Текст книги "Власть над временем"

Реорганизация работы подразумевает, что вы всегда стараетесь делегировать, отложить, сократить, передать сторонним исполнителям или игнорировать некоторые задачи. При делегировании вы выбираете человека, который в состоянии справиться с работой как минимум не хуже вас, но по более низкой почасовой ставке. При откладывании задачи придумайте, как отсрочить выполнение хотя бы некоторых ее частей, не требующих немедленного внимания. При сокращении ищите способы уменьшить объем или сложность работы. При аутсорсинге вы обращаетесь к сторонним организациям или частным исполнителям, специализирующимся именно на данной деятельности. Ну а если уж вы решаете игнорировать задачу, то подумайте, как прекратить ее выполнение, особенно если она не представляет важности в текущей ситуации.

Решение постоянно изыскивать способы делегирования, передачи на аутсорсинг или перепоручения определенных дел другим людям освобождает вас для занятий, которые по плечу только вам. Это исключительно важно для достижения приоритетных целей.

Расставляйте личные приоритеты

Ваша главная цель на работе, а также секрет самоуважения, высокой самооценки и гордости за самого себя – постоянное повышение своей продуктивности и производительности компании. Чем вы эффективнее и продуктивнее, тем лучше себя ощущаете и тем больший успех вас ожидает. Это главный принцип управления временем.

Чтобы качественнее и разумнее расставлять личные приоритеты, регулярно задавайте себе следующие вопросы:

1. Каковы мои уникальные сильные стороны и способности?

2. Каковы мои природные таланты?

3. Что мне особенно хорошо удается?

4. Что мне хорошо удавалось в прошлом? Какие умения, способности и достоинства помогали мне добиваться успеха в жизни и работе до сих пор?

5. С какими делами, представляющими трудности для других людей, я справляюсь быстро и качественно?

6. В какой области я могу добиться выдающихся результатов, если буду повышать уровень профессионализма и знаний?

7. Чем мне по-настоящему нравится заниматься?

Ваш жизненный успех по большей части обусловлен высококачественной работой буквально в нескольких областях. Одна из характеристик лидеров – умение выбирать только те позиции, виды деятельности и обязанности, где они в полной мере могут проявить свои сильные качества. Они отказываются заниматься тем, что не приносит радости или с чем не смогут блестяще справиться.

Что у вас получается лучше всего?

Вспомните свою прошлую жизнь, успехи, дела и занятия и определите, что вам удавалось лучше всего. Знание своих (потенциальных) сильных сторон – один из секретов, позволяющих направить жизнь, работу и энергию именно в то русло, которое поможет вам многое изменить как для себя, так и для компании.

Чтобы добиться успеха в любой сфере деятельности или профессии, вы должны развить в себе ряд ключевых профессиональных знаний и умений, без которых нельзя качественно выполнять свои обязанности. Но подняться на вершину успеха можно только в том случае, если стать выдающимся специалистом в одной области. В данном контексте хорошее – враг превосходного. Многие люди, достигнув уровня хорошего специалиста, успокаиваются, расслабляются и перестают двигаться вперед и расти. Они сравнивают себя с теми, кто не так хорош, как они, вместо того чтобы сосредоточиться на своих истинных способностях.

Думайте, как принести пользу компании

Целью труда и главной задачей любого человека является принесение пользы. В том или ином виде польза, которую вы приносите компании, – это именно то, за что вы получаете заработную плату. Она суммируется с вкладом других сотрудников в товар или услугу, предлагаемые клиентам либо покупателям. От степени пользы напрямую зависят ваши результаты, вознаграждение и карьерный рост.

Спросите себя: «Какие из моих обязанностей и функций наиболее полезны компании?» Если вы обстоятельно проанализируете свою работу, то убедитесь в том, что, как правило, только три из них обеспечивают 90 и более процентов приносимой вами пользы.

Чтобы определить три области применения своих самых сильных сторон, начните со следующего вопроса: «Если бы я целый день мог выполнять только одно дело, что принесло бы компании наибольшую пользу?»

