Текст книги "Электронная почта (e-mail). Легкий старт"

Создание и настройка почтового ящика

Как отмечалось выше, в программе The Bat реализована возможность ведения нескольких почтовых ящиков. Для использования программы необходимо наличие хотя бы одного почтового ящика. Чтобы перейти в режим формирования почтового ящика, следует выполнить команду главного меню Ящик►Новый почтовый ящик. Действия по созданию почтового ящика выполняются в пошаговом режиме, переход к следующему этапу осуществляется с помощью кнопки Далее. Рассмотрим все этапы, которые необходимо пройти при формировании почтового ящика.

На первом этапе в поле Название ящика следует с клавиатуры ввести произвольное имя создаваемого почтового ящика. В качестве имени может использоваться произвольное слово либо словосочетание – например, собственное имя, либо используемый на почтовом сервере логин, и т. п. Существует единственное ограничение – разные почтовые ящики не могут называться одинаковыми именами. При необходимости можно создать почтовый ящик на основании файлов конфигурации другого почтового ящика. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Обзор, и в открывшемся окне указать путь к каталогу с файлами конфигурации требуемого почтового ящика. В результате на дальнейших этапах создания почтового ящика данные из этих файлов будут предлагаться программой в качестве используемых по умолчанию.

На втором этапе вводится имя и фамилия пользователя создаваемого почтового ящика (например, Дмитрий Донцов), электронный адрес, назначаемый данному почтовому ящику, а также наименование организации в поле Организация. В данном поле можно указать, например, название организации, в которой работает пользователь почтового ящика, либо организации, которой будет принадлежать создаваемый почтовый ящик, и т. п. Из всех полей, предлагаемых к заполнению на втором этапе, необязательно заполнять только поле Организация.

На третьем этапе необходимо указать адреса используемых для данного почтового ящика почтовых серверов – SMTP-сервера и РОР3-сервера (первый сервер используется для отправки электронной корреспонденции, а второй – для получения электронной корреспонденции). Эти данные можно получить у системного администратора либо у Интернет-провайдера. Если почтовый ящик пользователя зарегистрирован, например, на www.mail.ru, то адрес SMTP-сервера будет выглядеть так: smtp.mail.ru, а адрес РОР3-сервера – pop.mail.ru. Подробнее о серверах входящей и исходящей корреспонденции рассказывается выше, в разделе «Порты и протоколы электронной почты».

На следующем этапе необходимо указать имя пользователя (логин) и пароль, используемые для доступа к почтовому ящику. Эти данные пользователь получает при регистрации на почтовом сервере (т. е. при открытии почтового ящика). Поле Пароль необязательно для заполнения; если на данном этапе пароль не указан, то в процессе использования почтового ящика он будет запрашиваться каждый раз при соединении с почтовым сервером.

На этом основные действия по созданию почтового ящика можно считать завершенными. На последнем этапе предлагается перейти в режим настройки остальных параметров почтового ящика. Если на этот запрос ответить отрицательно, то почтовый ящик будет добавлен в список почтовых ящиков; отредактировать остальные параметры созданного почтового ящика можно будет и позднее – для перехода в соответствующий режим предназначена команда главного меню Ящик►Свойства почтового ящика. При утвердительном ответе на запрос переход в режим редактирования почтового ящика будет выполнен немедленно. Порядок редактирования почтового ящика рассматривается в следующем разделе.

Как отмечалось выше, для перехода в режим редактирования свойств почтового ящика предназначена команда главного меню Ящик►Свойства почтового ящика, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+P. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Свойства почтового ящика

На рисунке видно, что данное окно состоит из нескольких разделов (перечень разделов расположен в левой части окна): Общие сведения, Транспорт, Управление почтой, Параметры, Файлы и каталоги, Шаблоны, Звук, Подключение и Заметки. Каждый раздел включает в себя однотипные, сходные по функциональности параметры настройки. Рассмотрим подробнее основные и наиболее часто используемые параметры настройки свойств почтового ящика. При этом следует учитывать, что все изменения, выполненные в окне редактирования свойств почтового ящика, вступают в силу только после нажатия в данном окне кнопки ОК. Чтобы выйти из данного режима без сохранения выполненных изменений, следует воспользоваться кнопкой Отмена.

Раздел Общие сведения (его содержимое показано на рис. 3.7) включает в себя несколько параметров общего назначения, относящихся к текущему почтовому ящику.

В поле Название отображается название имя ящика, под которым этот ящик хранится в панели папок (как отмечалось выше, панель папок по умолчанию находится слева вверху интерфейса). При необходимости значение данного поля можно отредактировать с клавиатуры.

