Текст книги "Электронная почта (e-mail). Легкий старт"

Для создания ответного сообщения нужно в списке сообщений выделить курсором то сообщение, на которое нужно дать ответ, и выполнить команду главного меню Письмо►Ответить (данная команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+F5); также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели. В результате на экране откроется окно создания почтового сообщения (рис. 3.14), в котором будут автоматически заполнены поля Кому и Тема (при необходимости значения данных полей можно отредактировать). Кроме этого, в текстовой части окна при включении соответствующих настроек программы будет отображаться текст исходного сообщения, который можно редактировать и удалять.

Кроме этого, для создания ответного сообщения можно воспользоваться командами главного меню программы Специальное►Ответить с цитированием выделенного текста (данная команда вызывается также с помощью клавиши F4) и Специальное►Ответить без цитирования (эту команду можно активизировать с помощью комбинации клавиш Shift+F4). Первую из этих команд удобно использовать в случаях, когда в ответном сообщении необходимо процитировать не полный текст исходного сообщения, а только его фрагмент. Для этого необходимо выделить в области просмотра почтового сообщения требуемый текстовый фрагмент и выполнить данную команду – в результате на экране откроется окно создания сообщения, в котором в качестве цитаты будет вставлен выделенный текст. Команда Ответить без цитирования используется в случаях, когда нужно создать ответное почтовое сообщение без цитирования исходного сообщения.

В остальном порядок создания ответного почтового сообщения будет таким же, как и при создании нового сообщения.

Чтобы переслать полученное почтовое сообщение по указанному адресу, следует выделить его в списке сообщений курсором и выполнить команду главного меню Письмо►Переслать либо нажать комбинацию клавиш Shift+F5. В результате на экране отобразится окно создания почтового сообщения (рис. 3.14), в котором будет автоматически заполнено поле Тема.

В остальном порядок создания пересылаемого сообщения будет таким же, как и при создании новых и ответных почтовых сообщений.

В процессе работы с большими объемами электронной корреспонденции часто возникает необходимость в оперативном поиске какого-либо почтового сообщения, текстового фрагмента, и т. п. Для решения данной задачи в программе The Bat реализована возможность поиска данных – причем как в главном окне программы, так и в окне создания почтового сообщения. Далее мы рассмотрим оба эти режима поиска данных.

Чтобы в главном окне программы перейти в режим поиска данных, нужно выполнить команду главного меню Инструменты►Найти письма либо нажать клавишу F7 – в результате на экране отобразится окно Поиск писем, изображенное на рис. 3.15.

Рис. 3.15. Окно Поиск писем

В данном окне осуществляется настройка параметров поиска, а также отображаются его результаты. На рисунке видно, что окно Поиск писем состоит из трех вкладок: Параметры, Результаты и Дополнительно, а также большого поля, расположенного в нижней части окна. Рассмотрим подробнее содержимое каждого из этих элементов.

На вкладке Параметры (эта вкладка открыта на рис. 3.15) выполняется настройка основных параметров поиска. В поле Строка поиска с клавиатуры либо из раскрывающегося списка вводится текст, являющийся условием поиска. Это может быть любой текст, имеющий отношение к искомому почтовому сообщению: например, содержимое или фрагмент поля Тема, либо часть текста письма, и др.

В выделенной области Область поиска путем установки соответствующих флажков задается требуемая область поиска. По умолчанию здесь установлен флажок Везде; но можно указать выборочные параметры – например, если установить флажки Отправитель и Тема, то все остальные реквизиты почтового сообщения при поиске будут игнорироваться.

С помощью переключателя Где искать указывается место поиска. Если переключатель установлен в положение Активный ящик, то поиск будет вестись только в том ящике, который был активным при переходе в режим поиска. Если необходимо выполнить поиск во всех имеющихся ящиках, то переключатель следует установить в положение Все ящики. При необходимости можно указать только конкретную папку – для этого нужно установить переключатель в положение Папка, и в открывшемся ниже поле указать папку, в которой будет выполнен поиск. Для выбора папки нужно нажать расположенную правее кнопку выбора, после чего в открывшемся окне Выбор папки выделить курсором требуемую папку и нажать кнопку ОК. Если установить флажок Включая подпапки, то одновременно будет выполнен поиск и в подпапках выбранной папки.

На вкладке Дополнительно при необходимости можно выполнить настройку дополнительных параметров поиска. Все параметры настраиваются путем установки/снятия соответствующих флажков; в некоторых случаях требуется конкретизировать значение параметра. Например, если установлен флажок Письмо не отвечено, то поиск будет выполняться только среди писем, на которые нет ответа; если установить флажок Письмо не прочитано, то поиск будет осуществляться только среди непрочитанных писем. При установленном флажке Размер письма БОЛЬШЕ становится доступным расположенное правее поле; в данном поле можно указать размер письма в килобайтах – в результате письма меньшего размера при поиске будут игнорироваться.

