Текст книги "Как внедрить CRM-систему за 50 дней"

1.15. Замеры активности сотрудников

Преимущество CRM-системы, которое трудно переоценить, заключается в том, что она автоматизирует процессы и ведет замер показателей. По отчетам системы можно, в том числе, оценивать активность сотрудников.

План активности – это набор минимальных действий сотрудника.

Например, 30 холодных звонков в день, 10 теплых звонков, рассылка 20 коммерческих предложений и т. д. Я рекомендую привязывать к плану активности оклад менеджера. Если план активности выполнен, то сотрудник получает оклад в полном размере.

Если не выполнен, то размер оклада снижается. Объем продаж может быть достигнут или не достигнут. Но выполнить или нет план активности – выбор сотрудника. Только от него зависит, сделает он 30 звонков в течение дня или нет. Имея прописанный план активности, вы будете уверены, что ваши сотрудники отрабатывают свои деньги, а не просиживают рабочие часы за кофе, или разговорами в социальных сетях.

Поэтому план активности обязательно должен быть в отделе продаж. Он проверяется лишь в том случае, если не реализован план продаж. Если план продаж выполнен, то не имеет значение, сколько действий привело к этому результату.

В конце дня менеджеры должны заполнять отчет по выполнению плана активности. Если мотивация менеджеров зависит от выполнения плана активности, то они могут приукрашивать отчеты, если минимальный набор действий за день не выполнен. Поэтому важно контролировать правдивость отчетов. В этом поможет CRM-система. В план активности включаются только измеримые показатели, значит, и CRM-система может их замерить.

Рис. 4. Пример замера активности менеджеров

Кроме того, с внедрением CRM-системы количество невыполненных задач сократится в два раза. Во-первых, в связи с тем, что менеджеры знают, что их слова и отчеты можно проверить, они будут стараться выполнять план. Во-вторых, мы уже говорили, что система напоминает о событиях, информация о которых внесена в нее. Таким образом, менеджеры не забудут ни об одном клиенте.

1.16. Учет воронки продаж

Воронка продаж – это распределение клиентов по стадиям процесса продаж. Например, менеджер позвонил 10 клиентам, из них 8 выставил коммерческое предложение, с 5 провел встречу, 4 выставил счет, 2 счет оплатили. Это ступени воронки продаж. Например, ступени воронки продаж могут быть следующими:

• Количество контактов (звонков, заявок с сайта).

• Количество назначенных встреч.

• Количество проведенных встреч.

• Количество эффективных контактов (есть резюме, в том числе отказы).

• Количество высланных документов КП.

• Количество и сумма счетов, выставленных в данном периоде.

• Количество и сумма оплаченных счетов, выставленных в данном периоде.

Рис. 5. Воронка продаж

Если вы ведете воронку продаж, то понимаете, сколько клиентов в месяц вы привлекаете, сколько холодных звонков необходимо сделать, чтобы было заключено 10 сделок и т. д. Например, если оценивать приведенный выше пример, то для осуществления 2 продаж, необходимо сделать 10 звонков. Основываясь на замерах, вы сможете составлять более точные прогнозы и планы, а также управлять продажами через количество действий.

Рис. 6. Анализ эффективности маркетингового канала

Важно грамотно настроить воронку продаж, знать и выделить все ее этапы. С воронкой продаж надо работать. Например, выявлять сильные и слабые стороны в работе менеджеров. Анализируя воронку, вы будете видеть, на каком ее этапе отваливается больше всего клиентов. Значит, менеджеры плохо справляются с данной ситуацией. Возможно, следует проработать скрипт, провести какое-то обучение и т. д. Нужно использовать замеры воронки продаж для усиления сильных и слабых сторон.

Вести такие замеры воронки следует системно. Это можно делать отдельно по каждому менеджеру или в целом по отделу, по географическому критерию или иным параметрам. В сборе данных также колоссальную пользу окажет CRM-система, фиксирующая показатели.

Также воронка продаж используется для анализа эффективности маркетинговых каналов.

1.17. АВС-, XYZ-сегментация клиентской базы

Мы уже говорили о роли и важности клиентской базы. Ее важно вести хотя бы как-то. Но эффективнее вести ее по некоторым правилам. Одно из них – это сегментация базы.

Сегментация клиентской базы – это ее деление на группы, в основе которой положен определенный критерий. Наиболее распространенные сегментации – это АВС– и XYZ-сегментация, а также их синтез.