Далее следуют две выделенные области: Информация для поля От и Информация для поля Обратный адрес. В этих областях отображается информация, которая автоматически подставляется в поля От и Обратный адрес: для поля От – фамилия, имя и отчество отправителя, его электронный адрес и наименование организации, для поля Обратный адрес – фамилия, имя и отчество, а также электронный адрес. Все перечисленные значения можно отредактировать с клавиатуры.

В разделе Транспорт содержатся параметры, определяющие порядок взаимодействия с почтовым сервером. В частности, здесь указываются адреса SMTP-сервера для отправки почты и РОР-сервера для получения почты, а также имя пользователя и пароль, используемые для доступа к почтовому ящику на почтовом сервере (подробнее о серверах входящих и исходящих сообщений рассказывается выше, в разделе «Порты и протоколы электронной почты»).

В раскрывающихся списках Соединение выбираются типы соединений, используемые для отправки и получения электронной корреспонденции (отдельно – для отправки и отдельно – для получения).

Кнопки Аутентификация предназначены для перехода в режим настройки аутентификации на почтовом сервере при отправке и получении электронной корреспонденции. В большинстве случаев параметры, предложенные по умолчанию, являются оптимальными, и изменять их не рекомендуется.

С помощью переключателя Отправка устанавливается требуемый способ отправки электронной корреспонденции: Немедленная либо Отложенная (в последнем случае созданные почтовые сообщения будут по умолчанию помещаться в папку Исходящие).

В данном разделе с помощью переключателя Управление почтой определяются действия программы при получении электронной корреспонденции. Если переключатель установлен в положение Удалять письма с сервера, то сразу после получения почтовых сообщений они будут удалены с почтового сервера. Это положение переключателя целесообразно использовать при работе с большими объемами электронной корреспонденции, чтобы не допускать переполнения почтового ящика на почтовом сервере.

Если же переключатель установлен в положение Оставлять письма на сервере, то становятся доступными еще два параметра: Срок хранения писем на сервере и Удалять письма с сервера при удалении их из корзины. Если установлен флажок Срок хранения писем на сервере, то в расположенном правее поле следует указать число дней, по прошествии которого письма будут автоматически удалены с почтового сервера. При установленном флажке Удалять письма с сервера при удалении их из корзины будет выполняться автоматическое удаление почтовых сообщений с почтового сервера после того, как они удалены из корзины.

Раздел Параметры включает в себя ряд параметров, предназначенных для выполнения некоторых дополнительных настроек текущего почтового ящика.

Если установлен флажок Проверять при запуске The Bat, то при каждом запуске программы будет выполняться автоматическая проверка наличия новых почтовых сообщений на почтовом сервере. При этом будет также выполняться отправка всей электронной корреспонденции из папки Исходящие.

С помощью параметра Проверять с интервалом в можно определить интервал времени, через который будет выполняться автоматический прием электронной корреспонденции с почтового сервера с одновременной отправкой всех писем из папки Исходящие. При установленном данном флажке становятся доступными расположенные правее поля, в которых указывается величина интервала времени и единица измерения времени (в качестве единицы измерения можно указать минуты либо секунды).

ВНИМАНИЕ

Использование двух рассмотренных выше параметров возможно только при наличии действующего подключения к Интернету.

Параметр Помечать письмо как прочит. при показе в теч. определяет, через какой интервал времени новое электронное сообщение, на котором в списке установлен курсор, считается прочитанным. Если данный флажок установлен, то в расположенном правее поле указывается требуемый интервал времени в секундах. По умолчанию параметру присвоено значение 2 секунды; это означает, что через две секунды нахождения курсора на непрочитанном почтовом сообщении в списке электронной корреспонденции это сообщение будет считаться прочитанным. Если же установлен флажок Помечать письмо как прочитанное при открытии в отдельном окне, то почтовое сообщение будет считаться прочитанным только после того, как оно было открыто в отдельном окне (окне редактирования); описание данного окна и порядок работы с ним будут рассмотрены ниже. Следует отметить, что одновременная установка флажков Помечать письмо как прочит. при показе в теч. и Помечать письмо как прочитанное при открытии в отдельном окне невозможна.

В поле Максимальный размер файла журнала работы указывается предельный размер в килобайтах файла журнала работы, который не может быть превышен (для просмотра журнала работы следует воспользоваться командой главного меню программы Ящик►Журнал работы, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+A). По умолчанию максимальный размер данного файла составляет 20 килобайт.

Если установлен флажок Очищать корзину при выходе из The Bat, то при каждом закрытии программы из папки Корзина будут автоматически удаляться все находящиеся там почтовые сообщения.

Параметры, расположенные в выделенной области, относятся к окну редактирования почтового сообщения (описание данного окна будет приведено ниже). Если установлен флажок Подтверждать немедленную отправку, то при отправке почтового сообщения сразу после его написания на экран будет выводиться запрос на подтверждение отправки. Письмо будет отправлено только после утвердительного ответа на данный запрос.

