Текст книги "Digital минимализм. Как навести порядок в цифровой среде, перестать зависеть от гаджетов и делать то, что нравится"

Файлы для жизни

В упражнении «Градиент сентиментальности» вы определили, в каком порядке вам будет максимально удобно расхламляться. В этой части книги я расскажу об особенностях разных типов файлов и попробую помочь избавиться от того, на что «рука не поднимается». Вы можете следовать этому порядку, а можете ходить по разделам в удобной последовательности. Свои рекомендации я начну с файлов для работы, учебы и быта – с документов, которые помогают нам поддерживать текущий ход жизни.

Первая категория – это документы, которые нужны нам для работы или учебы. Как правило, их объединяет чувство ответственности. Чаще всего мы храним их не для себя, мы делаем это для других – клиентов, начальника, преподавателей.

Конечно, бывает, что работа доставляет огромное удовольствие, клиенты – ваши близкие друзья, а учитесь вы самостоятельно или по велению души. В этом случае сложно отделить хобби от работы – да и незачем. Здесь лучше разделить документы по сферам деятельности: «Фотография», «Курсы», «Блог» и т. д. Файлы и для хобби, и для работы делятся на похожие категории: текущие и завершенные проекты, материалы для работы, материалы для вдохновения. А если ваш труд уже не очень актуален, но вызывает в вас ностальгию, этим проектам самое место в папке с воспоминаниями.

«Папку хобби и работу я не стала в итоге разделять. Начала путаться… Но зато отделила завершенные работы в архив. Я работаю на фрилансе и сейчас создаю свои проекты. Так что это и есть моя работа, и мое хобби. Под кодовым названием «Творчество».

Если вы трудитесь в офисе и в вашем коллективе уже принята четкая и удобная структура рабочих документов – не трогайте ее, особенно когда документами одновременно пользуются много людей по установленному регламенту. Но и в этом случае имеет смысл «проредить» свои (не чужие!) документы, чтобы накопившийся «мусор» не мешал работать ни вам, ни коллегам.

Представьте: у вас просят какой-нибудь давно забытый файл: «Помнишь, ты собирала все данные в такую удобную табличку?» Конечно помните – три недели ударного труда так быстро не забываются. А все документы у вас рассортированы и подписаны. И вот она – вожделенная табличка, радует ваших коллег и начальство, вы – лучший работник офиса, все счастливо аплодируют и носят вас на руках.

Два типа рабочих файлов. Глобально «трудовые документы» можно разделить на два вида – то, что производите вы сами, и то, чем вы пользуетесь в качестве подсказок. Их удобно хранить в двух больших подпапках внутри рабочей. В одной окажутся ваши проекты и результаты вашего труда. А в другой – материалы, списки, документы, шаблоны, образцы и так далее. То есть все, к чему вы регулярно обращаетесь, вне зависимости от текущей задачи.

Например, у дизайнера может быть две папки «Проекты» и «Клипарты»; у инженера – «ГОСТы» и «Спецификации» и т. д. Чтобы сделать удобное разделение, задайте себе все тот же вопрос: «Как я пользуюсь этими файлами?» Посмотрите на список – возможно, вы уже разделили в нем рабочие файлы на несколько видов. Это разделение и ляжет в основу вашей новой структуры.

То, что сделали вы. Основное в папках с проектами – это то, на что вы потратили свое время, самая ценная часть рабочих документов. Все остальное можно восстановить, попросить у коллег, найти в интернете или вообще без этого обойтись.

«Вчера вечером уселась за папку с рабочими файлами. Обнаружила там ту же картину, что и в других моих папках – «ветвящийся лабиринт», папки в папках в папках, копии копий… И куча нетронутых с документов пяти– и даже десятилетней давности. По рабочим проектам, кроме итоговых документов (статьи, пресс-релизы и т. п.), зачем-то хранилась масса черновиков. Надо сказать, что разбирается тяжело. По поводу многих не сразу могла понять: нужны, не нужны? Хотя, возможно, это верный признак, что надо сразу жать на delete, если я про них несколько лет не вспоминала… Но процесс меня увлек. Открываю многие старые файлы и думаю: «Что это? Зачем это здесь?..» Приятные находки тоже есть, и в «Портфолио» в итоге идет то, что, на мой взгляд, было сделано действительно качественно».