АВС-сегментация делит клиентов по объему закупок. Так, А – это самые крупные клиенты, В – средние и С – мелкие. XYZ-сегментация берет за основу частоту покупок. Х – это постоянные клиенты, Y – это нерегулярные клиенты и Z – разовые клиенты. Правило Парето «20/80» работает и в бизнесе. Соответственно, А и Х клиенты – это 20 % базы, которая дает 80 % объема продаж. Сочетание АХ – это так называемые «дойные коровы», т. е. постоянные клиенты с высокой долей покупок. Чем больше таких в базе, тем выше и выгоднее ваши продажи. СZ – это «собаки», т. е. клиенты, которые покупают мало и редко. Скорее всего, они приносят вам больше хлопот, чем прибыли, так как малые объемы не покрывают издержки на работу с ними. АZ – это клиенты-«звезды». Они купили много, но однажды. Остальные сочетания составляют группу «дикие кошки». Этих клиентов можно перевести в категорию «дойные коровы», организуя с ними правильную работу.

Рис. 7. АВС-, XYZ-сегментация клиентской базы

Сегментация базы важна для организации правильной работы с клиентом и более точного понимания его потребностей. Очевидно, что работа с крупными клиентами А должна быть более высокого уровня, чем с С клиентами. Соответственно менеджеру стоит тратить меньше времени и усилий на работу с одними и больше работать с другими клиентами. В зависимости от класса сегментации определяется регулярность проведения встреч, частота звонков и т. д.

Таблица 1. Частота коммуникации с сегментами клиентской базой

Сегментацию базы лучше вести в CRM-системе. Она позволит настроить системные события на каждого клиента. Например, раз в две недели напоминать про звонок клиенту ООО «Типография», который является крупным. И раз в месяц информировать на электронный адрес о новинках клиента ОАО «Колорит», который по сегментации принадлежит к группе Z. Таким образом, вы подберете правильные программы лояльности и точнее попадете в «боль» клиента, увеличив шансы на продажу. Сегментация использует время менеджеров с максимальной эффективностью, одновременно выстраивая стратегию отношений с клиентом должным образом.

Важно сегментировать даже холодную базу на первом касании, т. е. клиентов, которым вы только собираетесь позвонить. Такая база должна формироваться по критериям. Например, вам выгодно делать поставки только от 50 т. Вы понимаете, что для вашей ниши такие объемы актуальны только для крупного бизнеса с ежемесячным оборотом от 3 млн руб. Соответственно, исключив из базы клиентов, для которых ваше предложение будет финансово неподъемным (например, малый бизнес), вы сэкономите время менеджеров на пустые, заранее нерезультативные звонки.

1.18. Запись телефонных звонков

Важно, чтобы разговоры менеджеров записывались. Функционал CRM-системы и мини-АТС позволяет это делать. Записи разговоров необходимы для выборочного контроля качества работы менеджеров. Прослушивать разговоры должен руководитель отдела продаж, коммерческий директор или собственник. Этот процесс должен быть системным. Чтобы оценить все разговоры, уйдет много времени. Достаточно 40–50 разговоров в неделю.

По итогам прослушивания вы сможете оценить работу менеджеров: правильно ли они разговаривают, не грубят ли, ведут ли беседу по скрипту или схеме продажи, используют ли кросс-продажи и т. д. Нужно проинформировать персонал, что разговоры записываются и периодически слушаются. Важно, предпринимать после такого выборочного контроля соответствующие действия: поощрять менеджеров, выстраивающих разговор правильно, и штрафовать тех, кто нарушает какие-то нормы. Когда у менеджеров есть понимание, что разговоры записываются и прослушиваются, они качественнее общаются с клиентами, потому что знают, что есть выборочный контроль.

Кроме того, самые удачные звонки можно использовать для обучения менеджеров. Особенно новичков. Давайте им прослушивать разговоры профессионалов. Удачные и неудачные разговоры также нужно разбирать на ежедневных летучках. Так вы предостережете менеджеров от повторяющихся ошибок. Достаточно разобрать ошибку одного, чтобы другие научились на его опыте.

Мы долго искали компанию-партнера, которая могли бы качественно настраивать АТС, интегрировать цифровые АСТ, внедрять запись разговоров, настраивать многофункциональные телефоны и учитывать статистику. Сейчас мы работаем с надежной компанией и спокойны за своих клиентов. Вам же я порекомендую проанализировать минимум 10 компаний и сравнить их опыт и цены.

1.19. Описание бизнес-процессов в продажах

В некоторых CRM можно связать бизнес-процессы компании с автоматическими действиями, которые запрограммированы в системе.

