Текст книги "Инкубатор для менеджера: учимся работать с бухгалтерскими документами"

1.6. Доверенности

Доверенность требуется на совершение гражданином действий от имени другого лица, юридического и физического, в интересах этого лица. В такой ситуации гражданин именуется представителем, а другое лицо – представляемым. Сделка представителя, основанная на доверенности представляемого лица, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого (п. 1 ст. 182 ГК РФ).

Сведения о гражданах, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица, внесены в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) и обязательно отражаются в выписке из ЕГРЮЛ по этому юридическому лицу (подп. «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Без доверенности действует от имени организации ее руководитель:

▪ подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;

▪ п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;

▪ п. 1 ст. 21 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях».

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Однако доверенность на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

О сроке доверенности необходимо знать следующее:

▪ срок действия доверенности не может превышать трех лет;

▪ если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения;

▪ доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено.

Действие доверенности, выданной гражданину, прекращается вследствие:

▪ истечения срока доверенности;

▪ отмены доверенности лицом, выдавшим ее;

▪ отказа лица, которому выдана доверенность;

▪ прекращения юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

▪ смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить доверенность, а лицо, которому доверенность выдана, – отказаться от нее. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно.

Лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об отмене лицо, которому доверенность выдана, а также об известных ему третьих лицах, для представительства перед которыми дана доверенность.

По прекращении доверенности лицо, которому она выдана, обязано немедленно вернуть доверенность.

В качестве представителя, действующего на основании доверенности, может выступать юридическое лицо.

Общие правила оформления и использования доверенности установлены в главе 10 ГК РФ.

В хозяйственной деятельности наиболее распространены доверенности на получение имущественных ценностей.

Для получения товаров, материалов и готовой продукции организации выдают работникам доверенности по одной из унифицированных форм: № М-2 «Доверенность» или № М-2а «Доверенность» (утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а). Не допускается выдача доверенностей по этим формам лицам, не работающим в организации. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия доверенности, как правило, 15 дней, но не более календарного месяца.

Можно ли выдавать товарно-материальные ценности, если в форме № М-2 (М-2а) заполнены не все предусмотренные реквизиты? С точки зрения гражданского законодательства не все сведения, предусмотренные этими формами, «равноценны». Например, информация о банковском счете имеет второстепенный характер. А вот подпись главного бухгалтера организации, выдавшей доверенность, обязательна. Тем не менее наличие любых незаполненных полей или применение неунифицированной формы может повлечь санкции при налоговой проверке. В качестве основания для получения материальных ценностей указывается наименование, номер и дата документа (договор, предоплата по счету поставщика и др.).

При выдаче представителю (уполномоченному лицу) имущественных ценностей доверенность отбирается. Доверенность удостоверяет, что представитель совершил действия от имени представляемой организации.

При систематических отгрузках доверенность может быть направлена представляемым лицом непосредственно поставщику. В ней сообщается о представителях, приводятся образцы штампов и подписей материально ответственных уполномоченных лиц. Тогда на получение каждой партии оформлять отдельную доверенность не требуется.

Иногда представитель приезжает без доверенности, но имеет при себе печать организации. Такой вариант допускается. Это означает, что организация доверила своему представителю печать, которой он заверяет личную подпись. Тем самым удостоверяется получение ценностей организацией.

Если товарно-материальные ценности выданы без доверенности или подпись получателя не заверена печатью организации, то нет оснований считать, что ценности получены этой организацией. А раз ценности ею не получены, значит, поставщик не выполнил обязательства по отгрузке и понесет ответственность. В этой ситуации остается лишь, руководствуясь п. 1 ст. 183 ГК РФ, обратиться к организации за подтверждением получения ею этих ценностей.

ВНИМАНИЕ! Применение формы № М-2 (М-2а) обязательно при передаче запасов. А при передаче основных средств или оборудования к установке эти формы использовать необязательно, но и не запрещено. Иные унифицированные формы для доверенностей не предусмотрены.

