Текст книги "Искусство успевать"

Правило 80/20

Когда я имею дело с людьми, которые утверждают, что они перегружены, один из способов, который им может помочь – это облегчить их жизнь, воздержавшись от дел «В». Однако люди не решаются отказаться от этих дел.

Поэтому я предлагаю им правило 80/20.

Правило 80/20 гласит: «Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 20 процентов от их общего числа, в то время как 20 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 80 процентов от их общего числа».

Возможны некоторые отклонения от этого соотношения, но я думаю, что в целом правило 80/20 – верное.

Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел – 2 дела обеспечат вам 80 процентов успеха. Найдите эти два дела, включите их в группу «А» и осуществите их. Оставьте остальные 8 несделанными, потому что ценность их результатов будет гораздо меньше, чем у двух, наиболее плодотворных дел.

Нижеследующие примеры из каждодневной жизни позволят вам почувствовать большую уверенность, если вы сосредоточитесь на задачах, приносящих наибольшие результаты, даже если вы будете игнорировать многие задачи с наименьшей отдачей: 80 процентов стоимости торговых сделок обеспечивает 20 процентов всех клиентов.

80 процентов производства обеспечивает 20 процентов предприятий.

80 процентов времени, пропущенного по болезни, приходится на 20 процентов работающих.

80 процентов досье, находящегося в употреблении, приходится на 20 процентов папок досье.

80 процентов грязи скапливается на 20 процентов площади пола, по которой больше всего ходят.

80 процентов стирки приходится на 20 процентов предметов одежды.

80 процентов лучшего телевизионного времени приходится на 20 процентов программ, наиболее любимых телезрителями.

80 процентов времени читатели газет тратят на чтение 20 процентов материалов, опубликованных в газете.

80 процентов телефонных звонков делают 20 процентов телефонных абонентов.

80 процентов еды поглощается в 20 процентах наиболее популярных ресторанов.

Необходимо напоминать себе снова и снова об опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и о важности сосредоточиться на 20 процентах дел, которые дают наиболее обильные плоды.

Кандидат на местных выборах попросил у меня совета за два месяца до начала выборов. Его соперником был опытный политический деятель, который в течение многих лет занимал выборные посты. Мой клиент отдавал себе отчет & том, что для своей победы ему придется использовать время, оставшееся до выборов, с максимальной отдачей. Но он уже согласился выступить перед многими группами избирателей и обнаружил, что его расписание основательно перегружено. У него оставалось мало времени для встреч с большими аудиториями и обедов, на которых будут присутствовать влиятельные люди.

Он понял, что не сумел проявить разборчивости в тот момент, когда принимал приглашения для выступлений. Он понял, что уже не может отменить те встречи, на которые он обещал прийти, и поэтому решил проявлять большую осторожность в распределении приоритетов, когда он будет принимать новые приглашения. Мы внимательно просмотрели перечень его состоявшихся и будущих выступлений и обнаружили, что 80 процентов его воздействия на общественное мнение было результатом 20 процентов его выступлений. 80 процентов его времени отняли выступления, которые мало способствовали популяризации его программы. Кроме того, именно эти выступления так его вымотали, что у него уже не оставалось сил для выступлений, которые могли существенно повлиять на избирателей. Кандидат вспомнил, что Никсон потратил последние дни избирательной кампании 1960 года на визиты в малолюдные штаты, такие как Аляска, Гавайские острова, Вайоминг, чтобы сохранить верность своему обещанию – посетить все 50 штатов страны. Кеннеди же сосредоточил свои усилия на крупных штатах, которые помогли ему получить победу большинства избирателей.

К концу нашей беседы мой клиент пришел к выводу, что он может отказаться от нескольких выступлений для малозначащих аудиторий, так как окончательной договоренности о них еще не было. Вместо этого он добился организации встреч с аудиториями, которые могли оказать большое влияние на исход голосования. Это решение оправдало себя: он победил на выборах.

