Текст книги "Digital минимализм. Как навести порядок в цифровой среде, перестать зависеть от гаджетов и делать то, что нравится"

Структура, продуманная специально для вас

Когда вы писали вашу информацию по памяти, вы волей-неволей разбили ее на некие крупные блоки и объединили по важным для вас признакам. Этот список из 10–30 пунктов вы можете относительно легко держать в памяти и оперировать им, не тратя драгоценное мыслетопливо. Получается, это самая энергоемкая для вашего мозга структура хранения. И значит, как только вы повторите все то же самое на внешних носителях, практически исчезнет проблема «Боже мой, куда я мог это засунуть».

Например, вы перечислили содержимое рабочего ноутбука в 4 строках: «договора», «материалы от менеджеров», «справочники» и «всякое». Идеальный вариант создать на ноутбуке 4 крупные папки с аналогичными названиями. И когда вам срочно понадобится договор о поставке пяти тонн рыбных консервов из города Ужипинска, вы моментально поймете, о какой из четырех категорий речь. Именно так работает наш мозг, используя внешние хранилища информации.

Разные виды документов могут храниться на разных носителях. Кому-то удобнее держать все фото под рукой на жестком диске, а кому-то – просматривать в облачном хранилище, привязанном к смартфону. Поэтому первый шаг для создания личной структуры хранения – определиться с размещением разных категорий документов удобным образом.

Возьмите список (надеюсь, на нем еще осталось немного пустого места). Запишите рядом с каждым пунктом – где вам было бы удобно пользоваться этой информацией. Смартфон? Облачное хранилище? Ноутбук, который всегда под рукой? Огромный стационарный компьютер? Флешка, которую вы таскаете на все встречи с клиентами? Планшет?

Пишите не ответ на вопрос «Где это лежит сейчас», а ответ на вопрос «Где мне было бы удобно этим пользоваться». Постарайтесь расширить свои возможности, не поддаваясь привычкам. Например, вы всю жизнь держали фото на стационарном компе. Но что будет, если попробовать вариант с облаком? Синхронизацию со смартфоном? Внешний жесткий диск? Давайте пофантазируем – удобно ли это будет?[6]6
  На данном этапе не думайте о безопасности данных – об этом мы поговорим чуть позже, в главе про бэкапы. Обеспечить абсолютную сохранность невозможно, но очень многое можно предусмотреть. Думайте в первую очередь о собственном удобстве. Потому что если ради сохранности данных нужно каждый раз добывать их откуда-то с кувырком через голову и греблей вприсядку – на кой она нужна, такая безопасность?


[Закрыть]

Если категории у вас в процессе работы перемещаются из одного места в другое, тогда стоит записать оба с соответствующими пометками. Чуть дальше мы разберем, как работать с «текучкой» файлов. Возьмем те же фото – сначала они сохраняются на смартфонах, и только потом многие разбирают их вручную, чтобы положить в альбомы для просмотра. То есть конечным местом хранения в этом случае для фотографий будет альбом, а папка на смартфоне – «текучка», которую нужно регулярно очищать. У каждого будет своя, удобная для него схема.

Сравните полученный результат с написанным. Совпадает ли он с реальностью? Что нравится? Что хочется изменить?

Ожидания и реальность. Если многое сейчас не совпадает с желаемым, это повод полностью пересмотреть структуру хранения информации. Это может стать настоящим подвигом, но результат того стоит. Если совпадение частичное – начните с того, чтобы локализовать каждый вид информации на своем месте.

«Я поняла, в чем был затык. Что папка одна – картинки, а использую для разных целей, от рабочих до сентиментальных. Разделила папку с картинками на две папки, и структура сразу выстроилась как надо!»

Вы можете обнаружить, что некоторые вещи, обозначенные в списке как один пункт, по факту разбросаны по нескольким местам. Например, у вас есть «личные фотографии» одной записью, но при этом часть из фото находится на жестком диске ноутбука, часть в облаке, а часть выложена в виде постов в соцсетях. Это говорит о том, что ваш мозг воспринимает их как единый объект, хотя по факту они им не являются. Работа с такой «рассеянной» информацией требует много ресурсов. И важной задачей будет продумать, как объединить их в общий массив, который не расползается по разным углам, и вам будет легко его контролировать.

