Текст книги "Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее"

Почему я смог решить семь задач разного уровня приоритетности за то время, пока ждал Анну? Благодаря тому, что я называю «профиль управления временем». Вы когда-нибудь задумывались над тем, почему распределяете время именно так, а не иначе? Для того чтобы научиться лучше распоряжаться им, я рекомендую начать с составления профиля управления временем. Вы тот, кто вы есть; вы делаете то, что считаете нужным, и мыслите так, как вам свойственно, опираясь при этом на весь свой жизненный и профессиональный опыт.

Для того чтобы помочь вам создать такой профиль, сначала я познакомлю вас со своим.

На месте проведения конференции, о которой я упоминал выше, был выставочный зал с десятками корпоративных стендов. Люди, стоявшие за столиками у каждого такого стенда, пытались привлечь мое внимание, чтобы предложить мне что-то в обмен на мою визитку, а точнее говоря, чтобы получить адрес моей электронной почты. Я проходил мимо них, стараясь не встречаться ни с кем взглядом, пока не увидел то, что меня заинтересовало. В итоге я не только выслушал короткую презентацию продавца, но и охотно дал ему свой электронный адрес. Взамен же я получил нечто гораздо большее, чем приз: на меня снизошло озарение.

Сейчас я объясню вам, что имею в виду. Представьте себе стенд, у которого установлены два фотоаппарата: один на штативе, чтобы фотографировать людей, а другой на столе – чтобы снимать предметы, разложенные на нем. Я постоял в очереди, сфотографировался, а затем стал в другую очередь – к столу, где было разложено несколько круглых листов бумаги размером с тарелку. Меня попросили положить на каждый лист по одной вещи из тех, которые были у меня с собой. Предполагалось, что они расскажут о том, «кто я такой». Так посетители стенда получали возможность увидеть себя сквозь призму ответа на вопрос: «Что из того, что вы носите с собой, характеризует вас лучше всего?»

Когда я положил на стол последний, шестой предмет, я осознал, что во всех этих действиях есть нечто большее, чем то, что привлекло мое внимание изначально. Посмотрев на стол, я понял, что все эти вещи не просто характеризуют меня. Их совокупность составила то, что я называю теперь «профиль управления временем». Каждый предмет олицетворял какую-то часть того, что я собой представляю, что очень важно для меня, почему я хочу сделать лучшее еще лучше и почему стремлюсь максимально эффективно проводить каждый день.

Ниже приведен список вещей, которые были со мной в тот весенний день. Я настоятельно рекомендую вам составить свой профиль управления временем после того, как вы прочитаете описание этих предметов.

Предмет 1: чем и на чем писать. Я записываю что-то каждый день. Да, каждый. Я фиксирую свои мысли на бумаге, маркерных досках, плакатах и даже на визитных карточках. Я пришел к выводу, что, если у меня есть на чем писать, я больше склонен генерировать новые идеи, где бы ни находился. На протяжении последних нескольких лет я использую блокнот среднего размера в твердой обложке, который ношу с собой практически повсюду. (Когда я писал эту главу, он лежал раскрытым по правую сторону от моего компьютера. Когда я вспоминал о чем-то, что хотел или что мне нужно было сделать немного позже, я просто прерывался, записывал это в блокнот и снова возвращался к клавиатуре. За три часа я внес в блокнот пять пунктов.)

В конце каждого дня я записываю целую страницу своих мыслей в ежедневник, который лежит на моей ночной тумбочке. Последняя строка страницы выделена для «слова дня» – одного емкого слова, описывающего, о чем я думал, что увидел и узнал за день. У подобной практики есть один интересный аспект: за несколько недель или месяцев из этих слов формируется определенная тема. Такое слово – своего рода моментальный снимок того, чем я занимаюсь и что для меня действительно важно.

Для того чтобы быть готовым к этому, я сделал специальную карточку для записей, которая помещается в мой бумажник; на ней я могу записать что-либо в любое время, где бы я ни был. На лицевой стороне карточки написано: I.D.E.A., что, как я уже объяснял в главе 1, означает следующее:

I (Identify – определить). Бывают случаи, когда самое большее, что я могу сделать, – это посмотреть или послушать то, что я хотел бы увидеть или услышать снова. Мне нравится та степень свободы, которую дает мне возможность записать ту или иную мысль на бумаге, а также привычка, выработанная мной за многие годы, – анализировать все записанные идеи, чтобы определить, какую из них следует развить.

