Текст книги "Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2"

Возможности программы «Складской учет и торговля» предусматривают формирование и вывод на печать самых разных отчетов по складским операциям. Здесь мы познакомимся с наиболее востребованными из них.

Чтобы сформировать отчет о движении товаров на складе, выполните команду главного меню Отчеты→Движения товаров→Движение товаров. При активизации данной команды на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.33.

Рис. 2.33. Отчет о движении товаров

В данном окне представлен список всех номенклатурных позиций, по которым было движение (приход или расход). Расходные операции подсвечены красным цветом, приходные – черным. Отметим, что данный отчет не включает в себя информацию о внутреннем перемещении товарно-материальных ценностей – эти сведения можно получить в отчете о перемещениях товаров, который вызывается с помощью команды главного меню Отчеты→Движения товаров→Перемещения товаров.

Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается следующая информация: дата операции (в соответствии с датой документа), полное наименование товара, количество поступивших или отпущенных товаров и сумма операции в соответствии с приходным или расходным документом.

По умолчанию в окне отчета представлена полная информация обо всех приходных и расходных операциях. Однако вы можете самостоятельно установить интервал времени, данные которого должны быть включены в отчет (например, чтобы увидеть движение товаров только за последний месяц, или только за последние три дня, и т. п.). Для этого нужно в инструментальной панели нажать кнопку Задать период (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) или клавишу F6. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.34.

Рис. 2.34. Настройка интервала времени для отчета

В данном окне в полях с и по укажите соответственно начальную и конечную даты интервала времени и нажмите кнопку ОК. По умолчанию в данном окне предлагается период, начиная с текущего месяца и до конца текущего года.

В поле Фильтр (см. рис. 2.33) вы можете установить фильтр на отображаемые в списке данные – для этого введите с клавиатуры условие фильтра и нажмите Enter. Например, если список включает в себя большой ассортимент напитков, а вам нужно получить список только соков, то введите в поле Фильтр значение Сок и нажмите Enter. Чтобы вернуться к работе с полным списком номенклатурных позиций, очистите поле Фильтр и нажмите Enter. Фильтр удобно применять при работе с большим списком номенклатурных позиций.

Вы можете экспортировать содержимое отчета для сохранения во внешнем файле. Возможности программы предусматривают экспорт данных в файлы следующих форматов: Excel, RTF, TXT и HTML. Чтобы экспортировать данные, выберите требуемый формат в подменю Экспорт списка, которое находится в контекстном меню. При выборе любого варианта на экране открывается окно, в котором по обычным правилам Windows нужно указать путь для сохранения и имя файла.

Чтобы вывести отчет на печать, выполните команду контекстного меню Печать списка или нажмите кнопку Печать, расположенную слева внизу окна, и в открывшемся меню выберите команду Движение товаров. Пример печатной формы отчета показан на рис. 2.35.

Рис. 2.35. Печать отчета о движении товаров

В данном отчете количество товаров в расходных операциях отображается красным цветом. Чтобы отправить отчет на печать, нажмите в инструментальной панели кнопку Печать отчета или воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl+P.

При необходимости вы можете сформировать и вывести на печать более детальный отчет о движениях товарно-материальных ценностей на складе предприятия. Для перехода в режим настройки и формирования такого отчета предназначена команда главного меню Отчеты→Движения товаров→Детально приход/расход товара. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.36.

Рис. 2.36. Настройка параметров отчета

В первую очередь в данном окне укажите интервал времени, данные которого должны быть включены в отчет. Для этого в полях Период с по с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, укажите соответственно начальную и конечную даты этого интервала. По умолчанию в данном окне предлагается период, начиная с текущего месяца и до конца текущего года.

После этого в поле Форма отчета из раскрывающегося списка выберите требуемую форму отчета. Возможности программы предусматривают формирование отчетов по двум формам: Отчет по группам товаров (этот вариант предлагается использовать по умолчанию) и Отчет по товару.

Поля Товар, Группа товаров и Покупатель/поставщик предназначены для ввода соответственно названия товара, по которому нужно сформировать отчет, названия группы товаров и наименования контрагента. Если заполнено поле Товар, то отчет будет сформирован только по указанному товару. Если заполнено поле Группа товаров, то отчет будет сформирован только по указанной группе товаров. Если заполнено поле Покупатель/поставщик, то отчет будет сформирован только по указанному контрагенту. Это позволяет выполнить тонкую настройку отчета, получив ведомость движения конкретного товара в составе конкретной группы по конкретному контрагенту. Порядок заполнения полей Товар, Группа товаров и Покупатель/поставщик одинаков: нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter. Чтобы очистить любое из этих полей, нажмите кнопку Х, расположенную справа от кнопки выбора.