Представитель может действовать от имени индивидуального предпринимателя или физического лица, не имеющего статуса предпринимателя. Нужно ли удостоверять такую доверенность в какой-либо инстанции – нотариусом, жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства? Вопреки широко распространенному мнению, это совершенно необязательно. Исключение составляют сделки, требующие нотариальной формы (п. 2 ст. 185 ГК РФ). Общеизвестно, что доверенность физического лица на право пользования и (или) распоряжения автотранспортными средствами обязательного нотариального удостоверения не требует.

Доверенность физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя, на действия гражданско-правового характера не требует нотариального удостоверения. Исключение – сделки, требующие нотариальной формы.

Нотариального удостоверения требуют лишь доверенности уполномоченным представителям физических лиц в налоговых правоотношениях (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ).

По оформлению доверенности на получение наличных денег отметим следующее. Доверенность на их получение можно оформить на бланках формы № М-2 (М-2а). Но если эти денежные средства связаны с реализацией товаров, работ или услуг, то в момент получения денег организация обязана применить кассовый аппарат. Выдача чека, пробитого заранее, применением ККТ не считается (п. 1 ст. 2 и ст. 5 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон о применении ККТ). Единственный законный способ решить эту проблему – приехать за деньгами с портативным кассовым аппаратом.

Плательщик может прислать курьера с наличными деньгами по местонахождению кассы. Но принять деньги от физического лица в счет расчетов с другим лицом можно только на основании доверенности, выданной этим другим лицом. В противном случае следует считать, что деньги получены непосредственно от курьера, и запрашивать последующее одобрение платежа у представляемого (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Казалось бы, зачем излишне усложнять ситуацию? Представьте себе, что ваша компания получает наличными задаток в обеспечение исполнения договора (ст. 380 ГК РФ). При его неисполнении стороной, давшей задаток, он не возвращается (п. 2 ст. 381 ГК РФ). Но в отсутствие доверенности на действия курьера квалифицировать полученные деньги как задаток не будет юридических оснований. Ведь соглашения о задатке с курьером не имеется! Деньги придется вернуть.

Нередко на основании доверенности должностные лица подписывают договоры и различные акты. Следует ознакомиться с содержанием таких доверенностей и получить их копии. Это важно, поскольку действия представителя могут выходить за пределы полученных им полномочий. При таких обстоятельствах сделка считается незаключенной.

Лица, которые могут действовать от имени организации без доверенности, отражены в ЕГРЮЛ (подп. «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Таких лиц может быть несколько, а не только руководитель организации.

1.7. Наличные расчеты

Если менеджер получил наличные деньги на администра-тивно-хозяйственные расходы, то он становится подотчетным лицом. Потому что за израсходованные деньги он должен отчитаться в срок, установленный организационно-распорядительным документом (требования к оформлению данных документов приведены в приложении 2) компании (например, приказом). Для этих целей предназначена унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Пример заполнения этой формы см. в приложении 8.

ВНИМАНИЕ! Выдавать деньги под отчет путем перечисления их на банковскую карту работнику не разрешается (письмо Банка России от 18.12.2006 № 36-3/2408).

Но тратить деньги должно с умом, чтобы не возникло проблем с оформлением авансового отчета и его утверждением.

Существуют три группы наличных расходов подотчетного лица:

1) от лица компании – при платежах контрагентам на основании доверенности, выданной компанией.

В этой ситуации менеджер получит от контрагента комплект документов на имя компании. Среди них – квитанция к приходному кассовому ордеру, удостоверяющая получение денег контрагентом. В поле «Принято от» этой квитанции должны быть указаны наименование доверителя, а также фамилия и инициалы подотчетного лица согласно доверенности, например: «Принято от ООО «Гулливер» через Громова М.А.».

Если же продавец – физическое лицо, не зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя, то получение денег он удостоверяет распиской;

2) обезличенные – в розничной торговле или в сфере оказания потребительских услуг населению.