Вкладка Результаты предназначена для отображения результатов выполненного поиска. В ней формируется список найденных почтовых сообщений. Для каждой позиции списка отображается та же информация, что и в главном окне программы в списке электронной корреспонденции для данного почтового ящика.

В нижней части окна отображается текст почтового сообщения, которое выделено курсором на вкладке Результаты.

Чтобы запустить процесс поиска в соответствии с установленными параметрами следует в данном окне нажать кнопку Старт. Кнопка Стоп предназначена для досрочного прекращения поиска. Выход из окна Поиск писем без сохранения параметров осуществляется с помощью кнопки Закрыть.

Если в главном окне программы объектом поиска являются почтовые сообщения, то в окне создания сообщения обычно выполняется поиск текста. Это удобно, например, когда почтовое сообщение достаточно большое, и поиск требуемого текстового фрагмента путем просмотра всего письма может занять неоправданно много времени.

Для перехода в режим поиска нужно в окне создания почтового сообщения выполнить команду главного меню Поиск►Найти либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F – в результате на экране откроется окно настройки параметров поиска, изображенное на рис. 3.16.

Рис. 3.16. Настройка параметров поиска

В данном окне в поле Текст следует с клавиатуры либо из раскрывающегося списка ввести текст, который необходимо найти. С помощью переключателя Направление выбирается направление поиска относительно расположения курсора: Вперед либо Назад (по умолчанию установлено значение Вперед). Следует учитывать, что, если в выделенной области Параметры установлен флажок Регулярные выражения, то переключатель Направление будет недоступным; это же относится и к флажку Только слова целиком.

С помощью переключателя Область поиска задается требуемая область поиска данных; возможные варианты – Весь текст (в данном случае поиск будет вестись по всему тексту данного почтового сообщения) либо В выделенном тексте (поиск будет выполнен только в предварительно выделенном тексте либо текстовом фрагменте).

Положение переключателя Начать поиск определяет место начала поиска. Если он установлен в положение От позиции курсора, то поиск будет выполнен не с начала документа, а от месторасположения курсора. Если же необходимо выполнить поиск по всему тексту, то данный переключатель нужно установить в положение От начала текста.

Процесс поиска инициируется нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

В этом разделе мы рассмотрим процессы, для выполнения которых, собственно, программа The Bat и устанавливается на компьютер – прием и отправка электронной корреспонденции.

ПРИМЕЧАНИЕ

Не стоит забывать, что для получения и отправки электронной корреспонденции необходимо наличие действующего подключения к Интернету.

Если программа The Bat обслуживает несколько почтовых ящиков, то для получения электронной корреспонденции сразу во все ящики следует воспользоваться командой главного меню программы Инструменты►Получить почту (все ящики), которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Alt+F2. Чтобы отправить электронную корреспонденцию из папок Исходящие всех почтовых ящиков, необходимо выполнить команду главного меню Инструменты►Отправить почту (все ящики) либо нажать комбинацию клавиш Shift+Alt+F2.

Для одновременного приема и отправки электронной корреспонденции по всем почтовым ящикам предназначена команда главного меню Инструменты►Получить и отправить почту (все ящики), которую можно активизировать также нажатием клавиши F11.

При необходимости можно получать и отправлять электронную корреспонденцию не по всем почтовым ящикам одновременно, а по каждому ящику в отдельности. Чтобы получить почту по активному почтовому ящику, нужно выполнить команду главного меню Ящик►Получить новую почту либо нажать клавишу F2. Для отправки электронной корреспонденции из активного ящика предназначена команда Ящик►Отправить почту, которая активизируется также при нажатии комбинации клавиш Shift+F2. Команды Получить новую почту и Отправить почту содержатся также в контекстном меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши при позиционировании курсора на имени почтового ящика в панели папок.

Команды приема и отправки электронной корреспонденции можно также вызвать с помощью соответствующих кнопок инструментальной панели, которая расположена над списком электронной корреспонденции. По умолчанию эти кнопки являются первыми слева. Если программа The Bat обслуживает несколько почтовых ящиков, то рядом с кнопками Получить новую почту и Отправить почту (названия кнопок отображаются в виде всплывающей подсказки при подведении к ним указателя мыши) расположены маленькие черные треугольники. При нажатии на такой треугольник открывается меню, команды которого предназначены для выбора почтового ящика (на этот ящик будет выполнено получение/отправка электронной корреспонденции). Также в этом меню для кнопки Получить новую почту содержатся команды Получить почту (все ящики) и Получить и отправить почту (все ящики), а для кнопки Отправить почту – команды Отправить почту (все ящики) и Получить и отправить почту (все ящики).

