Текст книги "Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту"

В начале дня набросайте на стикере «большую тройку» заданий на сегодня. Вам предстоит выполнить их независимо от количества других дел, которые удастся сделать. Только после этого открывайте почту, чтобы посмотреть, что еще появляется. Используйте такое наглядное напоминание о приоритетах, чтобы извлечь пользу из естественных преимуществ нашего зрения. (Некоторые сотрудники предпочитают составлять план «большой тройки» заданий накануне вечером, и это становится их последним делом перед уходом из офиса.)

Если вам необходимо ввести новую модель поведения или сломать старую привычку, оповещайте себя об этом с помощью визуальной подсказки, понятной только вам, – записки, ключевого слова, цвета, необычного объекта, намеренно оставленного на самом виду. Стикер на мониторе напомнит вам о повторении и закреплении новой привычки или применении новых границ. Используйте цветную точку, галочку или фишку для игры в покер – все, что непонятно остальным, но ясно вам. Это вновь и вновь будет вести вас от старого поведения к новому.

Сложный узор ваших рабочих привычек

Повторения привели к постепенному переплетению привычек. Многие из них были преподаны как блага, навязанные вам вереницей прошлых начальников и клиентов. Иногда, несмотря на лучшие намерения окружающих, эти искусственные искажения вредят вашим интересам и интересам компании. Задавшись желанием изменить давнюю привычку, вы обнаружите себя выбитым из колеи. Попытки устранить какую-либо установку приведут к пониманию, что она переплетена с множеством других и держит вас в плену прежнего поведения. Вот примеры.

• Это немыслимо: вы заходите в комнату отдыха «лишь на минутку» и позволяете себе ввязаться во все оживленные разговоры приятных вам коллег. Потом оказывается, что вы на полчаса опоздали на следующую встречу, забыв, что сегодня должны ее вести.

• Вы выполняете рутинные задания сами, а не делегируете их другим; потом сожалеете, что ваши сотрудники неподготовлены и неопытны.

• Вы учите подчиненных выполнять какое-либо задание. Затем разрешаете выполнять работу, не удостоверившись в понимании ими поставленной задачи. Когда они беспрерывно прерывают вас самыми разными вопросами, вы с трудом сдерживаете раздражение.

Многие честные менеджеры признают, что преобразования требуют осознанности в отношении прочно укоренившегося поведения, настойчивости в применении новых форм самодисциплины и регулярной поддержки самих себя. Так вы проторите свой новый путь.

Соединенность нитей

Попытка искоренить какую-либо привычку может вызвать другие поводы для тревоги. Приступив к исправлению одной плохой привычки, вы обнаружите клубок переплетенных с ней недостатков. Например, пообещав приступить к принятию какого-либо решения, вы собираете данные, но понимаете, что изначальные инструкции разбросаны на вашем рабочем месте, в компьютерных архивах и даже в машине! Вы так давно не разбирали входящие сообщения (которые уже сильно устарели), что даже не можете быстро определить местонахождение текущих файлов. Вы откладываете решение и потом ругаете себя за проволочку.

Пусть это переплетение теперь помогает вам

Десятилетиями помогая служащим улучшать их навыки управления временем, мы убедились, что взаимосвязаны как проблемы, так и решения. Например, если сегодня вы хотите разобрать электронную почту, то почти наверняка найдете большую часть недостающих данных. Нажав кнопку «Помощь» в интегрирующих программах (Outlook, Lotus Notes, Gmail), вы получите совет, как связать ваши почтовые файлы и записи по проектам с контактной информацией и автоматически обновлять их. Стоит только задать настройки.

Вы и ваша команда можете начать аккуратно записывать темы сообщений, чтобы упростить фильтрацию. Потребуется ли на это время? Да, немного и прямо сейчас. Но вы плавно наверстаете его, используя новую систему. Готовы ли вы сделать вложение?

Если, как и многие люди, вы никогда не замечали, что привычки препятствуют вашему развитию, то следующие утверждения будут вам знакомы и даже прозвучат отрадно. На первый взгляд они кажутся обоснованными, но на самом деле все они – ловушки. Их постепенное устранение из повседневного применения ускорит ваш уход от нескольких худших причин потери времени. Разные читатели обнаружат разные направления исследования.