Если к какому-то пункту информации у вас нет определенного места хранения или их несколько – нужно тестировать. Здесь уже не работает сидение с ручкой и бумагой – нужно пробовать разные варианты, и пробовать руками. Иногда мы просто не знаем, удобно ли это нам; когда мы пытаемся это вообразить, голова начинает сбоить от переизбытка информации и отказывается думать. Поэтому – берите и пробуйте. В виртуальной среде мы ничем не рискуем, всегда можно откатить неудачную версию обратно. А тот вариант, который наиболее органично впишется в вашу жизнь, и будет оптимальным.

«Когда я задумалась о структуре – вот тут наступило прозрение! Мне не подходит сложная матрешечная структура. Чтобы папочка – в папочке – да в папочке… Максимум – одна дочерняя папка. Иначе получается, что в спешке я создаю кучу дублежа. Например, в папке «Книги» образовалась целая куча подпапок: «Чтение дня», «Закачать в электронную книжку», «В электронной книжке», «Прочитано» (этой вообще несколько штук в каждой подпапке). Перенесла все книги в корень главной папки, удалив дубли. И что вы думаете? Я обнаружила книгу, о существовании которой я совершенно забыла и поэтому купила второй раз».

Бывают ситуации, когда люди держат кучу копий в разных местах, боясь их потерять. Хаотично редактируют и перетасовывают файлы везде, где эти копии есть. И в результате запутываются – где у них новая версия, где старая, нужно ли это хранить и где это все теперь искать. Особенно часто возникают проблемы с фотографиями со всевозможных устройств, которые мы частично копируем, частично нет, и в результате не можем совершенно точно сказать, можно ли удалить это фото с телефона или оно уникально. Но такая же ситуация бывает и с другими видами документов: например, мы храним все копии копий рабочих файлов, вместо того чтобы выделить среди них одну, самую свежую.

«У меня ноутбук, нетбук, телефон, фотоаппарат, диктофон, 6 флешек, 2 выносные памяти, закладки в нескольких браузерах и два активных электронных ящика. И везде – нужная информация. Беда в том, что я боюсь потерять дорогую информацию и копирую ее несколько раз, а потом забываю, где что находится. Редактирую в одном месте, но не редактирую в другом, начинаю сомневаться, что эта редакция продублирована, и дублирую еще раз, и так по несколько циклов. Жутко выматывает, когда пытаюсь привести к общему знаменателю. Чаще всего я точно знаю – нужная мне сейчас фотография (книга, заметка, картинка, трек и т. п.) существует! Но отыскать ее невозможно! И, в конце концов, в моем виртуальном добре в очередной раз вырастает хорошая куча, которая порой доводит до слез».

Самый простой способ сохранять контроль над документами – хранить их в определенном месте и в единственном экземпляре. Это важно для контроля над ситуацией: так вы используете только самую новую версию файлов, свеженьких, как пирожки с хрустящей корочкой.

С боязнью лишиться всех своих документов сразу помогают справиться резервные копии (они же бэкапы). Файлы из резервных копий не нужно редактировать, у них другая функция. Поэтому у вас никогда не появится пять вариантов одной папки. При этом бэкапы всегда готовы прийти на выручку, если вы, например, утопили смартфон в бассейне во время веселой вечеринки. Подробнее об этом можно прочесть в главе «Знакомимся с резервным копированием» (о копировании, не о вечеринках).

Первое практическое упражнение. Создаем одну большую папку (если вы работаете на компьютере, выберите самый свободный жесткий диск). И без разбора сваливаем туда все документы. С облачными документами рекомендую поступить так же. Теперь эта папка (или папки) – полный архив старых файлов, который мы впоследствии полностью разберем и перенесем нужное в новую удобную структуру. Вы можете назвать ее «Свалка», «Разобрать» или придумать ей любое другое имя. Одна из участниц курса назвала ее «Мегапапка смерти», другая – разделила файлы на свалку «Темное прошлое» и новую структуру «Светлое настоящее». Дерзайте!

Не оставляем вне этой папки вообще ничего – все-все должно оказаться в одном месте. Да, с рабочего стола тоже (с него – в особенности). Если у вас есть на рабочем столе какие-то особо избранные файлы, которые нужны вам «вотпрямщас» – создайте внутри вашей «мегапапки» отдельный каталог для нужных в данный момент файлов, чтобы их не потерять. Но не делайте для них исключение, не оставляйте болтаться на виду.

