Текст книги "Windows 7 и Office 2010. Компьютер для начинающих. Завтра на работу"

По умолчанию Microsoft Word 2010 осуществляет проверку орфографии и пунктуации в вашем тексте. Это очень удобно и позволяет создавать грамотные документы.

Слова, где Microsoft Word 2010 предполагает наличие орфографической ошибки, подчеркиваются красной волнистой линией. Проверки осуществляются по словарю, который встроен в Microsoft Word 2010. По этой причине иногда могут помечаться как ошибочные слова, где никаких ошибок нет. Microsoft Word 2010 просто не нашел набранного вами слова в своем словаре.

Если щелкнуть правой кнопкой мыши по подчеркнутому красным слову, появится контекстное меню, где Microsoft Word 2010 предложит вам список слов с правильным написанием вместо вашего (рис. 3.11). Можно выбрать слово из этого списка щелчком мыши, и этим словом будет заменено подчеркнутое красным.

Рис. 3.11. Варианты правильного написания слова

Неправильно поставленные с точки зрения Microsoft Word 2010 знаки пунктуации (точки, запятые и т. д.) подчеркиваются зеленым цветом. Щелкнув по подчеркнутому правой кнопкой мыши, можно увидеть причину, по которой Microsoft Word 2010 выделил знак как неверный.

Кроме предупреждений в виде различных подчеркиваний, Microsoft Word 2010 может автоматически производить замену описок в словах, делать первую букву предложений заглавной, заменять обычные кавычки парными (угловыми), заменять дефисы на тире и т. д.

Есть возможность настраивать и отключать проверку правописания. Для этого щелкните мышью по ярлычку Файл и в появившемся меню выберите пункт Параметры. Откроется окно, где нужно выбрать пункт Правописание. Здесь собраны параметры, отвечающие за настройку проверки правописания.

Кроме проверки правописания в грамотном составлении документа может помочь функция под названием Тезаурус. Установите курсор внутри слова, к которому вы хотите подобрать синоним, и на вкладке Рецензирование в группе Правописание щелкните мышью по кнопке

В результате в правой части окна Microsoft Word 2010 появится область Справочные материалы, где приведен список найденных синонимов (рис. 3.12).

Рис. 3.12. Подбор синонимов

Кроме основных параметров форматирования текста, которые мы уже рассмотрели, существует еще несколько, о которых необходимо знать для полноценной работы. Один из таких параметров – междустрочный интервал.

Как собственно следует из названия, междустрочный интервал – это расстояние между соседними строками текста. Оно может быть различным. Но различным в разных абзацах. Внутри одного абзаца междустрочный интервал одинаков.

По умолчанию установлен полуторный междустрочный интервал. Это вполне соответствует стандартам делопроизводства в нашей стране.

Где же изменить этот параметр? Чтобы установить нужный вам междустрочный интервал, надо щелкнуть мышью по кнопке на вкладке Главная. Либо можно щелкнуть мышью по кнопке

справа от названия группы Абзац. Тогда откроется окно, представленное на рис. 3.13.

Рис. 3.13. Настройки интервалов в абзаце

В раскрывающемся списке междустрочный можно выбрать одно из предопределенных значений интервала. Если вы выберете значение Множитель, можно задать числовое значение множителя самостоятельно в числовом поле справа от раскрывающегося списка междустрочный.

Изменить междустрочный интервал в уже набранном абзаце можно, если предварительно выделить его мышью, а уже затем менять размер интервала.

В этом же окне можно установить интервалы перед абзацем и после него. Это можно сделать, меняя значения в числовых полях Перед и После в группе Интервал. Эти значения устанавливаются не в сантиметрах, а в пунктах (пт).

Мы уже обсуждали универсальный способ выделения фрагмента текста с помощью мыши, когда указатель мыши устанавливают слева от первого символа выделяемого фрагмента, нажимают левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещают указатель мыши в место после последнего символа выделяемого фрагмента (рис. 3.14). Есть и другие способы.

Рис. 3.14. Выделение произвольного фрагмента текста

Для выделения нескольких строк текста можно установить указатель мыши на свободное поле слева от первой выделяемой строки, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, провести указатель мыши вниз, пока не выделятся все нужные строки, а затем отпустить левую кнопку мыши (рис. 3.15).

