Текст книги "Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее"

Второй список отправит вас в очень интересное путешествие. Для того чтобы подготовиться к нему, перечислите все инструменты, системы, технологии и устройства, которыми пользуетесь каждый день при выполнении работы. (Обратите внимание, что я употребляю слово «работа» в самом широком значении – «делать что-либо». Будь то личная или профессиональная жизнь, я называю работой все, что требует определенных усилий!) Сначала можете внести в список самые очевидные пункты, а затем на протяжении следующей недели попытайтесь определить, в какой степени вы полагаетесь на соответствующие инструменты и системы при решении стоящих перед вами задач.

Для того чтобы составить такой список, задайте себе следующий вопрос: «Без чего я никогда не выхожу из дома?» Аналогичный вопрос задайте и в случае намерения отойти от рабочего стола: «Чем я всегда пользуюсь во время встреч?» А когда будете складывать чемодан перед очередной короткой поездкой, спросите себя: «Что мне понадобится во время путешествия?» Включите все эти пункты в свой список инструментов. Как и прежде, используйте для этого чистый лист бумаги или запишите в пустых строках ниже.

• Телефон (другое мобильное устройство).

• Ноутбук.

• Настольный ПК.

• Цифровой фотоаппарат.

• Ручка и бумага (блокнот).

• Корпоративная сеть «Интранет».

• Маркерная доска в кабинете.

• Программа электронной почты (Outlook, Gmail, Lotus Notes и др.).

• Пакет Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel и др.).

После того как составите список инструментов, определите, что из этого перечня сохранить, что объединить, а чем вообще прекратить пользоваться. Нужно ли вам дополнительное зарядное устройство к мобильному телефону дома и в офисе? Если, скажем, вы изучили сочетания клавиш на своем смартфоне, будете ли вы чаще и эффективнее применять их в качестве инструмента ведения бизнеса? Главная цель составления такого списка – выяснить, как использование соответствующих инструментов и устройств сказывается на вашем темпе – ускоряет или замедляет его?

В 1997 году я регулярно общался с ведущим преподавателем, которого попросил быть моим наставником на втором курсе обучения. Мы встречались раз в месяц на протяжении 10 месяцев, чтобы обсудить мои успехи, проблемы, с которыми я столкнулся, а также то, что я намерен делать далее, чтобы стать хорошим учителем. Я прекрасно помню, как однажды вечером, когда мы разговаривали во время очередной встречи, наставник протянул руку через стол и взял у меня блокнот в тот момент, когда я там что-то записывал!

Дело в том, что перед этим он несколько минут наблюдал за тем, как я листаю блокнот в поисках того, что писал в течение прошедшего месяца и о чем хотел спросить наставника на этой встрече. В то время я делал заметки, записывал идеи, составлял списки дел и даже рисовал какие-то каракули в блокноте, который повсюду носил с собой. В нем было все, что мне нужно. Мой наставник взял блокнот, открыл его на первой странице и сказал: «Джейсон, просмотри его с первой до последней страницы и выпиши все свои идеи». Затем он открыл блокнот на последней странице, написал вверху «Мои действия» и произнес: «Просмотри эти записи с конца до самого начала и составь список того, что тебе нужно сделать».

Этот разговор, состоявшийся десять лет назад, изменил мой образ мышления и стиль работы. Сейчас я записываю все свои идеи в блокнот в произвольном порядке и составляю единый список напоминаний о том, что нужно выполнить. И этот метод никогда меня не подводил!

Действительно ли вам все это нужно? Некоторое время назад в ходе работы с одной клиенткой мы обнаружили, что у нее на столе находится три разных маркировочных устройства – она маркировала все свои документы, папки и блокноты. Во время выполнения упражнения клиентка поняла, что ей приходится думать, какую систему маркировки использовать. То, что должно было сэкономить ее время, на самом деле отнимало его. После того как клиентка составила список инструментов и проанализировала свою продуктивность за несколько прошедших дней, она смогла определить, какое маркировочное устройство использует чаще всего (им оказалось наиболее простое в применении). Два других она просто положила в ящик для хранения офисных принадлежностей.

