Автор книги: Алексей Гладкий
Жанр: Бухучет; налогообложение; аудит, Бизнес-Книги
сообщить о неприемлемом содержимом
Текущая страница: 11 (всего у книги 18 страниц)
В программе реализована возможность отражения складских операций на учетных счетах – по аналогии с тем, как это осуществляется в бухгалтерском учете. В данном случае учетные счета являются аналогом Плана счетов бухгалтерского учета.
Информация об учетных счетах хранится в специально предназначенном классификаторе, для вызова которого нужно выполнить команду главного меню Классификаторы→Учетные счета. При активизации данной команды на экране открывается окно классификатора, которое показано на рис. 4.10.
Рис. 4.10. Классификатор учетных счетов
В окне классификатора содержится перечень счетов с указанием номера (числового кода) и названия каждого из них. Чтобы добавить счет в справочник, выполните команду Счет→Добавить или нажмите Insert. Добавление счета осуществляется в окне, которое показано на рис. 4.11.
Рис. 4.11. Добавление учетного счета
В данном окне следует указать номер (код) счета и его название. При вводе этих параметров можно руководствоваться официально утвержденным Планом счетов бухгалтерского учета (хотя это и не обязательно). Учтите, что значение поля Номер должно быть уникальным, и не должно превышать 6 символов.
Для изменения учетного счета используйте команду Счет→Изменить, а для его удаления – команду Счет→Удалить.
Количество учетных счетов, добавляемых в справочник, не ограничено и определяется только потребностями пользователя.
Ввод данных о хранящихся на складе товарахВвод, редактирование и хранение информации о хранящихся на складе товарах осуществляется в справочнике товаров и услуг, вызываемом с помощью команды главного меню Товары→Товары и услуги либо нажатием комбинации клавиш Ctrl+Alt+G. Отметим, что в данном справочнике можно хранить информацию не только о товарно-материальных ценностях, но и о сопутствующих услугах (погрузка/разгрузка, перевозка грузов, охрана склада, и др.).
Окно справочника показано на рис. 4.12.
Рис. 4.12. Справочник товаров и услуг
Окно справочника состоит из двух частей: левой и правой. Дело в том, что возможности программы предусматривают объединение однотипных товаров в тематические товарные группы (например, группа Канцтовары, группа Спорттовары, и т. п.). В левой части окна отображается перечень групп, в правой части – содержимое группы, на которой установлен курсор. Это дает возможность, последовательно щелкая курсором на названиях групп в левой части окна, быстро просмотреть товары каждой группы.
Заполнять справочник товаров следует с формирования списка товарных групп, чтобы впоследствии сразу разносить товары по соответствующим группам. Для добавления в справочник новой товарной группы выполните команду главного меню Карточка→Новая группа товаров либо аналогичную команду контекстного меню, или нажмите клавишу F4. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования товарной группы, изображенное на рис. 4.13.
Рис. 4.13. Добавление товарной группы в справочник
В данном окне необходимо ввести название товарной группы и нажмите кнопку Сохранить. Рекомендуется вводить такое название, которое кратко характеризует данную группу (например, не Группа 1 и Группа 2, а Спорттовары и Канцтовары).
Список групп можно формировать в виде иерархической структуры, включая в состав групп подгруппы. Это удобно для более глубокого учета товаров на складе, что приобретает особую важность при работе с большим количеством товаров. В частности, в состав группы Канцтовары можно включить подгруппы Бумага, Карандаши, Тетради и др., в состав группы Спорттовары – подгруппы Одежда, Обувь и Спортивный инвентарь, и т. д. Чтобы добавить подгруппу, установите курсор на родительскую группу и выполните команду Карточка→Новая группа товаров либо нажмите F4.
ВНИМАНИЕ
Изменить название товарной группы вы впоследствии не сможете. Если же такая необходимость возникла, нужно просто добавить новую группу с требуемым названием, перенести в нее товары из прежней группы (с помощью команды главного меню Операции→Перенос в другую группу), после чего удалить ненужную группу.