Не нужно создавать «папку-свалку» на рабочем столе. Во-первых, от этого он снова визуально захламляется (о чистом рабочем столе и о том, зачем это нужно, мы поговорим далее). А во‐вторых, по техническим причинам вам может банально не хватить места. Лучше создавать «Архив» прямо в корне логического диска или в папке с документами, предлагаемой компьютером. Если все вместе на один диск не помещается, вы можете создать две или три «папки-свалки», по ситуации. Не важно, где это будет, лишь бы не постоянно перед глазами. Но при этом – в близком доступе.

Плюсы «папки-свалки». Я часто слышу возражение, что нет смысла сваливать все в кучу, чтобы потом разбирать – мол, удобнее сделать структуру из существующего, а потом разбираться внутри каждой отдельной папки. Но у метода «папки-свалки» есть несколько преимуществ.

Во-первых, создавая с нуля новую структуру файлов, вы сможете сделать ее удобнее той, что была у вас раньше, и старые привычки не переползут в ваше «светлое будущее».

Во-вторых, вы сразу увидите весь объем ваших документов. Вы, вероятно, удивитесь, подсчитав, сколько вы успели насобирать. И в‐третьих, расхламление происходит постепенно и не за один день. И если вам придется «переехать» на другой компьютер, сделать резервную копию всех файлов или что-то найти поиском, будет проще работать с одной «мегапапкой».

Возможен также вариант, при котором у вас уже есть удобная структура, но внутри бардак. Тогда «папки-свалки» можно сделать внутри папок этой структуры и постепенно выносить «на верхний уровень» все, что нужно, пошагово освобождая пространство.

Всякая ерунда. Если в процессе вы натыкаетесь на что-то, что вам уже явно не понадобится, можно сразу отправить эти пережитки прошлого на свалку. На принятие решения «убрать-оставить» вы не должны тратить много сил. Можно вообще ничего не удалять, все-таки основная задача – собрать все в кучу.

«Пока складывала документы, у меня появилось чувство, что мой ноутбук – не ноутбук, а лабиринт, который живет своей жизнью… Какое-то ветвящееся пространство, где за некоторыми дверями – очередные пространства. Вот, например, в папке «Фотографии» хранятся на одном уровне «Фестивали-2013», «Питер-2015, сумка и колье» (то есть еще и хобби, хэндмейд), «Хэндмейд – мои работы» и еще куча папок с фото. А внутри – еще одна папка «Фотографии», в которой – еще куча папок, и там же «Разное и Питер-2008», а в «Разном и Питере-2008» – еще папки с фотографиями, к Питеру не относящимися, и там же папка с музыкой… Собрала все в одну папку, весом в 89 Гб, с 900 папками и 19 600 файлами внутри. В процессе чувствовала панику от количества файлов. Решила, что «обертки» все-таки по максимуму буду снимать, чтобы посмотреть, что внутри папок. В итоге в «лабиринте» обнаружилось еще много разветвлений. Одних только разных папок «С рабочего стола» оказалось не меньше десятка. Некоторые папки с одинаковыми файлами дублировались до пять – шесть раз, по ходу разбора удаляла повторяющиеся».

Удаляем дубликаты. Как бы мне ни хотелось писать эту книгу о саморазвитии, минимализме и духовном совершенстве, приходится иногда спускаться на землю и говорить о технических возможностях. Одна из них – сократить время на разбор, используя программы для удаления дубликатов.

Погуглив, вы легко найдете программы для своей системы. Перед тем, как запустить поиск дубликатов, убедитесь, что вы точно собрали все в одном месте. Проверьте в настройках, чтобы файлы удалялись не автоматически, а вручную. Просмотрев глазами перед удалением все найденные дубли, вы сможете спасти то, что дублируется «с добрым умыслом».

При поиске лучше выставлять полную идентичность файлов – разрешение, содержание и размер до последнего байта. А вот название – не обязательно, часто копии хранятся на диске под разными именами.

Вероятно, вы планируете разобрать также планшеты, телефоны и другие устройства. И вы точно знаете, что и на телефоне, и на компьютере у вас есть куча фото или скачанных документов, которые вы частично скопировали, разобрали, поудаляли, и как теперь в этом хаосе разобраться – загадка. В этом случае в папку «Разобрать» вы можете сразу перенести (с удалением оригиналов) все фотографии и другие файлы, которые вам в принципе нужны, но не обязательно должны быть на мобильных устройствах. И только потом искать дубликаты, облегчив себе таким образом разбор.