В этом случае менеджер получит кассовый чек, а к нему – расшифровку затрат в виде товарного чека. (Расшифровку может содержать и сам кассовый чек.) Если продавец товаров вправе работать без применения кассового аппарата, то достаточно товарного чека. Если менеджеру оказана услуга, то оплата может быть подтверждена «безымянным» бланком строгой отчетности;

3) от имени подотчетного лица – при оказании гражданину услуг.

Эти расходы менеджера удостоверяются бланком строгой отчетности, в котором будет указана его фамилия. Например, персонифицированы бланки, удостоверяющие хранение автотранспортных средств на платных стоянках, проживание в гостинице.

В итоге затраты подотчетного лица удостоверяются оправдательными документами:

▪ квитанциями к приходному кассовому ордеру (ПКО);

▪ чеками ККМ;

▪ товарными чеками;

▪ бланками строгой отчетности (БСО);

▪ расписками граждан в получении денег.

Оправдательными документами также являются различные билеты (на транспорт, выставки и др.), но они относятся либо к чекам ККМ, либо к БСО.

Какие нюансы наличных расчетов необходимо поставить на контроль?

Расчеты наличными деньгами от лица компании с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора допускаются в пределах 100 000 руб. Предельный размер наличных расчетов установлен указанием Банка России от 20.06.2007 № 1843-У.

Нарушение этого требования грозит административным наказанием – налагается штраф в размере: на компанию – от 40 000 до 50 000 руб.; на ее должностных лиц – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса Российской федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ)).

До последнего времени сторона, получающая наличные сверх установленного предела, не подвергалась наложению штрафа (письма УМНС России по г. Москве от 30.12.2002 № 29–12/64034 и Банка России от 24.11.1994 г. № 14-4/308, постановление ФАС Московского округа от 22.05.2006 по делу № КА-А40/4070-06).

Если компания оплачивает наличными предъявленные счета в отсутствие единого договора, то каждый счет будет признан в качестве самостоятельного, «разового» договора. В этом случае оплата одному контрагенту по разным счетам не суммируется. А вот, например, договоры аренды носят длящийся характер. Поэтому за аренду можно внести наличными в общей сложности не более 100 000 руб., сколько бы счетов ни выставлял арендодатель.

При наличных денежных расчетах в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг организации или индивидуальные предприниматели должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ, т. е. кассовые аппараты). Эта обязанность введена Законом о применении ККТ. Наличная оплата должна подтверждаться кассовым чеком. Но если наличные получены по иным основаниям, например, по договору займа, то пробивать кассовые чеки не следует.

Из данного правила есть три исключения.

Во-первых, организации и индивидуальные предприниматели при оказании услуг населению вместо ККМ вправе применять бланки строгой отчетности (БСО). В числе таких услуг – ремонт и техническое обслуживание бытовых приборов. Подобного инвентаря в организациях множество. Соответствующие БСО подтвердят расходы подотчетного лица на восстановление такой техники. Требования к этим оправдательным документам рассмотрены в разделе 1.8.

Во-вторых, ККМ могут не применять организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход (ЕНВД) (см. раздел 2.1). Вместо чека ККМ они вправе выдать документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Закон не определяет наименование такого документа – это может быть товарный чек, квитанция или др., но устанавливает для него обязательный состав сведений:

▪ наименование документа;

▪ порядковый номер документа, дату его выдачи;

▪ наименование – для организации (фамилия, имя, отчество – для индивидуального предпринимателя);

▪ идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;

▪ наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

▪ сумму оплаты в рублях;

▪ должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Документ выдается по требованию покупателя (клиента). Однако он не может применяться при оказании услуг населению по перечню ОК 002-93 (ОКУН), в этом случае прием денег удостоверяет БСО!

При соблюдении указанных условий претензий к документу не возникнет (письмо Минфина России от 22.10.2009 № 03-01-15/9-470).

ВНИМАНИЕ! Документ об оплате, выданный продавцом, переведенным на уплату ЕНВД, бланком строгой отчетности не является. В отличие от документа об оплате БСО выдается в обязательном порядке – вне зависимости от просьбы покупателя.