D (Develop – развить). Я приношу идеи, записанные на бумаге, в свой офис. Они заслуживают моего внимания или даже обсуждения с коллегой, клиентом или наставником. Я отбираю лучшие, пытаясь отыскать среди них нечто исключительное, с чем я мог бы поэкспериментировать.

E (Experiment – провести эксперимент). Как правило, у меня уходит не так уж много времени на проведение экспериментов, которые позволяют выяснить, представляет ли та или иная идея какую-либо ценность. Предположим, кто-то советует мне книгу («определить»); в тот же день я скачиваю ее («развить»). В большинстве случаев за пару сеансов чтения продолжительностью 10–20 минут становится ясно, стоит ли продолжать чтение этой книги, чтобы оценить ее.

A (Assess – оценить). Теперь я оглядываюсь назад и оцениваю усилия, потраченные на первых трех этапах. Стоило ли все это затраченных усилий? Это прекрасный вопрос, который следует задать в конце эксперимента.

Что вы хотели сделать, пока читали эту книгу? Вот вам мой совет: просто приступайте к делу. Попробуйте применить что-либо на практике на протяжении пяти дней, а затем остановитесь. Оглянитесь назад и оцените затраченные усилия в сравнении с пользой от новых опыта, продукта или задачи.

Предмет 2: бутылка воды. У меня всегда под рукой есть бутылка воды. На протяжении прошедших десяти лет я занимаюсь триатлоном и почти каждую неделю путешествую по миру. Я знаю, насколько мне необходима вода. Когда я летаю, я ставлю перед собой цель – выпивать около 250 мл воды за каждый час полета. Даже когда я пишу у себя за рабочим столом, рядом со мной неизменно стоит стакан воды.

Вода олицетворяет мою приверженность здоровому образу жизни и хорошему физическому состоянию. Это своего рода моя визитная карточка. Когда я веду тренинги по повышению продуктивности и эффективности на рабочем месте, я часто раздаю воду присутствующим. Мне кажется, что, когда я выпиваю за день одну-две бутылки воды, я лучше чувствую время и даже иначе использую его. При каждом глотке воды я думаю о своем здоровье и благополучии.

Предмет 3: открытки с благодарностями. Выше я уже упоминал, что пишу открытки с благодарностями. О чем я еще не сказал, так это о том, что оправляю их кому-нибудь минимум один раз в неделю (а во многих случаях и чаще). Мне действительно нравится выражать людям свою признательность. Я довольно много путешествую; у меня есть друзья, с которыми я общаюсь почти каждый день, и я часто использую различные медиаканалы (такие как книги, статьи, видео или кинофильмы) для получения информации. При таком количестве контактов я всегда нахожу, кому отправить открытку. Несколько лет назад я начал писать открытки с благодарностями авторам книг, чтобы сказать им, какое влияние оказала на меня их работа и как я признателен им за это.

Когда я говорю людям, что подписываю по 52 благодарственные открытки в год, многие смотрят на меня удивленно и спрашивают: «Где же вы берете время? Разве вы не слишком заняты для этого?» Да, у меня много дел, но я создал системы и процедуры, которые позволяют мне без особых проблем отправлять хотя бы по одной открытке в неделю. Вот как я это делаю:

1. Я всегда ищу, кого можно поблагодарить.

2. Когда я путешествую, я храню открытки с благодарностями в специальной папке в своем портфеле.

3. У меня всегда есть при себе марки разного достоинства, которые я могу использовать.

Одно только то, что я делаю достаточно длинный перерыв для подписания открытки с благодарностями, говорит о следующем: во-первых, я осознаю, что происходит вокруг. Я неизменно обращаю внимание на хорошие моменты, хорошие события и хороших людей, выполняющих важную для меня работу, – и благодарен им за это. Во-вторых, признаю тот факт, что у меня есть время. У меня найдется несколько минут, для того чтобы сделать паузу и выразить свою признательность. В-третьих, после подписания открытки с благодарностью я всегда чувствую душевный подъем и прилив энергии и готов к новым свершениям.

