Текст книги "Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода"

Хороший деловой костюм должен быть качественным и аккуратным.

Деловой дресс-код в женской одежде предполагает классический, строгий по крою и цвету стиль: юбка не короче середины колена и пиджак с английским воротником на подкладке, строгий темный брючный костюм или деловое платье.

Классические цвета, соответствующие деловой обстановке: черный, бежевый, серый, коричневый, темно-лиловый. Традиционная классическая блузка имеет белый цвет, однако допустимы и другие однотонные цвета. Недопустимы прозрачные, полупрозрачные или кружевные блузки.

Не соответствуют деловому стилю облегающие платья, открытая или с вырезом спина, декольте, мини– и макси-юбки, слишком узкие юбки и юбки с запáхом.

Предпочтительны изделия из натуральных тканей. Не рекомендуются бархат, кружево, изделия из трикотажа.

Для сотрудниц среднего звена допустимы более яркие цветовые решения, а также платья и костюмы с модными элементами.

Обязательным дополнением костюма в любую погоду являются чулки или колготы телесного цвета.

Изделия из джинсовой ткани часто запрещены правилами дресс-кода крупных концернов, международных фирм и банковских учреждений. Джинсовые ткани также не рекомендуются женщинам-руководителям высокого звена. Для сотрудниц офиса джинсовая ткань допустима, однако следует уделить внимание классическому покрою и сочетанию с блейзером или блузкой.

Грамотный макияж также является частью делового имиджа. В отличие от повседневного или вечернего, деловой макияж отличается строгостью и сдержанностью. Базовый тон – светлый или бежевый. Яркие цвета, а также блестки не приняты. Не стоит использовать для офиса или деловой встречи сиреневые, коричневые или ярко-красные цвета.

Для губ лучше выбрать матовую помаду, прозрачный блеск, а также использовать карандаш для подводки. В процессе делового общения или презентации женщине придется много говорить, и внимание слушающих будет направлено на губы.

Особое внимание следует уделить качеству используемой косметики. Чем качественнее продукт, тем дольше он сохранится в течение дня.

Деловой макияж допустимо поправлять в течение дня, например нанести помаду или пудру, однако делать это лучше между встречами с новыми людьми.

Во время бизнес-ланча перед трапезой следует промокнуть бумажной салфеткой накрашенные губы, иначе помада оставит следы на бокале.

С деловым стилем сочетается классическая модель туфель со средним каблуком обычной толщины, однако допустима любая высота каблука. В дождливый и зимний сезоны рекомендуется иметь в офисе сменные туфли.

В деловой обстановке не стоит надевать летние или праздничные модели, туфли на шнурках и с ремешками, спортивную обувь и мокасины.

Допустимы классические туфли, едва приоткрывающие палец, но не открывающие все пальцы ног.

Деловому стилю соответствует аккуратная укладка, легко сохраняющая форму.

Распущенные волосы для бизнес-леди не рекомендуются. Для длинных волос подойдет укладка сзади или хвост.

Пучок не стоит затягивать слишком туго, чтобы не выглядеть слишком академично и строго.

Для сотрудниц офиса среднего звена распущенные, но аккуратно уложенные волосы допустимы.

Чем выше должностное положение дамы, тем меньше должны быть заметны ободки и заколки.

Для коротких волос необходим объем, иначе прическа упростит образ.

Манеры

В деловом общении манеры поведения играют немаловажную роль, они выражают уважение к партнерам, клиентам и участникам переговоров, создают соответствующую деловую атмосферу. Правильные манеры важны как для рядовых сотрудников офисов, так и для руководителей и бизнесменов.

Основами делового общения являются вежливость, пунктуальность, спокойный, приветливый тон в любой обстановке. Важно дослушать собеседника до конца, не перебивая.

Вежливое приветствие, слова благодарности за услугу или уделенное время, дружеское прощание формируют положительный имидж.

Одним из важных элементов делового этикета является обращение к участникам общения по имени и отчеству. Называть партнера по имени допустимо, только если он сам об этом попросит.