Богатая светская женщина оказалась перегруженной множеством общественных обязательств. На нее рассчитывали все и во всем – от заклеивания конвертов до оказания давления на сенаторов США. Она почувствовала, что не получает большого удовольствия от этой активности, так как позволяет другим людям за нее решать, что ей следует делать. Ей следовало признать, что до 80 процентов ее общественной деятельности – это суетня, не приносившая ей никакого удовольствия, а истинную радость доставляли лишь несколько занятий.

Мы с ней составили список из ста с лишним видов общественной деятельности, в которых она участвовала (или согласилась участвовать) за последние три месяца. Затем она внимательно их рассмотрела и выделила в класс «А» следующие занятия: помощь политическим кандидатам, встречи с интересными людьми, охрана окружающей среды, коллекционирование предметов искусства. В категории «Б» оказались: организация благотворительной помощи, помощь школьным родительским комитетам. Все остальное попало в группу «В», включая участие в деятельности церковных, больничных и музыкальных организаций.

Когда не надо делать дела «В»

Одним из лучших способов найти время для дел «А» – это сократить число дел «В», на которые вы тратите время.

«Что я не должен делать?» – вот вопрос, который вы должны ставить перед собой, когда вы знакомитесь с делами «В». Подумайте о том большом удовлетворении, которое вы испытаете, когда без каких-либо трудов избавитесь по крайней мере от одного из дел «В» в вашем списке «Что надо делать».

Вместо того, чтобы думать: «Мне это надо делать», старайтесь подумать: «А может быть мне это не надо делать?» Представим себе, что в вашем списке написано: «Помыть машину». Вы поставили это дело в группу «В», но вам хочется, улучив при первой возможности полчаса, вымыть машину, чтобы вычеркнуть это дело из списка и забыть о нем. Гораздо лучше вычеркнуть его из списка и забыть о нем, решив, что это дело вообще не стоит делать.

Многие из дел «В» можно превратить в дела, которые я называю «ВЯ», то есть те, что можно откладывать на неопределенно долгое время без малейшего ущерба для себя.

Дела «ВЯ» включают: разобрать груды журналов, проверить содержимое морозильного шкафа (с тех пор как вы проверяли его, существенных изменений в его содержании не произошло), протереть пол, на кухне перед тем, как в дождливый день прибегут с улицы дети. Можно вспомнить множество таких же мелких и пустячных занятий или дел, которые со временем решатся сами собой, или же вопросов, о которых лучше забыть, если только о них не напомнит кто-то со стороны.

Некоторые из дел «В» следует нарочно подвергнуть испытанию превращением их в дела «ВЯ». Можно позволить им немного «постареть», чтобы узнать, не скончаются ли они естественной смертью. Такими делами «ВЯ» могут быть: поливание сада, когда есть основания считать, что скоро пойдет дождь, сгребание снега со двора накануне возможной оттепели, сбор газет для их уничтожения за несколько дней до визита бойскаутов, собирающих макулатуру, подготовка выступления на собрании, которое скорее всего не состоится.

Когда я не уверен, можно ли полностью игнорировать то или иное дело, я делаю небольшую пометочку против него – «возможное ВЯ» – и я уверен, что в дальнейшем вернусь к нему, если это действительно окажется важным делом. Раз в месяц я заглядываю в свой список и с удовольствием вычеркиваю невостребованные дела.

Многие из дел «В» можно легко превратить в дела «ВЯ» без особого вреда.

Конечно, некоторые дела «В» следует делать. При всей их незначительности существует возможность существенного ущерба, если вы их не сделаете вовремя.

Вы можете сделать эти дела более приемлемыми, если вы будете рассматривать их в более широком контексте. Правительственный чиновник, который тратит целый день на подготовку ответа члену конгресса США по ничтожному вопросу, не должен забывать, что это дело надо сделать точно и аккуратно, потому что ты – государственный служащий, и лучше не раздражать членов конгресса. По этой же причине торговый служащий, посвятивший большую часть времени выяснению причин отсрочки в исполнении пустячного заказа на сумму в 2 доллара 17 центов для лучшего клиента фирмы, не должен забывать, что 40 процентов прошлогодних доходов их компании пришлось именно на этого клиента.