Я также работал с клиенткой, которая организовала сотни (больше 300!) папок в левой колонке почтовой службы Microsoft Outlook. Я понаблюдал за тем, как моя подопечная упорядочивает ящик электронной почты (в котором в тот момент хранилось более 7500 сообщений только в папке «Входящие»), перемещая письма в нужные папки по одному. Посмотрев, как она сохранила 50 сообщений, я высказал ей свое мнение. На то, чтобы открыть, прочитать, закрыть, щелкнуть мышью, перетащить и сохранить каждое письмо в соответствующей папке, требовалось в среднем 32 секунды. Следовательно, на упорядочение пятидесяти сообщений у нее уходило 25 минут. Ей не составило труда подсчитать: поскольку каждый день она получает около ста сообщений, которые следует распределять по папкам, каждую неделю на это занятие у нее уходит 3 часа. И это не считая времени, необходимого для того, чтобы наверстать упущенное и разложить по папкам 7000 писем, до сих пор лежащих в папке «Входящие»!

Я работаю с клиентами, использующими Microsoft Outlook, с 1999 года и не раз наблюдал, как сотни людей применяют эту программу, разочаровываются в ней и пытаются овладеть ее функциями в более полном объеме. Со временем я собрал ряд рекомендаций, призванных сэкономить ее пользователям не одну минуту в день. Таким образом, я рассказал клиентке о ряде специальных свойств Microsoft Outlook (в частности, о правилах и папках поиска), что должно было существенно сократить количество времени, которое она тратит на упорядочивание электронной почты. В итоге на эту работу у нее теперь уходит меньше часа в неделю.

В каждой системе электронной почты есть свои инструменты и функции для упорядочивания корреспонденции. Целесообразно потратить немного времени и денег на то, чтобы пригласить специалиста, который сядет рядом с вами и понаблюдает за тем, как вы работаете. Уверяю, его рекомендации могут сэкономить вам много часов в год! Кроме того, чтобы повысить эффективность работы, полезно тщательнее изучить используемые вами программы. Я никогда не забуду, как разговор за чашкой кофе помог мне сэкономить десятки часов в год. Это произошло однажды утром, во время беседы с одним из моих коллег за чашкой латте в Нью-Йорке.

(Небольшое отступление. Я всегда устраиваю встречи за чашкой кофе в тех городах, где бываю. Вы можете узнать об этом из моих сообщений здесь: www.Twitter.com/JasonWomack. Цель таких встреч – пообщаться с кем-то около часа, познакомиться с новыми людьми, обсудить с ними какие-то темы, а затем браться за работу. Это просто замечательно!)

Во время той беседы за чашкой кофе в Нью-Йорке я рассказал своему коллеге об одном аспекте моих тренингов: как я показываю присутствующим фрагменты из коротких видеосюжетов. (Я большой поклонник TED: эта организация предоставила мне возможность загружать видеоматериалы, размещенные на сайте, прямо на мой компьютер.) Я часто нахожу интересный 20-минутный ролик и редактирую его так, чтобы во время тренинга показывать фрагменты продолжительностью 2–4 минуты, иллюстрирующие мысль, которую я пытаюсь донести до слушателей. Затем сообщаю участникам тренинга ссылку на сайт, где они могут посмотреть весь видеосюжет.

Когда я объяснял коллеге, как это делаю, он сказал, что может дать мне пару советов и показать более простой способ. Раньше у меня уходило от 45 до 60 минут на то, чтобы отредактировать и сохранить один видеоклип презентации в PowerPoint; теперь благодаря его небольшому уроку я трачу на это менее 30 минут. Этот разговор помог мне сэкономить время сразу же, в первую неделю после того, как состоялся. Все, что мне понадобилось сделать, – это рассказать о том, над чем я работаю, и быть готовым учиться чему-то новому. То есть я хочу подчеркнуть, что чем больше вы понимаете те инструменты, которые применяете, тем легче вам будет освоить и другие их свойства, чтобы использовать их максимально эффективно.

