Текст книги "Клей. Стань незаменимым в любом проекте"

Часть I. Как начать, если вы еще многого не знаете

Глава 1. Магия вазочки с конфетами и другие хитрости взаимопонимания

«Добро пожаловать на темную сторону». Такое приветствие я получила по электронной почте от моего нового начальника в компании Ticketmaster. Сначала я решила, что он фанат «Звездных войн». Однако, когда я поднялась на третий этаж офиса в Западном Голливуде, то поняла, что он не шутит. Лифты в здании располагались по центру с двух сторон. Левая часть здания была обращена окнами на север – здесь целыми днями горел свет. Окна же, выходящие на бульвар Сансет, закрывали жалюзи, сквозь которые пробивались яркие солнечные лучи. Правая часть здания выходила на южную сторону. Здесь лампы не горели, шторы были задернуты, и входящего встречал зловещий полумрак. На секунду я представила, что мне придется работать с вампирами.

«Никаких вампиров, просто инженеры», – усмехнулся мой новый босс. Он рассказал, что на темной стороне третьего этажа расположилась группа веб-инженеров веб-сайта – сборище интровертов, спрятавшихся за огромными мониторами. Свет действительно мешал им вглядываться в код на экране. В результате всем, кто делил с ними помещение, пришлось привыкнуть к темноте.

Усевшись за свой стол, я стала думать, как мне познакомиться с коллективом. Я впервые была официально принята на должность менеджера проекта и понимала, как важно для моей карьеры в Ticketmaster установить хорошие рабочие отношения с командой. Себя я также считаю интровертом, поэтому мне нужно было придумать, что могло бы заставить меня саму и инженеров команды высунуть голову из своей уютной раковины.

Неделю спустя, покупая ланч в супермаркете Trader Joe's неподалеку, я нашла ответ на терзавший меня вопрос: конфеты. На полках было полно всяческих вкусностей: тарталетки с арахисовым маслом, английские тянучки, орешки в шоколаде, жевательный мармелад. Если я буду есть все это одна, меня разнесет, поняла я и решила купить коробку конфет, чтобы разделить ее с коллегами: это будет отличный повод для общения, и, кроме того, я наемся сладкого.

Так все и началось. Каждый день в 16:00 я, переходя от стола к столу, угощала сотрудников конфетами и болтала с ними. Удивительно, но еда оказалась способной сделать счастливее и общительнее даже этих отшельников, а мне позволила узнать многое о тех, с кем я потом провела «на темной стороне» целых четыре года!

Так перерыв на сладкое помог мне установить взаимопонимание в моем коллективе. Было еще несколько неожиданных маленьких побед. После того как я первая вступила в контакт со своими сотрудниками, они уже спокойно обращались ко мне с вопросами по проекту. Это означало, что не только я жду отдачи от своих сотрудников, но и команда что-то получает от меня. А когда мне действительно нужна была их помощь, они охотнее отзывались на мои просьбы.

Ваш успех как лидера проекта зависит от способности быст-ро выстраивать взаимоотношения с членами команды – что мне удалось при помощи конфет. Роль руководителя проекта, как никакая другая, требует умения говорить и договариваться с большим количеством людей. Вам придется часто просить о помощи и общаться с каждым, кто имеет какое-то отношение к вашему проекту, – иначе вас ждет провал. Когда связи сильны, когда команда слышит вас, все проектные задачи решаются легче. Если же взаимопонимания нет, решение любого вопроса превращается в битву.

Встречая свежеиспеченного руководителя проекта, я могу сразу сказать, добьется он успеха или нет: на это мне укажет то, насколько быстро он сможет найти со мной общий язык. Если по окончании встречи человек держится отстраненно, я вижу, что он уже потерпел поражение, даже не начав игру. Если же я чувствую себя так, будто встретила старого друга, то я уверена почти на 100 %, что человек преуспеет.

Я приступаю к каждому своему проекту, сосредоточившись прежде всего на достижении взаимопонимания. И по сей день я использую «конфетную магию». На моем столе всегда стоит вазочка с леденцами (да и вообще я люблю, чтобы моя команда была хорошо накормлена). Эта вазочка – маячок, призывающий каждого остановиться у моего стола, полакомиться и поболтать. Даже если меня нет на месте, люди угощаются и вспоминают меня. «Я взял конфетку из вашей вазочки», – признаются они потом. Когда я слышу это, я знаю, что у меня появился еще один союзник.

