Текст книги "Электронная почта (e-mail). Легкий старт"

В данном разделе можно вести самые разнообразные заметки к текущему почтовому ящику, хранящейся в нем электронной корреспонденции и т. д. Необходимые сведения вводятся с клавиатуры. Объем заметок не ограничен и определяется только потребностями пользователя.

Как отмечалось выше, для каждого вновь создаваемого почтового ящика автоматически формируется несколько папок: Входящие, Исходящие, Отправленные и Корзина.

♦ В папку Входящие по умолчанию помещается вся поступившая электронная корреспонденция.

♦ Папка Исходящие предназначена для хранения созданных, но еще не отправленных почтовых сообщений.

♦ В папке Отправленные хранятся копи отправленных почтовых сообщений, включая ответные и пересылаемые почтовые сообщения.

♦ Папка Корзина предназначена для хранения удаленных почтовых сообщений.

Эти папки являются системными, и их удаление невозможно – они всегда будут присутствовать в каждом почтовом ящике. Также невозможно переименование системных папок.

Однако для каждого почтового ящика можно создать неограниченное количество пользовательских папок. Эти папки впоследствии можно удалять, переименовывать и выполнять с ними любые другие действия.

Для создания новой папки следует выполнить команду главного меню Папка►Создать папку – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.10.

Рис. 3.10. Создание новой папки

Данное окно состоит из нескольких вкладок: Основные, Новое письмо, Ответ, Пересылка, Подтверждение, Звук, Личность и Заметки. Рассмотрим содержимое каждой из них.

ВНИМАНИЕ

Окно создания и редактирования папки, изображенное на рис. 3.10, можно вызвать также после создания пользовательской папки. Для этого нужно выделить ее курсором и выполнить команду контекстного меню Свойства либо нажать комбинацию клавиш Alt+Enter. Необходимо отметить, что для системных папок (их перечень приведен выше) данное окно будет состоять только из одной вкладки – Основные, причем поля Название и Каталог, а также кнопки Обзор и По умолчанию будут недоступны.

На вкладке Основные (данная вкладка открыта на рис. 3.10) выполняется настройка основных параметров создаваемой папки. В поле Название с клавиатуры вводится произвольное имя папки; по умолчанию в данном поле отображается значение Новая папка. В поле Каталог указывается полный путь к каталогу создаваемой папки. Для заполнения данного поля следует нажать кнопку Обзор, и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать требуемый путь. Также заполнить поле Каталог можно с помощью кнопки По умолчанию – в данном случае каталог создаваемой папки будет сформирован в том месте, которое используется программой по умолчанию.

Флажок Общие с другими папками ящика параметры колонок предназначен для регулирования ширины колонок в списке электронной корреспонденции, хранящейся в данной папке. При установленном данном флажке размеры этих колонок приводятся в соответствие с колонками остальных папок данного ящика. Если же во всех папках размеры колонок различаются, то при установке данного флажка будут восстановлены размеры колонок, используемые по умолчанию

При необходимости можно определить максимальное количество писем, которые будут храниться в данной папке. Для этого нужно установить флажок Максимальное количество писем, и в расположенном правее поле с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести требуемое значение.

Аналогичным образом определяется срок хранения писем в данной папке со дня их помещения в нее, выраженный в днях. Для этого нужно установить флажок Срок хранения писем (дней), и в расположенном правее поле с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести требуемое значение.

В выделенной области При выходе из The Bat содержится два флажка: Удалить старые письма и Сжать папку. С их помощью можно определить действия программы при ее закрытии. Если установлен флажок Удалить старые письма, то при закрытии программы из данной папки будут автоматически удалены все старые почтовые сообщения. Если установлен флажок Сжать папку, то при закрытии программы будет автоматически выполняться сжатие данной папки.

На вкладках Новое письмо, Ответ, Пересылка и Подтверждение выполняется настройка шаблонов для данных типов почтовых сообщений, относящихся к создаваемой (редактируемой) папке. Порядок работы на данных вкладках такой же, как и в соответствующих подразделах раздела Шаблоны в окне редактирования свойств почтового ящика (см. рис. 3.8); подробное описание приведено выше.