Ответив на этот вопрос, задумайтесь над таким: «Если бы я мог заниматься еще каким-нибудь делом, что бы это было?» Повторите его еще раз, чтобы определиться с третьей основной функцией.

Вся суть организации жизни и расстановки приоритетов сводится к тому, чтобы больше времени уделять обозначенным задачам. Вы сможете вносить заметный вклад и представлять огромную ценность для компании, если будете успешно справляться с этими тремя функциями. Так каковы же они?

Секрет успеха

Несколько лет назад я познакомился с одним из ведущих страховых агентов в мире. Каждый год сумма проданных им страховых полисов превышала 100 миллионов долларов. На него работала команда из сорока двух человек. Эти люди отвечали абсолютно за все аспекты его бизнеса: составляли график встреч, выполняли административные задачи, решали дела с банком, занимались финансовыми вопросами, рекламой и продвижением, обслуживали клиентов. Сам же страховой агент сосредоточился на том, что у него получалось лучше, чем у кого бы то ни было, а именно на личном общении и ведении переговоров с потенциальными клиентами.

Ежедневно он отводил два часа на подготовку к личной встрече, изучение материалов и отработку навыков. Он стал одним из самых компетентных мировых экспертов в области индивидуального страхования и имущественного планирования. Этот агент обладал уникальным талантом выявлять потребности клиента и помогать ему принять наиболее грамотное и разумное решение относительно страхования жизни и имущественного планирования с учетом его специфической ситуации. А все остальное он попросту делегировал.

В чем вы превосходите остальных?

Проанализируйте свои умения и навыки и задайте себе следующие вопросы:

1. Что мне удается лучше других?

2. В чем состоит мое конкурентное преимущество?

3. В какой области я наиболее компетентен?

4. В чем состоит мое уникальное торговое предложение?

5. В какой области я мог бы добиться высоких результатов?

6. В какой области мне необходимо достичь высокого мастерства?

7. Какие навыки мне нужно развить в себе, чтобы приносить максимальную пользу компании?

Ответы на перечисленные вопросы помогут повысить личную эффективность и производительность.

Всерьез займитесь повышением эффективности. Прямо сегодня примите решение войти в первые 10 процентов профессионалов своего дела. Определите самое важное умение, которым вы можете овладеть, то умение, которое пригодится вам больше всех остальных, чтобы стать лучшим в своей профессии. Запишите его в качестве цели, обозначьте конечный срок, составьте план и работайте над ним каждый день.

Совершенствуйтесь в ключевых задачах

Один из секретов правильной расстановки приоритетов и грамотного тайм-менеджмента – достижение высокого уровня мастерства в нескольких аспектах, которые как никакие другие могут положительно отразиться на вашей жизни и карьере. Чем лучше вы в своем деле, тем больше успеваете за более короткое время.

Выберите мастерство в качестве цели своей карьеры. Настоящего успеха, счастья и высокой оплаты вы сможете достичь лишь тогда, когда станете мастером своего дела. В результате многолетних исследований было установлено, что достичь высокого уровня мастерства в состоянии практически каждый человек, но, правда, это дело непростое. Вам потребуется от пяти до семи лет упорного труда в своей профессии, включая множество часов обучения и практики. И короткого пути вы не найдете.

Вкладывайте время в свое будущее

Когда я завожу разговор на эту тему на своих семинарах и лекциях, многие слушатели тяжело вздыхают и закатывают глаза. Они вбили себе в голову, что стать лидером можно одним прыжком, не платя ту цену, которую заплатили все остальные. Они ищут быстрый и легкий путь на вершину, не желая тратить сотни и тысячи часов тяжелого труда, без которого путь туда закрыт.

Иногда они возмущаются: «Пять лет – это слишком много!» И тогда я привожу контраргумент, который полностью меняет их восприятие: «Это время все равно пройдет».

Сколько вам будет через пять лет? На пять лет больше. Другими словами, это время пройдет так или иначе. Остается единственный вопрос: «Какого уровня вы достигнете в своей профессии через пять лет?»