Для тяжеловесных файлов, созданных в специализированных программах, я рекомендую делать понятные названия или сохранять «превьюшки». То есть файлы в простых форматах (текст или изображение), которые легко открыть и просмотреть, но с которыми не всегда можно работать напрямую. Если вам что-то понадобится – вы сможете быстро пролистать превью и уже потом напрягать компьютер пережевыванием гигабайтных файлов.

То, что сделали для вас. Итоги работы ваших подчиненных или наемных лиц тоже важны. В идеальном мире, где клиенты улыбчивы, исполнители трудолюбивы, а миром правят радужные принцессы, результат проекта хранится минимум у двоих: у того, кто запросил сделать задачу, и того, кто эту задачу выполнил.

Труд других людей стоит хранить в том случае, если вы еще планируете воспользоваться его результатами. Например, вы заказали копирайтеру статью и не удаляете ее до тех пор, пока не выложите на сайт. Или пока не разместите текст в большом проекте, собрав его из кусочков своего и чужого труда. Еще пример: вы покупаете иллюстрации и храните их, планируя прикреплять к каждому рекламному проекту в ближайшие полгода. Но если материал уже отработал в проекте и не представляет интереса для других задач, от него можно избавиться.

Для проверки этого пункта можно задавать себе вопрос: «Планирую ли я использовать это в будущем?» Если вам жаль потраченных сил или денег, подумайте, кому они могут понадобиться. Это как найти классный и почти новый свитер, который вам безнадежно мал или не к лицу. Проще подарить его кому-нибудь, чем выкинуть или запихнуть в шкаф, в котором и так уже не закрываются дверцы.

«Чужие» файлы. Документы, которые уже не нужны лично вам, но могут понадобиться вашим коллегам, начальнику, клиентам. Общая рекомендация – отдайте их тому, кому они нужны, а у себя не храните. Кто-то из коллег может обидеться, но обычно ценная информация хранится у тех, кому она реально нужна. Для клиентской информации можно установить сроки давности, после которой информация удаляется: например, несколько месяцев для фотографий или 3–5 лет для проектов, дизайна, архитектуры.

То же самое касается и «бывшей работы». Документы с тех мест, из которых вы уволились, вероятнее всего, вам не понадобятся (если вы не собираетесь вернуться). Возможно, эти файлы будут нужны тем, кто там, на старой работе, остался – отдайте их. Если же вы боитесь, что файлы вам еще пригодятся – запишите их на диск и уберите на полку. Пусть на компьютере будут только те документы, которыми вы пользуетесь в настоящий момент.

«Долго не могла подступиться к этой задаче. Пересмотрела свое отношение к прошлогодним проектам. Поняла, что ко многим из них, как и к заказчикам, больше возвращаться не хочу и не буду. И грохнула все! Оставила только папочку «спорного» проекта, за который мне не заплатили – деньги невеликие, но работала на субподряде у подруги, поэтому ругаться не хочется. Фактически начинаю трудовую жизнь с чистого листа. Ощущения офигенные, приличнее не скажешь. Облегчение! Про портфолио вспомнила, но там было много однотипных вещей, так что выудить пару-тройку лучших из почты для меня не проблема. И, кстати, потом я написала той самой подруге, заказчик которой, по моему мнению, не рассчитался вовремя. Оказалось, что просто проект растянулся вместо трех месяцев на год. Так что даже деньги отдадут! Спасибо расхламлению – так, наверное, и не собралась бы».

Исключением среди «файлов бывшей работы» могут стать уникальные наработки, которые могут понадобиться в той же профессии, но в другом месте (библиотеки документов и госты, портфолио, каталоги оборудования и т. д.). Они будут составлять вашу личную «профессиональную библиотеку».