Удалить товарную группу вы сможете только из правой части окна. Для этого в левой части окна установите курсор на группу-родитель, а в правой – на удаляемую группу, после чего выполните команду главного меню Карточка→Удалить либо такую же команду контекстного меню.
После формирования структуры товарных групп можно приступать к заполнению их товарами. Чтобы добавить товар в группу, откройте ее и выполните команду Карточка→Новый товар. В результате на экране откроется окно добавления нового товара (рис. 4.14).
Рис. 4.14. Добавление товара
В момент создания нового товара автоматически будет присвоено значение параметру № п/п. В поле Уч. счет укажите учетный счет, на котором будет учитываться данный товар. Требуемое значение выбирается в окне справочника учетных счетов (см. рис. 4.10), которое вызывается на экран нажатием кнопки выбора.
В поле Отриц. остаток укажите, допускается ли отрицательный остаток по данному товару. Из раскрывающегося списка выберите одно из перечисленных ниже значений.
• Запретить – отрицательный остаток данного товара запрещается. При попытке проведения операции, которая влечет за собой возникновение отрицательного остатка, программа блокирует ее и выдает соответствующее предупреждение.
• Разрешить – отрицательный остаток разрешается. В данном случае программа не налагает никаких ограничений.
• Предупредить – если в результате проведения операции по данному товару сформируется отрицательный остаток, то программа выдаст соответствующее информационное сообщение, но операцию при этом не заблокирует.
Учтите, что поле Отриц. остаток отображается только в том случае, если в настройках программы на вкладке Товары в поле Отрицательные остатки выбрано значение Определять в карточке (см. рис. 4.2).
В поле Наименование с клавиатуры вводится наименование товарно-материальной ценности. Это поле является единственным параметром данного окна, обязательным для заполнения.
В поле Ед. изм. укажите название единицы измерения данного товара, а в поле Примечание при необходимости можете ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному товару (например, Срок годности 1 год, или На ответственном хранении, и т. п.).
Информация о продажной цене товара указывается в области настроек Цены продажи.
Если в настройках программы на вкладке Товары установлен флажок Классификация по фирмам, странам, ГТД (см. рис. 4.2), то в окне ввода товара отобразятся поля Фирма-производитель, Страна происхождения и № гр. Таможенной декларации. Значения данных полей выбираются из соответствующих справочников, вызываемых по кнопке выбора; ни одно из этих полей не является обязательным для заполнения.
Для сохранения введенных данных нажмите кнопку Сохранить, чтобы закрыть окно без сохранения изменений – кнопку Отказаться.
Чтобы впоследствии отредактировать параметры товара, используйте команду Карточка→Изменить в главном или контекстном меню окна. Удаление товаров из справочника осуществляется с помощью команды Карточка→Удалить или нажатием клавиши Delete.
Классификаторы фирм-производителей, стран происхождения и ГТДКак уже отмечалось выше, возможности программы предусматривают учет хранящихся на складе ценностей в разрезе производителей, стран происхождения и грузовых таможенных деклараций – при условии включения соответствующей настройки (см. рис. 4.2). Информация об этих товарных характеристиках хранится в соответствующих справочниках, доступ к которым осуществляется из меню Классификаторы. Поскольку порядок работы с данными справочниками идентичен, мы рассмотрим его на примере одного из них – справочника фирм-производителей.
Чтобы открыть справочник фирм-производителей, выполните команду главного меню Классификаторы→Фирмы-производители. Окно справочника изображено на рис. 4.15.
Рис. 4.15. Справочник фирм-производителей
В данном окне отображается список фирм-производителей, которые были внесены в справочник ранее (поэтому при первом открытии справочника он будет пустым). Для каждой позиции отображается ее название.