Ведомость движения товарно-материальных ценностей можно сформировать как в стандартном окне печатной формы, так и в Excel. В первом случае нужно нажать кнопку Просмотр, во втором – кнопку В Excel. На рис. 2.37 показана ведомость остатков, сформированная в окне печатной формы отчета.

Рис. 2.37. Детальный отчет о движении товара

Данный отчет сформирован в соответствии с настройками, которые показаны на рис. 2.36. На основании отчета можно сделать следующий вывод: товар Сок мультивитаминный, относящийся к товарной группе Соки, был получен от поставщика ЗАО «Мир вкуса» 10 ноября 2010 года по приходной накладной номер 000002 в количестве 500 пакетов. Этот же товар был списан 10 ноября 2010 года по акту номер 000001 в количестве 8 пакетов. В отчет включены все приходные и расходные операции, относящиеся к периоду времени с 1 октября 2010 года и до 31 декабря 2010 года.

Чтобы вывести отчет на печать, нажмите в инструментальной панели кнопку Печать отчета или комбинацию клавиш Ctrl+P.

Как уже отмечалось выше, в программе «Складской учет и торговля» отчет о внутреннем перемещении товарно-материальных ценностей формируется отдельно, поскольку данные операции не отражаются в других отчетах. Чтобы сформировать данный отчет, выполните команду главного меню Отчеты→Движения товаров→Перемещения товаров – в результате на экране откроется окно настройки параметров отчета, изображенное на рис. 2.38.

Рис. 2.38. Настройка отчета о перемещении товаров

В первую очередь в данном окне укажите интервал времени, за который необходимо сформировать отчет. Начальная и конечная даты этого интервала указываются в полях Период с по.

Если вам необходимо сформировать отчет о перемещениях какого-то конкретного товара, то укажите его в поле Товар. Для этого нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника номенклатуры выберите требуемый товар. Если данное поле оставить незаполненным, то программа сформирует отчет о перемещениях всех товарно-материальных ценностей.

В поле Сортировка из раскрывающегося списка выберите подходящий вариант сортировки данных в отчете. Возможные варианты – По наименованию товара (этот вариант предлагается использовать по умолчанию) или По дате операции (в этом случае позиции в отчете будут отсортированы в порядке возрастания дат операций).

Процесс формирования отчета о перемещениях товаров инициируется нажатием кнопки Просмотр. Пример сформированного отчета показан на рис. 2.39.

Рис. 2.39. Отчет о перемещениях товара

Данный отчет сформирован в соответствии с настройками, которые показаны на рис. 2.38. На основании отчета можно сделать следующий вывод: товар Сок березовый в количестве 30 пакетов был перемещен 11 ноября 2010 года со склада Основной склад на склад Склад 1.

Вывод отчета на печать осуществляется стандартным способом – с помощью кнопки Печать отчета, расположенной в инструментальной панели, или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.

Демонстрация приемов работы на конкретном примере

В данном разделе мы на конкретном примере рассмотрим, каким образом в программе «Складской учет и торговля» отражаются основные операции складского учета при проведении торгово-закупочной сделки.

Постановка задачи

Предположим, что предприятие проводит торгово-закупочную операцию, в ходе которой на склад предприятия «Склад 1» поступает 50 штук товара «Шоколад Аленка» и 70 штук товара «Шоколад Победа». Затем на сторону реализуется 20 штук товара «Шоколад Аленка» и 30 штук товара «Шоколад Победа».

Через некоторое время часть оставшегося товара передается со склада «Склад 1» на склад «Склад 2»: 10 штук товара «Шоколад Аленка» и 15 штук товара «Шоколад Победа».

Нам необходимо сформировать в программе «Складской учет и торговля» все необходимые документы, а также ведомость складских остатков.

При рассмотрении данного примера предполагается, что всем параметрам настройки программы установлены значения, используемые по умолчанию.

Заполнение справочников

В первую очередь нам необходимо внести информацию в справочник складов и в справочник номенклатуры. Чтобы вызвать справочник складов, выполним команду главного меню Справочники→Склады – в результате откроется окно, как на рис. 2.40.

Рис. 2.40. Справочник складов

Нам нужно ввести в справочник два склада: Склад 1 и Склад 2. Нажатием клавиши Insert вызовем окно ввода нового склада и заполним его так, как показано на рис. 2.41.