Сортировка по проектам. Для каждой рабочей задачи заведите отдельную папку и подпишите. Сложите внутрь все файлы, которые касаются этого проекта. Если проектов много, их удобно хранить в папках с обратной датировкой. Например: «2012 01 Годовой отчет», «2012 02 Правки по годовому отчету», «2012 06 Последняя версия годового отчета». Как только вы закончили работу над задачей, ее можно будет перенести в «архив» – папку с завершенными проектами (об этом я расскажу позже).

Если вы постоянно сотрудничаете с одними и теми же людьми, можно сначала сделать структуру «по клиентам». А уже внутри – каталоги с проектами и датами. Только не смешивайте в одну кучу папки разных видов. Не слишком удобно, если вы открываете папку с работой, а там в одной куче – материалы, имена клиентов и несколько неприкаянных проектов. Лучше сделать структуру немного ветвистее, но чтобы в каждой папке были документы только одного вида.

«Было трудно, потому что накопилось много документов с разными версиями (например, черновики текстов, чистовые версии, версии с примечаниями, отредактированные и т. п.). И в психологическом плане трудно: многие документы не открывала 3,5 года, с тех пор, как уволилась с конфликтом и ушла на фриланс. Удалила все ненужные версии, проекты рассортировала по принципу «год-название». Сделала 4 основные папки: «Для работы в будущем» (сохранила свои наработки по руководству отделом, обучению сотрудников и списки полезных книг), «Портфолио», «Резюме», «Текущие проекты». В итоге объем рабочей папки сократился почти в 10 раз по объему и в пять – по количеству файлов. Чувствую облегчение и знаю, что в рабочей папке у меня теперь только ценные для меня документы».

Не все документы нужны нам постоянно. Во время работы над проектами часто бывают нужны документы, которые после завершения проекта можно удалить. И их лучше сразу сложить отдельно, чтобы потом не заниматься уборкой проектной папки, а просто нажать Delete.

Есть два варианта хранения «временных файлов». Первый – создавать типовые папки с одинаковым названием (например, «временное», «свалка», «удалить потом», «текучка», «0») внутри папки самого проекта. Важно задавать им одинаковое название, которое вы легко запомните. Потом по нему можно находить «папки-времянки» через общий поиск и раз в пару месяцев удалять.

Второй вариант – завести на диске одну большую «папку-свалку», куда складывать копии версий рабочих файлов и другую текучку по проектам. Не забывайте создавать подпапки по именам проектов, чтобы одним кликом удалить всю информацию по завершении работы. У меня, например, такая «папка с текучкой» сама собой выросла из бывшей «папки-свалки» (название «Свалка», правда, так и осталось).

Зачем нам лишняя папка, тем более в формате «свалки»? Мы же расхламляемся, а не наоборот? Смысл в том, что обычно после завершения проекта вы с облегчением «закрываете» его у себя в мозгу и больше никогда не возвращаетесь к папке с задачей. Соответственно уже через неделю мы не вспомним, что внутри лежат какие-то договора, входящие файлы и куча другой ерунды. Поэтому сразу откладываем в сторону то, что потом хранить не понадобится.

Старые версии проекта. Многие сталкиваются с проблемой – делаешь что-то, исправляешь, а потом клиент или начальник говорит: «Уважаемый, а открой нам, пожалуйста, самый первый вариант документа?» И тебе либо сидеть без вины виноватым, либо чувствовать себя археологом-спринтером и восстанавливать давно забытое за крайне сжатые сроки. Стресс, нервы, валерьянка, увольнение…

Катастрофы не произойдет, если в «папку-текучку» складывать все принципиально отличающиеся версии рабочего документа. Как только вы понимаете, что происходит глобальная переделка – скидывайте старую версию в папку «временных файлов». И затем вносите правки в самый свежий рабочий документ. Как только проект закончится – все промежуточные стадии можно удалить. Или записать в архив, «на случай ядерной войны» (про архив рабочих файлов – в следующей главе). В следующий раз, когда вас попросят достать из шляпы кролика – то есть временную версию документа пятилетней давности, – вы жестом профессионального фокусника извлечете из идеально упакованного архива все, что необходимо.

