Текст книги "Инкубатор для менеджера: учимся работать с бухгалтерскими документами"

1.8. Бланки строгой отчетности

Бланки строгой отчетности (БСО) заслуживают особого внимания. Если ваша компания специализируется на оказании услуг населению, то БСО являются привлекательной альтернативой кассовому чеку. Бланк подтверждает получение наличных денег. Использование бланков обходится значительно дешевле, чем приобретение и эксплуатация ККМ. Однако если в БСО компания укажет, что деньги получены от юридического лица или индивидуального предпринимателя, то за неприменение контрольно-кассовой машины она может быть подвергнута штрафным санкциям (ст. 14.5 КоАП РФ).

Но БСО, выписанный на организацию, вызовет проблемы и у нее. Документы, составленные с нарушением требований законодательства Российской Федерации, не принимаются в подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ) и расходов при применении упрощенной системы налогообложения (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

В бланке строгой отчетности недопустимо указывать, что услуга оказана юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Заказчиком услуги может выступать только гражданин, не осуществляющий предпринимательскую деятельность.

Тем не менее гражданин, указанный в качестве заказчика и потребителя услуги, может являться подотчетным лицом организации. В этом случае бланк должен быть оформлен таким образом, чтобы из него было ясно, что услуга оказана в интересах работодателя. Например, при ремонте ноутбука, принадлежащего компании, в бланке необходимо указать данные, позволяющие однозначно идентифицировать данный объект.

Самый главный вопрос, в связи с какими услугами разрешено применять БСО? Ответ содержится в письме Минфина России от 27.01.2009 № 03-01-15/1-29: право применения бланков строгой отчетности распространяется на все услуги, указанные в Общероссийском классификаторе услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденном постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 № 163. При этом бланк строгой отчетности должен относиться к конкретной, определенной услуге (вид услуги – согласно ОКУН).

Бланки строгой отчетности можно применять ко всем услугам, указанным в Общероссийском классификаторе услуг населению ОК 002-93 (ОКУН).

Перечислим наиболее распространенные услуги из ОКУН, за которыми подотчетные лица обращаются в интересах работодателя:

▪ ремонт форменной одежды;

▪ ремонт рабочей одежды;

▪ ремонт бытовых пылесосов;

▪ ремонт бытовых электронагревательных приборов (электроплиток, электрорадиаторов, электрокаминов, электрогрелок и др.);

▪ ремонт бытовых электроинструментов (электродрелей, электролобзиков, электропаяльников, электрорубанков и др.);

▪ ремонт вентиляторов, теплоэлектровентиляторов;

▪ изготовление и ремонт металлической галантереи, ключей, номерных знаков, указателей улиц;

▪ ремонт мягкой мебели;

▪ химическая чистка спецодежды;

▪ химическая чистка гардинно-тюлевых изделий;

▪ стирка спецодежды (халатов, курток, брюк и др.);

▪ ремонт легковых автомобилей;

▪ хранение автотранспортных средств на платных стоянках;

▪ техническая помощь на дорогах;

▪ переплетные, брошюровочные, окантовочные, картонажные работы;

▪ выполнение переводов с одного языка на другой, включая письменные переводы, выполненные путем доработки автоматического перевода;

▪ ремонт телефонных аппаратов в мастерской;

▪ услуги гостиниц (в том числе квартирного типа);

▪ услуги мотелей;

▪ услуги общежитий;

▪ услуги питания ресторана[12]12
  Например, в связи с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (представительские расходы).


[Закрыть];

▪ аренда жилого фонда;

▪ аренда частных легковых автомобилей без водителя;

▪ услуги по ремонту вычислительной техники;

▪ изготовление документальных копий на копировально-множительных аппаратах.

Бланк строгой отчетности, заполненный в соответствии с требованиями законодательства, приравнен к кассовому чеку.

Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.

Что следует знать о бланках строгой отчетности подотчетному лицу, чтобы избежать проблем с признанием расходов?

Бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе:

▪ сокращенное наименование;

▪ идентификационный номер налогоплательщика;

▪ местонахождение;

▪ номер заказа и год его выполнения;

▪ тираж.

Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может (письмо Минфина России от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43).

Следующий вопрос касается формы бланков строгой отчетности. Примечательно, что формы БСО организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Однако из этого правила есть исключения. Не подлежат изменению формы бланков:

▪ утвержденные постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171.