Содержимое вкладки Звук предназначено для звукового оформления работы с данной папкой. Если переключатель Мелодия при получении новой почты установлен в положение Мелодия почтового ящика, то при получении новой электронной корреспонденции будет звучать та же мелодия, которая определена для данного почтового ящика в окне редактирования его свойств на вкладке Звук. Если данный переключатель установлен в положение Звук выключен, то звуковое оформление будет отключено. Если же переключатель установлен в положение Собственная мелодия, то для звукового оформления будет использована мелодия, путь к файлу которой указан в расположенном ниже поле Файл. Для заполнения поля Файл следует воспользоваться кнопкой Обзор: при нажатии на данную кнопку на экране открывается окно Выберите звуковой файл, в котором указывается путь к файлу мелодии. С помощью кнопки Проба можно прослушать звучание выбранной мелодии.

После установки флажка Собственное время, когда мелодия разрешена можно в расположенном правее поле с клавиатуры указать интервал времени суток, в течение которого разрешается использование звукового оформления.

На вкладке Личные вводится личная информация о пользователе, которая подставляется в поля От и Обратный адрес при создании почтового сообщения. Данная вкладка включает в себя две выделенные области: Информация для поля От и Информация для поля Обратный адрес, которые заполняются точно так же, как и аналогичные выделенные области в окне редактирования свойств почтового ящика в разделе Общие сведения (см. рис. 3.7).

На вкладке Заметки с клавиатуры можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной папке.

Для перемещения пользовательских папок внутри почтового ящика предназначены команды контекстного меню Переместить вверх, Переместить вниз, Переместить внутрь предыдущей папки и Переместить наружу (на уровень родительской папки).

Чтобы удалить пользовательскую папку из списка папок, нужно установить на нее курсор и выполнить команду главного меню Папка►Удалить папку либо аналогичную команду контекстного меню. Также для этого можно воспользоваться клавишей Delete.

При необходимости можно не удалять из почтового ящика, а лишь очистить ее содержимое. Для этого нужно выделить папку курсором и выполнить команду главного меню Папка►Очистить папку либо аналогичную команду контекстного меню; эти команды вызываются также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Delete. При очистке папки на экране отобразится запрос на подтверждение данной операции. Удаленные из папки почтовые сообщения будут помещены в папку Корзина.

Описание режимов работы

Возможности программы The Bat позволяют выполнять самые разнообразные действия при работе с электронной корреспонденцией. В этом разделе мы рассмотрим наиболее популярные режимы работы данной программы, которые актуальны для большинства пользователей.

Как и во многих других почтовых программах, в программе The Bat предусмотрено ведение адресной книги. Для открытия адресной книги следует выполнить команду главного меню Инструменты►Адресная книга либо нажать клавишу F8 – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.11.

Рис. 3.11. Адресная книга программы The Bat

В левой части данного окна приводится перечень разделов адресной книги, в правой части – содержимое раздела (список адресатов), на котором установлен курсор в левой части.

Для добавления в адресную книгу нового адресата следует выделить курсором раздел, в который должен быть помещен адресат, и выполнить команду главного меню Правка►Добавить нового адресата либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+T; также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно формирования и редактирования адресата, которое представлено на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Формирование и редактирование адресата

На рисунке видно, что данное окно состоит из нескольких вкладок. Каждая вкладка включает в себя однотипные, сходные по смыслу и функциональности параметры настройки. Рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке Основное (содержимое данной вкладки показано на рис. 3.12) хранятся самые основные сведения об адресате, по которым его легче всего идентифицировать. В полях Имя, Отчество и Фамилия с клавиатуры вводятся ФИО адресата, а в поле Псевдоним – его произвольный псевдоним. Способ отображения ФИО адресата выбирается из раскрывающегося списка в поле Отображать как. Содержимое этого раскрывающегося списка формируется программой автоматически на основании данных, введенных в полях Имя, Отчество и Фамилия.

В поле Пол из раскрывающегося списка выбирается пол адресата (в данном поле можно также выбрать значение Не указан). При необходимости текущего адресата можно отнести к какой-либо группе адресатов из числа созданных ранее – для этого нужно нажать кнопку, расположенную справа от поля Группа(ы), затем в открывшемся окне Выбор групп адресов выделить курсором требуемую группу и нажать кнопку ОК. Можно отнести адресата и к нескольким группам (порядок создания групп адресатов рассматривается ниже).