Отправить электронное сообщение можно также и сразу после его создания – для этого в окне создания почтового сообщения (рис. 3.14) следует выполнить команду главного меню Письмо►Отправить немедленно либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter. Также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели (по умолчанию эта кнопка является первой слева).

В процессе эксплуатации программы могут возникать ситуации, когда необходимо сохранить в отдельном месте всю имеющуюся информацию: почтовые ящики вместе со всем содержимым, адресные книги, настройки программы, и др., с целью их последующего восстановления. Это может понадобиться, например, для сохранения имеющихся данных перед переустановкой операционной системы либо перед форматированием жесткого диска, для переноса данных с одного компьютера на другой (в частности, может возникнуть необходимость переноса данных с рабочего компьютера на домашний), а также в иных ситуациях. При возникновении подобных ситуаций следует воспользоваться имеющимся в программе механизмом создания резервных копий и последующего восстановления данных из этих копий.

Следует отметить, что в программе The Bat процессы создания резервной копии и последующего восстановления данных достаточно просты и занимают небольшое количество времени.

Для перехода в режим создания резервной копии имеющихся данных следует выполнить команду главного меню Инструменты►Резервная копия – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.17.

Рис. 3.17. Создание резервной копии

В данном окне осуществляется настройка параметров резервной копии.

В выделенной области Что копировать путем установки соответствующих флажков определяются объекты копирования. Если установлен флажок Свойства почтового ящика, то в состав резервной копии будут включены свойства почтового ящика, определенные в окне редактирования его свойств (данное окно изображено на рис. 3.7). При установленном флажке Почтовые папки будут скопированы все имеющиеся почтовые папки, которые отображаются в панели папок.

С помощью установки флажка Адресные книги в состав резервной копии будут включены имеющиеся адресные книги. Следует отметить, что при установленном данном флажке становится доступной расположенная правее кнопка Выбор; при нажатии на данную кнопку на экране открывается окно Выбор адресных книг, в котором путем установки соответствующих флажков можно выбрать адресные книги, которые нужно включить в состав резервной копии данных.

Если установлен флажок Прикрепленные файлы, то в состав резервной копии будут включены все имеющиеся вложения к почтовым сообщениям. При необходимости можно сохранить их непосредственно в теле почтовых сообщений – для этого достаточно установить флажок Сохранить внешние прикрепленные файлы в теле писем (данный флажок доступен только при установленном флажке Прикрепленные файлы).

По умолчанию в выделенной области Что копировать установлены все флажки, кроме флажка Сохранить внешние прикрепленные файлы в теле писем.

С помощью переключателя Метод резервного копирования определяется, в каком виде должна быть создана резервная копия. Если выбрано значение Стандартный (это значение установлено по умолчанию), то резервная копия будет создана в виде самостоятельного отдельного файла. Если же переключатель установлен в положение Дополнение к ранее созданному архиву, то создаваемая резервная копия будет добавлена к уже имеющемуся файлу архива (т. е. к созданной ранее резервной копии). В данном случае необходимо указать путь к файлу созданной ранее резервной копии. Для этого следует нажать расположенную правее кнопку Обзор, и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать требуемый путь. Следует отметить, что кнопка Обзор станет доступной только после того, как переключатель установлен в положение Дополнение к ранее созданному архиву.

В поле Файл архива указывается полный путь для сохранения и имя файла архива. Для заполнения данного поля следует воспользоваться расположенной правее кнопкой Обзор. При нажатии на данную кнопку на экране откроется окно Выберите файл архива, в котором необходимо указать путь для сохранения и имя файла резервной копии.

В нижней части окна расположено поле Комментарий, в котором при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к создаваемой резервной копии.

После настройки перечисленных выше параметров следует нажать кнопку ОК – в результате на экране откроется окно, в котором будет представлен перечень почтовых ящиков, обслуживаемых программой The Bat. В этом перечне путем установки соответствующих флажков следует выбрать те ящики, которые должны быть включены в состав резервной копии (при необходимости можно выбрать все имеющиеся ящики). Также в данном окне можно включить защиту создаваемой резервной копии с помощью пароля – в этом случае при восстановлении данных из резервной копии программа запросит этот пароль, и пока он не будет введен, восстановить данные будет невозможно. Для включения такой защиты следует установить флажок Защитить архив паролем, после чего в расположенных ниже полях Пароль и Подтверждение с клавиатуры ввести требуемый пароль. Двойной ввод пароля необходим для того, чтобы исключить возможность ошибки. Если значения, введенные в полях Пароль и Подтверждение, не совпадают, то при нажатии в данном окне кнопки ОК на экране отобразится соответствующее информационное сообщение, и создание резервной копии будет невозможно до тех пор, пока данная ошибка не будет устранена (либо придется отказаться от защиты архива паролем).