Потребитель обычно не знает, какой режим налогообложения применяет продавец и вправе ли он обходиться без ККМ. О том, по каким конкретным видам деятельности в вашем населенном пункте действует ЕНВД, можно узнать в своей налоговой инспекции. Тогда полученный документ о расходе не вызовет у вас опасений.

В-третьих, продажа товаров за наличный расчет без применения ККМ разрешена на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также в газетно-журнальных киосках. В таких условиях подотчетные лица чаще всего приобретают строительные материалы и инструменты, недорогой хозяйственный инвентарь, периодические печатные издания. При этом покупки совершаются в режиме розничной торговли и удостоверяются товарным чеком. Кассовых аппаратов продавцы не имеют и чеки ККМ не выдают.

Признается ли при таких обстоятельствах товарный чек оправдательным документом к авансовому отчету? На этот вопрос Минфин России письмом от 11.02.2009 № 03-11-06/3/28 ответил положительно. Ниже приведен фрагмент этого весьма актуального разъяснения, которым может воспользоваться менеджер. Ведь не секрет, что бухгалтеры принимают товарные чеки от подотчетных лиц крайне неохотно.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 11 февраля 2009 г.

№ 03-11-06/3/28

(Извлечение)

Согласно ст. 493 ГК РФ, если иное не предусмотрено законом или договором, договор розничной купли-продажи считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара.

Товарный чек является одним из первичных документов, на основании которого покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи (ст. 493 ГК РФ).

Одновременно сообщаем, что форма товарного чека не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В связи с этим налогоплательщики вправе самостоятельно утверждать форму товарного чека, соблюдая при этом положения Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Итак, специальных правил оформления товарных чеков не существует, данные о покупателе в них не указываются (постановление ФАС Поволжского округа от 15.05.2008 по делу № А55-17915/06).

ВНИМАНИЕ! В кассовых документах исправления не допускаются. Если в квитанции к приходному кассовому ордеру, чеке ККМ, товарном чеке или в бланке строгой отчетности допущена ошибка, документ должен быть оформлен заново.

Менеджеру важно учитывать следующие правила:

▪ выдача наличных денег под отчет возможна при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

▪ запрещена передача подотчетных денег от одного работника другому.

Первое правило предотвращает накопление наличности за работником, а второе на практике означает, что к авансовому отчету работника Громова не должны прилагаться оправдательные документы, оформленные на имя работника Сидорова. Такой авансовый отчет не подлежит утверждению.

По истечении срока, на который были выданы наличные деньги, подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней оформить авансовый отчет и возвратить неизрасходованную сумму (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22.09.1993 № 40). При несоблюдении подотчетным лицом этого требования работодатель вправе удержать выданную сумму из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПИСЬМО

от 24 января 2005 г.

№ 04-1-02/704

(Извлечение)

Приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Часто возникает вопрос: предусмотрена ли материальная ответственность работника за ошибки, допущенные в приложенных к авансовому отчету оправдательных документах?

В постановлении Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08 проанализирована ситуация, когда документы, представленные подотчетными лицами, были составлены от имени несуществующих контрагентов. Однако при этом товары, приобретенные на подотчетные деньги, были оприходованы в установленном порядке, а авансовые отчеты работников утверждены. Суд пришел к выводу, что экономической выгоды у подотчетных лиц не возникает. А значит, не имеется оснований для каких-либо удержаний из их зарплаты, даже если налоговая инспекция не принимает такие расходы в целях налогообложения прибыли.

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД ЦЕНТРАЛЬНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 7 июля 2009 г.

по делу № А64-578/08-26

(Извлечение)

Работникам под отчет выдавались денежные средства, которые впоследствии расходовались на оплату гостиничных услуг в период нахождения данных работников в служебных командировках. В подтверждение понесенных расходов работниками представлялись первичные документы (авансовые отчеты, кассовые чеки, счета гостиниц). При этом, сведения о гостиницах, в которых проживали работники Общества, в ЕГРЮЛ отсутствуют, ИНН у данных организаций неверный.

Доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников Общества Инспекцией суду не представлено.