Рис. 3.15. Выделение фрагмента текста по строкам

Для выделения всего текста документа целиком установите указатель мыши на свободное поле слева от текста, нажмите на клавиатуре клавишу Ctrl и выполните щелчок левой кнопкой мыши.

Как и в других приложениях Windows, в Microsoft Word 2010 можно пользоваться Буфером обмена для копирования или переноса фрагментов текста и других элементов документа внутри самого документа или в другие документы и приложения.

Для работы с Буфером обмена предназначены кнопки группы Буфер обмена на вкладке Главная.

Кнопка

позволяет вырезать выделенный фрагмент так, что в документе он пропадет, а в Буфере обмена останется.

При щелчке мышью по кнопке

произойдет копирование выделенного фрагмента в Буфер обмена (он останется в документе, а его копия появится в Буфере обмена).

Чтобы вставить содержимое Буфера обмена в то место документа, где мигает курсор клавиатуры, надо щелкнуть мышью по кнопке

Иногда в тексте нужно выделить перечисление или список каких-либо объектов или указать порядок действий. Microsoft Word 2010 позволяет автоматизировать этот процесс.

Для включения маркированного списка (когда перед каждым пунктом списка ставится один и тот же значок) служит кнопка

на вкладке Главная. После нажатия этой кнопки перед курсором клавиатуры появится маркер пункта списка. Введите текст первого пункта списка, а затем нажмите на клавиатуре клавишу Enter. При этом курсор клавиатуры перейдет на следующую строку и перед ним появится маркер пункта списка.

Когда все пункты маркированного списка введены, нажмите на клавишу Enter, а затем щелкните мышью по кнопке

на вкладке Главная.

Выбрать символ, используемый в маркированном списке в качестве маркера, можно, щелкнув мышью по стрелке вниз в правой части кнопки

Оформить несколько абзацев уже набранного текста в пункты маркированного списка можно, если выделить мышью эти абзацы, а затем щелкнуть по кнопке

Для нумерованного списка (когда каждый новый пункт идет под нарастающим номером) порядок действий полностью совпадает с маркированным, но пользоваться нужно кнопкой

Если вы набираете текст, а его продолжение должно идти уже на другой странице, нет нужды нажимать Enter, пока курсор не перескочит автоматически на новую страницу.

Для того чтобы строка, где мигает курсор, оказалась на новой странице, надо на вкладке Вставка щелкнуть мышью по кнопке Страницы, а в появившемся подменю по кнопке Разрыв страницы, как показано на рис. 3.16.

Рис. 3.16. Вставка жесткого разделителя страниц

В случае установки новой страницы таким образом говорят, что установлен жесткий разделитель страниц. Когда текст переносится на новую страницу автоматически, говорят, что устанавливается мягкий разделитель страниц.

В документы, которые вы создаете с помощью Microsoft Word 2010, можно вставлять таблицы. Для линий, обрамляющих таблицу и разделяющих ячейки таблицы, можно задавать различные типы линий.

Создание новой таблицы

Для вставки новой таблицы установите курсор клавиатуры в место, где нужно вставить таблицу, и щелкните по кнопке

на вкладке Вставка.

В появившемся меню проведите мышью (без нажатия кнопок мыши) по квадратикам и выделите столько квадратиков по горизонтали, сколько нужно столбцов в таблице, а по вертикали – сколько нужно строк в таблице (рис. 3.17). Если вы ошибетесь и укажете не то количество или передумаете после вставки таблицы, не беда – всегда можно добавить или удалить столбцы и строки таблицы. Когда нужное количество квадратиков по горизонтали и вертикали выделено, щелкните левой кнопкой мыши.

Рис. 3.17. Определение количества столбцов и строк при вставке таблицы

Есть и другой способ вставки таблицы. В открывшемся меню (там же, где и квадратики) выберите команду Вставить таблицу. Появится диалоговое окно (рис. 3.18), где можно указать в числовых полях желаемое количество столбцов и строк таблицы. После этого щелкните мышью по кнопке ОК.