Предмет 4: членские карты. На протяжении прошедших десяти лет я путешествовал в среднем по 200 дней в году и в результате стал участником нескольких программ поощрения постоянных клиентов авиакомпаний, сетей отелей и спортивно-оздоровительных клубов. Я настоятельно рекомендую придерживаться этой стратегии каждый раз, когда заходит речь о ценности времени и необходимости комфортного передвижения.

Во время одной из поездок задержали мой рейс, а пересадочный рейс отменили, и мне пришлось проехать несколько сотен километров за одну ночь (из Чикаго в Кливленд!), чтобы утром успеть на встречу с клиентом в его офисе. Я полностью использовал все возможности, которые предоставляли мне программы льгот для постоянных клиентов авиакомпании, агентства по прокату автомобилей и сети отелей, для того чтобы обеспечить возможность безопасных и успешных путешествий.

Членство в какой-либо группе или программе дает кое-что еще: доступ к сети контактов. Ожидая своего рейса в аэропорту или перекусывая в холле отеля, я познакомился со многими авторами книг, актерами, такими же, как я, путешественниками, топ-менеджерами и профессиональными спортсменами. В главе 5 я расскажу о роли социальных и профессиональных контактов, а также методах их формирования. Девиз «Всегда будь готов!» применим и к налаживанию связей!

Предмет 5: дисконтные карты кафе. Я от природы «жаворонок», поэтому не нуждаюсь в кофе, чтобы проснуться. Однако за долгие годы я пришел к выводу, что многим людям просто необходима утренняя чашка кофе! А поскольку в наше время местные кафе выступают в качестве центров проведения досуга, где люди общаются и обмениваются последними новостями, мне нравится быть частью всего этого, и я начал пить в таких заведениях чай и кофе латте.

Только что я заглянул в свой бумажник и нашел там дисконтные карты шести кафе в США и Соединенном Королевстве. Я хожу в одни и те же места в каждом городе, в котором часто бываю. Кроме того, примерно раз в неделю я устраиваю в них утренние встречи за чашкой чая или латте – это делает начало дня более увлекательным.

Несколько лет назад я начал организовывать неформальные встречи за чашкой кофе (CoffeeChat Meetups; хеш-тег – #CoffeeChat). Каждый раз, отправляясь в какой-либо город, я планирую провести хотя бы одну такую встречу и сообщаю об этом членам своего онлайн-сообщества (в таких сетях, как Facebook, Twitter, LinkedIn и Plancast). И люди действительно приходят.

Иногда в таких мероприятиях участвует всего несколько человек, а иногда (особенно в других городах) на них приходит очень много людей. Типичный CoffeeChat – это неформальная встреча примерно десяти человек. Как правило, я выделяю на это 45 минут утром, прежде чем каждый из нас отправится на работу. Когда кто-то говорит мне, что у него нет времени для неформального общения (или любых других занятий, таких как спорт, чтение и т. д.), я советую ему объединить новую практику с одним из привычных занятий. Организация неформальных встреч за чашкой кофе превратила столь привычный утренний ритуал в весьма продуктивную возможность для установления социальных и деловых контактов.

Предмет 6: цифровой фотоаппарат. Вот уже больше десяти лет я повсюду ношу с собой цифровой фотоаппарат. Я часто останавливаюсь, чтобы снять какой-либо природный или городской пейзаж, событие, здание, в котором работает мой клиент, заинтересовавшие меня рекламные плакаты и многое другое. Не так давно я начал фотографировать заметки, сделанные во время встреч. Да, именно так: после встречи я снимаю то, что записал в блокноте, на лекционном плакате или в любом другом месте. Даже во время встреч я фотографирую слайды презентации в PowerPoint, которые отображаются на экране.

Сделать снимок быстрее, чем записывать что-то, и, разумеется, эффективнее, чем надеяться на то, что я вспомню о чем-то позже! Кроме того, так мне удобнее рассылать коллегам соответствующий материал по электронной почте и включать его в свою онлайновую базу данных.

