Текст книги "Власть над временем"

Один мой часто летающий знакомый поделился со мной отличным приемом на случай, если сосед желает затеять беседу. Когда рядом сидящий пассажир начинал интересоваться, чем он занимается, мой приятель поворачивался, вежливо улыбался и отвечал: «Собираю средства для религиозного культа». Этот метод всегда действовал безотказно, желание болтать с ним у соседа пропадало, и мой приятель спокойно работал до конца полета.

Еще один нюанс, касающийся авиаперелетов. Оптимальное время для серьезной, вдумчивой работы – когда вы летите к месту назначения. Вы пока еще полны сил и бодры. А вот почитать книги и журналы, расслабиться и посмотреть фильм можно на обратном рейсе. После командировки вы обычно садитесь в самолет уставшими и вряд ли способны на продуктивную работу. Поэтому постарайтесь с максимальной пользой провести полет к месту назначения. Используйте каждую минуту, чтобы доделать все, что не успели в офисе.

Самоорганизация – первый шаг к высокой продуктивности. Тщательное планирование и предварительное продумывание работы повлекут разительные перемены в продуктивности, эффективности и результатах. Если хотите успевать как можно больше за отведенное время, необходимо быть хорошо организованным. Это секрет управления временем.

Вы должны полностью сосредоточиться на единственной задаче. Бросьте все силы на одну выбранную вами цель.

Джордж Паттон

Упражнения-действия

1. Прямо сегодня примите решение стать одним из самых организованных людей в своем бизнесе. Повторяйте утверждение «Все, что делаю, я делаю организованно и эффективно!» до тех пор, пока оно прочно не зафиксируется в подсознании.

2. Перед началом работы все записывайте. Всегда руководствуйтесь списком и обязательно добавляйте в него новые пункты, прежде чем работать над ними.

3. Обзаведитесь каким-либо планировщиком любого формата, удобным для использования (цифровым или бумажным), и научитесь полноценно применять его на практике. Вы получите огромную пользу в виде сэкономленного времени и увеличенной продуктивности.

4. Наведите порядок на рабочем столе и поддерживайте его. Приучайте себя быть примером для тех, кто желает знать, как выглядит высокоэффективный человек.

5. Перед началом работы приготовьте все необходимое. Перед вами на столе должны лежать материалы, касающиеся только одной задачи.

6. Просматривайте каждый документ только один раз и если стали разбирать его, то доведите начатое до конца. Если есть возможность, делегируйте его, отложите, если он не является срочным, или выбросьте, если он не имеет ценности.

7. Грамотно используйте каждую минуту, особенно если летите в самолете. При правильной организации за один перелет можно успеть выполнить дневной объем работы.

Глава четвертая
Правильная расстановка приоритетов

Успех – это процесс сведения беспорядочных усилий в единый мощный поток.

Джеймс Аллен

Наша способность устанавливать очередность целей, заданий и действий прокладывает путь к личной эффективности. И путь этот непростой. Людям свойственно зацикливаться на мелочах и усердно трудиться над делами, которым зачастую вообще не стоит уделять внимания. Вам придется научиться плыть против этого естественного течения, нарушать закон наименьшего сопротивления и концентрироваться на том, что может изменить вашу жизнь к лучшему.

Существует несколько проверенных способов расстановки личных и рабочих приоритетов. Эти упорядоченные методы позволят отделить главное от второстепенного, важное от просто срочного, задания с долговременными последствиями от заданий простых, приятных и приносящих сиюминутное удовольствие.

Начните с ценностей

Чтобы правильно расставлять приоритеты, разберитесь со своими ценностями. Что для вас действительно важно? Из всего, что для вас важно, что является самым важным? Во что вы верите? Каких жизненных принципов придерживаетесь? Высокая степень эффективности невозможна без четкого понимания собственных ценностей, и прояснить их следует до расстановки приоритетов в рабочей и личной жизни.

Высокая продуктивность и самоуважение имеют место лишь тогда, когда действия и ценности согласуются друг с другом. С одной стороны, истинное счастье возможно, когда то, во что вы верите, и то, что делаете, совпадают в точности как рука и перчатка.