Я советую всем своим клиентам выбрать время, чтобы сесть рядом с другим человеком и посмотреть, как он работает. В вашем окружении есть знаток технологий? Понаблюдайте, как он использует цифровые устройства и инструменты. У вас есть коллега, хорошо разбирающийся в электронных таблицах? Пригласите его на обед и попросите дать несколько советов, которые облегчили бы вам работу с ними. Обращая внимание на то, что делают и чем пользуются другие люди, вы можете решить, какие инструменты и системы следует включить в свой рабочий процесс.

В частности, подумайте о таких рутинных задачах, как распечатка нескольких файлов, прикрепленных к электронному письму, сохранение корреспонденции в папках, а также перенос и извлечение информации из вашего ящика электронной почты, ежедневника и адресной книги. Кроме того, изучите все быстрые клавиши и ярлыки, предусмотренные в той программе, с которой работаете. Извлекая максимальную пользу из имеющихся в вашем распоряжении инструментов, вы можете открыть много «окон» в своем рабочем графике.

Начните это упражнение с перечисления минимум двенадцати вещей, которые помогли бы вам включить в свою жизнь такие занятия, как отдых, восстановление сил и осмысление своих действий. Что расслабляющее, забавное или волнующее вы сделали за прошедшие три-шесть недель?

Помните: эта глава посвящена поддержанию оптимального темпа. Если вы намерены и впредь работать с такой же интенсивностью, необходимо взять паузу, подумать и пересмотреть свой подход к организации рабочего процесса – и это следует делать регулярно. Если вы хотите работать эффективнее, мыслить масштабнее и успевать больше, вам понадобятся вдохновение, мотивация и энергия, чтобы поддерживать такой темп на протяжении длительного времени!

Возьмите ручку, блокнот и начните составлять список.

_______________________

• Сходить на прогулку.

• Позвонить другу.

• Покататься на велосипеде.

• Выйти на пробежку.

• Поиграть в видеоигру.

• Поиграть в гольф (или любой другой вид спорта по вашему выбору).

• Сходить в поход.

• Заняться рукоделием (вязание спицами, крючком, шитье и пр.).

• Приготовить изысканное блюдо.

• Принять ванну.

• Пойти на продуктовый рынок.

• Сделать массаж или маникюр.

• Провести время с семьей.

Я искренне надеюсь, что вы уделите этому упражнению достаточно внимания. Я сталкивался с двумя самыми распространенными реакциями на это занятие:

«Ух ты, в этом списке есть то, чего я не делал уже достаточно давно, и я просто не понимаю, как могу этим заниматься. Я знаю, что это принесло бы мне пользу, но…»

«Хорошо, я хочу, чтобы в моей жизни было больше занятий, перечисленных в этом списке. Это заставило меня осознать важность улучшения лучшего. Мне пора проанализировать все свои привычки и рутинные действия, а также использовать все те инструменты и системы, которые есть в моем распоряжении, чтобы уделять этим занятиям больше времени, энергии и внимания».

Этот последний список призван повысить вашу осведомленность и заставить вас еще раз подумать над тем, что значит для вас работать эффективнее. Он поможет осознать причины желания что-то изменить в себе. Освоить новую технологию или научиться результативнее проводить встречи – этого уже недостаточно. Если вы хотите иметь возможность делать что-либо из третьего списка, вам придется лучше управлять своим временем.

Помните: ваша готовность измениться не говорит о том, что с вами или с вашими методами работы что-то не так. На самом деле многие ваши привычки в деле организации рабочего процесса, по всей видимости, уже помогли вам достичь того, что вы имеете. Однако, для того чтобы продолжить путь к поставленным целям, вам придется сделать нечто другое – изменить темп.

