Текст книги "Власть над временем"

Глава третья
Фундамент грамотного тайм-менеджмента – самоорганизация

Возьмите за правило доводить до высшего качества все, что проходит через ваши руки. Отмечайте это печатью своего человеческого величия. Пусть совершенство станет вашим фирменным знаком.

Орисон Суэт Марден

Разница между среднестатистическими и высокоэффективными людьми заключается в том, что последних отличает куда более высокая степень организации по сравнению с остальными. Безупречная организация личного и рабочего времени – отличительная черта высокоэффективных и хорошо оплачиваемых сотрудников.

К счастью, самоорганизация – это умение, которым можно овладеть. Вы способны научиться быть исключительно организованным, эффективным и собранным человеком. И тогда будете успевать сделать гораздо больше остальных.

Один из законов Мерфи гласит, что, прежде чем приступить к какой-либо работе, вам придется выполнить какую-то другую работу.

Если вы хотите работать продуктивно, то первым делом должны правильно все организовать. Основная задача грамотного тайм-менеджмента – планирование, самоорганизация и организация труда с целью максимальной производительности. Проявить себя с лучшей стороны можно лишь тогда, когда перед началом работы вы подготовили все необходимое. После этого назначьте место каждой вещи и убедитесь в том, что все лежит на своих местах.

Все планируйте заранее

Три процента преуспевающих людей постоянно планируют свои дела. Они снова и снова переписывают списки целей и действий. Они думают на бумаге, неустанно анализируют и переоценивают свои планы.

Раньше меня всегда удивляло, почему многие успешные люди отводят столько времени планированию. Постепенно я осознал, что чем тщательнее и дольше вы планируете, тем основательнее и надежнее становятся сами планы. Благодаря постоянной доработке планов по достижению поставленных целей вы начинаете все больше верить в возможность их воплощения в реальность.

Обдумывая и планируя каждый шаг, вы обретаете уверенность в своей способности исполнить все задуманное. Когда вы разбиваете масштабное достижение на отдельные этапы, а затем прописываете по каждому из них последовательность конкретных действий, стоящая перед вами задача представляется все более выполнимой и осуществимой. Чем больше вы планируете, тем глубже программа действий проникает в ваше подсознание и в результате становится мотивацией.

Получите доход на инвестиции в размере 1000 процентов

Отдача от грамотного планирования колоссальна. Согласно подсчетам, каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут реализации. Говоря иными словами, инвестиции в планирование приносят доход на вложенные силы и время в размере 1000 процентов.

В жизни мы продаем лишь свое время. Чем рациональнее и продуктивнее мы его расходуем, тем больше (при прочих равных условиях) нам платят. Вы должны тратить время таким образом, чтобы получить максимальный доход на потраченную жизнь. Где еще вы можете добиться 1000-процентной рентабельности?

Порой люди говорят, что слишком заняты для планирования. Установлено, что даже если вы заставите себя сесть и все детально спланировать, то вряд ли сможете уделить этому занятию больше нескольких минут в день. Освободить необходимое время вы сможете только благодаря тщательному и детальному планированию заранее. Помните: вы экономите десять минут на каждой минуте, потраченной на предварительную разработку плана.

Причина большинства неудач

Питер Друкер говорил: «Действия без планирования – это причина любой неудачи». Если вы проанализируете серьезные ошибки прошлого, то окажется, что практически все они имеют один общий фактор: вы поторопились принять решение, не обдумав его как следует. Вы либо не владели достаточной информацией, либо не располагали временем, чтобы хорошенько взвесить все за и против, перед тем как перейти к активным действиям. В любом случае отсутствие четкого плана может обойтись весьма дорого.

При этом вы также обнаружите, что почти все ваши жизненные достижения – от разработки стартапа или бизнес-проекта до планирования отпуска – были тщательно продуманы заранее. Чем больше времени вы вкладывали в подготовку и планирование возможных последствий, тем выше была эффективность и тем лучше оказался конечный результат.

Установлено, что качественные и подробные планы значительно повышают вероятность успеха.

Есть такая пословица: «Успех – это тонны дисциплины». Одно из лучших упражнений на развитие самодисциплины – не жалеть времени на продумывание и планирование абсолютно всего, прежде чем начать действовать.