С другой стороны, расхождение, или несовпадение, ценностей и поступков влечет за собой стресс, недовольство и неудовлетворенность. Действуя наперекор своим внутренним убеждениям, вы испытываете стресс и душевный разлад. Следовательно, повышение продуктивности начинается с определения самых значимых целей и задач, отвечающих вашим ценностям.

Свобода выбора

Человеческие существа определяются как субъекты, наделенные правом выбора. Вам постоянно приходится что-то выбирать. Вы все время выбираете между тем, что цените больше, и тем, что цените меньше. Неверный выбор, идущий вразрез с вашими ценностями, ведет к разочарованию, снижению работоспособности и провалам.

Лучше всего о ценностях свидетельствуют ваши поступки. Они служат отражением того, что является для вас наиболее значимым в данный конкретный момент. Имеют значение не слова, мечты, надежды или намерения. Только ваши действия могут рассказать вам и окружающим, во что вы искренне верите.

Чтобы познать себя, проанализируйте свое поведение. Оценивайте совершаемый выбор час за часом и день за днем. Это самое точное отражение ваших истинных ценностей и приоритетов в любой области. Ваш выбор говорит и вам, и другим, кто вы есть на самом деле.

Очередность ценностей

Вы исповедуете различные ценности в отношении своей семьи, работы, общения с другими людьми и самих себя. Правило таково, что вы всегда отдаете предпочтение ценностям более высокого порядка перед менее значимыми ценностями. Вы всегда выбираете ценность, которая в данной ситуации наиболее важна.

Только в случае вынужденной необходимости выбора между двумя альтернативами вы можете выяснить, что для вас наиболее ценно и значимо. Очередность, в которой вы выбираете ценности, определяет ваш характер и личностные качества. Ее изменение, по сути, способно изменить вас как человека.

Приведем пример того, как схожие ценности, но с разной очередностью приоритетов отличают одного человека от другого. Представим двух мужчин – Билла и Тома. У каждого из них есть три главные ценности в жизни: семья, здоровье и карьерный успех, но располагаются они в разном порядке.

Порядок ценностей Билла таков: семья, здоровье, карьера. Семью он ставит на первое место, превыше здоровья и карьеры, а здоровье для него важнее карьеры. Когда Билл вынужден делать выбор, предпочтение отдается семье.

Те же ценности у Тома располагаются в ином порядке: карьерный успех, семья, здоровье. Если ему приходится выбирать между карьерой и семьей, первая оказывается важнее второй, а здоровью он отводит последнее место.

А теперь спросите себя: «Отличаются ли эти мужчины по характеру и типу личности? Существенная ли между ними разница? Кого из них вы предпочли бы иметь в друзьях? Кому из этих двоих вы доверяли бы больше, с кем чувствовали бы себя более комфортно?» Когда вы оцениваете людей с точки зрения их ценностей, ответы приходят сами собой.

Вы есть ваши ценности

Истинные ценности всегда и безусловно проявляются в поступках и совершаемом выборе. Многие люди утверждают, будто семья стоит у них на первом месте. Но, если взглянуть на то, как они выстраивают свою жизнь и организуют время, по их поступкам становится очевидно, что работа, гольф, тусовки и развлечения представляют для них больший интерес, нежели близкие и родные, поскольку именно в таком порядке они распределяют свое время.

У людей неженатых ценности порой довольно сильно отличаются от ценностей семейных людей с детьми. Когда живешь один и не несешь ответственности за других, ценностями выступают работа, общение с друзьями, путешествия, спорт и прочее активное времяпрепровождение. Но как только обзаводишься семьей и появляются дети, ценности кардинально меняются. В мгновение ока жена/муж и дети выходят на первый план. А со сменой ценностей вы становитесь другим человеком.

Перед тем как учиться управлять временем и расставлять приоритеты, поразмышляйте, кто вы есть и что для вас по-настоящему важно. А затем просто организовывайте и перестраивайте свою жизнь таким образом, чтобы на первом месте обязательно находилось самое важное для вас.

Прислушивайтесь к интуиции

С помощью теста внутреннего спокойствия вы можете определить, является ли наилучшим выбором для вас то, чем вы занимаетесь в настоящий момент. Если занятие находится в полной гармонии с вашими ценностями, то в процессе вас накрывает ощущение полнейшего счастья.