«Скачивать дополнительную программу во время расхламления? По мне так это дополнительный хлам. Сколько может быть одинаковых файлов на компьютере одного человека? Они и так должны найтись, когда будем все аккуратно раскладывать по папочкам. Ну, я так считаю»

По опыту участников курса, количество дубликатов может быть очень разным: от пары-тройки штук до почти десяти тысяч файлов. Была забавная история, когда один из участников курса при помощи программы обнаружил, что когда-то давно сделал копию личных документов в отдельную папку. И там забыл. После удаления этих дубликатов у него освободилась треть жесткого диска.

Саму программу хранить не обязательно. Скачайте ее, установите, пройдитесь по дубликатам – и потом удалите. Конечно, копии можно обнаружить и в ходе методичного разбора вручную. Но я за автоматизацию. Вы пока не можете оценить, сколько работы вам предстоит – и лучше бы ее было поменьше! И если автоматический поиск облегчит задачу, сколько бы времени он ни сэкономил, пять минут или несколько часов – в любом случае это будет время, которое вы потратите не на уборку, а на что-то поинтереснее.

«Все дубликаты удалены. Ну или почти все. Что-то могла и упустить, но оно потом найдется. Я совершенно охренела, очень много, очень долго… Как можно было столько насобирать?.. Я редкий Плюшкин. В процессе поиска дубликатов осознала масштаб трагедии, очень рада, что взялась наводить порядок. Постфактум поняла, что вместо того, чтобы наводить порядок в папке с института, надо было просто грохнуть эту папку. А заодно и папку с музыкой – все равно я ее не слушаю с компа. Короче, совершенно зря создала себе кучу геморроя».

В предыдущем задании мы убрали все личные документы с рабочего стола (надеюсь, вы это сделали). Будет логично довести его уборку до конца. И одновременно это станет первым шагом по поиску «внутреннего минималиста».

На рабочем столе могут находиться не только файлы, но также ярлыки программ и виджеты (панели со вспомогательной информацией). Чтобы окончательно расхламить рабочий стол, стоит избавиться от всех. Идеальный результат – полностью пустой рабочий стол, без ярлыков, программ, документов и папок, и пустая (или почти пустая) строка панели управления. Как и в других заданиях, вы можете остановиться на любом этапе очистки.

Задание часто вызывает у людей сильное сопротивление. Основные причины: «Я постоянно пользуюсь этими программами», «Это документы, которые нужны мне прямо сейчас, они не мешают» и «Не зря же программисты это все придумали, наверное, им виднее». Как и в случае с другими заданиями, я предлагаю вам попробовать мой метод, и если вам будет неудобно, вы всегда сможете вернуться к привычному образу мышления.

Представьте картину. Письменный стол, заваленный бумагами, документами, на вчерашнем договоре виднеется кофейное пятно, и где-то под книгами закопан заветрившийся огрызок. Это стол, хозяин которого совсем не заботится о своем комфорте. Другой, наиболее часто встречающийся вариант – на столе все так же громоздятся бумаги, документы, книги; вы вроде бы постоянно кладете все на место, но оно постоянно снова накапливается. И наконец – абсолютно пустой стол, залитый солнечным светом. В ящиках лежит все необходимое. А на поверхности только ноутбук, мышь и ежедневник для записей. Как вы думаете, за каким из них вы будете работать продуктивнее?

ПРИЧИНА, ПО КОТОРОЙ МЫ ОЧИЩАЕМ ПРОСТРАНСТВО, – СНИЖЕНИЕ ВИЗУАЛЬНОГО ШУМА. ДАЖЕ ЕСЛИ ВЫ СЧИТАЕТЕ, ЧТО ДЕСЯТЬ ЯРЛЫЧКОВ И ПЯТЬ ПАПОК ВАМ НЕ МЕШАЮТ, ПРОСТО ПОПРОБУЙТЕ ОДИН ДЕНЬ ПОЖИТЬ БЕЗ НИХ.

Причина, по которой мы очищаем пространство, – снижение визуального шума. Любая информация, которая поступает к нам, начинает автоматически обрабатываться мозгом и пожирать мыслетопливо, даже если мы пытаемся контролировать это усилием воли (особенно если мы пытаемся). Поэтому даже если вы считаете, что десять ярлычков и пять папок вам не мешают, просто попробуйте один день пожить без них.