Когда дело «В» достигает стадии кризиса

Некоторые дела, такие как заправка бензобака, которые относятся к классу «В» и могут быть отложены, превращаются в источники большого кризиса, если их откладывать на неопределенно долгое время. Вы мало что выиграете, если будете заправлять бензобак, когда он заполнен на три четверти. В то же время нет необходимости говорить, что, если вы чересчур затянете с этим делом «В», то вы потеряете очень много времени, застряв посреди дороги с пустым баком, особенно, если рядом не будет бензоколонок и проезжающих машин.

Аналогичным образом не стоит откладывать на неопределенно долгий срок такие скучные дела, как приобретение страховки и составление завещания даже если вы абсолютно уверены в пожарной безопасности вашего дома и в своем крепком здоровье. Не стоит бесконечно откладывать и такое заурядное дело, как стирка вашего белья. Может оказаться, что вы останетесь без чистого белья как раз в тот момент, когда вы должны собираться в гости. Запомните, что дела «В» редко достигают кризисной стадии без предупреждения. Они постепенно поднимаются по лестнице. Допустим, от вас потребовали составить обычный производственный отчет. У вас возникает подозрение, что это дело «В» умрет естественной смертью. Через несколько дней к вам поступает вторичный запрос об этом отчете Вы берете это дело из кипы ваших бумаг и кладете на самый верх. Вы решаете, что это дело – из категории «Б». Когда начальник вам заявляет: «Чтобы завтра отчет был у меня на столе, или вылетишь отсюда», вы понимаете, что это дело класса «А» и его надо делать. Обычно люди чувствуют, как меняется значимость дела. Если вы сообразительный человек, то давно усвоили, что некоторые дела класса «В» превращаются в источник кризиса. Поэтому самым правильным отношением к делам «В» является не исполнение их на всякий случай, а ожидание дополнительного сигнала, который может подсказать вам опасность его перерастания в кризис.

После этого сигнала нужно быстро предотвратить его развитие, разом решив простую проблему.

Если вы можете отложить уборку квартиры, стирку белья, составление досье или учет на один день, отложите эти занятия. Просто в вашей жизни будет меньше уборки, стирки, составления досье или учета. Если вы будете постоянно оказывать сопротивление делам «В», вы существенно увеличите число дел, которые превратятся в дела «ВЯ». Всегда будьте готовы задать вопрос: «Произойдет ли что-нибудь страшное, если я не сделаю дело „ВЯ“ Если вы на это можете с уверенностью ответить: „Ничего страшного не произойдет“, тогда не делайте этого.

Вам нужен ящик для дел «В»

Расставьте ваши дела по своим местам. Не позволяйте, чтобы бумаги, относящиеся к делам высокого класса «А», оказались погребенными под ворохом дел «В». Закрепите на вашем письменном столе особое место для дел «А».

Выделите специальный ящик для бумаг класса «В», в который вы будете складывать незначительные дела, чтобы они вам не мешали. Такой ящик должен быть как можно большего размера. Для таких дел можно даже выделить целый шкаф. Начните с того, что разделите ваши бумаги на две небольшие пачки из дел «А» и «Б» и большую пачку из дел «В». Постарайтесь рассортировать дела «Б», выделив из них часть для пачки «А», а часть – для пачки «В». Затем положите бумаги «А» в особое место, а бумаги «В» – в особый ящик.

Если вы не расчищали ваш письменный стол в течение нескольких месяцев, уберите все с его верхней части, вытащите все из его ящиков и положите на большую поверхность. Из этих бумаг вы сможете отобрать те, что можно распределить на три части – «А», «Б» и «В». Остальное – ненужный хлам, который можно тут же выбросить. Если операция проведена успешно, то вам понадобится не одна мусорная корзина.