Вот полный перечень этих бланков строгой отчетности:

^{▪ квитанция на получение страховой премии (взноса) (утверждена приказом Минфина России от 20.06.2006 № 80н);}

^{▪ квитанция на оплату услуг газификации и газоснабжения (утверждена приказом Минфина России от 09.02.2007 № 14н);}

^{▪ туристская путевка (утверждена приказом Минфина России от 09.07.2007 № 60н);}

^{▪ залоговый билет и сохранная квитанция (утверждены приказом Минфина России от 14.01.2008 № 3н);}

^{▪ квитанция на оплату ветеринарных услуг (утверждена приказом Минфина России от 09.04.2008 № 39н);}

▪ документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утверждены приказом Минтранса России от 05.08.2008 № 120);

▪ утвержденных Минкультуры России (приказ от 17.12.2008 № 257) для услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта.

Кроме того, особые правила установлены для бланков строгой отчетности, удостоверяющих оказание услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (согласно Правилам перевозки пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденным постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112).

Все прочие БСО должны содержать обязательные реквизиты, но при этом они могут иметь произвольную форму.

Неспециалисту сложно разобраться с множеством бланков. А в нашем пособии мы ограничились общими ориентирами. Тем не менее на основе этой информации вы самостоятельно сможете проанализировать каждый бланк строгой отчетности.

Итак, обязательные реквизиты всех БСО, кроме вышеперечисленных специальных форм:

а) наименование документа, шестизначный номер и серия;

б) наименование и организационно-правовая форма – для организации; фамилия, имя, отчество[13]13
  Имя и отчество полностью, а не инициалы!


[Закрыть] – для индивидуального предпринимателя;

в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;

г) ИНН организации (индивидуального предпринимателя), выдавшей документ;

д) вид услуги;

е) стоимость услуги в денежном выражении;

ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

з) дата осуществления расчета и составления документа;

и) должность, фамилия, имя и отчество[14]14
  Имя и отчество полностью, а не инициалы!


[Закрыть] лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Бланки строгой отчетности, для которых централизованно не утверждены ведомственные формы, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.

ВНИМАНИЕ! Постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Такое требование сближает БСО с чеками ККМ. То есть бланки, заказанные в типографии, должны носить именной характер. Они изготавливаются по индивидуальным эскизам.

Бланк строгой отчетности должен быть фирменным: реквизиты лица, выдавшего бланк, печатаются типографским способом.

Обратите внимание на наличие печати в БСО. Тут нас подстерегает неожиданность: оказывается, индивидуальному предпринимателю печать на бланке необходима!

Тогда почему распостранено убеждение, что предприниматель применять печать не обязан? Дело в том, что ситуацию с БСО нужно воспринимать как специальную норму. Предприниматель не вправе применять БСО без печати. Эту позицию поддерживает Минфин России (письмо от 02.03.2009 г. № 03-01-15/2-69). А в остальных случаях можно обойтись без печати.

Для самостоятельно разработанных бланков допускается два способа заполнения:

▪ одновременное оформление не менее одной копии;

▪ применение отрывной части.

Ниже приведен пример «двойного» бланка строгой отчетности, т. е. предусматривающего оформление копии, в случае найма жилого помещения у физического лица. Такой бланк будет подтверждать расходы на проживание в командировке. Одновременно предложенный здесь бланк является договором найма жилого помещения в письменной форме (ст. 674 ГК РФ):

Заметим, что копии бланка строгой отчетности также должны заверяться «живой» подписью ответственного лица и печатью. На практике применяют так называемые самокопирующиеся бланки.

А если бланк строгой отчетности, представленный подотчетным лицом, не отвечает нормативным требованиям? Тогда при налоговой проверке инспекторы могут не принять в расходы указанную в нем сумму.

1.9. Безналичные расчеты

Кратко остановимся на особенностях банковских расчетов, о которых менеджер должен иметь представление.

Основным нормативным документом в этой сфере является Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденное Банком России 03.10.2002 № 2-П.

Самый распространенный способ безналичных расчетов – с помощью платежных поручений. Смысл этого документа полностью соответствует его названию: это поручение банку на осуществление платежа с расчетного счета компании, т. е. распоряжение плательщика (компании) о списании (переводе) денежных средств.

Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке.

Платежное поручение не является первичным учетным документом, удостоверяющим списание денег с расчетного счета компании. Штамп и подпись, которые ставит на нем операционист банка, лишь подтверждает получение поручения. Но приемка этого документа банковским работником вовсе не означает перечисление денежных средств. Платеж может быть не осуществлен ввиду отсутствия необходимой суммы на счете или в силу внутренних проблем самого банка (обычно предшествующих отзыву банковской лицензии). То есть отметка банка на платежном поручении по сути аналогична регистрации входящей корреспонденции.

В качестве подтверждения приема платежного поручения к исполнению на нем проставляются штамп банка, дата приема и подпись ответственного исполнителя.

Исполнение платежного поручения удостоверяет выписка банка по расчетному счету компании. Обычно она отражает операции, совершенные в течение одного дня. Выполненные платежные поручения считаются приложением к выписке.

Обратите внимание: банк не вправе отказать клиенту в принятии платежного поручения ввиду недостаточности средств на его счете. В такой ситуации платежное поручение вносится в специальную картотеку. Ну а «платежка» с канцелярской, по сути, отметкой операциониста может ввести в заблуждение относительно оплаты. Поэтому большинство продавцов предпочитают дождаться фактического поступления денег от покупателей. На основании «платежки», предъявленной покупателем, они обычно резервируют товар, но не отгружают его.

Внимание! Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. При отсутствии или недостаточности денежных средств на его счете на лицевой стороне в правом верхнем углу всех экземпляров платежного поручения проставляется отметка в произвольной форме о помещении его в картотеку с указанием даты.

Случается, что в платежном поручении плательщик указал ошибочное назначение платежа. Для исправления такой ошибки нужно направить письмо получателю об изменении назначения платежа. Если назначение платежа затрагивает налоговые обязательства сторон, то лучше такое письмо адресовать банку плательщика. Тогда банк направит это письмо в банк получателя, а последний – непосредственно получателю платежа. Подобные письма нередко фигурируют в арбитражных спорах (определение Верховного Суда РФ от 07.10.2005 по делу № 41-Г05-39, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.08.2008 № 09АП-5286/2008-ГК).

Менее распространенная форма безналичных расчетов между хозяйствующими субъектами – с помощью платежных требований. Этот документ, наоборот, составляет получатель платежа. Через банк получателя платежное требование поступает в банк плательщика. Такая форма расчетов применяется, если она предусмотрена договором.

Платежное требование содержит требование кредитора (получателя средств) по договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

Полезная форма безналичных расчетов – аккредитив. Для продавца она является подтверждением платежеспособности покупателя, а для покупателя – защитой от неисполнения обязательств продавцом. Поясним схему расчетов на примере. Предположим, покупатель желает приобрести за границей дорогостоящий автомобиль. Но перечислять аванс продавцу (автосалону), не имеющему товара в наличии, он опасается. Продавец также не желает рисковать собственными средствами, вкладывая их в уникальный товар (вдруг заказчик передумает?). В таком случае покупатель размещает деньги на банковском аккредитиве. Эти деньги банк перечисляет продавцу по предъявлении им документов о фактическом поступлении автомобиля. А забрать свою иномарку из автосалона – уже дело покупателя.

2. Что менеджеру важно знать о налогах

При установлении налогов учитывается фактическая способность налогоплательщика к уплате налога.

(п. 1 ст. 3 НК РФ)

Нельзя сформировать правильное отношение к бухгалтерским документам, не имея представления о налогообложении бизнеса. Необходимо понимать, какое значение имеют документы при исчислении налогов и каковы последствия их ненадлежащего оформления.

Основная задача этого раздела – дать общее представление о налогах и раскрыть значение документов для их исчисления.

Главный источник налогового законодательства – Налоговый кодекс Российской Федерации.

Письма Минфина России и ФНС России нормативными документами не являются. Они не содержат обязательных предписаний для налогоплательщиков. Такие письма лишь отражают мнения этих ведомств, причем небесспорные. Арбитражные суды при рассмотрении налоговых споров не обязаны принимать письма в качестве аргументов. Однако следование официальным разъяснениям освободит компанию от пеней и штрафов (определение ВАС РФ от 15.06.2009 № ВАС-7202/09).