Рис. 3.18. Диалоговое окно Вставка таблицы

В том месте, где находился курсор клавиатуры, появится таблица, а курсор клавиатуры будет мигать в первой ячейке таблицы.

Переместить курсор в другую ячейку таблицы можно с помощью клавиш управления курсором клавиатуры (клавиши со стрелками), клавишей табуляции Tab (последовательное перемещение курсора по ячейкам таблицы) или щелкая мышью в нужной ячейке.

Изменение параметров таблицы

Ширину столбцов можно менять, как вам захочется. Это можно сделать перетаскиванием разделительных линий между столбцами. Наведите указатель мыши на разделительную линию так, чтобы он принял вид

и с нажатой левой кнопкой перетащите линию влево или вправо, как показано на рис. 3.19.

Рис. 3.19. Изменение ширины столбцов таблицы

Подобным образом можно перетаскивать и горизонтальные линии, разделяющие строки таблицы.

Если вы решили добавить столбцы в таблицу, надо поставить курсор клавиатуры в ячейку в столбце, после которого или перед которым вы хотите вставить новый столбец. Затем в группе Макет (она появляется в области ленты в верхней правой части окна Microsoft Word 2010, когда курсор клавиатуры находится внутри таблицы) перейдите на вкладку Макет (в верхней правой части окна Microsoft Word 2010). На вкладке Макет щелкните по кнопке

или

в зависимости от того, где нужно вставить столбец.

Анапогичным образом в таблицу вставляется строка с помощью кнопок

или

Если курсор клавиатуры находится в последней ячейке самой нижней строки таблицы и вам нужно добавить еще одну строку таблицы, просто нажмите на клавиатуре клавишу Tab. В результате появится новая строка, а курсор клавиатуры будет мигать в первой ячейке новой строки.

Слияние ячеек таблицы

Для формирования сложных таблиц (например, с шапками сложной структуры) можно использовать слияние ячеек, когда вместо нескольких ячеек, идущих подряд по горизонтали или по вертикали, появляется одна большая.

Чтобы слить несколько ячеек таблицы, нужно выделить их (например, проведя по ним указателем мыши с нажатой левой кнопкой), как показано на рис. 3.20, а затем щелкнуть по кнопке

на вкладке Макет. Возможный результат показан в качестве примера на рис. 3.21.

Рис. 3.20. Выделение нескольких ячеек таблицы

Рис. 3.21. Объединение нескольких ячеек таблицы

Можно выполнить и обратную операцию, то есть разбить одну ячейку на несколько. Для этого установите курсор в ячейку, которую хотите разбить, и щелкните по кнопке

Выравнивание текста внутри ячеек

Текст внутри ячеек можно выравнивать как по вертикали, так и по горизонтали. Это означает, что можно прижать текст к правому нижнему углу, можно к левому верхнему, разместить его строго посередине ячейки и т. д.

В каждой ячейке можно установить свое выравнивание независимо от установленного выравнивания для других ячеек.

Для выбора нужного вам выравнивания установите курсор клавиатуры в нужную ячейку или выделите несколько ячеек, а затем щелкните по нужной кнопке в группе Выравнивание на вкладке Макет (рис. 3.22).

Рис. 3.22. Группа кнопок для выравнивания в ячейках

Удаление элементов таблицы

Для удаления элементов таблицы (ячеек, строк, столбцов, всей таблицы) надо установить курсор клавиатуры в нужную ячейку или выделить несколько ячеек, а затем щелкнуть мышью по кнопке

на вкладке Макет.

В результате откроется меню для выбора объекта для удаления. Щелкните мышью по нужному пункту меню.

Microsoft Word 2010 позволяет украсить документ различными изображениями. И эта возможность нужна не только для поздравительных открыток. Часто и в строгие деловые документы требуется внесение изображений, например логотипа предприятия или гербового углового штампа.

Вставка изображений возможна из двух источников: из библиотеки картинок Microsoft Office и из любого файла с изображением.