Четыре идеи личной организации

Перечисленные ниже четыре идеи помогут вам стать организованным человеком.

1. Аккуратность – важнейшая привычка. Помните, что аккуратность исключительно важна для личной продуктивности. Вы можете кардинально повысить свою производительность и результативность просто за счет наведения чистоты и порядка на рабочем месте. Вы наверняка слышали: «Порядок – первый закон небес». Но порядок является первым законом и на земле. Упорядоченность позволяет вам сохранять спокойствие и контролировать свою жизнь. Приводя в порядок ту или иную часть жизни или работы, вы испытываете невероятное удовольствие и удовлетворение.

Расчистив стол или кабинет, вы почувствуете, что взяли под контроль свою работу. Вымыв машину, ощутите, что ваша жизнь находится в ваших руках. Наведя порядок в портфеле или сумке, вы станете намного более эффективным. Ваша самооценка повысится. Вы будете увереннее идти по жизни и начнете больше себя уважать. И поймете, что способны на многое. Вы ощутите огромный прилив энергии и готовность справиться с любой работой.

2. Посмотрите на себя со стороны. Предлагаю вам выполнить полезное упражнение. Выйдите из-за рабочего стола и спросите себя: «Какой человек здесь работает?»

Загляните в сумку или портфель и задайтесь вопросом: «Какой человек мог бы иметь такую сумку или портфель?» Осмотрите внутри и снаружи свою машину, шкаф, дом, двор, гараж и постарайтесь ответить на аналогичный вопрос: «Какой человек мог бы вести такую жизнь?»

Доверили бы вы ему важное поручение? Почему «да» и почему «нет»? Честно и объективно оцените себя с точки зрения нейтральной третьей стороны. Что вы видите?

В ходе опросов руководителей высшего звена пятьдесят из пятидесяти двух респондентов заявили, что не стали бы повышать человека, у которого царит бардак на рабочем столе или в кабинете. По их словам, даже если сотрудник демонстрирует хорошие результаты, они не доверили бы ответственную должность неорганизованному и неаккуратному человеку. Не позволяйте, чтобы подобное случилось с вами.

3. Не ищите отговорок. Многие люди, привыкшие работать в бардаке, используют собственную изобретательность себе во вред, оправдывая себя за беспорядок на рабочем месте. Они приводят такое объяснение: «Я знаю, где что лежит». Или вполне серьезно заявляют: «Чистый стол – признак больного рассудка».

Однако все проводимые исследования эффективности на рабочем месте подтверждают, что подобные аргументы не более чем самообман. Человек, утверждающий, что хорошо ориентируется в беспорядке, на самом деле расходует огромные запасы умственной и творческой энергии, чтобы запомнить, куда он что положил, вместо того чтобы выполнять свою работу.

Те, кому, по их собственному утверждению, хорошо трудится в творческом беспорядке, обычно ошибаются. Если бы они некоторое время поработали в аккуратной и хорошо организованной обстановке, то сильно удивились бы своей продуктивности. Если вы или кто-либо из ваших знакомых привычно оправдываете захламленный стол или кабинет, заставьте себя или этого человека один день потрудиться за чистым столом. Результаты вас потрясут.

4. Выполняйте свои обязанности за чистым столом. Джозеф Шугерман, предприниматель, занимающийся почтовой рекламой, написал книгу, где раскрыл пять правил успеха. Один из принципов звучал так: «Каждый день заканчивайте с чистым столом». Шугерман ввел это правило в своей компании. Данная традиция подтолкнула всех сотрудников более эффективно трудиться и завершать начатые дела к концу рабочего дня, что оказало большое влияние на успех.

Прочитав об этом, я решил внедрить такое же правило и в своей компании. Я оповестил всех сотрудников, что с этого момента они должны наводить порядок на столе и оставлять его чистым и аккуратным в конце каждого рабочего дня. Когда те начали со мной спорить, я просто предупредил, что если они откажутся это делать, то после их ухода я буду обходить кабинеты и выбрасывать все с их столов в мусорные корзины, которые очищаются ночными уборщиками. Мне понадобилось выполнить свое предупреждение всего один раз, прежде чем сотрудники осознали, насколько я серьезен.