Например, Битрикс24 позволяет настроить процесс таким образом: если клиент переведен в статус «Назначена встреча», то клиенту автоматически высылается смс с уведомлением, в котором указана вся контрактная информация о времени и месте ее проведения. Если клиенту присвоен статус «Подготовка специального предложения», то ему автоматом уходит письмо с данным предложением.

Это значительно упрощает процессы, а также автоматизирует их, делая тем самым независимыми от людей.

Например, работа с клиентом ведется по определенным этапам, которые должны быть у вас подробно описаны. Менеджеры должны знать эти этапы, их последовательность, максимальную длительность каждого этапа и т. д.

Настройка бизнес-процессов в CRM-системах особенно важна для системных, повторяющихся процессов, которые всегда проходят по одной схеме.

Например, отдел продаж тесно связан с отделом закупок и логистики.

Если один сотрудник что-то забудет/пропустит/нарушит сроки, то ущерб будет нанесен и клиенту, и ряду структурных единиц компании.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет избегать таких ситуаций.

Если процесс типичен, то должен быть алгоритмизирован и автоматизирован.

Современные техники и технологии легко решат эту задачу. В итоге работа будет вестись слаженно и своевременно.

Рис. 8. Пример бизнес-процесса в Битрикс 24

Не все версии CRM-систем позволяют описывать бизнес-процессы. Поэтому я рекомендую шлифовать систему именно под свою компанию и свои бизнес-процессы в том алгоритме, по которому они протекают именно у вас.

1.20. Мотивация и KPI

В большинстве компаний, с которыми я работал, система мотивации сотрудников, ориентированная на результат, была не настроена. Чаще всего используются две крайности: зарплата, полностью состоящая из оклада, или зарплата, полностью состоящая из процента от продаж. В первом случае сотрудник не мотивирован действовать на результат. Он работает на процесс, то есть коротает рабочее время. Он знает, что получит одну и ту же сумму, независимо от того, сколько звонков за день или месяц совершит. Второй пример плох тем, что не защищает сотрудника. Он не знает, сколько получит в конце месяца и хватит ли ему этих средств на покрытие потребностей и содержание семьи. Поэтому в компаниях, использующих исключительно процентную оплату труда, высокая текучка кадров. Люди эмоционально выгорают.

Я выработал авторскую универсальную систему мотивацию, состоящую из трех ступеней: оклад, процент и бонус.

Оклад должен быть. Но минимальным. Кроме того, он привязывается к плану активности. План активности – это набор минимального количества действий, которые должен совершить сотрудник за ограниченное время.

Например, за день. По степени выполнения активности ведется градация оклада. Если план выполнен, то оклад выплачивается полностью. Если не выполнен, размер оклада снижается.

Формирование плана продаж также обязательно. План продаж – это объем продаж в денежных единицах. Такой план нужно устанавливать как на отдел, так и отдельно на менеджера. К плану продаж вы можете привязать размер процентов. Например, с 200 руб. к зарплате менеджера прибавляется 5 % от этой суммы. С 400 тыс. руб. – 7 % и т. д. Процент мотивирует сотрудника продавать, т. е. работать на результат. Если план продаж выполняется, то проверять план активности необязательно.

Бонус выплачивается за выполнение KPI.

KPI – это ключевые показатели эффективности сотрудника. Это стимулирует активность менеджеров.

Проще всего привязать бонусы к ним, так как KPI количественно измеримы. Я называю бонус платой «за зеленые шнурки».

Если менеджер месяц приходил на работу с зелеными шнурками, то ему можно выплатить бонус. Мне нравятся бонусы тем, что с их помощью можно вытягивать любые показатели.

Например, вы хотите продать определенное количество конкретного товара. Дайте за его продажу бонус! Кроме того, вы сами решаете по истечении какого периода его заплатить.

Это может быть месяц или квартал. Главное, чтобы все моменты были прописаны, а менеджеры с ними ознакомлены.

CRM-система поможет в мотивации тем, что учитывает показатели эффективности менеджеров по многим критериям: количеству действий, объему продаж, количеству проведенных встреч и т. д. Это нужно связывать с мотивацией, т. е. привязывать к оплате труда. Таким образом, работа каждого менеджера будет оценена по заслугам.

1.21. Есть лиды или контакты без задач, Карл! Как держать клиентов в тонусе?

Одна из классических ошибок в работе отдела продаж заключается в том, что есть лиды, по которым нет задач. Это неверная организация работы. По всем лидам и клиентам задачи должны быть поставлены. Это может быть звонок после встречи, постпродажная работа, получение отзыва о качестве обслуживания и т. д. Но после сделки обязательно должен быть какой-то следующий шаг.