Для вставки рисунка из библиотеки картинок Microsoft Office установите курсор клавиатуры в место, где должно появиться изображение, и перейдите на вкладку Вставка (в верхней части окна Microsoft Word 2010). Щелкните мышью по кнопке

Рабочая область, где вы редактируете свой документ, сузится, а справа появится область под названием Клип. Если щелкнуть по кнопке Начать в этой области, отобразятся все найденные изображения из установленной на ваш компьютер библиотеки картинок Microsoft Office. Для вставки нужной картинки в документ просто щелкните по ней мышью.

Для вставки рисунка из любого файла с изображением на вкладке Вставка щелкните мышью по кнопке

При этом откроется стандартное окно открытия файла, где надо найти файл с рисунком, щелкнуть по его имени мышью, а затем щелкнуть мышью по кнопке Вставить.

Независимо от способа вставки рисунка можно производить над ним некоторый набор действий. При щелчке мышью по рисунку вокруг него появляется рамка, как показано на рис. 3.23.

Рис. 3.23. Рамка вокруг рисунка

При наведении указателя мыши на кружочки, расположенные по углам рамки, он принимает вид диагональной стрелки. Если в этот момент нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель мыши, размер изображения изменится. Также можно изменить ширину и высоту рисунка, если перетаскивать мышью квадратики, расположенные на сторонах рамки. Перетаскивая кружок зеленого цвета, расположенный над рамкой, можно поворачивать рисунок.

Рядом с рисунком после его вставки можно расположить только одну строку текста. Рисунок становится как бы символом в строке. Можно располагать текст до него и после него. Нужно лишь поставить в нужное место курсор клавиатуры.

Чтобы расположить рядом с рисунком несколько строк текста, надо установить параметры обтекания текстом рисунка. Как это сделать? Для этого надо перейти на вкладку Формат и щелкнуть мышью по кнопке

При этом откроется список возможных расположений рисунка в тексте. Щелчком мыши выберите нужное.

Инструменты для других настроек рисунка в документе вы найдете на вкладке Формат. Среди них есть весьма интересные новинки, которые раньше были доступны только в специализированных программах обработки изображений, например функция удаления фона.

Прежде всего, если вы этого не сделали раньше, нужно проконтролировать и при необходимости изменить параметры страницы документа. Основными параметрами являются формат бумаги, на которой вы собираетесь печатать документ, ориентация листа и отступы от краев листа до текста документа.

Новый подход разработчиков Microsoft Office 2010 – все, что относится к печати, собрано в одном пункте меню – Печать. Щелкните мышью по ярлыку Файл и в появившемся меню выберите пункт Печать (рис. 3.24). При этом справа от меню развернется список параметров печати и отобразится образ страницы в том виде, в каком она будет напечатана (предварительный просмотр). Масштаб просмотра можно менять, двигая мышью бегунок на шкале в правом нижнем углу. Просмотреть другие страницы документа можно, щелкая мышью по стрелкам

и

под эскизом страницы (на рис. 3.24 между этими стрелками написано «3 из 60», что говорит о том, что мы смотрим третью страницу документа, а всего их 60).

Рис. 3.24. Настройки печати документа

Можно увидеть и изменить параметры более подробно в диалоговом окне, если щелкнуть мышью по ссылке Параметры страницы в самом низу списка параметров.

При этом откроется диалоговое окно, представленное на рис. 3.25.

Рис. 3.25. Параметры страницы

На вкладке Размер бумаги можно выбрать формат бумаги из раскрывающегося списка, где перечислены стандартные форматы, такие как А4, А3 и т. д. Можно и задать размеры по ширине и высоте листа бумаги самостоятельно.

На вкладке Поля можно выбрать ориентацию листа: книжная (по вертикали) или альбомная (по горизонтали). Там же находятся числовые поля Верхнее, Нижнее, Левое, Правое, в которых можно установить отступы от края листа бумаги до области текста.

На этой же вкладке есть поле переплет. Имеет смысл установить его, если на всех страницах вашего документа должно быть предусмотрено место для сшивания листов с помощью степлера или для прокалывания дырок дыроколом.

В раскрывающемся списке Принтер можно выбрать принтер, на котором вы желаете печатать документ, если ваш компьютер подключен к нескольким принтерам сразу. Если у вас единственный принтер и его название стоит в этом раскрывающемся списке, трогать этот список не надо.