Один из менеджеров, самый, наверное, неаккуратный в моей компании, постоянно придумывал разнообразные отговорки и оправдания, но я категорически отказывался идти на компромисс. У него не оставалось выбора, кроме как расчищать завалы перед уходом домой. Через неделю он подошел ко мне и извинился: «Всю свою жизнь я считал, что мне лучше работается в творческом беспорядке. За последнюю неделю мне удалось выполнить в два раза больше работы, чем за предыдущую. Меня потрясло до глубины души, насколько эффективнее я расходую свое время теперь, когда все предметы лежат на своих местах».

Три шага к организации рабочего места

В организации рабочего места вам помогут три принципа:

1. Расчистите стол. Процесс самоорганизации начинается с убирания со стола всего лишнего, оставляя лишь тот материал, над которым работаете в настоящий момент. В случае необходимости разложите вещи по ящикам, в шкаф, на полки, выбросьте в мусорную корзину, можете даже переложить на пол. Сделайте все, чтобы рабочий стол выглядел чистым, аккуратным, без лишних вещей и бумаг. Перед вами должна остаться лишь одна вещь – самая важная.

2. Подготовьте все необходимое. Перед тем как приступить к работе, убедитесь в том, что у вас под рукой есть все необходимое. Как хороший повар раскладывает перед собой все ингредиенты и утварь, которая понадобится для приготовления блюда, или мастер подготавливает свои инструменты, так и вы, будучи профессионалом, должны расположить на столе все, чем собираетесь пользоваться при выполнении текущей задачи.

Найдите документы и папки, которые вам потребуются. Достаньте ручки, блокнот для записей, стикеры, калькулятор, линейку, диктофон, папки-файлы и пр., что сможете вспомнить. Правило таково: вы должны спокойно дотянуться до нужного предмета рукой.

3. Просматривайте каждый документ лишь один раз. Не возвращайтесь к материалам повторно. Сразу работайте по ним. Примите решение предпринять какое-либо действие, если уж взяли документ в руки, и не обращайтесь к нему, если не готовы действовать. Лучше сложить бумаги в стопку и отложить в сторону, чем бесконечно перекладывать с места на место по рабочему столу.

Что делать с бумагами

С любым документом можно произвести четыре действия:

1. Выбросить. Один из лучших инструментов тайм-менеджмента для дома или офиса – мусорная корзина. Самый простой способ сэкономить время на чтении бумаг – выбросить и вообще их не читать. Сказанное относится к спаму, нежелательным подпискам на каталоги, объявлениям и всему прочему, что не соответствует вашим целям.

Используйте мусорную корзину, чтобы избавляться от макулатуры, копившейся у вас месяцами. Спросите себя: «Если я не прочитаю это, будут ли какие-то негативные последствия?» Дав отрицательный ответ, как можно скорее выбросьте бумаги. Задайте себе еще один вопрос: «Если когда-либо мне понадобится данная информация, смогу ли я ее снова найти?» Дав положительный ответ, выбрасывайте бумаги. Я руководствуюсь простым правилом: если сомневаешься, на выброс.

2. Делегировать другому человеку. Вы можете передать бумаги кому-нибудь другому. Взяв в руки документ, подумайте, есть ли человек, который мог бы выполнить данное задание. Может, найдется тот, кто справится с ним лучше вас? Один из секретов успеха управления временем – делегировать все, что может быть выполнено другими членами команды. Только так вы освободите время, чтобы посвятить его задачам, имеющим наибольшее значение для вас и вашей работы.

3. Самому предпринять действия. Вы можете самостоятельно предпринять какие-либо действия. С письмами, предложениями и сообщениями вы должны разбираться лично. Возьмите папку и напишите на ней слово «действие». А еще лучше возьмите красную папку, куда будете складывать все материалы, требующие тех или иных действий, и поместите ее на видное место.

Держите папку под рукой. Когда появится задача, требующая действий, отправьте ее в папку и вернитесь к ней позднее. Если задача требует незамедлительного решения, быстро разберитесь с ней и переходите к следующей.

4. Отложить для последующих действий. Вы также можете отложить задачу на будущее. Но, прежде чем это сделать, вспомните, что 80 процентов отложенных бумаг так никогда и не читаются, не используются и вообще больше не попадаются в руки. Помещение бумаг в папку создает для вас лишнюю работу. Прежде чем вы решите отложить их до лучших времен, спросите себя: «Что произойдет, если я не смогу отыскать потом эту бумагу? Какие могут быть отрицательные последствия, если у меня не окажется данных сведений?»