Теперь, когда вы решительно настроены сделать лучшее еще лучше, вы вполне готовы двигаться дальше, поэтому давайте перейдем к главе 3, посвященной улучшению методов управления временем.

Глава 3
Улучшение и время
Как извлечь максимальную пользу из 1 % своего дня!

Когда у вас возникает потребность в управлении временем?

Давайте представим на минутку, что вы начинаете работать сразу после утреннего пробуждения, что бы вас ни разбудило – звонок будильника или первые лучи солнца, наполнившие комнату. Большинство людей говорят мне, что начинают думать о предстоящих делах сразу же после того, как проснулись; многие клиенты признаются, что проверяют электронную почту в телефоне еще лежа в постели и мысленно планируют предстоящий день, выполняя привычный утренний ритуал, еще до выхода из дома.

В главе 1 вы уже прочитали о том, что время – ограниченный ресурс. Если вы помните, у вас остается всего 1440 минут с настоящего момента до того же момента времени завтра. Этот период состоит из 96 сеансов по 15 минут – и за это время вы должны успеть сделать все, что, как вы считаете, вам необходимо сделать. Я фокусируюсь именно на таких отрезках времени по трем причинам:

1. Я могу представить себе, что такое 15 минут. Для меня это почти равносильно трехкилометровой пробежке или езде на велосипеде на дистанцию 6 км; примерно столько же времени у меня уходит на то, чтобы забронировать билет на самолет для своих многочисленных поездок по разным городам. Кроме того, примерно на столько же минут позже назначенного срока обычно начинается большинство встреч.

2. Пятнадцати минут вполне достаточно, чтобы сделать что-то значимое. Если на протяжении 15 минут я фокусирую внимание на какой-либо теме, я могу довольно глубоко погрузиться в нее. Воспользовавшись кое-какими идеями, представленными в главе 9, за 15 минут можно сосредоточиться на проекте или событии и запланировать действия, которые помогут продвинуть его выполнение.

3. Пятнадцать минут – это не слишком длинный промежуток времени для выполнения работы. Вместо того чтобы сказать: «Я буду заниматься этим проектом 2 часа», лучше подумайте о том, что вы сможете сделать это посредством 7–8 сеансов по 15 минут каждый. Так или иначе, вы тоже проработаете 2 часа, но, выполняя отдельные задачи на протяжении таких временны́х отрезков, сможете постепенно двигаться дальше, придерживаясь заранее установленного графика, который поможет вам закончить работу вовремя.

Будь то рабочий день, когда вам предстоит выполнить какие-то задачи в офисе, или выходной, когда вы планируете заняться чем-то исключительно интересным, – в любом случае количество времени, имеющееся в вашем распоряжении, ограничено. Для того чтобы вы могли в полной мере осознать ценность каждой минуты, предлагаю выполнить упражнение, которое поможет вам составить бюджет времени. В верхней части чистого листа напишите заголовок «Мое время каждый день». Затем из 96 временны́х отрезков по 15 минут каждый вычитайте те отрезки времени, которые ежедневно на что-то у вас уходят, например:

Сон (7 часов = 28 отрезков) – осталось 68 отрезков.

Еда (1 час = 4 отрезка) – осталось 64 отрезка.

Закончите упражнение в контексте своей жизни, перечислив другие пункты, такие как:

Поездка на работу и с работы =

Работа (встречи, пребывание в офисе, отвлекающие факторы) =

Физические упражнения =

Время отдыха с семьей (друзьями) =

Медиа (телевидение, радио, чтение, видеоигры, интернет) =

______________________________

Если вы похожи на большинство людей, с которыми я сотрудничаю, то будете очень удивлены, когда впервые выполните это упражнение. Многие считают, что берут на себя слишком много работы и пытаются потратить больше времени, чем у них есть. Например, выполнив это упражнение впервые, я понял: чтобы сделать все запланированное, мне понадобилось бы больше сотни отрезков времени продолжительностью 15 минут.