Иногда люди ходят на работу, которая не приносит им радости. Как следствие, они испытывают разочарование и неудовлетворенность. И дело не в том, что работа плохая. Просто данная конкретная деятельность не подходит для данного конкретного человека.

Это очень важный момент для понимания. Многих занятий и многих составляющих своей профессиональной деятельности вы инстинктивно избегаете. Очень легко оправдываться убежденностью в том, что это плохая работа или компания, хотя ни первое, ни второе не является истинным. Это хорошая работа, просто она не для вас. Компания может оказаться вполне неплохой, просто ваша должность в ней не отвечает уникальному набору ценностей, убеждений и талантов.

Загляните внутрь себя

Какие области жизни и работы приносят вам наибольшее удовольствие и удовлетворение? В каких областях вы достигли наивысшего успеха? Какие ваши действия расходятся с базовыми ценностями и убеждениями? Какие с ними созвучны?

При расстановке приоритетов и организации жизни представьте, что в состоянии изменить абсолютно все, что пожелаете. Скажем, вы владеете компанией и целыми днями можете выполнять лишь те обязанности, которые доставляют вам огромное удовольствие. Какие изменения вы бы произвели?

Применяйте к работе мышление с нулевого уровня. Постоянно задавайте себе вопрос: «Если бы я не выполнял эту работу сегодня, то стал бы заниматься ею, зная то, что знаю сейчас?»

На своих семинарах я часто упоминаю слово на букву М. И это слово «мужество». Когда вы начинаете познавать себя и собственную жизнь, ориентируясь на ценности и то, что действительно важно для вас, вам приходится проявить настоящее мужество, чтобы следовать по данному пути до конца. А ведет он зачастую к кардинальным переменам в жизни и работе.

Если, как вы утверждаете, одной из самых значимых ваших ценностей является душевное спокойствие и личное счастье, вам придется сделать шаг назад и объективно и беспристрастно оценить свою жизнь. После этого скорректируйте ситуации или виды деятельности, лишающие вас душевного спокойствия и счастья, либо избавьтесь от них.

Четкие ценности ведут к четким приоритетам

Как только вы определите свои ценности, расставлять приоритеты будет куда проще. Несколько лет назад я провел специальное упражнение по расстановке ценностей в крупной национальной корпорации. На начало нашей совместной работы в компании было открыто 250 проектов, находящихся на различных стадиях завершения. К моменту определения истинных ценностей и сильных сторон компании 80 процентов этих проектов были вычеркнуты и прекращены. Благодаря прояснению ценностей компания сумела заново сосредоточиться на том, что удавалось ей лучше всего и приносило наибольший успех.

Применяйте принцип Парето

Отправной точкой расстановки приоритетов является применение принципа Парето, или правила 80/20, во всех сферах жизни.

Данное правило названо по имени итальянского экономиста Вильфредо Парето, сформулировавшего его в 1895 году. После многолетних исследований он пришел к выводу, что общество можно разделить на две группы. Первую группу, 20 процентов населения, он назвал «немногие решающие». В нее входили люди и семьи, контролирующие 80 процентов богатств Италии. Оставшиеся 80 процентов он окрестил «заурядной массой», которая обладала 20 процентами богатств и собственности.

Дальнейшие эксперименты подтвердили, что правило 80/20 можно использовать практически в любой экономической деятельности. Согласно данному принципу, 20 процентов затраченных усилий обусловливают 80 процентов результатов. Если в начале рабочего дня перед вами лежит список из десяти задач, две из них окажутся более значимыми и важными, чем все остальные, вместе взятые. Следовательно, ваша задача – определить верхние 20 процентов задач перед тем, как приступить к работе.

Правило 80/20 доминирует во всех сферах

В бизнесе 20 процентов клиентов обеспечивают 80 процентов выручки. Двадцать процентов продаваемых товаров или услуг приносят 80 процентов дохода. Двадцать процентов торговых агентов заключают 80 процентов всех сделок. Более того, вы обнаружите, что 20 процентов клиентов создают 80 процентов проблем. Правило 80/20 господствует во всем.