Если же вы – домашняя хозяйка и у вас нет своего письменного стола, то у вас могут возникнуть те же проблемы, что и у миссис Джоунс. У нее был единственный ящик в столе, куда она складывала письма, записки, вырезки из газет и журналов, расписания занятий своих детей, объявления о собраниях, рекламные проспекты, счета, чеки, подписные квитанции, конспекты лекций по истории Китая, которые она прослушала на курсах, нитки, ленты, веер и поздравительные открытки.

Когда она собиралась ответить на письмо, у нее не было иного выхода, кроме как вытаскивать все содержимое ящика и начинать поиск нужного письма.

Когда же раз в месяц ей надо было платить по счетам, ей опять приходилось вытряхивать весь ящик. Она старалась как можно меньше заниматься этой неприятной процедурой, и поэтому откладывала ответы на важные письма.

Решение этой проблемы казалось очевидным и я предложил ей приобрести специальный ящик для досье и сотню больших конвертов. Миссис Джоунс завела отдельные конверты для рецептов, счетов, писем, на которые надо было ответить, для писем, которые она хотела сохранить, для бумаг, посвященных учебе детей, рекламным проспектам и т. д. С помощью этой системы хранения она могла легко распределять и новые бумаги по этим конвертам. Теперь, когда она собиралась написать ответ, ей не нужно было тратить много времени для того, чтобы найти нужное письмо. Достаточно было взять соответствующий конверт.

Разумеется, у многих домашних хозяек существует какой-то свой порядок в распределении бумаг. Самое главное в таком порядке – это отделять важные дела «А» от менее значительных дел «В». Если у вас много документов и переписки, вам необходимо разделить их на категории «А», «Б» и «В».

Каждая домашняя хозяйка заслуживает своего домашнего стола

Отдельный письменный стол еще лучше для домашней хозяйки, чем ящик для досье. У домашней хозяйки очень много бумаг и ей нужно иметь удобное место для того, чтобы заниматься ими. Я видел интерьеры, в которых вместо журнального столика около дивана был размещен письменный стол с настольной лампой. Некоторые дизайнеры предлагали использовать незанятый угол кухни для хранения бумаг и занятий «бумажными делами». Я от всей души приветствую такие попытки создать для домашней хозяйки такой уголок.

Владелец большого магазина одежды пожаловался мне на огромное количество бумаг, которые сыпались на него каждый день. Ему сообщали о новинках моды, направляли предложения от различных производственных и оптовых фирм, посылали проспекты, местные газеты, формы отчетности и счета.

Ему приходилось открывать все эти конверты, просматривать их содержимое.

Кроме того, он сам постоянно писал всевозможные записки с мыслями о том, как улучшить свое дело.

Он постоянно пытался навести порядок в этих бумагах, так как не мог точно решить, что делать со многими из них. К тому же, он не хотел расставаться с рядом идей, которые он запечатлел в письменной форме. Однако он не пытался распределить свои бумаги в зависимости от их значимости, поэтому груда бумаг на его столе возрастала до угрожающих размеров.

Я помог ему решить его проблему, предложив сразу же после получения утренней корреспонденции распределять ее по степени важности, выкладывая наиболее значительные послания на самый верх. Кроме того, я посоветовал ему складывать все бумаги, относящиеся к делам «Б» и «В» в правый ящик стола. На следующий день, разбирая почту, он вынимал из ящика вчерашнюю корреспонденцию лишь по мере того, как у него появлялось свободное время.

Часто, возвращаясь домой он жалел, что так и не добрался до того или иного письма. Поэтому на следующий день он вынимал его из ящика и присоединял к «сегодняшней» почте. Иногда он получал второй запрос. В этих случаях он поднимал из ящика первое послание и присоединял его к текущей почте. В целом же 80 процентов бумаг, которые скапливались у него в ящике, никогда ему не требовались, и лишь 20 процентов отложенных бумаг оказывались необходимыми.