Даже если сотрудники отдела называют друг друга или руководителя в рабочей обстановке по имени, в присутствии клиентов и во время переговоров следует обращаться более официально.

Правилом хорошего тона является быстрое запоминание имен и обращение к новым знакомым по имени или имени и отчеству.

Снимая трубку, необходимо представиться и назвать организацию или отдел. Если вас пригласили к телефону, также следует поздороваться и назвать свое имя.

Перед началом переговоров рекомендуется выключить мобильный телефон, собеседник это оценит.

Особое внимание следует уделить правилам знакомства, представления и приветствия. В деловой среде старшинство определяется должностным положением и рангом.

Во время приема делегации, переговоров, встреч с деловыми партнерами действуют правила делового гостеприимства: первыми обслуживаются гости.

Во время разговора следует поддерживать контакт глазами со всеми участниками процесса. Уважительное, дружелюбное отношение подтверждается улыбкой, желанием избежать конфликта и обсудить ситуацию.

Несмотря на то что этикет в деловой сфере предписывает равное общение между мужчинами и женщинами, не будет ошибкой, если мужчина подвинет даме стул и пропустит вперед.

Мужчина

Деловой дресс-код является самым важным мужским дресс-кодом. Если в повседневной жизни мужчины легко могут позволить себе свободный стиль одежды, бизнес-сфера и офисные правила требуют строгого соответствия.

Мужской деловой костюм предполагает наличие соответствующих аксессуаров. Галстук, зажим для галстука, запонки и ремень являются составляющими базового образа.

Перчатки, шарф, головной убор должны сочетаться с верхней одеждой. Они снимаются при входе в помещение, но являются непременным атрибутом делового человека.

Часы, портфель (кейс), очки, футляр для очков призваны подчеркнуть респектабельность и должностной статус.

Ручка, бумажник, ежедневник, ключница изготавливаются из дорогих натуральных материалов и подчеркивают статус владельца.

Мобильный телефон, зажигалка являются дополнительными элементами делового образа, их качество и сочетание с общим стилем формирует окончательный целостный образ.

Платки (носовой и карманный), зонт, брелок являются полезными аксессуарами, при этом они призваны подчеркнуть высокий должностной статус.

Деловые аксессуары должны сочетаться между собой по стилю и цене, особое внимание следует обратить на используемые марки.

Важно, чтобы фурнитура аксессуаров была неброской. Недопустимы золотые пряжки.

Существенным фактором является умение использовать аксессуары. Так, например, деловой бумажник успешного человека всегда плоский, отделение для монет в нем не предусматривается.

Запонки – изысканное дополнение и замена пуговиц, они придают образу утонченность. Крупные запонки, а также изготовленные из искусственных материалов в сочетании с деловым костюмом не рекомендуются. Размер и фасон также должны гармонировать со стилем часов.

Кейс и папку для бумаг не следует набивать до отказа.

Бизнес-стиль не предполагает складных зонтов. Предпочтительнее темный длинный зонт с металлическим наконечником.

Допустимые кольца для мужчин – обручальное или фамильное, в случае принадлежности к старинному роду. Категорически не рекомендуются печатки, кольца с камнями или символом корпорации.

С деловым образом не сочетаются шейные платки и затемненные очки. Не следует надевать одновременно подтяжки и ремень.

Дресс-код для делового мужчины (business style – бизнес-стиль) выбирается из двух наиболее распространенных стилей.

• Btr (Business Traditional) – традиционный бизнес-стиль предполагает деловой костюм и является повседневной формой одежды для сотрудников офисов, руководителей нижнего и среднего звена при ведении переговоров и участии в бизнес-встречах. Подобный костюм призван подчеркнуть деловые качества мужчины, его строгость, сдержанность и лаконичность.

• Bb (Business Best) – строгий деловой костюм, предписанный дресс-кодом для руководителей высокого ранга. Применяется для важных переговоров, встречи иностранной делегации, при знакомстве с партнером, общении с вышестоящим руководством.