Но могу вас обрадовать: выбрав мастерство в профессии в качестве долгосрочной карьерной цели и упорно работая над ее достижением каждый день, постоянно читая, слушая и обучаясь, совершенствуя знания и навыки, вы обязательно войдете в число лучших специалистов. Если вы готовы идти на жертвы и заранее заплатить за успех полную цену, в конце концов награда вас найдет. Ничто не может помешать вам стать лучшим, кроме вас самих, а помешать себе вы можете только в том случае, если остановитесь.

С утра до вечера ориентируйтесь на приоритеты

Применяйте правило 80/20 ко всем аспектам своего бизнеса. Определите самые прибыльные продукты и услуги, предлагаемые вашей компанией. Установите 20 процентов наиболее прибыльных клиентов. Определите 20 процентов сотрудников, работа которых приносит максимальную пользу. Какие 20 процентов потенциальных возможностей могут обеспечить 80 процентов продаж на многие годы вперед? Постоянно рассматривайте свой бизнес сквозь линзы 80/20. Уделяйте внимание той деятельности, которая приведет к самым значительным переменам.

Благодаря каким продуктам, услугам и другим конкурентным преимуществам ваша компания добивалась наибольших успехов? Что помогло ей вырасти до сегодняшних размеров? Залог будущего процветания – определить причины текущих успехов. Это станет трамплином для лидирующей позиции на рынке в будущем.

При расстановке приоритетов обязательно детально анализируйте свой бизнес. Определите области, в которых компания уверенно развивается. В чем ее самые сильные стороны? Каковы конкурентные преимущества? В чем компания, а также ее товары и услуги превосходят конкурентов? Если бы вам пришлось разрабатывать новые или совершенствовать имеющиеся продукты, в каких областях вы могли бы совершить прорыв?

Анализируйте приоритеты компании

Регулярно проводите корпоративную «медицинскую сортировку» применительно к компании, а также товарам и услугам. Понятие «медицинская сортировка» появилось во времена Первой мировой войны. В ходе боев на Западном фронте было так много раненых, что медики попросту не успевали заниматься всеми. Врачей и медсестер не хватало. В результате было принято решение делить раненых на три группы. К первой относились солдаты, которые умерли бы в любом случае, независимо от оказанной им медицинской помощи. Таких пациентов помещали в отдельные палаты, стараясь хоть как-то облегчить их страдания. Во вторую категорию входили солдаты, которые выжили бы и без медицинского вмешательства, с легкими ранениями. Их быстро ставили на ноги. А вот солдаты из третьей группы могли выжить, только получив незамедлительную медицинскую помощь. Именно на лечение таких пациентов бросали основные силы врачей и медсестер.

Разделите товары и услуги на три группы

Идея сортировки находит отличное применение в бизнесе, когда речь идет о товарах и услугах. Их можно разбить на три отдельные категории: победители, выжившие и побежденные. (Иногда их называют «денежные коровы», «звезды» и «собаки».)

Какие ваши товары или услуги относятся к победителям? Они пользуются повышенным спросом, приносят хорошую прибыль и обеспечивают стабильное поступление предсказуемого потока наличности. Именно такие товары или услуги приносят известность вашей компании. Вы хорошо потрудились над их созданием и продажей, поэтому в настоящий момент срочного вмешательства они не требуют.

Какие товары или услуги отличаются бо́льшим потенциалом? Если вы потратите на них определенное время, займетесь повышением продаж, улучшите маркетинг, разработаете новый дизайн или упаковку, то сможете превратить их в победителей на рынке. Именно на них стоит сосредоточить все внимание и усилия ваших самых талантливых сотрудников.

Затем идут побежденные, или «собаки». Сколько бы усилий вы ни вкладывали в маркетинг и продажи этих товаров или услуг, сколько бы ни меняли упаковку либо описание, на рынке они не произведут революции, а только будут вытягивать деньги, постоянно требуя все новых вложений сил и времени ключевых сотрудников. Рано или поздно эти продукты все равно исчезнут, поскольку по той или иной причине рынку они не нужны.

Фокусируйтесь на аспектах, где возможны превосходные результаты

При расстановке приоритетов на категорию победителей приходится 20 процентов ваших бизнес-активностей. Никогда не стоит воспринимать их как должное. Прикладывайте все мыслимые и немыслимые усилия, чтобы совершенствовать и развивать их и следить за тем, чтобы они и дальше приносили хорошую прибыль.