В выделенной области Фотография, которая расположена в правой части вкладки, можно поместить фотографию адресата либо любое другое изображение. Для этого нужно нажать кнопку Изменить, и в открывшемся окне Открыть фотографию указать полный путь к файлу с требуемым изображением. Этот файл должен иметь одно из следующих расширений: *.bmp, *.jpg, *.gif или *.png.

В поле E-mail адрес(а) указывается электронный адрес текущего адресата либо несколько его адресов. Данное поле заполняется с клавиатуры.

ПРИМЕЧАНИЕ

Создание нового адресата возможно только в том случае, когда на вкладке Основное заполнено хотя бы одно поле.

На вкладке Личное вводится информация личного характера о данном адресате. Значения полей Префикс имени и Суффикс имени вводятся с клавиатуры. Если установлен флажок Дата рождения, то сразу под ним открывается поле, в котором можно указать дату рождения адресата (данное поле заполняется либо с помощью календаря, который содержится в раскрывающемся списке, либо с клавиатуры).

В выделенной области Номера телефонов с клавиатуры вводятся номера телефонов адресата (обычный телефон, факс и мобильный).

В правой части вкладки находится выделенная область Домашний адрес. В ее полях с клавиатуры вводится почтовый адрес: улица, номер дома, город, почтовый индекс и иная информация.

В нижней части вкладки в поле Личная WWW-страница с клавиатуры вводится адрес личной веб-страницы адресата (при ее наличии). Для быстрого перехода на эту страницу предназначена расположенная правее кнопка Открыть (в данном случае необходимо наличие действующего подключения к Интернету).

Вкладка Место работы предназначена для хранения информации о работе адресата. В левой части данной вкладки расположена выделенная область Информация о компании (организации). Здесь в соответствующих полях с клавиатуры указывается наименование организации, в которой работает адресат, его должность, название отдела, номер комнаты или офиса, рабочий телефон, факс и номер пейджера.

В правой части данной вкладки находится выделенная область Рабочий адрес. Здесь в соответствующих полях с клавиатуры вводится улица, дом, город, почтовый индекс и иные элементы служебного адреса.

В нижней части вкладки в поле Личная WWW-страница с клавиатуры вводится адрес служебной веб-страницы адресата (при ее наличии). Для быстрого перехода на эту страницу предназначена расположенная правее кнопка Открыть (в данном случае необходимо наличие действующего подключения к Интернету).

На вкладках Новое письмо, Ответ и Пересылка можно сформировать шаблоны, которые будут использоваться соответственно при создании новых, ответных и пересылаемых почтовых сообщений. Для формирования шаблона на данных вкладках следует установить флажок Использовать указанный шаблон для новых писем/для ответов/при пересылке. Порядок формирования шаблонов и последующего их использования подробно рассмотрен выше, в разделе «Редактирование свойств почтового ящика».

На вкладке Сертификаты формируется список сертификатов для данного адресата. Механизм сертификатов используется для защиты электронной корреспонденции от несанкционированного доступа.

Вкладка Прочее предназначена для ввода и хранения дополнительной информации о текущем адресате, а также для настройки некоторых дополнительных параметров.

Если установлен флажок Использовать таблицу перекодировки, то справа становится доступным раскрывающийся список, в котором можно выбрать таблицу перекодировки, применяемую для данного адресата. По умолчанию данный флажок сброшен. Если его установить, то по умолчанию в раскрывающемся списке будет выбрано значение Текущая. Это свидетельствует о том, что для данного адресата будет использована та же таблица перекодировки, которая используется в программе The Bat.

Если установлен флажок Автоматически добавлять дополнительные адреса в поле «Скрытая копия», то при наличии у данного адресата дополнительных электронных адресов они будут автоматически подставляться при создании нового почтового сообщения в поле Скрытая копия.

ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию поле Скрытая копия в окне создания почтового сообщения не отображается. Чтобы включить его отображение, нужно в главном меню окна создания почтового сообщения выполнить команду Вид►Скрытая копия.

В поле Заметки при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера о создаваемом адресате. Объем этой информации не ограничен и определяется только потребностями пользователя.