Чтобы добавить в справочник фирму-производителя, выполните команду главного меню Классификатор→Добавить позицию или аналогичную команду контекстного меню (можно также воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели). При этом на экране открывается окно, которое показано на рис. 4.16.
Рис. 4.16. Добавление фирмы-производителя
В данном окне введите название производителя и нажмите ОК.
Чтобы отредактировать название фирмы, выделите ее курсором и выполните команду Классификатор→Изменить позицию. Окно редактирования полностью аналогично окну ввода (см. рис. 4.16).
Вы можете вводить новые позиции в справочник путем копирования уже имеющихся. Для этого выделите позицию-источник курсором и выполните команду Классификатор→Скопировать позицию. Учтите, что необходимо обязательно внести какое-нибудь изменение в название добавляемой фирмы – в противном случае программа ее не сохранит.
Для удаления позиций из справочника используйте команду Классификатор→Удалить позицию.
Приемы использования программы
После настройки программы и заполнения справочников можно приступать к ее эксплуатации. Далее мы рассмотрим, каким образом в программе «SLS-Склад Лайт» отражаются основные операции складского учета.
Ввод приходной операцииВсе операции с товарно-материальными ценностями (приход, расход, переоценка, и др.) выполняются в карточке товара. Чтобы открыть карточку товара, войдите в список товаров (см. рис. 4.12), выделите требуемый товар курсором и дважды щелкните на нем мышью либо выполните команду Режимы просмотра→Карточка товара/услуги в главном или контекстном меню. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 4.17.
Рис. 4.17. Карточка товара
Как видно на рисунке, данное окно состоит из нескольких вкладок. Содержимое вкладки Описание полностью идентично окну ввода товара (см. рис. 4.14) с той разницей, что все параметры в нем недоступны для редактирования (чтобы включить возможность редактирования, нужно выполнить команду Карточка→Изменить). На вкладке Операции представлена информация обо всех складских операциях, которые были проведены с данным товаром; отметим, что эта вкладка является наиболее содержательной и востребованной в карточке товара. На вкладке Дополнительно содержится дополнительная информация о товаре, а на вкладке Файлы можно формировать список файлов, относящихся к данному товару (например, файл с детальным описанием, или файл с изображением, и т. п.).
ВНИМАНИЕ
Содержимое главного меню карточки товара меняется в зависимости от того, какая вкладка открыта в данный момент.
Чтобы ввести приходную операцию, перейдите на вкладку Операции и выполните команду главного меню Операция→Приход или нажмите клавишу F3. При этом на экране откроется окно ввода приходной операции, которое показано на рис. 4.18.
Рис. 4.18. Ввод приходной операции
В данном окне вводятся все основные параметры приходной операции.
В поле Дата указывается дата прихода. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент открытия окна – в нем по умолчанию отображается текущая дата в соответствии с системной датой компьютера. Это значение вы можете отредактировать по своему усмотрению.
В поле Тип операции укажите тип создаваемой операции – Приход. Кроме этого, в данном поле можно указать следующие значения (выбирается из раскрывающегося списка): Возврат поставщику, Уменьшение стоимости и Дополнительные затраты.
Количество товара в установленных для него единицах измерения укажите в поле Количество. При этом соблюдайте внимание и не приходуйте, например, сигареты в блоках, если до настоящего времени они учитывались в пачках.
В поле Валюта введите валюту операции – российский рубль или доллар США. Требуемая валюта выбирается в окне справочника курсов валют (см. рис. 4.3), которое вызывается нажатием кнопки выбора.
Цену товара за одну единицу измерения введите в поле Цена. Здесь также нужно быть внимательным: если вы учитываете сигареты, например, в пачках, но и цена должна быть за одну пачку (а не за блок или коробку).
Значение поля Сумма программа рассчитывает автоматически на основании значений полей Количество и Цена. Если поле Сумма отредактировать вручную, то соответствующим образом автоматически изменится и значение поля Цена.