* * *

Эти шесть предметов, которые я ношу с собой практически повсюду, составляют мой профиль управления временем. Они говорят о том, кто я есть; более того, объясняют, почему я стремлюсь правильно им распоряжаться и как я это делаю. Я довольно давно изучаю эту тему, поэтому знаю, что тайм-менеджмент – это не просто следить за стрелками часов, это еще и то, как мы используем внешнюю среду, инструменты, энергию и внимание, чтобы довести свои идеи и действия до завершения.

Для того чтобы создать профиль управления временем, обыщите сначала свои карманы, сумку, кошелек и/или портфель. Какие предметы вы всегда носите с собой? Кроме того, подумайте, какие вещи вы хотели бы чаще иметь под рукой. Как они способствуют повышению вашей продуктивности? Для выполнения этого действия есть две причины:

1. Предметы, которые вы носите с собой, помогут вам определить, что отнимает у вас время. Например, если вы берете с собой ручку и блокнот на каждую встречу, то можете обнаружить, что впоследствии (в тот же день или в ту же неделю) у вас уходит слишком много времени на просмотр всех сделанных записей и поиск того, что вам нужно, когда в этом возникает необходимость.

2. Предметы, которые вы носите с собой, служат в качестве материального напоминания о том, почему для вас так важно управлять своим временем, работать эффективнее, мыслить масштабнее и успевать больше. Например, вы можете хранить в бумажнике семейную фотографию. Время от времени вам необходимо смотреть на нее, чтобы напомнить себе: для вас очень важно добиваться максимальной эффективности и результативности, поскольку это позволит проводить больше времени с родными.

Выделите немного времени, чтобы составить список таких предметов прямо сейчас, на приведенных ниже пустых строках.

Предмет 1 ______________________

Предмет 2 ______________________

Предмет 3 ______________________

Предмет 4 ______________________

Предмет 5 ______________________

Предмет 6 ______________________

Обычно, начиная семинар по повышению эффективности рабочего процесса, я прошу участников поразмышлять над следующим вопросом: «Когда вы в последний раз анализировали то, как вы работаете?» Наверное, вы догадываетесь, что многие отвечают: «Никогда».

Создание и освоение стратегий и методов тайм-менеджмента действительно требует времени. Если вы посмотрите, как сейчас им управляете, то, скорее всего, придете к такому выводу: вы делаете то же, что и всегда, потому что это обеспечивало требуемый результат – до настоящего момента. Однако, чтобы улучшить лучшее, вероятно, пора пересмотреть то, как вы распоряжаетесь своим временем.

Я настоятельно рекомендую вам на протяжении следующих нескольких дней особенно внимательно присматриваться к тому, на что уходит ваше время. Отметьте, как часто окружающие отрывают вас от работы, как часто вы сами вынуждены прерывать ее и что-то искать или сколько времени у вас отнимает выполнение определенных должностных функций. Продолжая анализировать свои методы, попытайтесь найти новые практики, которые позволят вам самоорганизоваться, и сразу же примените их.

Ниже перечислены мои любимые стратегии для внесения немедленных улучшений в процесс организации времени:

1. Назначайте встречи на пятнадцатую минуту часа. Приглашайте коллег на встречу, которая начнется в 9:15 и закончится в 10:00 или пройдет с 14:15 до 15:00. Судя по моему опыту, большинство часовых собраний можно провести за 45 минут. На самом деле именно столько они и продолжаются, поскольку довольно часто, особенно во второй половине дня, люди в любом случае опаздывают на заседания на 5–15 минут. Если привычка опаздывать – часть вашей корпоративной культуры, начинайте встречи в 9:15; поскольку в большинстве случаев его участники в начале следующего часа уже готовы отправиться на свои рабочие места, вы не без удовольствия обнаружите, что ваши коллеги все-таки приходят «вовремя».

2. «Всегда будьте готовы». Я еще раз повторяю этот девиз, поскольку он очень важен. Куда бы вы ни направлялись, берите с собой какую-либо работу. В случае если вам придется ждать начала встречи или отправления рейса, вы сможете ответить на электронное письмо или звонок, а порой и просмотреть материалы другой встречи или проекта. Еще вы можете подтвердить деловую встречу, составить черновик ответа на письмо или набросать предварительный план реализации проекта.