Если никаких неприятных последствий не предвидится или если вы сможете раздобыть эти данные из другого источника, выбрасывайте бумаги. Держите в порядке и чистоте не только стол, но и папки с документами.

Поначалу я с огромным трудом заставлял себя выбрасывать в мусорное ведро все лишние бумаги, публикации и материалы для чтения. Однако постепенно я понял, что практически ничего из выброшенного в дальнейшем мне не пригодилось. Привычка выбрасывать, а не подшивать и складывать помогла мне – и не только мне – сэкономить массу времени.

Самое важное, чтобы, взяв в руки тот или иной документ либо бумагу, вы предприняли какие-то действия. Сделайте с ними хоть что-нибудь. Продвиньтесь вперед хотя бы на один шаг. Больше всего времени тратится, когда вы постоянно перебираете и снова откладываете одни и те же бумаги.

Уберите с глаз долой

Когда вы закончили работу, уберите со стола все материалы, которые связаны с ней. Завершите сделки. Подчистите хвосты. Приучите себя не отвлекаться и не бросать начатое дело, пока оно не будет полностью закончено. Помните: начинайте с чистым столом и заканчивайте так же.

Доведение дела до конца дарит невероятное удовольствие и глубокое психологическое удовлетворение. Мозг человека устроен таким образом, что, когда мы завершаем какую-либо задачу, в нем происходит эндорфиновый всплеск. Чем масштабнее или важнее задача, тем сильнее ощущение счастья и возбуждения, которое охватывает нас по ее завершению. С каждой новой выполненной задачей вы программируете себя на решение последующих. Вскоре вами уже движет внутренний стимул и мотив расправляться с как можно большим количеством задач и обязанностей.

Возьмите за правило никогда не бросать начатое. Обучайте и поощряйте других доводить работу до конца и больше к ней не возвращаться. Подавайте положительный пример такого поведения своим детям и награждайте их, когда они справляются с чем-то важным. Формирование этой привычки дается людям тяжелее всего, однако она будет служить вам верой и правдой до конца жизни.

Приемы и техники тайм-менеджмента

Пять техник тайм-менеджмента помогут вам максимально повысить продуктивность и обучиться самоорганизации. Чтобы овладеть ими, потребуется немного времени, но оно сполна окупится в виде возросшей эффективности.

Гёте писал: «Все бывает сложным, перед тем как стать простым». Хорошие привычки трудно формировать, зато с ними легко живется. Сформированные и закрепленные привычки позволяют совершать нужные действия на автомате. Они верой и правдой прослужат вам долгие годы.

1. Пользуйтесь планировщиком времени. Первый необходимый инструмент тайм-менеджмента – это система планирования, содержащая все функции для организации распорядка дня. Самые лучшие планировщики, будь то записная книжка с отрывными листами или ее электронная версия, позволяют планировать на год, месяц, неделю и день. Качественный планировщик включает также основной список дел, куда вы можете вносить все задачи, цели и действия. Впоследствии этот список становится ядром вашей системы планирования времени. Пункты из него в виде конкретных заданий вы распределяете по разным месяцам, неделям и дням.

Вторая часть системы планирования времени представляет собой календарь, позволяющий организовать график и составлять планы на несколько месяцев вперед. Выбрав правильную систему, вы сможете переносить отдельные пункты из основного списка на конкретный день, когда намереваетесь работать над ними.

Следующий элемент системы планирования – ежедневный список. Он является, наверное, самым важным инструментом из всех, что вы можете взять на вооружение. Некоторые называют его рабочим списком. Уинстон Черчилль озаглавил свой список текущих ежедневных дел «Дела на сегодня».

2. Всегда руководствуйтесь составленным списком. Любой эффективный руководитель опирается на список ежедневных задач. Это самый лучший инструмент, применяемый для повышения продуктивности.

Слабые руководители, те, у кого слишком много дел и мало времени, либо не составляют список, либо не обращаются к нему в процессе работы, отмахиваясь от идеи все записывать. Как следствие, они постоянно отвлекаются на телефонные звонки, неожиданные срочные проблемы, незапланированных визитеров и поступающие электронные письма.