Если конфеты вас не привлекают, не бойтесь попробовать что-то еще – что-то более свойственное вам. У меня был сотрудник, у которого на столе лежали диски с видео-играми, которые он охотно одалживал. Еще один раздавал грейпфруты с дерева, которое росло во дворе его дома. Другая моя коллега угощала своей выпечкой. Дарить и принимать дары – это естественный и эффективный способ взаимодействия с другими людьми.

Какую еще тактику можно использовать для установления доверия? В следующих разделах я поделюсь несколькими секретами, которые позволят вам быстро набрать армию союзников.

При знакомстве с новыми людьми самое простое и самое важное, что вы можете и должны сделать, – выучить их имена. Это подкупает сразу же. В ставшей классической книге «Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей» Дейл Карнеги делится с нами этой мудростью: «Мы должны почувствовать магию, содержащуюся в имени, и осознавать, что это единственный знак, целиком и полностью принадлежащий личности, с которой мы имеем дело… и никому больше. Имя выделяет человека, придает ему уникальность. Информация, которую мы сообщаем, или требования, которые налагаем, приобретают окраску особой важности, когда мы пытаемся влиять на ситуацию, используя имя индивидуума. С кем бы мы ни соприкасались, от официанта до высшего должностного лица, имя всегда будет играть роль волшебного ключика. Помните: на любом языке имя человека – самый сладостный и важный для него звук». Обращаясь к человеку по имени, вы выражаете ему свое уважение, заставляете его чувствовать себя более значимым; в этом случае вероятность того, что вас услышат, гораздо выше.

Важно правильно произнести имя, не ошибиться в его написании, поэтому в многонациональном коллективе полезным будет предварительно уточнить эти моменты и лишь после этого обращаться к собеседнику. Например, мое имя, состоящее всего из трех букв, часто произносят совершенно неправильно, хотя бы потому, что в разных регионах Вьетнама оно будет звучать по-разному. Моя семья родом из Северного Вьетнама, и я предпочитаю, чтобы меня называли Ань. Я тихо радуюсь, когда при знакомстве меня спрашивают, как произносится мое имя. Вы просто не представляете, до какой степени мне не нравится вариант «Энн» и насколько мне приятнее отвечать, когда ко мне обращаются «Ань».[1]1
  С транслитерацией имен особенно сложно определиться, когда авторы переезжают из страны в страну или меняют произношение по собственному желанию. Мы используем написание имени автора как «Ань», т. к. во вьетнамском языке это произношение является наиболее распространенным. – Примеч. ред.


[Закрыть]

То же правило относится и к уменьшительным именам. У меня есть приятель Филип, который ненавидит, когда к нему обращаются «Фил». Это самый верный способ вывести его из себя. Мои отношения с ним спасло то, что я сразу же поинтересовалась, как он предпочитает, чтобы его называли, и не успела ненамеренно его обидеть. Простая вежливость поможет вам завоевать расположение нового знакомца, поэтому не пожалейте времени, чтобы узнать, как правильно произнести его или ее имя.

Кроме имени постарайтесь узнать, какие методы коммуникации предпочитает человек. В наше время их такое множество, что, кажется, выбрать очень сложно. Однако каждый из нас привязан к какому-то конкретному способу и прибегает к нему с большей регулярностью, чем к какому-либо другому. Некоторые предпочитают беседу с глазу на глаз, другие лучше формулируют мысли в письменной форме. Одним нравится писать длинные, логически выстроенные письма, другие ведут рабочую переписку в мессенджерах, например в Slack. Кто-то не расстается с мобильным телефоном, но предпочитает не звонить, а писать СМС-сообщения.

Вместе с ростом количества работающих удаленно наблюдается бурное развитие электронных средств коммуникации. У нас в компании для асинхронного общения мы используем электронную почту, Slack и Google Chat, совещания проводим с помощью Zoom, Google Meet, Slack-звонков и даже аудиоконференций Slack Huddles. Но у каждого есть свои предпочтения и антипатии в отношении технологий.