Завершается процесс формирования нового либо редактирования текущего адресата нажатием кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы перейти в режим создания группы адресатов, следует в окне адресной книги (рис. 3.11) выполнить команду главного меню Правка►Создать новую группу либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+G – в результате на экране откроется окно формирования и редактирования свойств группы, которое представлено на рис. 3.13.

Рис. 3.13. Создание новой группы адресатов

В данном окне на вкладке Основные настраиваются параметры, которые определяют основные свойства группы и позволяют ее идентифицировать. В поле Название с клавиатуры вводится произвольное название создаваемой группы, под которым она будет отображаться в интерфейсах. В поле Псевдоним при необходимости можно ввести с клавиатуры произвольный псевдоним группы.

Если установлен флажок При написании письма использовать таблицу, то в расположенном ниже раскрывающемся списке можно выбрать таблицу перекодировки, которая будет по умолчанию применяться при написании почтовых сообщений всем членам данной группы.

Вкладки Новое письмо, Ответ и Пересылка предназначены для формирования шаблонов, которые будут применяться при создании соответственно новых, ответных и пересылаемых сообщений членам данной группы. Порядок формирования шаблонов и их последующего применения подробно рассматривается выше, в разделе «Редактирование свойств почтового ящика». Чтобы формирование шаблона стало возможным, следует на каждой вкладке установить соответствующий флажок.

На вкладке Заметки при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера о данной группе адресатов.

Завершается процесс формирования новой либо редактирования текущей группы адресатов нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

В программе The Bat предусмотрено создание следующих видов почтовых сообщений: новое почтовое сообщение, ответное почтовое сообщение и пересылаемое почтовое сообщение, а также подтверждение прочтения. Поскольку последний вид сообщений формируется и отправляется программой почти всегда автоматически, мы на нем подробно останавливаться не будем, а рассмотрим первые три вида почтовых сообщений.

Для перехода в режим формирования нового почтового сообщения следует активизировать команду главного меню программы Письмо►Написать либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+N. Также для этого можно воспользоваться клавишей F5 либо соответствующей кнопкой инструментальной панели, расположенной над списком почтовых сообщений. В любом случае на экране откроется окно создания нового сообщения, которое представлено на рис. 3.14.

Рис. 3.14. Создание почтового сообщения

На рис. 3.14 показан интерфейс, который предлагается по умолчанию. Однако его состав можно видоизменять, добавляя одни элементы и удаляя другие, в зависимости от потребностей пользователя. Для настройки пользовательского интерфейса предназначены команды, расположенные в меню Вид.

На рисунке 3.14 видно, что в состав окна входит инструментальная панель, которая расположена сразу под главным меню. Для управления отображением этой панели предназначена команда Вид►Панель инструментов. Режим отображения панели включен, если возле данной команды содержится флажок (этот же признак свидетельствует о включении всех других команд меню Вид, за исключением команды Сочетания клавиш).

Если включен режим Вид►Запоминать расположение окна, то текущее расположение и размер окна создания почтового сообщения будут запомнены программой и применены при последующих открытиях данного окна.

Далее в меню Вид следует ряд команд, предназначенных для управления отображением служебных полей (к служебным полям относятся, в частности, поля Кому, Копия и Тема, которые отображаются на рис. 3.14). Например, если включить режим Вид►От, то над полем Кому появится поле От, в котором указывается имя и электронный адрес отправителя. Если же включить режим Организация, то появится поле Организация, в котором можно ввести наименование организации отправителя либо получателя.

ВНИМАНИЕ

Служебные поля Кому и Тема всегда будут отображаться в окне создания почтового сообщения, их удаление невозможно – соответствующие им команды в меню Вид отсутствуют.

Начинать создание почтового сообщения рекомендуется с заполнения служебных полей. В поле Кому вводится адрес получателя почтового сообщения либо несколько адресов (при вводе нескольких адресов следует разделить их точкой с запятой). Если необходимо отправить кому-то копию создаваемого почтового сообщения, то следует аналогичным образом заполнить поле Копия. В поле Тема с клавиатуры вводится произвольный текст, кратко характеризующий смысл почтового сообщения (см. рис. 3.14).