Составляя список ежедневных дел, включайте в него все задачи, которые намерены выполнить в течение дня. Вы повысите продуктивность на 25 процентов с первого же дня использования перечня. Иными словами, благодаря одному лишь списку дел восьмичасовой рабочий день увеличится на два дополнительных часа. С помощью списка вы избавитесь от хаоса в делах быстрее, чем с помощью любого другого инструмента тайм-менеджмента.

Если вы когда-нибудь чувствовали, что разрываетесь между нескончаемым потоком дел, то сможете моментально навести порядок, записывая абсолютно все, что вам нужно успеть сделать в обозримом будущем. Сам процесс составления списка из десяти, двадцати или тридцати пунктов позволяет обрести контроль над своим временем и жизнью. Вы сразу же становитесь увереннее и спокойнее. И снова чувствуете, что можете со всем справиться.

После того как вы составите список ежедневных дел и приступите к работе, у вас все равно постоянно будут возникать новые задания и обязанности. Нужно отвечать на телефонные звонки, разбираться с входящей корреспонденцией. В каждом случае заносите новый пункт в список перед тем, как за него взяться.

Иногда возникающая задача представляется срочной. Однако то, что отвлекает от другой работы, обретает истинную важность в написанном виде. Задача, помещенная в один ряд с прочими обязанностями, зачастую уже не выглядит столь важной.

3. Расставьте пункты в порядке приоритетности. После составления списка ежедневных действий вы должны определить очередность их выполнения. Четвертая глава будет посвящена различным способам расставления приоритетов.

Упорядоченный список становится картой, по которой вы ориентируетесь с утра до вечера. Она подсказывает, что нужно делать, какие задачи более важны, а какие – менее. Вскоре у вас сформируется привычка использовать данный список как сценарий рабочего дня. Не принимайтесь за дело, пока не внесете его в список и не определите его значимость, сравнив с другими задачами.

4. Пользуйтесь любой системой тайм-менеджмента, которая вам нравится. Нынешнее разнообразие карманных персональных компьютеров и доступных компьютерных систем для управления временем поражает. Чем бы ни занимались, где бы ни работали, вы можете установить на компьютер цифровую систему тайм-менеджмента и навести порядок в каждом аспекте своей жизни. С помощью этой системы вы можете загружать, пересылать, объединять и удалять файлы и информацию как в пределах компании, так и по всему миру. Кроме того, многие системы располагают различными формами для фиксирования целей и планов от руки.

Я пришел к выводу, что не важно, какую именно систему управления временем или планировщик использовать. Все они хороши, поскольку разрабатывались экспертами и содержат функции, необходимые для того, чтобы удвоить или утроить продуктивность. Самая главная часть любой такой системы – регулярное ее использование до тех пор, пока это не станет привычкой, как дыхание. На освоение системы тайм-менеджмента уйдет некоторое время, но как только вы с ней разберетесь, то результативность повысится.

5. Внедрите систему из 45 папок. Существует простой метод организации времени и графика на два года вперед. Он называется системой из 45 папок. Это своего рода картотека с напоминаниями, позволяющая планировать и организовывать деятельность, звонки и встречи на последующие двадцать четыре месяца. Вот как она устроена.

Первым делом обзаведитесь 45 папками и разделите их на следующие категории: 31 папка нумеруется от 1 до 31 по количеству дней месяца, 12 – по одной на каждый месяц, с января по декабрь, последние две соответствуют следующим двум годам. Это замечательная и очень действенная система.

Если у вас назначена встреча или появится работа через шесть месяцев, вы помещаете соответствующий документ или напоминание в папку с нужным месяцем. В начале каждого месяца необходимо достать все документы из нужной папки и разложить их по дням в папки, пронумерованные от 1 до 31. Каждое утро вы берете в руки папку дня, и лежащие в ней документы, заметки и напоминания становятся отправной точкой вашего планирования.

На организацию описанной системы уйдет всего несколько минут. Но при этом она гарантирует, что вы никогда не забудете отложенные во времени звонки, встречи или обязанности. Эта система помогает контролировать время и приводит в порядок будущее.