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 7 августа 2007 г.

№ 03-02-07/2-138

(Извлечение)

Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах не содержат правовых норм и не направлены на установление, изменение или отмену правовых норм, не являются нормативными правовыми актами.

Указанные письма имеют информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствуют налоговым органам, налогоплательщикам, плательщикам сборов и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной Минфином России. Опубликованные письменные разъяснения, предоставленные Минфином России, должны восприниматься субъектами налоговых правоотношений наряду с иными публикациями специалистов в этой области.

Итак, письма Минфина России и ФНС России – не догма. Однако это не значит, что мнения чиновников нужно игнорировать. В большинстве случаев, руководствуясь положениями их писем, компании могут избежать ошибок в применении законодательства и разногласий с налоговыми органами.

2.1. Режимы налогообложения предпринимательской деятельности

Участники предпринимательской деятельности – организации и индивидуальные предприниматели – применяют общий режим налогообложения и специальные налоговые режимы.

Из специальных налоговых режимов мы ограничимся рассмотрением упрощенной системы налогообложения (УСН) и системы налогообложения в виде единого налога на вмененный доход (ЕНВД) для отдельных видов деятельности.

Заметим, что общий режим налогообложения и УСН несовместимы, т. е. хозяйствующий субъект может применять либо одну, либо другую систему налогообложения. А вот режим в виде уплаты ЕНВД может комбинироваться с общим режимом налогообложения либо с УСН. Это объясняется тем, что налоговый режим в виде уплаты ЕНВД распространяется на определенные, перечисленные в Налоговом кодексе Российской Федерации, виды предпринимательской деятельности. Так, на значительной части территории Российской Федерации розничная торговля переведена на уплату ЕНВД. А если компания одновременно с розничной осуществляет оптовую торговлю, то этот вид деятельности подпадет под общий режим налогообложения либо под УСН.

Рассмотрим подробнее каждый режим налогообложения.

Общий режим налогообложения

Характерный признак этого режима – выставление счетов-фактур в связи с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг, а также при передаче имущественных прав. Составление счетов-фактур – обязанность налогоплательщиков налога на добавленную стоимость (НДС).

Другой налог, характерный для данного режима, – налог на прибыль организаций.

Кроме того, компании уплачивают налог на имущество организаций исходя из остаточной стоимости основных средств, за исключением земельных участков.

Менеджеру важно представлять, как документы, поступающие в компанию, влияют на исчисление НДС и налога на прибыль. Для этого необходимо понять принципы, по которым компания формирует суммы этих налогов, подлежащие уплате в бюджет, т. е. понять, как налогоплательщик исчисляет свои налоговые обязательства (см. разделы 2.2 и 2.4).

Налог на имущество организаций исчисляется на основании внутренних документов, формируемых бухгалтерией. С этими документами менеджеры не сталкиваются.

Упрощенная система налогообложения

Этому специальному налоговому режиму посвящена глава 26.2 НК РФ. Налогоплательщики, применяющие УСН, вышеперечисленные налоги, специфичные для общего режима налогообложения (т. е. НДС, налог на прибыль организаций и налог на имущество организаций), не уплачивают. Эти налоги заменяет налог, уплачиваемый в связи с применением упрощенной системы налогообложения. Организации и индивидуальные предприниматели самостоятельно выбирают, какой режим использовать – УСН либо общий режим налогообложения.

УСН является более благоприятным по сравнению с общим режимом налогообложения, так как сумма обязательных платежей в бюджет и государственные внебюджетные фонды сокращается более чем в 2 раза.

При этом для применения УСН имеется ряд ограничений, в частности:

▪ по величине доходов (за 2010 г. – не более 60 000 000 руб.);

▪ по численности персонала (среднесписочная численность – не более 100 человек);

▪ по остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов (не более 100 млн руб.).

Основу для исчисления налога, уплачиваемого при применении УСН, составляют доходы налогоплательщика. В расчете участвуют только доходы, фактически оплаченные покупателями и заказчиками.

Налог рассчитывается как произведение налоговой базы и налоговой ставки:

Сумма налога = Налоговая база × Налоговая ставка (%) / 100 %

Исходя из особенностей своего бизнеса налогоплательщик вправе выбрать в качестве налоговой базы:

а) доходы;

б) доходы, уменьшенные на величину расходов.