Так клиенты будут о вас помнить, ведь вы держите их в тонусе. Если им потребуется помощь из вашей по вопросу, касающейся вашей сферы деятельности, то они обратятся к вам.

Информацию о следующем шаге необходимо вносить в CRM-систему.

Она по каждому клиенту напомнит, что нужно сделать и когда, даже если менеджер, который проводил встречу, уже не будет у вас работать или заболеет.

1.22. Рост производительности труда на 30 %

CRM-система позволяет увеличить производительность труда менеджеров на 30 % за счет трех факторов: экономии времени менеджеров, постановки задач и блочной работы.

Если вы внедрили CRM, то обязательно используйте ее не только для ведения клиентской базы, но и автоматизации процессов.

Так, система экономит время менеджеров на набор телефонного номера и поиск информации о предыдущих сделках и договоренностях с клиентом.

Кроме того, сократится временной расход на бумажную работу, если вы будете хранить в системе шаблонные документы.

Можно автоматизировать ряд процессов. Например, отправку коммерческих предложений, выставление счета и т. д. Такие задачи менеджер сможет закрывать одним кликом.

На производительность менеджеров также влияет форма организация их работы. Вы уверены, что ваши сотрудники делают то, что должны делать согласно должностной инструкции, а не выполняют только те задачи, которые им нравятся? Я рекомендую использовать блочную работу.

Это значит, что рабочий день менеджера разбивается на временные интервалы. В течение одного интервала он занимается одной задачей.

Например, с 9.30 до 12.00 он ведет обзвон холодной базы; с 12.00 до 13.00 совершает теплые звонки по выставленным ранее коммерческим предложениям и т. д.

Таблица 2. Пример блочной работы

Когда в единицу времени менеджер концентрируется на одной задаче, то эффективность повышается. Это связано с особенностями работы мозга. Мозг человека разгоняется до максимальной эффективности за 30 мин занятия одной деятельностью. Те, кто звонил сам, знают, что первые 10 звонков делать очень сложно. Но последующие 30–50 проходят легко. Это связано с тем, что мозг находится на максимальном пределе. Правда, есть одна особенность. Если вы отвлечетесь на звонок, кофе, электронную почту или любой другой фактор, то эффективность падает до первоначальной. Для нового разгона мозгу вновь требуется 30 мин. Именно поэтому результат менеджера в разы меньше, если он хаотично берется за разные задачи. Кроме того, никто из менеджеров не любит звонить в холодную. Если человек знает, что на эту задачу ему отведено два часа, работать ему будет легче. Блочная работа – это как расписание в школе. Менеджер обязан соблюдать время и содержание каждого временного отрезка, даже если не хочет что-то делать. Еще один секрет повышения продуктивности менеджеров – это постановка целей и задач. Я рекомендую проводить ежедневные 15-минутные летучки, на которых менеджеры получают максимум по 3 цели на день. Так сотрудники понимают, какой результат должны достичь. Цели достигаются через поставленные задачи. Задачи удобно ставить внутри системы. Так проще отследить ее выполнение. Если работа организована в системе постановки задач, то менеджер осознает: выполнение задачи нельзя отложить, т. к. есть ограничение по времени ее выполнения, т. е. дедлайн. Если он нарушит срок, то наблюдатель потребует объяснений и, если это предусмотрено корпоративной культурой, применит депремирование. Это дисциплинирует менеджеров, учит ставить цели и достигать их.

1.23. Анализ недовольств клиентов. Повышение лояльности

У каждой компании есть клиенты, которых можно назвать ушедшими. Они когда-то у вас покупали, но по каким-то причинам перестали это делать. Невозможно постоянно работать без ошибок и со 100 %-м качеством. Возможно, кому-то нагрубил менеджер, вы нарушили сроки поставки или была продана некачественная партия товара. Недовольные клиенты все равно будут. С ними можно и нужно работать.

Процесс работы с недовольными клиентами должен быть системным. Важно, чтобы каждый месяц прорабатывалось определенное количество клиентов на предмет их удовлетворенности качеством обслуживания. Вы можете просто позвонить и получить отзыв о работе менеджеров. Можно проводить акцию «Тайный клиент». Так вы сможете выявлять недовольных клиентов. Важно отслеживать недовольных клиентов и работать с ними по разработанному алгоритму. В первую очередь не для того, чтобы сохранить клиента и сделать с него объем продаж, а чтобы знать свои минусы и исправлять их. Это поможет не потерять десятки других клиентов. Эта работа способствует улучшению качества сервиса, что сделает вас лучшими на рынке.