Ваши потенциальные «звезды» – это продукты, которые имеют все шансы стать бестселлерами, если вы вложите в них достаточно времени, денег и внимания. Они потенциальные победители в будущем. Инвестирование в данные товары и услуги времени и денег – высший приоритет.

Товары и услуги, которые так или иначе обречены умереть, сколько бы денег и времени вы на них ни тратили, относятся к постериоритетам. Наберитесь мужества и решительности, особенно в период спада на рынке и сокращения прибыльности, и признайте, что данный продукт не оправдывает расходов, необходимых для его успеха, пусть даже когда-то он и казался удачной идеей. От них следует отказаться, для того чтобы направить всю энергию на товары или услуги, представляющие будущее бизнеса и поток наличности завтрашнего дня.

Расставьте приоритеты в личной жизни

Применять персональную сортировку можно и в личной жизни. У каждого человека есть нечто, доставляющее невероятное удовольствие и радость. Семья, личные интересы и увлечения должны занимать первое место. Уделяйте им максимум времени и никогда не воспринимайте как нечто само собой разумеющееся.

Определенные временны́е затраты, дела и деньги представляют возможности будущего. Именно сюда разумно направлять свои силы и время, если хотите добиться максимальных результатов по этим направлениям.

Наконец, есть люди и дела, с которыми вы, располагая сегодняшними знаниями, не стали бы связываться, начав все сначала. Эти ловушки времени нужно либо сводить к минимуму, либо полностью убирать из своей жизни. Тогда у вас появится больше времени на те несколько направлений, которые дарят вам удовольствие и радость.

Смотрите в будущее

Ключевая часть управления личным временем – не забывать смотреть в будущее. Перенеситесь на пять лет вперед и подумайте, где хотите оказаться. Мысленно нарисуйте свое идеальное будущее, а затем проанализируйте, какие шаги начиная с сегодняшнего дня вам надо будет предпринять, чтобы оно стало реальностью. Помните: не важно, откуда вы пришли, главное – куда вы направляетесь.

Концентрируйтесь на будущем, а не на прошлом. Мыслите возможностями, а не проблемами. Думайте о решениях и конкретных действиях, которые можно предпринять, а не промахах и неудачах и поиске виноватых. Постоянно задавайтесь вопросом: «Куда мы направимся дальше?» Джон Мейнард Кейнс говорил: «Нам стоит побольше думать о будущем, ведь именно там мы проведем остаток жизни».

Во многих компаниях высшее руководство 80 процентов времени тратит на вчерашние проблемы, а не на будущие перспективы. Неустанно думайте, как изменить свое настоящее, чтобы в будущем все ваши мечты исполнились.

Прогнозируйте на пять лет вперед

В своей книге «Конкурируя за будущее. Создание рынков завтрашнего дня» специалисты по стратегическому планированию Гари Хамел и Кришнан Прахалад советуют людям, которым предстоит принять важное решение в контексте развития компании, перенестись на несколько лет вперед. Авторы предлагают руководителям представить, что через несколько лет их компания станет ведущей в своей сфере. После этого им предстоит определить товары, услуги, рынки и особенно навыки, таланты и способности, без которых через пять лет ей не занять лидирующих позиций. Наконец, по их рекомендациям руководителям необходимо незамедлительно заняться развитием ключевых компетенций, которые им потребуются для завоевания рынка в будущем. И вам нужно сделать то же самое.

Сосредоточьтесь на первых 20 процентах

Расставляя приоритеты, помните, что первые 20 процентов любого задания обеспечивают 80 процентов его ценности.

Когда вы приступаете к работе, первые 20 процентов времени, потраченные на планирование и организацию всех необходимых ресурсов, обычно ответственны за 80 процентов успеха. При расстановке приоритетов всегда фокусируйтесь на первых 20 процентах задач. Начиная работать, не останавливайтесь, пока не разберетесь с ними. После выполнения первых 20 процентов оставшиеся восемьдесят пойдут как по маслу.