Копия копии копии. Не плодите промежуточные результаты в основной рабочей папке. Держите там только одну, самую новую версию. Иначе есть риск запутаться в куче вариантов «версия 3», «версия 4–2», «версия новая» и «версия от Михалыча». Какая из них была последней, кто помнит, коллеги?.. Один из источников ошибок – взять для доработок не тот файл. Например, в котором осталась еще не исправленная ошибка. И этот незамеченный косячок может попортить вам много крови. Например, ошибка в номере телефона, которую вы один раз исправили, а потом случайно вернулись к старой версии – и вот уже люди звонят не туда и уходят к конкурентам, у которых правильный телефон, продажи падают. И все из-за маленькой опечатки.

«А у меня вообще вся папка «Работа» полностью ликвидировалась. В этой папке находились картинки, рерайты текстов и еще что-то, что я уже не стала рассматривать. Самое большое место занимали картинки, они перенеслись в папку «Свалка», и я постараюсь разобрать их на днях. А все остальное я удалила, так как не уверена, что в ближайшее время хочу вернуться к подобной работе, и хочу ли вообще».

Завершенные проекты, к которым вы почти наверняка не будете обращаться снова, лучше убрать в архив со сроком хранения. Вспомните госучреждения, которые хранят бумажные документы пять, десять, двадцать лет, а по истечении этого времени уничтожают. Не перепутайте – речь идет не о файле типа zip или rar, а о длительном хранении неактуальных файлов.

Отсортируйте папки, отделив текущую работу от завершенной. Создайте для завершенных проектов отдельную папку «Архив работ». Или «Мои лучшие годы в этой конторе», или «Наконец я это закончил». Или любое другое название. Переместите туда все завершенные проекты, в идеале – способом «обратной датировки». Например, «2002 03 Отчет о закупке мыла» или «1998 Вся информация по моей кандидатской».

Завершив проект, не забывайте переносить его в папку «архивного хранения». Как вариант: можно проверять рабочую папку раз в несколько месяцев и собирать все завершенное за это время одним махом. Архив можно сложить в отдельное место файлового хранилища, записывать на DVD-диски или отдельный внешний диск. Как вариант – комбинировать: накапливать «архив» на жестком диске, а по достижении определенного объема «сливать» на внешние хранилища и убирать на полку.

«Перебрала всю свою папку с рисунками, удобно рассортировала по темам и местами по годам, все исходники (кроме тех, которые не закончены и которые я планирую закончить в ближайший месяц) убрала в отдельную папку в архив. Ощущения приятные! Мне нравится, что теперь я могу быстрее ориентироваться в этой папке, знаю, где что лежит, показывать кому-то работу стало намного удобнее».

Временные файлы и текучка. Удалите все временные файлы и промежуточные шаги в ваших завершенных проектах. Здесь нет смысла хранить техзадание от начальника, папку писем от коллеги с ценными замечаниями или материал для разового вдохновения. Оставьте только самое важное – результат всего труда, финальные файлы с готовой работой и краткую выжимку проекта или превью к нему. Если вы планируете только печать ваших старых работ – подготовьте файлы для печати, удалив весь промежуточный результат. Если вам может понадобиться текстовая или табличная информация – сведите самое важное в один документ. Все зависит от рода вашей деятельности.