После нажатия в данном окне кнопки ОК начнется процесс создания резервной копии. При этом на экране будет демонстрироваться информация о ходе процесса. Когда архив будет создан, на экране отобразится соответствующее сообщение.

Для восстановления данных из резервной копии следует выполнить команду главного меню Инструменты►Восстановить из резервной копии – в результате на экране откроется окно, которое представлено на рис. 3.18.

Рис. 3.18. Восстановление данных из резервной копии

В данном окне осуществляется настройка параметров восстановления.

В верхней части окна в поле Файлы формируется перечень файлов резервных копий, которые были созданы ранее. Для добавления в список новой позиции следует нажать расположенную справа кнопку Добавить, и в открывшемся окне указать путь к требуемому файлу. Чтобы удалить из списка какую-либо позицию, нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить. Для восстановления данных достаточно иметь в данном поле только одну позицию – именно из этой резервной копии и будет выполнено восстановление. Если же список содержит несколько позиций, то требуемую позицию нужно выделить курсором.

В выделенной области Что восстанавливать путем установки соответствующих флажков выбираются объекты восстановления. Здесь содержатся те же флажки, что и в окне создания резервной копии в выделенной области Что копировать (см. рис. 3.17 и 3.18), за исключением флажка Сохранить внешние прикрепленные файлы в теле писем.

После настройки параметров восстановления следует нажать кнопку ОК – при этом на экране откроется окно с перечнем имеющихся почтовых ящиков. В данном окне путем установки соответствующих флажков нужно выбрать те ящики, данные из которых должны быть восстановлены, после чего нажать кнопку ОК. По окончании процесса восстановления на экране отобразится соответствующее сообщение.

В данном разделе мы кратко рассмотрим еще несколько популярных режимов работы программы.

При необходимости можно защитить любой почтовый ящик паролем. Чтобы задать пароль, следует выделить соответствующий ящик в панели папок курсором и выполнить команду главного меню Ящик►Установить пароль (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+F12). При этом на экране откроется окно Пароль почтового ящика, изображенное на рис. 3.19.

Рис. 3.19. Задание пароля к почтовому ящику

В данном окне в полях Пароль и Подтверждение следует с клавиатуры дважды ввести пароль (двойной ввод пароля необходим для защиты от возможной ошибки). После нажатия кнопки ОК защищенный ящик «закроется» (т. е. открыть его содержимое, например – просмотреть папки, будет невозможно), и при попытке его открытия на экране отобразится окно для ввода пароля. Любая работа с ящиком будет возможна только после ввода пароля.

В программе The Bat реализована возможность экспорта и импорта электронной корреспонденции.

Чтобы экспортировать одно либо несколько почтовых сообщений, необходимо выделить их в списке курсором и воспользоваться командами подменю Инструменты►Экспортировать письма. Команды данного подменю различаются только тем, какое расширение будет у файла почтового сообщения; возможные варианты – *.msg либо *.eml. После активизации требуемой команды на экране открывается окно, в котором необходимо указать путь для экспорта; при необходимости в этом же окне можно создать новый каталог – для этого предназначена кнопка Создать. Если почтовые сообщения экспортируются на рабочий стол, то для каждого из них будет автоматически создан ярлык.

Для импорта электронной корреспонденции предназначены команды подменю Инструменты►Импортировать письма. Это подменю также включает в себя несколько команд, которые отличаются только форматом импортируемых файлов: возможные варианты – *.msg, *.eml, *.msb и *.tbb (данный формат предназначен для папок). При активизации любой из этих команд на экране открывается окно Импорт письма из файла, в котором по обычным правилам Windows указывается путь к файлу импортируемого почтового сообщения (папки).

Кроме этого, имеется возможность импорта электронной корреспонденции из других установленных на компьютере почтовых программ. Для этого следует воспользоваться командой Инструменты►Импортировать письма►Мастер импортирования – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.20.

Рис. 3.20. Мастер импортирования

В данном окне с помощью переключателя следует выбрать почтовую программу, из которой нужно импортировать почтовые сообщения, и нажать кнопку Далее. При этом на экране откроется окно, в котором путем установки соответствующих флажков нужно выбрать импортируемые папки. Для выбора будут предложены все папки, которые имеются в программе, выбранной в качестве источника импорта.

После выбора папок для импорта следует нажать кнопку Далее – при этом начнется процесс импорта. Импортированные папки будут помещены в активный почтовый ящик программы The Bat.