В личной жизни данному правилу также можно найти активное применение. Двадцать процентов совместного времяпрепровождения с семьей обеспечивают 80 процентов результатов, наград и удовлетворения, которые дарят вам радость. Отправляясь на обед или ужин, в 80 процентах случаев вы выбираете один из 20 процентов знакомых ресторанов. Посещая любимые заведения, вы заказываете одни и те же блюда в 80 процентах случаев.

Перед тем как приступать к той или иной работе, обязательно спросите себя: «Относится ли это занятие к верхним 20 процентам, которые обеспечивают 80 процентов приносимой мной пользы?» Вы должны обращаться к этому правилу каждый час ежедневно. Как следует подумайте, прежде чем действовать, и сосредоточьтесь на 20 процентах заданий и обязанностей, обеспечивающих максимальную отдачу как для вас, так и для вашей компании.

Отделяйте срочное от важного

При расстановке приоритетов крайне важно отделять срочное от важного. Помните: срочные дела редко являются важными, а важные – срочными.

Срочное задание требует незамедлительного внимания. Обычно срочность обусловлена внешними факторами, например давлением со стороны начальника или клиентов. Зачастую это может быть звонящий телефон или неожиданный визит коллеги. Такие дела относятся к категории срочных, поскольку просто брошены вам в лицо. Однако они, как правило, не являются важными в контексте долгосрочной значимости.

Самым, вероятно, главным при расстановке приоритетов является слово «последствия». То, что важно, имеет серьезные потенциальные последствия выполнения или невыполнения. То, что неважно, практически или вообще не имеет никаких последствий. Порой даже неважно, сделано оно или нет.

Вместе с тем важные задачи можно отложить в краткосрочной перспективе. Это масштабные, трудные вопросы, имеющие долгосрочное влияние на вашу жизнь и работу. Но они редко бывают срочными, по крайней мере вначале.

Топ-приоритеты

Самыми насущными в вашем списке дел являются задачи, которые одновременно являются важными и срочными. За них необходимо приниматься незамедлительно. Их выполнение или невыполнение влечет за собой существенные потенциальные последствия.

Прежде всего следует организовать свой рабочий день таким образом, чтобы первостепенное внимание уделялось срочным и важным задачам. К их выполнению нужно приступать без промедления, поскольку они, как правило, должны быть решены в сжатые сроки.

После того как вы расправитесь со срочными и важными задачами, переключите внимание на важные, но не срочные. Чем больше времени вы уделяете важным делам с серьезными долгосрочными последствиями, тем выше ваша эффективность и продуктивность.

Определите свое слабое место

Важная техника расстановки приоритетов основана на так называемом принципе слабого места. Между вами и достижением желаемой цели практически неизбежно стоит некий ограничивающий фактор, или «бутылочное горлышко», который определяет, насколько быстро вы сможете это сделать. Один из секретов личной эффективности – оценивать каждую задачу и спрашивать себя: «Какой фактор влияет на то, как быстро я завершу эту работу?»

Применяйте такой анализ помех в своей работе ежечасно и ежедневно. Постоянно задавайте себе вопрос: «Какое ограничение определяет, насколько быстро и качественно я справлюсь с текущей задачей?» Каков бы ни был ответ, незамедлительно постарайтесь разобраться с имеющейся проблемой. Она является приоритетной, и ее устранение поможет вам достичь важной цели гораздо быстрее.

Например, если вы хотите вовремя приезжать на работу, то можете сказать, что помехой является плотность движения транспорта на дорогах между вашим домом и офисом. Скорее всего, количество машин всегда одинаково. Тогда в качестве помехи можно назвать время выхода из дома. А может, помеха – это время, когда вы просыпаетесь по утрам, чтобы иметь возможность спокойно собраться и выйти из дома заранее.

Анализируйте ограничения в каждом деле

Изучив свои цели, крупные или мелкие, кратко– или долгосрочные, и определив ограничивающий фактор, помеху, уязвимое место, которые влияют на скорость приближения к цели, вы будете ясно и четко представлять конкретные шаги, которые следует предпринять для ее достижения.

Выявив препятствие, бросайте все силы на его устранение. Сконцентрируйте свои умственные способности и креативность на том, чтобы изыскать способы устранения препятствия и быстрее достичь поставленных целей.