Ставка налога зависит от налоговой базы (табл. 4).

Таблица 4

Ставки налога при применении упрощенной системы налогообложения

Доходы и расходы учитываются нарастающим итогом в течение календарного года. А исчисление и уплата налога производятся по итогам каждого квартала.

Налогоплательщики, выбравшие в качестве налоговой базы доходы, уменьшенные на величину расходов, тщательно учитывают свои расходы, так как расходы снижают налоговую нагрузку. Но в расчете налоговой базы могут участвовать только расходы, подтвержденные надлежаще оформленными документами. Если оправдательные документы на понесенные затраты составлены с нарушениями или отсутствуют, налоговая инспекция при проверке не примет соответствующие суммы в уменьшение налоговой базы. Результат – доначисление налога, уплата пеней и штрафов.

По сравнению с общим режимом налогообложения упрощенная система налогообложения позволяет снизить налоговую нагрузку организации более чем в 2 раза.

Требования налогового законодательства, предъявляемые к документам, подтверждающим расходы, одинаковы как для УСН, так и для общего режима налогообложения. Они сформулированы в п. 1 ст. 252 НК РФ и детально рассмотрены в разделе 2.4.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами (п. 1 ст. 252 НК РФ):

▪ оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

▪ оформленными в соответствии с обычаями делового оборота[15]15
  Обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе (п. 1 ст. 5 ГК РФ).


[Закрыть], применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;

▪ косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Мы не останавливаемся на нюансах исчисления самого налога. Ведь такая задача перед менеджером не стоит. Наша цель – пояснить значение расходных документов в определении суммы налога.

Тем не менее полезно знать, что расходы принимаются с учетом следующих особенностей:

▪ при определении налоговой базы учитываются только расходы, поименованные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ;

▪ расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 2 ст. 346.16 НК РФ);

▪ расходы должны быть фактически оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

В расчете налога участвуют только фактически оплаченные расходы. Поэтому, применяя УСН, особенно важно контролировать правильность оформления документов, удостоверяющих оплату!

Заметим, что суммы НДС, предъявленного продавцами, учитываются в составе расходов (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)[16]16
  Компании и индивидуальные предприниматели на «упрощенке» вычеты НДС не применяют.


[Закрыть]. В этой связи Минфин России разъяснил, что НДС можно признавать в расходах только при наличии правильно оформленных счетов-фактур (письмо от 24.09.2008 № 03-11-04/2/147). Следовательно, для «упрощенки» счета-фактуры не менее важны, чем при использовании общего режима налогообложения. Причем имеется в виду не просто их наличие, но и правильное оформление.

Система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход.

При применении этого режима налоги исчисляются без учета реальных результатов хозяйственной деятельности (фактических доходов и расходов), а исходя из «вмененной» доходности бизнеса. В результате налог рассчитывается на основании физических показателей, характеризующих условия ведения предпринимательской деятельности, таких как:

▪ количество наемных работников;

▪ площадь торгового зала;

▪ число торговых точек;

▪ количество транспортных средств;

▪ количество посадочных мест.

Налоговая нагрузка компании, применяющей этот режим, документами контрагентов не определяется.

Перечень видов деятельности, подпадающих под уплату ЕНВД, устанавливается для конкретной территории решениями представительных органов муниципальных районов, городских округов, городов федерального значения – Москвы и Санкт-Петербурга (ст. 346.26 НК РФ). Применение ЕНВД носит обязательный характер.

ЕНВД заменяет собой НДС, налог на прибыль и налог на имущество, но только в отношении подпадающих под него видов деятельности. Если компания одновременно осуществляет виды деятельности, не облагаемые ЕНВД, то к этим операциям ей придется применять общий режим налого-обложения либо УСН. А налогообложение при применении этих режимов осуществляется на основании расходных документов (за исключением УСН, если объектом налогообложения выбраны доходы). Поэтому требования к расходным документам остаются в силе. В такой ситуации бухгалтерия распределяет понесенные расходы между облагаемыми и не облагаемыми ЕНВД видами деятельности. Например, если компания арендует магазин, в котором одновременно осуществляет розничную и оптовую торговлю, то на оптовую торговлю будет относиться часть арендной платы, пропорциональная доле оптовой выручки в совокупной выручке.