Использовать при общении с человеком предпочитаемый им способ коммуникации – все равно что разговаривать с ним на его родном языке. Он лучше поймет вас и быстрее откликнется на ваши слова, если выбранный способ коммуникации для него комфортен. Например, руководитель группы разработчиков нашей команды в течение рабочего дня не проверяет электронную почту, но отслеживает все сообщения в Slack. В мессенджере он отвечает в считаные минуты, а дождаться от него ответа по электронной почте можно лишь через сутки. Мой же начальник, наоборот, не слишком охотно пользуется мессенджером. Если я посылаю ему сообщение, то ответа могу не получить вовсе, а на СМС-сообщения он реагирует спустя несколько минут. И это очень существенная деталь, о которой мне следует помнить, если я хочу получить от него быстрый отклик.

Мне довольно трудно дается запоминание имен и предпочитаемых способов коммуникации, особенно если приходится знакомиться сразу с большим количеством людей. Поэтому первое, что я делаю, приступая к проекту, – составляю список контактов. Это простая таблица с именами и должностями каждого из членов команды. В нее же я заношу электронные адреса, номера телефонов и предпочтительный для сотрудника способ коммуникации. Составьте список контактов, он поможет вам избежать неловкости, быстро запомнить имена и верно их произносить. Я обращаюсь к списку по мере необходимости и до тех пор, пока не запомню информацию наизусть. Но к этому моменту благодаря таблице (табл. 1) мне уже удается произвести положительное впечатление на новых коллег, дав каждому понять, что он или она – значимая фигура.

Таблица 1. Пример списка контактов

Правильная динамика общения в команде предполагает, что сотрудники всегда могут обратиться к руководителю проекта за помощью. Что для этого нужно?

Самое простое – улыбаться чаще. В книге «Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей» Дейл Карнеги говорит об улыбке как о втором важном принципе общения. Он пишет: «Дела звучат громче всяких слов, а улыбка говорит: “Вы мне нравитесь. Вы делаете меня счастливым. Я рад вас видеть”». Сознательное усилие к тому, чтобы излучать дружественную энергию, оказывает сильнейший эффект и определяет реакцию людей.

У меня есть подруга, с которой постоянно кто-то заговаривает – в супермаркете, в очереди в аэропорту, даже в лифте. У нее широкая ослепительная улыбка, которая заставляет людей чувствовать себя в ее компании тепло и комфортно. Для меня же как для интроверта улыбка не столь естественна. Однако я заметила, что, когда я начинаю разговор с серьезным выражением лица, люди автоматически замыкаются в себе. Напротив, когда я делаю над собой усилие и приветствую людей искренней улыбкой, они сразу расслабляются. Люди склонны обращаться к тем, кто чаще улыбается, и это небольшой секрет, который понемногу, но заставляет крутиться колесики взаимопонимания. Еще один секрет – это физическая досягаемость. Я работала в компаниях, в которых руководитель проекта сидел в отдельном кабинете вдали от своих подчиненных, что создавало физическую и социальную разобщенность. Поэтому, если вы знаете, что есть центр, где бурлит жизнь вашей команды, постарайтесь переместиться к нему поближе. Так команда привыкнет к вашему присутствию и сотрудникам будет проще обращаться к вам с вопросами.

В случае удаленной работы неплохо организовать общее виртуальное пространство. Многие коллективы используют такие инструменты, как Slack или Microsoft Teams, с которыми возможно живое общение независимо от того, где находится сотрудник. Если такого общего места нет, попробуйте создать ему альтернативу, и общайтесь там.

Вы способны задать тон взаимоотношениям с коллективом – здесь важно продумать, как вдохновить на то, чтобы они обращались к вам за советом и держали вас в курсе всех дел. Конечно, улыбка – это просто и прекрасно, но есть еще несколько столь же простых и действенных приемов – это использование языка тела, физическое присутствие в одном кабинете с сотрудниками или в зоне их доступа, активное общение в виртуальном пространстве, внимание к тому, что говорят коллеги. Эта та основа открытого общения, на которой будет строиться ваша дальнейшая эффективная деятельность руководителя, по мере того как вы будете все глубже погружаться в работу над проектом.