Флажки Подписать перед отправкой и Зашифровать перед отправкой предназначены для включения дополнительной защиты электронной корреспонденции от постороннего доступа.

В этом разделе определяются места хранения различных данных, используемых при работе с электронной корреспонденцией.

В поле Каталог почтового ящика указывается путь к каталогу текущего почтового ящика. Чтобы изменить значение данного поля, необходимо нажать расположенную справа от него кнопку Обзор, и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать требуемый путь.

В выделенной области Прикрепленные файлы определяется порядок и место хранения файлов, прикрепленных к почтовым сообщениям. Способ хранения устанавливается в поле Хранить прикрепл. файлы; из раскрывающегося списка выбирается требуемый вариант – В теле писем (это значение установлено по умолчанию) либо В каталоге отдельно от писем. В поле Каталог для прикрепленных файлов указывается путь к каталогу вложений: для этого необходимо нажать кнопку Обзор и в открывшемся окне указать требуемый путь.

Если установлен флажок Удалять прикрепленные файлы при удалении письма из корзины, то при удалении почтового сообщения из корзины одновременно будут удалены все прикрепленные к нему файлы.

Чтобы ускорить процесс отправки больших по размеру почтовых сообщений, рекомендуется разбивать их на мелкие части. Для этого в поле Рекомендуемый размер частей следует указать предельно допустимый объем письма в килобайтах, при превышении которого письмо будет разделено на части указанного объема.

В разделе Шаблоны осуществляется настройка шаблонов, используемых для работы с электронной корреспонденцией (написание почтовых сообщений, отправка уведомлений о прочтении и др.). В данном случае шаблон – это определенный пользователем стандартный текстовый фрагмент, который автоматически вставляется в почтовое сообщение. Механизм использования шаблонов позволяет избежать постоянного ввода с клавиатуры часто применяемых текстов (приветствий, прощаний, приглашений, отчетов и т. д.), что в конечном итоге намного повышает удобство и комфортность работы, а также положительно сказывается на быстроте создания электронных сообщений.

Раздел Шаблоны включает в себя несколько подразделов: Новое письмо, Ответ, Пересылка и др. Эти разделы предназначены для того, чтобы можно было для разных типов почтовых сообщений использовать разные шаблоны. Например, для создания нового письма наверняка пригодится шаблон с приветствием (Добрый день или Здравствуйте), а для автоматической отправки уведомления о прочтении – шаблон с текстом вроде Ваше сообщение получено, благодарим Вас.

Порядок создания шаблонов для разных типов почтовых сообщений во многом совпадает. Поэтому мы подробно рассмотрим создание шаблоном только для типа документа Новое письмо, а для остальных типов отметим лишь характерные особенности.

Итак, в разделе Шаблоны выделим курсором подраздел Новое письмо – содержимое данного подраздела представлено на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Формирование шаблона для новых почтовых сообщений

Создание шаблона можно выполнять как вручную, так и автоматически; допускается также создание шаблона одновременно с применением ручного и автоматического способов.

Ручной способ заключается в том, что в поле Шаблон нового письма (см. рис. 3.8) требуемый текст вводится с клавиатуры. Например, можно ввести текст Добрый день, и этот текст будет автоматически подставляться в новое почтовое сообщение.

Автоматический способ формирования шаблонов заключается в использовании имеющихся в программе макросов. Каждый макрос предназначен для вставки в текст нового почтового сообщения какого-либо текстового фрагмента, содержимое которого зависит от конкретных данных, используемых при написании письма (например, имени получателя сообщения, текущей даты, наличия прикрепленных файлов и др.).

Доступ к имеющимся в программе макросам осуществляется с помощью кнопки Макросы либо контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши в поле Шаблон нового письма. В зависимости от функционального назначения макросы разделены на несколько тематических групп: Текст, Отправитель, Получатель, Изменяемые поля и Разное.

Для вставки макроса в шаблон достаточно установить курсор в то место, где должен располагаться формируемый макросом текст, и активизировать в меню кнопки Макросы либо в контекстном меню соответствующую макросу команду.

На рис. 3.9 показан текст, который был вставлен в письмо автоматически сразу после его создания; основой для текста послужил шаблон, приведенный на рис. 3.8. Иначе говоря, в представленном на рис. 3.9 письме пользователь ничего не вводил – весь содержащийся в сообщении текст сформирован автоматически на основании шаблона, изображенного на рис. 3.8, причем этот шаблон был создан комбинированным способом (вручную и автоматически).

Рис. 3.9. Текст, созданный автоматически на основе шаблона

Разберем приведенный пример подробнее.