Очевидно, что в сутках просто не может быть больше 24 часов, поэтому единственный способ управлять временем сводится к максимальному увеличению эффективности использования имеющегося времени, чтобы успеть сделать все, что нужно, и оставить достаточно времени для того, что вам хочется сделать!

Недавно я летал в Нью-Йорк на встречу с управляющим партнером крупной финансовой компании Анной (это не настоящее ее имя), которая проявила интерес к программе коучинга «Как сделать лучшее еще лучше». Для того чтобы понять, сможем ли мы сотрудничать на протяжении предстоящих десяти месяцев, мне оплатили перелет в Нью-Йорк на встречу с Анной. Поездка преследовала две цели: обсудить вопрос тайм-менеджмента и найти решение некоторых серьезных проблем.

В день встречи было ясное весеннее утро. Я надел новый костюм, свой любимый синий галстук и прошел 18 кварталов от отеля к офису Анны в деловой части города. По пути заглянул в любимое кафе, заказал сбалансированный завтрак (овсянка, сок и омлет) и во время еды записал несколько идей по поводу предстоящей встречи в свой ежедневник.

За 15 минут до назначенного времени я вышел из кафе и направился к зданию, в котором работала Анна. Благодаря этому у меня было достаточно времени, чтобы зарегистрироваться у стойки охраны в вестибюле офиса и добраться до ее кабинета ровно за три минуты до назначенного срока (я всегда прихожу на встречи за такое время до их начала). По пути туда я думал о том, как пройдет наша встреча, как начну разговор, какие вопросы мне будут задавать. Такое предварительное планирование приводит в порядок мысли и позволяет сфокусироваться на той задаче, которую предстоит решить. (Вы когда-либо делали нечто подобное? Может быть, перед сном или утром, по пути на работу, вы мысленно составляете список дел, требующих вашего внимания? Большинство моих клиентов утверждают, что думают о работе задолго до того, как на самом деле приступают к ее выполнению.)

Хочу здесь сделать небольшое отступление на тему времени прибытия на встречи: я больше никогда не прихожу на них так рано, как прежде (от 10 до 30 минут до назначенного срока). Я извлек для себя ценный урок по поводу важности своевременного прихода благодаря старшему офицеру военно-морского флота США, с которым работал когда-то. «Джейсон, – сказал он мне, – я назначаю встречи с интервалом в 45 минут. Я начинаю их на пятнадцатой минуте каждого часа и заканчиваю к его концу. Если вы приходите раньше назначенного срока, то отнимаете у меня единственное время на протяжении дня, когда я могу подумать».

Я придерживаюсь этого принципа уже около десяти лет. Сейчас вы можете рассчитывать на то, что я приду на встречу примерно за три минуты до ее начала. Да, именно так. Это позволяет мне прибыть вовремя, но не слишком рано, чтобы не нарушить график человека, с которым я встречаюсь. Как оказалось, это очень эффективный инструмент тайм-менеджмента; многие клиенты отдавали должное моей пунктуальности. Я всегда прихожу именно тогда, когда обещал.

Итак, зарегистрировавшись у стойки охраны в вестибюле здания, я зашел в лифт и нажал кнопку нужного этажа. Когда лифт поднимался вверх, я посмотрел на часы и подумал: «Как раз вовремя». Добравшись на тридцать седьмой этаж, я встретился с ассистентом Анны, ожидавшим меня в вестибюле. Он провел меня в небольшой конференц-зал и сказал: «Анна скоро подойдет; она заканчивает другую встречу, которая немного затянулась».

Оставшись один, я понял, что до назначенного времени всего две минуты. И сделал то, что делаю всегда в таких случаях: взял маленький черный блокнот и открыл небольшой кармашек, в котором храню готовые к отправке открытки с благодарностями. (Уже много лет я неизменно держу при себе конверты с обратным адресом и такие открытки. Каждую неделю я подписываю как минимум одну.) Поскольку у меня была пара свободных минут, я написал на конверте адрес отеля, где остановился, так как планировал отправить открытку его менеджеру и поблагодарить за помощь, оказанную мне накануне вечером во время регистрации. На это ушло около минуты, затем я убрал все со стола и терпеливо прождал еще несколько минут.