«Разобрала папку с работой. Глядя на нее, чувствую гордость за себя и удовлетворение. Вот, думаю, не зря все! А когда порядок навожу – внутри гармония и умиротворение… Теперь технические моменты. Я работаю стилистом, и это одна из моих основных папок. В ней я решила сохранять только то, с чем работаю в данный момент. Например, в «Украшениях» есть папка «Вдохновение» – там остались только отобранные картинки, по которым я буду рисовать эскизы. Из папки «Блог» все статьи перенесла в Evernote. И установила на телефон. Там буду писать статьи. И так я не засоряю заметки. Все работы и фото с клиентками перенесла в «Творчество». Это мне часто нужно для создания портфолио на сайтах. Разобрала фотосессии. Уф… Пополнился творческий архив! Красотааа… Оставила разные свои теоретические наработки, которые нужны каждый раз. Вообще, перенести клиенток в архив – это озарение. Спасибо!»

Аккуратная «упаковка». В идеальном мире перед записью в архив проекты лучше финализировать. В графических файлах могут слетать шрифты. Документы, требующие специальных программ, могут перестать открываться в новых версиях. Если вы хотите сохранить все до последней буковки, убедитесь, что проект упакован так, что и через несколько лет вы без проблем сможете его просмотреть. Также очень помогает подписывать документы внятным языком, чтобы потом не материться, открывая все файлы с названиями типа «fin-04», «ваывла» и «new-24».

Для тех, кто ценит свое время. Совет, полностью противоположный предыдущему. Чтобы записать файл «в архив» – не обязательно его «причесывать»!

«На данный момент еще не все папки почищены, но прогресс идет на удивление быстро, уже удалены сотни файлов. Есть только 2 папки, в которые прям заглядывать страшно. Я их уже несколько раз открывала, и каждый раз с криком убегаю оттуда. Это были групповые проекты, один – книга (включая написание текстов, создание инфографики и верстку по главам), другой – мобильное туристическое приложение (метаструктура, тексты, картинки, презентации и плакаты для него). Так как это групповая работа, там десятки файлов одинакового вида, версии, сделанные разными людьми. И вот там лежит что-то типа «final» «final 3» «final new» «final final» «final ok»… Хочется волосы на голове рвать».

Если проект завершен, вы не собираетесь к нему возвращаться, он не является для вас ключевым, вы не хотите им хвастаться перед клиентами или друзьями – запишите его «в архив» как он есть! Вместе со всеми «правками от Ивана Петровича», десятью версиями финального файла и какими-то непонятными, но, несомненно, важными документами. Скорее всего, вы уже никогда к нему не вернетесь, а значит, нет смысла тратить время на разбор.

Если проект вам снова понадобится – вы вернете его обратно в «рабочие файлы». И тогда уже разберетесь внутри, удалите лишнее, найдете недостающее и приведете папку наконец в приличный вид.

Если у вас творческая профессия, то вы наверняка собираете библиотеку файлов, к которым регулярно обращаетесь как к рабочему материалу. То же относится и к любым видам деятельности, которая предполагает переработку материала для создания нового продукта. Это могут быть фотоизображения, векторные картинки, схемы вышивок или вязания, шаблоны для создания документов и многое другое. Для работы мы храним книги, обучающие курсы, справочную литературу и другие «интеллектуальные подпорки». Все эти материалы стоит проредить и удобно структурировать.

В случае с файлами, помогающими решать практические задачи, оставьте только нужное: «Я это регулярно использую». В случае с творческими материалами – только самое лучшее: «Это меня действительно радует». Остальное можно удалить.

Самое-самое для творчества. У многих творческих людей архив «пригодится для работы» разрастается до чудовищных размеров. Чтобы «проредить» его, воспользуйтесь принципом «самое лучшее». Сохраняйте материалы только высокого качестваю. Из плохого и средненького вряд ли получится достойная работа. Оставьте тот объем, который вы в силах «переварить» за один присест. Нет смысла оставлять 80 одинаковых структур крафтовой бумаги – все равно, признайтесь, вы не уходите дальше десятка-другого первых файлов. Или пара тысяч цветовых палитр – скорее всего, ваш глаз замылится на первой же сотне. Не знаю, чем вы пользуетесь – но прикиньте, сколько материала вы можете обработать не уставая за один заход. И не храните больше этого объема.