В поле Документ № укажите номер накладной или иного товарно-сопроводительного документа, по которому на склад предприятия поступил товар. Это поле не является обязательным для заполнения, но для прозрачности учета его рекомендуется заполнить.
В поле Контрагент указывается поставщик товара по данному документу. Чтобы заполнить это поле, нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника контрагентов (см. рис. 4.7) выделите курсором требуемую позицию и нажмите клавишу Enter.
При необходимости вы можете ввести произвольную информацию, которая могла бы дополнительно охарактеризовать данную операцию – для этого предназначено поле Примечание. Примеры значений данного поля: На ответственное хранение, В счет предоплаты, На консигнацию, и т. п.
В поле Налоги укажите способ расчета налога на добавленную стоимость по поступившим товарам. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка: включая – НДС будет включен в цену товара, или не включая – налог не будет включен в цену товара. По умолчанию программа предлагает включать сумму НДС в цену товара. Ставка НДС в процентах указывается в поле %НДС.
В поле Сумма (РУБ) отображается сумма НДС. Значение данного поля формируется программой автоматически на основании значения поля Налоги, ставки НДС, цены товара, а также текущего курса валют (если приходная операция формируется в долларах США). Ручное редактирование данного поля невозможно (изменения не сохраняются). Значение поля всегда формируется только в российских рублях.
В поле Чистая сумма отображается итоговая сума приходной операции в российских рублях. Это значение также рассчитывается программой автоматически. При этом учитываются значения текущего курса валют, ставки НДС, суммы документа, а также способа расчета НДС, указанного в поле Налоги.
Завершается ввод приходной операции нажатием кнопки Сохранить. После этого информация об этой операции появится в табличной части вкладки Операции.
Аналогичным образом осуществляется ввод операции по возврату товара от покупателя (она также является приходной). Чтобы ввести такую операцию, нужно на вкладке Операции выполнить команду Операция→Возврат покупателя. Разница будет заключаться лишь в том, что в окне ввода операции (см. рис. 4.18) в поле Тип операции нужно выбрать значение Возврат покупателя.
Ввод расходной операцииЧтобы отразить в складском учете отпуск товарно-материальных ценностей со склада, нужно ввести расходную операцию. Ввод расходных операций, как и приходных, осуществляется в карточке товара на вкладке Операции (см. рис. 4.17). Чтобы ввести расходную операцию, выполните на данной вкладке команду главного меню Операция→Расход или нажмите клавишу F4. При этом на экране откроется окно ввода расходной операции, которое показано на рис. 4.19.
Рис. 4.19. Ввод расходной операции
В поле Дата нужно ввести фактическую дату отпуска товаров со склада. Это значение программа формирует автоматически (по умолчанию в качестве даты расхода предлагается текущая дата), но вы можете отредактировать его по своему усмотрению.
В поле Тип операции из раскрывающегося списка выберите тип операции – Расход. Помимо этого, поле может принимать следующие значения: Возврат покупателя, Резервирование и Списание.
Количество отпускаемого товара введите в поле Количество. При этом следите за тем, чтобы товар отпускался в тех единицах измерения, в которых он учитывается в складском учете.
Валюта операции (российский рубль или доллар США) указывается в поле Валюта. Чтобы ввести валюту, нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника курсов валют (см. рис. 4.3) выделите курсором требуемую позицию и нажмите Enter.
Цена отпускаемого товара указывается в поле Цена. Следите за тем, чтобы цена указывалась за ту единицу измерения, в которой товар учитывается в складском учете.
Значение поля Сумма программа рассчитывает автоматически на основании значений полей Количество и Цена. Если поле Сумма отредактировать вручную, то соответствующим образом автоматически изменится и значение поля Цена.
В поле Документ № следует ввести номер расходного товарно-сопроводительного документа, по которому отпускается товар.