Когда ящик оказался переполненным, я предложил своему клиенту, чтобы он переместил все содержимое в нижний правый ящик. Через три недели верхний ящик опять оказался заполненным до отказа. Тогда он разобрал нижний ящик и выбросил из него все, что ему было не нужно. Впоследствии, раз в две – три недели, он повторял эту процедуру.

Следующая стадия – мусорная корзина

В дальнейшем, при первой же возможности он выбрасывал бумаги в мусорную корзину. Возможно, что большая часть бумаг, которые он вынимал из правого нижнего ящика, могла сразу же последовать в мусорную корзину без какого-либо ущерба для дела, но мой клиент не хотел сразу все выбрасывать. Поэтому я предложил ему складывать то, что он хотел сберечь, в специальную коробку, на которой он написал: «Дела „В“, взятые из правого нижнего ящика, сентябрь 1 – 30». Потом он таким же образом складывал коробку за коробкой в шкаф. Там эти материалы хранились в течение года. Через год он бегло просматривал накопившиеся бумаги и мысленно поздравлял себя, что не занимался многими вещами, которые оказались ненужными. Теперь он уже без всяких колебаний выбрасывал почти все и оставлял лишь две-три бумаги, которые сохраняли для него актуальность. Он присоединял их к текущей почте и занимался ими в этот же день.

Через год становилось ясно, что он избавил себя от массы тяжелой работы, которая вряд ли принесла бы ему значительную пользу. Например, его записки о необходимости переделать полки, на которых были разложены свитера, оказалась ненужной, потому что в течение года он избавился от полок вообще и распорядился развесить свитера на вешалках. Вырезки из журналов о драгоценных украшениях ему уже были больше не нужны, потому что он перестал продавать драгоценности. Его записка о недостатках складского рабочего была теперь неуместной, потому что тот сам уволился через пару недель после подготовки этого меморандума.

Как не утонуть в бумагах

Истина состоит в том, что нет необходимости возвращаться к бумагам. Это не означает, что вам вообще не следует дотрагиваться до бумаг. Однако вы можете выработать систему, позволяющую вам находить для каждой бумаги нужное место. Вы должны взять под контроль входящую и исходящую бумагу и то, что с, ней происходит по мере ее превращения из входящей в исходящую. В этом случае вы никогда не утонете в бумагах.

Входящую почту следует разбирать и сортировать. Для этого постарайтесь в течение нескольких дней внимательно изучать содержание вашей корреспонденции. При этом обратите внимание на необходимость сокращения объема поступающих к вам бумаг. (Возможно, вы обнаружите, что некоторые издания и формы отчетов, поступающие к вам регулярно, вам больше не нужны.) Вы можете сказать вашему секретарю, какие материалы следует сразу же выбрасывать, какие – направлять другим людям, а какие – складывать в архив.

Один начальник заставлял своего секретаря рассортировывать почту на три папки: «Принять меры», «Информация» и «Отложено». Папку «Принять меры» он прочитывал немедленно и тут же реагировал соответственно содержанию бумаг.

Папку «Информация» он помещал в портфель, чтобы читать по дороге в поезде.

Он укладывал папку «Отложено», в которой находились периодические публикации, в ящик стола, и обращался к ней в редкие свободные минуты или же когда ему хотелось отдохнуть от сосредоточенной работы над более важными делами.

Вы сможете добиться более быстрого решения вопросов и завершать дела скорее, если не будете готовить ответы на письма, а будете писать короткие резолюции на бумагах, присланных вам, и отсылать их кому следует. Если вам следует вести учет корреспонденции, проходящей через вас, или же вы хотите проверить исполнение вашего указания, попросите вашего секретаря приготовить вам ксерокопию бумаги.

Если вам нужен развернутый ответ, то вам поможет диктофон. Те, кто умеет составлять письма с первой попытки, приходят в восторг от экономии времени, которую они получают с помощью этой техники. Один начальник сберегает еще больше времени, надиктовывая своему секретарю лишь ключевые мысли и позволяя ей привести их в литературную форму.