Самую большую часть интерфейса занимает поле, предназначенное для ввода текста почтового сообщения. Часть сообщения (или даже целое сообщение) можно создать автоматически с применением механизма шаблонов (порядок формирования шаблонов и их использования подробно рассмотрен выше, в разделе «Редактирование свойств почтового ящика»). Кроме этого, в меню Сервис имеется ряд команд, с помощью которых в текст почтового сообщения можно автоматически вставлять стандартные текстовые фрагменты. Остановимся на этих командах подробнее.

С помощью команды Сервис►Вставить дату в текст почтового сообщения можно вставить текущую дату (число, месяц, год). Дата будет вставлена в то место, в котором находится курсор. Аналогичным образом можно вставить в текст письма текущее время суток (часы, минуты, секунды) – для этого предназначена команда Сервис►Вставить время.

Для быстрой вставки в текст созданного ранее девиза, относящегося к данному почтовому ящику, предназначена команда Сервис►Вставить девиз. Девиз создается в окне редактирования свойств почтового ящика (рис. 3.8) в разделе Шаблоны►Девизы.

Возможности программы предусматривают использование быстрых шаблонов при создании почтового сообщения. Для вставки быстрого шаблона следует воспользоваться командами подменю Сервис►Вставить быстрый шаблон. Однако следует отметить, что поначалу в данном подменю не будет ни одной команды. Быстрые шаблоны создаются пользователем самостоятельно. Для перехода в режим формирования быстрых шаблонов следует в главном окне программы (рис. 3.1) выполнить команду главного меню Свойства►Быстрые шаблоны либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Q – в результате на экране откроется окно Быстрые шаблоны, в котором в поле Почтовый ящик необходимо выбрать почтовый ящик, для которого создается быстрый шаблон, и нажать кнопку Добавить. В открывшемся окне следует ввести с клавиатуры псевдоним и краткое описание шаблона, а затем – его текст, который можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью макросов – по аналогии с обычными шаблонами. Все созданные таким образом шаблоны будут присутствовать в подменю Сервис►Вставить быстрый шаблон в окне создания почтового сообщения.

Команда Сервис►Вычислить предназначена для быстрого вычисления арифметических выражений. Для этого нужно ввести любое арифметическое выражение (например, 2+5–3 или 5*5+4) и сразу же (не нажимая Enter) выполнить данную команду. После этого на месте введенного выражения отобразится результат его вычисления.

При необходимости можно прикрепить файлы к созданному почтовому сообщению. Для этого следует воспользоваться командами подменю Сервис►Прикрепить файлы либо соответствующей кнопкой инструментальной панели (обычно эта кнопка предпоследняя справа, на ней изображен прикрепляемый скрепкой к конверту лист бумаги, см. рис. 3.14). При этом на экране откроется окно Прикрепить файлы, в котором следует указать путь к требуемому файлу.

Для немедленной отправки почтового сообщения предназначена команда главного меню Письмо►Отправить немедленно, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Enter; также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели. Не стоит забывать, что для этого необходимо наличие действующего подключения к Интернету.

Можно не отправлять письмо немедленно, а поместить его в папку Исходящие для последующей отправки. Для этого следует воспользоваться командой Письмо►Поместить в папку Исходящие либо нажать комбинацию клавиш Shift+F2.

Чтобы сохранить введенный текст, не закрывая окна создания почтового сообщения, нужно выполнить команду главного меню Письмо►Сохранить и продолжить редактирование либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+S.

При необходимости можно сохранить созданное почтовое сообщение в отдельном файле – для этого следует воспользоваться командой главного меню Письмо►Сохранить в файл либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F2. При этом на экране откроется окно Сохранить письмо в файл, в котором нужно указать имя файла и путь для сохранения.

Для вывода почтового сообщения на печать предназначена команда Письмо►Напечатать, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P. Перед этим рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры печати почтового сообщения. Для перехода в соответствующий режим следует воспользоваться командой Письмо►Настройка печати.

Если программой обслуживается несколько почтовых ящиков, то с помощью команд подменю Параметры►Активный почтовый ящик можно выбрать ящик, из которого будет отправлено данное почтовое сообщение. Это бывает полезно в случаях, когда письмо составлено от имени одного почтового ящика, но по каким-то причинам пользователь решает отправить его из другого ящика.