После преодоления первого препятствия на вашем пути сразу же возникнет следующее. Ключевая составляющая личной эффективности – непрерывно анализировать все возможные помехи и слабые места. Постоянно спрашивайте себя: «Что определяет скорость достижения поставленных целей или завершения работы?»

Загляните внутрь себя или своей компании

Правило 80/20 к анализу помех применяется по-особому. Восемьдесят процентов слабых мест, определяющих успех на работе и в личной жизни, скрываются внутри вас. Только 20 процентов можно отнести на счет ситуации, компании или окружающей среды. Это очень важное наблюдение. Среднестатистический человек всегда ищет причины своих проблем во внешних факторах. Опытный же человек для определения причин обращается внутрь себя или своей компании.

В большинстве случаев среди причин, объясняющих, почему вы не можете достичь поставленных целей, выделяют отсутствие умений, способностей, качеств или талантов. Проблемы или разочарования, с которыми вы сталкиваетесь во внешнем мире, практически всегда являются результатом некой внутренней потребности.

Одно из моих правил гласит: «Чтобы достичь цели, которой ранее вы не достигали, вам придется овладеть навыком, которого ранее у вас не было». Возможно, чтобы достичь важной цели, вам придется измениться. Вы должны будете развить в себе навыки и качества, которых в настоящий момент лишены. Если хотите получить другие результаты, нужно стать другим человеком.

Всегда старайтесь выделить пару минут, чтобы оглянуться назад, посмотреть на ситуацию под новым углом и объективно ее оценить, словно вы приглашенный со стороны консультант. Затем спросите себя: «Что во мне или в компании тормозит мое продвижение вперед?»

Что еще мешает вам идти вперед?

Консультируя организации по вопросам продаж, я помогаю им продумать весь процесс от начала до конца сделки. Во-первых, мы ставим гипотетическую цель удвоения объема продаж. Затем задаем вопрос: «Какой ограничивающий фактор влияет на возможность быстрого увеличения продаж в компании в два раза?»

Первый и самый распространенный ответ звучит так: «Количество заключаемых сделок». Если он верен, мы ставим ориентировочную цель удвоить количество сделок.

После этого мы спрашиваем: «Какое слабое, уязвимое место ограничивает количество заключаемых вами сделок?» Ответы на данный вопрос могут вести в нескольких направлениях и предполагать разные решения. Например, ответ может звучать так: «Мы не заключаем достаточного количества сделок». Если это правильный ответ, или слабое место, тогда в качестве решения предстоит искать способ увеличения их числа.

Вероятен и такой ответ: «Наши торговые агенты не продают продукт в достаточных количествах каждому потенциальному клиенту». Если это правильный ответ, то необходимо развивать умения и способности торговых агентов посредством тренинга и обучающих программ.

Определите верный ограничивающий фактор

Возможно, мы продаем продукт в небольших объемах потому, что потенциальные клиенты покупают его у наших конкурентов. Если проблема кроется именно в этом, то для устранения данного слабого места можно изменить либо усовершенствовать предлагаемый товар или услугу, сосредоточиться на других категориях покупателей и рынках, а также использовать иные каналы дистрибуции.

Ответ можно перефразировать следующим образом: «Наши клиенты не покупают у нас продукт в достаточном количестве». В этом случае стоит повысить эффективность рекламы, продавать профессиональнее, представлять продукт потенциальным покупателям в более привлекательном ключе или увереннее подводить презентации к заключению сделки. Для увеличения продаж можно повысить эффективность рекламы или прибегнуть к иным средствам распространения товара. Можно изменить цены и условия покупки. Иногда как вариант стоит рассмотреть изменение размера, упаковки или составляющих вашего предложения. Каким бы ни был ответ, время, затраченное на правильное выявление ограничивающего фактора, определяет конкретные действия, которые помогут разобраться с ним и достичь заветной цели по увеличению объема продаж.

Главная мысль такова: чем вдумчивее вы проводите анализ слабых мест, тем выше вероятность того, что вы точно определите затруднение, придумаете, как его преодолеть, и достигнете поставленной цели. Вы будете правильно расставлять приоритеты и сэкономите массу времени и денег. Помните: самая напрасная трата времени – исключительно хорошо делать то, что делать вообще не нужно.