Если ваш принтер поддерживает печать на обеих сторонах страницы, можно в раскрывающемся списке, где по умолчанию стоит значение Односторонняя печать, установить значение Двусторонняя печать. Принтер в этом случае будет печатать страницу с одной стороны, автоматически переворачивать лист и печатать на другой стороне листа продолжение вашего документа.

Можно напечатать весь документ, а можно и указать диапазон или перечень страниц, которые вы желаете вывести на принтер. Это делается вводом номеров нужных страниц в поле Страницы. Можно указать номера через запятую, а можно ввести диапазон страниц. В этом случае первый и последний номер страницы нужно разделить знаком тире (например, 3-25).

Выбрав режим текущая, вы отправите на печать только страницу, на которой находится курсор клавиатуры.

Количество копий документа, которое вы хотите напечатать, можно указать в числовом поле Копии. При этом если в раскрывающемся списке ниже выбрано значение Разобрать по копиям, сначала напечатаются все страницы первой копии, затем все страницы второй копии и т. д. Если этот флажок снят, сначала напечатается указанное количество первых страниц документа, затем указанное количество вторых страниц документа и т. д.

Чтобы напечатать документ на принтере, нужно щелкнуть мышью по кнопке Печать. Начнется печать документа.

Механизм печати в Windows следующий. После того как вы щелкнули по кнопке Печать, Microsoft Word 2010 некоторое время (обычно очень короткое) завершает подготовку к печати с учетом сделанных вами настроек параметров. Когда подготовка к печати завершена, на Панели задач в правом нижнем углу экрана появляется значок принтера. Это означает, что Microsoft Word 2010 передал документ «на поруки» операционной системе Windows 7, а она поставила документ в очередь на печать на указанный вами принтер. В очереди может оказаться несколько документов, поскольку принтер может еще не успеть допечатать предыдущий отправленный на печать документ.

Можно просмотреть очередь документов и при желании удалить документ из очереди, если вы вдруг решили, что не нужно его печатать. Для этого выполните двойной щелчок мышью по значку принтера на Панели задач. Появится окно, подобное представленному на рис. 3.26.

Рис. 3.26. Очередь документов на печать

В заголовке этого окна можно увидеть название принтера, на котором должна произойти печать. Для каждого документа видно его состояние.

Для отмены печати документа щелкните по его имени в списке правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Отменить. При этом появится диалоговое окно с запросом подтверждения удаления документа из очереди. Щелкните мышью по кнопке Да. Состояние документа сменится на «Удаление-Печать», и через какое-то время документ пропадет из очереди.

Microsoft Word 2010 позволяет в тексте документа указывать гиперссылки. Что это такое, более подробно рассмотрим, когда будем изучать работу в Интернете.

Гиперссылки по умолчанию выделяются в тексте подчеркиванием и синим цветом.

Для преобразования части текста в гиперссылку надо выделить ее, а затем на вкладке Вставка щелкнуть мышью по кнопке Связи, а в появившемся меню щелкните по кнопке Гиперссылка. Откроется окно, где нужно либо выбрать файл, который будет открываться при щелчке мышью на вашей гиперссылке, либо в поле Адрес ввести интернет-адрес страницы, на которую вы делаете ссылку.

Для удаления гиперссылки щелкните по участку текста, оформленного как гиперссылка, правой кнопкой мыши, а затем в появившемся контекстном меню выберите команду Удалить гиперссылку.

Табличный процессор Microsoft Excel 2010

Как и в предыдущих версиях Microsoft Office, непременным спутником текстового редактора Microsoft Word 2010 является табличный процессор Microsoft Excel 2010. Ведь есть масса задач, которые очень удобно представлять и решать в виде таблиц. К таким задачам относятся различные формы отчетности, калькуляции праздничных мероприятий, планирование семейного бюджета и т. д. Очень удобен Microsoft Excel для анализа набора данных. Можно отфильтровывать часть информации, сортировать ее, представлять в виде графиков и диаграмм. В Microsoft Excel 2010 появилось несколько новых инструментов для решения такого рода задач.