Итак, текст Добрый день при создании шаблона вводился с клавиатуры. Слово ivan в приветственной строке (см. рис. 3.9) было создано на основании макроса %TOFName (рис. 3.8), который находится в группе Получатель и определяет имя получателя почтового сообщения. Обратите внимание на начальное положение курсора в окне почтового сообщения (рис. 3.9) – это положение определяется макросом %Cursor (рис. 3.8), который входит в состав группы Текст.

В заключительной части письма содержится текст Всего хорошего, который при настройке шаблона (рис. 3.8) был введен с клавиатуры. Под этим текстом отображается фамилия отправителя – Степанов; она определена с помощью макроса %FromFName (рис. 3.8), который входит в состав группы Отправитель и определяет отправителя почтового сообщения. Правее от фамилии отправителя отображается его электронный адрес: mailto: [email protected], причем при настройке шаблона (рис. 3.8) слово mailto: было введено с клавиатуры, а для вставки адреса использовался макрос %FromAddr, который входит в состав группы Отправитель.

Подобным образом можно создать любой шаблон для любого типа почтового сообщения.

В режиме настройки шаблона для нового почтового сообщения (рис. 3.8) содержатся также флажки Подтверждение доставки и Подтверждение прочтения, при установке которых вместе с письмом будет направлен запрос соответственно на подтверждение доставки почтового сообщения и его прочтения. Кроме этого, в поле Таблица перекодировки из раскрывающегося списка выбирается требуемая кодировка символов (по умолчанию – Cyrillic (Windows-1251)).

В режиме настройки шаблона для ответного сообщения (подраздел Шаблоны►Ответ) с помощью переключателя Информация об авторе для префикса цитат указываются данные, которые будут использованы для префикса цитат основного сообщения при создании ответного сообщения. Этот префикс автоматически располагается в начале каждой строки основного сообщения сразу после перехода в режим создания ответного сообщения. В качестве используемых для префикса данных можно указать следующую информацию: Нет (в данном случае префикс не формируется), Инициалы (этот вариант установлен по умолчанию), Имя, Фамилия, Первая буква, Имя и фамилия.

Также в подразделе Шаблоны►Ответ содержится флажок Использовать номера ответов в Теме. Если он установлен, то при создании ответных сообщений в поле Тема будет автоматически отображаться номер ответа.

В подразделе Шаблоны►Подтверждение прочтения содержится переключатель Действие. С помощью данного переключателя определяется действие программы при создании подтверждения о прочтении. Возможен выбор одного из четырех вариантов: Отложить отправку, Отправить сразу, Редактировать либо Игнорировать.

В подразделе Шаблоны►Девизы можно создать произвольный девиз, который впоследствии будет вставляться в текст создаваемого почтового сообщения. Девиз – это произвольный текстовый фрагмент, который может носить любой характер: деловой, шутливый, нейтральный и т. д. Вставка созданного ранее девиза в почтовое сообщение осуществляется в окне формирования сообщения с помощью команды главного меню Сервис►Вставить девиз.

В данном разделе осуществляется настройка звукового оформления работы программы The Bat. Если установлен флажок Проиграть мелодию при получении новой почты, то каждое поступление новой электронной корреспонденции будет сопровождаться звуковым оформлением – например, мелодией. В расположенном ниже поле Файл указывается путь к файлу требуемой мелодии. Заполнение данного поля возможно только с помощью кнопки Обзор: при нажатии на данную кнопку на экране открывается окно Выберите звуковой файл, в котором по обычным правилам Windows указывается путь к требуемому файлу. При необходимости можно проверить звучание выбранного файла – для этого следует воспользоваться кнопкой Проба.

В поле Время, когда мелодия разрешена можно при необходимости указать с клавиатуры интервал времени суток, в котором разрешается проигрывание мелодии при получении новой электронной корреспонденции. Использование данного параметра целесообразно, например, в случае, когда получение почты на домашнем компьютере выполняется поздно вечером, и остальные члены семьи уже отдыхают.

В разделе Подключение при необходимости можно выполнить дополнительную настройку подключения к Интернету. Если установлен флажок Собственные настройки для соединения с Интернет, то открывается переключатель При соединении с Интернет использовать, с помощью которого определяется порядок соединения с Интернетом. Возможные варианты – Локальную сеть или соединение вручную либо Средства удаленного доступа. При выборе последнего варианта становятся доступными для редактирования еще несколько параметров, с помощью которых выбирается требуемое подключение к Интернету (из числа созданных ранее), определяется максимальное число попыток соединения, устанавливается интервал времени между звонками и др. Если установлен флажок Разрывать связь по окончании передачи почты, то соединение с Интернетом будет разорвано автоматически сразу после получения и отправки электронной корреспонденции.