Вот упражнение для вас:

• рассмотрите нижеследующие распространенные утверждения, искренние, но вредные;

• используйте любые или все предложенные нами логические аргументы, чтобы отбросить их;

• обратитесь к новому предложению, которое принесет вам более удовлетворительные результаты.

Утверждение № 1. Уверенность в том, что это «просто здравый смысл»

Тайм-менеджмент – это просто здравый смысл. Я почти всегда довольно хорошо справляюсь, просто действуя по обстоятельствам. Здесь все так стремительно меняется, и мне удается преуспеть, потому что я быстро приспосабливаюсь, действую по наитию и иногда нарушаю правила.

Отбросьте «просто здравый смысл».

• Здравый смысл, к сожалению, не так распространен.

• Напряжение нарастает, когда вам не удается действовать по обстоятельствам.

• Что касается умения приспосабливаться, то когда его применение не соответствует объему запланированных дел, ваши должностные инструкции оказываются недействительными. Уволить вас или повысить?

• Иногда вы преуспеваете вопреки нарушению правил, а не благодаря этому.

Новое предложение № 1

• Ежедневно пишите или рисуйте план дня.

• Отслеживайте случаи отклонения от плана.

• Определите, как часто вы применяете так называемое умение приспосабливаться.

Утверждение № 2. Уверенность, что в стрессовой ситуации лучше работается

Я лучше всего работаю в стрессовой ситуации. Избыток времени делает людей ленивыми.

Отбросьте идею, что «в стрессовой ситуации лучше».

• При стрессе никто не работает лучше – просто быстрее!

• Напряжение, безусловно, делает работу более интенсивной. Если вы продолжаете искать панические ситуации, то, возможно, «подсели» на адреналин. Это натуральный стимулятор – законный, но в больших дозах ведущий к смерти. Кризис стал для вас наркотиком?

Новое предложение № 2

• Начиная поздно, вы оставляете слишком мало времени на планирование и консультирование, что могло бы привести к лучшим результатам.

• Обяжите себя завершать дела досрочно. Так вы выкроите время для подстраховки – чтобы исправить недостатки, найти труднодоступные данные, попросить советов у участников проекта и получить большее одобрение вашего подхода.

• Остерегайтесь выброса адреналина, который сопутствует чудесам, случающимся в последнюю минуту. Каждый раз, когда вы принимаете работу с неразумными сроками, вы лишаете себя шанса достичь результатов, достойных доверия и вознаграждения.

Утверждение № 3. Жалобы на «исчезновение спонтанности»

Однообразные правила тайм-менеджмента будут сдерживать мою спонтанность.

Отбросьте «исчезновение спонтанности».

• В противоположность общепринятому мнению, дисциплина приносит вам свободу в большинстве начинаний. Знаменитые атлеты или гонщики постоянно и по многу раз упражняются в своих движениях, ощущая утомительное однообразие. А на выступлениях поражают всех «не требующим усилий» изяществом и спонтанностью.

• Менеджерам тоже нужно последовательно приучать себя к самодисциплине, до тех пор совершенствуя навыки разумного обращения со временем, пока не появится легкость в их применении.

• Дисциплина (как и тяжелая атлетика) помогает добиться впечатляющего уровня силы и уверенности в вашей деятельности.

Живые голоса

Однако самодисциплину развить непросто, доказательство тому – слова Кэти Уилбер, эрготерапевта, работающего с детьми, менеджера клиники в Уайт-Плейнсе. Она призналась:

Управление временем? Насколько это важно? Для моего начальника – крайне важно, для меня – недостаточно. Между тем я жалуюсь, что не могу осилить все, или забываю что-то сделать и виню в этом плохую память. По сути, я сопротивляюсь использованию стратегий тайм-менеджмента, то есть структурированности и согласованности… не хочу, чтобы руководство это навязывало мне. При этом я рискую испытывать неудобства, которых можно избежать.

Я работаю над этим! Считаю, что календарь Outlook очень полезен. Эта программа распределяет мои электронные письма по папкам. Чтобы вернуть концентрацию, я использую стикеры: помещаю их прямо перед собой или прикрепляю скотчем к столу. Также я посылаю себе электронные письма в качестве напоминаний.

Новое предложение № 3 (для Кэти Уилбер и вас…)

• Лучше направьте свою спонтанность в сферу нововведений, проектирования и разработок, а также маркетинга, продаж и обслуживания клиентов – словом, в то, что вы связываете с творчеством в своей работе.