Семь приемов самоорганизации

Предлагаю вам еще семь идей, которые помогут вам организовать себя и достичь максимальной продуктивности. Чем бо́льшим числом приемов вы овладеете, тем больше будете успевать каждый день.

1. Готовьтесь с вечера. Составляйте план действий накануне вечером. Самое разумное – распланировать весь следующий день непосредственно перед уходом с работы. Когда вы продумываете свои действия накануне, подсознание обрабатывает ваши планы и цели, пока вы спите. Очень часто вы будете просыпаться по утрам с идеями и решениями, готовыми для применения.

Иногда решение проблемы, над которой вы бьетесь, само всплывет в голове во время утренних сборов. Нередко именно в такие моменты вам вдруг открывается новый взгляд на сложный вопрос или вы находите иной либо лучший способ решения задачи.

Главное преимущество подготовки списка дел накануне состоит в том, что данное упражнение способствует более крепкому сну. Во многих случаях бессонница объясняется тем, что вы ворочаетесь по ночам, стараясь не забыть то, что нужно успеть сделать завтра. После того как вы составите подробный план действий, ваш разум освобождается и вы лучше спите.

2. Составьте расписание. Составление графика дел снижает уровень стресса и высвобождает энергию. Сам процесс планирования и организации дня, недели и месяца дарит ощущение контроля и уверенности. Вы чувствуете, что контролируете свою жизнь. Планирование повышает вашу самооценку и веру в собственные силы.

3. Начинайте рабочий день пораньше. Вставайте рано утром. Чем больше у вас будет времени на то, чтобы посидеть, подумать и спланировать, тем лучше вы организуетесь во всех своих делах. В биографиях и автобиографиях успешных людей прослеживается общая черта, свойственная практически им всем. Они имели привычку ложиться спать в разумное время и рано вставать.

Многие успешные люди просыпаются в 5:00 или 5:30 для того, чтобы спокойно распланировать грядущий день. В результате они всегда более эффективны, чем те, кто спит до последнего.

Несколько минут спокойных размышлений перед началом любого мероприятия сэкономят вам много часов непосредственно для работы. Когда вы встаете рано утром и заранее расписываете весь день, то становитесь спокойнее, ваш разум проясняется и в течение дня вас посещают креативные идеи.

4. Используйте систему организации и хранения бумаг. Обзаведитесь такой системой дома и на работе. Не менее 30 процентов рабочего времени расходуется на поиск вещей, лежащих не на месте. Документы теряются, потому что их не кладут на место. Вам это кажется знакомым? Мало что раздражает так же сильно, как потеря драгоценного времени, которое тратится на поиск материалов из-за непродуманной системы хранения. Оптимальная и самая простая из всех систем учета – алфавитная. В дополнение к ней составьте перечень всех папок и хранящихся в них документов. Такой список подскажет название каждого документа и место его нахождения.

Одним из лучших приспособлений для офисной системы хранения документов является вращающийся каталог Rolodex. Дома ему также найдется множество применений. Приобрести его можно в любом канцелярском магазине. Используя его, вы сможете в удобном виде организовать любые файлы.

5. Выполняйте важную работу в пиковое время. Организуйте свою жизнь так, чтобы творческая работа приходилась на внутреннее пиковое время, то есть разгар вашей активности. Внутреннее пиковое время – это время суток, определяемое внутренними часами, когда вы особенно продуктивны и лучше всего соображаете. У большинства людей этот период приходится на утро, хотя некоторые испытывают прилив энергии по вечерам. Замечено, что писателей, художников или артистов вдохновение посещает только ранним утром.

Вы должны знать свое пиковое время, чтобы соответствующим образом планировать нагрузку. Чтобы справиться с ответственной работой, вы должны быть свежими, полными сил, отдохнувшими и изобретательными. А в какие часы на пике умственной и физической активности находитесь вы?

Не забывайте также про внешнее пиковое время. Это период, когда проще всего договориться с клиентами или покупателями. Обязательно спланируйте свой график с учетом периодов внутренней и внешней активности.

6. Для корреспонденции и заметок пользуйтесь диктофоном. Диктующие устройства могут прилично сэкономить время как на работе, так и в личной жизни. Научившись пользоваться диктофоном, вы сократите время, которое раньше тратили на записи, на 80 процентов. В среднем человек диктует в пять раз быстрее, чем пишет от руки или печатает. Диктофон также экономит время человека, который будет печатать для вас текст. Намного проще печатать на слух с аудиозаписи, чем расшифровывать чужой почерк.