Когда я посмотрел на часы, на них было 10:03. Я подождал еще немного. В 10:05 вернулся ассистент Ани, извинился и сказал, что ей необходимо еще 15 минут, прежде чем мы сможем начать встречу. «Вы не против подождать здесь еще немного?» – спросил он. Я ответил: «Нет, не против», – и решил провести за это время один эксперимент. Я знал, что могу многое сделать за 1 % суток, поэтому выставил таймер мобильного телефона и сосредоточенно поработал следующие 15 минут – и получил удивительный результат.

Вот что я успел сделать:

1. Подписал от руки открытку с благодарностью, конверт для которой приготовил несколько минут назад.

2. Просмотрел свой график на следующие три недели.

3. Позвонил в отель, чтобы забронировать номер для предстоящей поездки.

4. Позвонил в агентство по прокату автомобилей, чтобы заказать машину.

5. Прослушал сообщения голосовой почты.

6. Отправил несколько электронных писем со смартфона клиентам и в свой офис.

7. Сделал в ежедневнике набросок ментальной карты для статьи, которую писал тогда для Training Magazine, хотя до ее публикации оставалось еще несколько недель.

Когда около 10:20 Анна наконец пришла на встречу, у меня на лице сияла широкая улыбка. Я сделал кое-что важное; более того, это означало, что вечером у меня будет чуть больше времени для романа, который я начал читать в самолете.

«У меня к вам один вопрос, – сказал я Анне после того, как мы сели за стол в конференц-зале. – Как часто люди, с которыми вы работаете, опаздывают на встречи на 15 минут?»

Обратите внимание: мы с Анной общались на предыдущей неделе лишь по электронной почте; это была наша первая встреча воочию. Я знал, что рискую, сразу же поднимая этот вопрос, но мне нужно было перейти к той теме, которую она намеревалась со мной обсудить, – теме управления временем. Я не хотел тратить зря ее время.

«Да постоянно! – воскликнула она. – Такое ощущение, что целыми днями я только и делаю, что перехожу от одной встречи к другой, причем каждая начинается и заканчивается намного позже, чем предыдущая. Я ежедневно распечатываю свой график, и он выглядит так, будто кто-то играет в “Тетрис”»!

Затем Анна задала типичный вопрос, который ставят мне практически все клиенты: «Так вы действительно поможете мне высвободить время?»

Я медленно кивнул, давая понять, что разобрался в ситуации, а затем сделал достаточно длинную паузу, прежде чем заговорить. Я знал, что собираюсь обсудить с Анной то же, о чем идет речь в первых двух главах книги: как управлять собой, своими мыслями, действиями и обязанностями. Кроме того, я планировал со временем объяснить ей важность поддержания оптимального темпа и опасность попыток взваливать на себя слишком много дел, выполнять их слишком быстро и хвататься за все понемногу.

Я хотел, чтобы Анна поняла: я знаю, что она имеет в виду, и отношусь к этому очень серьезно. И лишь затем заговорил об управлении временем, объяснив ей, почему многим людям это дается с таким трудом. Я показал Анне список того, что сделал за те 15 минут свободного времени, которые она невольно мне подарила, опоздав на встречу.

Управлять временем – значит делать нечто большее, чем следить за стрелками часов. Когда мы управляем временем, мы управляем сферами внимания и ответственности, отражаем попытки окружающих помешать нам, прислушиваемся к внутреннему диалогу и генерируем самые разные идеи. Между тем нас сдерживают определенные факторы, негативно сказывающиеся на нашей продуктивности.