• Затем приложите усилия к улучшению ваших административных навыков – управления потоком однообразной работы, хранения и извлечения информации, установления стандартов, составления расписаний и работы по выполнению обещаний.

• Следование хорошим правилам создаст вам репутацию надежного и последовательного человека. Возможно, вы даже начнете чаще возвращаться домой вовремя (к ужину) и без ноутбука с «домашней работой».

• Проверьте текущую рабочую нагрузку. Примените творческие способности для отсечения всего лишнего и исправьте то, что захватывает вас в ловушку неоплачиваемой сверхурочной работы. Радостно предавайтесь спонтанности в появившееся свободное время.

Утверждение № 4. Оправдание: «Я слишком занят, чтобы учиться»

Тайм-менеджмент кажется трудоемким делом. Мне некогда заниматься всем этим.

Отбросьте «слишком занят, чтобы учиться».

• Можете вспомнить знаменитую сказку о лесорубе, который утверждал: «У меня нет времени точить топор – мне нужно повалить весь этот лес!»

• Ваш главный инструмент управления временем – письменный план – наглядное доказательство в том случае, когда порученная работа не соответствует имеющемуся времени. Вы сможете просить разрешения на изменение объема рабочей нагрузки и установление разумных сроков.

• У вас нет времени на отказ от планирования. Написание ежедневного плана действительно требует нескольких минут серьезных размышлений, но этот инструмент в сочетании с другими техниками управления временем будет экономить вам по два часа в день. В следующих главах мы подробно расскажем о возможной прибыли от такой инвестиции.

Новое предложение № 4

• Сначала оцените тайм-менеджмент как самодисциплину, нужную для достижения ваших целей, а не как нечто, навязанное сверху.

• Чтобы пробудить в себе готовность, представляйте ощутимое вознаграждение или совершенствование производственного процесса, достаточно серьезное, чтобы обеспечить вам продвижение.

• Еще раз взгляните на вашу нагрузку. Какую работу вы или кто-то другой могли бы выполнять быстрее или надежнее? Изложите все в письменном виде и убедите в этом своего начальника.

Утверждение № 5. Ограничение типа «достаточно одного средства»

Для успешного управления временем мне, конечно, не нужна книга или набор средств. Мой ежедневный список необходимых дел служит мне годами. (Хотя, признаюсь, сегодняшний список часто перетекает в завтрашний.)

Отбросьте «достаточно одного средства».

• Список дел – замечательное средство. Но больше пользы будет, если вы объедините его с вашим календарем, списком проектов и входящими электронными письмами. Современные программы при желании могут автоматически объединить эти инструменты.

• Неважно, полагаетесь ли вы на электронные средства или составляете схему своей рабочей нагрузки на доске – вы правы в том, что задействуете преимущества наглядности: нагрузку можно охватить с первого взгляда.

• Но если ваш список постоянно перетекает в следующий день, то вы попались в большую ловушку – чрезмерные ожидания. Это опасно.

Новое предложение № 5

• Приобретя навык сочетания новых требований с существующими обязательствами, вы сможете оценить вашу ситуацию, настоящую и будущую, и договориться об очередных заданиях в контексте, обозримом для обратившихся с запросом лиц.

• Используйте наглядный список дел как свидетельство того, что ваше планирование позволяет выполнять обязательства.

Вне зависимости от того, кто разработал ваш набор средств, компания или вы сами, он должен позволять вам следующее:

• определять приоритетность заданий в соответствии с заранее установленными правилами, основанными на относительном риске и ценности;

• оценивать стандартный подготовительный период для обычных заданий;

• определять влияние новых заданий на те, что были поручены вам ранее;

• увязывать входящие требования с вашими списками проектов и расписанием, особенно если они были получены по электронной почте (труднее обсуждать), а не лично (легче показать, какое время занято);

• основывать ваши решения (выполнить, отложить, пересмотреть объем или отклонить задания) на наглядных данных, которые сейчас можно показать тем, кто направляет запрос, а позднее – лицам, которые должны будут выполнять работу.

Долой компьютерную неграмотность!