В поле Контрагент указывается получатель данного товара. Требуемое значение выбирается в окне справочника контрагентов (см. рис. 4.7), которое выводится на экран нажатием кнопки выбора.
В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной расходной операции.
В поле Налоги укажите способ расчета налога на добавленную стоимость по отпускаемым товарам. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка: включая – НДС будет включен в цену товара, или не включая – налог не будет включен в цену товара. По умолчанию программа предлагает включать сумму НДС в цену товара. Ставка НДС в процентах указывается в поле %НДС.
В поле Сумма (РУБ) отображается сумма НДС. Значение данного поля формируется программой автоматически на основании значения поля Налоги, ставки НДС, цены товара, а также текущего курса валют (если отпуск товара отражается в долларах США). Ручное редактирование данного поля невозможно (изменения не сохраняются). Значение поля всегда формируется только в российских рублях.
В поле Чистая сумма отображается итоговая сумма расходной операции в российских рублях. Это значение также рассчитывается программой автоматически. При этом учитываются значения текущего курса валют, ставки НДС, суммы документа, а также способа расчета НДС, указанного в поле Налоги.
Завершается ввод расходной операции нажатием кнопки Сохранить. После этого информация об этой операции появится в табличной части вкладки Операции.
ВНИМАНИЕ
Чтобы увидеть расходные операции, нужно в раскрывающемся списке, который расположен в верхней части вкладки Операции, выбрать значение Расход или Все операции. Аналогичным образом осуществляется просмотр списка и других типов операций (например, чтобы увидеть приходные операции, в данном поле нужно выбрать значение Приход или Все операции, и т. д.).
Аналогичным образом осуществляется ввод операции по возврату товара поставщику (она также является расходной). Чтобы ввести такую операцию, нужно на вкладке Операции выполнить команду Операция→Возврат поставщику или нажать комбинацию клавиш Shift+F3. Разница будет заключаться лишь в том, что в окне ввода операции (см. рис. 4.19) в поле Тип операции нужно выбрать значение Возврат поставщику.
Резервирование и списание товарно-материальных ценностейВ программе «SLS-Склад Лайт» вы можете поводить операции резервирования товарно-материальных ценностей, а также их списания.
Смысл операции резервирования товаров заключается в том, что фактический остаток зарезервированных товаров на складе остается прежним, а свободный остаток уменьшается на количество зарезервированного товара. Например, у вас на складе есть 100 единиц товара, и вы знаете, что 30 единиц предназначены конкретному покупателю. В этом случае вы резервируете эти 30 единиц товара, а оставшуюся часть (70 единиц) можете отпускать без ограничений. В результате программа будет следить за тем, чтобы количество товара на складе не было меньше, чем зарезервировано, и не позволит провести расходную операцию, после которой остаток будет менее 30 единиц.
Списание товара со склада может происходить по разным причинам, самыми распространенными из которых являются: выявление недостачи, истечение сроков годности, порча, нарушение целостности упаковки, хищение, пересортица, и т. п. Каждое списание оформляется соответствующим актом (подробнее о порядке списания товарно-материальных ценностей рассказывается в первой главе книги, в разделе «Акты о недостаче, об излишках и на списание ТМЦ»).
Чтобы ввести операцию резервирования, нужно в карточке товара на вкладке Операции выполнить команду Операция→Резервирования. Ввод операции списания осуществляется с помощью команды Операции→Списание.
Окно ввода операции резервирования или списания полностью аналогично окну ввода расходной операции (см. рис. 4.19). При этом в поле Тип операции должно отображаться название соответствующей операции. В поле Примечание для операции резервирования можно ввести значение, например, Зарезервировано для ООО «Торговый мир», а для операции списания – Списание из-за истечения сроков годности, и т. п.
Правообладателям!
Это произведение, предположительно, находится в статусе 'public domain'. Если это не так и размещение материала нарушает чьи-либо права, то сообщите нам об этом.