Все документы и папки должны были переместиться в недра файлохранилища еще раньше. Но если вы этого еще не сделали, самое время сгрести их в ваши «папки-свалки». Так же я предлагаю поступить с ярлыками программ, которые находятся непосредственно «на обоях», а также в панелях быстрого запуска (докере). Удаляйте их – совсем. Этот пункт обычно вызывает больше всего недоумения: ведь это же теоретически так удобно. Да, это быстро – но при этом люди обычно не контролируют число этих ярлыков. На корпоративных семинарах девяти из десяти участников приходилось буквально обращать на эту панель внимание. А затем были откровения из серии: «А что это за программы и откуда они взялись?»

«С рабочего стола я перенесла все в папку «Документы». Поставила ссылку на папку с документами – теперь у меня абсолютно чистый рабочий стол! Аве Мария! И новые обои на рабочий стол поклеила. Любуюсь и радуюсь!»

С точки зрения минимализма программы лучше держать в панели или выпадающих меню, а не перед глазами. Это добавит лишний клик, но освободит резервы вашего внимания. При загрузке вы будете видеть пустую панель управления с часами (или ее аналог), обои на рабочем столе – и больше ничего! А если вам будет в этом некомфортно, вы всегда успеете завалить его заново.

Как это реализовать? Для каждой операционной системы существуют свои способы достичь полного дзена. Но смысл один: и программы, и ссылки на документы выносятся в меню программ или «проводника файлов». Для этого можно забить в интернете запрос на тему «минимализм» в сочетании с названием вашей операционной системы. Например, «минимализм Windows», «минимализм Mac OS» и так далее. Вы найдете немало способов управлять системой, о которых вы раньше даже и не подозревали. Убирать ссылки на личные папки или программы в боковую панель файлового менеджера, оптимизировать панель программ, уменьшить число активных значков текущих процессов. Например, многие не знают, что корзина с рабочего стола Windows все-таки убирается. Или что в Mac есть возможность прикрепить ссылки на самые важные папки или программы в боковую панель файлового менеджера. Даже если вы с компьютером на «извините, пожалуйста», не стоит пугаться – почти всегда эти инструкции пишутся для новичков, простым и понятным языком, с картинками.

Чаще всего на этом месте обычно машут рукой – ай, да ладно, и так много убрал, уже хорошо. Поделюсь личным опытом – у меня долгое время был идеальный рабочий стол, за исключением корзины. И он постоянно норовил захламиться – моему подсознанию было все равно, один там ярлык, два или десять, и приходилось постоянно волевым усилием разгребать накопившееся. Когда мне надоело напрягаться, я нагуглила наконец, как убрать эту чертову корзину. И о чудо – на рабочем столе магическим образом перестал появляться мусор. Вообще. Поэтому если ваша проблема – «постоянно все убираю, но снова накапливается», посмотрите – нет ли там точки притяжения внимания? На идеально пустую поверхность не хочется ничего складывать, а случайно оказавшиеся там предметы начинают раздражать. А вот там, где есть хоть одна лишняя вещь, месяц спустя можно обнаружить целый завал.

Если категоричный минимализм не про вас – начните, по аналогии, с полного удаления всех ярлыков программ. Но затем возвращайте на место те, без которых неудобно. Так вы избавитесь от редко используемых приложений и обеспечите себе более эффективную работу.

Первое чувство облегчения. Именно на этом этапе происходит первый «вдох полной грудью». Убрав все с рабочего стола, вы внезапно вспомните, какие красивые обои вы на него поставили. Глаз не цепляется за мешающие элементы, вы наслаждаетесь красивой картинкой или спокойным ровным фоном. Ваш мозг перестает лихорадочно обрабатывать визуальный шум («Хозяин, а что это у нас тут на иконках написано? А сколько сейчас времени? А что там на панели мигает?»). Вы не видите файлов, которые отложили, «чтобы не забыть сделать». Уменьшается стресс («Это все нужно было сделать еще вчера, позавчера и завтра, я ничего не успел и теперь я неудачник!»). В общем, чистый рабочий стол – это первое позитивное переживание, которое вы можете испытать в процессе расхламления. А ведь его расчистку можно сделать буквально за один вечер.