Особое внимание в деловом костюме уделяется качеству ткани и пошиву. Ткань предпочтительна немнущаяся, практичная, из натуральных волокон. Лучше костюмы, которые шьются на заказ или подгоняются по фигуре.

Предпочтительные цвета для костюма: темно-синий, серый, темно-серый, коричневый, бежевый. Универсальным считается серый цвет, он легко сочетается с сорочками и галстуками разных цветов. Черный цвет допустим, но является слишком строгим и часто применяется для особых, официальных мероприятий и встреч.

Сорочка для делового костюма – желательно однотонная или в едва заметную полоску. Важно, чтобы манжеты аккуратно прилегали к руке и были видны из-под рукава пиджака на 1,5–2 сантиметра.

Классический костюм является самым строгим корпоративным стилем. Для сотрудников офисов и руководителей среднего звена часто допускается более демократичный подход к выбору одежды. Его также называют нестрогим, или условным деловым стилем.

Подобный ежедневный стиль допускает джинсовые брюки классического покроя, также в сочетании с пиджаком или строгой сорочкой. Однако стильные джинсы и модные футболки неприемлемы.

Допустимо отсутствие галстука или – в летнее время – рубашка с галстуком без пиджака. Для сотрудников офисов, не занятых встречей клиентов или переговорами, в случае отсутствия строгих предписаний допустимы джемперы, водолазки, отсутствие галстука.

Соблюдение правил строгого дресс-кода особенно важно для лиц, заинтересованных в карьерном росте. Сотрудникам, рассчитывающим на повышение, рекомендуется придерживаться дресс-кода, соответствующего более высокой должности. Однако сотрудники более низкого звена не должны одеваться более строго и дорого, чем их руководитель.

Обувь к деловому костюму изготавливается из кожи, искусственные заменители лучше исключить. Цвет обуви сочетается с цветом ремня или бумажника. Предпочтительны черный, коричневый или цвет натуральной кожи.

Ухоженность и идеальная чистота обуви оказывают влияние на весь образ. Деловая модель не должна быть нарядной, чем меньше декоративных деталей, тем лучше.

Замечено, что статус делового человека отражается в толщине подошвы его обуви: обладатели моделей на тонкой подошве вряд ли ездят в метро, обычно у них есть личный транспорт и водитель.

В деловой среде кроссовки недопустимы, мокасины не рекомендуются.

Осанка

Осанка является важным элементом имиджа делового человека. Сутулость не соответствует деловому стилю и рангу руководителя, подобная поза чаще встречается у подчиненных.

Правильная, ровная осанка поддерживает престиж, уверенность в себе и авторитет, однако чрезмерно расправленные плечи влекут за собой выпячивание подбородка, что не всегда позитивно отражается на образе и выглядит как задирание головы.

По правилам хорошей осанки голова должна располагаться на одной линии с позвоночником. Для создания эффекта ровной вертикальной линии можно встать спиной к стене, прислонив к ней затылок. Желательно, чтобы шея и плечи были расслаблены.

При правильной осанке не только хорошо смотрится одежда, но и улучшается работа легких. Это придает человеку более свободный вид и непринужденность во время выступления или общения.

Поддержание ровной осанки важно не только когда вы стоите, но и в сидячем положении. Во время сидения, особенно длительного, важно следить за положением спины, рук и ног. Не стоит закидывать ногу на ногу или наваливаться грудью, плечами или руками на стол.

Не следует усаживаться на всю поверхность стула, облокачиваясь и тем более разваливаясь на спинку, необходимо держать спину ровно.

В момент знакомства осанка является одной из важных визуальных составляющих образа. Опущенные плечи и сгорбленная спина вряд ли создадут впечатление надежного делового партнера. Расправивший плечи человек выглядит выше, что также положительно сказывается на образе.

Стоит помнить, что хорошая осанка не создается и не исправляется за один день и требует постоянных упражнений.

Походка

Походка, так же как и осанка, является важной составляющей имиджа. Умение красиво и правильно ходить помогает создать гармоничный образ делового человека.