Рис. 2.41. Добавление нового склада в справочник

После нажатия в данном окне кнопки ОК в справочнике складов появится Склад 1. Аналогичным образом добавим в справочник Склад 2.

Теперь вызовем справочник номенклатуры, создадим в нем товарную группу Шоколад и добавим в нее товары Шоколад Аленка и Шоколад Победа (рис. 2.42).

Рис. 2.42. Заполнение справочника номенклатуры

В качестве единицы измерения для каждого вида товара выберем штуки.

Теперь нам осталось лишь ввести контрагентов в соответствующий справочник. Поставщиком товаров в нашем примере будет ООО «Купи-Продай», покупателем – СП «Красный большевик». Здесь мы не будем приводить описание того, как добавить контрагентов в справочник, поскольку подробное описание справочника контрагентов приведено выше, в разделе «Работа со справочниками программы».

Формирование документов

После того как заполнены справочники программы, можно приступать к формированию документов. Чтобы отразить в складском учете поступление товаров на склад, сформируем приходную накладную так, как показано на рис. 2.43.

Рис. 2.43. Накладная на приход товара

Не стоит забывать, что накладная будет проведена по складскому учету только после нажатия Провести. Обратите внимание: поступившие товары оприходованы на Склад 1. В центральной части документа отображается автоматически рассчитанная сумма документа, количество позиций в натуральных единицах измерения и число наименование в списке.

В соответствии с условиями примера, на сторону реализуется 20 штук товара «Шоколад Аленка» и 30 штук товара «Шоколад Победа». Чтобы отразить эту операцию в складском учете, сформируем расходную накладную так, как показано на рис. 2.44.

Рис. 2.44. Накладная на расход товара

Обратите внимание: товарно-материальные ценности отпущены именно с того склада, на который они ранее были оприходованы – Склад 1. В центральной части окна отображается автоматически рассчитанная сумма накладной, количество товарных позиций в натуральных единицах измерения, число наименований, а также сведения об оплате документа (данный документ не оплачен полностью).

Теперь нам необходимо переместить часть товара со склада Склад 1 на склад Склад 2. Для этого выполним команду главного меню Документы→Накладная перемещения и сформируем накладную на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей так, как показано на рис. 2.45.

Рис. 2.45. Накладная на внутреннее перемещение

Обратите внимание: товар перемещается со склада Склад 1 (т. е. оттуда, куда он был оприходован) на склад Склад 2. Не забывайте, что накладную необходимо провести по учету с помощью кнопки Провести.

Отчетность по проведенным складским операциям

После того как все необходимые документы сформированы и проведены по учету, мы можем просмотреть отчетность по складским операциям. В первую очередь сформируем отчет об остатках товарно-материальных ценностей на складах предприятия. Чтобы сразу увидеть, сколько товара у нас осталось на складах Склад 1 и Склад 2, дважды выполним команду главного меню Отчеты→Товар на складах, чтобы открылось два окна отчета. В левой части первого окна установим курсор в положение Склад 1, в левой части второго окна – в положение Склад 2 (рис. 2.46).

Рис. 2.46. Отчет об остатках товаров на складах

Как видно на рисунке, в результате проведенных складских операций остаток товара Шоколад Аленка на Склад 1 составил 20 штук, а на Склад 2 – 10 штук (именно столько шоколада мы переместили на этот склад со склада Склад 1, см. рис. 2.45). Что касается товара Шоколад Победа, то на Склад 1 его осталось 25 штук, а на Склад 2 – 15 штук (именно столько было перемещено на этот склад со склада Склад 1, см. рис. 2.45).

Теперь сформируем ведомость остатков товарно-материальных ценностей на определенную дату. Для этого выполним команду главного меню Отчеты→Остатки товаров и выполним настройку параметров отчета так, как показано на рис. 2.47.

Рис. 2.47. Настройка параметров отчета по остаткам товаров

В данном окне в поле На дату укажем дату, по состоянию на которую нужно сформировать отчет. Чтобы отчет был достоверным, эта дата не должна быть меньше даты проведения последней складской операции, подлежащей отражению в отчете (в противном случае эта операция или несколько таких операций просто «выпадут» из отчета).

В поле Группа товаров укажем группу Шоколад, а вот поле Товар оставим незаполненным, чтобы получился отчет по всем товарам выбранной группы (напомним, что в нашем примере этими товарами являются Шоколад Аленка и Шоколад Победа). Поле Склад также заполнять не будем – это позволит нам увидеть остатки товарно-материальных ценностей на всех складах, где они имеются в наличии.