Если вы занимаетесь продажами, назначение первой встречи, когда вы лично встречаетесь с человеком, принимающим решение, и есть первые 20 процентов сделки. Знакомство обеспечивает 80 процентов успешности всего процесса продаж. Презентация, заключение договора, последующее ведение клиента, доставка товара или оказание услуги и прочее представляют собой оставшиеся 80 процентов, от которых зависит лишь 20 процентов успеха.

Отложите мелкие дела

При расстановке приоритетов старайтесь не поддаваться соблазну разбираться сперва с мелкими делами. Не начинайте с конца списка, двигаясь вверх, к первым строчкам. Не позволяйте себе увязнуть в бесполезных хлопотах, не зацикливайтесь на мелочах. Гёте писал: «Важное не должно зависеть от милости пустяков».

Человеческой натуре свойственно следовать закону наименьшего сопротивления. В контексте тайм-менеджмента и личной эффективности это означает, что в нас природой заложена склонность начинать с мелких дел, полагая, что, разогревшись на них, мы настроимся на крупные задачи и успеем гораздо больше.

Вот что я выяснил. Когда вы начинаете работу с мелких дел, те начинают множиться как кролики весной. Стоит вам расчистить завалы, как на вас тут же наваливаются все новые и новые мелочи, требующие вашего внимания. Чем дольше и усерднее вы трудитесь, тем больше мелких заданий прибывает. Под конец вы чувствуете себя как выжатый лимон, а ничего особо полезного не сделали. Первым делом принимайтесь за самое важное задание.

Пять ключевых вопросов для расстановки приоритетов

Приведенные ниже вопросы, которые вы должны задавать себе регулярно, помогут не отвлекаться от топ-приоритетов и успевать столько, сколько в ваших силах.

1. За что я получаю заработную плату? Спрашивайте себя, является ли ваше текущее занятие той самой важной обязанностью, ради которой вас нанял работодатель. Если бы начальник сидел напротив, наблюдая за вами, что бы вы стали делать иначе, не так, как сейчас?

Предлагаю вам упражнение. Составьте список всех функций и обязанностей, для выполнения которых, по-вашему, вас наняли, и покажите его начальнику. Попросите своего руководителя распределить их в порядке важности. Пусть он укажет, что наиболее важно, а что наименее. Начиная с этого момента всецело сосредоточьтесь на тех заданиях, которые босс считает важнее всех остальных.

2. Какие мои обязанности приносят компании наибольшую пользу? Помните: польза вашей работы в большей степени зависит только от трех обязанностей. Какие ваши действия приносят ценность компании? Если вы сами затрудняетесь с ответом, опросите своих коллег. Каждому прекрасно известно, чем должны заниматься другие.

3. Каких ключевых результатов я должен добиться? Какие конкретные достижения свидетельствуют о том, что я блестяще выполняю свою работу? Какие из всех ключевых результатов являются самыми важными?

4. Что только я могу делать такого, что при качественном выполнении играет решающую роль в деятельности компании? Какое одно занятие из всего, чем вы занимаетесь в течение дня, вносит наиболее заметный вклад в бизнес? Это то, что никто за вас не сделает. Если не вы, то задача останется невыполненной. Быстрое и качественное выполнение этого дела может оказать колоссальное влияние на вашу карьеру.

5. Как с наибольшей пользой распорядиться моим временем в настоящий момент? Это ключевой вопрос тайм-менеджмента. Все навыки планирования и управления временем направлены на то, чтобы помочь вам отыскать верный ответ на данный вопрос в любой конкретный момент дня. Каково наиболее ценное применение вашего времени в настоящий момент?

Закон вынужденной эффективности

Данный закон гласит: находясь под сильнейшим давлением, вы с большей эффективностью расставляете приоритеты и успеваете справляться с работой.

Предлагаю вам упражнение. Представьте, что в понедельник в девять утра начальник подходит к вам и предлагает два авиабилета в первом классе и пять дней на курорте со всеми оплаченными расходами. Он выиграл их в лотерею накануне, но сам воспользоваться не может, поэтому готов отдать вам, если вы сумеете справиться со всей недельной работой до пяти часов вечера.