Поначалу эта мысль очень озадачила Анну (хотя впоследствии она говорила, что мои слова произвели на нее большое впечатление). Когда-то давно я понял, что окружающие постоянно дарят мне дополнительное время. Встречи начинаются с опозданием, рейсы самолетов отменяются или откладываются. Такое бывает. В зависимости от того, какая выпадет неделя, я могу рассчитывать на 10–20 дополнительных отрезков по 15 минут. Поэтому я заранее готовлюсь на случай, если это действительно произойдет.

Много лет назад я придумал фразу: «Если вы станете ждать, пока у вас появится время понять, что вы будете делать, когда у вас появится время, вы всегда будете позади». Разве это не соответствует истине?

Я рассказал собеседнице о своем подходе к управлению временем, который можно кратко описать так:

Я планирую свое время так, чтобы приходить на встречи за три минуты до назначенного часа, ни в коем случае не раньше. Привычка приходить на встречи намного раньше может быть столь же деструктивной, как и манера опаздывать. Кроме того, я придаю большое значение принципу ABR, что означает Always Be Ready – «Всегда будь готов».

Сформулировав эту мысль, я продолжил описывать Анне свой подход:

Сегодня утром я был в этом конференц-зале в 10:00. У меня есть система, которая позволяет мне наиболее эффективно использовать время ожидания. К тому моменту, когда вы пришли, я поработал столь же продуктивно, как если бы находился у себя в кабинете.

Теперь Анна смотрела на меня широко открытыми глазами, а на ее лице начала появляться улыбка. «И вы успели все это за каких-то 15 минут?» – спросила она.

«Да, – заверил я ее. – Подумайте об этом так: ведь это всего 1 % моего дня! Что еще я мог бы сделать сегодня? Видите ли, каждый день мы имеем в распоряжении ровно 1440 минут, чтобы выполнить поставленные задачи, и я считаю необходимым всегда быть готовым на случай, если кто-то даст мне дополнительный 1 % суток».

Следующий шаг в рамках подготовки к достижению успеха заключается в следующем: позаботиться о наличии всех требуемых для этого инструментов. Пока я ждал Анну, я успел: во-первых, подписать открытки с благодарностями; во-вторых, забронировать номер в отеле; в-третьих, отправить электронные письма и, в-четвертых, начать работу над статьей. Мне удалось сделать все это по одной причине: я уже был готов к такому повороту событий. Вспомните принцип, о котором я только что упоминал, – «Всегда будь готов». Я обучаю ему всех своих клиентов. Уверяю вас: в следующем месяце кто-нибудь непременно опоздает на встречу с вами, отменит ее или заставит вас ждать по какой-то другой причине. Когда это произойдет (что неизбежно), загляните в свой список дел и выберите что-нибудь (что угодно), над чем можно было бы поработать в это время.

Хочу вас предостеречь: когда открывается такое временнóе окно, большинство людей, как правило, заполняют его просмотром электронной почты по телефону. Это может показаться продуктивным на тот момент, однако в долгосрочной перспективе не оказывает положительного воздействия на выполнение MIT. Разумеется, вы можете проверить почту, но подготовьтесь и к другим задачам, которые могли бы решить за «подаренное» время. В рамках такой подготовки целесообразно составить список из 20–30 мелких дел, на выполнение которых понадобится менее чем 15 минут. Затем запаситесь вспомогательными средствами и информацией, а также позаботьтесь о том, чтобы все это было у вас с собой, когда вы отправляетесь на встречу, уходите из офиса по делам или предполагаете, что у вас может появиться свободное время при каких-либо других обстоятельствах.

Иногда клиенты спрашивают, почему мы составляем списки текущих дел, рассчитанных на отрезки времени в 15, 30 и 45 минут. Вот ответ на этот вопрос: я пришел к выводу, что у меня крайне редко появляются достаточно длинные отрезки незапланированного, свободного времени. Именно поэтому я должен быть готов использовать более мелкие его фрагменты. Если на выполнение какой-то задачи понадобится не менее двух часов, то целесообразно предусмотреть это в рабочем графике. (Разумеется, попытайтесь выяснить, нет ли способа разбить ее на части.)