У остальных параметров данного окна оставим значения, предложенные по умолчанию.

После нажатия кнопки Просмотр на экране отобразится окно отчета (рис. 2.48).

Рис. 2.48. Отчет об остатках товаров на складах

Данные отчета свидетельствуют о том, что товара Шоколад Аленка на Склад 1 осталось 20 штук, а на Склад 2 – 10 штук. Товар Шоколад Победа на Склад 1 имеется в количестве 25 штук, а на Склад 2 – 15 штук.

Глава 4. Работа с программой Memo Sclad 4x4

Одной из распространенных программ, используемых для автоматизации складского учета, является программа Memo Sclad 4x4. Эта программа создана отечественными разработчиками – компанией ООО «МЕМО» (сайт программы – http://www.memo4x4.ru), и является условно-бесплатной.

Программа является русскоязычной и обладает простым и понятным пользовательским интерфейсом, что способствует ее быстрому освоению даже не самыми опытными пользователями. Memo Sclad 4x4 нетребовательна к аппаратным ресурсам компьютера и работает в операционной системе Windows версии 2000 и более поздних.

Чтобы установить программу на свой компьютер, запустите инсталляционный файл и далее следуйте указаниям программы установки.

Задачи складского учета, решаемые в программе Memo Sclad 4x4

Функциональные возможности программы Memo Sclad 4x4 позволяют решать перечисленные ниже задачи.

• Ведение складского учета с учетом специфики конкретного предприятия (предпринимателя).

• Ввод, редактирование и хранение исходных данных в разнообразных справочниках: предприятий, контрагентов, товаров, единиц измерения, и др.

• Оформление первичной документации.

• Отражение в учете всех основных складских операций: приход и расход товара, внутреннее перемещение товара, и др.

• Учет задолженности контрагентов (как дебиторской, так и кредиторской).

• Работа со складскими остатками.

• Сохранение используемой базы данных во внешнем файле и последующее восстановление ее из внешнего файла.

• Использование встроенного счетчика банкнот для быстрого подсчета денежных сумм.

• Формирование и вывод на печать разнообразной отчетности по складским операциям.

• Гибкая настройка программы применительно к потребностям конкретного пользователя.

Отметим, что программа Memo Sclad 4x4 не является бухгалтерской программой в привычном понимании этого слова: она позволяет лишь вести складской и товарный учет, оформлять первичные документы и формировать различные отчеты.

Пользовательский интерфейс и инструментарий программы

После запуска программы на экране открывается ее пользовательский интерфейс, который показан на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Интерфейс программы Memo Sclad 4x4

Главный рабочий инструмент программы – это ее главное меню, расположенное сразу под заголовком окна. С помощью команд главного меню осуществляется выбор того или иного режима работы. Под главным меню находится инструментальная панель, кнопки которой дублируют некоторые команды главного меню. Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

В большинстве режимов работы программы имеется контекстное меню, вызываемое нажатием правой кнопки мыши. Содержимое этого меню зависит от конкретного режима работы (например, контекстное меню справочника содержит одни команды, контекстное меню окна ввода расходной накладной – другие, и т. д.).

Подготовка программы к работе

Перед тем как приступить к полноценной эксплуатации программы, следует просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры ее настройки, а также ввести необходимые данные в ее справочники. Далее рассказывается о том, как подготовить программу к работе.

Настройка параметров

Перед тем как приступить к настройке программы, следует ввести в справочник контрагентов информацию о собственном предприятии. Дело в том, что возможности программы предусматривают создание и использование нескольких профилей настроек, и каждый профиль должен быть привязан к своему предприятию. О том, как ведется работа со справочником контрагентов, рассказывается ниже, в разделе, посвященном описанию справочника контрагентов.

Для перехода в режим настройки программы следует выполнить команду главного меню Администратор→Настройки программы. В результате на экране откроется окно со списком созданных ранее профилей настроек, которое изображено на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Настройки программы

В данном окне содержится список созданных ранее профилей настроек. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается наименование настройки, название собственного предприятия (фамилия предпринимателя), к которому относится данная настройка, и вид деятельности этого предприятия.

Профилем настройки в программе Memo Sclad 4x4 называется конкретный вариант ее настройки. Например, один вариант настройки программы может использоваться для «черного» учета, другой – для ведения официального учета, и т. п. Также можно использоваться разные варианты настроек для разделения учета в разных торговых точках: например, для коммерческого киоска используется один вариант настройки, а для торговой палатки на рынке – другой, и т. п.