«Я так увлеклась и вдохновилась разбором архивов, что в этот же день начала писать (и почти дописала уже) несколько статей! До этого работа месяц не двигалась с места!.. Я слегка в шоке и в полном восторге! Еще начала создавать свою «галерею славы». В данный момент я работаю над своим сайтом и блогом, но пока он не запущен. Надеюсь, к концу расхламления я смогу его завершить и показать миру».

Если вы храните файлы набором, просто «ради комплекта» – пересмотрите их ценность. Нет смысла хранить полный сборник ГОСТов по производству, если вам постоянно нужны только два или три. Это все равно что держать в шкафу громоздкий набор инструментов, а пользоваться только парой гаечных ключей.

«Когда-нибудь» и «раньше использовал». Полезные материалы, книги и ссылки, которые вы обязательно прочитаете, «только дострою сына, посажу дом и рожу дерево». Если вы до сих пор не изучили эту информацию – вряд ли вы обратитесь к ней в ближайшее время. То же относится к файлам, которые принесли немало пользы в прошлом, но в настоящий момент не актуальны. Удалите всю информацию, которой не пользуетесь прямо сейчас.

Избавьтесь от вещей, которые легко находятся в сети. Стоит только набрать запрос в поисковике – и к вашим услугам полный перечень минералов Алтая, улучшение навыков общения с людьми или особенности ремонта торсионной подвески.

Для экономии мыслетоплива можно составить «Список хороших материалов», по которому вы можете искать нужное в сети. Списки – это вообще крутое решение, чтобы не загромождать документы «про запас». Периодически список стоит подчищать, удаляя неактуальную информацию. И обращаться к нему, когда всплывает вопрос – как звали того диктора, который классно рассказывал о конфликтном общении, или как называлась книга по менеджменту, которую вам отчаянно рекомендовали. Сами книга, видео или диктор до той поры вам не нужны.

Структура для библиотеки. Чтобы придумать подходящую структуру для папок с материалами, спросите: «Как я этим пользуюсь?» В зависимости от типов ответа у вас естественным образом получатся удобные категории. Также этот вопрос очень поможет, если вы не знаете, куда положить тот или иной документ.

СОХРАНЯЙТЕ МАТЕРИАЛЫ ТОЛЬКО ВЫСОКОГО КАЧЕСТВА. ИЗ ПЛОХОГО И СРЕДНЕНЬКОГО ВРЯД ЛИ ПОЛУЧИТСЯ ДОСТОЙНАЯ РАБОТА.

Пройдитесь по всем оставшимся материалам, задавая себе вопрос: «Какие действия я с этим совершаю?» Ваши ответы могут звучать приблизительно так: «Получаю вдохновение от просмотра», «Ищу нужные мне данные в таблицах», «Режу на кусочки и собираю заново» – в зависимости от рода вашей деятельности. Можно записать это на бумаге.

Создайте к каждому получившемуся ответу собственную папку и разложите по ним материалы. Например, если вы фотограф, в одной папке у вас могут лежать пресеты для обработки, шаблоны фоторамок и образцы сочетаний цвета. Залезая в папку в поиске пресетов, вы все время спотыкаетесь обо все остальное. Но стоит только разделить материалы на три папки («пресеты», «цвета», «фоторамки») – и библиотекой станет пользоваться гораздо удобнее!

Даже если файлов определенного рода всего несколько штук, лучше отделить их друг от друга. Хороший способ проверить, насколько у вас удобная классификация: глядя на папку, нужно одним простым и четким предложением сказать, что находится внутри. Если не получается, вероятно, содержимое папки слишком разномастное.

Оптимальное количество подпапок, как и в случае с большими категориями – примерно десяток. Дальше начинается легкая задумчивость при поиске. Прислушайтесь к вашим ощущениям – вам должно быть комфортно охватить все папки взглядом и легко понять по названиям, что лежит в каждой из них. Лучше сделать более «ветвистую» структуру, чем складывать в одно место сто каталогов.