Если вы не знаете, как пользоваться средствами интеграции, встроенными в программное обеспечение компьютера, пройдите обучение в вашей компании, у поставщика программ или в местном центре дополнительного образования. Потратив немного времени и денег, вы вскоре станете знатоком. Более того, вы можете объединить ваших учителей и тех, с кем вы учились, в одну сеть. Эти продвинутые пользователи – важный ресурс, особенно для владельцев малых предприятий или независимых менеджеров.

Сообразительные работники перенимают этот инструмент на наших семинарах по управлению хаосом, чтобы показать, как новое задание переходит из разряда «просто запрос» в «полное обязательство», а в случае кризиса – обратно. Этот наглядный подход дисциплинирует сотрудников, обращающихся с требованиями: они понимают, что менее срочные дела, принятые к исполнению сегодня, не оставят времени более срочным делам завтра. Когда до них это доходит, они сосредоточиваются на таблице.

Позвольте Эллен Перри дать наглядное пояснение:

Задание A

Эллен Перри, руководитель службы по работе с клиентами, получает обоснованный запрос, который нужно выполнить в сжатые сроки. Она поместила задание А в левую колонку (наклеила настоящий или воображаемый стикер), и оно останется в колонке «Запрос» до тех пор, пока Эллен не сможет оценить задание и поместить его на временную шкалу. Тогда ему найдется место в правой колонке «Обязательство», где оно останется до своего завершения. Скорее всего, задание будет выполняться пошагово, что показано на временной шкале. Работник, направивший запрос А, может иметь доступ к схеме Эллен, чтобы отследить, как выполняется задание.

Задание Б

Еще одно обоснованное задание под буквой Б попадет в колонку «Обязательство», но позже окажется вытесненным более важным заданием В. Эллен обрисует реальную ситуацию тому, кто обратился с заданием Б, которое на какое-то время возвращают в левую колонку «Запрос». (Эллен на своем опыте узнала, что это зачастую вдохновляет «вытесненного» сотрудника на усовершенствование задания, поставленного «на ожидание», и оно становится готовым к переводу в разряд срочных.)

Применение состоящего из двух колонок графика дел создает Эллен репутацию человека, дающего обещания, которые может сдержать!

Действительно ли вы управляете отведенным вам временем? Время – это актив, который хотелось бы считать только своим, но все же его невозможно удержать. Время дарят любимым людям. Его жертвуют на благие цели, работая волонтерами, или сдают в аренду работодателю за оговоренную сумму. Но его невозможно хранить.

Компании, а также учреждения склонны считать время одним из своих пяти активов.

1. Капитал: вкладываемые и применяемые денежные средства.

2. Имущество: оборудование, здания, земля, сырье и продукция, выставленная на продажу или стоящая на учете.

3. Информация: имеющие значение данные, которые можно повторно извлекать; интеллектуальная собственность для использования и продажи.

4. Персонал: работники – привлеченные, нанятые, перемещенные, обученные и мотивированные.

5. Время: измеренное, оцененное и потраченное. Но его не получится хранить про запас для дальнейшего использования.

Ваша организация может управлять первыми тремя неодушевленными ресурсами: их можно сочетать, увеличивать или уменьшать, покупать или продавать, перемещать или вовсе отбрасывать. Все это приведет к различным, но в основном предсказуемым последствиям. Четвертый вид ресурсов (персонал) – люди, чьи услуги и навыки ваша компания покупает и продает (за согласованную почасовую или ежемесячную плату). Компании в силах удерживать или освобождать сотрудников (с прогнозируемыми результатами); они могут обучать, развивать и уважать их или пренебрегать ими (с сопутствующей выгодой и риском). Развитые компании предпочитают просвещать и информировать людей, чтобы те работали как можно лучше.

Но пятый ресурс, время, подвержен контролю со стороны человека менее, чем нам хотелось бы признать. Его нельзя ускорить или замедлить. Оно расходуется при получении и по одной фиксированной ставке: 60 секунд в минуту, 60 минут в час. Выбирают не само использование времени, а его способ.

Продолжительность жизни может видеться вам загадкой, набором цифр в таблице смертности. Упущенное время не вернуть. На самом деле вы вовсе им не управляете – вы управляете только собой относительно времени.

Мы надеемся, что эта глава заинтриговала вас, поставив под сомнение традиционные утверждения о времени. В следующих нескольких главах вы найдете еще больше средств, которые позволят приняться за главное дело жизни – управление собой на пути к целям, приносящим удовлетворение.