У налогового органа отсутствовали законные основания для правовой оценки подотчетных сумм как дохода физических лиц, в связи с чем вывод о том, что Обществом с указанных сумм должен быть исчислен, удержан и уплачен НДФЛ, является необоснованным.

Направляя работника в служебную командировку, Общество не может располагать сведениями о том, к услугам какой именно гостиницы обратится соответствующий работник, тем самым заранее проверить правоспособность, состояние на налоговом учете лиц, оказывающих гостиничные услуги. Отсутствует такая возможность и у работника, направленного в служебную командировку.

Суд пришел к выводу о том, что ОАО обоснованно учитывало расходы по найму жилого помещения.

А что грозит работнику, если к авансовому отчету не приложен полный набор оправдательных документов? Скажем, «подотчетник» представил квитанцию к приходному кассовому ордеру без чека ККМ. Опять же главное – чтобы в документах о приобретении товаров или услуг была указана их стоимость и имелись реквизиты поставщика. При таких условиях работник не получает экономической выгоды (письмо Минфина России от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219).

Во избежание злоупотреблений со стороны подотчетных лиц компании иногда предупреждают их, что расходы по товарным чекам в отсутствие кассового чека не возмещаются. Такое предупреждение должно быть оформлено в письменном виде и подтверждено распиской работника. Тогда расходы без чека ККМ считаются несанкционированными и отказ работодателя от их возмещении будет правомерным.

Зато если фактическая реализация поставщиком товаров (работ, услуг) не подтверждается, подотчетные суммы рассматриваются в качестве экономической выгоды работника.

Приведем пример арбитражного разбирательства:

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД УРАЛЬСКОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 2 мая 2006 г.

по делу № Ф09-2757/06-С2

(Извлечение)

Обществом в январе 2003 г. выдано физическому лицу – гр. Коянову А.В., являющемуся его директором, под отчет 350 000 руб. для оплаты ООО «Монтажтелесистем» (подрядчик) произведенных в интересах общества ремонтно-строительных работ.

Согласно авансовому отчету гр. Коянова А.В. от 05.01.2003 № 109, полученные им денежные средства в сумме 350 000 руб. израсходованы на оплату ремонтно-строительных работ, произведенных ООО «Монтажтелесистем» по договору от 26.09.2002 № 42/С.

Между тем материалами дела (результаты встречной проверки ООО «Монтажтелесистем») подтверждается, что указанные работы подрядчиком не производились. Его отчетность не содержит сведений о выполнении работ в интересах общества и получения им денежных средств от заинтересованного лица. Представленная гр. Кояновым А.В. квитанция к приходно-кассовому ордеру от 03.01.2003 не содержит подписей главного бухгалтера и кассира предприятия, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и в силу ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» не является доказательством произведенных расходов.

Поскольку установленные обстоятельства свидетельствуют о получении Кояновым А.В. 350 000 руб. для личных нужд в качестве его экономической выгоды, общество должно было в качестве налогового агента исчислить и удержать с указанного дохода налогоплательщика НДФЛ и включить указанную сумму в базу для исчисления ЕСН. Неисполнение обществом этих обязанностей является основанием для привлечения его к налоговой ответственности по ст. 122, 123 Налогового кодекса.

Наконец, проясним еще одну распространенную ситуацию: менеджер израсходовал свои деньги, а средства под отчет он вообще не получал. Кроме того, не всегда у работника имеется письменное предписание (задание) работодателя на осуществление расхода. Как возмещать «инициативные» расходы работников?

В постановлении Госкомстата России, утвердившем форму № АО-1, указано, что она предназначена для учета денежных средств, выданных подотчетному лицу на административно-хозяйственные расходы. А для возмещения понесенных расходов типовой формы первичного документа не имеется. Тем не менее применять бланк авансового отчета в подобных случаях не запрещено, а значит, можно. Утверждение авансового отчета руководителем компании нужно считать последующим прямым одобрением сделки подотчетного лица. И в силу ст. 183 ГК РФ права и обязанности по этой сделке переходят к компании.