Думайте о будущих последствиях

Одним из важнейших аналитических упражнений при расстановке приоритетов является прогнозирование будущих последствий предпринимаемых вами действий. Чтобы оценить степень важности или значимости задачи, подумайте, что случится, если она не будет выполнена. Задача наделяется высокой степенью приоритетности, если потенциально может оказать большое влияние на вашу жизнь или работу. Задача, которая мало или вообще не отразится на вашем будущем, имеет низкий приоритет и значимость.

Если вы, к примеру, прочитаете эту книгу о тайм-менеджменте и начнете внедрять в своей жизни и работе изложенные в ней действенные и полезные идеи, то сможете вдвое повысить продуктивность, производительность и выработку. Вы будете добиваться хороших результатов и зарабатывать куда больше денег. Сможете существенно увеличить ценность своего вклада в компанию и стать профессионалом в своей сфере. Исходя из написанного выше, чтение данной книги и овладение искусством управления временем являются для вас высшим приоритетом в силу его долгосрочного влияния.

С одной стороны, совместное времяпрепровождение с детьми и общение с семьей имеют потенциальное долгосрочное влияние на их счастье и здоровье. Следовательно, временны́е затраты на близких и родных являются высшим приоритетом в личной жизни в силу его продолжительного воздействия не только на их, но и на ваше будущее.

С другой стороны, просмотр телевизора, чтение газет, просиживание в интернете или ужин с друзьями в ресторане – все это деятельность низкой приоритетности, поскольку в долгосрочной перспективе они практически не имеют никаких существенных последствий.

Постоянно спрашивайте себя: «Каковы возможные последствия выполнения или невыполнения данной конкретной задачи? Каковы последствия того или иного вида деятельности?» Если последствия значительны, данный вид деятельности должен занимать верхние строчки вашего списка. Потраченное на него время принесет куда больше пользы, чем большинство других дел.

Практикуйте творческую прокрастинацию

Важная часть расстановки приоритетов – практика креативной прокрастинации. Дело в том, что прокрастинация свойственна абсолютно всем. У каждого человека слишком много дел и слишком мало времени. В одном исследовании ученые пришли к выводу, что у руководителей в среднем накапливается на 300–400 часов различных проектов, обязанностей и материалов, до которых никак не доходят руки, но с которыми они надеются разобраться в будущем.

Поскольку вы не можете успевать все, то придется откладывать довольно много дел. Креативная прокрастинация предполагает, что вы намеренно и сознательно решаете, какие дела отложить, с тем чтобы освободить время на занятия, которые могут кардинально изменить вашу жизнь.

Применяйте к прокрастинации правило 80/20. Примите решение откладывать 80 процентов заданий низкой значимости, с тем чтобы посвятить дефицитное время 20 процентам наиболее значимых задач.

Прибыль на вложенное время

В списке из десяти задач две будут стоить больше, чем все остальные, вместе взятые, если говорить о ценности и прибыли на вложенное время. Это означает, что каждая задача имеет по меньшей мере в пять раз бо́льшую ценность или принесет 500 процентов прибыли на вложенное время по сравнению с восемью другими задачами из списка, которые отличаются низкой ценностью или вообще ее не имеют. Сосредоточившись на этих двух задачах, вы обеспечите себе максимально возможную отдачу на потраченное время.

Говорят, что эффективность – это умение выполнять правильные дела, а продуктивность – умение выполнять дела правильно. Разница между лидерами и менеджерами состоит в том, что лидеры занимаются правильными делами, а менеджеры просто правильно их выполняют. При расстановке приоритетов вы обязаны сосредоточиться на правильных делах, а не просто правильно работать.

Ваша первостепенная задача как работника умственного труда, по словам Питера Друкера, – решить, «что» следует предпринять. Вопросы «как» и «когда» возникают позже. Помните: если чего-то не стоит делать, зачем беспокоиться о правильности.

Приоритеты и постериоритеты

Важная часть постановки и проработки приоритетов – понимать свои постериоритеты. Приоритеты – это дела, которые не терпят отлагательства, а к постериоритетам относятся занятия, которые могут подождать или которые можно вообще не выполнять. Расстановка приоритетов означает умение приступить к выполнению какой-либо задачи и завершить ее как можно скорее. Расстановка постериоритетов предполагает умение сделать паузу в выполнении задачи или вообще отказаться от нее.

