минут? Никто не может настолько сильно концентрироваться, чтобы демонстрировать стопроцентную эффективность. А 90 минут со времен школы и университета более или менее уравновешивают большой объем работы и малое количество времени и позволяют вникнуть в суть дела.

Почему одно важное дело? Потому что

нам необходима четкая цель, так как мало кому удается одинаково хорошо сосредоточиться сразу на нескольких задачах.

Когда вы утром приходите в офис, нужно предупредить коллег, что первые 90 минут рабочего дня вы будете недоступны. Если это невозможно по производственным причинам, то необходимо перенести этот рабочий отрезок на другое время. Важно, чтобы это было всегда в один и тот же час – это позволит привычке сформироваться, а коллеги запомнят, в какое время вас нельзя беспокоить.

Однако вернемся к матрице Эйзенхауэра. Чем важная задача отличается от срочной? И какая из них имеет большее значение для нашего продвижения?

Важными задачами считаются те, которые приближают нас к установленной цели, а срочные не терпят отлагательства. При этом нужно подчеркнуть, что срочные дела порой только кажутся важными, так как у них есть сроки исполнения, но фактически они не приближают нас к желаемому результату.

Исследования показывают, что большинство людей 60 % своего рабочего времени тратят на выполнение задач из сегмента С. А вот сотрудники пятисот лучших предприятий из рейтинга Forbes преимущественно заняты делами В, проблемы С отнимают у них гораздо меньше времени. Опыт успешных предприятий показывает нам, что необходимо сосредотачиваться на важных делах. В этом и есть смысл метода Эйзенхауэра. Важные и срочные задачи мы выполняем в первую очередь без всякой матрицы. Но потом застреваем в сегменте С и забываем, что они не так уж важны для достижения главной цели. Одним словом: больше В, меньше С!

Еще немного о задачах из категории D. Некоторым придется полностью перечеркнуть список нужных дел, чтобы почувствовать себя лучше. Известная ловушка перфекционистов: если я выполню все на 100 %, то буду крут! К сожалению, в список задач часто проникают маленькие дела из сегмента D, такие как прочитать ленту новостей или посетить не очень важную конференцию.

Естественно, какие-то вопросы должны быть решены. Но глядя на список D, нужно всегда задаваться вопросом: что случится, если я этого не сделаю? И если ответ можно не принимать в расчет, то смело вычеркивайте это дело.

И напоследок еще одна идея, как лучше интегрировать матрицу Эйзенхауэра в повседневную жизнь. Возьмите лист бумаги формата А4 и разделите его на четыре квадранта. Записывайте запланированные и неожиданно возникшие в течение дня дела в соответствующие сектора – так вы точно будете знать, в какой последовательности их нужно выполнять.

Ваш лист может выглядеть примерно так:

Упражнение 7: Семь дней Эйзенхауэра

Испробуйте метод сразу в течение одной недели! И вы увидите: даже осознанное распределение задач в соответствующие категории гарантирует, что вы активно будете отбрасывать дела, не приближающие вас к главной цели. Именно эта осознанность и четкая цель, которой вы следуете, подстегнут вашу продуктивность.

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

2. Черный список дел

Матрица Эйзенхауэра – не что иное, как перечень первоочередных задач. Но есть еще одна гениальная идея, которая завоевала популярность среди американских руководителей: черный список дел.

Чтобы разгрузить свой рабочий день, начальник определяет, чего ему не следует делать.

Разумеется, каждый заносит туда свои занятия. Чтобы эта концепция была более понятной, приведу пример из моего черного списка:

Мой список того, что не нужно делать

а) не смотреть никаких фильмов с Netflix или сериалов;

б) не читать новости утром и вечером;

в) проверять почту не больше трех раз в день;

г) не запускать Outlook после того, как ответил на письма;

д) не играть в онлайн-шахматы более 30 минут (ставить таймер).

По утрам я не проверяю почту и не читаю статей, чтобы создать себе положительный настрой на день. Письма и новости потенциально несут в себе негативную информацию, а утром я бы не хотел портить настроение. До 11 часов я осознанно не пользуюсь сервисом Outlook, чтобы сосредоточиться на главной задаче дня (правило 90/90/1). После того, как я ответил на все письма, закрываю Outlook, чтобы не отвлекаться на новые входящие сообщения. В свободные часы я не смотрю документальные фильмы или Netflix, потому что они пожирают время. И вечером новости и почта для меня тоже табу, чтобы не нервничать из-за потенциально негативной информации и быстро заснуть.

Упражнение 8: Ваш черный список дел

Естественно, ваш черный список может выглядеть иначе. Подумайте, какие занятия отнимают у вас слишком много времени и от каких привычек вам лучше избавиться. Распечатайте этот список и повесьте на видное место на своем рабочем месте. Со временем вы запомните все пункты. И почувствуете себя намного лучше, потому что у вас будет больше времени для важных дел.

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

3. Метод «Альпы»[5]5
  В оригинале используется акроним ALPEN (читается: Альпен), от начальных букв наименования этапов метода (прим. ред.).


[Закрыть]

Этот метод разработал Лотар Зайверт, и он прекрасно дополняет матрицу Эйзенхауэра. Такая техника планирования дня состоит из пяти этапов:

• определить список дел;

• оценить затраты времени;

• зарезервировать время на случай непредвиденных обстоятельств;

• принять решение;

• подвести итоги.

На первом этапе можно воспользоваться методом Эйзенхауэра и распределить задачи по квадрантам. Оценивая затраты времени, нужно реально определить сроки, в которые можно выполнить намеченное (их можно написать рядом в скобках). Когда мы сложим время, необходимое на осуществление всех планов, можно будет примерно прикинуть, что реально успеть сделать за день. Если, к примеру, в вашем распоряжении имеется десять часов рабочего времени, а при сложении сроков требуется двенадцать, то не нужно паниковать. Просто выполняйте задания согласно степени их важности, а задачи, не имеющие большого значения, можно отложить на следующий день или совсем убрать из списка.

Резервное время необходимо заложить на случай непредвиденных обстоятельств. Оно позволит безболезненно преодолеть ситуацию, когда определенные сложные дела требуют больше времени, чем запланировано (что не так уж плохо, ведь важные пункты должны быть доделаны до конца).

Главный вопрос звучит так: какую часть своего рабочего времени мне следует распланировать? 90 %? 80 %? Разумеется, это индивидуально и зависит от того, как много неожиданностей случается на вашем предприятии. По общей рекомендации большинства тренеров по тайм-менеджменту, лучше не превышать 60 %. Иначе вы распределите весь свой рабочий день и в 21:00 все еще будете сидеть в офисе, удивляясь: «Почему мне никак не удается закончить? Я же точно распланировал весь свой день!» Понятно, что в этом случае руководитель прекрасно справился с организацией своей работы, но не рассчитал время, потраченное на неожиданности и отвлекающие факторы, – и вот уже приходится работать сверхурочно.

Шаг «принятие решений» напрямую связан с выполнением работы.

В конце концов, помимо всякого планирования нужно еще что-то сделать.

Подведение итогов – это последний этап, который позволяет оценить результаты трудового дня: что завершено, что надо доделать, а до чего не дошли руки? Конечно, на этом этапе делаются выводы и планируется следующий день, таким образом получается непрерывный процесс оптимизации работы. Наглядно метод «Альпы» можно представить примерно так: