Текст книги "Клей. Стань незаменимым в любом проекте"

Во времена моей работы в Западном Голливуде в компании Ticketmaster у нас было несколько совместных проектов с командой из офиса в Финиксе, штат Аризона. Та команда отвечала за разработку бэкенд-системы, или «хоста», который был по сути оригинальной технологической платформой поддержки терминалов по приобретению билетов, с которой в 1970-е годы начиналось существование компании Ticketmaster. Это были настоящие профессионалы, однако сотрудничество давалось нам с большим трудом. Они не только использовали другой язык программирования, но и, казалось, разговаривали на ином языке.

Еще во время работы над нашим первым совместным проектом я ощущала возникшее между нами непонимание. Моя команда отвечала за создание фронтенда веб-сайта. Коллеги заранее предупредили меня, что дело не продвинется, пока мы ждем указания из Финикса относительно ввода хоста в работу. Мы послали несколько запросов по электронной почте, но не получили от них внятных разъяснений.

Чтобы сдвинуть дело с мертвой точки, мы с разработчиками обсудили, чего именно нам не хватает для продолжения работы, и я попросила у них совета относительно возможных решений. На этой основе я составила письмо в Финикс и стала ждать ответ. В предыдущих письмах моя команда задавала коллегам в Финиксе вопросы открытого типа, например: «Как это будет работать?»

Я же попыталась сама ответить на вопросы, опираясь на информацию, которую собрала по крупицам у своих коллег. Я сформулировала наши предположения: «Для реализации проекта наша группа делает (работу А), а после того, как она будет выполнена, мы передадим ее вашей команде, и вы сделаете (работу Б). Мы приступим к данному плану завтра, так что сообщите, пожалуйста, если я что-то упустила». К моему удивлению, ответ пришел в течение пяти минут; мой план они подвергли необходимой корректировке. Наконец-то у нас была ясность насчет того, что мы должны были делать дальше.

Когда я размышляю о том, почему этот прием сработал, мне приходит в голову эпизод из книги «Преимущество счастья». Ее автор Шон Ачор рекомендует тем, кто вырабатывает у себя какую-либо новую привычку, попытаться прежде всего избавиться от препятствий на пути к ней. Он советует: «Уменьшите энергию активации для привычек, которые вы хотели бы приобрести, и увеличьте ее для привычек, от которых хотите избавиться».

Например, если вы наметили с утра пойти в фитнес-зал, подготовьте с вечера спортивный костюм и обувь. Когда вы проснетесь утром, решение пойти в зал будет вами уже принято, и никаких вопросов о том, что вам сейчас делать, не возникнет. Кроме того, такая стратегия снижает когнитивную нагрузку – особенно с утра, когда вы еще не в состоянии что-либо решать. Таким образом, вы с большей вероятностью будете следовать составленному заранее плану.

Так же работает и мой прием. Открытые вопросы требуют от собеседника значительных усилий и продуманного ответа, который ему довольно сложно сформулировать. Особенно это касается ситуаций, когда времени на ответ отведено мало или человек не компетентен в данном вопросе. Команда в Финиксе всегда была загружена работой, и времени давать развернутый ответ на открытые вопросы или просьбы об указаниях у нее просто не было. Однако утверждения, которые я высказала, могли быть скорректированы с наименьшими усилиями второй стороны, вот почему на этот раз мы мгновенно получили ответ.

У этого приема есть один нюанс: будьте готовы приструнить свое эго. Вы не должны смущаться, даже если ваши утверждения окажутся совершенно неверными, – напротив, гордитесь тем, что сумели успешно извлечь недостающую информацию, в которой так нуждалась ваша команда.

Чтобы получить информацию и достичь взаимопонимания, задавайте уточняющие вопросы, мотивирующие собеседника.

• «Расскажите мне подробнее о…»

• «Что бы вы порекомендовали?»

• «Что вы думаете о…»

Чтобы стимулировать прогресс, всегда спрашивайте: «Каковы последующие шаги?»

• Каждый шаг сопровождайте вопросом:

• Кто сделает это? / Кто может это сделать?

• Какова наша целевая дата? / Когда вы сможете назвать целевую дату?

Задавайте четко сформулированные, однозначные вопросы с указанием целевой даты и обоснования – это стимулирует к действию.

• Кто: адресуйте вопрос конкретному лицу.

• Если вам неизвестно, кто именно вам поможет, выберите того, кто с наибольшей вероятностью способен дать ответ.

• Что: объясните, что именно вам нужно.

• Четко сформулируйте, что вам нужно, чтобы на ваш вопрос было легче ответить.

• Когда: укажите желаемую дату выполнения.

• Назовите причину, по которой результат нужен к целевой дате, если такая причина имеется.

• Почему: расскажите, почему это важно.

• Если запрос исходит от человека, обладающего бо́льшими полномочиями, чем вы, упомяните его.

Чтобы получить ответ быстрее, уменьшите объем работы, связанной с ответом.

• Сформулируйте утверждения, которые собеседник сможет оперативно скорректировать.

• Максимально упростите людям возможность ответить на ваш вопрос или просьбу.

Глава 4. Навык, которому меня часто просят научить (Заметки? Да, это они!)

Трудно найти человека, который делает заметки так же ревностно, как я. Практически любой мой коллега скажет вам, что заметки – это мой конек. И это правда. Этот навык я практикую с давних пор, с университета, когда я научилась быстро печатать, и он помогает мне в каждодневной работе, особенно в проведении эффективных совещаний.

Умение быстро и правильно делать заметки настолько определило успех моей карьеры, что я посвящу этой теме целую главу.

Что означает делать заметки правильно? Прежде всего, правильно не значит подробно. В моих заметках нет детального пересказа. Я не далаю кипы заметок по всякому пустяку, который поступает мне от команды. Наоборот, я фиксирую самые важные моменты обсуждений. Записи фиксируют самые важные моменты обсуждения. Они точны, структурированы и лаконичны. Я тщательно документирую последовательность вопросов. Самое главное – мои записи способствуют прозрачности процесса, поскольку я выкладываю их в открытый доступ после любого значимого обсуждения.

Мои заметки производят фантастическое впечатление на людей. Один из коллег рассказывал мне, что после наших первых совместных совещаний он был до такой степени потрясен моим способом вести заметки, что дома рассказывал жене: «Ты бы их видела. Они полезнее, чем само совещание!» Еще один коллега признался, что если бы мог попросить меня научить его чему-то одному, то именно этому навыку. Он и правда однажды прислал мне в Slack сообщение с благодарностью за отчет по итогам совещания, на котором он не смог присутствовать: «Когда я просматривал наш журнал, я захотел пустить в ход аббревиатуру ВАУ! – «соВещание с Ань, Ура!»

Если вы научитесь правильно делать заметки, вам будет легко фиксировать важную информацию по проектам. В случае оперативной реализации проекта, когда формальной стороной жертвуют ради скорости, заметки часто оказываются единственно возможной системой фиксации важных решений. Делясь заметками с коллегами, вы становитесь надежным источником, экспертом, к которому в любой момент можно обратиться за информацией.

И наконец, эффективные заметки позволяют быстро учиться новому. Мне часто делают комплименты по поводу моей почти феноменальной памяти. Однако дело не в памяти, а в моей способности учиться на ходу. Бенджамин Франклин сказал: «Скажи мне – и я забуду, научи меня – и я запомню, вовлеки меня – и я научусь». Эффективные заметки позволяют мне не просто участвовать в обсуждениях, но и учиться. Благодаря записям я помню детали совещаний гораздо лучше других присутствовавших.

К сожалению, я часто встречаю руководителей проектов, которые пренебрегают этим инструментом. Нередко я слышу жалобы на вялое обсуждение, неумение отслеживать решения по уточняющим вопросам, бессодержательные отчеты, рассылаемые по итогам совещаний. Важная информация уходит, как вода в песок, потому что никто не задокументировал ее. Таков плачевный результат отсутствия правильной коммуникации – а ведь ее так просто организовать.

Пусть вас это не коснется. Если я смогла хоть немного убедить вас в важности ведения заметок, продолжайте читать.

Я печатаю со скоростью 80 слов в минуту и настоятельно рекомендую вам научиться печатать хотя бы 70 слов в минуту, если ваша скорость ниже. Я много раз давала этот совет начинающим руководителям, но могу с сожалением отметить, что лишь некоторые следовали ему. Людям часто мешает их капризное эго, не позволяющее совершенствовать этот простой навык, так как им кажется, что это скорее навык секретаря, а не лидера. Они не осознают, что, перекладывая обязанность ведения заметок на других, они теряют возможность заявить о себе как о надежных специалистах в конкретной области.

Увеличение скорости набора текста – одна из самых разумных инвестиций в будущее. Приструните свое эго и все-таки сделайте этот шаг: он будет приносить вам немалые дивиденды на протяжении всей вашей карьеры.

Если вы печатаете медленно, люди могут подумать, что вы не очень умны. Представьте на минуту, что вы наблюдаете за кем-то, кто печатает очень медленно. Покажется вам такой человек умным? Или вы вздыхаете и покорно ждете, пока человек наконец найдет нужную букву? Приходилось ли вам когда-нибудь присутствовать на совещании, ведущий которого фиксировал решения на электронной доске, но набирал текст крайне медленно? Неужели вы хотите сами оказаться на его месте?

Чем быстрее вы набираете текст, тем больше вы успеваете сделать за день. Я провожу 80–90 % рабочего дня за компьютером и большую часть этого времени печатаю тексты. Подумайте только: если ваша скорость печати менее 40 слов в минуту, то увеличение скорости до 60 слов повысит вашу эффективность на 50 %. Многие говорят, что хотели бы, чтобы у них было больше времени. Увеличение скорости печати – вот путь к этой цели.

Наконец, научиться скоростной печати можно за короткое время. Есть масса доступных ресурсов (игр, программ, книг), и вам остается лишь выбрать подходящие. Час в день в течение 10 дней – это всего лишь 10 часов. Увеличив скорость печати на компьютере на 20 % и проводя за компьютером 5 часов в день, вы за 10 дней уже возместите потраченные на обучение часы. За сравнительно короткое время вы получите долгосрочную выгоду в виде возросшей производительности труда.

Мне повезло, что я занялась изучение скоропечатания в восемнадцатилетнем возрасте, будучи студенткой колледжа Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе. Я приехала домой на лето и подала в местное агентство, предоставляющее временных работников, заявку на временную вакансию. Там же я прошла тест на скорость печати, чтобы указать ее в своем резюме. Первая моя попытка показала 40 слов в минуту, что, как сказали в агентстве, не дотягивало до нужной планки и не давало надежды на скорое трудоустройство. Я приняла этот вызов и отправилась домой в полной решимости показать через несколько дней лучший результат. По счастливой случайности дома у моей мамы оказалась книга по обучению скоростной печати. Я тренировалась по книге 6 часов подряд. Через 2 дня я повторно прошла тест и показала результат 60 слов в минуту. Я никогда не забуду эти 6 часов, которые сегодня приносят мне пользу каждую минуту.

Ту книгу, по которой я тогда училась, больше не издают, но я думаю, что важен не метод, а результат, усилия, которые вы приложили. Пройдите любой тест, чтобы оценить собственную скорость печати, выберите любую программу, которая вам понравится (поищите в интернете), найдите время и тренируйтесь следующие десять дней. Надеюсь, я убедила вас в том, что это достойное вложение времени и сил. Вы будете поражены тем, сколько преимуществ этот навык принесет вам на протяжении последующей карьеры.

Научившись печатать с хорошей скоростью, вы можете использовать свой навык для фиксации информации. В ваших заметках не должно быть искажений и неточностей. К сожалению, делать точные заметки может быть нелегко, когда вы не очень хорошо знаете предмет. Однако это вполне преодолимая проблема.

Секрет состоит в том, чтобы с точностью записывать ключевые фразы, которые произносят участники совещания. Замечу, на этапе «притворства» эти фразы должны быть ключевыми не для вас, а для людей, которые прочтут ваши заметки.

Я живо помню, как впервые пришла на совещание наших рекламщиков, которые попросили меня помочь с проектом, освещавшимся публично. Если вы когда-либо работали в интернет-рекламе, вы знаете, что существует огромное множество жаргонных словечек, которых простой смертный никогда не слышал и не способен понять. И хотя я уже несколько лет проработала в компании Edmunds, во время тех первых встреч я чувствовала себя совершенно потерянной.

Как я узнала потом – и это объяснило полную путаницу в моей голове, – один и тот же рекламный блок мог иметь у специалистов разные названия, в зависимости от размера, места размещения, целевой аудитории и рекламной тактики. Представьте себе разговор, в котором без конца упоминаются какие-то «300 на 250», «реклама с выводом на территорию конкурентов», «рекламный блок с правой стороны страницы», – и все это одна и та же реклама. Однако мои отчеты по итогам совещаний коллеги считали полезными, поскольку записанные мною слова не были для них пустым звуком.

Я хочу уточнить, что фиксация ключевых фраз и их пересказ в отчете не означает, что вы должны записывать все, что говорят люди. Самая большая ошибка, которую я замечала в заметках других людей, – это стремление записать все дословно! Из-за этого они неизбежно отстают и теряют мысль. Даже при скорости печати 80 слов в минуту невозможно зафиксировать каждое слово.

Эффективность заметок – в фиксации самого важного. Вы не судебный репортер. Ваша задача – задокументировать только необходимое, а именно: 1) принятые решения, 2) действия, которые должны быть предприняты, и 3) ответственных за эти действия. Во время совещания необходимо сосредоточиться именно на этих трех пунктах и фиксировать только их.

Зафиксируйте повестку совещания и имена участников.

• Еще до начала совещания вы должны иметь на руках повестку и список участников. Если не вы организуете совещание и повестка вам непонятна, обратитесь за информацией к организатору. Это поможет вам уловить суть предстоящего обсуждения.

Фиксируйте принимаемые решения.

• Отмечайте фразы типа «решено», «согласовано», «так и сделаем», «хорошая мысль», особенно произнесенные руководящими лицами.

• Услышав эти слова, уточните: «Правильно ли я поняла, что решение принято? Если да, не мог бы кто-нибудь подытожить сказанное?» После этого зафиксируйте итог. Обычно такие вопросы помогают присутствующим внести окончательную ясность в вопрос; кроме того, вы получаете сжатое резюме, которое отразится в ваших заметках.

• Специально помечайте такие решения, чтобы их легче было находить при беглом просмотре (например, «Решение: двигаться дальше по варианту Б»).

Фиксируйте план действий.

• Фиксируйте намеченные действия всякий раз, когда слышите, что кому-то что-то поручено или кто-то соглашается выполнить задание.

• Бывает, что присутствующие на совещании вам незнакомы или вы не расслышали, кто именно будет выполнять задание. В этом случае зафиксируйте действие, поставьте знак вопроса там, где должно быть имя ответственного лица, и по окончании совещания уточните его.

• Помечайте запланированные действия особым образом, чтобы потом их можно было легко найти (например, «Поручение: Даг поговорит с Мартином, чтобы подтвердить решение»).

Прочтите аудитории свой отчет по итогам совещания и заполните пробелы.

• В конце совещания обратитесь к участникам: «Я хочу крат-ко подвести итоги сказанному». Прочтите вслух заметки, перечислите зафиксированные решения и действия. Участники могут внести свои исправления.

• Скорректируйте заметки, убедившись, что использовали те же фразы, которые употребляли участники, и внесите пропущенные пункты.

• Если рядом с действием не указано имя ответственного за его выполнение, уточните и внесите в записи.

• Когда все пробелы будут заполнены, вновь перечитайте заметки и спросите аудиторию, не было ли что-то упущено. Если все согласны, что самые важные моменты совещания записаны, поздравляю вас: вы притворялись отлично.

В течение одного дня после совещания разошлите отчет коллегам (чем быстрее, тем лучше).

• От ваших усилий не будет пользы, если вы не поделитесь с коллегами составленным отчетом. Разошлите его вскоре после совещания и не позднее чем через день после него. Чем быстрее вы это сделаете, тем лучше. Чем дольше вы ждете, тем больше вероятность, что информация устареет.

• Если это не короткий список заметок, перенесите записи в отдельный документ, а затем скопируйте последующие пункты непосредственно в тело письма. Обычно люди не читают отчет целиком, если только не ищут что-то конкретное. Также они просматривают его в поисках своего имени, чтобы не пропустить задачу, которой должны заняться.

Притворство – это лишь временное решение, пока вы не углубите свои знания. Вы овладели искусством ведения заметок и теперь должны научиться организовывать информацию в реальном времени. Так вы одновременно будете учиться и вносить свой вклад в проект. Конечно, овладение новым приемом также требует практики. Вам потребуется увеличить скорость печати, узнать по именам всех участников проекта, понять, какова их роль, осознать цели совещаний и в совершенстве овладеть терминологией.

Я начала развивать навык ведения заметок еще во время учебы на математическом факультете Калифорнийского университета. Всем известно, что математики – народ крайне методичный, умеющий отлично решать сложные задачки. Но при этом мы крайне ленивы и всегда выбираем наименее трудоемкий путь решения проблемы. Вот почему в математике так много символов, заменяющих слова. Никогда мы не станем писать полностью слова «дельта» (Δ), «интеграл» (∫), «сумма» (Σ), ведь для этого у нас есть эквивалент – буква греческого алфавита или символ, которые мы используем для краткости.

Когда моя математическая лень достигла апогея, мне посчастливилось наткнуться в одном из журналов на статью о том, как делать заметки в иерархическом формате и почему это эффективно. Структурированные записи позволяют трижды обработать информацию непосредственно, так сказать, в реальном времени: во-первых, вы ее услышали, затем реорганизовали и, наконец, записали. В результате, если вы сами структурируете свои записи в текущем режиме, вы учитесь гораздо быстрее, чем когда пишете или печатаете под диктовку.

Записывая за кем-то слово в слово, вы вряд ли что-то запомните, потому что слишком сосредоточены на процессе письма. В лучшем случае удастся услышать и запомнить лишь малую толику информации, в зависимости от того, насколько эффективно участники совещания умеют представлять свои мысли вербально, визуально и в процессе демонстрации.

Слушая и принимая участие в обсуждении, обобщая информацию, передавая ее своими словами для кого-то другого, вы развиваете свою способность запоминать. Когда во время совещаний я делаю заметки, на лету реорганизуя информацию, я запоминаю ее гораздо лучше остальных присутствующих. Это происходит потому, что я многократно обрабатываю данные: пассивно слушая, активно задавая вопросы и, наконец, обобщая то, что узнала, чтобы затем передать свое знание другим.

Познакомившись в университете с этим замечательным методом, я стала конспектировать лекции в иерархическом формате и сразу же начала извлекать из них больше знаний, чем из своих обычных конспектов с учебниками в придачу. С тех пор я применяю этот навык, когда мне нужно извлечь информацию из обсуждения или лекции. Поэтому в конце совещания у меня практически готов настоящий документ, в котором зафиксированы ключевые задачи и действия и который я могу разослать участникам уже через несколько минут по окончании обсуждения. Этот навык помогает мне учиться на ходу, извлекать информацию, использовать ее как ресурс, эффективно и оперативно транслировать ее коллегам.

Тем не менее случаются моменты, когда мне не удается хорошо организовать свои записи на совещании. Это происходит по нескольким причинам: когда у меня проблемы с компьютером или когда я забываю взять с собой ноутбук, когда у выступающего слишком быстрая речь или когда говорить приходится мне самой. В этих случаях я набрасываю несколько слов по каждому ключевому пункту, чтобы передать атмосферу обсуждения и подстегнуть собственную память, когда буду позже просматривать свои заметки.

В конце совещания я суммирую сказанное, зачитывая присутствующим свои записи, и получаю подтверждение, что все понято мною правильно. Затем, по возможности непосредственно после совещания, я в течение нескольких минут детализирую заметки, чтобы разослать отчет участникам. Вы можете использовать ту же тактику, пока оттачиваете навык. Преобразуя информацию и выражая ее своими словами, вы углубляете собственное понимание материала.

Благодаря умению оперативно фиксировать информацию и эффективно вести записи вы станете надежным лидером своей проектной команды. Умение делать что-то хорошо производит на людей большое впечатление. К вам как к информационному ресурсу будут стекаться все данные по проекту. Ваше участие в совещаниях сделает их более эффективными, а вы приобретете глубокое понимание проекта, что позволит вам более эффективно использовать остальные советы, которые я дам в этой книге.