Привлекательной считается легкая походка, при которой следует наступать на пятку и в шаге плавно переносить вес на носок. При ходьбе ступни ставятся параллельно или носки слегка развернуты наружу. Ноги немного пружинят. Корпус не следует раскачивать или чрезмерно зажимать. Шаг должен оставаться естественным.

Руки не должны свободно болтаться, висеть как плети или махать вперед-назад. Движения рук должны соответствовать размеру и ритму шага.

Во время разговора с партнером следует подстроиться под его шаг. При этом мужчина подстраивается под шаг женщины, если она идет на каблуках небольшими шагами.

Карьера

Заработная плата

Правила современного делового этикета не запрещают вести переговоры с руководством о повышении заработной платы. Чтобы разговор увенчался успехом, к нему рекомендуется основательно подготовиться. Достойная заработная плата часто является основной мотивирующей силой высокой производительности труда.

Важную роль играют место и время разговора. Не стоит отвлекать руководителя в момент решения важных, неотложных производственных проблем или сдачи отчета. Не рекомендуется начинать разговор «на ходу»: в коридоре, по пути к выходу после окончания рабочего дня или в обеденный перерыв – вряд ли начальник сможет внимательно вас выслушать.

Запишитесь на прием, задайте вопрос, задержавшись в кабинете после окончания совещания: собственный кабинет является для руководителя самым комфортным местом для подобного разговора.

Психологи также рекомендуют касаться вопроса заработной платы во второй половине дня, когда поток дел постепенно снижается, но не менее чем за полчаса до окончания работы, иначе вас могут не дослушать.

Наиболее удачным считается момент после завершения определенного рабочего модуля, например после сдачи вами отчета, заключения удачной сделки, повышения производственных показателей. Если в этом есть и ваша заслуга, обязательно подчеркните ее.

Допустив ошибку, подождите обращаться с просьбой. Сначала исправьте ситуацию и подождите, пока о ней забудут.

Если заработную плату вам подняли недавно – понадобятся аргументы, подтверждающие ваши особенные производственные успехи.

Если ваш оклад не менялся в течение нескольких лет или с момента окончания испытательного срока, упомяните об этом. В течение шести месяцев после произведенного повышения обращаться не рекомендуется.

Не стоит приводить в пример повышение зарплат коллег, если только информация об этом не открыта для сотрудников предприятия и вы не выполняете одинаковые функции. Иначе ваше обоснование легко отклонить.

Вместо сообщения о вашей неудовлетворенности имеющейся должностью и заработной платой лучше продемонстрировать собственные достижения и привести анализ развития рынка труда: например, сравнить уровень зарплаты на вашем предприятии с другими аналогичными.

В начале разговора упомяните, что вы рады работать в компании, выполнять предложенные функции, решать поставленные задачи, однако льстить лично руководителю не стоит.

Не доводите разговор до ультиматума: «Или повышение зарплаты, или я увольняюсь»; если в силу обстоятельств предприятие не может повысить вам оклад – не исключено, что вам предложат уволиться.

Перед разговором еще раз ознакомьтесь с должностными инструкциями. Если руководитель открыто говорит о недочетах в вашей работе, спокойно уточните, что именно вы должны, по его мнению, исправить, и объясните свои промахи, например, если вы получаете неверную/запоздалую информацию от коллег или это не входит в круг ваших обязанностей.

Будьте готовы к любому ответу. В случае отказа уточните, есть ли у вас перспективы, планируется ли повышение в ближайшем будущем и от чего оно зависит – от качества вашей работы или возможностей фирмы.

Если вы уже получаете максимальный оклад, соответствующий вашей должности, открыто расскажите о своем потенциале и обсудите возможности карьерного роста, дополнительного обучения, стажировки.

Обязательно поблагодарите руководителя за уделенное время, объяснение текущей ситуации.

Говорить ли коллегам об удавшейся или неудавшейся попытке – зависит от ситуации. Иногда подобный разговор поможет обменяться опытом или узнать о положении дел, но может и стать предметом для сплетен.