1.24. Работа по возврату ушедших клиентов

После того, как недовольные клиенты и причины их недовольства выявлены, необходимо вести работу по их возврату. Надо проработать базу, выбрать тех, кто ушел, и обзванивать их раз в полгода. Не предлагайте им вернуться к вам полностью. Пытайтесь стать дополнительным поставщиком с более выгодными условиями, так как вы ранее уже работали.

В работе по возврату клиента есть важное правило: возвращать должен не тот менеджер, который потерял клиента. У клиента есть обида на этого менеджера и он ее не забудет, какие бы выгодные условия работы менеджер ни предлагал. Вести работу по возврату должен другой менеджер, знающий предысторию отношений с этим клиентом.

Воздействуйте на потерянного клиента тем, что у вас все поменялось. Важно признать перед клиентом свою ошибку, объяснить, что вы выявили ее причину и сейчас все проблемы устранены. Скажите обиженному клиенту, что у вас действует программа по возврату ушедших клиентов, в рамках которой вы предлагаете выгодные условия. Это могут быть скидки, подарки, специальные, ограниченные во времени, предложения и т. д.

Заключите с клиентом договор, по которому вы будете второстепенным или даже запасным поставщиком. Если основной поставщик подведет, то клиент обратится к вам и увидит, как вы работаете сейчас. Обратите внимание, в такой ситуации сделка должна быть отработана превосходно. Иначе, клиент будет потерян безвозвратно. Если же вам удастся его вернуть, то он останется с вами на всю жизнь.

1.25. Постпродажная работа

Я уже акцентировал внимание на том, что на рынке, где товар унифицирован, на лояльность клиента можно влиять качеством сервиса. В России не хватает качественного сервиса. Далее я расскажу, как вы можете его улучшить.

В первую очередь, с клиентом нужно общаться. Если общение проводится через системы связи, то менеджер обязан применять тренинг «Улыбка», т. е. всегда улыбаться при общении с клиентом, это чувствуется даже по телефону. Есть один секрет: если человек находится в благоприятном расположении духа, то вероятность, что он примет положительное решение по вашему предложению, значительно выше, чем в случае, если он будет пребывать в отрицательных эмоциях. Если менеджер при разговоре улыбается, это чувствуется. У клиента складывается хорошее настроение, и отказать менеджеру становится сложнее. Если менеджер проводит встречу с клиентом, то важно обращать внимание на опрятный внешний вид.

Чтобы понимать клиента и правильно выявлять его «боль», менеджеру нужно знать портрет вашего потребителя, хорошо разбираться в продукте и соблюдать этапы продаж.

Еще одна важная составляющая общения менеджера с клиентом – это получение отзывов. Важно звонить клиентам после того, как они совершили покупку. Так вы уточните информацию о качестве обслуживания и товара, а также получите возможность провести пост-продажную работу. Это весьма хитрый инструмент увеличения продаж. Клиент полагает, что вы проявили заботу о нем и звоните узнать, всем ли он доволен. Это повышает его лояльность к вашей компании. В то время как основная цель звонка с вашей стороны – выявить дополнительную потребность и сделать допродажу. Такая техника называется звонок под видом сервиса. Как правило, если вы продаете товар, то в качестве допродажи (cross-sell) выступает услуга (монтаж, настройка интерфейса, утилизация, доставка и т. д.). И наоборот, если вы продаете услуги, то cross-sell выступает товар (обучающие видео, средства по уходу и т. д.).

Через какой временной промежуток после осуществления продажи позвонить – зависит от специфики вашего бизнеса. В среднем, это не более трех дней. Этого периода достаточно, чтобы ознакомиться с продуктом. Однако если вы продаете сложный продукт, то этот период может увеличиться до нескольких месяцев. Предположим, вы продали кондиционер.

Позвоните через полгода и поинтересуйтесь, надо ли клиенту техническое обслуживание, чтобы избежать его поломки накануне летнего сезона.

Если клиент соглашается, к нему за дополнительную плату выезжает специалист, цель которого продать еще что-нибудь. Например, кондиционер на кухню или новую модель устройства.

Такие действия клиент принимает за сервис, в то время как это технология дополнительных продаж.

Менеджер сам не запомнит, какой клиент, что и когда покупал. Тем более сотрудники могут увольняться. Для автоматизации процесса и его независимости от человеческого фактора нужна CRM-система.