Три правила гарантируют максимальную эффективность при работе с диктофоном. Во-первых, набросайте общий план текста, который планируете надиктовать. Пометьте основные заголовки и подзаголовки. Мысленно продумайте структуру предложений, прежде чем начнете говорить под запись. Не бойтесь вернуться назад, удалить лишнее и ненужное и надиктовать заново, подобрав более удачные слова и выражения.

Во-вторых, не пытайтесь быть перфекционистом. Иногда естественный разговорный язык оказывается самым подходящим и правильным в плане грамматики. Вы всегда сможете исправить серьезные ошибки. Гораздо проще отредактировать надиктованный текст, чем добиваться идеального содержания сразу.

В-третьих, надиктовывайте свои мысли как можно быстрее, а затем, перед тем как придать тексту окончательный вид, вернитесь в начало и «причешите» его. Пройдет совсем немного времени, и вы научитесь начитывать идеально правильные письма и отчеты, которые вообще не требуют ни редактирования, ни исправления.

7. Продуктивно проводите время при авиаперелетах. Поездки, особенно полеты, – это важное направление, где самоорганизация играет чрезвычайно важную роль. Несколько лет назад региональная авиакомпания Hughes AirWest, когда-то обслуживавшая запад США, наняла консалтинговую фирму для сравнения эффективности работы пассажиров в первом классе, эконом-классе и офисе. Как выяснилось, один час непрерывной работы в самолете равнялся трем часам деятельности в обычной офисной обстановке. Ключевым здесь было слово «непрерывной». Если вы заранее, до отъезда в аэропорт, спланируете и организуете свою работу, то за время нахождения в воздухе успеете выполнить огромное количество дел.

Используйте время полета с максимальной пользой

Поскольку сегодня очень многие люди летают в командировки самолетом, крайне важно, чтобы вы знали, как с умом использовать каждый час путешествия.

Правильно выбирайте посадочное место

Первое, что нужно сделать, если хотите с пользой провести время в полете, – забронировать место у окна и не в начале салона перед разделительной стеной. Если перед вами расположено другое сиденье, вы можете воспользоваться откидывающимся столиком, чтобы работать на нем.

Во время поездки портфель становится вашим офисом. Если вы выбираете место в первом ряду, работать с бумагами не представляется возможным. Место же у окна позволяет разложить все материалы и погрузиться в работу, а не вставать каждый раз, когда сосед захочет куда-то выйти. Удостоверьтесь при бронировании в том, что сиденье не находится рядом с кухней или туалетом. Там всегда слишком шумно и очень тяжело сосредоточиться.

Собирая материалы в поездку, разложите их по темам. Перед отъездом сядьте за рабочий стол и продумайте, что хотите успеть сделать за время полета. Проверьте наличие всех материалов, конвертов, марок и сложите их так, чтобы ими было удобно пользоваться. В портфеле должно находиться все необходимое для работы. Вы удивитесь тому, как много можно успеть в самолете, если заранее все хорошенько продумать.

Приезжайте в аэропорт заблаговременно

Очень полезный прием, помогающий с максимальной пользой провести время полета, – приехать в аэропорт минимум за два часа до вылета. Большинство бизнесменов, летящих в командировку, прибывают в аэропорт буквально за час, даже с учетом усилившихся мер безопасности. Результаты исследований доказывают, что, приезжая в аэропорт в последнюю минуту, вы испытываете колоссальный стресс. В результате у вас уходит не менее двух часов на то, чтобы успокоиться, расслабиться и сконцентрироваться после взлета.

Намного лучше, если вы приедете в аэропорт в спокойном состоянии, с большим запасом времени. И тогда, поднявшись на борт, вы сможете сразу приступить к работе и продолжать заниматься ею до самой посадки.

Не отвлекайтесь и не переключайтесь

Во время полета сосредоточьтесь. Опустите голову, не отвлекайтесь и не переключайтесь на другие занятия. Не поддавайтесь искушению почитать газеты или журналы. Некоторые путешественники берут с собой в салон наушники, чтобы пресекать разговоры с соседями.