В самом начале эксплуатации программы в списке профилей настроек будет только одна позиция, которая предложена разработчиками.

Чтобы создать новую настройку, нужно нажать правую кнопку мыши, и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить. Также для этого можно воспользоваться кнопкой Добавление новой записи, которая находится в инструментальной панели главного окна программы.

ВНИМАНИЕ

Инструментальная панель главного окна программы находится в его верхней части, под заголовком. Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Кнопки инструментальной панели можно использовать практически во всех интерфейсах и режимах работы программы.

Окно создания нового профиля настройки представлено на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Создание профиля настройки

В аналогичном окне осуществляется и редактирование созданной ранее настройки. Для перехода в режим редактирования нужно выделить требуемую настройку курсором и нажать в инструментальной панели программы кнопку Редактирование записи, либо в контекстном меню выбрать команду Изменить.

Как видно на рисунке, данное окно состоит из трех вкладок: Общие, Дополнительно, Платежки в банк и Расчеты. Каждая вкладка включает в себя набор однотипных, сходных по назначению и функциональности параметров настройки.

ВНИМАНИЕ

Информация, введенная в окне создания и редактирования настройки (см. рис. 3.3), будет сохранена только после нажатия кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки доступны на всех вкладках данного окна.

В контексте рассматриваемой темы нас интересует содержимое вкладок Общие и Дополнительно.

На вкладке Общие (см. рис. 3.3) содержатся параметры общего назначения, определяющие общие свойства данного профиля настройки. В поле Наименование с клавиатуры вводится наименование профиля настройки. Рекомендуется вводить наименование, кратко отражающее суть создаваемой настройки – например, Учет на складе № 1, или Учет в долларах США, и т. п. Также можно просто нумеровать создаваемые настройки – например, Настройка № 1, Настройка № 2, и т. д.

В поле Предприятие из раскрывающегося списка следует выбрать название собственного предприятия (фамилию индивидуального предпринимателя). Содержимое раскрывающегося списка формируется в справочнике контрагентов, причем в данный список включаются только те предприятия (предприниматели), для которых установлен признак собственного предприятия.

С помощью параметров Поставщик и Клиент можно указать соответственно поставщика товарно-материальных ценностей и их покупателя, которые будут по умолчанию подставляться в соответствующие поля при формировании новых складских документов (накладных, и др.). Выбор значений этих параметров осуществляется следующим образом: нужно нажать кнопку Выбрать поставщика/клиента для новых документов по умолчанию (она расположена справа от наименования параметра, и ее название отображается во всплывающей подсказке), затем в открывшемся окне справочника выделить курсором требуемую позицию и нажать Enter. Чтобы удалить значение какого-то из этих параметров, нажмите кнопку Х.

В поле Отечество укажите название страны, в рамках которой будет вестись складской учет. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике стран происхождения товаров (данный справочник рассматривается ниже, в соответствующем разделе).

В поле Основание можно с клавиатуры ввести текст, который будет по умолчанию подставляться в одноименное поле складских документов при их формировании. Аналогичным образом заполняется поле Дополнение – введенное значение будет подставляться по умолчанию при формировании нового складского документа в поле Дополнение.

Если вы хотите, чтобы сумма налога на добавленную стоимость в складских документах рассчитывалась автоматически, установите флажок НДС и в открывшемся справа поле с клавиатуры либо с помощью счетчика введите требуемую ставку НДС в процентах.

На вкладке Дополнительно выполняется настройка некоторых дополнительных параметров. В поле Базовая единица измерения следует указать наименование единицы измерения, которая будет использоваться в данной настройке в качестве базовой. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике единиц измерений.

Если на данной вкладке установить флажок Разрешить расчет цены позиций накладных от суммы, то в накладных цена позиции будет рассчитываться автоматически на основании ее количества и суммы (эти параметры указываются пользователем). При снятом флажке режим автоматического расчета цены отключен.

В области настроек Виды цен для новых накладных указывается вид цен, который будет предлагаться программой по умолчанию для приходных и расходных накладных (поля соответственно Приход и Расход). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов цен.

С помощью переключателя Страна – (локализация валюты) укажите страну, в валюте которой должен вестись складской учет. По умолчанию переключатель установлен в положение Россия (следовательно, учет будет вестись в российских рублях).

Количество настроек, создаваемых пользователем, не ограничено и определяется только его потребностями.

Чтобы удалить настройку из списка, установите на нее курсор и выполните команду контекстного меню Удалить либо нажмите клавишу Delete. При этом команда выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.