Поскольку вы можете заниматься лишь одним делом и не в состоянии разорваться на части, в начале каждого дня и каждой недели вам стоит задавать себе вопрос: «Что я могу перестать делать?» Что вы можете исключить из списка своих дел? Какие дела можно полностью забросить? Какими делами, зная то, что знаете сейчас, вы не стали бы заниматься, если бы имели возможность начать все сначала?

Как перестать уделять время некоторым делам

Дело в том, что вы можете обрести контроль над временем лишь в той степени, в какой можете перестать заниматься тем, чем занимаетесь сегодня. Нельзя просто найти способы работать больше, дольше и усерднее. Вместо этого нужно отойти назад, объективно взглянуть на свою жизнь и спросить себя: «Что я могу перестать делать для того, чтобы освободить время на самые важные задачи в личной жизни и на работе?»

Прежде чем приступить к новой задаче, напомните себе, что ваш рабочий график не резиновый. Вы и так завалены работой. Не можете продохнуть. Вы подчиняетесь действию закона исключенной альтернативы, который гласит: «Занимаясь одним делом, вы не занимаетесь каким-то другим».

Прежде чем посвятить время новому заданию или новой работе, продумайте, какими делами вы не собираетесь заниматься прямо сейчас, а от каких вообще следует отказаться.

Решите, каким образом вы можете отложить, отсрочить или делегировать определенные задания из своего рабочего списка, если хотите выкроить достаточно времени на более важные из них. Взяться за новое дело означает забросить или отложить старое, то, над которым вы уже работаете.

Процесс обдумывания занятий, от которых вы можете освободиться, уже служит неоценимой помощью при расстановке точных приоритетов перед началом работы.

Используйте метод ABCDE

Метод ABCDE – один из самых полезных и действенных способов организации задач в порядке приоритетности. Перед началом работы обязательно просмотрите свой список дел и напротив каждого из них проставьте одну из соответствующих букв. Сгруппируйте задачи, стоящие перед вами, с учетом потенциальных последствий.

Список A

Задача A – это то, что вы обязаны сделать. Она очень важна. Ее невыполнение влечет за собой серьезные последствия. Проставьте букву A рядом с каждым срочным и важным заданием в списке, выполнение или невыполнение которого влечет существенные последствия.

Если задач A набирается несколько, распределите их по степени важности с помощью цифр 1, 2, 3 и т. д. Начиная работать, первым делом занимайтесь заданием A1. Она является приоритетной.

Список B

Задача B – это то, что вам следует сделать. Ее выполнение или невыполнение сопряжено с умеренными последствиями. Согласно правилу, нельзя приступать к задаче B при невыполненных задачах A. К таковым относятся, например, поиск ответа на вопрос коллеги или написание письма.

Список C

Это дела, которыми было бы неплохо заняться, но они определенно не столь важны, как задачи A или B. Их выполнение или невыполнение не влечет никаких последствий. Чтение газеты или поход в ресторан на обед попадают именно в категорию B.

Делегируйте все, что только можете

Буква D означает «делегировать» (delegate). Перед тем как приступить к работе, задайтесь вопросом, можете ли вы перепоручить ее кому-нибудь другому, тем самым высвободив время на самые важные задачи.

Избавляйтесь от всего, чего только можете

Буква E означает «избавляться» (eliminate). В ваш список ежедневных задач постоянно проникает масса мелких дел, от выполнения которых можно отказаться совершенно безболезненно для себя и для всех остальных. Правило звучит так: вы в состоянии контролировать время лишь в той степени, в какой перестаете заниматься делами, имеющими низкую ценность или вообще ее не имеющую. Чем больше дел вы приостанавливаете или бросаете, тем больше времени у вас остается на работу над задачами A, от которых зависят ваши успехи или неудачи на работе.

Реорганизуйте свою работу

Процесс реорганизации работы может оказаться весьма полезным при усовершенствовании расстановки приоритетов. Главная ее цель – упрощение. Работая над сложным или многоаспектным проектом, вы должны неустанно искать пути упрощения процесса от начала и до конца.