Получив такое предложение, действительное лишь при выполнении недельного объема до конца текущего дня, вы изменили бы подход к работе? Какое первое дело вы захотели бы закончить до отъезда? За какое задание принялись бы во вторую очередь? Сколько времени тратили бы на кофе и разговоры с коллегами в подобных жестких ограничениях? Изменили бы методы работы, если бы в вашем распоряжении имелись всего сутки, чтобы успеть переделать дела, рассчитанные на пять дней?

Если вам нужна помощь в расстановке приоритетов, спросите себя: «Если бы мне пришлось уехать из города на месяц и перед отъездом я успевал бы доделать всего одно задание, завершение какого из них представляло бы наибольшую важность?»

Ставьте себя в жесткие рамки приоритетов. Регулярно задавайтесь подобными вопросами. И, определив ключевое задание, назначайте ему высшую степень приоритетности. Незамедлительно принимайтесь за него и не переключайтесь, пока не доведете до конца.

Стремитесь к максимальной отдаче

Время есть ваша жизнь. Работая над задачами с высшей степенью приоритетности, вы берете от жизни по максимуму. Все прочие занятия, не относящиеся к приоритетным, – пустая трата времени.

Самую большую отдачу приносит дело наивысшего приоритета, в которое вы погружаетесь с головой. В этом случае вы начинаете испытывать нескончаемый прилив энергии, энтузиазма и самоуважения. Вы становитесь увереннее и сильнее и чувствуете себя великолепно.

Работая над задачами с низкой степенью приоритетности, вы не испытываете удовольствия и удовлетворения, сколько бы часов на них ни тратили. Зато в конце дня чувствуете себя уставшими, измотанными, измученными, недовольными и несчастными.

Сперва думайте, потом действуйте

Не торопитесь приступать к работе, а лучше сначала вдумчиво проанализируйте и расставьте приоритеты, опираясь на различные идеи и приемы, описанные в данной главе. Определите самую полезную задачу и сразу переходите к ее реализации. Не позволяйте себе отвлекаться до тех пор, пока полностью все не завершите. Если вы будете постоянно сосредоточены на топ-приоритетах, то вскоре у вас сформируется привычка высокопродуктивной работы, благодаря которой вы каждый день станете успевать в два или даже три раза больше, чем все остальные сотрудники. И ваша самооценка взлетит до небес.

Успех есть совокупность мелких усилий, повторяемых изо дня в день без перерыва.

Роберт Кольер

Упражнения-действия

1. Прямо сегодня пообещайте себе научиться мастерски продумывать задания высшего приоритета и работать исключительно над ними; не допускайте никаких исключений, пока это не войдет у вас в привычку.

2. Каждый день перед началом работы составляйте список необходимых задач и распределяйте их в порядке приоритетности. Каждую задачу помечайте буквами A, B, C, D, E. Всегда начинайте работу с задачи A1.

3. Во всех сферах своей личной жизни и профессиональной деятельности применяйте правило 80/20. Определите 20 процентов действий, клиентов, продуктов, услуг и задач, которые обеспечивают 80 процентов ценности и пользы, и в первую очередь сосредоточьтесь на них.

4. Определите главные ограничения в бизнесе и личной жизни. Что влияет на скорость достижения той или иной цели и что вы можете сделать, чтобы устранить этот ограничивающий фактор, связанный либо с вами, либо с ситуацией?

5. Подумайте о потенциальных последствиях выполнения или невыполнения определенного задания; отделяйте важное от срочного и больше времени уделяйте тому, что может благотворно сказаться на вашем будущем.

6. Определите свои личные зоны совершенства, то есть те функции, с которыми вы справляетесь легче, быстрее и качественнее всех остальных. Именно благодаря им вы можете принести наибольшую пользу компании.

7. Ежедневно и ежечасно спрашивайте себя: «Как с максимальной пользой использовать текущий момент?» Каким бы ни был ответ, приложите все усилия к тому, чтобы работать только над этим заданием, ведь именно оно может существенно изменить вашу жизнь и карьеру.