Ошибка

Как известно, от ошибок не застрахован никто. Если в процессе решения производственной задачи вы допустили ошибку, постарайтесь как можно быстрее выявить ее причины и устранить последствия. Прятаться не стоит, тем более перекладывать ответственность на другого – процесс разбирательства выявит истинного виновника.

Если в результате вашей ошибки пострадал клиент, коллега или деловой партнер, обязательно принесите свои извинения.

Извинившись за сам факт ошибки и ее последствия, постарайтесь кратко, но аргументированно объяснить причину случившегося, предложите варианты решения возникшей проблемы. Извинения стоит произнести лично. Если вы общаетесь посредством электронной почты, значит, необходимо извиниться письменно. Лишь в крайнем случае допустимо передать сожаление о случившемся через третье, доверенное лицо.

В случае отсутствия видимых причин найдите общепонятное оправдание своему промаху: плохое самочувствие, стресс, необычные обстоятельства и даже проблемы в личной жизни. Не стоит переводить случившееся в шутку или рассказывать о тестировании коллектива на бдительность.

Чем быстрее вы извинитесь, тем лучше: извинение часто исчерпывает конфликт. Со временем напоминать о случившемся станет неудобно.

Если вы часто допускаете повторяющиеся ошибки, обратите на них особое внимание. Небольшие оплошности, допустимые в начале карьеры (пригласить не того сотрудника к телефону или неверно передать информацию), со временем будут раздражать коллег.

Частой ошибкой по отношению к корпоративной культуре, принятой на предприятии, является нерегламентированное использование телефонных звонков, грубая манера общения по телефону.

Разглашение производственной информации, обсуждение служебных дел с третьими лицами также недопустимы.

Способ извинения за ошибку, связанную с неверной рассылкой электронной почты, зависит от уровня оплошности. Если вместо кнопки «отправить» вы нажали «отправить всем», уточните содержание. Если вы оповестили о подробностях личной жизни или негативном отношении к боссу весь рабочий коллектив, ситуацию достаточно прояснить в коротком объяснительном письме по электронной почте. Однако, если подобное сообщение достигло босса, отправлять извинения по электронной почте нежелательно; их стоит произнести лично.

Повышение

Карьерное повышение – порой неожиданное, но чаще долгожданное событие. Предложение более высокой должности может быть инициировано руководством, однако, узнав об освободившейся вакансии, сотрудник вправе сам предложить свою кандидатуру. Позитивно воспринимаются рекомендации, например, руководителя смежного отдела; проанализируйте связи среди сотрудников и руководства – кто мог бы вас рекомендовать.

Сотруднику следует обосновать свое желание. Аргументы о более высокой заработной плате неуместны, лучше говорить о развитии компании и личностном росте, о приобретенном опыте, соответствующем образовании. Выразите желание получить дополнительное образование, повысить квалификацию.

Если вы работаете в крупной компании, где принята практика первичного внутреннего подбора персонала и вначале рассматриваются кандидаты из числа сотрудников фирмы, внимательно следите за доской объявлений.

Заранее сообщите о своей заинтересованности в карьерном росте руководству, даже если интересующая вас должность еще занята. Не зная о ваших планах или думая, что вы лишены амбиций, руководитель может не принять вас в расчет, выбирая кандидата.

Не торопитесь делиться перспективами на повышение с коллегами, даже если вы считаете ваши отношения дружескими. Должность может заинтересовать их или вызвать волну ненужных сплетен.

О вашем новом назначении коллектив должен узнать от вышестоящего руководства, но не от вас. Нетактично хвастаться перспективной должностью заранее, дождитесь, пока вас утвердят, но и потом ведите себя скромно.

Поддерживать ли дружеские отношения с бывшими коллегами в нерабочее время, зависит от ситуации, но если вы являетесь их прямым начальником, то подобное общение может вызвать некоторые трудности.

Чтобы не испортить отношения с коллективом, постарайтесь избежать ошибок предыдущего руководства, ведь вы с ними уже знакомы.