Помогая коллегам, вы тем самым активно интегрируетесь в коллектив. Когда я говорю об этом новичкам, они обычно гордо отвечают, что именно так и поступают. Однако стоит мне копнуть поглубже, как я убеждаюсь в том, что они заблуждаются на свой счет. «Я сказал, чтобы мне сообщали, когда потребуется моя помощь, но пока ко мне никто не обращался», – вот что обычно они рассказывают мне. На самом деле, вам нужно брать инициативу в свои руки. Если вы видите, что задание не выполняется, вам нужно предложить свою помощь, подобрать брошенное другими и двигаться вперед. Если замечаете, что нужна помощь, предложите ее сами.

Эту динамику я могу сравнить с родительством. В первые несколько месяцев после рождения моего первого ребенка я была в постоянном напряжении. Мы часто спорили с мужем, поскольку мне все время казалось, что он берет на себя слишком мало хозяйственных дел. К его чести, он всегда помогал мне, когда я его об этом просила. Однако из-за того, что он ждал моей просьбы, на мне лежал груз управления – я должна была давать ему задания. Мне же хотелось, чтобы он проявлял инициативу и складывал белье после стирки, чтобы брал ребенка на руки, когда видел, что я устала и мне нужна передышка. У меня не было ни сил, ни времени, чтобы поручить ему что-то «официально». Мне хотелось, чтобы он сам видел, что нужно что-то сделать, и мне бы не приходилось инструктировать его. Я хотела, чтобы он приходил на помощь по собственной инициативе.

Подумайте: возможно, вас не просят о помощи именно потому, что ваши товарищи по команде слишком заняты, раздражены и не в состоянии думать о том, что бы такое вам делегировать. Брать инициативу в свои руки – один из ключей к успеху. Нужно предлагать конкретную помощь именно тогда, когда в ней нуждаются, перекладывая груз с плеч команды на свои, и не ждать от людей невозможных подвигов.

Оказывая членам команды поддержку и помощь, вы не только выстраиваете взаимопонимание, но и создаете некую виртуальную копилку добрых дел, которые потом можно будет обналичить. Людям свойственно отвечать взаимностью на добро. В своей книге «Психология влияния» социальный психолог Роберт Чалдини называет это «правилом взаимного обмена». Он пишет: «Это правило гласит, что мы обязаны постараться отплатить каким-то образом за то, что дал нам другой человек. Если женщина оказывает нам любезность, нам следует ответить ей тем же; если мужчина посылает нам подарок ко дню рождения, мы должны вспомнить о его дне рождения; если супружеская пара приглашает нас к себе на вечеринку, мы должны в свою очередь пригласить эту пару к себе. Таким образом, правило взаимного обмена гарантирует нам своего рода награду за любезности, подарки, приглашения и тому подобное». Если с самого начала о вас в команде сложится мнение как о щедром и отзывчивом человеке, это облегчит вам задачу, когда нужно будет просить сотрудников о помощи. Вы помогаете коллегам – в будущем они отплатят вам тем же.

В чем же будет заключаться ваша помощь, если о проекте пока мало что известно? Делитесь тем, чем располагаете, и делайте это, не ожидая просьбы коллег. Когда у сотрудника возникает вопрос, предложите свою помощь в поисках ответа. Если у него есть какие-то опасения, предложите ему вместе подумать, как исключить эти риски. Даже когда человеку нужно просто выпустить пар, будьте готовы выслушать и понять, в чем причина его раздражения. Что бы ни понадобилось команде, вы должны сделать все, что в ваших силах, учитывая имеющиеся у вас возможности, навыки и знания. Если вы чего-то не умеете, спросите, как вы можете этому научиться.

Однажды я получила простой и вместе с тем поучительный комплимент от одного нашего системщика из команды инженеров в Ticketmaster. Коллектив был небольшой; наша организация предоставляла услуги по покупке билетов, и задача заключалась в том, чтобы как можно быстрее резервировать появившиеся в продаже билеты. «Как приятно с вами работать, – сказал мне коллега, – вы всегда говорите “спасибо”».

До того момента я не осознавала, как часто люди забывают выразить благодарность за оказанную помощь в работе. Еще в детстве мы учимся говорить «пожалуйста» и «спасибо», когда просим об одолжении, но забываем об этом, обращаясь к тем, кто, по нашему мнению, просто делает свою работу. Элементарная вежливость, проявленная всякий раз, когда вы просите о чем-то, имеет решающий эффект в построении прочных взаимоотношений.