3. Сделайте что-нибудь полезное в самом начале дня. Придя утром в офис и сев за свой стол, займитесь для начала тем, что можно быстро закончить. Через несколько недель вы обнаружите, что переделали кучу мелких дел и теперь у вас появилось чуть больше времени, ментального пространства и вдохновения, чтобы всерьез взяться за решение более крупных задач. Завершение мелких дел поднимет ваш энергетический уровень и позволит взять оптимальный темп для стабильной работы над проектами самых разных уровней сложности и приоритетности.

4. Меньше отвлекайте других людей. Всегда держите лист бумаги где-нибудь на краю рабочего стола. Когда подумаете о чем-то не очень срочном, что вам нужно обсудить или спросить у одного из своих коллег, запишите это на листе бумаги, вместо того чтобы сразу же бежать к этому человеку. Поэкспериментируйте с таким подходом и увидите: вместо того чтобы отрывать кого-то от работы три раза за час по одному и тому же поводу, вы сможете обратиться к нему всего раз, но с тремя вопросами.

Вы научитесь управлять временем более эффективно, если решите, на чем хотите сфокусироваться, и проанализируете достигнутые успехи.

Правильно ли вы организуете время встреч? Сегодня вечером перед уходом из офиса просмотрите свое расписание деловых встреч и работы, запланированных на следующий день. Прикиньте, нет ли возможности перенести что-то на другой день. Проанализируйте свой график на следующую неделю и спросите себя, реально ли назначить встречу с двумя людьми одновременно. Найдите и выделите в своем расписании от 30 до 60 минут подряд (возможно, даже несколько раз в день), на протяжении которых вы сможете за закрытой дверью своего кабинета или в конференц-зале сфокусироваться на одном проекте или приоритетной задаче и вас никто не будет отвлекать.

Мои клиенты считают такой вечерний анализ наиболее подходящим временем для осознания того, какие изменения в свой график они могут внести, чтобы сделать следующий день более продуктивным и увлекательным. Решите, на чем вы намерены сфокусироваться и как планируете это осуществить. Осмыслите и воспользуйтесь с выгодой для себя всем тем, что оказывает влияние на вашу работоспособность, – и увидите, что можете более эффективно распоряжаться своим временем.

Далее откройте свое расписание на будущий четверг, минимум на четверг следующей недели. Напишите на этой странице: «Тайм-менеджмент и я».

До того момента, как увидите это напоминание в следующий раз, у вас будет около недели, чтобы проанализировать, как вы используете время и его небольшие отрезки. Это позволит вам оценить проделанную работу и успехи, которых вы достигли. Я рекомендую своим клиентам проводить такой анализ по четвергам, а не по пятницам: это позволяет подытожить работу, выполненную на текущей неделе, и подтянуть кое-какие хвосты к концу рабочего дня в пятницу.

Почему именно по четвергам, утром или ближе к полудню? Я объясняю это так:

1. В пятницу после полудня я думаю о том, чтобы: а) прокатиться на велосипеде; б) без какой-либо определенной цели побродить по интернету; в) встретиться с друзьями.

2. В пятницу после полудня я не хочу думать!

3. В четверг ближе к полудню я начинаю думать о предстоящих выходных.

4. В четверг ближе к полудню я могу напомнить коллегам, что я делаю для них и что мне нужно от них. Благодаря этому у нас есть возможность доделывать незавершенные дела во второй половине дня в четверг и целый день в пятницу.

5. Когда я анализирую успехи, которых мне удалось добиться за первые три дня недели (понедельник, вторник и среда), это вызывает у меня всплеск энергии, позволяющий с бóльшим энтузиазмом трудиться оставшиеся два дня.

Начните прямо сейчас и до следующего четверга применяйте на практике то, что я вам рассказал в этой главе. Ниже перечислены три конкретные темы, над которыми вам стоит поразмышлять, когда будете учиться работать эффективнее.

• Приносит ли вам пользу принцип «Всегда будь готов»?

• Есть ли у вас успехи по тем важным направлениям и целям, которые вы перед собой поставили?

• Что вы должны изменить, чтобы повысить свою продуктивность, выполнять больше важных задач на протяжении дня и увеличить количество времени, энергии и внимания, остающихся у вас после трудового дня?