Мэтт Мочари, в прошлом генеральный директор, а ныне консультант и коуч многих CEO из Кремниевой долины, говорит в своей книге «Великий босс внутри тебя» (The Great CEO Within) о выражении благодарности как одной из важнейших внутренних установок эффективного руководителя. Я совершенно согласна с Мочари в том, что завоевать доверие сотрудников легче, ежедневно выражая свою благодарность. Он пишет: «Когда вы испытываете благодарность к кому-то или за что-то, выразите ее вслух… Человек обязательно оценит ваше желание показать ему свое хорошее отношение, и вы почувствуете связь, возникшую между вами». Эта привычка так же важна для руководителей среднего звена, как и для высшего руководства организации. Простой акт благодарности – важный шаг в построении прочных взаимоотношений.

Ваша благодарность не должна быть обезличенной, и тогда комплимент будет иметь наибольший эффект. Если сотрудник быстро справился с заданием, обязательно скажите ему: «Спасибо, что нашли время в своем графике и сделали работу так быстро!» Если кому-то пришлось долго разъяснять вам некую идею, поблагодарите человека за проявленное терпение. Расскажите коллеге, как вы цените его усилия, когда он выходит за рамки своих должностных обязанностей. Комплименты бесплатны, так что раздавайте их не жалея. Воспользуйтесь сполна простой возможностью дать людям почувствовать, что их упорный труд ценят, особенно если они потратили свое время и помогли вам.

Эти правила поведения – доступность в общении, щедрость, стремление прийти на помощь, выражение благодарности – творят чудеса. Приступая к проекту, еще не зная никого и ничего, вы можете положиться на эти принципы и на их основе достигать взаимопонимания в команде. Вы очень быстро почувствуете себя полезным членом команды, тесно с ней связанным, и это отразится на дальнейшем общении с коллегами в ходе реализации проекта.

И еще один простой совет, но это совет на все времена. Используйте свои организационные способности для планирования коллективных мероприятий и праздников. Станьте неофициальным лидером культурной жизни, и вы подарите своей команде массу позитива и мотивации. Пусть пока вы еще ничего не знаете о проекте, но у вас появится возможность увидеть коллег в неформальной обстановке и узнать их ближе, что позволит укрепить связи между вами.

Если вы сомневаетесь в том, стоит ли руководителю проекта тратить свое время на такое, казалось бы, маловажное дело, то я вам отвечу: стоит! Многочисленные исследования доказывают, что чем больше людей что-то связывает помимо работы, тем более продуктивно они действуют в команде. Шон Ачор, возглавляющий компанию GoodThink, делится советом, основываясь на фактах, которые он собирал долгие годы, проводя исследования в области позитивной психологии и психологии счастья. В своей книге «Преимущество счастья» он заявляет: «Что нужно для укрепления социальных связей? Уделять их развитию время. Чем лучше отношения, тем больше сотрудники готовы вкладываться в работу». Взяв на себя инициативу и поддерживая социальное взаимодействие, вы укрепляете дух команды, помогаете коллегам проявить свои способности.

О каких мероприятиях идет речь? Поводов собрать всех вместе множество – это могут быть как личные события, так и профессиональные. Вам надо выбрать то, что поможет вам идти дальше в нужном направлении. Запуская проект, организуйте совместный выход в бар, чтобы члены команды лучше узнали друг друга. В день рождения коллеги пустите по кругу открытку, которую подпишут все члены команды, удивите именинника громким поздравлением. Отметьте промежуточную веху проекта общим ужином. Если коллега покидает коллектив, подумайте, как достойно его проводить.

Праздничные мероприятия можно устраивать и виртуально, и вживую, в зависимости от формата работы. Мне доводилось организовывать поздравления в Zoom, отправлять виртуальные открытки с сайта Kudoboard.com[2]2
  Сервис недоступен в Российской Федерации.


[Закрыть], посылать вкусные блюда сотрудникам для виртуальных совместных обедов через сервис доставки еды. Не пропускайте подходящие поводы, используйте свою творческую фантазию и организационные способности для того, чтобы доставить минуту радости своим коллегам. Они обязательно оценят ваши усилия и будут вам благодарны.